Estudio de la tecnología PLM y desarrollo de un módulo de gestión de costes sobre la aplicación SmarTeam.

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1 Estudio de la tecnología PLM y desarrollo de un módulo de gestión de costes sobre la aplicación SmarTeam. Autor: Fco Javier Salcedo Norström Director: Gerardo Díaz Carrillo Resumen El desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y la necesidad, por parte de las empresas, de realizar una gestión de toda la información relacionada con el producto a lo largo de su ciclo de vida, ha dado como resultado la tecnología PLM. Los sistemas PLM son herramientas que ayudan a la empresa a desarrollar y establecer estrategias de innovación y de reducción de costes, ya que están orientados a mejorar de forma radical los procesos de la organización. Teniendo en cuenta que las estrategias de innovación son las mejores a la hora de ganar cuota de mercado o crear nuevos mercados los sistemas PLM cobran gran importancia en la actualidad. Hoy en día, dadas las circunstancias actuales del mercado global y la alta competitividad de las empresas, la gestión y control de los costes asociados a un proyecto es una actividad clave para la supervivencia de una empresa. Teniendo en cuenta esto es lógico pensar que un sistema PLM debería gestionar y controlar los costes de un proyecto/producto para reducir costes y ser más competitivo. Dado que las aplicaciones PLM actuales no integran ningún tipo de gestión y control de costes se ha decidido desarrollar e implementar un módulo de gestión de costes sobre una aplicación PLM del mercado, SmarTeam. El módulo de gestión de costes debe ser genérico para que cualquier empresa pueda utilizarlo, independientemente del sector al que pertenezca. Palabras clave PLM, PDM, SmarTeam, ERP, gestión de costes. Introducción En la actualidad la innovación y creación de nuevos productos son actividades esenciales para sostener el crecimiento de ingresos futuros en casi todas las empresas.

2 Los clientes demandan más productos nuevos en intervalos de tiempo más cortos y a menudo adaptados a sus propias necesidades. Quieren que los diseños sean más atractivos, con mejor rendimiento, mejor calidad, precios menores y con una disponibilidad instantánea. Para satisfacer estas necesidades, las empresas deben colaborar estrechamente con la organización, con los socios y proveedores que se encuentran en distintas partes del mundo. La aceleración de la innovación y el aumento del número de nuevos productos presentados, es un gran desafío para la mayoría de las organizaciones. Los resultados son que muchas empresas sufren por la lentitud, el uso de los recursos intensivos, su inflexibilidad, su poca visibilidad de las prácticas del NPDI y la dificultad en la gestión y control. En este contexto surge la tecnología PLM que hace posible una gestión y control de los productos durante todo su ciclo de vida, acelerando lanzamiento de nuevos productos. Las tecnologías PLM apoyan y potencian estrategias para la innovación y el crecimiento ayudando a la empresa a alcanzar una ventaja competitiva real. Una de las demandas actuales de los clientes es la combinación de productos de calidad con precios ajustados, por lo cual la gestión de costes adquiere un papel clave, y requiere que las empresas dispongan de un sistema adecuado para controlarlos. El objetivo de este proyecto es desarrollar sobre una solución PLM genérica, SmarTeam, una aplicación que permita calcular, gestionar y controlar los costes asociados al ciclo de vida de un Proyecto o Producto. De esta forma se podrá tener un mayor control del precio de los productos, ya que está estrechamente relacionado con sus costes. Descripción del trabajo Para el correcto desarrollo del proyecto se han realizado diversas actividades las cuales se van a detallar a continuación. La primera actividad que se ha realizado se ha basado en un estudio a fondo de la tecnología PLM, para entender las características especificas de esta tecnología. El estudio de la tecnología se ha dividido en los siguientes puntos: Funciones de un sistema PLM, se ha estudiado las diferentes funciones que integran los sistemas PLM.

3 Características de un sistema PLM, se ha estudiado las características específicas que reúnen los sistemas PLM. Funcionalidad de un sistema PLM, se ha determinado la funcionalidad que debe contemplar un sistema PLM. Principales sistemas PLM en el mercado, se ha analizado el estado del arte de la tecnología PLM y los principales sistemas PLM en el mercado. Implantación de un sistema PLM, se han analizado los factores importantes y cuestiones a tener en cuenta a la hora de implementar un sistema PLM en una empresa. Beneficios de implantar un sistema PLM, se han estudiado lo beneficios derivados de la implementación de un sistema PLM en una empresa. La segunda actividad realizada en el desarrollo del proyecto ha sido un estudio sobre la aplicación SmarTeam, actividad imprescindible ya que el objetivo principal del proyecto es implantar un módulo de gestión de costes en esta herramienta. El estudio de la aplicación se ha basado en los siguientes puntos: Características de SmarTeam, se han analizado las características específicas de la solución PLM SmarTeam. Funcionalidad de SmarTeam, se han estudiado las diferentes funciones que posibilita SmarTeam a sus clientes y usuarios. Oferta del producto SmarTeam, estudio de las diferentes soluciones que ofrece SmarTeam a sus clientes. Sectores donde se aplica SmarTeam, análisis de los principales sectores en los que se utiliza SmarTeam y sus características.

