MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Transcripción

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2 DIRECCIÓN RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN

3 INTRODUCCIÓN La Administración Pública Municipal es el instrumento básico para convenir los objetivos, planes y programas gubernamentales en acciones y resultados concretos, orientados a responder a las expectativas de la sociedad. Por ello, es indispensable que el aparato público cuente con los mecanismos administrativos que apoyen, aseguren y agilicen el cumplimiento de los actos de gobierno. Para lograr una mayor efectividad social y mejores resultados en los servicios públicos, es necesario que la administración pública revise y actualice permanentemente sus formas de organización, sistema de trabajo y procedimientos de atención a los usuarios, a efecto de hacerlo congruente con las circunstancias del entorno social y la disponibilidad de recursos. En circunstancia, el Gobierno del Municipio de Culiacán ha venido ejecutando un amplio Programa de Modernización de la Administración con calidad y transparencia, el cual tiene como uno de los propósitos dotar a la administración de estructuras de organización flexibles, racionales y congruentes con los objetivos y programas institucionales. Como parte de las acciones que se han venido realizando en esta materia y como resultado del análisis objetivo de los elementos administrativos existentes se elaboró el presente Manual General de Organización de la Dirección de Recursos Humanos, mismo que se constituye como instrumento administrativo básico, toda vez que establece la forma de organización y el funcionamiento de las unidades administrativas que le conforman, así como sus objetivos y funciones. El manual en cuestión es una herramienta útil que permitirá al personal de la Dirección de Recursos Humanos desempeñar y precisar las funciones de cada puesto, establecer responsabilidades, evitar duplicidad de funciones, detectar omisiones, contar con un medio de información y orientación al usuario y, en general, mejorar la productividad y calidad de la misma.

4 ÍNDICE TEMA PÁGINA Antecedentes Históricos 1 Legislación 2 Misión 3 Visión 4 Valores 5 Objetivos Estratégicos 7 Estructura Orgánica 8 Estructura Orgánica Funcional 9 Organigrama General 10 Organigrama Específico 11 Organigrama Funcional 12 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 13 Funciones 14 Objetivo 15 Perfil del puesto del Director 16 Perfiles de puestos del personal a cargo del Director 18 DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL 29 Funciones 30 Objetivo 31 Perfil del Puesto del Jefe de Departamento 32 Perfiles de puestos del personal a cargo del Jefe de Departamento 33 DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN Y SELECCIÓN DE PERSONAL 41 Funciones 42 Objetivo 43 Perfil del Puesto del Jefe de Departamento 44 Perfiles de puestos del personal a cargo del Jefe de Departamento 45 Directorio 56

5 ANTECEDENTES HISTÓRICOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN El 17 de enero de 1990 se publicó en el Periódico Oficial El Estado de Sinaloa, el decreto No 1, que sustenta el Reglamento Interior del Municipio de Culiacán, en su capítulo IV, artículo 23 señala las dependencias con la cual contará la Oficialía Mayor para su mejor desempeño: Dirección de Administración y la Dirección Recursos Humanos. El 18 de enero de 1993 se publicó en el Periódico Oficial El Estado de Sinaloa el decreto No. 1, que sustenta el Reglamento Interior del Municipio de Culiacán, Sinaloa y en su capítulo IV, artículo 22, describe las dependencias con que contará la Oficialía Mayor para un mejor desempeño; Dirección de Administración y la Dirección de Recursos Humanos El 8 de enero de 1996 se publicó en el Periódico Oficial El Estado de Sinaloa el decreto No. 1, que sustenta el Reglamento Interior del Municipio de Culiacán, Sinaloa en su capítulo IV, de las atribuciones de las dependencias de la Oficialía Mayor en su artículo No.20 correspondiente a esta Dependencia, nos señala la Subdirección con que contará: Departamento de Servicios Internos, Departamento de Selección y Capacitación de Personal y el Departamento de Servicios Médicos. El 28 de Julio de 1999 se publicó en el Diario Oficial El Estado de Sinaloa el decreto No. 1, que sustenta el Reglamento Interior del Municipio de Culiacán, Sinaloa y en el capítulo IV, artículo No. 23, describe las facultades y obligaciones de la Dirección de Administración en el artículo No. 24 al artículo No. 28, hace referencia a la estructura orgánica y cinco departamentos, a saber: Subdirección de Recursos Humanos, Subdirección de Recursos Materiales, Unidad de Inspección y Vigilancia, Unidad de Verificación, Mantenimiento y Suministro, y; en los artículos No. 21 y 22 nos señala las facultades y obligaciones que tendrá a su cargo la Subdirección de Recursos Humanos. El día 10 de Enero de 2005 se publicó en el periódico El Estado de Sinaloa el decreto de la separación de la Subdirección de Recursos Humanos y Materiales de la Dirección Administrativa, quedando la primera con el nombre de Dirección de Recursos Humanos y la otra como Dirección de Recursos Materiales. El día 15 de febrero de 2008 se publicó en el periódico oficial El Estado de Sinaloa No. 20, quedando la Dirección de Recursos Humanos sin ninguna modificación. 1

6 LEGISLACIÓN Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos promulgada el 5 de febrero de Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sinaloa. (.P.O. No. 83,25-VII- 1917). Contrato Colectivo de Trabajo 2011 STASAC y Ayuntamiento desde 1978 hasta la fecha. Ley de Gobierno Municipal del Estado de Sinaloa. (.P.O. No.142, 26-X1-2001). Ley de Ingresos del Municipio de Culiacán, Sinaloa, para el ejercicio Fiscal del año Ley de los Trabajadores al Servicio de los Municipios del Estado de Sinaloa. (.P. O. No. 35, 21-III-1984). Ley de Planeación para el Estado de Sinaloa. (.P. O., No. 132 BIS, 2-X1-1987). Ley de Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Sinaloa (P.O. No. 135, 08.X1-1987). Ley Federal del Trabajo. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado (.P.O. No.2, ). Plan Municipal de Desarrollo Reglamento de los Trabajadores al Servicios del H. Ayuntamiento de Culiacán. (.P.O. No. 59, 16-X-1975). Reglamento Interior de Administración del Municipio de Culiacán, Sinaloa. Decreto Municipal No. 20 capítulo 1, publicado en el Periódico Oficial El Estado de Sinaloa de fecha 15 de febrero de Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Estado. (.P. O. No. 124, 15-X1-1999). Estatutos del personal sindicalizado del H. Ayuntamiento. 2

