NAVIOS MARITIME HOLDINGS INC. CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA CORPORATIVA

Transcripción

1 NAVIOS MARITIME HOLDINGS INC. CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA CORPORATIVA Navios está determinada en operar de acuerdo a las leyes aplicables y mantener la más elevada reputación de integridad en sus prácticas de negocios. Como un empleado o Director de Navios, se espera de Ud. que conduzca sus asuntos de negocios de una manera ética y legal, consistente con sus deberes y responsabilidades hacia Navios. Este Código de Conducta y Ética Corporativa ( Código ) tiene el cometido de suministrarle un entendimiento claro de los principios de la conducta y de la ética en los negocios que procura promover estándares altos de cumplimiento e integridad. Este Código es aplicable a todos los empleados, oficiales y directores, incluyendo directores no empleados. Mientras que este Código posiblemente no pueda guiar toda la práctica relacionada con el comportamiento ético, incluye ciertos conceptos y prácticas específicas en relación con la conducta en los negocios que merecen un énfasis particular. La violación de este Código puede acarrear una acción disciplinaria, hasta e incluyendo la suspensión y/o la terminación del empleo. Cumplimiento de leyes aplicables La Compañía espera que cumpla con todas las leyes, decretos y reglamentos de la República de las Islas Marshall, Grecia, Estados Unidos de América y otros países y los estados, condados, ciudades y otras jurisdicciones aplicables a la Compañía o a sus negocios. La violación de leyes puede dañar la reputación de la Compañía y someterla a responsabilidad y puede someterle a responsabilidad personal. La Compañía confía que Ud. obtenga un conocimiento básico de los requerimientos legales y reglamentarios aplicables a sus deberes y responsabilidades y que obtenga un nivel apropiado de consejo cuando surjan dudas o inseguridades. 1

2 Conflictos de Interés Se debe evitar, directa o indirectamente, relaciones financieras o no financieras, incluyendo inversiones, asociaciones u otras relaciones que puedan estar en conflicto o puedan aparecer en conflicto, con su responsabilidad para tomar decisiones objetivas en el mejor interés de Navios. Como empleado, a Ud. puede requerírsele que complete y firme una declaración sobre Conflicto de Interés. Asimismo, para evitar potenciales Conflictos de Intereses, el Comité Auditor del Directorio habrá de revisar y aprobar por anticipado, todas las relaciones vinculadas de acuerdo lo requiere la Securities and Exchange Commission ( SEC ), las Marketplace Rules of the Nasdaq National Market System o cualquier otro órgano regulatorio. Confidencialidad, No Competencia y No Solicitación Durante el empleo en Navios, Ud. puede recibir, pasar a conocer de y/o encontrarse involucrado en el desarrollo de información, incluyendo pero no limitado a secretos comerciales, prácticas, asuntos financieros, información de ventas, clientes o potenciales clientes, asuntos personales de empleados, políticas, procedimientos manuales y formas relacionadas con los negocios de Navios. Ud. debe conservar esta información bajo la más estricta confidencialidad. Ud. es responsable para asegurar la conservación de la confidencialidad y de la propiedad del material de la Compañía en su posesión. La Compañía puede indagar en su propiedad personal, en su lugar de trabajo o en un resguardo conteniendo material de la Compañía asignado a un individuo por protección, seguridad y/o preocupación por actividades ilegales. Bajo el contrato de trabajo, a los empleados puede requerírseles que firmen un acuerdo de confidencialidad, de no competir y de no solicitación con condiciones que contengan obligaciones específicas que se extiendan por un período de tiempo siguiente a la terminación del contrato de trabajo. 2

