PLATAFORMA DE RECEPCIÓN DE FAC- TURAS ELECTRÓNICAS GE-FACTURA

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1 PLATAFORMA DE RECEPCIÓN DE FAC- TURAS ELECTRÓNICAS GE-FACTURA Manual Proveedor Versión 5.0 Fecha: Septiembre 2011 Pagina 1 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

2 Índice de contenido 1 Introducción El portal Ge-Factura Estructura de la pantalla Explicación de las carpetas Nodo "en Borrador" Nodo "Procesadas" Sobre la grabación de facturas Introducción Sistemas NO on-line Aplicación Web Flujo de mensajes Acciones sobre facturas Introducción Acciones Opciones generales Menú "Ver" Menú "Carpeta" Edición de facturas Previsualizar facturas Consultas Introducción Acciones sobre las carpetas de consultas Nueva Consulta Criterios de consulta Explicación de los botones Modificar Criterios de consulta Duplicar Consulta Eliminar Consulta Otras acciones Acciones sobre las facturas de una consulta Herramientas Libreta de Interlocutores Puntos operacionales Puntos operacionales Lógicos: Tipos de departamento destinatario en la Administración Opciones de la Libreta de interlocutores Cómo actualizar los datos de la libreta de interlocutores Cómo buscar un interlocutor Cómo añadir permisos a un usuario sobre las facturas de otro Cómo delegar permisos a otro usuario o empresa Cómo revocar permisos cedidos previamente a otro usuario o empresa Opciones sobre interlocutores Menú contextual de opciones sobre Puntos Operacionales Crear un nuevo Punto Operacional Modificar datos de un punto operacional Eliminar un punto operacional (Ag. Factoring) Datos de un Interlocutor Propio Opciones de administración Cambiar Contraseña Paso Paso 2. - Pregunta y Respuesta Paso 3. -Contraseña Cambio de Opciones Generales Crear usuario...29 Pagina 2 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

3 1 INTRODUCCIÓN. 1.1 El portal Ge-Factura La aplicación portal Ge-Factura permite al usuario consultar los documentos electrónicos que le sean enviados por un interlocutor externo desde cualquier parte del mundo, con la ayuda de un navegador de internet como por ejemplo (Internet Explorer, Netscape, etc.). A grandes rasgos, permite: Editar documentos factura con una pantalla de edición. Visualizar e imprimir listados de los documentos enviados. Agrupar los documentos mediante filtros para una mejor gestión. Realizar búsquedas de documentos. Es importante tener en cuenta que esta es una plataforma de envío y recepción de facturas electrónicas. Una vez se ha enviado la factura a la administración, en el nodo Procesadas se reflejarán, de momento, sólo dos posibles estados de tramitación: que la factura ha sido registrada de entrada en la administración o que ha sido devuelta por la misma, con su correspondiente registro de salida y motivo de devolución, en su caso. 1.2 Estructura de la pantalla Portal Ge-Factura tiene la siguiente estructura: Parte izquierda. Un árbol de carpetas donde se pueden distinguir directorios para identificar las facturas en proceso y los facturas enviadas. Al lado del nombre de cada carpeta se visualiza el número de facturas que hay depositadas en cada una de ellas. Parte central. Un listado de las facturas que hay depositadas en la carpeta seleccionada. Pagina 3 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

4 En la pantalla principal se distinguen los siguientes puntos: (A) Menú principal del portal ge-factura, donde: Menú Facturas. contiene opciones generales relacionadas con las facturas. Menú Herramientas. Contiene opciones para la gestión de la libreta de interlocutores. Menú Administración. Contiene opciones para la gestión de datos de usuario (contraseña), y opciones Generales de la aplicación. (B) Carpeta seleccionada del árbol de directorios. En el ejemplo se trata de la carpeta En borrador. El Número Indica el número de documentos que hay almacenados en la carpeta. Al seleccionar la carpeta, se listarán en la parte central los documentos de la carpeta seleccionada. (C) Barra de herramientas con las opciones que se pueden realizar sobre los documentos listados de la carpeta seleccionada. (D y E) Menús desplegables con las opciones que se pueden realizar sobre los documentos listados de la carpeta seleccionada o sobre la propia carpeta. Este menú se muestra al pulsar el botón derecho del ratón, cuando el cursor esta situado sobre el panel de documentos o sobre el árbol de carpetas, en la parte izquierda del panel de control. Pagina 4 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