4 Beneficios que aporta SmarTeam, diferentes beneficios derivados del uso de la solución PLM de SmarTeam. Ejemplos de clientes que utilizan SmarTeam, estudio de varias empresas que han solucionado sus problemas implementando SmarTeam en su organización. Tras realizar el estudio de la tecnología PLM y de la aplicación SmarTeam se han analizado los diferentes costes relacionados en el desarrollo de un proyecto o producto. Esta actividad ha sido clave en el desarrollo del proyecto, ya que en este punto se han determinado los diferentes costes que se van a controlar y gestionar en el módulo de gestión de costes. Los puntos en los que se ha basado el análisis son los siguientes: Técnicas de control y gestión de costes, en este punto se han estudiado diversas técnicas para la gestión y control de costes con el fin de que la solución desarrollada en este proyecto se beneficie de las diferentes ventajas de cada técnica. Tipos de costes, se han analizado las diferentes clasificaciones de tipos de costes para determinar los costes a gestionar y controlar en la solución desarrollada. Ciclo de vida de un coste, se ha analizado el ciclo de vida de un coste y su relación con el ciclo de vida de un producto. Control y gestión de costes como dato del proyecto/producto, se ha estudiado como SmarTeam gestiona los datos de un producto o proyecto ya que el coste de un proyecto deberá ser tratado como un dato más del proyecto/producto. La última actividad realizada en el desarrollo del proyecto ha sido la configuración de la aplicación SmarTeam y la implementación del módulo de gestión de costes. Esta actividad se ha dividido cuatro sub-actividades:

5 Configuración del modelo de datos del sistema, se ha modificado el modelo de datos de SmarTeam para que pueda soportar objetos de coste relacionados con proyectos e ítems. Diseño del interfaz de la solución, se ha realizado un interfaz gráfico con el cual el usuario interactué con el módulo de gestión de costes. Desarrollo de la funcionalidad del módulo, se ha programado la funcionalidad necesaria para controlar y gestionar los diferentes tipos de costes de un proyecto/producto. Integración del módulo de gestión de costes con Excel, se ha desarrollado un programa que permita exportar los datos relacionados con el coste de un proyecto/producto a un fichero Excel. Resultados Le ha desarrollado el módulo de gestión y control de costes y se ha integrado con la aplicación SmarTeam de forma satisfactoria. Se han realizado un grupo de pruebas sobra el módulo desarrollado para poder evaluar el correcto funcionamiento del sistema. Estas pruebas se han realizado utilizando datos de proyectos/productos de una empresa en una situación real. La Figura 1 representa el interfaz gráfico realizado para un proyecto en SmarTeam. Se puede observar como la ventana del proyecto contiene los datos del proyecto así como datos para la gestión y control de sus costes como son: Coste estimado, es el coste estimado para el desarrollo del proyecto, se establece a priori. Coste real, es el coste actual del proyecto. Coste objetivo, es el coste que se quiere alcanzar para el desarrollo del proyecto.

6 Figura 1: Captura de pantalla de la ficha de un proyecto Además de estos datos se ha incluido un botón para calcular el coste total del proyecto. Cuando el usuario pulsa en el sistema recorrerá toda la estructura de componentes del proyecto calculando el coste total del proyecto y lo mostrará con una ventana de dialogo. El usuario puede actualizar el coste real del proyecto con el aportado por el sistema al pulsar el botón. La Figura 2 representa el interfaz gráfico realizado para un objeto de coste, coste de mano de obra. Este objeto de coste se puede asociar, junto con toda la información del mismo, a un proyecto o a un ítem. La solución desarrollada gestionará la información de este objeto de coste junto con el proyecto o ítem al cual se ha asociado.