3 Información Financiera y Mantenimiento de Registros Ningún recibo, pago o transferencia de fondos o activos de la Compañía debe hacerse que no sea autorizado y correctamente registrado en los libros de la Compañía. Todos los libros y registros financieros de la Compañía deben reflejar completamente los recibos y gastos y sus estados financieros presentados ante la SEC deben conformarse a los principios contables generalmente aceptados y las reglas y regulaciones de la SEC. Los empleados que obtengan, suministren o analicen información para o de otra manera contribuyan a la preparación de estos informes, deben intentar dar garantías que estos informes y exposiciones estén completos, claros, precisos, a tiempo y entendibles. Todos los empleados deben cooperar completamente con nuestro departamento de contabilidad, auditores internos, contadores independientes y consejeros legales para garantizar que el sistema de la Compañía para desarrollar esta información y exposiciones funciona correctamente. Ningún fondo de la Compañía no expuesto o no registrado deberá ser incluido con ningún propósito. Ningún pasivo o contingencia debe existir excepto cuando sea permitido por principios de contabilidad generalmente admitidos. Intentos para crear falsos registros o inexactos están prohibidos. Aceptación de Pagos Ningún empleado directa o indirectamente debe procurar o aceptar cualquier pago, honorarios, servicios u otras gratuidades de cualquier persona, Compañía u organización, fuera del curso normal de los deberes en los negocios. Regalos de dinero en efectivo o equivalente a efectivo (cheques, certificados de regalo, etc.) u otros activos de cualquier monto están estrictamente prohibidos. Recibir detalles de promociones de ventas de valor nominal, comidas ocasionales y entretenimientos razonables apropiados para una relación de negocios es generalmente aceptable. Entretenimientos y Regalos de Negocios Es política de la Compañía que toda solicitación de o trato con proveedores, clientes y otros, haciendo o procurando hacer negocios con la Compañía será conducido 3

4 únicamente en bases que reflejen los mejores intereses de la Compañía y sus elevados estándares éticos. Está permitido proveer cortesías comunes, entretenimiento y comidas ocasionales a individuos involucrados con aspectos de los negocios de Navios de una manera apropiada a la relación de negocios y asociada con discusiones de negocios, siempre que los gastos incurridos sean razonables, de costumbre y autorizados. Ningún empleado autorizará cualquier pago o uso de fondos para un soborno, pago por atrás o pagos similares que sea directa o indirectamente para beneficio de ningún individuo, Compañía u organización que persiga la seguridad de un trato favorable para Navios. Los pagos o regalos no deben hacerse directa ni indirectamente a ningún oficial de gobierno si dicho pago o regalo es ilegal bajo las leyes de la jurisdicción aplicable. Bajo ninguna circunstancia deben entregarse regalos a los empleados de los gobiernos de Grecia, las Islas Marshall o de Estados Unidos de América. Comunidad, Actividades Políticas y Relaciones con los Medios Las actividades personales y políticas con la comunidad están permitidas siempre que sean concretadas de una manera legal y no interfieran con las responsabilidades de los empleados de Navios. Los empleados no pueden representar a Navios en las actividades personales y políticas con la comunidad o suministrar información de la Compañía a los medios (por ejemplo, televisión, radio, diarios) salvo aprobación de un CEO (Oficial Ejecutivo Jefe). Conducta Justa Navios pretende tener un trato honesto y ético con sus empleados, proveedores, clientes, auditores y reguladores. Los empleados no deben tomar ventajas injustas de otros a través del uso de declaraciones que no sean verídicas, falsas o fraudulentas; el uso de activos no autorizados o información privilegiada o prácticas similares. Los empleados no pueden tergiversar los servicios o los negocios de la Compañía o describir los servicios o negocios de la Compañía de ninguna forma diferente a las 4

5 especificaciones documentadas de la Compañía. Los empelados no pueden difundir falsos rumores sobre la competencia o tergiversar sobre sus productos, sus servicios o sus negocios. Oportunidades Corporativas Los empleados no deben aprovechar para sí las oportunidades corporativas descubiertas a través del uso de su posición en la Compañía, propiedad o información sin que primero se ofrezca dicha oportunidad a la Compañía. Asimismo, les está prohibido a los empleados usar la posición en la Compañía, propiedad o información para su propio provecho y compitiendo con la Compañía. Protección de Activos Los empleados deben procurar proteger los activos de la Compañía y los activos confiados por otros contra la malversación, hurto, descuido y derroche. Los empleados deben usar los activos de la Compañía, incluyendo, repuestos, equipo de computación y material de oficina, únicamente para propósitos legítimos de negocios. Revelaciones Selectivas y Especulación Interna Como resultado de su empleo en la Compañía, los empleados pueden acceder a la posesión de material informativo no público sobre la Compañía u otras compañías, incluyendo nuestros proveedores y clientes. Está prohibido por ley y por política de la Compañía, comerciar en valores sobre la base de dicha información y comunicar dicha información a otros que podrían comerciar en base a esa información. La política sobre especulación con información interna de la Compañía regula con mayor detalle las obligaciones de los empleados en lo concerniente a la información no pública de la Compañía y la comercialización de las acciones de la Compañía. La Conservación de Documentos Un conjunto de leyes expresamente requieren que ciertos documentos sean conservados por períodos de tiempo específicos, incluyendo códigos tributarios, leyes sobre el 5