5 1.3 Explicación de las carpetas. Portal Ge-Factura cuenta con una serie de nodos para agrupar las facturas según situación Nodo "en Borrador" En el nodo En borrador se almacenan las facturas que están siendo editadas por el usuario. Una vez completadas pueden enviarse pasando al estado Emitido. Que una factura En Borrador esté en rojo significa que tiene algún error. Para conocer el motivo del error hay que seleccionar la factura y con el botón derecho del ratón mostrar el menú contextual. Desde aquí ir a la opción: Menú contextual, submenú Ver: opción Contenido. Se muestra así una pantalla dividida en varias pestañas. La pestaña Errores solo aparecerá si existen errores en el documento. Esta pestaña describe los errores que se han encontrado Nodo "Procesadas" Los nodos de facturas procesadas contienen las facturas que han sido enviadas. Emitidas: En esta carpeta se almacenan las facturas enviadas por el proveedor, pendientes de confirmación de registro por parte de la administración. Registradas: En esta carpeta se almacenan las facturas en situación "Registrada". Al registrar una factura el proveedor recibe una notificación con el nº de registro y la fecha de registro. La factura pasa de Emitidas a Registradas Devueltas: En esta carpeta se almacenan las facturas devueltas por la administración. Facturas afectadas por algo que impide su pago, (sea por una causa de negocio o por temas técnicos). Es una situación final. Nodo "Consultas" Contiene las consultas que crea el usuario para gestionar mejor la búsqueda de documentos. Para más información ver Consultas Motivo de devolución Pagina 5 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

6 Para poder conocer el motivo por el cual una factura está en estado igual a Devueltas se debe hacer lo siguiente: Paso 1 -. Ir a la carpeta Devueltas y tras localizar la factura, observar la información reflejada en la columna "ESTADO" (esta columna refleja el estado lógico del mensaje, que normalmente coincide con la carpeta en la que se encuentra). Paso 2 -. Si ESTADO es igual a "Devuelta" quiere decir que la factura se ha devuelto por la intervención de algún usuario. En ese caso, el usuario que ha realizado la devolución debe haber indicado un motivo de devolución. Para verlo hay que hacer clic en el botón derecho sobre la factura y del menú contextual seleccionar la opción Ver motivos de devolución. Paso 3 -. Si el estado es "Errónea" quiere decir que ha habido algún problema de procesamiento en la plataforma y la factura ha sido devuelta automáticamente al emisor. En este caso, para conocer el motivo del error hay que ir a la opción del menú contextual (botón derecho sobre la factura) Ver contenido y una vez allí ir a la pestaña "Información". En la sección Auditoría aparecerán los errores técnicos que han ocasionado el que la factura se halle en ese estado. Nota: Si seleccionamos el nodo principal "Procesadas" en el grid aparecerán todos los documentos, diferenciados por la columna "Estado" Pagina 6 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

7 2 SOBRE LA GRABACIÓN DE FACTURAS 2.1 Introducción Las facturas pueden ser grabadas en la plataforma a través de diferentes vías: 2.2 Sistemas NO on-line Se pueden usar los sistemas NO on-line, por ejemplo, haciendo uso del servicio web de la plataforma, cuya definición está en un documento publicado en el apartado de Documentación y Requisitos Técnicos del portal Importante: Las facturas así publicadas o grabadas deben cumplir unos requisitos: Son emitidas directamente, salvo error. Deben ir en formato gefactura y, además, Deben ir firmadas según los criterios que se explican en el portal. 2.3 Aplicación Web Usar la aplicación web, que, a su vez, ofrece dos mecanismos: 1. Usando los formularios de edición para introducir todos los datos de la factura. En este caso, los datos se graban, directamente en formato gefactura. Para generar una nueva facturas y/o modificar una en estado borrador, se usarán las opciones: Nueva factura. Permite generar una nueva factura en blanco. Las nuevas facturas aparecerán en la carpeta en Borrador. Editar. Permite editar una factura ya creada. Duplicar. Permite duplicar la factura seleccionada para crear una copia y editarla. Las Facturas duplicadas aparecerán siempre en el nodo en Borrador. Puede servir para aprovechar algunos datos de la factura original y no empezar desde cero. Nota: Las opciones están disponibles en distintos menús contextuales y barras de herramienta como se explicará más adelante. 2. Importando los datos de la factura desde fichero. La opción de importación la encontraremos en el menú principal: Facturas - Importar: Pagina 7 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

8 3. En caso de optar por la opción de importar los datos de una factura a partir de un fichero, el formato de dicho fichero puede ser uno de los siguientes: 3.1.XML en formato gefactura 3.2.XML en formato facturae 3.1. en este caso, una vez importados los datos, la factura se quedaría en estado Borrador y a través de las pantallas de edición se completarían los datos adicionales requeridos en formato gefactura, imprescindibles para poder emitirlas. Importante: Las facturas que se importan a la plataforma usando la aplicación on-line, a partir de un fichero, NO pueden ir firmadas. Pagina 8 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

