Manual SEPA Instalación y Funcionamiento

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1 Manual SEPA Instalación y Funcionamiento Sage Eurowin 16/11/2015

2 Tabla de contenidos Manual Normativa SEPA Introducción a la Normativa SEPA Qué es SEPA? Características Generales SEPA Beneficios SEPA Tipos de Instrumentos SEPA Transferencias SCT Adeudos directos SDD SEPA Básicos o CORE Qué es el mandato? Qué es la referencia única de mandato? Adeudos directos SEPA B2B Tarjetas Cómo y en qué afecta SEPA a tu negocio Módulo SEPA Avanzado Novedades de SEPA en Eurowin Trabajar con Crear cuentas bancarias en formato IBAN por defecto 4.2 Mantenimiento de Proveedores/ Datos IBAN y BIC 4.3 Mantenimiento de Clientes/ Datos IBAN y BIC 4.4 Mantenimiento de Clientes/ Mandatos 4.5 Asignación del mandato en el Albarán de venta 4.6 Asignación del mandato en la factura de venta 4.7 Asignación del mandato en la previsión de cobro 4.8 Agrupación manual de previsiones de cobro 4.9 Agrupación automática de Previsiones de cobro 4.10 Facturación General de Ventas 4.11 Facturación de Cuotas Mantenimiento de clientes / Cuotas Facturación de Cuotas 4.12 Remesas Bancarias de Cobro 4.13 Remesas Bancarias de Pago Page 2 of 60

3 4.14 Nuevo Menú SEPA Comprobación de autorizaciones pendientes Plantillas de SEPA Nuevo módulo de SEPA Avanzado Generación Masiva de Mandatos Listado de Trazabilidad de Mandatos Page 3 of 60

4 1.0 Introducción a la Normativa SEPA 1.1 Qué es SEPA? Zona única de pago en Euros (Single Euro Payments Area). Febrero de 2014, marcará un antes y un después en la forma en la que estamos llevando a cabo nuestras relaciones de cobros/pagos entre clientes y proveedores. SEPA supone un paso más en la integración económica y monetaria en Europa. Se trata de una estrategia europea para unificar y garantizar pagos en euros seguros para todas las transacciones bancarias. Una herramienta que nos proporcionará más tranquilidad, seguridad y fiabilidad en las actividades de nuestro negocio tanto a nivel nacional como a nivel europeo. 1.2 Características Generales SEPA Se adhieren a SEPA 27 Países de la Unión Europea + Noruega, Liechtenstein, Islandia, Suiza y Mónaco (y algunos territorios de ultramar de los países anteriores). Vamos a disponer de nuevos formatos e instrumentos de pago/cobro con unos estándares comunes eliminando las diferencias entre los pagos nacionales y los pagos transfronterizos. A partir de Febrero de 2014, los antiguos sistemas nacionales de transferencias y adeudos serán sustituidos progresivamente por los nuevos sistemas europeos normativa SEPA. Las obligaciones del Reglamento Europeo 260/2012 establecen que a partir de Febrero 2014 parte de los actuales instrumentos de pago nacionales y los cuadernos bancarios, no podrán ser utilizados y deberán usarse ficheros SEPA. 1.3 Beneficios SEPA Simplificación en trámites Posibilidad de utilizar una única cuenta bancaria para transacciones bancarias en euros en la zona SEPA. Desaparecen las barreras y burocracia para realizar pagos en la zona SEPA y en el ámbito internacional. Las transferencias internacionales no se diferenciarán de las nacionales. Seguridad en tus transacciones Tu actual número de cuenta de 20 dígitos evoluciona al IBAN, que cuenta con 34 dígitos, formados a partir del CCC más la identificación del país de origen y 2 dígitos de control. Todas las transacciones llevarán además el código BIC/SWIFT Nuevas normas estándares europeas que sustituirán a las nacionales que permite mejoras de eficiencia en los procesos de ejecución de pagos. Aumento de la vigilancia del dinero electrónico. Reducción de Costes Page 4 of 60

5 Reducción de los costes administrativos, de los costes de dinero electrónico y de las transacciones de pago al optimizarse los procesos de pago. (Sobre todo las internacionales) Propicia la posibilidad de renegociación de comisiones bancarias. Reducción de dinero en efectivo y el aumento de dinero electrónico. Oportunidad y Seguridad en tus negocios Nuevos tipos de adeudos que permiten acortar el tiempo de los plazos de pago. Que impiden la devolución del importe del adeudo y se asegura el cobro del mismo. Se modifica el tiempo de presentación para ser más competitivos. Page 5 of 60

6 2.0 Tipos de Instrumentos SEPA 2.1 Transferencias SCT Empresa a empresa/autónomo o para particulares Para operaciones en Euros. Uso para transferencias tanto nacionales como con los países del Espacio Económico Europeo adheridos a SEPA. En 1 día como máximo el beneficiario recibirá el importe de la transferencia. Igualdad de condiciones y tarifas para operaciones nacionales y transfronterizas en el Espacio Económico Europeo, independientemente del importe de la operación. Cada entidad bancaria cobrará los gastos a su cliente según las condiciones establecidas. El código IBAN como identificador de la cuenta de beneficiario. El BIC identifica la entidad financiera del beneficiario. 2.2 Precisa un formato específico (formato ISO XML) para la transmisión de órdenes. Adeudos directos SDD SEPA Básicos o CORE Empresa-empresa y/o empresa-autónomo y/o empresa-particular) Hasta ahora denominado recibo a la vista CSB.19 Para operaciones en Euros. Obligatorio hacer constar el código IBAN y BIC. Los recibos se presentarán con una anticipación de 7 días (para primeras o únicas operaciones) y 4 días (para operaciones recurrentes o últimas). Debe existir un MANDATO del deudor para domiciliar los pagos. Es obligatorio conservar los mandatos y todas sus modificaciones o cancelaciones para justificar la existencia de autorización para un cobro. Plazos de devolución: Hasta 8 semanas por orden/mandato del cliente deudor. 13 meses para pagos no autorizados (por orden del cliente). Existe la posibilidad de rechazar una devolución en este plazo aportando copia del mandato vigente. Precisa un formato específico (formato ISO XML) Qué es el mandato? El mandato u orden de domiciliación es el medio por el que el deudor (cliente) autoriza y consiente al acreedor (proveedor) a: Iniciar los cobros mediante el cargo en la cuenta indicada por el deudor. Page 6 of 60