7 MISIÓN La Dirección de Recursos Humanos es una Dependencia directa de Oficialía Mayor, que realiza actividades de apoyo y es la responsable de suministrar y coordinar el uso racional y eficiente de los recursos humanos, que las diversas áreas del ayuntamiento requieren para su adecuado funcionamiento, así como conducir con eficacia la política de administración de recursos humanos que permita el desarrollo integral del personal mediante una capacitación y adiestramiento de calidad a todos los niveles, que el desarrollo sea el centro de atención de las políticas públicas del gobierno municipal y que esté sustentada por personas con alto espíritu de servicio que contribuyan a la imagen y desempeño de las actividades del Gobierno Municipal. 3

8 VISIÓN Para el 2013, se contará con un sistema de administración y desarrollo de personal que garantice los derechos de los trabajadores y propicie el ejercicio honesto y eficiente de sus funciones, contribuyendo a la consecución de los objetivos y metas institucionales; la Dirección de Recursos Humanos será una dependencia reconocida por su eficiencia y será capaz de garantizar Servidores Públicos probados, competentes y honorables, con estabilidad, perspectiva de ascenso y servicio, creando con esto un verdadero SERVICIO PROFESIONAL DE CARRERA. 4

9 VALORES Todas las decisiones y acciones del servidor(a) público(a) deben estar dirigidas a la satisfacción de las necesidades e intereses de la sociedad, por encima de intereses particulares ajenos al bienestar de la colectividad. El servidor público no debe permitir que influyan en juicios y conducta, intereses que puedan perjudicar o beneficiar a personas o grupos en detrimento del bienestar de la sociedad. El compromiso con el bien común implica que el servidor público este consciente de que el servicio público es un patrimonio que pertenece a todos los mexicanos y que representa una misión que solo adquiere legitimidad cuando busca satisfacer las demandas sociales y no cuando se persiguen beneficios individuales. Integridad El servidor público debe actuar con honestidad, atendiendo siempre a la verdad. Conduciéndose de esta manera, el servidor público fomentará la credibilidad de la sociedad en las instituciones públicas y atribuirá a generar una cultura de confianza y de apego a la verdad. Honestidad Este valor se convierte en una guía de nuestras tareas diarias, en un firme lazo de comunicación con los ciudadanos, y en un fuerte compromiso de actuar con ética y moral ante la sociedad. Imparcialidad El servidor público actuará sin conceder preferencias o privilegios indebidos a organización o persona alguna. Su compromiso es tomar decisiones y ejercer sus funciones de manera objetiva sin prejuicios personales y sin permitir la influencia indebida de otras personas. Justicia El servidor público debe conducirse invariablemente con apego a las normas jurídicas inherentes a la función que desempeña. Respetar el estado de derecho es una responsabilidad que, más que nadie, debe asumir y cumplir el servidor público. Para ello, es su obligación conocer, cumplir y hacer cumplir las disposiciones jurídicas que regulen el ejercicio de sus funciones. 5

10 Respeto El servidor público debe dar a las personas un trato digno, cortés, cordial y tolerante. Está obligado a reconocer y considerar en todo momento lo derechos, libertades y cualidades inherentes a la condición humana. Eficiencia Nuestro compromiso es servir de apoyo staff a todas las dependencias del municipio brindando un servicio de primera con claridad y oportunidad que permita la adecuada toma de decisiones. Compromiso Lograr un buen ambiente de trabajo haciendo cumplir las prestaciones que otorga el municipio y, aplicar los reglamentos y demás disposiciones y reglamentos de cabildo. Trabajo en Equipo La suma de esfuerzos, capacidades, recursos y el trabajo coordinado, brinda mejores resultados que el trabajo individual, con ello lograremos una dependencia fuerte y vigorosa. 6

11 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Implementar normas, procedimientos y sistemas de control para garantizar el eficiente y racional aprovechamiento de los recursos humanos. Contar con un sistema de control y registro, que garantice el cumplimiento del personal y nos ayude a elevar su eficiencia y productividad. Pagar oportunamente con estricto apego a la plantilla de personal y disponibilidad presupuestal. Otorgar prestaciones y servicios al trabajador, sobre bases objetivas para que lo motiven en el desarrollo de su trabajo. Conocer en forma sistemática las actividades desarrolladas por cada área de recursos humanos y estadística derivada. Efectuar la selección técnica del personal, para que el ingreso y el ascenso lo obtenga el personal en las mejores condiciones de aptitud y actitud para el servicio. Mantener y desarrollar al personal en las mejores condiciones para el servicio. Contribuir a la profesionalización de los recursos humanos; fomentando la permanencia de los cuadros técnicos en el ámbito municipal, como elementos para elevar los niveles de calidad y eficiencia de la administración pública, a partir de acciones de capacitación de los servidores públicos y de la aplicación de medidas en apoyo a la modernización administrativa. Promover el desarrollo integral del talento humano y el afianzamiento de la ética del servidor público. Elevar el nivel de compromiso de los funcionarios públicos con respecto a las políticas, los planes, los objetivos, los proyectos y los programas del municipio. Fortalecer la capacidad tanto individual como colectiva de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales. Facilitar la preparación permanente de todos los servidores públicos con el fin de elevar los niveles de satisfacción personal y laboral, así como incrementar sus posibilidades de ascenso dentro del gobierno del municipio. 7

12 ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. Oficialía Mayor: 1.1 Dirección de Recursos Humanos Departamento de Registro y Control de Personal Departamento de Capacitación y Selección de Personal 8