9 2.4 Flujo de mensajes. Edición y creación de una factura, En Borrador : estado durante el cual se puede modificar los datos de la factura. Sale de aquí cuando se emite o envía el documento. Procesadas : una vez se ha enviado la factura, ya no se pueden editar ni manipular. Se recibirá notificación de dos posibles estados de tramitación: cuando la factura ha sido registrada de entrada en la administración y, en su caso, cuando ha sido devuelta por la misma, con su correspondiente registro de salida y motivo de devolución. Pagina 9 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

10 3 ACCIONES SOBRE FACTURAS. 3.1 Introducción Sobre las facturas se pueden realizar diferentes acciones. Para ello primero se debe seleccionar y luego, pulsar la opción correspondiente de la barra de herramientas (A) o del menú desplegable (B), como se puede ver en la siguiente imagen: Para seleccionar varias facturas se puede hacer uso de las siguientes teclas Teniendo seleccionada una factura, pulsar la tecla Shift y, al mismo tiempo, pulsar con el botón izquierdo del ratón otra factura del panel. De esta forma se seleccionan todas las facturas entre la primera y la última seleccionadas. Teniendo pulsada la tecla Ctrl, se puede seleccionar varias facturas pulsando con el botón izquierdo del ratón. 3.2 Acciones. En este punto se explican todas las acciones que se pueden realizar sobre las facturas Opciones generales Nueva factura. Permite generar una nueva factura en blanco. Las nuevas facturas aparecerán en la carpeta en Borrador. Duplicar. Permite duplicar la factura seleccionada para crear una copia y editarla. Las Facturas duplicadas aparecerán siempre en el nodo en Borrador. Puede servir para aprovechar algunos datos de la factura original y no empezar desde cero. Editar. Permite acceder a la pantalla de edición de la factura seleccionada. Si la factura sigue en borrador es posible realizar cambios y guardarlos. Si la factura ya ha sido enviada la pantalla se visualizará en modo "Solo Lectura". Previsualizar. Permite visualizar un documento con el aspecto que tendría la fac- Pagina 10 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

11 tura en formato papel. Existe la posibilidad de configurar más de un tipo de informe para la previsualización e impresión del contenido de la factura. En ese caso, se mostraría un cuadro de diálogo para seleccionar el tipo correspondiente. Exportar Contenido. Permite exportar el contenido de la factura, en un formato XML, a un fichero. Exportar Fuente. Permite exportar la factura, también en formato XML, con la firma incluida. Enviar. Permite enviar facturas a la administración, una vez enviadas las facturas pasan del nodo en Borrador a Procesadas Borrar. Permite eliminar facturas. Las facturas eliminadas no pueden ser recuperadas Menú "Ver" Contenido. Permite ver el contenido de la factura. Esto es, el código original en el que viene codificada la factura, XML. Fuente. Permite ver todos los datos del intercambio o sobre en el que viene contenida la factura. Ver Información de log. Permite ver información general del documento seleccionado. Certificado. Permite ver información del certificado con el que ha sido firmada la factura Menú "Carpeta" Configuración de columnas. Permite configurar las columnas que aparecen en la parte superior del panel que muestra la lista de facturas. Esto es, ocultar o hacer visibles las columnas que el usuario elija. Exportar cabeceras. Permite exportar el contenido de la carpeta seleccionada a un fichero con formato ".csv". Los ficheros.csv (del inglés comma- separated values) son un tipo de documento sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas (o punto y coma en donde la coma es el separador decimal: España, Francia, Italia...) y las filas por saltos de línea. Los campos que contengan una coma, un salto de línea o una comilla doble deben ser encerrados entre comillas dobles. Búsqueda de facturas. Permite buscar documentos en el nodo seleccionado. Para anular el filtrado y volver a visualizar todos los documentos apretar en el icono que aparece junto a la barra de herramientas. Nota: en el formulario de búsqueda, sólo se pueden realizar búsquedas por las columnas configuradas como visibles. Eliminar documentos: permite eliminar todos los documentos de la carpeta actual. Pagina 11 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

12 Refrescar. Permite refrescar el contenido del grid 3.3 Edición de facturas A la pantalla de Edición de facturas se accede desde la opción Nueva factura y desde la opción Editar una factura. La opción Nueva factura permite crear nuevas facturas. Desde esta pantalla se puede introducir la información de manera manual, desde cero. La opción Editar una factura, permite realizar cambios en la factura, si la factura se encuentra En borrador, o bien acceder a los datos de la factura en modo Solo lectura. El detalle de productos y servicios puede modificarse para organizar el orden y el número de columnas que se desean visualizar con la opción Configuración de columnas. Desde esta pantalla pueden realizarse cálculos que cuadren los totales de la factura. Desde esta pantalla pueden enviarse las facturas con la opción Guardar y Enviar, o bien pueden guardarse para seguir siendo editados posteriormente con la opción Guardar. En ambos casos se realizará una validación previa y se señalarán los posibles errores. Desde esta pantalla también puede lanzarse una previsualización en PDF del documento con la opción informe. (Ver apartado Previsualizar factura) Desde aquí también se pueden adjuntar documentos anexos a la factura. Para más información consultar la guía de la pantalla de edición de la factura 3.4 Previsualizar facturas. La opción Previsualizar permite crear un fichero PDF con la información de la factura en un formato Din-A 4 para su impresión. La opción previsualizar está disponible desde: El menú contextual de documentos: opción Previsualizar (los documentos seleccionados). El menú contextual de carpetas: opción Previsualizar. (todos los documentos de la carpeta). Al seleccionar la opción Previsualizar aparece en pantalla un diálogo de selección. (a esta ventana también se accede desde la opción Informe de la pantalla de Edición de facturas): Listado completo. Contiene toda la información recogida en el documento que se está previsualizando. Listado simple. Contiene solo la información más relevante. Pagina 12 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

