UNIVERSIDAD DE A CORUÑA OFICINA DE COOPERACIÓN Y VOLUNTARIADO

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DE A CORUÑA INFORME DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN EXTERNA DE LA OFICINA DE COOPERACIÓN Y VOLUNTARIADO (SERVICIO DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA) Junio de 2005

2 ÍNDICE 1.- INTRODUCCIÓN Objetivo del informe Composición del Comité. Justificación Plan de trabajo. Incidencias Presentación de la estructura del informe ANÁLISIS DEL PROCESO DE EVALUACIÓN INTERNA Sobre el proceso de autoevaluación Proceso de toma de decisiones y el apoyo institucional Realización del proceso. Recogida de información Redacción del informe Sobre el contenido del auto-informe VALORACIÓN DEL CENTRO EVALUADO...9 Contexto del Área Política y estrategia Personas Alianzas y recursos Liderazgo Procesos Resultados en los clientes Resultados en las personas Resultados en la sociedad Resultados clave VALORACIÓN GENERAL Principales fortalezas y debilidades Conclusiones y recomendaciones: propuestas de mejora

3 1.- INTRODUCCIÓN 1.1. Objetivo del informe Con este informe se pretende, en primer lugar, analizar el contenido del Informe de autoevaluación de la Oficina de Cooperación y Voluntariado, en adelante OCV, elaborado por el Comité de Autoevaluación constituido al efecto en la Universidad de A CORUÑA, que ha contado con el apoyo de la Unidad Técnica de Calidad de la propia Universidad. En segundo lugar, contrastar el contenido del informe de autoevaluación con los criterios que para su elaboración establece la Guía de Evaluación de Servicios de la Axencia para a Calidade do Sistema Universitario de Galicia, dentro del II Plan Nacional de Evaluación de la Calidad de las Universidades, y con lo manifestado en las diferentes audiencias celebradas durante la visita realizada por el Comité de Expertos Externos entre los días 7 y 8 de junio de 2005 a la Universidad A Coruña. Por último, y como consecuencia de lo anterior, se presentarán las valoraciones necesarias sobre la calidad del servicio que se presta desde la Oficina de Cooperación y Voluntariado, poniendo de manifiesto los puntos fuertes y débiles apreciados y proponiendo una serie de recomendaciones que sirvan como elementos de reflexión para los miembros de la unidad evaluada con el fin de adoptar las medidas que se consideren oportunas para mejorar las actividades que se desarrollan

4 1.2. Composición del Comité. Justificación. El Comité Externo de Evaluación está compuesto por: Presidente/Coordinador: Vicente Martínez Orga, Dpto. de Inteligencia Artificial, Universidad Politécnica de Madrid Vocal Académico: Serafín Larriba Cabezudo, Inspector de Servicios del MEC Vocal Académico: Mª José Escribano Perea, Responsable de Actividades Culturales, Universidad Autónoma de Madrid Vocal Técnico: José Ricardo Díaz Cano, Técnico de Evaluación de la UPV, Universidad Politécnica de Valencia Los miembros del Comité acreditan en su currícula experiencia en la gestión de universidades. Tanto el Presidente como los Vocales han desempeñado cargos de responsabilidad en diversos órganos universitarios, y han participado en otros procesos de evaluación externa de la calidad de Universidades Plan de trabajo. Incidencias. El Plan de trabajo seguido fue el siguiente: DÍA 1: 7 de junio ,00 a 10,00 h. Reunión interna del CEE para análisis de documentación de la OCV 11,00 a 12,00 h. Reunión con el responsable y con el CA de la oficina de Cooperación y Voluntariado, (OCV) 13,00 a 14,00 h. Reunión con el personal de la oficina de Cooperación y Voluntariado (OCV) que no forma parte del CA 14,00 a 15,00 h. Visita a las instalaciones de la oficina de Cooperación y Voluntariado 15,00 a 16,00 h. Comida 19,00 a 20,00 h. Reunión con los usuarios internos de la Oficina de Cooperación y Voluntariado (alumnado, profesorado y PAS) 20,00 a 21,00 h. Reunión con los usuarios externos de la Oficina de Cooperación y Voluntariado (Representates de ONG,s, de entidades sin ánimo de lucro y de organismos oficiales, etc.) - 4 -