13 ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN 1. Oficialía Mayor 1.1. Director de Recursos Humanos Secretaria Asistente Secretaria Recepcionista Mensajero Jefe de Proceso de Nómina Auxiliares de Nómina (3) Encargado de la Caja de Ahorro y Préstamo/ Enlace C.A.I.P Asistente de la Caja de Ahorro y Préstamo Jefe de Departamento de Registro y Control de Personal Auxiliar Técnico de Registro y Control Supervisor de Registro y Control Supervisor de Control de Personal y Soporte Técnico Checadores (4) Encargado de Prestaciones Sociales Auxiliares de Prestaciones Sociales (2) Auxiliares de Archivo (3) Jefe de Departamento de Capacitación y Selección de Personal Coordinador de Capacitación Encargado de Selección Coordinador de Seguridad e Higiene (2) Encargado del Módulo de la CURP Auxiliar Administrativo Auxiliar de Contratación Personal Eventual 9

14 ORGANIGRAMA GENERAL 10

15 ORGANIGRAMA ESPECÍFICO MANUAL DE ORGANIZACIÓN 11

16 ORGANIGRAMA FUNCIONAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN 12

17 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 13

18 FUNCIONES Artículo 48. Al Director de Recursos Humanos le corresponde el ejercicio de las facultades y obligaciones siguientes: I. Formular y someter a consideración del Oficial Mayor, las políticas y programas de planeación, administración y evaluación del personal de la Administración Municipal, así como las prestaciones de previsión social del propio personal; II. Implementar normas, procedimientos y sistemas de control para garantizar el eficiente y racional aprovechamiento de los recursos humanos; III. Contar con un sistema de control de registro del personal, para garantizar el cumplimiento de sus funciones y elevar su eficiencia y productividad; IV. Pagar oportunamente los salarios y demás prestaciones a que los trabajadores tengan derecho, con estricto apego a la plantilla de personal y disponibilidad presupuestal; V. Otorgar prestaciones y servicios al trabajador sobre bases objetivas, para su motivación y desarrollo laboral; VI. Conocer en forma sistemática las actividades desarrolladas por cada área de recursos humanos y estadística derivada; VII. Formular y proponer las normas y procedimientos en materia de reclutamiento y selección de personal, así como nombramientos, contratación, movimientos de puesto, capacitación, motivación y de seguridad e higiene en el trabajo; VIII. Planear, desarrollar e implementar los programas en materia de seguridad e higiene en el trabajo, que coadyuven al mejoramiento de las condiciones laborales y de salud de los trabajadores, procurando con ello la disminución de los riesgos y accidentes de trabajo; IX. Promover la expedición a los ciudadanos que así lo requieran, de la Clave Única de Registro de Población; X. Difundir y vigilar la aplicación de las normas y procedimientos que en materia de administración de personal deberán observar las dependencias municipales; XI. Intervenir en la formalización de acuerdos ante instituciones de seguridad social, en favor de empleados del Ayuntamiento; XII. Intervenir en la celebración de los convenios entre el Ayuntamiento y el Sindicato de los Trabajadores al Servicio del Ayuntamiento de Culiacán, y XIII. Las demás que establezcan las leyes, reglamentos y acuerdos de Cabildo, o que expresamente le confieran al Presidente Municipal o su superior jerárquico. 14

19 OBJETIVO Suministrar y coordinar el uso racional y eficiente de los Recursos Humanos, que las diversas áreas del Ayuntamiento requieren para su adecuado funcionamiento, estableciendo un sistema de administración y desarrollo de personal que a la vez garantice los derechos de los trabajadores, establezca sus obligaciones para el ejercicio honesto y eficiente de sus funciones, y contribuir a la consecución de los objetivos y metas institucionales. 15

20 PERFIL DEL PUESTO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Identificación del puesto Denominación del puesto: Unidad Administrativa: Tramo de Control Dirige a: Reporta a: Competencia Escolaridad: Director de Recursos Humanos Oficialía Mayor Personal de la Dirección de Recursos Humanos Oficial Mayor MANUAL DE ORGANIZACIÓN Post grado en administración de empresas, contaduría pública, psicología u otras carreras relacionadas con administración de personal. En recursos humanos, administración de personal, nóminas, sindicatos, Especialidad: administración general. Conocimientos: Relaciones sindicales Nómina Capacitación de personal Estructura organizacional Habilidades y actitudes Idiomas: Experiencia: Manejo de personal Presupuestos Ley Federal del Trabajo Ley del IMSS Don de mando Negociador Analítico Paciente Ordenado Capacidad de escucha Respetuoso Confidencialidad Liderazgo Español Haber ocupado puestos de manejo de personal a nivel gerencial, dirección, o como jefe de departamento; Experiencia en el manejo de la Ley Federal del Trabajo y Ley del IMSS, experiencia en relaciones sindicales. Función General del Puesto Coordinar al personal de la Dirección de Recursos Humanos, fomentado su desarrollo para eficientar los procesos y la calidad que se requiere para la atención hacia las personas que laboran en el H. Ayuntamiento de Culiacán. Contribuyendo a la profesionalización de los recursos humanos; fomentando la permanencia de los cuadros técnicos en el ámbito municipal, como elementos para elevar los niveles de calidad y eficiencia de la administración pública, a partir de acciones de capacitación de los servidores públicos y de la aplicación de medidas en apoyo a la modernización administrativa. Promover el desarrollo integral del talento humano y el afianzamiento de la ética del servidor público. Elevar el nivel de compromiso de los servidores públicos con respecto a las políticas, los planes, los objetivos, los proyectos y los programas del municipio. Fortalecer la capacidad tanto individual como colectiva de aportar conocimiento, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales. Facilitar la preparación permanente de todos los servidores públicos con el fin de elevar los niveles de satisfacción personal y laboral, así como incrementar sus posibilidades de ascenso dentro del gobierno del municipio. 16