13 4 CONSULTAS 4.1 Introducción. Para que el usuario pueda realizar una mejor gestión de los documentos, la aplicación portal Ge-Factura permite la creación de consultas, de manera que el usuario pueda tener la información configurada según su visión de la gestión de los mensajes. Por ejemplo puede tener una consulta para clasificar los documentos de un intervalo de tiempo determinado o de un interlocutor concreto. Al pulsar sobre el nodo Consultas se puede crear una nueva consulta: 1. Temporal: si marcamos la consulta como Temporal permanecerá hasta el final de la sesión y se eliminará en el momento que salgamos de la aplicación. 2. No Temporal o permanente: si no la marcamos como Temporal la veremos cada vez que entremos a la aplicación. Los criterios por los que podemos definir nuestras consultas son los que se muestran en la siguiente imagen de la ventana de Criterios de consulta. Para mayor detalle ver apartado Criterios de consulta dentro de Nueva consulta. 4.2 Acciones sobre las carpetas de consultas Con el botón derecho, pulsado cuando estamos situados sobre una carpeta de consulta, se muestra el siguiente menú de acciones sobre dicha consulta: Pagina 13 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

14 Nueva consulta. Permite crear una nueva consulta desde cero. Equivale a seleccionar el nodo Consultas. Duplicar consulta. Permite crear una nueva consulta partiendo de las mismas opciones de consulta de la seleccionada. Criterios de consulta. Permite modificar los criterios de la consulta seleccionada. Eliminar consulta. Permite eliminar la consulta seleccionada. Los documentos listados en esta consulta no se ven afectados Nueva Consulta Para crear una carpeta personal, se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1 - Pulsar sobre la carpeta "Consultas" en el árbol principal o sobre la opción "Nueva consulta" del menú contextual que aparece sobre una consulta ya creada. Paso 2 - A continuación se muestra la ventana de Criterios de consulta. Se rellenan los que usaremos para filtrar nuestra consulta. Paso 3 - Una vez definidos los valores del criterio de consulta, si se pulsa el botón Aceptar, se creará una nueva carpeta de consulta a nivel del Pagina 14 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

15 nodo Consultas en el árbol principal y se mostrarán en el panel central la lista de las facturas que cumplan los criterios indicados en el formulario Criterios de consulta. Nombre de consulta. Permite darle un nombre a nuestra consulta. Es obligatorio. Estado. Permite indicar la situación de las facturas, como por ejemplo "En borrador", "Emitidas", "Registradas", "Devueltas". etc. Origen. Permite indicar el emisor del documento. Destino. Permite indicar el departamento destinatario de la factura. Se debe seleccionar de una lista que se muestra pulsando el botón. Si se quiere eliminar el valor elegido, se pulsa el botón de borrado. Departamento de entrega. Permite indicar el departamento de entrega de destino de la mercancía (Departamento de entrega). Este valor también es seleccionable de la Lista de departamentos. Para los siguientes datos, se pueden indicar intervalos: Numero de Factura. Permite indicar el número o intervalo de los documento buscados. Ejemplo 1: Si por ejemplo se está buscando el mensaje 3001, se debe indicar el número de documento tanto en el campo "desde" como en el campo "hasta" que hacen referencia al número de documento. Ejemplo 2: Si por ejemplo se está buscando los mensajes que van desde el número 3000 al 4500, se debe indicar en el campo "desde", el valor 3000 y en el campo" hasta", el valor 4500 que hacen referencia al número de documento. Fecha de Factura. Permite indicar la fecha de creación del documento. Si se pulsa el botón adjunto se accede a un calendario donde poder seleccionar la fecha. Nº registro de entrada. Permite indicar el nº de registro o intervalo asociado al documento o documentos Fecha Registro de entrada. Permite indicar la fecha de registro del documento, esto es, la fecha/hora de cambio de situación. Si se pulsa el botón adjunto se accede a un calendario donde poder seleccionar la fecha. Total a ejecutar. Permite indicar el total a ejecutar de la factura o intervalo asociado al documento o documentos. Orden. Permite indicar los diferentes campos por los que se puede ordenar el listado de documentos que se obtengan. A su vez se puede indicar si el orden preferido es "Ascendente" o "Descendente". Pagina 15 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