7 Autoriza a la entidad del deudor a cargar en su cuenta los adeudos presentados al cobro por la entidad bancaria del acreedor Qué es la referencia única de mandato? Es la referencia que asigna el acreedor a cada mandato para identificar los adeudos asociados a un mandato concreto. Permite identificar cada orden de domiciliación o mandato firmado por el deudor y debe ser única para cada mandato. Consiste en un código alfanumérico de 35 posiciones. 2.3 Adeudos directos SEPA B2B Empresa a empresa o empresa a autónomo Importante: En esta modalidad el plazo de devolución de impagados se reduce a sólo dos días, lo que mejora el riesgo comercial y la gestión de impagados, a la vez que reduce el riesgo de morosidad. Para operaciones en Euros. El deudor debe ser obligatoriamente un no consumidor (empresas y autónomos). Obligatorio hacer constar el código IBAN y BIC. Debe formalizarse una MANDATO de domiciliación entre emisor y deudor. Esta orden debe especificar la aceptación de B2B y la renuncia de éste al derecho de devolución. Es obligatorio conservar los mandatos y todas sus modificaciones. Los débitos se presentarán con una anticipación de 3 días hábiles. Previamente al adeudo, la entidad bancaria solicitará autorización al librado. Se precisa de un nuevo formato de fichero: XML B2B SEPA 2.4 Adeudos directos SDD SEPA financiado En Julio de 2012 se calificaron los recibos (Cuaderno 32) y los anticipos de crédito (Cuaderno 58) como productos nicho con obligación de migrar hacía los instrumentos SEPA como máximo hasta el 01/02/2016: A partir de la publicación de la normativa (ya vigente), y con carácter inamovible, las entidades bancarias se comprometen a no aceptar de sus clientes nuevas remesas de anticipos o recibos con vencimientos superiores a 01/02/2016. La comunidad bancaria española asume el compromiso de promover activamente la utilización de los adeudos directos SEPA como instrumentos de financiación en Page 7 of 60

8 sustitución de los actuales recibos por una parte, y por otra, la de los anticipos de crédito. Sustituye al hasta ahora denominado anticipo de crédito CSB.58 El Cuaderno 58 se integra dentro del esquema SDD: Para operaciones en Euros. Obligatorio hacer constar el código IBAN y BIC. Debe existir un MANDATO del deudor para domiciliar los pagos. Es obligatorio conservar los mandatos y todas sus modificaciones o cancelaciones para justificar la existencia de autorización para un cobro. Se establece una regla de uso para identificar en el fichero las remesas de adeudos susceptibles de ser financiadas, ya sea en su modalidad básica o también B2B. Para los adeudos en modalidad básica, se mantienen las órdenes de domiciliación o mandatos que se hubieran emitido con anterioridad a 01/02/ Cuando los adeudos sean B2B, será necesaria la formalización de un nuevo mandato por considerarse que se trata de operaciones de adeudo nuevas. Adeudo directo SDD SEPA agrupado por vencimientos Equivalente al hasta ahora denominado anticipo de crédito CSB.32 El Cuaderno 32 se integra dentro del esquema SDD: Para operaciones en Euros. Obligatorio hacer constar el código IBAN y BIC. Debe existir un MANDATO del deudor para domiciliar los pagos. Es obligatorio conservar los mandatos y todas sus modificaciones o cancelaciones para justificar la existencia de autorización para un cobro. Los recibos (Cuaderno 32) se integran en la remesa de adeudos SDD como operaciones nuevas: Tanto si se incorporan al adeudo básico como al B2B se requiere de un mandato nuevo por considerarse nuevas operaciones. 2.6 Se permite la financiación y se identificará igual que en las remesas de adeudo financiadas. Tarjetas Se establece un marco general en el que los titulares de tarjetas pueden hacer pagos y retirar efectivo en euros dentro de la SEPA, con la misma facilidad y comodidad que en sus países de origen. Page 8 of 60

9 2.7 Cómo y en qué afecta SEPA a tu negocio Afecta a nuestra actividad comercial porque debemos transformar o migrar los datos de las cuentas corrientes de clientes y proveedores al nuevo código IBAN/BIC. Solicitud del código IBAN/BIC en cualquier actividad comercial con terceros. Actividad contable-financiera, porque se deberán ajustar los ficheros de intercambio bancarios a las nuevas normas SEPA. Responsabilidad de guardar las autorizaciones (MANDATOS) de los clientes con el fin de poder domiciliar los adeudos. Revisión y adecuación de documentos comerciales tales como facturas, talones, contratos, etc Módulo SEPA Avanzado Adicionalmente al proceso integrado para la nueva normativa SEPA, se ha diseñado un módulo de SEPA Avanzado contratable de forma adicional*. Dicho módulo incorpora novedades avanzadas referentes a la gestión de mandatos: Generación Masiva de Mandatos Listado de trazabilidad de Mandatos El módulo de SEPA Avanzado no es compatible con el Conversor. *Consulte precios a través de su agente Sage Eurowin. Page 9 of 60

10 4.0 Novedades de SEPA en Eurowin La adaptación de SEPA a través de la actualización de la versión o del Instalador Independiente supone la incorporación novedades funcionales. 4.1 Trabajar con Crear cuentas bancarias en formato IBAN por defecto El proceso de actualización o de instalación de las novedades SEPA activa de forma automática la opción del Mantenimiento de Empresa / Cfg. Gestión/ Opciones generales Crear cuentas bancarias en formato IBAN por defecto. Al activar esta opción, la creación de cuentas bancarias se realizará en formato IBAN por defecto, pudiendo cambiar al formato tradicional CCC. El programa calculará a partir del CCC la correspondiente cuenta IBAN. El código IBAN está formado a partir del CCC más la identificación del país de origen y 2 dígitos de control. Ejemplo: CCC: IBAN electrónico España: ES Figura 1. Mantenimiento de empresa 4.2 Mantenimiento de Proveedores/ Datos IBAN y BIC Al activarse la opción de configuración Crear cuentas bancarias en formato IBAN por defecto, en la información relativa a los bancos del mantenimiento de proveedores se añaden las siguientes opciones: Posibilidad de visualizar la cuenta en formato IBAN (por defecto) y en formato CCC. Page 10 of 60