21 Funciones Específicas Desarrollar adecuadamente la cultura organizacional de la empresa. Supervisar que los cambios en las condiciones de trabajo sean debidamente planeadas y coordinadas para asegurar la productividad de la empresa. Proveer y desarrollar el personal adecuado para cada puesto de trabajo. Promover la modernización y actualización de los procedimientos de cada una de las áreas para el desarrollo de las labores. Mantener la integración y socialización de la empresa, con el objetivo de mantener canales de comunicación y liderazgo positivo. Desarrollar en la empresa la vocación de servicio y una cultura participativa de trabajo en equipo enfocada a satisfacer las expectativas de clientes internos y externos a través del desarrollo de la mente organizacional. Proporcionar al personal un ambiente motivador de trabajo en cual, mediante un sistema formal se evalúe y mejore su desempeño, con el fin de que sea eficaz y eficiente, promoviendo el sentido de pertenencia hacia la institución. Revisar las políticas y programas de planeación, administración y evaluación de personal al servicio del municipio. Formular y promover las normas y procedimientos en materia de reclutamiento y selección de personal, así como nombramientos, contratación, movimientos de puesto, etcétera. Supervisar la formación en el ámbito técnico, de desarrollo humano y de seguridad e higiene en el trabajo Difundir y vigilar la aplicación de las normas y procedimientos que en materia de administración de personal deberán observar las dependencias municipales; Intervenir en la formulación de acuerdos ante las instituciones de seguridad social, a favor de empleados del ayuntamiento. Intervenir en la celebración de los convenios entre el H. Ayuntamiento y el Sindicato de los Trabajadores al Servicio del Ayuntamiento de Culiacán. Las demás que le fijen las leyes, reglamentos y acuerdos de cabildo, el presidente municipal o su superior jerárquico. 17

22 PERFIL DEL PUESTO SECRETARIA ASISTENTE Identificación del puesto Denominación del puesto: Secretaria Asistente Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control Dirige a: No tiene personal a su cargo Reporta a: Director de Recursos Humanos Competencia Escolaridad: Secretariado o carrera comercial Especialidad: Secretariado Conocimientos: Procesador de Texto Internet Habilidades y actitudes Destreza mecanográfica Facilidad de palabra Iniciativa Organizada Criterio Actitud de Servicio Trato cortés y amable Puntual Confiable Leal Atenta Trabajo bajo presión Idiomas: Español Experiencia: Deberá ser en áreas secretariales o como asistente de dirección Función General del Puesto Asistir a la Dirección de Recursos Humanos principalmente en la canalización del personal interno y externo que requieran de los servicios del Director, y el manejo de la correspondencia que entra y sale del área. Debe ejecutar sus labores de secretariado dentro del marco de alta confiabilidad, discreción y eficiencia. Funciones Específicas Atención de llamadas telefónicas, fax y otros medios de comunicación de la Dirección. Atención del personal interno y externo que visita la Dirección Llevar un adecuado archivo de documentos y registro de trámite de solicitudes Auxiliar en la respuesta a la correspondencia y demás asuntos de la Dirección Respaldar documentos recibidos y entregados por la Dirección Agendar diaria y correctamente los asuntos de la Dirección de Recursos Humanos Administrar la caja chica y llevar control de las facturas que respaldan su gasto Elaborar reembolso de caja chica ante la Dirección de Egresos cuando se requiera Recibir los formatos de solicitud de cartas laborales y certificados de ingresos para elaborar los oficios correspondientes Pasar a firma dichos oficios y turnarlos a la secretaria de recepción para ser entregados a los empleados solicitantes. 18

23 PERFIL DEL PUESTO MENSAJERO Identificación del puesto Denominación del puesto: Mensajero Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control Dirige a: No tiene personal a su cargo Reporta a: Director de Recursos Humanos Competencia Escolaridad: Secundaria o preparatoria Especialidad: No aplica Conocimientos: Habilidades y actitudes Disposición Ordenado Actitud de Servicio Responsable Trato amable Puntual Idiomas: Español Experiencia: No necesaria. Función General del Puesto MANUAL DE ORGANIZACIÓN Ejecutar la distribución adecuada y oportuna de los documentos emitidos y recibidos por la Dirección de Recursos Humanos. Funciones Específicas Distribuir adecuada y oportunamente los documentos internos y externos de la Dirección. Fotocopiar los documentos solicitados por la Dirección. Apoyar con labores de mensajería a las diferentes áreas de la Dirección cuando lo soliciten y sean autorizadas por el Director. Apoyar en las demás funciones y actividades propias de la Dirección. 19

24 PERFIL DEL PUESTO SECRETARIA RECEPCIONISTA Identificación del puesto Denominación del puesto: Secretaria Recepcionista Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control Dirige a: No tiene personal a su cargo Reporta a: Director de Recursos Humanos Competencia Escolaridad: Preparatoria o carrera técnica en computación. Especialidad: No aplica Conocimientos: Procesador de Texto Gestión documental Habilidades y actitudes Criterio para manejo de Trabajo bajo presión información Cortés Trato amable Ordenado Idiomas: Español Experiencia: De preferencia en servicio al cliente Función General del Puesto Atender oportuna y eficientemente al personal del H. Ayuntamiento de Culiacán que solicitan los servicios de la Dirección, así como recibir y canalizar la correspondencia ingresada. Funciones Específicas Atender a usuarios internos y externos que ingresan o llaman a la Dirección, facilitándoles la gestión de los servicios solicitados. Canalizar al área pertinente los usuarios que requieren aclaraciones en su nómina. Recibir, capturar y canalizar adecuadamente la información entregada por las diferentes áreas del Ayuntamiento respecto a movimientos de personal: bajas, altas, faltas, vacaciones, permisos, etc; así como los formatos para solicitud de cartas laborales y certificados de ingresos, entre otros. Atender y entregar los formatos correspondientes a los empleados que soliciten el ingreso a la caja de ahorro y finiquito para canalizarlos al Auxiliar de Nómina A. Recibir, capturar y canalizar adecuada y oportunamente toda la correspondencia que ingresa a la Dirección. 20