16 4.2.3 Explicación de los botones Botón "Aceptar". Permite guardar el filtro configurado creando una nueva "Consulta" Botón "Cancelar". Permite cancelar la edición del filtro creado Modificar Criterios de consulta Esta opción nos da acceso a la ventana con la que se editan los criterios de la consulta. Paso 1 - Seleccionar la carpeta de consulta que se quiera modificar. Paso 2 - Pulsar sobre la opción el botón derecho. Criterios de consulta del menú que se activa con Paso 3 - Modificar los criterios de la consulta desde la ventana de edición de Criterios de consulta Duplicar Consulta Esta opción sirve para crear una nueva consulta a partir de otra ya existente cuyos criterios no cambian mucho. Una vez duplicada, se pueden modificar los criterios necesarios mediante la opción Criterios de consulta. Paso 1 - Seleccionar la carpeta de consulta que se quiera duplicar. Paso 2 - Pulsar sobre la opción Duplicar consulta del menú que se activa con el botón derecho. Pagina 16 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

17 Paso 3 - Seleccionar la carpeta resultante de duplicar. Paso 4 - Pulsar sobre la opción Criterios de consulta del menú que se activa con el botón derecho para editar los criterios y modificarlos Eliminar Consulta Para eliminar una consulta, se debe realizar lo siguiente: Paso 1 - Seleccionar la carpeta de consulta que se quiera eliminar. Paso 2 - Pulsar sobre la opción Eliminar consulta del menú. 4.3 Otras acciones Eliminar documentos. Permite eliminar todos los documentos de la carpeta actual. Previsualizar. Permite visualizar la copia impresa de todas las facturas de la consulta. Exportar cabeceras. Permite exportar la lista de facturas de la consulta a un fichero con formato ".csv" o excel. Nota: Ver más detalle en el siguiente apartado del manual Refrescar carpetas. Permite refrescar la lista de facturas que cumplen los criterios de la consulta. Configuración de columnas. Permite configurar las columnas cuyas cabeceras aparecen, en gris, en la parte superior del panel central que muestra la lista de facturas. Esto es, ocultar o hacer visibles las columnas que el usuario elija. Pagina 17 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

18 4.3.1 Acciones sobre las facturas de una consulta. Las opciones sobre las facturas de una consulta son las mismas que sobre cualquier otra carpeta. Ver Acciones sobre facturas Pagina 18 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

19 5 HERRAMIENTAS 5.1 Libreta de Interlocutores Para acceder a la libreta de interlocutores, se debe pulsar la opción "Libreta de interlocutores" del menú "Herramientas". En la estructura en árbol de la libreta de interlocutores, se diferencian los puntos operacionales propios y los puntos operacionales externos Puntos operacionales Diferencia entre externos y propios Externos: son los puntos operacionales que corresponden a los interlocutores externos, aquellos a los cuales se envían documentos. Nota: En el caso de la Generalitat Valenciana equivaldría a las entidades oficiales y Consellerias y departamentos que reciben las facturas y/o mercancías enviadas por los proveedores. Propios: son los puntos operacionales que pertenecen a la estructura administrativa propia. Nota: En el caso del proveedor equivaldría o bien a la empresa que factura o bien al agente de facturación (cesión de crédito) que factura en su nombre. Físicos y Lógicos. Dentro de los puntos operacionales, ya sean externos o propios, existen dos tipos de puntos operacionales distintos. Físicos: Se trata de un punto operacional principal del cual dependen toda una estructura de puntos lógicos. Pagina 19 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