11 Figura 2.Mantenimeinto de proveedores En el formato IBAN, se ha añadido un nuevo botón, que permite visualizar el código IBAN e introducir el código BIC/SWIFT, que se corresponde con el código de la entidad financiera del beneficiario. El código BIC/SWIFT se deberá informar de forma manual por parte del usuario. Para facilitar esta gestión se ha añadido el acceso directo a la web donde están publicados todos los BIC/SWIFT de las diferentes entidades bancarias (Banco de España). El acceso a esta web se realizará pulsando el enlace Datos identificativos entidades bancarias. Figura 3. Información adicional IBAN Esta información es para cada cuenta bancaria del mantenimiento de proveedores. 4.3 Mantenimiento de Clientes/ Datos IBAN y BIC Al activarse la opción de configuración Crear cuentas bancarias en formato IBAN por defecto, en la información relativa a los bancos del mantenimiento de clientes se añaden las siguientes opciones: Posibilidad de visualizar la cuenta en formato IBAN (por defecto) y en formato CCC en todas las pestañas donde se visualiza información de los bancos del cliente: Pestaña Datos del cliente Pestaña Otros del cliente (posibilidad de indicar más de un banco y cuenta por cliente). Page 11 of 60

12 Figura 4. Cuenta en formato IBAN en el mantenimiento de clientes, pestaña Datos. Figura 5 Cuenta en formato IBAN en el mantenimiento de clientes, pestaña Otros. En el formato IBAN, se ha añadido un nuevo botón de Información adicional IBAN, que permite visualizar el código IBAN e introducir el código BIC/SWIFT, que se corresponde con el código de la entidad financiera del beneficiario. El código BIC/SWIFT se deberá informar de forma manual por parte del usuario. Para facilitar esta gestión se ha añadido el acceso directo a la web donde están publicados todos los BIC/SWIFT de las diferentes entidades bancarias (Banco de España). El acceso a esta web se realizará pulsando el enlace Datos identificativos entidades bancarias. Page 12 of 60

13 Figura 6.Información adicional IBAN Esta información está disponible para cada cuenta bancaria del cliente y se puede visualizar desde la pestaña Datos y desde la pestaña Otros. 4.4 Mantenimiento de Clientes/ Mandatos Se ha modificado el texto actual de check CSB en la pestaña Facturación del mantenimiento de clientes por CSB/SEPA. Por defecto, este check está activado y permitirá incluir las previsiones de los clientes con la marca activa en remesas generadas en disco CSB (para periodo transitorio) y SEPA (nuevos formatos europeos SDD Core y B2B). Se ha añadido un nuevo botón a continuación del check CSB/SEPA, que permitirá la gestión de los mandatos (cartas de autorización) y referencias únicas de mandato de los clientes. Figura 7. Mantenimiento de clientes, gestión de mandatos Al pulsar el nuevo botón, se mostrará una nueva pantalla de Mandatos desde donde se podrán indicar y guardar toda la información relativa a los mandatos de los clientes: :: Nº Mandato: Corresponde al número de referencia única de mandato. Consiste en un código alfanumérico de 35 posiciones Es la referencia que asignará el programa de forma automática mediante el botón Insertar mandato a cada mandato que el cliente deberá firmar (carta de autorización) para identificar los adeudos asociados a un mandato concreto. La referencia debe ser única por mandato. Figura 8. Número de mandato :: Cuenta Bancaria: Corresponde a la cuenta bancaria del cliente relacionada con la referencia única de mandato. Por defecto el programa muestra la cuenta bancaria definida como principal en la pestaña Datos de la ficha del cliente. El usuario de forma manual podrá cambiarla según corresponda mediante el desplegable. Page 13 of 60

14 Figura 9. Cuenta bancaria asociada al mandato :: Mandato Defecto: Se trata de una marca que identificará el mandato predeterminado y que asignará el programa automáticamente en el albarán de venta del cliente. Cada cuenta bancaria deberá tener un mandato por defecto. El programa asigna como mandato por defecto el primer mandato que se introduce en esta pantalla. El usuario de forma manual gestionará cuáles serán los mandatos por defecto según cada cuenta bancaria del cliente. El programa controlará que exista un mandato vigente por defecto por cada cuenta bancaria si existen mandatos introducidos. Figura 10. Mandato por defecto :: Fecha fin Mandato: El usuario deberá indicar de forma manual la vigencia del mandato. Se trata de un campo no obligatorio. Figura 11. Fecha fin de mandato :: Tipo Pago: El usuario mediante el desplegable deberá indicar si el pago es único o recurrente. Si el pago es único, el mandato únicamente podrá incluirse una única vez en el tipo de fichero seleccionado SEPA. Es decir, únicamente se podrá generar un fichero SEPA que incluirá el único adeudo (previsión) del cliente con ese número de mandato. Si el pago es recurrente, se podrán generar varios ficheros SEPA (según formato seleccionado) incluyendo adeudos (previsiones) con ese número de mandato. El número máximo de previsiones a incluir para ese número de mandato se define en el campo Nº de efectos. Figura 12. Desplegable Tipo de pago de mandato :: Tipo Mandato: El usuario mediante el desplegable deberá seleccionar el tipo de fichero relacionado con el número de mandato introducido. El programa presenta los diferentes adeudos SEPA disponibles (SDD-Core, SDD-Core1 y SDD-b2b). Page 14 of 60

