SERVICIO DE IMPRESION DIGITAL PARA FONADE

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1 ANEXO 09 FORMATOS FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO SELECCIÓN ABREVIADA - SUBASTA INVERSA SAS SERVICIO DE IMPRESION DIGITAL PARA BOGOTÁ D.C., MAYO DE 2010 ANEXO 09 SAS Página 1 de 19

2 FORMATO 01 CARTA DE PRESENTACIÓN Señores FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO -. Subgerencia de Contratación Calle 26 No , piso 19 Bogotá D.C. El suscrito de conformidad con lo requerido en el pliego de la SELECCIÓN ABREVIADA DE SUBASTA INVERSA No.SAS , cuyo objeto es contratar el SERVICIO DE IMPRESIÓN DIGITAL PARA, presento oferta y solicito ser evaluado para la celebración del contrato objeto del presente proceso. En caso de resultar aceptada la propuesta presentada me(nos) comprometo(emos) a suscribir el contrato correspondiente, a cumplir con las obligaciones derivadas de él, de la oferta que presento y de los pliegos de condiciones. Declaro(amos) así mismo: 1. Que ninguna otra persona o entidad, diferentes de las nombradas aquí, tiene participación en esta propuesta o en el contrato que será el resultado de este proceso y que, por lo tanto, solamente los firmantes están vinculados a dicha propuesta. 2. Que conocemos el pliego de condiciones y demás documentos, así como las demás condiciones e informaciones necesarias para la presentación de la propuesta, y aceptamos todos los requerimientos establecidos en dichos documentos. 3. Que nuestra propuesta cumple con todos y cada uno de los requerimientos y condiciones establecidos en los documentos del proceso de selección. 4. Que entendemos que el valor del Contrato, conforme está definido en los documentos de los Pliegos de condiciones, incluye todos los impuestos, tasas o contribuciones directas o indirectas que sean aplicables, así como todos los costos directos e indirectos que se causen por labores de administración y las utilidades del contratista. 5. Que declaro (amos) bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado con las suscripción del presente documento, que no existe información engañosa, inexacta o que falte a la verdad en la documentación que conforma la propuesta, y por ello acepto las consecuencias jurídicas y aquellas dispuestas en el pliego de condiciones que conlleven la contravención de mi (nuestra) parte a esta manifestación. 6. Que conocemos el sitio donde se adelantará el proyecto y las condiciones técnicas, sociales y ambientales, en las que se adelantará este. 7. Que el (los) abajo firmante(s), obrando en nombre y representación del proponente manifiesto(amos) que me(nos) obligo(amos) incondicionalmente a firmar y ejecutar el contrato, en los términos y condiciones previstos en el Pliego de Condiciones. 8. Que, a solicitud del FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO, me(nos) obligo(amos) a suministrar cualquier información adicional necesaria para la correcta evaluación de la propuesta. ANEXO 09 SAS Página 2 de 19

3 9. Que conozco detalladamente y que he hecho todas las averiguaciones necesarias para asumir los riesgos sociales, normativos, climáticos, ambientales, y técnicos que la ejecución del contrato me demande, y en consecuencia manifiesto que asumo los resultados económicos de los mismos. 10. Que de acuerdo con lo establecido en los pliegos de condiciones, adjunto se anexa la documentación requerida en la forma en que la entidad la solicita en el numeral Que de acuerdo con lo establecido en el numeral del pliego de condiciones, conozco, me comprometo y he estimado dentro del costo de mi propuesta, lo establecido en el Anexo 02 y adjunto el Formato 13 debidamente firmado. 12. Que nuestra propuesta se encuentra DEBIDAMENTE LEGAJADA Y FOLIADA, y cuenta con un total de folios y que la propuesta económica (Formato 07), la presentamos en medio magnético en formato Excel, de acuerdo con lo requerido en el numeral 3.3. del presente pliego. 13. Que conozco, he diligenciado en todas sus partes y adjunto a la propuesta, el formato No. 12 Características técnicas ofertadas. 14. Que me comprometo a entregar los equipos y licencias requeridos cumpliendo con la totalidad de las especificaciones mínimas exigidas y en correcto funcionamiento. 15. Que he (hemos) leído y por lo tanto conocemos el Anexo 11 (PACTO SOBRE ÉTICA PÚBLICA Y PRIVADA EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL) cuyos preceptos compartimos y propiciaremos. Bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado al firmar esta carta, manifiesto: a) Que no me(nos) encuentro(amos) ni personal, ni corporativamente incurso(s) en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en las normas legales. b) Que no me(nos) encuentro(amos) ni personal, ni corporativamente incurso(s) en conflicto de interés y que autorizo(amos) al jefe de esa entidad o a su delegado para que decida mi(nuestra) continuidad en el proceso de selección en caso de que se evidencia la existencia de una tal situación. c) Que no me encuentro en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República. El abajo firmante declaro que he recibido todos los documentos y anexos descritos en los Pliegos de condiciones, así como las adendas a los mismos. De ustedes atentamente, NOMBRE DEL PROPONENTE. CIUDAD: DIRECCIÓN TELÉFONOS FAX CORREO ELECTRÓNICO NIT NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO: CEDULA DE CIUDADANÍA: TELÉFONO CELULAR: FIRMA: ANEXO 09 SAS Página 3 de 19