20 Lógicos: Los puntos operacionales lógicos corresponden a niveles inferiores respecto del punto Físico. Por ejemplo, para la Generalitat Valenciana, el punto operacional físico sería la entidad Oficial y dependiente de este nodo principal estarían albergados los puntos operacionales lógicos, como los distintos departamentos y posibles subdepartamentos. Toda esta estructura estaría formada por puntos operacionales lógicos, dependientes del principal Puntos operacionales Lógicos: Tipos de departamento destinatario en la Administración. Uno de los objetivos que se persigue en esta plataforma de facturación electrónica, en la Administración de la Generalitat, es que las facturas electrónicas sean recibidas, directamente, en el departamento competente correspondiente, esto es, el responsable de iniciar la tramitación administrativa de la factura. Con este objetivo, el formato permite que las facturas emitidas electrónicamente incluyan: 1. Obligatoriamente, Un identificador del punto operacional correspondiente al departamento al que se emite la factura, que llamaremos, el Departamento Destinatario de la misma. 2. Opcionalmente, El punto operacional que es lugar de entrega del servicio, obra o suministro por el que se está facturando. Si no es necesario especificar en la factura este punto operacional distinguiéndolo del anterior, se puede indicar como Lugar de Entrega el mismo P.O indicado como destinatario, siempre que esté tipificado dicho P.O adecuadamente, según los tipos que se explican a continuación. Así pues, es la propia Administración de la Generalitat de la comunidad Valenciana la que define y da publicidad a los diferentes puntos operacionales (Externos) que sirvan a tales fines, tipificándolos de la siguiente manera: Departamentos receptores de facturas: corresponde a un P. O. de la administración que reciben las facturas. Departamentos receptores de mercancías: corresponde a un P. O. de la administración destinatarios de las mercancías o servicios por los que se facturan. Departamentos receptores de facturas y mercancías: corresponde a un P. O. de la administración que se pueden especificar en la factura tanto como destinatario de la factura como Lugar de entrega del servicio/mercancía. Pagina 20 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

21 5.2 Opciones de la Libreta de interlocutores. Las opciones del menú principal de la pantalla "Libreta de interlocutores" son: Salir: permite salir de la libreta de interlocutores. Refrescar: permite refrescar la información de la libreta de interlocutores. Administración permisos. Permite gestionar los permisos de un usuario sobre la visualización de las facturas de otro. Se trata de un menú desplegable Añadir Permisos: permite asociar al usuario actual los permisos de visualización de las facturas de otro. De modo que el usuario puede ver las facturas generadas por ese interlocutor cuando entra en la estación. Para ello es necesario indicar la contraseña de ese usuario. Delegar Permisos: permite ceder a otra empresa los permisos de visualización de las facturas de la empresa actual. Para ello no es necesario conocer su contraseña solo su código de usuario. Dicha empresa podrá ver las facturas de la empresa actual. Revocar Permisos: Permite anular una delegación de Permisos realizada previamente. Para ello también es necesario solo el código de la empresa. Dicha empresa dejará de ver las facturas de la empresa actual. También está disponible una herramienta de filtrado que permite mostrar solo aquellos interlocutores que coincidan con el criterio de búsqueda Cómo actualizar los datos de la libreta de interlocutores. Para actualizar los datos de la libreta de interlocutores se debe pulsar el botón "Refrescar" de la barra de herramientas. Pulsando esta opción se sincronizan los datos de la libreta de interlocutores con los datos que hay cargados en el servidor. Esta opción, se utiliza en situaciones muy poco frecuentes, como por ejemplo cuando los datos de un interlocutor se han modificado desde el servidor en lugar de hacerlo desde aplicación Portal Ge-Factura, ya que la libreta se actualiza cada vez que se inicia una sesión de la aplicación Portal Ge-Factura Pagina 21 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

22 5.2.2 Cómo buscar un interlocutor Para buscar un interlocutor, se debe indicar el "Nombre" o el "Código" del interlocutor en la sección "Filtro" del formulario y pulsar el botón "Filtrar". Una vez pulsado el botón se mostrarán en el formulario, solamente los puntos que cumplan el filtro de búsqueda indicado. Para que se vuelvan a mostrar todos los interlocutores de la libreta de direcciones se debe eliminar el filtro, pulsando el botón "Cancelar" que se muestra al lado del botón "Filtrar" de la sección "Filtro" del formulario, cuando se ha realizado una búsqueda Cómo añadir permisos a un usuario sobre las facturas de otro. Añadir los permisos de un usuario a otro distinto permite que este último pueda ver facturas generadas por dos o más empresas. Esto puede ser necesario si la empresa cambia de NIF o para concentrar la gestión de un grupo de empresas con distintos NIF en un solo usuario principal Paso 1 - Acceder con el usuario que se quiera convertir en principal. Paso 2 - Una vez en la libreta de interlocutores, seleccionar la opción Añadir Permisos, del menú desplegable Administración permisos. Paso 3 - Indicar en el formulario emergente el usuario y contraseña del Interlocutor del cual se desea obtener permisos. Paso 4 - El proceso finaliza al Aceptar. De ese modo al entrar con el usuario principal aparecerán las facturas de ambos interlocutores y a la hora de emitir facturas el usuario Principal podrá escoger como origen cualquiera de los puntos operacionales propios. Nota: El usuario cuyos permisos han sido añadidos de este modo al usuario principal sigue estando habilitado y puede acceder normalmente a sus propias facturas Cómo delegar permisos a otro usuario o empresa. Delegar permisos en otro usuario permite compartir con otro usuario las facturas del usuario actual. El usuario que cede los permisos sin embargo no gana ni pierde ningún privilegio, sigue viendo solamente sus propias facturas. Paso 1 - Acceder a la aplicación. Paso 2 - Una vez en la libreta de interlocutores, seleccionar la opción Delegar Permisos, del menú desplegable Administración permisos. Pagina 22 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

