CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN SECRETARÍA GENERAL TÉRMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS

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1 CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN SECRETARÍA GENERAL TÉRMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS CONTRATACIÓN DIRECTA CON INVITACIÓN PÚBLICA N 002/06 Objeto: CONTRATACIÓN SERVICIO DE VIGILANCIA PRIVADA PARA LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Bogotá, Junio de 2006 Contratación Directa con Invitación Pública No. 002 de 2006 Términos de Referencia para la Contratación del Servicio de Vigilancia Carrera 7 No PBX: (91) CONTADURIA GENERAL DE LA NACION Bogotá D.C. - Colombia

2 1. DISPOSICIONES GENERALES CONDICIONES GENERALES 1.1. INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LA CONTRATACIÓN DIRECTA Y EL CONTRATO La Contaduría General de la Nación, esta interesada en recibir propuestas técnico económicas para contratar la prestación del servicio de Vigilancia, en sus dependencias localizadas en la carrera 7ª No piso 34 en la ciudad de Bogotá. En el presente documento se establecen los requisitos técnicos, económicos, financieros, legales, contractuales, etc., que EL PROPONENTE debe tener en cuenta para elaborar y presentar la propuesta para la realización de los servicios de que trata esta Contratación Directa. Con la presentación de la propuesta por parte de EL PROPONENTE se entiende que estudió completamente las especificaciones, y demás documentos que se le entregaron; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de la Contaduría General de la Nación sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, y que acepta en todas sus partes lo estipulado en los Términos de Referencia, los cuales son completos, compatibles y adecuados para identificar los servicios que se contratarán; que está enterado a satisfacción en cuanto al alcance de dichos servicios, y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar el valor, y demás aspectos de su propuesta NORMATIVIDAD APLICABLE AL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y AL CONTRATO La presente Contratación Directa está sometida a la ley Colombiana y, en especial, se rige por la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. En lo no previsto en esta norma y en cuanto fueren compatibles, se aplicarán las normas que rigen los procedimientos y actuaciones en la función administrativa y las disposiciones del Código de Procedimiento Civil. El contrato a suscribir luego de agotado este procedimiento de selección estará sometido a la ley Colombiana y, en especial, se regirá por las disposiciones pertinentes de la Ley 80 de 1993, Decreto reglamentario 2170 de 2002 y demás 2

3 normas que le son aplicables a la materia. De acuerdo con la ley Colombiana, las normas actualmente vigentes se entienden conocidas por todos los PROPONENTES que participen en el presente procedimiento de selección. 1.2 CRONGRAMA DEL PROCESO DE INVITACIÓN PÚBLICA No El cronograma y descripción general de la Invitación Pública es el siguiente: Actividad Consulta en Internet del Proyecto de Términos de Referencia ( 5 días calendario ) Características y fecha o plazo Fecha: Desde el 2 al 6 de junio de 2006 Dirección Electrónica de Consulta: / contratación / Productos y Servicios a adquirir año Observaciones o solicitudes de aclaración al Proyecto Términos de Referencia La publicación del proyecto de los Términos de Referencia en Internet no genera para la Contaduría General de la Nación la obligación de iniciar el proceso de selección de Invitación Pública. Plazo para la recepción de los documentos en CONTADURIA GENERAL DE LA NACION, contentivos de las solicitudes o aclaraciones al proyecto de Términos de Referencia: Desde el 2 al 6 de mayo de 2006 Dirección Electrónica de radicación (*): emonsalve@contaduria.gov.co. Dirección Física en la que deben radicarse: En la Carrera 7ª No , piso 34, Correspondencia, Edificio Orquídea Real, Contaduría General de la Nación, en la ciudad de Bogotá D.C. 3

4 Acto Administrativo Motivado que ordena la iniciación y apertura De la Invitación Pública Fecha de Expedición: El Acto de Apertura del Proceso de Invitación Pública (Resolución) será expedido y publicado en la pagina Web de la CGN, / contratación / Productos y Servicios a adquirir año 2006, el día 7 de junio de Consulta y acceso a los TERMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS Plazo: Desde el día 7 de junio de 2006 hasta la fecha de suscripción del Contrato. Dirección electrónica de consulta de documento electrónico: / contratación / Productos y Servicios. Plazo de Presentación de las propuestas y Lugar de Radicación de la propuesta (plazo de inicio y fin para la presentación de propuestas) Dirección Física de consulta de documento impreso, plazo y horario: en la oficina de Secretaria General de la CGN, ubicada en el piso 34 del Edificio Orquidea Real, ubicado en la carrera 7ª No de Bogotá, desde el 7 de junio de 2006, hasta un día antes de la fecha de cierre de la Invitación, de 8:30 a.m. a 4:00 p.m. Fecha de entrega de propuestas: es el 16 de junio de Fecha de Cierre de la Invitación Pública el día 16 de junio de 2006, hasta las 4:00 p.m., según el reloj de la Superintendencia de Industria y Comercio (hora legal colombiana), publicada en la pagina Web de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Las ofertas deben ser entregadas en las instalaciones de la CGN, en la oficina de correspondencia, ubicada en la carrera 7ª No , Piso 34, edificio Orquídea Real, Bogotá D.C. Lugar de radicación de la propuesta: oficina de correspondencia de la CGN, ubicada en la carrera 7ª No , Piso 34, edificio Orquídea Real, Bogotá D.C. 4