25 PERFIL DEL PUESTO JEFE DE PROCESO DE NOMINA Identificación del puesto Denominación del puesto: Jefe de Proceso de Nómina Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control Dirige a: Auxiliares de Nómina (3) Reporta a: Director de Recursos Humanos Competencia Escolaridad: Especialidad: Conocimientos: Paquete office Pagos al IMSS Manejo del SUA Manejo del sistema de INFONAVIT Sistema de Nómina GRP Sadmun 2.0 Habilidades y actitudes Idiomas: Experiencia: Licenciatura en Informática En recursos humanos o en administración de personal MANUAL DE ORGANIZACIÓN Estructura organizacional Estructura de documentos Remuneraciones al personal organizado Crystal reports SQL Server Sistema AS/400 Aptitud analítica Criterio Claridad Trabajar bajo presión Organizado Honesto Tolerante Precisión Español En pago de prestaciones sociales, nómina, estructura organizacional, estructura de documentos. Función General del Puesto Ejecutar los diferentes programas computacionales de nómina y pagos para la administración de recursos humanos elaborando. Servir de enlace operativo con las diferentes dependencias de la Dirección. Apoyar al Director de Recursos Humanos en sus proyectos y trabajos solicitados por sus superiores. Funciones Específicas Integrar la información necesaria para el pago de sueldos y prestaciones. Integrar la información para presupuesto anual en materia de servicios personales. Integrar la información para dar atención al pliego petitorio del STASAC. Entregar quincenalmente al STASAC los informes correspondientes a movimientos en nómina y prestaciones sociales de sus agremiados. Pasar listados de personal agremiado cuando el STASAC los solicite para celebración de eventos especiales como días de madre, cumpleaños, etc. Entregar información en atención a las solicitudes hechas por la CAIP una vez firmados por la Dirección. Supervisar el correcto funcionamiento del área de nómina: tareas de las auxiliares, reportes 21

26 elaborados, y demás. Revisar los pagos al IMSS, INFONAVIT, SISTEMA PARA EL RETIRO, PRIMA DE RIESGOS DE TRABAJO, de todo el personal de ayuntamiento para verificar su correcto pago y aplicación Coordinar con el área de Desarrollo Tecnológico todo lo relacionado con implementación, funcionamiento y mantenimiento del software y equipo técnico de la Dirección de Recursos Humanos. Servir de enlace con la empresa proveedora del software de nómina SECOM- cuando se requiera de mantenimiento, hayan fallas y/o modificaciones. Mantener actualizada la información electrónica de todo el personal de nómina, así como respaldar periódicamente dicha información. Concentrar la información correspondiente a sueldos extraordinarios y horas extra para coordinarla con el área de Presupuesto para su correcto ejercicio. Revisar y verificar que los pagos hechos por el Ayuntamiento al IMSS, INFONAVIT, sistema para el retiro, prima de riesgos de trabajo, entre otros, para su personal hayan sido los correctos y aplicados. Apoyar en la elaboración del Plan Municipal de Desarrollo pasando su planeación en cuanto a nómina y personal. Revisar mensualmente el P.O.A. para verificar el cumplimiento de las metas establecidas en él. Analizar y elaborar periódicamente los informes actuales y comparativos respecto a la nómina y prestaciones sociales de todo el personal del Ayuntamiento para enviarlos a la Oficialía Mayor. Reportar información de nómina y prestaciones sociales a las otras áreas del Ayuntamiento cuando así lo requieran. Integrar la información necesaria para las auditorias de la Contraloría Interna Estatal a través de la ASE y Federales según sea el caso. Elaborar la información mensual, bimestral, trimestral, semestral y anual emanada por la Dirección buscando la optimización de recursos y calidad. Generar toda la información para pagos electrónicos de nómina clasificada por los diferentes bancos a los que se harán los depósitos correspondientes, y enviarla a tesorería para su aplicación. Generar la programación mensual de pago del bono extraordinario para el personal operativo de la Secretaría de Seguridad Pública, y pasarlo al área de Programación para su aplicación. Integrar la información para el pago de impuesto sobre nómina y turnarlo al área de contabilidad para su aplicación. 22

27 PERFIL DEL PUESTO AUXILIAR DE NOMINAS A Identificación del puesto Denominación del puesto: Auxiliar de nóminas A Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control Dirige a: No tiene personal a su cargo Reporta a: Jefe de Proceso de Nómina Competencia Escolaridad: Especialidad: Conocimientos: Paquete Office Ley federal del trabajo Sistema AS/400 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Licenciatura en administración de empresas, contabilidad pública, informática, o carreras afines. Cálculo ISR y cuotas al IMSS e INFONAVIT Sistema de Nómina GRP Sadmun 2.0 Habilidades y actitudes Aptitud analítica Trabajo en equipo Trato amable Habilidad para relacionarse Organizado Puntualidad Idiomas: Español Experiencia: En nóminas, cálculo y retención de ISR y cuotas obrero-patronales. Función General del Puesto Gestionar el proceso relacionado con nómina del personal sindicalizado y de confianza que labora en el H. Ayuntamiento de Culiacán. Funciones Específicas Procesar el pago de nómina de los empleados sindicalizados, de confianza, policías y tránsito municipal. Aplicar pago de bonos por antigüedad en la nómina. Aplicar pago de bonos por productividad a policías y tránsito municipal mensualmente. Aplicar pago de bono mensual a policías y tránsito municipal. Aplicar el pago de las becas deportivas y educativas que hayan sido solicitadas por el sindicato. Elaborar finiquitos para pasarlos al área de Egresos. Elaborar formatos de apoyo de transporte para aplicación de pago en nómina. Capturar y aplicar descuentos por inasistencias en nómina. Capturar y aplicar descuentos por préstamos, compras en empresas con las que se tiene convenio, caja de ahorro, pensiones alimenticias, etc., en nómina. Capturar movimientos en nómina como altas, bajas, licencias, cambios, reanudación y reingresos. Programar pago de becas deportivas y educativas que hayan sido solicitadas por el sindicato. Revisar y cuantificar expedientes para trámite de jubilación. Llenar los formatos de solicitud de constancias laborales y certificados de ingresos para turnarlos a la secretaria de la Dirección. Dar atención a los empleados sindicalizados y de confianza, policías y tránsito municipal para aclaraciones de nómina. Elaborar cartas laborales al personal que requiera presentarlas al Banco para cobro de nómina. Apoyar en las funciones necesarias para el adecuado funcionamiento del área. 23