15 Figura 13. Desplegable Tipo de mandato :: Fecha Carta: Se corresponde con la fecha de envío de la carta de autorización al cliente. El programa, una vez realizado el envío, sea por o impreso, asigna la fecha del sistema al campo Fecha carta. Figura 14. Fecha carta de mandato :: Ver carta/autorización firmada por el cliente: Una vez enviada la carta de autorización al cliente y éste nos la devuelve firmada y autorizada, se podrá adjuntar al número de mandato su correspondiente autorización. Mediante el botón de la columna Ver carta/autorización firmada por el cliente, se podrá adjuntar dicho documento. El programa solicita la ruta de ubicación de la autorización. Cada número de mandato tendrá su correspondiente autorización firmada por el cliente. Figura 15. Asociar ruta de la carta de autorización firmada Page 15 of 60

16 :: Fecha Firma: Se deberá informar de la fecha firma de la autorización. Será la fecha a partir de la cual el número de mandato tiene vigencia y entra en funcionamiento. Figura 16. Fecha firma de mandato :: Población firma: Se corresponde con la población del cliente. El programa muestra la población de forma automática a partir de la indicada en su mantenimiento. El usuario podrá modificarlo de forma manual si se precisa. Figura 17. Población firma de mandato :: Persona en nombre de la cual se realiza el pago: El usuario manualmente deberá indicar el nombre de la persona en nombre de la cual se realiza el pago. Figura 18. Persona en nombre de la cual se realiza el pago :: Cod. Concepto: Se deberá indicar el código de concepto por el cual se realiza la autorización. Se ha creado un nuevo mantenimiento de conceptos de mandatos para que el usuario cree los diferentes conceptos de las cartas de autorización. El mantenimiento consta de: Código: campo alfanumérico de dos caracteres Nombre: descripción del nuevo concepto Figura 19. Mantenimiento de concepto de mandato Se podrá acceder al mantenimiento de conceptos de mandatos y a su búsqueda desde la pantalla de mandatos del cliente, mediante los botones. Page 16 of 60

17 Figura 20. Código de concepto :: Descripción concepto: En el momento de indicar el código de concepto de mandato en la columna anterior, automáticamente el programa insertará la descripción correspondiente al código de concepto de mandato introducido. Figura 21. Descripción de concepto :: Nº efectos: Se trata del número de efectos (previsiones) que podrán tener la misma referencia única de mandato, es decir, el número de previsiones que el cliente nos autoriza a realizar con un mandato. Si el tipo de pago del número de mandato es de tipo único, el programa asigna un 1 como valor en la columna nº efectos y no será modificable. Si el tipo de pago del número de mandato es de tipo recurrente, el programa asigna un 0 y será el usuario quien de forma manual indicará los efectos (previsiones) que el cliente le ha autorizado. Figura 22. Número de efectos :: Nº efectos procesados: Se trata del número de previsiones remesadas con fichero generado según tipo de mandato seleccionado, para este mandato. El programa va actualizando este campo según los ficheros que se van generando de previsiones que tienen el mandato en cuestión. Figura 23. Número de efectos procesados :: Procesado: El programa activará la marca de procesado cuando el valor informado en la columna nº efectos y el valor indicado en la columna nº efectos procesados coincidan. Esto significa que los efectos que nos ha autorizado el cliente para este mandato y los que se han generado son los mismos y por tanto el mandato ya no será vigente en futuras operaciones. Además, el programa actualizará la fecha fin mandato con la fecha del sistema en el momento de generar el último fichero. Es una columna no editable. Page 17 of 60

18 Figura 24. Mandato procesado La pantalla muestra el código y nombre del cliente al que pertenece la gestión de los Mandatos y permitirá buscar por un número de referencia única de mandato. El usuario podrá indicar la referencia a localizar en el campo Buscar número de mandato y al pulsar intro, el cursor se situará en la línea de referencia de mandato que coincida con la de la búsqueda. Figura 25. Mandatos del cliente :: Botón Insertar mandato: Al pulsar este botón, el programa asignará un número de mandato (referencia única de mandato). Figura 26. Mandato procesado :: Botón Borrar mandato: Al pulsar este botón, el programa borrará la línea del mandato. Si el mandato que se desea borrar está asignado a un albarán de venta, factura de venta o previsión de cobro, el programa muestra el siguiente mensaje: Figura 27. Mandato procesado Page 18 of 60

19 Figura 28. Aviso de borrado de mandato :: Botón Datos Adicionales mandato: Al pulsar este botón, el programa muestra una pantalla con la información del cliente relacionada con el mandato en cuestión. Son los datos del cliente en el momento de la generación del mandato. Figura 29. Datos adicionales de mandato En esta pantalla, si el mandato proviene de un mandato anterior, en el campo Mand.Origen, se visualizará el número de mandato origen. :: Revisión Mandato: Al pulsar este botón, el programa creará un mandato a partir de un mandato anterior (según posición del cursor en el momento de pulsar el botón). El programa insertará una línea nueva copiando los datos del cliente, datos bancarios, según ficha cliente en el momento de generarlo de nuevo. Los campos específicos del número de mandato quedarán libres para que el usuario asigne lo que corresponda en el nuevo mandato. Figura 30. Aviso al generar un nuevo mandato Page 19 of 60

20 En esta nueva línea de mandato creada a partir de la opción Revisión mandato, si se accede al botón Datos adicionales del mandato, se amplía la información que muestra esta pantalla, añadiendo la información del histórico y seguimiento del mandato, desde su origen hasta el mandato actual. Figura 31. Datos adicionales de mandato Carta de Autorización: :: Plantilla: En este apartado se deberá asociar la plantilla de carta de autorización a enviar al cliente para un número de mandato en concreto. Para cada número de mandato se deberá generar una carta de autorización al cliente. El programa por defecto, dispone de 4 plantillas (según formato estándar homologado): Carta de autorización SEPA ( ) Carta de autorización SEPA (Impreso) Carta de autorización SEPA B2B ( ) Carta de autorización SEPA B2B (Impreso) El formato de plantilla a escoger irá en función del tipo de envío ( o impreso) y del tipo de mandato (CORE o B2B). Figura 32. Plantilla de la carta de autorización Este apartado está enlazado con la gestión de comunicados estándar. Para escoger la plantilla, se ha añadido el botón de búsqueda de las plantillas de la generación de comunicados, para que el usuario seleccione la que precise para cada número de mandato. Page 20 of 60