5 Periodo de Evaluación Plazo: 11 días calendario contados a partir del Cierre de la Invitación (desde el 16 al 26 de junio de Adjudicación del Contrato Dentro de los 3 días hábiles siguientes de evaluadas las propuestas por el comité de adquisiciones y compras de la CGN Suscripción del Contrato Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de notificación de la Adjudicación. Nota: La fecha y hora de radicación o recepción de documentos en la CONTADURIA GENERAL DE LA NACION serán las siguientes: para correos electrónicos, las registradas al momento de ingreso del correo en el servidor o portal de CONTADURIA GENERAL DE LA NACION; para documentos impresos, la registrada en el momento en que sean entregados (radicados) en CONTADURIA GENERAL DE LA NACION. Las fechas indicadas en la tabla anterior podrán variar de acuerdo con las prórrogas de algunos plazos, todo lo cual será comunicado por CONTADURIA GENERAL DE LA NACION y deberá ser tenido en cuenta por los PROPONENTES INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Los Términos de Referencia deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada; por lo tanto, al mismo se integran los anexos y adendos. El orden de los capítulos y cláusulas de estos Términos de Referencia no debe ser interpretado como un grado de prelación entre los mismos. Los títulos utilizados en estos Términos de Referencia sirven sólo para identificar textos, y no afectarán la interpretación de los mismos. Cuando el día de vencimiento de un plazo fuese un día inhábil para la Contaduría General de la Nación, o cuando esta Entidad no ofrezca durante ese día, por cualquier razón, atención al público, dicho vencimiento se entenderá 5

6 trasladado al primer día hábil siguiente. Si el PROPONENTE considera que existen omisiones o contradicciones, o se tuviere dudas sobre la interpretación, significado o alcance de cualquier parte de las condiciones o especificaciones de estos Términos de Referencia, EL PROPONENTE deberá solicitar la aclaración pertinente a la Contaduría General de la Nación. Cualquier información, interpretación o aclaración respecto de las condiciones o especificaciones de estas bases para proponer, será comunicada por la Contaduría General de la Nación, y publicada en la pagina web de la CGN; de la misma manera, cualquier modificación o cambio que se introduzca a los términos de referencia será comunicado por la Contaduría General de la Nación mediante Adendo a todos los participantes en este procedimiento de selección, el cual será publicado en la página Web de la CGN. Solamente las informaciones, interpretaciones y aclaraciones suministradas por escrito y los cambios o modificaciones comunicados mediante Adendo, comprometerán a la Contaduría General de la Nación para los efectos de esta Contratación Directa. Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propios análisis, interpretaciones o conclusiones, etc., en que incurra EL PROPONENTE respecto de los términos de esta Contratación Directa, son por su exclusiva cuenta. Por tanto, la Contaduría General de la Nación no asume responsabilidad alguna por tales análisis, interpretaciones y conclusiones ACLARACIONES SOBRE EL CONTENIDO Y ALCANCE DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA. Durante el trámite del procedimiento de selección y hasta 2 días calendarios antes de la fecha de vencimiento del plazo de presentación de la propuesta, se podrá solicitar, por escrito o por medio electrónico, aclaraciones sobre el contenido y alcance de los términos de referencia. Las aclaraciones les serán enviadas a todos los participantes por correo electrónico o por correo certificado, y serán publicadas en la Cartelera de Aclaraciones en la pagina WEB 6

7 La solicitud de las aclaraciones se deberá dirigir y entregar en la Secretaria General de la Contaduría General de la Nación, ubicada en el piso 34 del Edificio Orquídea Real, carrera 7ª No o por correo electrónico a la dirección emonsalve@contaduria.gov.co Formulación de Observaciones y Solicitudes de Aclaración Cualquier interesado podrá presentar observaciones o solicitar aclaraciones a los Términos de Referencia, las cuales serán absueltas de acuerdo con lo establecido en este numeral. La CONTADURIA GENERAL DE LA NACION únicamente se obliga a responder a partir de la fecha de publicación en Internet de los Términos de Referencia definitivos y antes del Cierre del proceso de contratación directa, las observaciones y solicitudes de aclaración que reúnan todos los siguientes requisitos: a) Identificar el proceso de selección al que se refieren; b) Indicar el nombre y número de cédula de ciudadanía de la persona que las envía, y su dirección física o de correo electrónico; y c) Haber sido recibidas por la Contaduría General de la Nación en la dirección física o de correo electrónico y dentro del plazo y horario para la radicación de observaciones y solicitudes de aclaración a los pliegos de condiciones, antes definidas. Las observaciones y solicitudes de aclaración enviadas por correo electrónico y recibidas oportunamente en la Contaduría General de la Nación serán incorporadas en la Cartelera de Aclaraciones, a más tardar un día hábil antes del cierre del proceso de contratación directa, y sin que su publicación por fuera de dicho plazo implique una irregularidad del proceso de selección. Las formuladas a través de documento impreso (copia dura) podrán aparecer publicadas en la Cartelera de Aclaraciones dentro de un plazo posterior. Las observaciones y solicitudes de aclaración que no hayan sido recibidas de acuerdo con lo establecido en este acápite no generarán para la Contaduría General de la Nación la obligación de contestarlas antes del Cierre del Proceso de Selección Emisión de Respuestas, Aclaraciones y Adendas 7

8 La Contaduría General de la Nación responderá todas las observaciones y solicitudes de aclaración a los Términos de Referencia que cumplan con lo establecido en este documento, incorporando aquellas y las respuestas respectivas en la Cartelera de Aclaraciones. Toda aclaración y modificación a los Términos y sus anexos se efectuará mediante comunicaciones o adendos, respectivamente, los cuales formarán parte integral de aquellos, y se publicarán en Internet. Los adendos y aclaraciones posteriores derogan a los anteriores, en cuanto se refieran a un mismo asunto DOCUMENTOS DE LA INVITACIÓN PÚBLICA Los documentos de la Contratación Directa son los siguientes: Términos de Referencia Modelo carta de presentación de la propuesta, Anexo 1 Costos del Personal, Anexo VIGENCIA DE LA PROPUESTA La propuesta debe estar vigente por el término de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo previsto para su presentación. La validez de la propuesta se entenderá prorrogada con la ampliación de la garantía de seriedad de la misma 1.8. COSTOS DE PREPARACIÓN Y PRESENTACION DE LA PROPUESTA Los costos para la preparación y presentación de la propuesta, serán por cuenta exclusiva del PROPONENTE y a riesgo de éste, razón por la cual la Contaduría General de la Nación no reconocerá suma alguna, ni efectuará reembolso de ninguna naturaleza por tal concepto. 8