5 DÍA 2: 8 de junio de ,00 a 10,00 h. Audiencia pública 10,00 a 12,00 h. Reunión interna de CEE (preparación de los informes y distribución de tareas) 12,30 a 13,30 h. Informe preliminar oral al CA de la Oficina de Cooperación y Voluntariado 1.4. Presentación de la estructura del informe El presente informe consta de un primer punto que es la Introducción; el segundo en el que se analiza el proceso de evaluación interna, distinguiendo el propio proceso de autoevaluación y el contenido del informe elaborado por el Comité de Autoevaluación; el tercer apartado contiene las valoraciones del Comité Externo sobre la Oficina de Cooperación y Voluntariado (Servicio de Extensión Universitaria); el cuarto apartado se refiere a la valoración general, resaltando las principales fortalezas y debilidades, así como las conclusiones y recomendaciones. Finalmente se hace una valoración del proceso de evaluación externa

6 2.- ANÁLISIS DEL PROCESO DE EVALUACIÓN INTERNA 2.1. Sobre el proceso de autoevaluación La Universidad de A CORUÑA, está inmersa en un proceso de evaluación de la Calidad coordinado por la Unidad Técnica de Calidad. Al amparo de la primera convocatoria del II Plande Calidad de las Universidades del Consejo de Universidades, la Universidad de A CORUÑA planificó la autoevaluación de todos sus Servicios generales a lo largo de los años 2004 y 2005, acordando que en el año 2005 se evaluaran los siguientes servicios: Servicio de Extensión Universitaria.- Oficina de Cooperación y Voluntariado 2.2. Proceso de toma de decisiones y el apoyo institucional En este marco institucional, se aprobó el Comité de Autoevaluación, constituido por: Responsable del servicio Luis Caparrós Esperante Miembro del servicio Roberto Taibo Lago Miembro del servicio Enrique Peña González Miembro del servicio Vanesa Míguez Martín Miembro del servicio Lorena Rilo Pérez Miembro del servicio María del Carmen Vidal Meijide Usuario Vicente Fernández Perles Vicerrector de Extensión Universitaria y Comunicación Jefe de Sección del Servicio de Extensión Universitaria Director del Servicio y profesor Titular de la Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos Socióloga, Técnica de Voluntariado Social, colaboradora del servicio Logopeda, Técnica de Voluntariado Social, colaboradora del servicio Jefa de Negociado del Servicio de Extensión Universitaria Voluntario de la OCV en el programa de Bañobre - 6 -

7 Usuario Begoña Martínez Castrillón Usuario Roberto Sande Barcia Voluntaria de la OCV. Coordinadora de los programas personas sin hogar, As Rañas y Centro de Servicios Sociales de Elviña Voluntario de la OCV en el programa del Hospital oncológico El Comité de Evaluación Externa ha constatado que esta composición se ajusta al modelo propuesto por el Plan de Evaluación Institucional Realización del proceso. Recogida de información El proceso de evaluación que ha seguido el Comité de Autoevaluación se inició a instancias de la Unidad Técnica de Calidad de la Universidad con una sesión común para todos los comités de autoevaluación en las que se proporcionó la guía de evaluación de servicios, basada en el modelo EFQM, y algunos ejemplos muy genéricos de encuestas. La recogida de información ha sido coordinada y canalizada a través de una primera reunión de constitución del Comité de Autoevaluación, una encuesta de satisfacción a la que contestaron los voluntarios y posteriores reuniones del CA Redacción del informe Para la redacción del informe de Autoevaluación se optó por el modelo siguiente: Ficha técnica del servicio Introducción Comité de Autoevaluación: constitución y Metodología de trabajo Evaluación del servicio: criterios Resumen de puntos fuertes, puntos débiles y propuestas de mejora Anexos: Tabla de procesos Plan estratégico OCV Tablas de indicadores Memoria de actividades

8 Encuestas de valoración recogidas y analizadas en la OCV Evaluación de la oferta formativa Sobre el contenido del auto-informe Tras analizar el contenido del Autoinforme se aprecia que se ajusta al modelo de la Guía de Evaluación incorporando soportes documentales, tablas y anexos, que informaran de la actividad de la Oficina de Cooperación y Voluntariado dependiente del Servicio de Extensión Universitaria. El informe recoge puntos fuertes, puntos débiles y propuestas de mejora, lo que facilita que tras el proceso de autoevaluación se pueda formular un plan de mejora

