Manual del Sistema Integrado de Gestión

Transcripción

1 Manual del Sistema Integrado de Gestión 5 de mayo 2010 Este manual se constituye en la guía del Sistema Integrado de Gestión de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia MECI 1000:2005 NTCG 1000:2009

2 Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN Compromiso de la Alta Dirección Principios del Sistema de Gestión de la Calidad Principios NTCGP 1000: Principios del MECI GENERALIDADES Objeto Alcance del Sistema Integrado de Gestión Exclusiones del Sistema Integrado de Gestión Estructura Documental Control del Manual del Sistema Integrado de Gestión Documentos de Referencia Generales Específicos Términos y Definiciones INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Misión Visión Estilo de Dirección Estructura Organizacional SISTEMA DE INTEGRADO DE GESTION Planificación del Sistema Política de Calidad Política de Administración del Riesgo Objetivos de Calidad Manual del Sistema Integrado de Gestión 2

3 3.1.4 Productos y Servicios Clientes Partes Interesadas Roles y Responsabilidades MODELO DE OPERACIÓN Procesos misionales Procesos de apoyo a lo misional Procesos de apoyo institucional: Procesos estratégicos: Procesos de evaluación y control: Mapa de Procesos Control de Cambios Manual del Sistema Integrado de Gestión 3

4 Tabla de Ilustraciones Ilustración 1 - Armonización Principios... 8 Ilustración 15 - Estructura Documental Ilustración 2 - Estructura Organizacional Ilustración 3 - Planeación del Sistema integrado de Gestión Ilustración 4 - Objetivos de Calidad Ilustración 5 - Cliente: Estudiante Ilustración 6 - Cliente: Sector Productivo Ilustración 7 - Cliente: La Comunidad Ilustración 8 - Parte Interesada: Ministerio de Educación Nacional Ilustración 9 - Parte Interesada: Administración Municipal de Medellín Ilustración 10 - Parte Interesada: Empleado Ilustración 11 - Parte Interesada: Sector Productivo Ilustración 12 - Parte Interesada: Entes de Control Ilustración 13 - Parte Interesada: Padres de Familia Ilustración 14 - Mapa de Procesos Manual del Sistema Integrado de Gestión 4

5 1 INTRODUCCIÓN La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia estructuró e implementó el Sistema de Integrado de Gestión SIG- con el propósito de mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus estudiantes y partes interesadas. El Sistema Integrado de Gestión lo componen la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 la cual determina las generalidades y los requisitos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en el sector público, el Modelo Estándar de Control Interno - MECI - y en adelante, todos aquellos modelos y sistemas que les sean complementarios, con objetivos como son el lograr la armonización y calidad entre sistemas, el optimizar el uso de recursos y evitar la duplicidad de esfuerzos y funciones. Con la implementación del SIG, la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia da cumplimiento a las directrices del Gobierno Nacional dispuestas en la Ley 872 de 2003, el Decreto 1599 de El presente Manual se constituye en una herramienta de consulta por parte de los servidores públicos de la Institución, éste permite observar el cumplimiento de los requisitos de la NTCGP1000:2009 y de MECI 1000:2005 y orienta la gestión institucional hacia la búsqueda de mejores prácticas producto del seguimiento, la medición y análisis de los controles e indicadores de gestión. 1.1 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN La Alta Dirección ha decidido comunicar Gestión a través de la siguiente declaración: su compromiso con el Sistema Integrado de La Rectora de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, manifiesta su interés de contribuir de manera directa y recurrente a la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, conformado por el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y el Sistema de Gestión de la Calidad para el Sector Público NTCGP 1000:2009, adoptado mediante Acuerdo 007 de El Sistema Integrado de Gestión, constituye un instrumento gerencial que contribuye a la calidad institucional a través del cumplimiento de los objetivos fijados por la Institución en desarrollo de su función y el mejoramiento de la gestión, con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en el cumplimiento de sus fines sociales a través de la cualificación de las acciones para el mejoramiento, el fenecimiento de las cuentas y la lucha contra la corrupción, entre otros aspectos. Manual del Sistema Integrado de Gestión 5