9 1.9. EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Presentada la propuesta, y una vez finalizado el plazo previsto para su presentación, ésta es irrevocable. Por ello, una vez transcurrido dicho término, EL PROPONENTE no podrá retirar ni modificar los efectos y alcance de la propuesta CORRECCIONES Y ACLARACIONES A LA PROPUESTA Los anexos, correcciones, enmendaduras o cualquier otro cambio que se haga a la propuesta, deben: Presentarse en sobre cerrado identificado como se establece en estos Términos de Referencia, titulado CORRECCION DE LA PROPUESTA ; Radicarse en el lugar establecido en estos Términos de Referencia para la presentación de propuestas, antes del vencimiento del plazo previsto para ello; Estar confirmados con la rúbrica de EL PROPONENTE o de su representante legal. No se aceptarán correcciones o modificaciones a la propuesta una vez finalizado el plazo previsto para su presentación. Dentro del más estricto respeto por el tratamiento igualitario a los PROPONENTES, la Contaduría General de la Nación podrá solicitar a todos o a cualquiera de ellos las aclaraciones o informaciones que estime pertinentes, a fin de despejar cualquier punto dudoso, oscuro o equívoco de las propuestas. La Contaduría General de la Nación se reserva el derecho de analizar las respuestas de los PROPONENTES en estos casos, y de evaluar si ellas aclaran o explican lo solicitado. Las aclaraciones o explicaciones efectuadas por los PROPONENTES no podrán adicionar o modificar la propuesta. Igualmente, para evaluar la propuesta y para determinar el valor correcto en caso de yerros, confusión o contradicción en ella, la Contaduría General de la Nación podrá asumir que el valor real es el indicado en la propuesta en el capítulo relativo a Precio Global y Valor de la propuesta, o bien solicitar las aclaraciones necesarias para realizar las correcciones aritméticas pertinentes, 9

10 en tanto con ello no se violen los principios de la Contratación Estatal PROPUESTAS PARCIALES. EL PROPONENTE deberá presentar la propuesta por la totalidad de los servicios objeto de contratación. La Contaduría General de la Nación no acepta la presentación de propuestas parciales para dicho servicio. En el evento de presentación de una propuesta parcial, la misma será rechazada in limine. En todo caso la Contaduría General de la Nación no hará adjudicaciones parciales PROPUESTAS ALTERNATIVAS Quien en ejercicio de la facultad consagrada en el numeral 6 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 presente alternativas, deberá hacerlo en documento separado del resto de la propuesta, en sobre cerrado y adicional, que se identificará de manera resaltada como PROPUESTA ALTERNATIVA ; documento en el cual se indicarán clara y detalladamente en qué consisten las ventajas técnicas o económicas ofrecidas a la Contaduría General de la Nación. La presentación de propuestas alternativas, no exime al PROPONENTE de la obligación de presentar una propuesta básica que cumpla estrictamente y se sujete a todos y cada uno de los requisitos de los Términos de Referencia, ni podrá condicionar la adjudicación a la aceptación, por parte de la Contaduría General de la Nación, de las alternativas que haya presentado. En el evento en que, adjudicado el contrato, se pretenda condicionar la firma del mismo a la aceptación de la propuesta alternativa, ello dará lugar a la efectividad de la garantía de seriedad. Con el fin de garantizar el principio de selección objetiva, la Contaduría General de la Nación hará la evaluación teniendo en cuenta únicamente las propuestas básicas que se ajusten a los Términos de Referencia, y sólo abrirá el sobre de PROPUESTA ALTERNATIVA de la propuesta que resulte más favorable para la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con las reglas de evaluación previstas en estos Términos de Referencia. En tal caso, la Contaduría General de la Nación podrá decidir a su conveniencia aceptar o rechazar las alternativas que el PROPONENTE ganador haya 10

11 presentado de manera adicional a su propuesta básica, pero en todo caso se optará por la propuesta alternativa únicamente cuando ella implique mayores garantías ó mejores condiciones para la Contaduría General de la Nación que las que se ofrecen en la propuesta básica ganadora, y siempre que se refiera al mismo objeto del Contrato, y con ello no se afecten los principios de transparencia e igualdad en la contratación pública CUMPLIMIENTO DEL PRINCIPIO DE RECIPROCIDAD Son Proponentes extranjeros las empresas o sociedades que no hayan sido constituidas de acuerdo con la legislación colombiana y que tengan su domicilio principal en el exterior, y las personas naturales sin nacionalidad colombiana. La apertura o existencia de sucursales (establecimientos de comercio en los términos del artículo 263 del Código de Comercio) en Colombia, de empresas o sociedades extranjeras, no le confieren a estas la condición de nacionales colombianas. Sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 816 de 2003 y de lo que en desarrollo de la misma se prevea en estos Términos de Referencia, La Contaduría General de la Nación otorgará al Proponente extranjero el mismo tratamiento y las mismas condiciones, requisitos y procedimientos que el tratamiento concedido al nacional, exclusivamente bajo el principio de reciprocidad. Así, los proponentes extranjeros recibirán igual tratamiento que los de origen nacional, siempre que exista un acuerdo, tratado o convenio entre el país de su nacionalidad y Colombia, en el sentido de que a los proponentes colombianos se les concederá en ese país el mismo tratamiento otorgado a sus nacionales en cuanto a las condiciones, requisitos y procedimientos para la celebración de contratos con el sector público. En defecto de los mencionados acuerdos, tratados o convenios, el interesado deberá adjuntar a la propuesta un certificado emitido por la autoridad competente para el efecto en su respectivo país, en el cual conste que los nacionales colombianos gozan de la oportunidad de participar en los procesos de contratación pública en las mismas condiciones y con los mismos requisitos exigidos a los nacionales de ese país. La omisión del acuerdo, tratado, convenio o del certificado de reciprocidad, no será en ningún caso causal de no elegibilidad de la propuesta en la cual 11