21 Además, se podrá acceder a la pantalla de plantillas de la generación de comunicados con todas sus funcionalidades. Figura 33. Mantenimiento de plantilla de comunicados :: Envío: Se visualiza el tipo de envío de la carta de autorización al cliente. ( e impreso) Figura 34. Tipo de envío Si se selecciona una plantilla de tipo impreso, automáticamente se cambiará el tipo de envío a impreso. Si se selecciona una plantilla de tipo , automáticamente se cambiará el tipo de envío a . :: Botón Imprimir/Enviar: Al pulsar el botón, si la plantilla y el tipo de envío es por , se enlaza con la gestión de comunicados. El programa muestra un aviso informando del enlace con la gestión de comunicados. Figura 35. Aviso de envío de comunicado Al pulsar SI, el programa abrirá la pantalla de generación de comunicados, asignando la plantilla y capturando los datos correspondientes del cliente para proceder al envío. Page 21 of 60

22 Figura 36. Generación de comunicados El funcionamiento será el habitual de la generación de comunicados. En este caso, el tipo de envío del comunicado será . Al finalizar el envío, el programa muestra un aviso para que si el envío se ha realizado correctamente, el programa inserte la fecha de envío de la carta de autorización. Figura 37. Confirmación de envío correcto Si el tipo de envío es por Impresión, se enlaza con la gestión de comunicados. El programa muestra un aviso informando del enlace con la gestión de comunicados. Figura 38. Aviso de inicio de envío de comunicado Al pulsar SI, el programa abrirá la pantalla de generación de comunicados, asignando la plantilla y capturando los datos correspondientes del cliente para proceder al envío. En este caso, el tipo de envío del comunicado es Impreso. Se deberá seleccionar la impresora por la que se imprimirá la carta de autorización. El funcionamiento de esta pantalla es el habitual. Page 22 of 60

23 Figura 39. Generación de comunicados Al finalizar la impresión, el programa muestra un aviso para que si el envío se ha realizado correctamente, el programa inserte la fecha de envío de la carta de autorización. Figura 40. Confirmación de envío correcto 4.5 Asignación del mandato en el Albarán de venta Al realizar un albarán de venta a un cliente que tiene asignados uno o varios números de mandato (referencias únicas de mandato), el programa asignará de forma automática en el albarán de venta el número de mandato marcado como Mandato por defecto, según la cuenta bancaria del cliente para el albarán de venta. Si se desea visualizar el mandato, o bien cambiarlo por otro, se deberá acceder mediante el botón Opciones Asignar mandato. Page 23 of 60

24 Figura 41. Opciones del albarán de venta Figura 42. Mandato asociado al albarán de venta Al pulsar esta opción, el programa muestra una nueva pantalla Ver mandato, donde se puede visualizar el mandato asignado según cliente, cuenta bancaria y el marcado como mandato por defecto. Si el usuario precisa cambiar el número de mandato para el albarán de venta en cuestión, podrá buscar el nuevo número de mandato a asignar mediante el botón de búsqueda habilitado a continuación del campo número. Si se desea realizar filtros en la búsqueda de mandatos, se podrá filtrar por: Mandatos vigentes Mandatos no vigentes Todos los mandatos También se podrá acceder a la gestión de mandatos del cliente, mediante el botón de acceso al mantenimiento de mandatos situado a continuación del botón de búsqueda. Si se cambia la cuenta bancaria del cliente por defecto por otra cuenta también del cliente para un albarán de venta en cuestión, también se cambiará automáticamente el número de mandato y se asignará el que corresponda para la nueva cuenta bancaria del cliente. Si el albarán de venta es generado a partir de un pedido de venta, el programa al traspasar el pedido a albarán de venta, en el momento de su creación, también asignará el número de mandato que corresponda según cliente, cuenta bancaria y mandato marcado como mandato por defecto. El programa asigna mandatos cuya fecha fin sea posterior a la fecha de generación del albarán de venta. Page 24 of 60

25 Si el número de mandato que debe asignar el programa automáticamente tiene una fecha fin anterior a la fecha en el momento de la generación del albarán de venta, el programa muestra un aviso informando que no es posible la asignación del mandato de forma automática ya que no está vigente. En este caso, el programa no asignará ningún mandato y será el usuario quien de forma manual asignará un mandato vigente. NOTA: Si existe algún motivo por el cual el programa no puede asignar un número de mandato en el albarán de venta, se mostrará un texto en la cabecera del documento No existe mandato asociado y el usuario de forma manual deberá asignar el mandato correspondiente. 4.6 Asignación del mandato en la factura de venta Al facturar un albarán de venta desde la opción Facturar e Imprimir factura del propio albarán de venta, el programa guardará el número de mandato asignado en el albarán de venta. Si se desea visualizar el número de mandato desde la factura de venta, se podrá consultar mediante el botón Ver mandato. Si se cambia la cuenta bancaria del cliente por defecto, mediante el botón Giros de la pantalla de factura de venta por otra cuenta también del cliente para una factura de venta en cuestión, también se cambiará automáticamente el número de mandato en la factura y en el albarán de venta origen y se asignará el que corresponda para la nueva cuenta bancaria del cliente. También se actualizará el nuevo número de mandato en la previsión de cobro relacionada. 4.7 Asignación del mandato en la previsión de cobro Se ha añadido un nuevo campo en las previsiones de cobro Mandato que permite visualizar el número de mandato asignado a la previsión de cobro. Si la previsión de cobro se ha generado automáticamente a partir de la factura de venta, el programa mostrará automáticamente el número de mandato asignado a la factura de venta y al albarán de venta. Figura 43. Mandato asociado a la previsión de cobro Page 25 of 60