6 La Rectora se compromete a tener en cuenta las recomendaciones y observaciones producto de las Auditorías Internas de la Oficina de Calidad y de la Evaluación Independiente de la Oficina de Control Interno, como un insumo básico dentro del proceso de planeación y seguimiento y convoca a los niveles directivos y a todos los servidores públicos, a poner en marcha los métodos y procedimientos necesarios para que el Sistema Integrado de Gestión - SIG - se convierta en un medio efectivo para el cumplimiento de la Misión y los objetivos de la Institución. 1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD La Institución adopta para su Sistema Integrado de Gestión los principios enunciados en la norma NTCGP 1000:2009 y los principios del MECI, a saber: Principios NTCGP 1000:2009 Enfoque hacia el cliente: nuestra de ser es prestar un servicio dirigido a satisfacer a nuestros clientes; por lo tanto, comprendemos cuales son las necesidades actuales y futuras de estos, cumplimos sus requisitos y nos esforzamos por exceder sus expectativas. Liderazgo: generamos y mantenemos un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas pueden llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la Institución. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, nos comprometemos en todos los niveles, alcanzar el logro de los objetivos de la Institución. Enfoque basado en los procesos: trabajamos articuladamente gestionando los procesos para generar valor. Enfoque del sistema para la gestión: identificamos, entendemos, mantenemos, mejoramos y, en general, gestionamos los procesos y sus interrelaciones como un sistema para contribuir a la eficacia, eficiencia y efectividad de la Institución en el logro de sus objetivos. Mejora continua: la mejora continua del desempeño global de la Institución es nuestro objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. Manual del Sistema Integrado de Gestión 6

7 Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: en todos los niveles de la Institución las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: las relaciones con nuestros proveedores se basan en el equilibrio y el mutuo beneficio. Coordinación, cooperación y articulación: trabajamos en equipo con otras entidades para el desarrollo de relaciones que beneficien a nuestros clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. Transparencia: Facilitamos el acceso a información pertinente de nuestros procesos para el control social Principios del MECI Autocontrol: los servidores públicos de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, ostentamos la capacidad para controlar nuestro trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de nuestra función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo nuestra responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política. Autorregulación: en la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, aplicamos de manera participativa al interior de la misma, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permiten el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. Autogestión: En la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, interpretamos, coordinamos, aplicamos y evaluamos de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que nos ha sido asignada por la Constitución, la Ley y nuestros Reglamentos. Estos principios los armonizamos como se presenta a continuación. Manual del Sistema Integrado de Gestión 7

8 Ilustración 1 - Armonización Principios (Grafico adaptado de la guía de Armonización MECI GP1000 DAFP 2007) Manual del Sistema Integrado de Gestión 8

9 2 GENERALIDADES 2.1 OBJETO El presente Manual de Calidad tiene como objeto: Describir el Sistema Integrado de Gestión de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, documentando y comunicando a todos los funcionarios la política y los objetivos de calidad, sus responsabilidades y autoridad. Ser medio de consulta interna acerca de la gestión y de las responsabilidades asociadas dentro la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia. Establecer una guía para la aplicación de procedimientos de calidad en cada uno de los procesos de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia y así lograr la satisfacción de los requerimientos de los clientes en el servicio. 2.2 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El SIG da cubrimiento al MECI 1000:2005 y la norma NTCGP 1000:2009 en todos los procesos de la Institución para la prestación del servicio de educación profesional. 2.3 EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia no excluye ningún numeral de la norma NTCGP 1000:2009. Manual del Sistema Integrado de Gestión 9

10 2.4 ESTRUCTURA DOCUMENTAL La estructura de la documentación del Sistema Integrado de Gestión, parte de la Política de Calidad y culmina con los registros. En la estructura definida para la documentación del SIG se determinaron cinco niveles, los cuales se ilustran a continuación. Ilustración 2 - Estructura Documental 2.5 CONTROL DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Para la emisión, modificación, distribución y control del Manual de Calidad del Sistema Integrado de Gestión, se siguen los lineamientos establecidos en el procedimiento para el Control de Documentos y Registros. La persona que desempeñe el cargo de Jefe de Calidad es la responsable de la validez de su contenido y de su formalización. La evaluación y aprobación de las exclusiones son conducidas en el marco de las Revisiones por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión. En el numeral 5.9 Control de Cambios se identifican las modificaciones realizadas a este Manual; su control y registro actualizado es responsabilidad de la Oficina de Calidad; su distribución se efectuará de acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos y Registros y se mantendrá el original del mismo en la Oficina de Calidad. Manual del Sistema Integrado de Gestión 10

11 2.6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Generales Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 4485 de 2009: Adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Norma ISO 19011:2002: Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. Decreto 1599 de 2005: Mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Anexo Técnico del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005: Establece el marco conceptual del Modelo. Armonización MECI-GP1000 DAFP 2007: Guía que permite mayor comprensión de las similitudes existentes entre los elementos del MECI y los requisitos de la NTCGP Manual de Implementación del MECI 1000:2005 DAFP 2008: Guía General para el Diseño, Desarrollo e Implementación de cada uno de los Subsistemas, Componentes y Elementos de Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005 Rol Oficinas de Control Interno DAFP 2009: brinda orientación conceptual y parámetros para armonizar y fortalecer el rol que dicha oficina debe cumplir en el proceso de implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI Específicos Decreto 1406 de 1993: Aprueba la planta administrativa del Colegio Mayor de Antioquia. Decreto 1750 de 1994: Aprueba la planta docente del Colegio Mayor de Antioquia. Manual del Sistema Integrado de Gestión 11