23 Paso 3 - Indicar en el formulario emergente el NIF del usuario al cual se desea permitir ver las facturas del usuario actual. (No es necesario conocer su contraseña). Paso 4 - El proceso finaliza al Aceptar. El usuario actual no pierde sus permisos, solo los comparte. En cualquier momento esta cesión de privilegios puede ser Revocada Cómo revocar permisos cedidos previamente a otro usuario o empresa. Revocar permisos sobre un determinado usuario o empresa solo es posible si previamente se le han delegado permisos con la opción Delegar permisos. El usuario que ha cedido los permisos puede anular esa acción siempre que quiera y la otra empresa no podrá ya acceder a los documentos emitidos por él. Paso 1 - Acceder a la aplicación. Paso 2 - Una vez en la libreta de interlocutores, seleccionar la opción Revocar Permisos, del menú desplegable Administración permisos. Paso 3 - Seleccionar en el formulario emergente el código de la empresa o usuario sobre la cual desea revocar una cesión de permisos previa. El formulario muestra un listado desplegable si hay al menos una cesión de permisos activa, Si no existe ninguna cesión activa aparecerá el mensaje. "Este usuario no tiene delegados sus permisos a ningún otro usuario" Paso 4 - El proceso finaliza al Aceptar. 5.3 Opciones sobre interlocutores. Las siguientes opciones están disponibles en la libreta de interlocutores Menú contextual de opciones sobre Puntos Operacionales. Para un usuario Proveedor las opciones están limitadas. En los puntos operacionales Externos. Consultar: permite consultar los datos del usuario externo seleccionado. En los puntos operacionales Propios. Editar: permite acceder a la pantalla de propiedades del punto operacional seleccionado y modificar algún dato. Nuevo: permite añadir un nuevo punto agente de factoring a la estructura interna. Solo aparece si se selecciona un punto operacional Pagina 23 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

24 físico. Borrar: permite eliminar un punto operacional lógico seleccionado. (No se puede borrar un punto físico, solo agentes de factoring.) Crear un nuevo Punto Operacional Los usuarios pueden crear uno o varios puntos operacionales dependientes de su punto operacional principal. Esta funcionalidad permite única y exclusivamente generar identificaciones en la libreta para los Agentes de factoring [1] del proveedor, y poder seleccionarlos posteriormente en la pantalla de Edición de la factura, dentro de la pestaña Cesión de crédito - Ag. Factoring. Paso 1 - Se debe seleccionar el punto operacional propio del proveedor y pulsar la opción "Nuevo" del menú desplegable. Paso 2 - A continuación se muestra un formulario, donde se debe indicar el punto operacional, NIF u otro tipo de código que identificara al Ag. de Factoring. Para continuar se pulsa "Aceptar". Paso 3 - Una vez indicado correctamente el código de Ag. de factoring se mostrará un formulario que sirve para indicar sus datos identificadores: NIF (obligatoriamente en formato europeo), Razón Social, Calle, Población, etcétera,. Estos datos se utilizarán para redactar más rápidamente la información de la pestaña Cesión de crédito. Paso 4 - Terminada la entrada de datos para el nuevo interlocutor, hay que pulsar el botón "Aceptar" para que los cambios sean almacenados. Estos datos pueden editarse posteriormente con la opción "Editar" del menú desplegable igual que se pueden editar los del proveedor. En la libreta aparecerá entonces un nuevo nodo dependiente del nodo del proveedor. El código del agente de factoring se concatena con el NIF del proveedor para formar una identificación única. Seleccionar el Agente de Factoring en la pantalla de edición. Pagina 24 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

25 La pantalla de edición de las facturas dispone de la pestaña "Cesión de Crédito" donde se puede indicar el código de identificación del Agente de Factoring y se completa automáticamente con los datos de la libreta [1]Nota: Un agente de factoring es la empresa o entidad a la cual el Proveedor ha cedido los privilegios para gestionar el cobro de la factura en virtud de algún acuerdo comercial entre el Agente de factoring y el proveedor. Esto se indica completando la pestaña Modificar datos de un punto operacional. Para modificar datos de un punto operacional se debe seleccionar y pulsar la opción Editar. A continuación se visualizará un formulario para actualizar los datos del interlocutor seleccionado, donde una vez realizados los cambios se debe pulsar el botón Aceptar para que se guarden los cambios indicados Eliminar un punto operacional (Ag. Factoring). Para eliminar un punto operacional, se debe seleccionar el punto operacional a eliminar y seleccionar la opción "Borrar" del menú contextual. Esta acción solo afecta a los puntos operacionales correspondientes a los Agentes de Factoring. Un proveedor no puede dar de baja su punto operacional raíz desde la aplicación web. Pagina 25 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

