Código: MA-S-GRS-012. Manual de Políticas y Procedimientos para las Operaciones de Intermediación y Libro de Órdenes

Transcripción

1 Código: MA-S-GRS-012 Manual de Políticas y Procedimientos para las Operaciones de Intermediación y Libro de Órdenes Larraín Vial Colombia S.A. Comisionista de bolsa Marzo 2013

2 Fecha de última modificación: Página 2 de 18 CONTROL DE CAMBIOS Nombre del proceso Código Fecha mod. Versión Motivo Descripción cambio

3 Fecha de última modificación: Página 3 de 18 Contenido 1. INTRODUCCIÓN ALCANCE LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES POLITICAS GENERALES POLITICAS GENERALES PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES CONTENIDO DE LAS ÓRDENES ETAPAS DEL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES Políticas para recepción de órdenes Personas autorizadas a recibir órdenes Ordenes incompletas Recepción de órdenes fuera del horario de negociación o fuera de las oficinas Libros electrónicos de órdenes POLITICAS GENERALES DEL REGISTRO DE ÓRDENES EN EL LEO CANCELACIONES Y/O MODIFICACIONES DE LAS ÓRDENES: POLITICAS GENERALES DE EJECUCION PROCESO ÓRDENES RECEPCIÓN DE ÓRDENES REGISTRO DE LA ORDEN EN EL LEO TRANSMISIÓN DE LAS ÓRDENES A UN SISTEMA DE NEGOCIACIÓN EJECUCIÓN DE ÓRDENES ANEXO 1 DEFINICIONES... 14

4 Fecha de última modificación: Página 4 de 18

5 Fecha de última modificación: Página 5 de INTRODUCCIÓN El Manual de políticas y procedimientos para la intermediación de valores y libro electrónico de órdenes, establece las políticas, parámetros y procesos necesarios para velar por una operación transparente, acorde a las normas y protegiendo los intereses de nuestros clientes. El Libro Electrónico de Órdenes (LEO), es el sistema electrónico en el que se registran las órdenes de compra y venta que imparten los clientes a los operadores de Larraín Vial Colombia S.A. Sociedad Comisionista de Bolsa, con el objetivo de establecer la trazabilidad, equidad, revelación, integridad y seguridad en el manejo de la información asociadas a las órdenes que respaldan las operaciones ejecutadas en los sistemas transaccionales. 2. ALCANCE Las políticas procedimientos y directrices relacionadas en este Manual deben ser aplicadas a todas las ordenes que impartan los clientes de Larraín Víal sociedad comisionista. 3. LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES 3.1. POLITICAS GENERALES MEJOR EJECUCIÓN. El desarrollo de actividad de intermediación bajo el contrato de comisión, exige el desarrollo de políticas y procedimientos para la ejecución de operaciones, con el objetivo de velar por el mejor resultado posible para los clientes, de acuerdo a las instrucciones impartidas. Es política de Larraín Vial Colombia S.A. Sociedad Comisionista, ejecutar las operaciones a nombre de tercero teniendo en cuenta los siguientes principios:

6 Fecha de última modificación: Página 6 de 18 TRAZABILIDAD: La sociedad verificará y auditará las condiciones en las cuales se surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes. EQUIDAD: La sociedad tratará equitativamente las órdenes impartidas por sus clientes. REVELACION DEL SISTEMA PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES: La sociedad informará a sus clientes acerca de las características generales del sistema de registro de órdenes. INTEGRIDAD Y SEGURIDAD EN EL MANEJO DE LA DOCUMENTACION: La sociedad propenderá por la integridad, veracidad, seguridad y disponibilidad de la documentación institucional en materia de órdenes. CONTROL INTERNO Dentro de las funciones Control Interno la sociedad incluye la realización de revisiones selectivas con periodicidad trimestral sobre las etapas contempladas para el procesamiento de las órdenes. El resultado de los reportes será informado a Presidencia. PUBLICIDAD La sociedad dispondrá la divulgación del manual de Intermediación de Valores y Libro electrónico de órdenes, en su página web. 3.2 POLITICAS GENERALES PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES CONTENIDO DE LAS ÓRDENES La sociedad cuenta con libros electrónicos de órdenes automáticos diseñados por el proveedor del sistema, los cuales contienen los campos requeridos mencionados en la carta circular 022 del 2008 de AMV, así: Fecha y hora en que la orden se recibe. Identificación del cliente, y del ordenante en caso de que aplique. Identificación de quien recibió la orden.