7 Figura 2: Captura de pantalla de la ficha de un coste de mano de obra Conclusiones El desarrollo de este proyecto, y más en particular el desarrollo de los diferentes estudios, ha requerido una amplia actividad de investigación, análisis y estudio de las nuevas tecnologías PLM y la aplicación SmarTeam. Dadas las características de esta novedosa tecnología, ha sido muy difícil encontrar información fidedigna, clara y precisa de muchas de sus características y funciones, con todo esto se quiere resaltar el importante esfuerzo realizado en todas las fases de estudio y análisis, tanto de la propia tecnología PLM como de la aplicación SmarTeam, que integra la tecnología PLM. Además del importante componente teórico desarrollado en este proyecto se han realizado importantes actividades de configuración, de la aplicación SmarTeam, y de desarrollo, dotando al componente teórico del proyecto de un soporte práctico y real de la solución propuesta. En las actividades de configuración se han utilizado dos herramientas que ofrece la aplicación SmarTeam, configurador de interfaz y configurador del modelo de datos. Tras la utilización de estas dos herramientas se han obtenido resultados muy satisfactorios, son herramientas de alto nivel sencillas de utilizar y muy prácticas. En las actividades de desarrollo se ha utilizado el lenguaje de programación Microsoft Visual Basic y la API de funciones ofrecida por SmarTeam. Esta parte del proyecto ha sido la más complicada de realizar, ya que el lenguaje Visual Basic no se ha

8 dado en ninguna asignatura de la carrera y además se ha tenido que complementar con funciones propias de la aplicación SmarTeam. Resumiendo, se trata de un proyecto muy ambicioso centrado en la tecnología PLM, la cual señala la empresa CIMdata como una de las iniciativas estratégicas de negocio más importantes de la actualidad, componiendo con soluciones de gestión de recursos de la empresa (ERP), de gestión de las relaciones con clientes (CRM) o de gestión de la cadena de suministros (SCM). Además cabe destacar que ninguna de las aplicaciones existentes en el mercado de los PLM realiza una gestión o control debida de los costes de proyectos/productos, por lo que confiere a este proyecto un carácter único. El proyecto deja la puerta abierta a posibles proyectos o trabajos futuros para mejorar su funcionalidad.

9 Study of PLM technology and development of a cost management module on the SmarTeam application. Author: Fco Javier Salcedo Norström Director: Gerardo Díaz Carrillo Summary The development of new technologies of information and the need by the companies of information management related to the product throughout its life cycle, has resulted in the PLM technology. PLM systems are tools that help the company to develop and establish strategies for innovation and cost reduction, these aimed to radically improve the processes of the organization. Taking into account that innovation strategies are the best to win market share and create new markets, the PLM systems are presently becoming very important. Today, given the circumstances of the global market and the high competitiveness of enterprises, management and control of the costs associated with a project is a key activity to the survival of a business. With this in mind, it is logical to think that a PLM system should manage and control the costs of a project/product to reduce costs and become more competitive. Due to the fact that current PLM applications do not integrate any type of management and cost control, it has been decided to develop and implement a management module cost on a PLM application in the market, SmarTeam. Cost management module must be generic so that any company may use it, regardless of the sector to which it belongs. Key words PLM, PDM, SmarTeam, ERP, management costs. Introduction Currently, the innovation and creation of new products are essential activities to sustain the growth of future incomes in most companies. Customers request new products in shorter time intervals and often adapted to their needs. They want more attractive designs, with better performance, better quality, lower prices and instant

10 availability. To meet these needs, companies must work closely with the organization, with partners and suppliers located all over the world. The acceleration of the innovation and the increase in the number of new products is a great challenge for most organizations. The results are that many companies suffer from slowness, use of intensive resources, inflexibility, poor visibility of the NPDI practices and the difficulty in the management and control. The PLM technology arises in this context to provide a management and control of the product throughout its life cycle and accelerate the launching of new products. PLM technologies support and enhance strategies for innovation and growth, helping the enterprise achieves real competitive advantage. One of the current demands of the customers is the combination of quality products with reasonable prices, therefore the cost management acquires a key role and requires that companies to have an adequate system for its control. This project aims to develop over a generic PLM solution, SmarTeam, an application that allows to calculate, manage and control the costs associated with the life cycle of a project or product. This will provide a greater control over the price of commodities, which is closely related to the costs. Description of the work For the correct development of the project, several activities have been carried out which will be hereafter detailed. The first activity carried out was based on a thorough study of the PLM technology, to understand its specific characteristics. The study of the technology has been divided into the following points: Functions of a PLM system, studied the different functions taking part of the PLM systems. Characteristics of a PLM system, studied the specific features met by the PLM systems. Functionality of a PLM system, determining the functionality that a PLM system should have.