12 Resolución 392 de 2005: Adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia. Propuesta Rectoral : La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia de cara a la nueva educación Plan Educativo Institucional -PEI Acta 04 de 2008 del Consejo Directivo: Determina unificar el Sistema de Calidad y el MECI en un solo acto administrativo. Resolución 197 de 2008: Se crea el equipo de Calidad. Acuerdo 007 de 2008: Adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y el modelo del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma NTCGP 1000:2004 en el Colegio Mayor de Antioquia. Resolución 091 de 2008: Se delegan las funciones de la Coordinación del Proceso del Sistema de Gestión de la Calidad en la doctora OLGA LUCÍA URIBE ECHEVERRY. Resolución 253 de 2010: Se delegan las funciones propias del proceso del Sistema de Gestión de la calidad de Gestión Ambiental y la etapa final del sistema de gestión de la calidad para obtener la certificación institucional. Resolución 269 de 2010: Se designa a la Jefe de Talento Humano y la Jefe de Calidad como representantes de la Dirección para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad y el MECI. Resolución 338 de 2010: Declaración del compromiso de la Alta Dirección con el Sistema Integrado de Gestión. Resolución 341 de 2010: Conforma el Comité del Sistema Integrado de Gestión. Resolución 342 de 2010: Adopción de Procesos, políticas de operación y manual de procedimientos. Manual del Sistema Integrado de Gestión 12

13 2.7 TÉRMINOS Y DEFINICIONES Los términos y definiciones utilizados en el presente Manual y demás documento del SIG corresponden a las contenidas en el numeral 3 de la NTCGP1000:2009 y a los conceptos que se manejan en el Manual de Implementación del MECI 1000:2005. Actividad o Tarea: trabajo u obra que realiza una persona o una máquina y que se ejecuta en un tiempo determinado. Diagrama de Flujo: representación gráfica de un proceso o de un procedimiento que permite la observación sistemática de su ejecución, mostrando la dinámica y lógica de la secuencia de trabajo. Documento: información (datos que poseen significado) y su medio de soporte. Guía: lista impresa de datos o noticias referentes a determinada materia. Ej.: guía telefónica, guía turística. Instructivo: que instruye o sirve para instruir. - Documento que da instrucciones o pasos a seguir para realizar algo o comprenderlo. Manual: libro en que se compendia lo más sustancial de una materia. Norma: regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc. Política: orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo un proceso. Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Reglamento: colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una dependencia o un servicio. Sistema de Gestión: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para establecer una política y unos objetivos y para lograr dichos objetivos. Manual del Sistema Integrado de Gestión 13

14 2.8 INFORMACIÓN INSTITUCIONAL El Colegio Mayor de Antioquia fue creado mediante la ley 48 de 1945 como formento a la creación de colegios destinados a ofrecer a la mujer carreras universitarias de ciencias, letras, artes y estudios sociales. En el año de 1976, el Colegio Mayor de Antioquia adquiere el carácter de Institución Tecnológica y en 1980 recibe la denominación de Institución Universitaria. Mediante acuerdo municipal 46 de 2006, se incorpora la Institución al Municipio de Medellín. Para el año 2010, la Institución ofrece programas tecnológicos, profesionales y especializaciones en las áreas de arquitectura e ingeniería, ciencias de la salud, ciencias sociales y administración. 2.9 MISIÓN La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, como entidad Pública de Educación Superior, por medio del ejercicio académico, investigativo y de proyección a la comunidad, contribuye con responsabilidad social a la formación integral de seres humanos que aporten al desarrollo del país VISIÓN La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, como una entidad Pública de Educación Superior, será reconocida en el 2019 como líder en el contexto académico por la calidad de sus procesos, la pertinencia de sus programas y el impacto de sus egresados en el medio local, regional, nacional e internacional ESTILO DE DIRECCIÓN El estilo de dirección, plasmado en la propuesta rectoral , está orientado por la competencia, la integridad, la transparencia, la responsabilidad pública, la comunicación fluida y una utilización transparente y eficiente de los recursos. Constituye la forma adoptada por la Rectora para guiar y dirigir las acciones de la Institución, generar autoridad, confianza, asumir compromiso con la calidad y el control y el buen trato a los servidores públicos y se complementa con el Proyecto Educativo Institucional PEI donde Manual del Sistema Integrado de Gestión 14