28 PERFIL DEL PUESTO AUXILIAR DE NÓMINAS B Identificación del puesto Denominación del puesto: Auxiliar de nóminas B Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control Dirige a: No tiene personal a su cargo Reporta a: Jefe de Proceso de Nómina Competencia Escolaridad: Licenciatura en administración de empresas, contabilidad pública, informática, o carreras afines. Especialidad: No Aplica Conocimientos: Paquete Office Cálculo ISR y cuotas al IMSS Ley federal del trabajo e INFONAVIT Sistema AS/400 Sistema de Nómina GRP Microsoft Access Sadmun 2.0 Habilidades y actitudes Aptitud analítica Trabajo en equipo Trato amable Habilidad para relacionarse Organizado Puntualidad Idiomas: Español Experiencia: En nóminas, cálculo y retención de ISR y cuotas obreros patronales al IMSS. Función General del Puesto Gestionar el proceso relacionado con nómina del personal eventual que labora en el H. Ayuntamiento de Culiacán. Funciones Específicas Procesar el pago de nómina de los empleados eventuales. Programar la lista de raya de empleados eventuales semanal y quincenal: o Capturar y aplicar descuentos por faltas, préstamos y pensiones. o Capturar las altas, bajas y demás cambios en nómina. Dar atención a los empleados eventuales para aclaraciones en nómina. Combinar la base de datos de empleados eventuales y de nómina para la elaboración de reportes solicitados por la Dirección. Generar e imprimir reporte Analítico y Alfabético para turnar al área correspondiente: o Analítico y Alfabético al Jefe de Departamento de Registro y Control. o Analítico y Alfabético al Supervisor de Registro y Control. o Alfabético a las Auxiliares de Prestaciones Sociales. o Alfabético de personal eventual al área de compras para control de medicinas-. Elaborar cuadro para análisis de movimientos para el sindicato. Hacer relación de movimientos aplicados del personal sindicalizado para enviarla al encargado de escalafón. Aplicar pago de bonos por antigüedad en la nómina. 24

29 Capturar movimientos en nómina como altas, bajas, licencias, cambios, reanudación y reingresos. Realizar conteo de movimientos para pasar reporte a la Función Pública. Apoyar a la Auxiliar de Nómina A en la realización de la nómina del personal sindicalizado y de confianza, de finiquitos y demás funciones cuando sea necesario. Revisar movimientos como altas, bajas, cambios, etc. de la nómina del personal sindicalizado y de confianza turnados por el Jefe de Proceso de Nómina, buscando que no hayan errores. Elaborar tarjetas informativas de la nómina del Ayuntamiento cuando el Director las solicita. Elaborar nombramientos de los servidores públicos. Revisar los préstamos de la caja de ahorro y tesorería para verificar si al empleado le alcanza de acuerdo a su nómina. Llenar los formatos de solicitud de constancias laborales y certificados de ingresos para turnarlos a la secretaria de la Dirección. Elaborar cartas laborales al personal que requiera presentarlas al Banco para cobro de nómina. Apoyar al personal de la Dirección cuando requieran soporte técnico. Apoyar en las funciones necesarias para el adecuado funcionamiento del área. 25

30 PERFIL DEL PUESTO AUXILIAR NOMINA C Identificación del puesto Denominación del puesto: Auxiliar de nómina C Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control Dirige a: No tiene personal a su cargo Reporta a: Jefe de Proceso de Nómina Competencia Escolaridad: Licenciatura en administración de empresas, contabilidad pública, informática, o carreras afines. Especialidad: No Aplica Conocimientos: Paquete Office Sistema AS/400 Habilidades y actitudes Actitud de servicio Trabajo en equipo Trato amable Habilidad para relacionarse Capacidad de análisis Puntualidad Organizado Idiomas: Español Experiencia: De preferencia en funciones secretariales. Función General del Puesto Gestionar el proceso relacionado con nómina del personal eventual que labora en el H. Ayuntamiento de Culiacán. Funciones Específicas Revisar expedientes de personal sindicalizado para otorgar el bono el antigüedad Revisar expedientes de personal sindicalizados y de confianza para hacer efectivo el quinquenio. Revisar expedientes de personal sindicalizado para la recategorización de 7 años de antigüedad. Realizar el control presupuestal del gasto de horas extras. Realizar el control y revisión de la programación de la partida presupuestal de horas extras. Programar pago de estímulos por tonelaje al personal sindicalizado y eventual del área de Aseo y Limpia con categoría de chofer y peón. Programar pago de servicio de vigilancia brindados en diferentes eventos especiales al personal adscrito a la Dirección de Seguridad Pública y Municipal. Apoyar en las funciones necesarias para el adecuado funcionamiento del área. 26