12 participen personas naturales o jurídicas extranjeras; sin embargo, se advierte que la Contaduría General de la Nación aplicará a las propuestas en que participen personas a las que se refiere este numeral lo previsto en el 4º inciso del artículo 21 de la Ley 80 de Se precisa, en relación con consorcios, uniones temporales y sociedad de objeto único conformadas de acuerdo con el artículo 7º de la Ley 80 de 1993 que presenten propuestas que, en el evento en que en ellos participen personas (naturales o jurídicas) extranjeras, estas ultimas deberán acreditar el principio de reciprocidad INFORMACIÓN DE CARÁCTER RESERVADO EL PROPONENTE deberá indicar qué información de la que contiene su propuesta tiene carácter reservado, expresando la razón jurídica por la que se le otorga tal carácter, de conformidad con lo establecido en la legislación colombiana. Igualmente, se entiende que con la presentación de la propuesta el PROPONENTE conoce y acepta que, en desarrollo de los principios de transparencia, igualdad e imparcialidad, toda la información incluida en su propuesta para acreditar el cumplimiento de los requisitos para participar y para efectos de la evaluación, es pública, y cualquier persona podrá obtener copia de la misma. EL PROPONENTE será responsable por el manejo de la información que reciba de la Contaduría General de la Nación, y deberá respetar, de acuerdo con la Constitución y la Ley, los derechos de autor, morales y patrimoniales INFORMACIÓN SOBRE IRREGULARIDADES EN EL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Las irregularidades presentadas o las actuaciones indebidas realizadas por servidores públicos de la Contaduría General de la Nación, con ocasión del trámite del procedimiento de selección podrán ser informadas a la Oficina de Control Interno de la Contaduría General de la Nación (Carrera 7 No piso 38, edificio Orquídea Real, Bogotá, Teléfonos ext. 114) cgnquejas@contaduria.gov.co o en la línea de Quejas y Reclamos), por cualquier medio. 12

13 Por otra parte, en el evento de conocerse casos especiales de corrupción, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial Lucha contra la Corrupción a través de: los números telefónicos: (1) , (1) , y (1) ; vía fax al número telefónico: (1) ; correo electrónico, en la dirección: webmaster@anticorrupción.gov.co; al sitio de denuncias del programa, en la página Web: correspondencia o personalmente, en la dirección: Carrera 8 No 7-27, Bogotá, D.C PRESUPUESTO OFICIAL La Contaduría General de la Nación estima el valor de los servicios objeto de esta contratación directa en OCHENTA Y OCHO MILLONES DE PESOS ($ ) incluido IVA y otros impuestos a que hubiere lugar. El valor estimado del presupuesto está sujeto a modificación y ajustes, razón por la cual la Contaduría General de la Nación no asume responsabilidad alguna por el uso que el proponente haga de él para los cálculos. Para la presente Invitación Pública se cuenta con certificado de disponibilidad presupuestal, que corresponde a la vigencia presupuestal de PARTICIPACIÓN DE VEEDURÍAS CIUDADANAS Las veedurías ciudadanas, establecidas de conformidad con la Ley, podrán desarrollar su actividad durante el proceso de contratación directa, la etapa contractual y postcontractual, haciendo recomendaciones escritas, oportunas y respetuosas, ante la Contaduría General de la Nación, teniendo por única finalidad el buscar la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios de la Entidad que participan tanto en el proceso de contratación directa, así como en la respectiva etapa de ejecución del contrato hasta su liquidación, de conformidad con lo estipulado en el artículo 9 del Decreto APERTURA DEL PROCESO DE INVITACIÓN PÚBLICA La apertura del presente proceso de contratación Directa será el 07 de junio de 2006, mediante la expedición y publicación en la pagina Web, del acta de apertura de la misma (resolución). 13

14 2. FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA Podrán participar en el presente procedimiento de selección: a) personas naturales o personas jurídicas, nacionales o extranjeras de naturaleza pública mixta o privada. b) Consorcios o uniones temporales, conformadas por personas naturales o jurídicas que se integren de acuerdo con lo previsto en el articulo 7 de la ley 80 de c) Sociedades de Objeto Único, esto es, sociedades conformadas con el único objeto de presentar una propuesta, celebrar y ejecutar un contrato estatal. La responsabilidad de los socios de estas sociedades, y sus efectos, se regirán por las disposiciones previstas en la Ley 80 de 1993 para los Consorcios REQUISITOS MINIMOS Para que la propuesta sea admisible o elegible, el PROPONENTE deberá aportar los documentos y acreditar el cumplimiento de los REQUISITOS MINIMOS que se detallan a continuación Capacidad, Existencia y Representación Legal Las personas naturales acreditarán este requisito aportando fotocopia de la cédula de ciudadanía. La omisión de este documento será subsanable. Tratándose de personas jurídicas nacionales y extranjeras proponentes o integrantes de un PROPONENTE (en el caso de Consorcios, Uniones temporales o Sociedades de Objeto Único Proponentes) cada uno de ellos deberá acreditar que: a) Su objeto social les permite presentar la propuesta y celebrar el Contrato ( esto es en lo que hace al mismo tienen capacidad legal). b) Su duración, contada a partir de la fecha de cierre del proceso de selección, no es inferior al plazo de ejecución del Contrato y un (1) año más. c) Actuando a través de un representante legal o apoderado debidamente facultado para obrar en su nombre y representación y para comprometerlas en la presentación de la propuesta y la celebración y ejecución del Contrato que se desprenda del proceso de selección. 14