26 Desde este nuevo campo Mandato, se podrá cambiar el número de mandato si se precisa a partir del botón de búsqueda situado a continuación del campo. Si se desea visualizar más información acerca del número de mandato, se podrá acceder a su mantenimiento a partir del botón de acceso al mantenimiento de mandatos del cliente. 4.8 Agrupación manual de previsiones de cobro En la agrupación manual de previsiones de cobro, no se podrán agrupar previsiones de cobro con números de mandatos diferentes. Si se seleccionan diferentes previsiones de cobro con números de mandato diferentes, el programa mostrará un aviso y no dejará seguir. El usuario de forma manual deberá revisar los números de mandato asignados y si es necesario modificarlos. Si se seleccionan diferentes previsiones de cobro con el mismo número de mandato, el programa generará la nueva previsión asignando el número de mandato de las previsiones origen. 4.9 Agrupación automática de Previsiones de cobro En la agrupación automática de previsiones de cobro, no se podrán agrupar previsiones de cobro con números de mandatos diferentes. Si en la acotación seleccionada para realizar la agrupación automática de previsiones, existen previsiones con mandatos diferentes, el programa no generará la agrupación y mostrará un aviso. El usuario de forma manual deberá revisar los números de mandato asignados y si es necesario modificarlos. Si en la acotación seleccionada para realizar la agrupación automática de previsiones, las previsiones tienen el mismo número de mandato, el programa generará la nueva previsión y asignará como número de mandato el número de mandato de las previsiones origen Facturación General de Ventas Se ha modificado la pantalla de Facturación de albaranes del módulo de ventas, menú Facturación, opción Facturación para permitir que en la facturación agrupada de albaranes de venta se pueda agrupar las facturas por mandatos, además de los criterios de agrupación ya existentes. Para ello, se ha añadido una opción de configuración en el Mantenimiento de Empresa / Cfg. Gestión / Opciones Generales / Agrupar facturas por mandato. Esta opción está activada por defecto y al generar la facturación de albaranes de venta, si se opta por la opción agrupada, el número de mandato será un criterio más de la agrupación. Es decir, generará tantas facturas como números de mandato diferentes existan en los albaranes de venta pendientes de facturar del cliente. El proceso, además seguirá con los criterios de facturación agrupada existentes. Page 26 of 60

27 Figura 44. Opción para agrupar facturas por mandato NOTA 1: Al finalizar el proceso de facturación, el programa mostrará el detalle de facturas cuyos mandatos asociados no estén vigentes, para que el usuario los revise y actualice la información si lo precisa. Se visualizan todas las facturas existentes con número de mandatos no vigentes, se hayan generado o no a partir del proceso de facturación actual. NOTA 2: Esta opción de configuración también servirá para la facturación de cuotas. Al activarse, en la facturación de cuotas también discriminará por número de mandato asignado en los albaranes de venta (de cuotas) pendientes Facturación de Cuotas Se ha modificado la generación de cuotas de clientes y su facturación para incluir la gestión de mandatos Mantenimiento de clientes / Cuotas Se ha añadido en el botón Cuota del mantenimiento de clientes, una nueva columna Nº de mandato, donde se deberá indicar el número de mandato asignado a la cuota. El programa, al insertar una cuota, en la nueva columna asigna el número de mandato marcado como mandato por defecto para ese cliente y cuenta bancaria. Desde esta opción, para cada cuota, se podrá consultar la ficha del mandato para visualizar todos los datos del mandato (generar carta de autorización, configurar el mandato ) y acceder al listado de mandatos existentes para el cliente y el usuario si lo precisa podrá seleccionar y asignar un número de mandato mediante los botones. Page 27 of 60

28 Figura 45. Número de mandato en la entrada de cuotas Facturación de Cuotas Se ha modificado la facturación de cuotas para que se tenga en cuenta el número de mandato asignado a cada concepto de cuota para cada cliente. Para ello, se ha añadido una opción de configuración en el Mantenimiento de Empresa / Cfg. Gestión / Opciones Generales / Agrupar facturas por mandato. Esta opción está activada por defecto y su funcionamiento es el detallado en el apartado 5.10 Facturación General de Ventas. NOTA: Al finalizar el proceso de facturación, el programa mostrará el detalle de facturas cuyos mandatos asociados no estén vigentes, para que el usuario los revise y actualice la información si lo precisa. Se visualizan todas las facturas existentes con número de mandatos no vigentes, se hayan generado o no a partir del proceso de facturación actual Remesas Bancarias de Cobro Se ha adaptado la generación de remesas bancarias de cobro con el objetivo de incluir toda la información relativa a los número de mandato y la correcta generación de los nuevos ficheros xml de SEPA. Al generar una remesa bancaria de cobro, seleccionando la opción de Disco (soporte magnético), al seleccionar las previsiones a incluir en la remesa mediante el botón Sel.Previsiones, el programa mostrará una nueva pantalla para que el usuario seleccione el tipo de esquema SEPA a generar: Page 28 of 60

29 Figura 46. Generador de remesas, selección de tipo de esquema SEPA La selección del tipo de esquema puede ser: CSB, CORE, CORE1 y B2B. Según el tipo de instrumento seleccionado, el programa filtrará las previsiones de cobro pendientes a incluir en la remesa. :: CSB: Se trata del formato actual de cuadernos bancarios. Al seleccionar esta opción, los ficheros a generar serán: CSB.19, CSB.58, CSB.32 y ABA. El programa incluirá las previsiones según filtros acotados por el usuario. Sigue el funcionamiento actual de generación de remesas bancarias de cobro. :: CORE: Se trata de un nuevo instrumento SEPA (sustituye al CSB.19). Al seleccionar esta opción, el programa, además de los filtros actuales según las acotaciones de la pantalla de seleccionar previsiones, el programa comprobará que las previsiones que se incluyan tengan: Un mandato asociado Que el mandato sea de tipo CORE :: CORE1: Se trata de un nuevo instrumento SEPA. Al seleccionar esta opción, el programa, además de los filtros actuales según las acotaciones de la pantalla de seleccionar previsiones, el programa comprobará que las previsiones que se incluyan tengan: Un mandato asociado Que el mandato sea de tipo CORE1 Page 29 of 60