7 Fecha de última modificación: Página 7 de 18 Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado, de condiciones determinables por el mercado (VWAP)). En caso de que no se especifique el tipo de orden se presumirá que la orden es a mercado. Indicación de si la orden es de compra o venta Cantidad o monto, según aplique. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se entenderá que la orden es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores de renta fija y t+3 tratándose de valores de renta variable. Identificación idónea del valor sobre la cual se imparte la orden. Vigencia de la orden. En ausencia de instrucción sobre el lapso en el cual deba cumplirse o imposibilidad de especificar el término de ésta, se aplicará un término máximo de cinco (5) días hábiles, que empezará a correr desde el día en que la misma sea ingresada al LEO correspondiente. En caso que aplique, si la orden se debe ejecutar durante una oferta pública de adquisición o martillo. Nota. El LEO asignará a cada una de las órdenes registradas un número consecutivo, de acuerdo con el momento de ingreso de cada orden ETAPAS DEL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES Políticas para recepción de órdenes Personas autorizadas /ordenantes Con la documentación de vinculación el cliente registrará las personas que faculta para impartir órdenes en su nombre. Así mismo, en la vinculación los comerciales tienen la responsabilidad de explicar a los clientes las atribuciones de los ordenantes y personas autorizadas, según la información que se encuentre contenida en los formatos de vinculación que son suscritos por los clientes.

8 Fecha de última modificación: Página 8 de 18 Un ordenante no podrá serlo de más de cinco (5) clientes, salvo las excepciones previstas en la ley como partes relacionadas. La sociedad adoptará controles a fin de generar alertas para informar cuando un ordenante actúa con más de cinco clientes. Se entenderá que son partes relacionadas: a) Las personas jurídicas de las que sea administrador, director y/o miembro de cualquier órgano de control. b) Las personas jurídicas en las que tenga una participación material. c) Las personas jurídicas en las cuales su conyugue, compañero (a) permanente o sus familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil, estén en las causales descritas en los numerales a y b. d) El conyugue, compañero permanente y las personas que se encuentren en relación de parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil. e) Aquellas personas naturales y/o jurídicas con las cuales exista una relación contractual o de cualquier otra naturaleza, que pueda afectar la objetividad que debe caracterizar las relaciones comerciales. No se permite que ningún operador de la sociedad actúe en la calidad de ordenante de los clientes de la misma. Los ordenantes en ninguna circunstancia representan a Larraín Vila Colombia S.A. Comisionista de Bolsa ni se entienden como funcionarios de la misma Personas autorizadas a recibir órdenes Cada cliente tiene asignado un Comercial debidamente certificado ante el AMV, en caso de presentarse el retiro del funcionario se prevé informarle al cliente. Las únicas personas autorizadas por la sociedad para recibir órdenes de los clientes son los Operadores con Acceso Directo, Operadores sin Acceso Directo y Asesores Comerciales

9 Fecha de última modificación: Página 9 de Medios verificables para recepción de las órdenes La sociedad recibirá las órdenes de los Clientes o bien de los ordenantes o personas autorizadas a través de un medio verificable, no existirá la orden sino fue recibida a través de los siguientes medios verificables: - Llamada Telefónica Grabada: La sociedad cuenta con un sistema interno de grabación que permite grabar la conversación en la que el cliente imparte la instrucción, este medio permite consultar y verificar la orden en cualquier momento. - Órdenes recibidas a través del Chat Bloomberg: Las órdenes recibidas a través del Chat de Bloomberg serán consideradas por la sociedad como medio verificable. - Ruteo de Ordenes: instrucciones registrada por el cliente a través de la Plataforma Comercial de la sociedad. - Ordenes Escritas: Las que sean recibidas por las personas autorizadas para recepción de órdenes y a través de correo electrónico y/o Messenger con la cuenta de correo aprobada por el cliente al momento de la apertura de cuenta. - Orden en Formato escrito: Serán las órdenes escritas que se radiquen en las oficinas de la sociedad en los formatos físicos pre impresos Ordenes incompletas En caso de presentarse órdenes incompletas se informará al cliente a través de medio verificable sobre la información faltante, la orden no quedará en firme hasta que no se reciba la totalidad de la información requerida Recepción de órdenes fuera del horario de negociación o fuera de las oficinas. La sociedad podrá recibir las órdenes para registrar en el LEO, cuando han sido recibidas por fuera de la oficina hasta una hora antes del cierre de los Sistemas de Negociación. Los operadores o asesores comerciales que reciban órdenes por fuera de la oficina deberán comunicarse a la mayor brevedad posible utilizando uno de los medios verificables.