9 3.- VALORACIÓN DEL CENTRO EVALUADO El Comité Externo valora como muy satisfactorias las audiencias que se han celebrado con los miembros del comité, el equipo de dirección, el resto del personal del Centro, y especialmente las audiencias de usuarios internos y externos de la OCV. Introducción. Contexto del Centro. El Autoinforme recoge el origen, el proceso de creación y la situación de la Oficina de Cooperación y Voluntariado. El Comité Externo si quiere resaltar: Como puntos fuertes:. Alta implicación de los trabajadores.. Buena preparación y adecuación al puesto del personal de la OCV. Como puntos débiles:. Falta de definición de la estructura funcional de Extensión Universitaria y de la política de la Universidad en relación con la OCV. Como propuesta de mejora se propone:. Definir la política de Cooperación y Voluntariado de la Universidad y en consecuencia, dotar a la OCV de los recursos humanos y materiales adecuados para el desarrollo de la misma Política y estrategia En relación con los puntos fuertes, recogidos en el Autoinforme, el Comité de Evaluación Externa manifiesta su conformidad:. Cumplimiento de objetivos previstos en el Plan Estratégico

10 . Propagación de valores éticos y solidarios en la UDC y en la sociedad en general.. Los responsables del Servicio mantienen relaciones adecuadas y consultan con sus usuarios y otras unidades con el fin de conocer sus expectativas y darles respuesta. Asimismo, respecto los puntos débiles:. Escaso conocimiento de las funciones del servicio dentro de la propia universidad.. Desarrollo de la planificación estratégica de la OCV de acuerdo con la misión, visión y valores. Como propuesta de mejora se plantea el desarrollo de la planificación estratégica de la OCV de acuerdo con la misión, visión y valores.. Aumentar el conocimiento de la OCV dentro de la universidad.. Desarrollo de la planificación estratégica de la OCV de acuerdo con la misión, visión y valores Personas Los miembros del Comité Externo, después de contrastar la información con los asistentes a las diferentes audiencias, coincidimos en considerar como puntos fuertes los plasmados en el Auto-informe:. Selección del personal acorde a las necesidades del servicio.. Personal con las competencias adecuadas para el desarrollo de su trabajo.. Potenciación de las relaciones personales.. Accesibilidad de los responsables del servicio y fomento de la comunicación y participación del personal. Como puntos débiles:. Inestabilidad laboral del personal.. Falta de un manual de procedimiento en tareas y responsabilidades.. No se evalúa el impacto de la formación en la capacitación de las personas. Como propuestas de mejora. Establecer un plan de promoción y estabilidad laboral en base a la política de la universidad

11 . Elaboración de un manual de procedimiento en tareas y responsabilidades Alianzas y recursos En este punto se analizan la relación con unidades similares de otras universidades y los recursos disponibles. Desde el Comité, destacamos como puntos fuertes. Alto grado de implicación y compromiso de la OCV hacia los objetivos previstos y gestión de sus partidas económicas.. Alto aprovechamiento de los recursos materiales de los que dispone.. Previsión presupuestaria en base a programación anual.. optimización en la búsqueda de recursos externos a la universidad. Como puntos débiles incide el Comité Externo en:. Alta dependencia de los recursos externos a la universidad. Como propuestas de mejora el Comité destaca:. Estabilización de recursos económicos Liderazgo Los puntos fuertes plasmados en el Autoinforme desvelan que los responsables de la OCV estimulan la capacidad creativa, fomentan la participación, innovación y utilización de nuevas tecnologías en la mejora de sus procesos así como delegan funciones a las personas que son competentes para desarrollarlas.. Los responsables de la unidad conocen y estimulan el trabajo de las personas y reconocen individual y públicamente el esfuerzo que realizan. Como puntos débiles. Inexistencia de un responsable con dedicación exclusiva y continua a la dirección técnica de la OCV.. Falta de cultura de liderazgo en los técnicos del servicio

12 Como propuesta de mejora. Formación en técnicas de liderazgo, dirección y gestión de equipos del personal técnico de la OCV.. Ampliación de la dirección a tiempo completo Procesos Este Comité manifiesta su acuerdo tanto con los puntos fuertes. Uso de las nuevas tecnología, que favorecen la comunicación de la OCV con sus clientes, usuarios y proveedores.. La unidad prepara la información de acuerdo a las necesidades de sus usuarios.. Elaboración de materiales complementarios de apoyo a los usuarios.. Mejora continua de numerosos procesos de prestación de servicios Y destaca como puntos débiles. Inexistencia de un mapa de procesos. No disponibilidad de información en la página web de la universidad y baja actualización de los recursos informáticos.. La no existencia de un seguimiento protocolizado de los programas de voluntariado. Las propuestas de mejora se consideran que deben ser:. Elaboración de un mapa de procesos.. Incluir la información de la OCV en la página web de la universidad.. Actualización de los equipos y programas informáticos.. Crear un manual de seguimiento de los programas de voluntariado Resultados en los clientes En cuanto a los puntos fuertes hay que destacar la evaluación periódica que, a través de encuestas, hace la OCV, para valorar el grado de satisfacción de sus usuarios. En relación con los puntos débiles establecidos en el Autoinforme existe la necesidad de prestar una mayor atención a los nuevos usuarios que se incorporan al servicio