15 se demuestra conocimiento de las necesidades de los clientes y las partes interesadas y el compromiso con el cumplimiento de la misión y la visión de la Institución ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia cuenta con una estructura organizacional que data del año Para que ésta pueda cumplir cabalmente el desarrollo de su Misión, Visión, Objetivos, Planes y demás responsabilidades que le han sido asignadas y para que pueda soportar en forma coordinada sus procesos misionales, permitiéndole integrar la atención al cliente tanto interno como externo y los servicios que brinda, optimizando el talento humano y los recursos disponibles, se está en proceso de reestructuración de la misma. Ilustración 3 - Estructura Organizacional Manual del Sistema Integrado de Gestión 15

16 3 SISTEMA DE INTEGRADO DE GESTION La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, mediante acuerdo 007 del 13 de junio de 2008, adopta el Sistema Integrado de Gestión MECI 1000:2005 y NTCGP 1000: PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA Partiendo del factor de trascendental importancia que tienen en común el MECI y la norma NTCGP 1000:2009 como es la responsabilidad exclusiva y excluyente de la Alta Dirección en la implementación del Sistema Integrado de Gestión, y acogiéndonos a las diferentes iniciativas estatales para el mejoramiento de la gestión, la optimización de recursos y la satisfacción de las necesidades y expectativas de los ciudadanos, la planificación del SIG en la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, es un proceso gerencial que contiene elementos informativos y de juicio necesarios para fijar prioridades, establecer la misión, visión, objetivos y metas en el tiempo, estrategias de comunicación interna y externa, ordenar las acciones que permitan alcanzar estas actividades con base en una asignación correcta de recursos y de coordinación de competencias, habilidades y esfuerzos y la fijación precisa de responsabilidades que permitan el control y la evaluación sistémica de los procesos, procedimientos, avances y resultados para poder introducir oportunamente, cambios pertinentes. Dentro del ciclo PHVA, el planear en MECI, corresponde al subsistema de control estratégico, que busca establecer las bases necesarias para que el control sea una práctica cotidiana nuestra Institución, donde se monitorea la planificación y su ejecución efectiva, hacia la consecución de los objetivos formulados en bien de los grupos de interés, al tener como fin la creación de una cultura organizacional basada en el control de cada uno de los procesos desarrollados en la misma. Alrededor de este subsistema se encuentran los componentes de ambiente de control, dirección estratégica y administración de riesgos, que en forma sistémica nos permiten generar las condiciones necesarias para la operación de la Institución. En el sistema de gestión de la calidad, el planear, establece la visión de la entidad dentro de un entorno dinámico donde los avances en materia de tecnología, y el mismo estado de evolución de la sociedad, nos obligan a administrar de una manera eficiente y eficaz la Institución, a partir de la identificación de las necesidades de los usuarios, del establecimiento de las directrices de calidad, de la configuración de la política de calidad, Manual del Sistema Integrado de Gestión 16

17 la definición de los objetivos de calidad y terminar con la definición de indicadores y planes de acción que nos permitan satisfacer esas necesidades identificadas. La implementación, el desarrollo y el mantenimiento del SIG, es realizado por la Oficina de Calidad de la Institución y la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del SIG, es realizada por el Jefe de Control Interno con el personal asignado a su área, como lo ha indicado el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP. En el siguiente gráfico se visualiza el ciclo PHVA del Sistema Integrado de Gestión en la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia. Ilustración 4 - Planeación del Sistema integrado de Gestión (Grafico tomado de la guía de Armonización MECI GP1000 DAFP 2007) Manual del Sistema Integrado de Gestión 17

18 3.1.1 Política de Calidad Los Servidores Públicos de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia nos comprometemos en el cumplimiento de los requisitos legales, en la adopción de mecanismos de planeación estratégica, organización, dirección, control, evaluación y mejoramiento continuo de los procesos y de la prestación de los servicios, con el fin de garantizar el cumplimiento de la misión, la visión y la satisfacción del usuario y las partes interesadas de la Institución Política de Administración del Riesgo La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, declara las siguientes directrices y define el marco general de actuación para la gestión integral de los riesgos de la institución, con el fin de garantizar el cumplimiento de la misión y brindar una adecuada protección de sus recursos: 1. Todos los funcionarios de la Institución tienen presente en el desarrollo de sus procesos la gestión del riesgo que sobre los mismos debe ejercerse y revisan la contribución que los productos o servicios del proceso hacen al cumplimiento de los objetivos establecidos en el plan de desarrollo de la entidad, con el fin de reconocer, valorar y controlar cualquier eventualidad presente o potencial que limite o evite el logro de los objetivos institucionales. 2. Para la definición de las políticas de administración de los riesgos, la Institución declara que se acoge a los lineamientos de la Guía de administración del riesgo que el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), estableció como complemento a los elementos y requisitos de control establecidos en el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma NTCGP 1000: La Institución promueve y facilita el desarrollo de competencias para la gestión integral de riesgos. Los responsables de los procesos coordinan con GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO, el programa de formación requerido, que garantice la permanente, unificada y coherente aplicación de las mejores prácticas y metodologías. 4. La Institución cuenta con las siguientes instancias asesoras de riesgos: el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y de Calidad y la Oficina de Control Interno. 5. La Dirección de Planeación Institucional, es la responsable de administrar los riesgos corporativos asociados con los objetivos, los procesos, los proyectos, los recursos, las estrategias y la operación general de la Institución, para lo cual mantendrán comunicación permanente con los líderes de los procesos y las instancias asesoras de riesgos. 6. Los líderes de los procesos y sus grupos de trabajo son responsables de identificar, evaluar, valorar, prevenir, proteger, controlar, atender y consolidar los riesgos Manual del Sistema Integrado de Gestión 18