6 ambiente, leyes sobre el empleo, leyes penales que sancionan el encubrimiento y leyes industriales específicas. Asimismo, ciertos documentos relevantes sobre potenciales disputas deben conservarse por ciertos períodos. Los empleados no pueden destruir documentos esenciales para el funcionamiento legal y efectivo de la Compañía tal como contratos, documentos transaccionales, archivos sobre el personal, información financiera y correspondencia oficial más allá de las políticas establecidas de la Compañía. Asimismo, los empleados no pueden destruir documentos relevantes para usar o para diligenciarse en litigios pendientes o potenciales y otros procedimientos legales y oficiales. Administración del Código de Conducta y Ética Corporativa Preguntas Código de Conducta y Ética Corporativa De tener Ud. preguntas concernientes a este Código, por favor siéntase libre de consultar con un supervisor o con el Departamento Legal. Obligación de Informar Posibles Violaciones Si Ud. toma conocimiento sobre una posible violación de este Código, es su responsabilidad de informarla prontamente. Ud. puede informarla directamente al Departamento Legal, al CFO (Oficial Financiero Jefe) o al CEO (Oficial Ejecutivo Jefe) o, en caso de violaciones concernientes a la contabilidad o a asuntos de auditoría, al Comité de Auditores a través del correo o del correo interno dirigido a The Audit Committee, Navios Maritime Holdings Inc. 85, Akti Miaouli St. Piraeus , Greece, o por correo electrónico dirigido a audit@navios.com. Dichas denuncias pueden ser formuladas sobre una base confidencial y anónima por correo al Comité de Auditores de acuerdo a lo arriba descripto. 6

7 No Represalias Si Ud. tiene cualquier pregunta concerniente a este Código o necesita informar una violación al Código, Ud. debería contactar a la parte apropiada conforme se indica más arriba, sin miedo de represalias por la Compañía. Los empleados no pueden ser despedidos, rebajados de grado, amonestados o de ninguna otra manera perjudicados por informar de una sospecha de violación, hechos o preocupaciones. Excepciones De verificarse una situación en la que Ud. crea podría tomar un curso de acción que resultaría en una violación del Código pero de la cual Ud. entienda que existe una razón válida para esa acción, Ud. debe contactar al Departamento Legal para obtener una renuncia o excepción de cumplimiento específico antes que dicha acción se verifique. El Departamento Legal facilitará la revisión de las solicitudes de renuncia o excepción de cumplimiento específico por el CEO. Las solicitudes de renuncia o excepción de cumplimiento específico por un oficial ejecutivo o director serán referidas al Directorio y dichas renuncias o excepciones de cumplimiento específico, de ser otorgadas, deben registrarse en las presentaciones de la Compañía en el Formulario 6 K o en el Formulario 20 F. Es la intención de la Compañía sólo otorgar renuncias o excepciones de cumplimiento específico en circunstancias limitadas y precisas. Distribución y Modificación Este Código será distribuido a todos los empleados al momento del empleo y por lo menos anualmente a partir de entonces. Cada empleado debe confirmar que él o ella han recibido y leído el Código y que cumple con sus términos. 7

8 La Compañía puede modificar este Código de tiempo en tiempo. La versión actual de este Código puede ser obtenida del Departamento Legal o de la página web de la Compañía, Las referencias en este Código a empleados procuran comprender los oficiales y, de ser aplicable, a los integrantes del Directorio. 8