13 . Desconocimiento del plan estratégico y objetivos de la OCV por parte de los usuarios. En consecuencia las propuestas de mejora deben ser. Mejorar el protocolo de atención a nuevos usuarios.. Difusión del plan estratégico y los objetivos de la OCV, utilizando la página Web de la Universidad Resultados en las personas A través de las audiencias celebradas se ha constatado como puntos fuertes. La alta motivación del personal hacia su trabajo.. Buena comunicación entre el personal y los usuarios. En cuanto a los puntos débiles, destaca la inexistencia de procedimientos de reconocimiento al trabajo y a la mejora continua Resultados en la sociedad Como punto fuerte hay que destacar que la OCV pone los medios a su alcance para satisfacer las necesidades y expectativas de la sociedad y grupos de interés. Así como la buena comunicación con las ONG, coordinadoras, plataformas y con las demás universidades gallegas. Como punto débil, la universidad no valora el impacto de la gestión de la OCV Resultados clave. La finalidad de este elemento es analizar lo que está consiguiendo la OCV en relación con sus objetivos y con la satisfacción de las necesidades y expectativas formuladas. Se constatan como puntos fuertes :. Buenas alianzas externas para la generación de recursos económicos.. Incidencia social y política para la lucha contra la marginación y la exclusión social

14 . Formación de estudiantes y ciudadanos con conciencia social y crítica. Como punto débil la OCV debe mejorar los cauces de difusión en la sociedad de los resultados de las acciones que se llevan a cabo en la misma

15 4. VALORACIÓN GENERAL 4.1 Principales fortalezas y debilidades a) Puntos fuertes. Alta implicación de los trabajadores.. Buena preparación y adecuación al puesto del personal de la OCV.. Alianzas externas con entidades públicas y privadas para obtención de recursos.. Preparación de los voluntarios.. Máxima optimización de los recursos económicos y materiales.. Propagación de valores éticos y solidarios a la sociedad en general. b) Puntos débiles.. Falta una política clara de la universidad con respecto a la OCV.. Falta de conocimiento de la OCV en la universidad... Bajo porcentaje de financiación por parte de la universidad.. Inestabilidad del personal. 4.2 Conclusiones y recomendaciones: Propuestas de mejora En primer lugar hay que hacer referencia al alto grado de satisfacción de los usuarios con el personal de la OCV resaltando su implicación en el trabajo que llevan a cabo y el buen desarrollo del mismo teniendo en cuenta la precariedad de sus puestos de trabajo que no son fijos. En cuanto a las propuestas de mejora se debe definir la estructura funcional del servicio de Extensión Universitaria así como la política de la universidad en relación con la OCV. A partir de la política que se defina se debe dotar a la OCV con los recursos humanos y materiales adecuados para el desarrollo de la misma

16 En consecuencia, ampliación de espacios y acondicionamiento de los mismos así como una plantilla de personal fijo adecuada, que permita planificar y desarrollar proyectos a largo plazo. El hecho de que un alto porcentaje del presupuesto dependa de las alianzas externas significa que no se puede prever a largo plazo el desarrollo de programas puesto que no se sabe con que dinero se va a contar en el futuro. En cuanto al voluntariado sería importante hacer un seguimiento continuado además de la formación inicial que reciben. En relación con los centros e instituciones con los que tienen programas de colaboración se debe nombrar a una persona responsable que sea el punto de conexión entre la institución y la OCV. VALORACIÓN GLOBAL La percepción del Comité de Evaluación a lo largo de las jornadas en las que ha participado en la Evaluación de la OCV ha sido altamente satisfactoria tanto por parte de los miembros del Centro como por los pertenecientes a los colectivos de clientes que asistieron a las audiencias celebradas. COMENTARIO FINAL Los miembros del Comité de Evaluación Externa, queremos hacer constar al Equipo Rectoral de la Universidad de A Coruña y especialmente a los miembros de la Unidad Técnica de Calidad, nuestro agradecimiento por la colaboración y facilidades que en todo momento nos han dispensado en la realización de nuestro trabajo