19 asociados a sus procesos, actividades y tareas y definir el Mapa de Administración de Riesgos. Deben aplicar de manera permanente los controles documentados en cada actividad o tarea, correspondiente al procedimiento en el puesto de trabajo, para sugerir y recomendar los cambios y las acciones preventivas que estimen pertinentes para incrementar el desempeño institucional y la satisfacción de las necesidades de los usuarios. 7. Los líderes de proceso y sus equipos de trabajo, analizan e identifican las mejores opciones para el tratamiento de los riesgos, poniendo en práctica las mismas, con el fin de evitar el riesgo, reducir la probabilidad de ocurrencia, reducir sus consecuencias, asumirlo, compartirlo o transferirlo, evaluando el costo/beneficio de su tratamiento en los casos que sea pertinente, preparar y ejecutar las acciones de mejoramiento correspondientes. 8. En el seguimiento y evaluación del mapa de administración de riesgos, se consideran los resultados de las auditorías internas y externas; la revisión por la dirección; el análisis de los procesos; la evaluación de indicadores y las quejas y reclamos de los usuarios o control ciudadano. 9. El seguimiento y evaluación periódica a los controles establecidos para el tratamiento de riesgos, permitirá verificar los resultados de la gestión, para incorporar nuevos riesgos, modificar o establecer nuevos controles. 10. Cuando se determina que un control no es efectivo o se identifique la necesidad de nuevos controles, se procede por parte de los líderes de proceso y sus equipos de trabajo, a definir y documentar los nuevos controles y los mecanismos de implementación, como acciones de mejoramiento del proceso, lo que dará lugar a la actualización del Mapa de Administración de Riesgos. 11. Previo análisis de conveniencia, oportunidad y economía, la Institución, bajo responsabilidad del Consejo Directivo o Rectoría, podrá transferir o dispersar riesgos operacionales y financieros o asumir los riesgos que no sean indemnizables, sin que ello implique detrimento patrimonial. 12. La Oficina de Control Interno, es responsable de evaluar y determinar al menos una vez por año, si los controles de prevención, detección y corrección establecidos por la Institución, son adecuadamente determinados, oportunamente aplicados, efectivos y eficientes, si se justifica el beneficio, costo y esfuerzo de implementación y tiempo para impactar favorablemente a la Institución; si se justifica que los riesgos se asuman o retengan, compartan o transfieran según los intereses institucionales Objetivos de Calidad La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia establece sus objetivos de calidad a partir de los objetivos estratégicos contemplados en el plan de desarrollo, así: Manual del Sistema Integrado de Gestión 19

20 Ilustración 5 - Objetivos de Calidad Productos y Servicios Programas académicos de Pregrado y Posgrado Cursos de Extensión Servicios técnicos Proyectos de Investigación Asesorías y consultorías Manual del Sistema Integrado de Gestión 20

21 3.1.5 Clientes De acuerdo a lo establecido en la norma NTCGP 1000:2009, el cliente es toda organización, entidad, destinatario, usuario o beneficiario de nuestros servicios, por lo cual en la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, identificamos como clientes: Ilustración 6 - Cliente: Estudiante Manual del Sistema Integrado de Gestión 21

22 Ilustración 7 - Cliente: Sector Productivo Ilustración 8 - Cliente: La Comunidad Manual del Sistema Integrado de Gestión 22

23 3.1.6 Partes Interesadas De acuerdo a lo establecido en la norma NTCGP 1000:2009, parte interesada es toda organización, persona o grupo (proveedores, sindicatos, socios o accionistas, entidades de control, veedurías ciudadanas o la sociedad en general) que tiene un interés el desempeño o éxito de una entidad, por lo cual en la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, identificamos como partes interesadas: Ilustración 9 - Parte Interesada: Ministerio de Educación Nacional Ilustración 10 - Parte Interesada: Administración Municipal de Medellín Manual del Sistema Integrado de Gestión 23