15 Personas Jurídicas Colombianas Las personas jurídicas colombianas de derecho privado, deberán adjuntar a su propuesta un certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad que fuere competente, dentro de los SESENTA (60) días calendarios anteriores a la fecha de vencimiento del plazo previsto para la presentación de propuestas. En caso de prórroga del plazo de presentación de propuestas, el certificado tendrá validez con relación a la primera fecha de vencimiento. La omisión del certificado de existencia y representación legal, o el defecto en la fecha de expedición del mismo serán subsanables Personas Jurídicas Extranjeras Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, deberán acreditar su existencia y representación legal con documentos expedidos por quien fuere competente, dentro de los SESENTA (60) días calendario anteriores a la fecha de vencimiento del plazo previsto para la presentación de propuestas. Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, deberán presentar la propuesta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la propuesta, para suscribir el contrato, así como para representarlas judicial o extrajudicialmente. Deberán mantener dicho apoderado por el término del contrato y seis (6) meses más como mínimo, a menos que, de conformidad con las normas legales vigentes, tengan la obligación de establecer sucursal en Colombia. Los documentos públicos extranjeros deberán ser legalizados de conformidad con lo establecido en los artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil, y 480 del Código de Comercio, o de conformidad con lo previsto en la Ley 455 del 4 de agosto de 1998, mediante la cual se aprobó la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para los documentos públicos extranjeros, según sea el caso. Las Sucursales en Colombia de personas jurídicas extranjeras, cuando presenten la propuesta a nombre de éstas, deberán adjuntar a la propuesta el 15

16 respectivo certificado de la Cámara de Comercio de su domicilio, expedido con igual anticipación a la señalada en el numeral anterior. La omisión del Apostille o de la legalización de los documentos aportados por el PROPONENTE, según sea el caso, será subsanable Disposiciones Comunes a las Personas Nacionales y Extranjeras Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más. La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por el representante legal del PROPONENTE, quien deberá acreditar esta condición, o por el apoderado del PROPONENTE, quien deberá acreditar que quien le confirió el poder actuó en calidad de representante legal del PROPONENTE. Cuando el representante legal tenga limitaciones estatutarias, se deberá anexar a la propuesta el acta en la que conste la decisión del órgano social correspondiente, que autorice la presentación de la propuesta y la celebración del contrato. Si a la propuesta no se anexare el acta en la que conste la decisión del órgano social competente, que autorice la presentación de la misma y la suscripción del Contrato, La Contaduría General de la Nación entenderá que el representante legal de la persona jurídica actúa en el Proceso de Selección como un agente oficioso, y que por lo mismo, la presentación de la propuesta y los efectos que de ello se derivan no le son oponibles a aquella. Por lo anterior, la propuesta presentada en nombre y representación de la persona jurídica solo será admisible o elegible en la medida en que esa presentación sea ratificada por dicha persona jurídica, aportando para tal efecto y dentro del plazo que la Contaduría General de la Nación señale, el documento en el que conste la decisión del órgano social competente, que autorice o ratifique la presentación de la propuesta y la suscripción del Contrato Existencia y Representación Legal de Consorcios y Unión Temporal - Acuerdo de Constitución. Cada una de las personas naturales o jurídicas que formen parte de Consorcios 16

17 o Unión Temporal deberán aportar la documentación relativa a capacidad, existencia y representación legal exigida para tales personas en los presentes Términos de Referencia. En el evento en que existan limitaciones estatutarias a la capacidad de su representante para comprometerlas en el contrato a celebrar con la Contaduría General de la Nación, deberán aportar autorización del órgano social competente facultando a quien obre en nombre y representación de la persona jurídica para participar en el Consorcio o Unión Temporal y a través de éste presentar la propuesta, celebrar y ejecutar el contrato. En la propuesta deberá obrar el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, en el cual deberá indicarse: a) Si la participación es a título de Consorcio o de Unión Temporal y las reglas básicas que regulen las relaciones entre sus integrantes. b) El porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal en el mismo. La omisión de esta información no será subsanable en el evento en que la misma fuere necesaria para verificar el cumplimiento de Requisitos Mínimos establecidos en los Términos de Referencia. c) Si se trata de una Unión Temporal deberán indicarse, además, los términos y extensión de la participación de sus integrantes en la propuesta y en la ejecución del Contrato; de lo contrario, la Contaduría General de la Nación considerará que la propuesta fue presentada por un Consorcio. d) La duración del Consorcio o de la Unión Temporal, que deberá ser, mínimo, por el lapso comprendido entre el Cierre del Proceso de Selección y la liquidación del Contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que con posterioridad, los integrantes del Consorcio o Unión Temporal estén llamados a responder por hechos u omisiones ocurridos durante la ejecución del Contrato. d) La designación de la persona que tendrá la representación legal del Consorcio o de la Unión Temporal, indicando expresamente sus facultades. El representante legal deberá contar con facultades amplias y suficientes para formular la propuesta, suscribir el Contrato y obligar a todos los integrantes del 17

18 Consorcio o Unión Temporal. Serán subsanables: los defectos de forma del documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal y la omisión de las firmas de los representantes legales de sus miembros en aquél. No serán subsanables: La omisión del documento de Constitución del Consorcio o Unión Temporal, no es subsanable y generará el rechazo de la propuesta. Adicional a lo anterior, si en el documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal se le imponen limitaciones al representante legal para formular la propuesta, y éste las excede, la propuesta será rechazada. Una vez constituido el Consorcio o Unión Temporal, sus integrantes no podrán ceder o transferir su participación en el mismo, ni modificar sus integrantes o su participación en aquél, salvo en el evento en que la Contaduría General de la Nación lo autorice previamente y por escrito en los casos en que legalmente está permitido. La verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos y la asignación de puntaje a los Consorcios o Unión Temporal PROPONENTES corresponderá a la sumatoria de lo que acrediten las personas naturales y jurídicas integrantes de aquellos, de acuerdo con lo que al respecto se establezca en las presentes Términos de Referencia Inhabilidades e incompatibilidades No podrán participar en el procedimiento de selección ni ser adjudicatarias del contrato las personas que se encuentren incursas en alguna causal de inhabilidad y/o incompatibilidad previstas en la Constitución o en la Ley. Con la presentación de la propuesta se entiende que EL PROPONENTE manifiesta, bajo la gravedad de juramento, que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad y/o incompatibilidad señaladas en la Constitución y en la Ley en relación con la Contaduría General de la Nación. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviniere durante el trámite del procedimiento de selección, se entiende que el PROPONENTE afectado 18