31 PERFIL DEL PUESTO ENCARGADA DE LA CAJA DE AHORRO Y PRÉSTAMO/ ENLACE C.A.I.P. Identificación del puesto Denominación del puesto: Encargada de la Caja de Ahorro y Préstamo/ Enlace C.A.I.P. Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control Dirige a: Reporta a: Competencia Escolaridad: Asistente de la Caja de Ahorro y Préstamo Director de Recursos Humanos Licenciatura en contabilidad pública, administración de empresas o carreras afines. No necesaria Especialidad: Conocimientos: Elaboración e interpretación de conciliaciones bancarias. Reglamento interno del Ayuntamiento Habilidades y actitudes Trato Amable Empatía Tolerante Paciente Trabajo bajo presión Trabajo en equipo Controles administrativos y contables. Ley de acceso a la información del Estado de Sinaloa. Ordenado Prudente Capacidad para la toma de decisiones y solución de problemas Idiomas: Español Experiencia: Contable administrativa Función General del Puesto Manejar y controlar la operatividad de la caja de ahorro y préstamo, y préstamos de tesorería. Servir de enlace entre la Secretaría de la Presidencia y la Dirección de Recursos Humanos. Atender las solicitudes hechas por el CAIP a la Dirección. Funciones Específicas Atender y dar seguimiento a las solicitudes de préstamo y adhesión al fondo de ahorros. Evaluar las solicitudes de préstamo del fondo de ahorros personal de confianza-. Evaluar las solicitudes de préstamo de tesorería personal sindicalizado, de confianza, y eventual-. Turnar los cheques autorizados para préstamos del fondo de ahorros a firma del Director. Pasar la relación de préstamos de tesorería al Director para firma, después a Tesorería y finalmente al departamento de Programación. Atender y aclarar dudas a socios ahorradores y personal solicitante de préstamo de tesorería. Elaborar reporte de movimientos de la caja de ahorro para entrega a Dirección. Elaborar reporte mensual de los préstamos de tesorería Elaborar el Estado Financiero Anual para determinar el reparto del fondo del ahorro. Realizar conciliaciones Bancarias. Realizar trámites administrativos ante la institución bancaria con la que se tiene la cuenta. Dar seguimiento y respuesta a gestiones hechas por la Secretaría de la Presidencia. Atender y dar respuesta a cada una de las solicitudes de información turnadas por el CAIP dentro de los plazos establecidos por la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sinaloa. 27

32 PERFIL DEL PUESTO ASISTENTE DE LA CAJA DE AHORRO Y PRÉSTAMO Identificación del puesto Denominación del puesto: Asistente de la Caja de Ahorro y Préstamo Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control MANUAL DE ORGANIZACIÓN Dirige a: No aplica Reporta a: Encargada de la Caja de Ahorro y Préstamo / Dirección Competencia Escolaridad: Preparatoria terminada o carrera trunca Especialidad: No requiere Conocimientos: Paquete Office Sistemas 600 y 610 Habilidades y actitudes Actitud de servicio Honesta Trato amable Paciente Responsable Idiomas: Español Experiencia: De preferencia en cajas de ahorro y préstamos Función General del Puesto Operar el sistema de la Caja de Ahorro y Préstamos H. Ayuntamiento de Culiacán. Funciones Específicas Atender personal y telefónicamente al personal del Ayuntamiento que solicite préstamo o dinero de la caja de ahorro. Entregar formatos y recibir las solicitudes de dinero de caja de ahorro hechas por el personal del Ayuntamiento Capturar e imprimir los cheques de ahorros y préstamos que sean autorizados por la Encargada de la Caja de Ahorro y Préstamo en el caso del personal de confianza. o Una vez capturados e impresos estos cheques, entregarlos personalmente al personal solicitante. Elaborar reportes de préstamos y caja de ahorro otorgados al personal del Ayuntamiento. Pasarlos a las auxiliares de nómina para aplicar los descuentos debidos. Imprimir los listados de los cheques emitidos por concepto de caja de ahorro y préstamo para su control. Extraer e imprimir reporte de todos los movimientos hechos en caja de ahorro y préstamos del sistema 600 y 610 (sistema de nómina). Llevar control de las pólizas archivo- de caja de ahorro y préstamo 28

33 DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL 29

34 FUNCIONES Artículo 49. Al Jefe del Departamento de Registro y Control de Personal le corresponde el ejercicio de las facultades y atribuciones siguientes: I. Operar y mantener actualizados los sistemas de registro y control de movimientos de personal al servicio del Ayuntamiento; II. Realizar los trámites correspondientes a movimientos de personal, pagos de cuotas de servicios, retiros, cesantía, vejez y afores ante el Instituto Mexicano del Seguro Social; III. Colaborar en la integración y pago de nómina de sueldos y prestaciones a que son sujetos los trabajadores del Ayuntamiento; IV. Integrar, actualizar y resguardar los expedientes del personal del Ayuntamiento; V. Establecer los sistemas de control de asistencia de personal del Ayuntamiento, y VI. Las demás que establezcan las leyes, reglamentos y acuerdos del Cabildo, el Presidente Municipal o su superior jerárquico. 30

35 OBJETIVO Garantizar el pago oportuno de los sueldos y salarios del personal que labora en las diferentes dependencias del Ayuntamiento de Culiacán, vigilando el registro correcto de todos los movimientos y la adecuada aplicación de las prestaciones laborales a que tienen derecho. 31

36 PERFIL DEL PUESTO JEFE DEL DEPTO. DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL Identificación del puesto Denominación del puesto: Jefe del Depto. de Registro y Control de Personal Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control Dirige a: Reporta a: Competencia Escolaridad: Personal del Departamento de Registro y Control de Personal Director de Recursos Humanos Licenciatura en derecho laboral, en administración de empresas, contaduría pública o psicología. En derecho laboral, recursos humanos. Especialidad: Conocimientos: En administración de personal, sueldos y salarios Cálculo ISR y cuotas obrero patronal e INFONAVIT. Habilidades y actitudes Analítico Criterio Trabajo bajo presión Liderazgo Organizado Discreto Trato amable Sensible Idiomas: Español Control de presupuestos Seguros de gastos médicos Ley Federal de Trabajo. Experiencia: En administración de personal, prestaciones sociales y económicas, nómina, impuestos y retenciones al trabajador. Función General del Puesto Supervisar y controlar los movimientos del personal del H. Ayuntamiento de Culiacán, como de la Dirección General de Seguridad Pública Municipal y de la Coordinación General de Tránsito Municipal. Funciones Específicas Operar y mantener actualizados los sistemas de registro y control de movimientos de personal al servicio del Ayuntamiento. Realizar los trámites correspondientes a movimientos de personal, pagos de cuotas de servicios, retiros, cesantías, vejez y Afores ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. Colaborar en la integración y pago de nómina de sueldos y prestaciones a que son sujetos los trabajadores del Ayuntamiento. Integrar, actualizar y resguardar los expedientes del personal del Ayuntamiento. Establecer los sistemas de control de asistencia del personal del Ayuntamiento. Supervisar y autorizar las solicitudes de crédito FONACOT cuando son por primera vez. Supervisar y autorizar los movimientos de alta, bajas, y modificaciones al salario del IMSS. Supervisar la elaboración de finiquito y la captura de aviso de movimientos de personal. Redactar memorando y oficios así como llevar el control de seguros de vida, IMSS, y trámites. Atender el personal que acude a solicitar alguna orientación al departamento. Supervisar la elaboración -en tiempo y forma-, de los avisos de movimientos en nómina que se necesitan hacer para su programación y pago. Analizar expedientes para jubilación para proceder a su trámite. Aplicar y hacer cumplir las distintas disposiciones emanadas del Contrato Colectivo para los trabajadores al servicio del Gobierno Municipal y demás reglamentos vigentes en materia de personal y prestaciones. Las demás que le fijen las leyes, reglamentos y acuerdos del Cabildo, el Presidente Municipal o su superior jerárquico. 32

