TELEFONISTA - RECEPCIONISTA

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1 LANPOSTUAREN AZALPEN ZEHATZA MONOGRAFIA DEL PUESTO DE TRABAJO EZAGUKARIA / CODIGO: 3154 Dotación: 1, 2, LANPOSTUAREN IZENA / DENOMINACION DEL PUESTO TELEFONISTA - RECEPCIONISTA 1.- LANPOSTURA EZAGUTZEKO DATUAK / IDENTIFICACION DEL PUESTO Saila / Departamento: INTERIOR Artezkaritza / Dirección: RECURSOS GENERALES ( Dot: 3 ) ACADEMIA (Dot: 1, 2) Zerbitzua / Servicio: CONSULTORÍA INTERNA Y GESTIÓN DE CENTROS PERSONAL Y ASESORÍA JURÍDICA Lan-tokia / Centro de trabajo: ERANDIO / ACADEMIA Zuzeneko nagusiak duen lanpostua eta izena/ Puesto y nombre del jefe inmediato: JEFE DE ÁREA CONSULT. INTERNA Y GESTIÓN CENTROS: JOSE GOMEZ JEFE ÁREA PERSONAL Y ASESORÍA JURÍDICA: JOSU GONZALEZ NUÑEZ 2.- LANPOSTUAREN ZEHAZTAPEN LABURRA / DESCRIPCION RESUMIDA DEL PUESTO Atención de la centralita telefónica y las visitas recibidas en el Centro de trabajo. Recepción, registro y distribución de la correspondencia recibida, así como clasificación y franqueo de todo el correo externo. 1

2 3.- EGINKIZUN AZALPEN ZEHATZA / DESCRIPCION DETALLADA DE LAS TAREAS del puesto de trabajo RECEPCIONISTA-TELEFONISTA, del Departamento de Interior. Atender las llamadas recibidas en la centralita, resolviendo en primera instancia algunas consultas o canalizándolas a la persona o área que corresponda. Atender e informar a las visitas recibidas en ventanilla. Recepcionar, clasificar, registrar informativamente y distribuir toda la correspondencia recibida. Recepcionar, registrar y enviar la documentación dirigida a cualquier organismo oficial. Realizar tareas administrativas auxiliares así como cualquier tarea derivada de la naturaleza del puesto. Colaborar con el área en situaciones de acumulación de tareas. Durante los procesos selectivos o en la realización de cursos: Recepcionar las solicitudes Facilitar las fechas de los exámenes y las notas 2

3 4.- EZAGUPENAK / CONOCIMIENTOS 4.1. OINARRIZKOAK / BASICOS Bachiller Elemental / Graduado Escolar BEREZIAK / ESPECIFICOS Manejo de aplicaciones informáticas. Normativa y procedimientos internos. 5.- LAN-ESPERIENTZIA / EXPERIENCIA Tres meses. 6.- EGIN BEHAR DIREN BURU-AHALEGINAK / ESFUERZO MENTAL Se requiere discreción, tranquilidad, carácter, amabilidad y capacidad para atender correctamente cualquier llamada o visita en el momento que se realiza. Pueden llegar a producirse sobrecargas de llamadas telefónicas o registro de solicitudes durante los procesos selectivos, para la realización de cursos 3

4 7.- AUTONOMIA - EKIMENA / AUTONOMIA - INICIATIVA 7.1. AGINT A / POSICION JERARQUICA ZUZENEKO NAGUSIAREN LANPOSTUA PUESTO DEL JEFE INMEDIATO JEFE ÁREA CONSULTORÍA INTERNA Y GESTIÓN DE CENTROS. JEFE ÁREA PERSONAL Y ASESORÍA JURÍDICA ZUZENEKO NAGUSIAREN DAUDEN BESTE BATZUK OTROS QUE DEPENDAN ASIMISMO DEL JEFE INMEDIATO GALDEKIZUNA ERANTZUNEN DUENAREN LANPOSTUA PUESTO DEL ENTREVISTADO TELEFONISTA - RECEPCIONISTA JEFE ÁREA CONSULT. INTERNA Y GESTIÓN CENTROS ADMINISTRATIVO B AUXILIAR ADMINISTRATIVO A JEFE SECCIÓN CENTROS JEFE SECCIÓN PROYECTOS CONSULT. JEFE ÁREA PERSONAL Y ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVO A AUXILIAR ADMINISTRATIVO A CONSERJE LETRADO B TECNICO MEDIO ADMINISTRACIÓN 7.2- AUTONOMIA. ERABAKIAK / AUTONOMIA. DECISIONES Priorizar y organizar las tareas a realizar. Toma de decisiones puntuales debido a que el usuario requiere una respuesta inmediata a los problemas planteados. 4