19 renuncia a la participación en dicho procedimiento y a los derechos surgidos del mismo PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Forma de Presentación de la Propuesta Cada PROPONENTE deberá presentar única y exclusivamente una propuesta, la cual deberá comprender la totalidad de los servicios a contratar objeto del contrato que se celebrará, y ajustarse en todo a los requisitos, especificaciones y condiciones previstas en estos Términos de Referencia. La propuesta deberá presentarse por escrito, en original y DOS (2) copias, y debidamente foliadas suscrita por el Proponente o quien tenga facultad para ello. El volumen correspondiente a las copias deberá contener los mismos documentos e informaciones aportados con el original. En caso de discrepancia entre la información incluida en el original y las copias, prevalecerá la contenida en el original Carta de Presentación de la Propuesta EL PROPONENTE deberá aportar la carta de presentación de la propuesta de acuerdo con el Anexo 1 debidamente suscrita por el PROPONENTE o por quien actúe en nombre y representación de la persona jurídica o del Consorcio o Unión Temporal Proponente. En la carta de presentación, EL PROPONENTE debe manifestar expresamente que autoriza a la Contaduría General de la Nación a verificar toda la información incluida en su propuesta. Serán subsanables: a) la omisión de la carta de presentación; b) la omisión de las firmas requeridas en la carta de presentación Contenido de la Propuesta Ordenamiento de la Documentación Para facilitar la correcta integración de la propuesta por parte del PROPONENTE, y su estudio y evaluación por parte de la Contaduría General 19

20 de la Nación, se solicita al PROPONENTE que presente los documentos de la propuesta en el mismo orden en que se relacionan en este numeral. Si en el listado que a continuación se indica no aparece enunciado un documento o información solicitada en los Términos de Referencia, ello no implica que desaparezca el requisito de aportarlo con la propuesta. 1. Índice: Contendrá una relación sucinta de todos los capítulos, numerales o parágrafos de que se forma la propuesta, indicando el número de página donde se encuentran. 2. Carta de presentación de la propuesta. (Anexo 1) 3. Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica proponente, o de todas y cada una de las personas jurídicas integrantes del consorcio, unión temporal o sociedad de objeto único proponente. 4. Autorización para presentar propuesta y celebrar el contrato (al representante legal de las personas jurídicas que lo requieran) 5. Documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal si la propuesta se presentare bajo cualquiera de estas modalidades. 6. Alternativas o sugerencias técnicas. 7. Garantía de seriedad de la oferta y recibo del pago de la prima. 8. Constancias de experiencia técnica requerida. 9. Certificación cumplimiento de la Ley 789 del 2002, Artículo 50 y Artículo 1 de la Ley 28 de Certificación Boletín Responsables Fiscales. 11. Cumplimiento registro precios de referencia SICE (En los casos que sea aplicable) 12. Entregar Certificado de calidad ISO 9001, versión Identificación de la propuesta La propuesta deberá presentarse en sobres cerrados y sellados indicándose si se trata del original o de la copia. Los sobres se rotularán así: CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN CONTRATACIÓN DIRECTA CON INVITACIÓN PÚBLICA No. 002 de 2006 OBJETO: SERVICIO DE VIGILANCIA PRIVADA PARA LA CONTADURÍA 20

21 GENERAL DE NACIÓN. Original / Copia IDIOMA DE LA PROPUESTA Todos los documentos que integran la propuesta deberán ser presentados en idioma castellano. Por lo tanto, se solicita que todos los documentos y certificaciones a que aluden estos Términos de Referencia, emitidos en idioma diferente al castellano, sean presentados en su idioma original y en una versión traducida al castellano. La presentación de documentos en idioma distinto al castellano, será subsanable dentro del término prudencial que la Contaduría General de la Nación le señale al PROPONENTE. Adicionalmente, y durante el desarrollo del contrato que resultare como conclusión de este procedimiento de selección, todas las comunicaciones formales, presentaciones e informes, deberán ser realizados en idioma castellano FECHA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN PÚBLICA (Lugar y Oportunidad para la Presentación de la Propuesta) La propuesta debe presentarse en original y Dos (2) copias, en sobres cerrados y sellados, en la oficina de correspondencia de la Secretaría General de la Contaduría General de la Nación, ubicada en la Carrera 7 No piso 34, edificio Orquídea Real en la ciudad de Bogotá hasta las 4:00 P. M. Del día 16 de junio de En caso de que la propuesta sea presentada en un lugar diferente o extemporáneamente, la Contaduría General de la Nación la rechazará GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA En la propuesta debe obrar una garantía de seriedad de la misma, expedida a favor de La Contaduría General de la Nación por una Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, o una garantía bancaria. La garantía de seriedad debe tomarse así: 21