37 PERFIL DEL PUESTO SUPERVISOR DE REGISTRO Y CONTROL Identificación del puesto Denominación del puesto: Supervisor de Registro y Control Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control Dirige a: No tiene personal a su cargo Reporta a: Jefe del Depto. de Registro y Control de Personal Competencia Escolaridad: Licenciatura en administración de empresas, en contaduría pública o carreras afines. Especialidad: No requiere Conocimientos: Paquete office Nómina de personal Habilidades y actitudes Buena escritura Criterio Iniciativa Trato amable Organizado Trabajo en equipo Idiomas: Español Experiencia: En control administrativo de personal Función General del Puesto Analizar y dar seguimiento a los movimientos de personal en nómina del H. Ayuntamiento de Culiacán. Funciones Específicas Elaborar movimientos de personal en nómina para su aplicación Elaborar los movimientos de altas, bajas, cambios, licencias, reingresos. del personal. Elaborar y revisar los comparativos de nómina para detectar si aumenta o disminuye el número de trabajadores. Coordinarse con el personal de Prestaciones Sociales para su registro ante el IMSS. Validar y certificar las solicitudes de FONACOT al personal que lo solicite. Integrar la información para el llenado del formulario C-37 y la Declaración Patrimonial de funcionarios. Integrar la información para el llenado del formulario Constancia de sueldos, salarios, conceptos asimilados, crédito al salario y subsidio para el empleo. Llevar control de personal jubilado y sustituciones. 33

38 PERFIL DEL PUESTO AUXILIAR TÉCNICO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL Identificación del puesto Denominación del puesto: Auxiliar Técnico de Registro y Control de Personal Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control Dirige a: Reporta a: Competencia Escolaridad: No aplica Jefe del Depto. de Registro y Control de Personal Licenciatura en administración de empresas, contabilidad pública o carreras afines. Especialidad: No aplica Conocimientos: Paquete Office Control de llamadas Habilidades y actitudes Destreza Trabajo en equipo Organizado Trato amable Discreto Responsable Idiomas: Español Experiencia: Como asistente de Dirección. Función General del Puesto Apoyar en todas las actividades administrativas del departamento, elaborar y llevar registro de documentos del departamento de Registro y Control de personal. Funciones Específicas Elaborar reportes del personal como descuentos por faltas, retardos, licencias, y préstamos. Capturar avisos de información de los movimientos de personal como bajas, licencias, reingresos, altas, cambios, en los formatos establecidos. Apoyar en el llenado de consentimiento de seguro de vida. Verificar integración de expediente para realizar reclamación de pago a la compañía aseguradora. Atender a las personas que laboran en el Ayuntamiento para cualquier aclaración. Llevar archivo de la documentación de captura de descuentos por préstamos, compras en empresas con las que se tiene convenio, caja de ahorro, pensiones alimenticias, etc., en nómina. Revisar los listados de movimiento de nómina quincenal. Apoyar en la atención telefónica y de personal cuando se requiera. 34

39 PERFIL DEL PUESTO SUPERVISOR DE CONTROL DE PERSONAL/ SOPORTE TÉCNICO Identificación del puesto Denominación del puesto: Unidad Administrativa: Supervisor de Control de personal/ Soporte Técnico Dirección de Recursos Humanos Tramo de Control Dirige a: Checadores (4) Reporta a: Jefe del Depto. de Registro y Control de Personal Competencia Escolaridad: Carrera técnica como programador analista, Licenciatura en informática o en sistemas computacionales Especialidad: No aplica Conocimientos: Visual Basic Microsoft Access Crystal Report Microsoft Office Elaboración de páginas web Corel Draw Comunicaciones y soporte técnico Manejo de reloj Hand Punch 3000 Terminales portátiles con Análisis y Diseño de sistemas lector de código de barra Control y manejo de personal Habilidades y actitudes Trabajo en equipo Organizado Trabajo bajo presión ingenio Iniciativa Analítico Trato amable Puntual Idiomas: Experiencia: Español En análisis, diseño y desarrollo de sistemas y bases de datos. Manejo y mantenimiento del reloj Hand Punch 3000 y terminales portátiles con lector de código de barras. Función General del Puesto Generar mecanismos para la mejora de la estructura operativa y funcional de los procedimientos y procesos de la Dirección, mediante el desarrollo de sistemas computacionales administrativos basados en las tecnologías de información. Extraer del sistema del reloj checador y de los checadores de campo, los reportes de faltas y retardos, así como llevar el control de recetas, incapacidades y vacaciones. Funciones Específicas Desarrollar y actualizar los sistemas computacionales para eficientar los procesos de la Dirección: Nómina, CURP, identificación digital, etc. Dar apoyo técnico en el funcionamiento de los sistemas de la Dirección. Desarrollar, instalar y actualizar los sistemas de bases de datos para personal de nómina y eventual. Desarrollar, instalar y actualizar los sistemas de captura de cursos en el Depto. de Capacitación y Selección de Personal. Instalar y formatear los equipos de cómputo de la Dirección. Instalar software que se requiera en las áreas de la Dirección. 35