11 Major systems PLM market, has analyzed the State of the art of PLM technology and major PLM systems into the market. Implementation of a PLM system, analyzed the important factors and issues to be considered when implementing a PLM system in a company. Benefits of implementing a PLM system, studied the benefits of implementing a PLM system in a company. The second activity in the development of the project has been a study of the application SmarTeam, essential activity, as the main objective of the project is to implement a cost management module in this tool. The study of the application has been based on the following points: SmarTeam characteristics, analyzed the specific functions provided by SmarTeam PLM solution to its customers and users. SmarTeam functionality, examined the different functions that SmarTeam may offer to its customers. The product range SmarTeam, study of the different solutions offered by SmarTeam to its customers. Sectors where applies SmarTeam, analysis of the main sectors using SmarTeam and their characteristics. Benefits provided by SmarTeam, different benefits arising from the use of the SmarTeam PLM solution. Examples of clients using SmarTeam, study of several companies that have solved their problems by the implementation of SmarTeam in their organization.

12 After the study of PLM technology and SmarTeam application, the different costs related to the development of a project or product has been analyzed. This activity has been key in the development of the project, due to the fact that it has made possible the identification of the different costs which are going to control and manage the cost management module. The points in which the analysis has been based are as follows: Techniques of control and management of costs, several techniques have been studied for the management and control of costs, so that the solution developed in this project may benefit from the different advantages of each technique. Types of costs, the different classifications of types of costs have been analyzed to determine the costs to be managed and controlled in the developed solution. Life cycle of a cost, analyzed the life cycle cost and its relationship with the life cycle of a product. Control and management of costs as the project/product data, studied the way SmarTeam manages the data of a product or project, as the cost of a project shall be considered as one more data of the project and product. The last activity in the development of the project has been the SmarTeam application configuration and implementation of cost management module. This activity has been divided into four sub-activities: Configuration of the data system model, the SmarTeam data model has been changed to enable it to support cost objects related to projects and items. Design of the solution interface, a graphical user interface has been modified in order to enable the users to interact with the cost management module.

13 Functionality development of the module, the functionality required has been programmed to control and manage the different types of costs of a project/product. Integration of the cost management module with Excel, a program has been developed which allows exporting the data related to the cost of a project/product to an Excel file. Results The management and cost control module has been developed and successfully integrated with the SmarTeam implementation. A group of tests have been performed on the developed module in order to evaluate the proper functioning of the system. These tests have been made using data from projects/products of a company in a real situation. Figure 1 represents the graphical user interface made for a project in SmarTeam. It may be seen how the project window contains data from the project as well as data for the management and control of costs, such as: Cost estimated, is the cost estimated for the development of the project, establishing a priori. Cost is real, is the current cost of the project. Cost objective, is the cost to be achieved for the development of the project.

14 Figure 1: Screenshot of a project window In addition to the previously mentioned data, a button has been included in order to calculate the total cost of the project. When the user clics on the system, it will go through all the components of the project structure calculating the total cost of the project and displaying it with a window of dialogue. The user can update the real cost of the project with the one provided by the system by pressing the button. Figure 2 represents the graphical interface carried out for a cost object. This cost object can be associated, together with all its information, to a project or an item. The developed solution will manage the information of this cost object, together with the project or item to which it has been associated.

15 Figure 2: Screenshot of a cost window Conclusions The development of this Project, and more in particular the development of the different studies, has required a wide activity of investigation, analysis and study of the new PLM technologies and the SmarTeam application. Due to the characteristics of this new technology, it has been very difficult to find truthful, clear and precise information of a lot of its characteristics and functions. With all this, we would like to bound the important effort made in all phases of study and analysis of the PLM technology a well as the SmarTeam application, which integrates the PLM technology. Besides the important theoretic component developed in this project, several important activities of configuration of the SmarTeam application and development have been performed, this providing the theoretical component of the project with a practical and real support of the proposed solution. Two tools of the SmarTeam application have been used in these activities of configuration, interface configurator and data model configurator. Very successful results have been obtained after using these two tools due to the fact that they are tools of a high level, simple to use and very practical. Microsoft Visual Basic programming language as well as the API of functions offered by SmarTeam has been used in the development activities. This part of the project has been the most difficult one, due to the fact that the Visual Basic language

16 was not a subject in the studies and besides that it had to be completed with functions of the SmarTeam application. To finish with, it is a very ambitious project concentrated on the PLM technology, which points out the CIMdata enterprise as one of the most important business initiatives nowadays, making up with solutions for management resources of the enterprise (ERP), management of relationship with customers (CRM) or management of the chain of supplies (SCM). It should also be pointed out that none of the existing applications within the PLM market performs a duly management or control of the costs of the project/products, which gives to this project a unique character. The project leaves the door open to future projects of works, in order to improve its functionality.