22 a) Asegurado / Beneficiario: CONTADURÍA GENERAL DE LA NACION b) Cuantía: Diez por ciento (10%) del presupuesto oficial estimado. c) Vigencia: DOS (2) meses, contabilizados a partir del Cierre del Proceso de Selección. d) Tomador / Afianzado: Nombre o razón social del PROPONENTE tomador o afianzado, así: - Si el PROPONENTE es una persona jurídica, la póliza o garantía deberá tomarse con el nombre o razón social que figura en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, y no sólo con su sigla, a no ser que en el referido documento se exprese que la sociedad podrá denominarse de esa manera. - Si el PROPONENTE es un Consorcio o UT, la garantía deberá tomarse a nombre del Consorcio o Unión Temporal (indicando a todos y cada uno sus integrantes), y no a nombre del representante del Consorcio o de la Unión Temporal, o únicamente de alguno(s) de sus integrantes. En caso de prórroga del Plazo del Proceso de Selección, del plazo de evaluación de propuestas, o de los plazos para la Adjudicación o el perfeccionamiento del Contrato, la garantía deberá constituirse o prorrogarse, según lo que al respecto indique la Contaduría General de la Nación. Las primas que se causen por este motivo serán a cargo de los PROPONENTES, quienes no tendrán derecho a exigir de la CGN reembolso o pago alguno por este concepto. Cuando la garantía no sea expedida de acuerdo con los requerimientos aquí establecidos, el PROPONENTE deberá remitir las modificaciones del caso dentro del plazo que al efecto le señale la CGN, so pena de que la propuesta sea considerada como no admisible o inelegible. También se considerará no admisible o inelegible la propuesta en el evento en que el PROPONENTE se niegue a prorrogar la garantía de seriedad de la misma, en el caso de que la CGN decida ampliar el Plazo del Proceso de Selección, el plazo de evaluación de propuestas, o los plazos para la Adjudicación o el perfeccionamiento del Contrato. La CGN hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta cuando el PROPONENTE favorecido con la Adjudicación, sin aducir y acreditar justa 22

23 causa, se abstenga de: a) Suscribir el Contrato dentro del plazo establecido para ello en los Términos de Referencia; o b) Aportar los documentos requeridos para el cumplimiento de los requisitos legales de ejecución del Contrato dentro del plazo consignado para ello en los Términos de Referencia. Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de seriedad de la propuesta, la Contaduría General de la Nación podrá demandar por la vía ejecutiva el valor asegurado, para lo cual prestará mérito suficiente la propuesta, ya que queda expresamente claro que la sola presentación de ésta constituye aceptación plena, por parte del PROPONENTE, de todas las previsiones de los Términos de Referencia y de que se compromete a celebrar el Contrato en el evento en que su propuesta sea considerada la más favorable. La ausencia de la garantía de seriedad NO SERÁ SUBSANABLE, y dará lugar a que la propuesta sea considerada como no admisible o inelegible CAPACIDAD TECNICA O EXPERIENCIA DEL PROPONENTE EL PROPONENTE debe demostrar que tiene experiencia en la realización de los servicios objeto de contratación. La experiencia mínima requerida para participar en este procedimiento de selección corresponde a: Haber ejecutado en forma directa dentro de los 2 años anteriores a la fecha de vencimiento del plazo de cierre de esta invitación Pública, y en máximo cuatro (4) contratos, que ha prestado el servicio de vigilancia privada a entidades del sector público por una cuantía igual o superior a $ oo. La ejecución de contratos por parte de EL PROPONENTE deberá acreditarse aportando los documentos soporte idóneo para verificar su celebración; así, serán aceptables, entre otros, los siguientes documentos: copia total o parcial de los contratos, y/o actas de liquidación de los contratos, y/o certificaciones. Los documentos soporte de la ejecución de contratos deben permitir verificar, 23

24 los siguientes datos: nombre o razón social del cliente /contratante, nombre o razón social de quien ejecutó el contrato, objeto del contrato, valor del contrato, o por lo menos, constancia de que dicho valor fue superior a la cifra exigida para acreditar el requisito para participar, fecha de ejecución o realización de los contratos. En caso de Certificación presentada en Consorcio o Unión Temporal, se tendrá en cuenta el valor proporcional a la participación en el consorcio o Unión temporal. En el evento de presentar la oferta bajo Consorcio o Unión temporal, al menos uno de los miembros debe cumplir con el requisito de experiencia citado en este numeral. El incumplimiento de este requisito por parte de los proponentes generará el rechazo de la propuesta DEMOSTRACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA Los PROPONENTES, deberán demostrar que cuentan con la capacidad financiera adecuada para ejecutar el objeto de la presente contratación, la cual se medirá de conformidad con los parámetros que se describen en el presente numeral. Para analizar la información financiera, será requisito indispensable que el PROPONENTE adjunte a su propuesta, el balance general con corte al 31 de Diciembre de 2005, debidamente certificados y dictaminados de conformidad con lo establecido en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de La omisión de la presentación del balance general conforme a los requerimientos y exigencias dispuestas en las normas antes mencionadas, no será subsanable y generará el rechazo de la propuesta. En el balance general, deberá figurar de manera explícita los valores correspondientes a activos corrientes y pasivos corrientes. En caso de no cumplir con los requisitos de patrimonio, liquidez y endeudamiento exigidos en los numerales siguientes, la oferta será descartada y no será tenida en cuenta en el proceso de evaluación. 24

25 Patrimonio La Contaduría General de la Nación aceptará y evaluará únicamente aquellas propuestas en las que el PROPONENTE, con fundamento en la información financiera aportada con la oferta, acredite que su patrimonio es igual o superior a OCHENTA Y OCHO MILLONES DE PESOS M/CTE ($ ) En el caso de Consorcios o Uniones Temporales el anterior requisito deberá ser cumplido al menos por uno de los integrantes del mismo Liquidez La liquidez es el resultado de dividir el Activo Corriente entre el Pasivo Corriente, se evaluará de la siguiente forma: El PROPONENTE deberá certificar una Liquidez igual o superior a 1.0. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales el anterior requisito deberá ser cumplido por uno de los integrantes del mismo Endeudamiento El endeudamiento es el resultado de la división del Pasivo Total y el Activo Total y la multiplicación de dicho valor por 100. Este requisito se evaluará así: El PROPONENTE deberá demostrar que su endeudamiento es menor al 70%. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales el anterior requisito deberá ser cumplido por uno de los integrantes del mismo. 2.6 CUMPLIMIENTO OBLIGACIONES PARAFISCALES Para que su propuesta sea admisible o elegible, en caso de ser empleador con contratos de trabajo sometidos a ley colombiana, el PROPONENTE deberá acreditar que está en situación de cumplimiento en relación con el pago de los Aportes Parafiscales correspondientes a aquellos. (Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado parcialmente por la Ley 828 de 2003) 25