10 Fecha de última modificación: Página 10 de 18 Para las órdenes recibidas del cliente por fuera del horario de negociación se tiene establecido el ingreso al Libro Electrónico de Órdenes antes del inicio de la siguiente sesión de negociación y es responsabilidad del correspondiente operador velar porque estás sean incluidas de acuerdo al tiempo establecido Ordenes en grupos Los funcionarios responsables de recibir las órdenes por fuera de las oficinas, podrán organizar las órdenes en grupos, siempre que el contenido mínimo de las órdenes esté completo y éstas se encuentren organizadas dentro de cada grupo por fecha, hora y minuto de recepción Canales de recepción de órdenes La sociedad podrá recibir las órdenes de los clientes a través de los siguientes canales de recepción: - Recepción a través de Asesores Comerciales - Recepción a través de un Operador Con Acceso Directo - Recepción a través de un Operador sin Acceso Directo - Recepción a través de un Sistema Electrónico de Ruteo de órdenes Libros electrónicos de órdenes La sociedad podrá contar con los siguientes Libros Electrónicos de Órdenes. Cada libro realizará una priorización de órdenes de la más antigua a la más reciente. LEO- Operador con Acceso Directo LEO- Operador sin Acceso Directo LEO- Ruteo de Ordenes POLITICAS GENERALES DEL REGISTRO DE ÓRDENES EN EL LEO

11 Fecha de última modificación: Página 11 de 18 Cada orden tendrá un número consecutivo, según su momento de registro. En el evento que se presente una interrupción en el funcionamiento del Leo se organizarán las órdenes en forma consecutiva utilizando un reloj electrónico. En el caso en que se haya registrado información errónea en el LEO, se dejará registro de la corrección, las razones para la corrección, el usuario que la realizó, la fecha y hora de la corrección CANCELACIONES Y/O MODIFICACIONES DE LAS ÓRDENES: La información registrada en el LEO solo podrá modificarse en los siguientes casos: Mal Ingreso al LEO Cambio en las condiciones de la orden por instrucción del cliente, en este caso se dará lugar a una orden nueva y a la cancelación de la orden inicial. Los clientes podrán modificar o cancelar órdenes recibidas y/o registradas en el LEO, siempre y cuando estas no hayan sido ejecutadas en el sistema transaccional. Las cancelaciones y/o modificaciones de las órdenes deberán ser recibidas por el Comercial que recibió la orden inicial y a través de un medio verificable. Se entiende que no existe tal cancelación o modificación si no ha sido impartida a través de estos medios POLITICAS GENERALES DE EJECUCION Todas las personas autorizadas por la sociedad para ingresar y ejecutar órdenes en los sistemas transaccionales deberán estar inscritas en el Registro Nacional de Profesional del Mercado de Valores RNPMV. Todas las órdenes ingresadas al LEO deberán ser transmitidas a la mayor brevedad posible en los sistemas transaccionales cumpliendo la prioridad dada en el sistema.

12 Fecha de última modificación: Página 12 de 18 Los Operadores con acceso directo podrán ejecutar la instrucción en los sistemas transaccionales antes de realizar el ingreso en el LEO siempre y cuando se haga respetando la prelación de las órdenes recibidas y que la transmisión de la orden se realice inmediatamente después de su recepción. Los Operadores con o sin Acceso Directo y/o Asesores Comerciales deberán confirmar a través de medio verificable la ejecución de las órdenes de la siguiente manera: Si la orden queda en firme en el sistema de negociación el mismo día en que se recibió, el comercial autorizado deberá informar al cliente que la orden fue ejecutada. Si la orden es condicionada y no queda en firme en el sistema de negociación el mismo día en que se recibió la orden, el comercial autorizado tiene como plazo máximo la vigencia de la orden para informar si fue ejecutada o no. Si la orden no queda en firme en el sistema de negociación el mismo día en que se recibió la orden y no es condicionada, el comercial a cargo informará al cliente que la orden no fue ejecutada. Los clientes que hayan impartido órdenes a través de la Plataforma de la sociedad recibirán confirmación de la operación realizada. ÓRDENES DE GRANDES MONTOS: son aquellas operaciones que no pueden ser ejecutadas en una sola liquidación debido a las condiciones del mercado, el fraccionamiento de las órdenes de grandes montos será informado a la presidencia. La sociedad propenderá para que el fraccionamiento o el ingreso parcial de órdenes de grandes montos al sistema de negociación propendan por el mejor interés para el cliente. La sociedad podrá consolidar órdenes previamente ingresadas al LEO para después ser fraccionadas siempre y cuando se cuente con la respectiva autorización del cliente. La distribución de las órdenes consolidadas una vez ejecutadas se realizarán en proporción directa a la cantidad negociada por el cliente y evitando conflictos de interés. Las políticas de fraccionamientos no son permitidas en los casos de partes vinculadas.