30 :: B2B: Se trata de un nuevo instrumento SEPA. Al seleccionar esta opción, el programa, además de los filtros actuales según las acotaciones de la pantalla de seleccionar previsiones, el programa comprobará que las previsiones que se incluyan tengan: Un mandato asociado Que el mandato sea de tipo B2B Para visualizar el tipo de fichero seleccionado, se ha añadido un texto en la cabecera de la remesa que informará del fichero seleccionado: CSB, CORE, CORE1 o B2B: Figura 47.Generador de remesas de Cobro. Etiqueta de tipo de esquema SEPA La Generación del fichero se realizará a partir del botón Generador CSB : Figura 48. Botón Generador de remesas de Cobro. Etiqueta de tipo de esquema SEPA Al pulsar el botón Generador CSB, el programa muestra un desplegable con los diferentes instrumentos disponibles para generar los ficheros: Cuadernos Bancarios: CSB.19 (vigente hasta 02/14), CSB.32, CSB.58 y ABA. El funcionamiento de la generación de dichos ficheros no se ha modificado. Nuevos formatos SEPA: Al pulsar esta opción, el programa comprueba que las previsiones incluidas: Tengan mandato asociado (y que sean del tipo seleccionado previamente) Y que el mandato esté vigente en el momento de realizar la remesa, es decir, que la fecha fin mandato sea posterior a la fecha de remesa. Figura 49. Generador de remesas de cobro Page 30 of 60

31 Si no se cumplen alguna de estas condiciones, el programa muestra un aviso y permite visualizar las previsiones que no cumplen con los requisitos para incluirse en un fichero SEPA. Figura 50. Aviso de previsiones sin mandato vigente Si se pulsa el botón SI, el programa muestra una nueva pantalla con las previsiones que no tienen número de mandato vigente, con posibilidad a navegar a la factura, a la previsión y al mantenimiento de mandato. De esta forma, se podrá corregir lo que se precise y continuar con el proceso de generación del fichero. Figura 51. Previsiones sin mandato vigente Para la generación del fichero, el programa también comprobará el tipo pago del número de mandato asociado a la previsión. Si el tipo de pago es único, el programa no permitirá que el número de mandato esté asociado a más de una previsión, ya que la condición de tipo único implica un único recibo autorizado. Si el tipo de pago es recurrente, el programa controlará que las previsiones incluidas en el fichero con el mismo número de mandato y las generadas anteriormente en otros ficheros para ese mismo número de mandato no supere el nº de efectos informados en el mantenimiento de mandatos para ese número de mandato en cuestión. Una vez generado el fichero el programa actualizará el campo nº efectos procesados del mantenimiento de mandatos para ese número de mandato en función de las previsiones remesadas con el fichero para cada número de mandato. En el último fichero que se pueda generar, es decir, cuando se iguale el valor indicado en nº efectos y en nº efectos procesados, el programa de forma automática dará como procesado el número de mandato y actualizará la fecha fin del número de mandato a la fecha de la última generación del fichero. Al seleccionar un fichero de tipo SEPA, después de realizar las comprobaciones detalladas, el programa mostrará una pantalla para que el usuario indique la siguiente información. Page 31 of 60

32 Se añade un grupo de opciones SDD o SDD Financiado que junto con la casilla Agrupar por fecha de vencimiento permitirá especificar el fichero de SEPA a generar. También se añade un nuevo control que permitirá especificar la fecha de presentación del fichero SEPA a generar. El botón de información que existe en el formulario, según el tipo de remesa que se esté generando (B2B, CORE o COR-1) indicará al usuario las validaciones que se realizarán al generar el fichero SEPA. El funcionamiento de las nuevas opciones será el siguiente: SDD: Generará un fichero XML que corresponderá a la antigua norma CSB 19. SDD y casilla Agrupar por fecha de vencimiento: Generará un fichero XML que corresponderá a la antigua norma CSB 32. SDD Financiado: Generará un fichero XML que corresponderá a la antigua norma CSB 58. Agrupar por fecha de vencimiento: Especificará si los vencimientos que van en el fichero de SEPA se agrupan según la fecha de vencimiento de la previsión. Según se marque o no dicha casilla el fichero a generar corresponderá a la antigua norma CSB 19 o a la antigua norma 32 en caso de que el tipo sea SDD. En caso de que el tipo sea SDD Financiado se desactivará esta casilla quedando marcada por defecto. Fecha cargo: Se utilizará para generar ficheros SDD sin agrupar por vencimientos. Fecha presentación: Se utilizará para establecer la fecha en la que se generará el fichero SEPA y para las validaciones que se realizarán al generar el fichero SEPA. Plantilla: Se deberá seleccionar la plantilla a partir de la cual se generará el fichero. El programa incorpora las plantillas por defecto con los campos obligatorios para cada tipo de instrumento y los campos optativos con valores en blanco o por defecto (Adeudos, Cheques, Transferencias Euro y Transferencias Sepa). Se pueden consultar las diferentes plantillas generadas previamente mediante el botón de búsqueda y acceder al mantenimiento de plantillas Sepa mediante el botón de acceso al mantenimiento situado a continuación del campo Plantilla. Page 32 of 60

33 NOTA: La incorporación de valores diferentes en los campos optativos del formato xml deberán ser definidos mediante esta opción. El funcionamiento de esta opción se detalla más adelante, en el apartado de Plantillas SEPA. Ruta Local: Se deberá indicar la ruta donde se deberá guardar el fichero una vez generado. Al pulsar el botón Aceptar, el programa generará el fichero. Al finalizar, se mostrará un aviso informado del resultado del fichero generado. NOTA: Para generar los ficheros SEPA SDD Core, Core1 y B2B, será obligatorio el código IBAN y el código BIC/SWIFT. En caso de que no se cumpla alguna de las validaciones que se realizan al generar un fichero SEPA se mostrará un formulario con las incidencias correspondientes a cada previsión. Se realizan validaciones según mandato o según fechas: - - Según mandato se validan las previsiones para que cumplan lo siguiente: o Que tengan mandato informado. o Que el mandato tenga fecha de firma. o Que el mandato esté vigente. o Para remesas B2B que no existan mandatos migrados, es decir, aquellos cuya fecha firma sea 31/10/09. Según fechas se validan las previsiones para que cumplan lo siguiente: o En caso de realizar un fichero SDD agrupando por vencimientos (antes CSB 32) o un fichero SDD Financiado (antes CSB 58): Para remesas CORE: Page 33 of 60