24 Ilustración 11 - Parte Interesada: Empleado Ilustración 12 - Parte Interesada: Sector Productivo Ilustración 13 - Parte Interesada: Entes de Control Ilustración 14 - Parte Interesada: Padres de Familia Manual del Sistema Integrado de Gestión 24

25 3.1.7 Roles y Responsabilidades La responsabilidad y autoridad del SIG, están dadas en el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Generales, en las competencias propias de cada proceso y en los procedimientos establecidos. ROL CARGO RESPONSABILIDAD Proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante: ALTA DIRECCIÓN REPRESENTANTES DE LA DIRECCIÓN Rectora Jefe de Calidad Jefe de Talento Humano - la comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales, - el establecimiento de la política de calidad, - la seguridad de que se establecen los objetivos de la calidad, - la realización de las revisiones por la dirección, y - el aseguramiento de la disponibilidad de recursos. Asegurar que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la institución y de que su comunicación se efectúa considerando la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema de gestión de la calidad. Aprobar el manual de calidad. Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación del Sistema Integrado de Gestión. Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión y de cualquier necesidad de mejora. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad. Manual del Sistema Integrado de Gestión 25

26 ROL CARGO RESPONSABILIDAD Asesorar a la Alta Dirección en el establecimiento, perfeccionamiento y mantenimiento del sistema de control interno. Formular políticas que generen un ambiente adecuado de autocontrol a través de acciones de mejoramiento institucional. Velar por la incorporación en los distintos planes de la institución de las recomendaciones y resultados de las evaluaciones del sistema a través de seguimientos periódicos o chequeos. Plantear los correctivos o redimensionamiento de los mismos. COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La Rectora Secretario General Vicerrector Académico Jefe de Planeación Institucional Jefe de la Oficina de Control Interno Los Representantes de la Dirección ante el Sistema de Gestión Integrado Identifica y planear en el sistema de control, el énfasis para la incorporación de acciones políticas o estrategias en procura de lograr un ambiente acorde con la filosofía institucional y las exigencias del entorno. Recomendar capacitación en lo referente a temas sobre el control interno. Procurar por la incorporación de sistemas de información y tecnología que soporten el funcionamiento eficiente y eficaz del sistema de control interno. Estudiar y recomendar la adopción de normas que en materia de control interno se dan, acorde a la naturaleza propia de la institución. Realizar el seguimiento al Sistema Integrado de Gestión en todas sus fases. Proponer mejoras y aportar soluciones a eventualidades que surjan dentro del Sistema Integrado de Gestión. Efectuar el análisis de los resultados de la satisfacción del cliente y proponer acciones a tomar. Definir y efectuar los ajustes de la estructura para el mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión. Estudiar y aprobar los planes de estudio de Satisfacción del Cliente. Aprobar el programa de auditorías internas Manual del Sistema Integrado de Gestión 26

27 ROL CARGO RESPONSABILIDAD del SIG Establecer y operar la política de la administración del riesgo. Formular, orientar, dirigir y coordinar la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión bajo las orientaciones de la Alta Dirección. EQUIPO DE CALIDAD GRUPO EVALUADOR LIDER DE PROCESO Jefe de Calidad Profesionales de Calidad Jefe de Control Interno Profesional de Control Interno Vicerrector Académico Director de Investigación Director de Extensión y Proyección Social Secretario General Jefe de Presupuesto Asesorar y capacitar a los servidores de la entidad en el Sistema Integrado de Gestión en su implementación y mantenimiento. Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas para el mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión a la Alta Dirección. Realizar seguimiento a las acciones de implementación y mantenimiento e informar a los resultados a la Alta Dirección, para la toma de decisiones. Elaborar y presentar el programa de auditorías internas de calidad para su aprobación. Evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. Proveer la evaluación (aseguramiento) sobre la efectividad del manejo de los riesgos Entregar los resultados de sus evaluaciones a la Alta Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno Verificar el funcionamiento y actualización de la documentación del Sistema Integrado de Gestión. Analizar la conveniencia, diligenciar los formatos correspondientes, revisar y aprobar el plan de acción para las acciones correctivas y preventivas. Planear, efectuar, ajustar y controlar el aseguramiento de los recursos necesarios en el proceso de su responsabilidad. Solicitar y tramitar los recursos humanos, físicos y de ambiente de trabajo necesarios Manual del Sistema Integrado de Gestión 27