13 Fecha de última modificación: Página 13 de PROCESO ÓRDENES. Para todos los efectos se deberá implementar el siguiente proceso para las órdenes dadas por los clientes: 4.1. RECEPCIÓN DE ÓRDENES El cliente imparte la orden y operador la recepciona a través de cualquiera de los medios verificables establecidos por la sociedad REGISTRO DE LA ORDEN EN EL LEO Una vez recepcionada y verificada la orden por parte del operador directo la orden deberá ser registrada en el LEO correspondiente. Es de aclarar, si el operador tiene acceso directo, la orden podrá ser ejecutada y luego registrada en el LEO, sin que transcurra un tiempo prolongado entre uno y el otro TRANSMISIÓN DE LAS ÓRDENES A UN SISTEMA DE NEGOCIACIÓN Una vez el operador verifique que la orden reúne las condiciones para ser ejecutada, se registrará en el sistema transaccional EJECUCIÓN DE ÓRDENES Si la orden ingresada al sistema de negociación se cierra o calza con la punta contraria PROCESOS OPERATIVOS POSTERIORES A LA EJECUCIÓN.

14 Fecha de última modificación: Página 14 de 18 Se desarrollan todos los procesos asociados al cumplimiento de la operación. Las órdenes ejecutadas en los sistemas transaccionales INFORME SOBRE EL PROCESAMIENTO DE LA ÓRDEN Se informa al cliente sobre las condiciones en que se procesó la orden y si esta pudo ser ejecutada o no. ANEXO 1 DEFINICIONES CLIENTE: Se denomina genéricamente cliente quien intervenga en cualquier operación de intermediación en la que a su vez participe un intermediario de valores. Sólo se considerará que un intermediario es cliente de otro intermediario cuando éste último actúe en desarrollo del contrato de comisión para la adquisición o enajenación de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores RNVE o de valores extranjeros listados en un sistema local de cotizaciones de valores extranjeros o en desarrollo del contrato de corretaje sobre valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores RNVE o de valores extranjeros listados en un sistema local de cotizaciones de valores extranjeros. Igualmente, se consideran clientes los afiliados, inversionistas y suscriptores de vehículos de administración de recursos de terceros. OPERADOR CON ACCESO DIRECTO: Quien cumpla las funciones de operador de acuerdo con el Reglamento de AMV y tenga acceso a una pantalla activa que le permita ingresar las órdenes de manera directa a un Sistema de negociación. OPERADOR SIN ACCESO DIRECTO: Quien cumpla las funciones de operador de acuerdo con el Reglamento de AMV y no tenga acceso una pantalla activa que le permita ingresar las órdenes de manera directa a un sistema de negociación. OPERADOR POR CUENTA PROPIA: Es aquella persona que discrecionalmente toma decisiones de inversión a nombre de la entidad y con los recursos propios de ésta, teniendo la posibilidad de asumir posiciones abiertas.