26 Para acreditar el cumplimiento de este requisito: a) Las personas naturales PROPONENTES, en caso de ser empleadores con contratos de trabajo sometidos a ley colombiana, deberán expresar en la carta de presentación de la propuesta o en cualquier otro aparte de esta si se encuentran en situación de cumplimiento por concepto de pago de Aportes Parafiscales, o aportar certificación al respecto. b) Las personas jurídicas PROPONENTES o integrantes de un Consorcio, Uniones Temporal PROPONENTE, en caso de ser empleadores con contratos de trabajo sometidos a ley colombiana, deberán expresar en la carta de presentación de la propuesta o en cualquier otro aparte de esta si se encuentran en situación de cumplimiento por concepto de pago de Aportes Parafiscales. En todo caso, para acreditar el cumplimiento de este requisito aportarán certificación expedida por su revisor fiscal o por su representante legal (en el evento en que no tengan obligación legal de tener revisor fiscal), en la que conste que se encuentran en situación de cumplimiento en materia de Aportes Parafiscales de sus empleados en Colombia. En caso de que el PROPONENTE o alguno de sus integrantes (en caso de Consorcios, Uniones Temporales no esté en situación de cumplimiento en relación con el pago de Aportes Parafiscales del personal con el que tenga contratos laborales sometidos a ley colombiana, la propuesta sea inadmisible o inelegible. La ausencia de la documentación soporte que acredite que el PROPONENTE está en situación de cumplimiento por concepto de pago de Aportes Parafiscales será subsanable CERTIFICACIÓN RESPONSABLES FISCALES El oferente debe adjuntar, la certificación expedida por la Contraloría General de la República en la que conste que no se encuentra relacionado en el Boletín de Responsables Fiscales, a no ser que acredite la cancelación de las obligaciones contraídas o la vigencia de un acuerdo de pagos. 26

27 La Certificación debe tener una fecha de expedición no mayor a tres (3) meses, contados a partir del cierre del presente proceso. Si la oferta es presentada por un consorcio o unión temporal, cada uno de sus miembros deberá presentar de manera independiente la anterior certificación y los documentos que acrediten la cancelación de las obligaciones contraídas o la vigencia de un acuerdo de pagos. En el evento en que la certificación o constancia de solicitud requerida no se anexe con la propuesta, el proponente deberá allegarla dentro del término establecido para tal fin por la Contaduría General de la Nación. No serán subsanables, y darán lugar a que la oferta sea rechazada: a) Cuando el PROPONENTE o uno de sus integrantes (en el evento en que el PROPONENTE sea un Consorcio, Unión Temporal o Sociedad de Objeto Único), se encuentre inscrito en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, salvo que acredite la cancelación de las obligaciones contraídas o la vigencia de un acuerdo de pagos. b) La omisión del aporte de la(s) certificación (es) requerida (s) para acreditar el requisito precitado, dentro del plazo otorgado por la Contaduría General de la Nación para ello en la etapa de evaluación. 2.8 REGISTRO DE PRECIOS DE REFERENCIA (LEY 598 DE 2000, DECRETO REGLAMENTARIO 3512 DE 2003) Si los bienes o servicios a adquirir o prestar dentro del presente Proceso de Selección, están codificados en el CUBS y no se encuentran incluidos dentro de las excepciones aplicables al SICE, dispuestas en el Decreto antes aludido, el PROPONENTE (Proveedor) debe tener registrados los precios de referencia de los bienes y/o servicios que ofrece en el Registro Único de Precios de Referencia (RUPR), bajo las condiciones establecidas en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE). Para acreditar el cumplimiento de este requisito, el PROPONENTE debe referenciar en su propuesta, de manera clara y precisa, el número del certificado de registro de cada bien y/o servicio ofrecido, generado por el Portal del SICE. La ausencia de esta información en la oferta, en relación con uno o 27

28 varios de los bienes o servicios ofrecidos, será subsanable. La Contaduría General de la Nación verificará dicho registro mediante la respectiva consulta en el Portal del SICE. Si uno o varios de los bienes o servicios ofrecidos por el PROPONENTE no se encuentran registrados en el SICE, debiendo cumplir con dicho requisito por existir el ítem correspondiente en el CUBS, la propuesta será inadmisible o inelegible. En caso que la propuesta se presentare en Consorcio, Unión Temporal, en la misma se deben referenciar el (los) número (s) de certificado de registro correspondientes al (los) integrante(s) (s) que haya realizado el registro de precios. 3. BASES DE LA PROPUESTA EN CUANTO AL OBJETO 3.1. OBJETO El objeto de la Contratación Directa es: Contratar el Servicio de vigilancia y seguridad privada para la Contaduría General de la Nación ALCANCE DEL SERVICIO Ubicación de los puestos de vigilancia Entrada principal, piso 34 Dos puestos de recepción, entrada principal Dos puestos de recorrido interno de los pisos donde funcionan las instalaciones de la Contaduría General de la Nación desde el piso 34 al piso 40 Un puesto fijo en el sitio designado como parqueadero de los vehículos de propiedad de la Contaduría General de la Nación, de sus funcionarios y de los visitantes en el sótano 4 y un puesto fijo por ingreso del piso Personal mínimo requerido 28