28 ROL CARGO RESPONSABILIDAD RESPONSABLE DE PROCESO Jefe de Planeación Institucional Jefe de Admisiones, Registro y Control Jefe de Bienestar Institucional Jefe de Documentación Jefe de Talento Humano Jefe de Graduados Jefe de Biblioteca Jefe de Infraestructura Jefe de Tecnología e Información Todos los servidores públicos de la Institución para el sostenimiento de sus procesos. Elaborar y ejecutar los Planes de Acción para garantizar la prestación del servicio y realizar seguimiento a su desarrollo. Establecer las estrategias y disponer de los recursos necesarios para la implementación de las mejoras que demande el Sistema Integrado de Gestión Realizar seguimiento periódico a los procesos bajo su responsabilidad. Las demás que se le establecen en los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión. Planear, efectuar, ajustar y controlar la ejecución de los procesos bajo su responsabilidad. Solicitar y tramitar los recursos humanos, físicos y de ambiente de trabajo necesarios para el sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión. Establecer las estrategias y disponer de los recursos necesarios para la implementación de las mejoras que demande el Sistema Integrado de Gestión Realizar seguimiento periódico a los procesos bajo su responsabilidad. Las demás que se le establecen en los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión. Aprobar los documentos del Sistema Integrado de Gestión. Elaborar y proponer cambios a los documentos del Sistema Integrado de Gestión. Efectuar los registros de los procesos en el Sistema Integrado de Gestión (elaboración, disposición, almacenamiento, protección, retención, disposición). Administrar los recursos físicos y de ambiente de trabajo en el Sistema Integrado de Gestión. Cumplir con los procedimientos documentados y demás actividades establecidas en el Sistema Integrado de Gestión. Identificar e iniciar acciones para prevenir la ocurrencia de una no conformidad relacionada con los procesos o servicios a su cargo Manual del Sistema Integrado de Gestión 28

29 ROL CARGO RESPONSABILIDAD Identificar y reportar de manera oportuna a su superior inmediato cualquier anormalidad del proceso a su cargo que atente contra la calidad de los mismos Participar en la solución de no conformidades detectadas en el proceso en que interviene que tenga relación con las responsabilidades asignadas. Proponer a su superior inmediato acciones o estrategias de mejoramiento al Sistema Integrado de Gestión. Responder a las convocatorias del Coordinador de Calidad para abordar temas específicos, incluida la asistencia ocasional a las reuniones de la revisión por la Dirección. Además, realizar las acciones emanadas de dichas convocatorias y reportar los resultados al mismo. Las demás que se le establecen en los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión. En los manuales de funciones la institución se describe la autoridad y responsabilidad del personal de la institución. Las demás responsabilidades están designadas dentro de las actividades de los procedimientos del Sistema y su coordinación a través de los líderes de proceso. Manual del Sistema Integrado de Gestión 29

30 4 MODELO DE OPERACIÓN El modelo de operación de Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia está conformado por 18 procesos, agrupados así: 3 procesos misionales, 3 procesos de apoyo a lo misional, 8 procesos de apoyo institucional, 2 procesos estratégicos y 2 procesos de evaluación y control, los cuales interactúan entre sí bajo unos lineamientos de autoevaluación, autogestión, autocontrol y autorregulación, para atender las necesidades y requisitos del cliente. 4.1 PROCESOS MISIONALES Los procesos misionales proporcionan el resultado previsto por la Institución en cumplimiento de su razón de ser; están directamente comprometidos con la creación de valor para los clientes externos de la misma. Nombre del Proceso Objetivo Líder Docencia Investigación Extensión y Proyección Social Facilitar el adecuado desarrollo de los programas académicos con pertinencia, calidad académica y humana, asegurando el cumplimiento de la misión institucional Desarrollar en la Institución, actividad y cultura investigativa que posibilite la producción de conocimiento para beneficio de la comunidad científica, académica y en general, a través de la formulación de propuestas de solución a sus necesidades y problemas. Articular las diversas partes de la institución en un proyecto de promoción social de principios éticos y de desarrollo social equitativo y sostenible, para la producción, incorporación y facilitación de transmisión de saberes responsables y la formación de profesionales, ciudadanos igualmente responsables Vicerrector Académico Directora de Investigación Director de Extensión y Proyección Social 4.2 PROCESOS DE APOYO A LO MISIONAL Los procesos de apoyo a lo misional proveen los recursos necesarios para la operación de los procesos misionales. Nombre del Proceso Objetivo Líder Admisiones, Registro y Realizar las actividades de admisión, registro del Jefe de Admisiones, Manual del Sistema Integrado de Gestión 30