15 Fecha de última modificación: Página 15 de 18 OPERADOR POR CUENTA DE TERCEROS: Es aquella persona que ejecuta las órdenes o toma decisiones de inversión a nombre de terceros, en los cuáles se incluyen los vehículos de administración de recursos de terceros. OPERADOR DE DISTRIBUCION: Es aquella persona que representa a una entidad que actúa como contraparte de clientes, y no tiene discrecionalidad para tomar decisiones de inversión o asumir posiciones abiertas a nombre de la entidad ni con los recursos propios de ésta. ASESOR COMERCIAL: Quien cumpla las funciones de asesor comercial de acuerdo con el Reglamento de AMV y no teniendo acceso a los sistemas transaccionales puede dar asesoría y recibir órdenes de clientes. DIGITADOR: Quien cumpla las funciones de digitador de acuerdo con el Reglamento de AMV y tenga acceso a una pantalla de negociación. El digitador podrá realizar ingreso de órdenes a Libro electrónico de órdenes de los Operadores con y sin acceso directo y asesores comerciales. CANALES DE RECEPCION DE ORDENES: Personas o sistemas con los cuales el cliente interactúa al momento de impartir una orden y que comparten unas características comunes de acuerdo con los procedimientos de cada miembro. LIBRO (LEO): Sistema electrónico en el que todas las órdenes de compra, venta, y demás operaciones sobre valores, que reciba un miembro actuando por cuenta de un tercero, quedan registradas y son ordenadas cronológicamente. CENTRO DE TRANSMISION: Lugar donde o mecanismo a través del cual se centralizan las órdenes para su registro en el (los) LEO y transmisión a los sistemas de negociación o a la contraparte en el mercado mostrador. ORDENANTE: Persona natural autorizada por el cliente para impartir órdenes a nombre de este último. ORDEN: Instrucción para celebrar una operación sobre un valor. ORDEN DE MERCADO: Orden impartida por un cliente la cual tiene que ser ejecutada al mejor precio que se obtenga en el mercado.

16 Fecha de última modificación: Página 16 de 18 ORDEN CON LÍMITE: Orden impartida por un cliente en la cual se especifica el precio mínimo o máximo, Según se trate de una orden de venta o de compra, al cual puede ser ejecutada la orden. En todo caso, la operación podrá ser efectuada a un precio distinto, siempre y cuando esto represente mejores condiciones para el cliente. ORDEN CONDICIONADA: Orden impartida por un cliente en la cual se indica un precio específico que es condición para la ejecución de la orden. ORDEN CON CONDICIONES DETERMINABLES POR EL MERCADO: Orden impartida por un cliente, cuyo momento de ejecución, precio y/o volumen, son determinables por funciones algorítmicas aplicadas a las variables del mercado de valores que son identificadas expresamente por un cliente. CONSOLIDACION DE ORDENES: Mecanismo por medio del cual se agrupan órdenes de diferentes clientes y se ingresan de manera unificada al sistema de negociación o se le transmiten a una contraparte como una sola orden. FRACCIONAMIENTO DE ORDENES: Trámite posterior a la ejecución de las órdenes consolidadas por medio del cual se Prorratea o distribuye el resultado de la operación entre los clientes. SISTEMA ELECTRÓNICO DE RUTEO DE ÓRDENES: Sistema electrónico a través del cual los clientes imparten órdenes, directamente o a través de un funcionario de la entidad, para CENTRO DE TRANSMISION: Lugar donde o mecanismo a través del cual se centralizan las órdenes para su registro en el (los) LEO y transmisión a los sistemas de negociación o a la contraparte en el mercado mostrador. MERCADO MOSTRADOR: Aquel que se desarrolla fuera de los sistemas de negociación MEDIO VERIFICABLE: Es aquel mecanismo adoptado institucionalmente que permite el registro confiable del momento y de la información correspondiente a las órdenes recibidas las negociaciones realizadas en el mercado, o de cualquier otro hecho relevante. Este medio será, entre otros, un teléfono con grabación de llamadas, medios escritos o medios de intercambio electrónico de datos (IED).

17 Fecha de última modificación: Página 17 de 18 RED DE OFICINAS: Conjunto de locaciones abiertas al público mediante las cuales un miembro ofrece sus productos, ya sea directamente o a través de un tercero en desarrollo de un contrato de utilización de red de oficinas, o un contrato de corresponsalía.

18 Fecha de última modificación: Página 18 de 18 FECHA DE PUBLICACIÓN Y ACEPTACIÓN DOCUMENTAL ELABORA REVISA APRUEBA FECHA PUBLICACIÓN CARGO RUTH ZAMBRANO GERENTE DE RIESGOS COLOMBIA JOSE DAVID CARO SECRETARIO GENERAL/OFICIAL DE CUMPLIMIENTO FRANCIS SKINER GERENTE RIESGOS REGIONAL CHILE MARIA JOSÉ RAMÍREZ PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA LARRAINVIAL COLOMBIA DD-MM-AAAA FECHA Y DOCUMENTO DD-MM-AAAA DD-MM-AAA Acta N DD-MM-AAA Acta N