5 7.3. EKIMENA / INICIATIVA Al tratarse de un puesto de atención directa, se requiere de iniciativa para la búsqueda de soluciones ante cualquier incidencia LANPOSTUAK JASATEN DUEN KONTROLA / CONTROL EJERCIDO SOBRE EL PUESTO No hay una supervisión directa y frecuente de la jefatura sobre el puesto. La supervisión se produce, más bien, cuando surge alguna incidencia. Autocontrol de las tareas realizadas. 8.- EGINKIZUNAGATIKO ERANTZUKIZUNA / RESPONSABILIDAD POR LA FUNCION 8.1. LANPOSTUAREN BALIO ERANTSIA / VALOR AÑADIDO DEL PUESTO SARRERAK / ENTRADAS Llamadas telefónicas Visitas Correspondencia BALIABIDEAK / MEDIOS GIZAKIZKOAK / HUMANOS TRESNERIA / GAIAK EQUIPO / MATERIALES Equipo informático Centralita telefónica Material de oficina DIRUZKOAK / PRESUPUESTARIOS IRTEERAK (EKOIZKINAK / ZERBITZUA) SALIDAS (PRODUCTOS / SERVICIO) Llamadas canalizadas e informadas Visitas atendidas Correspondencia registrada y distribuida Correspondencia enviada 5

6 8.2. EMAITZEN DUEN ERAGINA / INCIDENCIA SOBRE LOS RESULTADOS La mala canalización de la documentación o consultas tiene como consecuencia la desinformación y el retraso en los tramites, originándose desorden administrativo. La atención incorrecta de las llamadas o visitas puede conllevar una mala imagen del Departamento frente al exterior. 9.- HARREMANEKIKO ERANTZUKIZUNA / RESPONSABILIDAD POR LAS RELACIONES 9.1. BARRUKOAK / INTERNAS Con quién Frecuencia Para qué Personal de la propia Área de trabajo o de otras Áreas o Divisiones de la Canalizar llamadas, Dirección consultas, distribuir Diaria Personal de las demás Direcciones de la correspondencia y facilitar Viceconsejería información. Personal de la Ertzaintza 9.2. KANPOKOAK / EXTERNAS Con quién Frecuencia Para qué Correos Diaria Correspondencia Otros organismos oficiales Mensajeros Adjudicatarios diversos Habitual Solventar problemas 6

7 10.- INOREN LANAGATIKAKO ERANTZUKIZUNA / RESPONSABILIDAD POR EL TRABAJO DE OTROS ZUZENAK / DIRECTOS MAILA / CATEGORIA ZEHARKAKOAK / INDIRECTOS MAILA / CATEGORÍA 11.- LANPOSTUAREN BESTE ZEHAZTASUN BATZUK / OTROS ASPECTOS DEL PUESTO DE TRABAJO Riesgos derivados de trabajar en un centro policial y con personal armado. Riesgos derivados de la excesiva utilización de pantallas informáticas. 7

8 LANPOSTUDUNAREN OHARRAK / OBSERVACIONES DEL TITULAR Eguna / Fecha: Izenpea / Firma: ZUZENEKO NAGUSIEN OHARRAK / OBSERVACIONES DEL SUPERIOR INMEDIATO Eguna / Fecha: Izenpea / Firma: TEKNIKARIAREN IZENA / NOMBRE DEL ANALISTA: Eguna / Fecha: Izenpea / Firma: 8