31 Nombre del Proceso Objetivo Líder Control Gestión de Apoyos Educativos Gestión del Graduado historial académico y egreso de los estudiantes de acuerdo con el reglamento estudiantil y académico. Prestar servicios de apoyo bibliográfico y audiovisual, asesorando su correcto uso a los usuarios y partes interesadas como aporte a la educación integral expresada en la Misión Institucional. Propiciar canales efectivos de información y comunicación entre el graduado, la institución universitaria y los empleadores, que contribuyan al desarrollo personal, profesional y empresarial de los graduados de pregrado y posgrado, y en la realimentación de la formación académica en los programas ofrecidos, en la búsqueda de la mejora continua de los mismos. Registro y Control Jefe de Biblioteca Jefe de Graduados 4.3 PROCESOS DE APOYO INSTITUCIONAL: Los procesos de apoyo institucional proveen los recursos necesarios para la operación de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo misional y de evaluación y control. Nombre del Proceso Objetivo Líder Gestión de Bienes y Servicios Gestión de Infraestructura Gestión de Tecnología e Información Gestión Legal Gestión Documental Adquirir bienes y servicios oportunamente para la satisfacción de las necesidades institucionales de acuerdo con el plan de compras formulado para cada vigencia fiscal, custodiándolos de acuerdo con la normatividad Garantizar que la infraestructura requerida para la operación, adecuación y el correcto funcionamiento de todos los procesos y desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la Institución, sean pertinentes para su desempeño, mediante aplicación de procedimientos técnicos requeridos. Contribuir a la eficiencia de los procesos académicos y administrativos de la Institución, mediante la adquisición de tecnologías de información apropiadas para el cumplimiento de la misión institucional. Brindar la asesoría legal a todos los procesos de acuerdo con la normatividad vigente, realizando la debida y oportuna contratación y defensa jurídica de los intereses de la Institución. Custodiar la información de la Institución según el ciclo vital y las normas establecidas, facilitando el flujo oportuno de esta a todos los usuarios Secretario General Jefe de Infraestructura Jefe de Tecnología e Información Secretario General Jefe de Documentación Manual del Sistema Integrado de Gestión 31

32 Nombre del Proceso Objetivo Líder Gestión del Talento Humano Bienestar Institucional Gestión Financiera Realizar la selección, vinculación, inducción y desarrollo del Talento Humano, acorde con la normatividad vigente y las necesidades de competencias institucionales que permita una debida administración del mismo Brindar a los miembros de la comunidad universitaria, espacios y actividades deportivas, culturales, de desarrollo humano y de salud que contribuyan a potencializar las diferentes dimensiones del ser. Administrar los recursos financieros de la Institución de una manera confiable, eficaz y oportuna, generando una información contable y financiera que oriente la toma de decisiones y asegure la disponibilidad de los recursos para la realización efectiva de los procesos académicos y administrativos Jefe de Talento Humano Jefe de Bienestar Institucional Jefe de Presupuesto 4.4 PROCESOS ESTRATÉGICOS: Los procesos estratégicos permiten fijar el horizonte, lineamientos y estrategias institucionales, constituyen la base para el diseño de acciones de prevención y/o corrección que garanticen una efectiva planeación. Nombre del Proceso Objetivo Líder Planeación Institucional Comunicación Estratégica Orientar el direccionamiento estratégico de la Institución a través de la elaboración del PEI, el Plan de Desarrollo y las políticas Institucionales, concretándolos a través de la evaluación y gestión de proyectos y del seguimiento a los procesos para la mejora continua. Gerenciar la comunicación interna y externa, para el cumplimiento de la misión Institucional, generando sentido de pertenencia en sus públicos, posicionamiento de la marca y satisfacción de las necesidades de los clientes y/o usuarios. Jefe de Planeación Institucional Jefe de Mercadeo y Comunicaciones 4.5 PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL: Los procesos de evaluación y control miden y recopilan datos destinados al análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia en la Institución. Nombre del Proceso Objetivo Líder Gestión de la Mejora Garantizar un Sistema de Gestión eficaz a través Jefe de Calidad Manual del Sistema Integrado de Gestión 32

33 Nombre del Proceso Objetivo Líder Control Interno de la implementación de actividades de seguimiento, medición y análisis a los procesos, fomentando el autocontrol, determinando las oportunidades de mejoramiento continuo, y promoviendo una cultura organizacional de calidad y excelencia que permita la satisfacción de sus usuarios y partes interesadas. Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los distintos procesos institucionales, asesorando a la alta dirección en la continuidad del proceso administrativo y académico, la revaluación de los distintos planes y en la aplicación de los correctivos y mejoras necesarias para el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales. Jefe de Control Interno 4.6 MAPA DE PROCESOS Manual del Sistema Integrado de Gestión 33

34 Ilustración 15 - Mapa de Procesos 4.7 CONTROL DE CAMBIOS Elaboró Revisó Aprobó Fecha SOLICITÓ CARGO APROBÓ CARGO FECHA APROBACIÓN Manual del Sistema Integrado de Gestión 34