34 La fecha de vencimiento debe ser superior o igual a 4 días desde la fecha de presentación para adeudos RECURRENTE Y FINAL. La fecha de vencimiento debe ser superior o igual a 7 días desde la fecha de presentación para adeudos PRIMERO y ÚNICO. Para remesas COR-1 o B2B: La fecha de vencimiento debe ser superior o igual a 2 días desde la fecha de presentación. En caso de realizar un fichero SDD sin agrupar por vencimientos (antes CSB 19) no se mostrará el formulario de incidencias pero se presentará un mensaje según las siguientes casuísticas: - Para remesas CORE: o La fecha de cargo debe ser superior o igual a 4 días desde la fecha de presentación para adeudos RECURRENTE Y FINAL. o La fecha de cargo debe ser superior o igual a 7 días desde la fecha de presentación para adeudos PRIMERO y ÚNICO. o Para remesas COR-1 o B2B: 4.13 La fecha de cargo debe ser superior o igual a 2 días desde la fecha de presentación. Remesas Bancarias de Pago Se ha adaptado la generación de remesas bancarias de pago con el objetivo de incluir la correcta generación del nuevo ficheros xml SCT de SEPA. Al generar una remesa bancaria de pago, seleccionando la opción de Disco (soporte magnético), una vez seleccionadas las previsiones a incluir en la remesa se deberá seleccionar el tipo de esquema a generar. Al pulsar el botón Generador CSB, el programa muestra un desplegable con los diferentes instrumentos disponibles para generar los ficheros: La selección del tipo de esquema puede ser: CSB.34, CSB.68, CSB.34-1, ABA y SEPA. :: Cuadernos bancarios: Son los cuadernos actuales (CSB.34 vigente hasta 02/14, CSB.68, CSB.34-1 y ABA). El funcionamiento de la generación de dichos ficheros no se ha modificado. :: Nuevo formato SEPA: Se trata del nuevo formato SCT para transferencias de Sepa. Page 34 of 60

35 Figura 52. Generador de remesas de pago Al seleccionar la opción SEPA, el programa mostrará una pantalla para que el usuario indique la siguiente información: :: Tipo de Orden: Se deberá seleccionar si el fichero a generar es del tipo transferencia o cheche. Por defecto, está activada la opción de transferencia. :: Plantilla: Se deberá seleccionar la plantilla a partir de la cual se generará el fichero. El programa incorpora las plantillas por defecto con los campos obligatorios para cada tipo de instrumento y los campos optativos con valores en blanco o por defecto (Adeudos, Cheques, Transferencias Euro y Transferencias Sepa). Se pueden consultar las diferentes plantillas generadas previamente mediante el botón de búsqueda y acceder al mantenimiento de plantillas Sepa mediante el botón de acceso al mantenimiento situado a continuación del campo Plantilla. NOTA: La incorporación de valores diferentes para los campos optativos del formato xml deberán ser definidos mediante esta opción. El funcionamiento de esta opción se detalla más adelante, en el apartado de Plantillas SEPA. :: Ruta Local: Se deberá indicar la ruta donde se deberá guardar el fichero una vez generado. Figura 53. Generar fichero SEPA Al pulsar el botón Aceptar, el programa generará el fichero. Al finalizar, se mostrará un aviso informado del resultado del fichero generado. NOTA: Para generar los ficheros SEPA SDD Core, Core1 y B2B, será obligatorio el código IBAN y el código BIC/SWIFT. Page 35 of 60

36 Transferencias urgentes En caso de que realizar ficheros SEPA de transferencias se permitirá identificar las transferencias como urgentes a partir de la plantilla de Transferencias SEPA, indicando en el campo CodigoLocalTr el valor SDCL Nuevo Menú SEPA Se ha añadido en el menú de Contabilidad de Eurowin un nuevo menú SEPA, que incorpora las siguientes opciones: Comprobación de autorizaciones pendientes Plantillas de SEPA Figura 54. Opciones menú SEPA Comprobación de autorizaciones pendientes Se trata de un nuevo listado de Comprobación de autorizaciones pendientes que permite listar las autorizaciones solicitadas por la empresa a los clientes que aún estén pendientes de aceptar. La acotación del listado consta de los siguientes filtros: :: Fechas de envío: Se deberá acotar el rango de fechas de envío a incluir en los datos a mostrar en el listado. La fecha de envío es la fecha del envío de la carta de autorización al cliente. Esta fecha se informa en el mantenimiento de mandatos para cada número de mandato a autorizar por el cliente (campo fecha carta). :: Cliente: Se deberá acotar el rango de clientes a incluir en los datos a mostrar en el listado para visualizar sus autorizaciones pendientes. :: Estado de las autorizaciones: Se deberá seleccionar el estado de las autorizaciones a mostrar en el listado. Se podrá elegir entre: pendientes, recibidas o todas. Page 36 of 60

37 Figura 55. Acotación del listado de comprobación de autorizaciones pendientes El resultado del listado mostrará la siguiente información: :: Cliente: Muestra el código de cliente. :: Nombre: Muestra el nombre del cliente. :: Nº de Mandato: Muestra el nº de mandato del cliente. :: Fecha envío: Muestra la fecha de envío de la carta de autorización para ese número de mandato y cliente. :: Pendientes: Si se trata de una carta de autorización pendiente, el check estará activado. Si se muestra desactivado, la autorización está recibida, es decir, existirá valor en el campo fecha firma del mantenimiento de mandatos para ese número de mandato del cliente. Figura 56. Resultado del listado de comprobación de autorizaciones pendientes El listado permite navegar a la ficha del cliente y al mantenimiento de mandatos. Figura 57. Botones de navegación del listado de comprobación de autorizaciones pendientes Plantillas de SEPA Los ficheros xml SEPA (Adeudos SDD y Transferencias SCT) generados en las remesas por el programa incorporan los diferentes campos obligatorios especificados en el formato SEPA para cada uno de ellos. Los campos optativos se generan en el fichero con valores en blanco o con los valores por defecto definidos en las plantillas estándar. La incorporación de valores diferentes en los campos optativos en el formato xml se podrán definir mediante esta opción de Plantillas de SEPA. NOTA: En el momento de la generación del fichero en las remesas bancarias de cobro y pago se deberá especificar la plantilla SEPA a utilizar, sea estándar (únicamente con Page 37 of 60