26 5.4 Datos de un Interlocutor Propio. Los datos necesarios para un interlocutor propio son: Id: se trata del código del interlocutor. Puede ser un código EAN, el NIF o un código arbitrario. Se genera automáticamente en el proceso de alta. Nombre: Nombre literal del interlocutor. Es el nombre que aparece en la copia impresa de la factura. Es posible modificar el nombre. Tipo de persona: permite indicar si el interlocutor es una persona Jurídica o Física Tipo de residencia: permite indicar el tipo de residencia del interlocutor, Residente, Residente en la UE o Extranjero. Indicar si procede Registro Mercantil: número de identificación en el Registro mercantil. Domicilio: permite indicar el domicilio o razón social del interlocutor. Ciudad: permite indicar la ciudad asociada al domicilio. CP: permite indicar el código postal asociado al domicilio. Provincia: permite indicar la provincia asociada al código postal. País: permite indicar el país asociado al domicilio y código postal. Personas de contacto: permite indicar el nombre de una persona de contacto asociado al interlocutor. Teléfono: permite indicar el número de teléfono de contacto, indicar en formato internacional si procede. FAX: permite indicar el número de FAX de contacto, indicar en formato internacional si procede. permite indicar la cuenta de correo electrónico de contacto. Pagina 26 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

27 Cuenta bancaria: permite indicar el número de cuenta bancaria donde se realizará el abono de las facturas a nombre de este interlocutor. Literales legales: permite indicar toda la información legal adicional que sea conveniente. La aplicación tomará automáticamente muchos de estos datos al crear una factura, de manera que no será necesario volverlos a indicar cada vez que se genere una nueva factura. Pagina 27 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

28 6 OPCIONES DE ADMINISTRACIÓN 6.1 Cambiar Contraseña Esta opción permite realizar el cambio de contraseña del usuario para validarse en la aplicación. Si se pulsa esta opción se muestra una pantalla con las siguientes opciones: Paso Es obligatorio indicar una cuenta de correo activa. Servirá para el envío de su contraseña en caso de olvido. Configurado: indica el actualmente configurado para el usuario. Nuevo permite indicar un nuevo si se desea cambiar el actual. Confirmación de permite indicar el de nuevo, para que el usuario pueda comprobar que ha introducido correctamente el indicado en el campo anterior Paso 2. - Pregunta y Respuesta Una pregunta y una respuesta que sólo conoce el usuario. Si alguna vez olvida la contraseña podrá recuperarla contestando correctamente a esta pregunta. Si se escribe la respuesta correcta, la contraseña será enviada a la cuenta de correo indicada anteriormente. Pregunta*: permite indicar la "Pregunta" a responder por el usuario en caso de olvidar la contraseña y tener que utilizar la opción "Olvido su contraseña" del formulario de acceso. Respuesta*: permite indicar la "Respuesta" a responder por el usuario en caso de olvidar la contraseña y tener que utilizar la opción "Olvido su contraseña" del formulario de acceso Paso 3. -Contraseña Permite escribir la contraseña (clave de acceso) que junto con el usuario permiten entrar en la aplicación. Contraseña*: permite introducir la contraseña de validación del usuario. Pagina 28 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

29 Reescriba la contraseña*: permite indicar la contraseña de nuevo, para que el usuario pueda comprobar que ha introducido correctamente la contraseña indicada en el campo anterior. Una vez indicados los datos se debe pulsar el botón "Aceptar" para guardar los cambios Nota: Los datos marcados con * son datos que se deben indicar de forma obligatoria. 6.2 Cambio de Permite cambiar la cuenta de E- mail. Configurado: indica el actualmente configurado para el usuario. Nuevo permite indicar un nuevo si se desea cambiar el actual. Confirmación de permite indicar el de nuevo, para que el usuario pueda comprobar que ha introducido correctamente el indicado en el campo anterior. 6.3 Opciones Generales Esta opción permite acceder a la pantalla para configurar las siguientes opciones generales: Contadores de las carpetas: permite activar o desactivar que se muestren el número de facturas contenidos en cada una de las carpetas. Si se desactiva el proceso de carga inicial es más rápido Cambiar Idioma: permite cambiar el idioma asociado al usuario. Se debe reiniciar la aplicación para que los cambios en el idioma sean aplicados Crear usuario La opción Crear usuario disponible entre las opciones generales de la aplicación permite crear un nuevo usuario añadiéndole otro nombre y contraseña. Pagina 29 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14

30 El nuevo usuario podrá entrar de manera independiente a la plataforma y visualizar y editar facturas como si fuera el usuario original. Sin embargo los usuarios creados de este modo no pueden a su vez crear nuevos usuarios. Pagina 30 de 30 Fecha Modificación: 30/10/14