4 FORMATO 03 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE - No Contratista Porcentaje de Participación Entidad contratante o Propietaria Localización Proceso de Selección: SAS Objeto Valor del Contrato ejecutado a la terminación ($) Valor del Contrato ejecutado a la terminación (SMMLV) Fecha de Iniciación mm/aaaa Fecha de Terminación mm/aaaa No Aplica para el presente proceso de selección No Aplica para el presente proceso de selección No Aplica para el presente proceso de selección No Aplica para el presente proceso de selección No Aplica para el presente proceso de selección 9 No Aplica para el presente proceso de selección 10 No Aplica para el presente proceso de selección Notas: 1. El contenido del presente formato no podrá ser modificado o alterado y deberá ser diligenciado en su totalidad 2. Deberá relacionar en conjunto máximo las certificaciones indicadas en el numeral Registre el objeto de la experiencia específica del proponente, tal como aparece en el respectivo soporte. No relacione experiencia ni actividades que no 3. estén debidamente soportadas 4. La experiencia relacionada en ese formato debe contar con la totalidad de los soportes solicitados en los pliegos de condiciones Al resultado de la operación matemática que se realice para hacer la conversión del valor del contrato en pesos al Salario Mínimo Legal Vigente (SMMLV) 5. se le aplicará el procedimiento de redondeo indicado en el numeral 1.9. ANEXO 09 SAS Página 4 de 19

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6 FORMATO 05 SICE Proceso de Selección: SAS LISTADO DE BIENES O SERVICIOS CUYO CERTIFICADO DE REGISTRO EN EL SICE DEBE SER REFERENCIADO Y ANEXADO A LA OFERTA INICIAL POR EL PROVEEDOR No. 01 Impresión carta pagina sencilla DESCRIPCION DEL BIEN O SERVICIO No. DE CERTIFICADO DE REGISTRO -SICE 02 Impresión oficio página sencilla 03 Impresión carta página dúplex 04 Impresión oficio página dúplex 05 Impresión en papel logo 06 Escaneo página carta /oficio FIRMA REPRESENTANTE LEGAL NOMBRE ANEXO 09 SAS Página 6 de 19

7 FORMATO 06 CÁLCULO DE LA CAPACIDAD RESIDUAL DE CONTRATACIÓN COMO PROVEEDOR - Proceso de Selección: SAS NOMBRE DEL PROPONENTE: NOMBRE DEL INTEGRANTE DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL: Contrato FIRMA O ENTIDAD CONTRATANTE OBJETO DEL CONTRATO PLAZO (Meses) % DE PARTICIPACIÓN (1) VALOR DEL CONTRATO CON ADICIONALES VALOR EJECUTADO SALDO CONTRATO (2) en Pesos ($) SALDO CONTRATO EN SMMLV (3) FECHA INICIO FECHA TERMINACIÓN TOTALES OBSERVACIONES: (3)= (1) x (2) Expresado en Salarios Mínimos Legales Vigentes a la fecha del año actual NOTA: LA ANTERIOR INFORMACIÓN SE ENTIENDE SUMINISTRADA BAJO LA GRAVEDAD DE JURAMENTO Y ES LA ÚNICA INFORMACIÓN QUE SERÁ VALORADA PARA ESTABLECER LA CAPACIDAD RESIDUAL DEL PROPONENTE. NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL ANEXO 09 SAS Página 7 de 19

8 NOMBRE DEL PROPONENTE: REPRESENTANTE LEGAL: DIRECCIÓN PARA CORRESPONDENCIA: TELEFONOS: ITEM DETALLE FORMATO 07 PROPUESTA INICIAL DE PRECIO - Proceso de Selección: SAS Unidad de Medida Cantidad hojas mes FAX: VALORES EN ( $ ) PESOS COL A B C D E Subtotal Valor IVA Valor Unitario Unitario VALOR TOTAL ITEM C= B x 16% D = B + C E = D x A 1 Impresión carta pagina sencilla UND Impresión oficio página sencilla UND Impresión carta página dúplex UND Impresión oficio página dúplex UND Impresión en papel logo UND Escaneo página carta /oficio UND Valor Total mensual (Incluye IVA y demás costos) $ Valor para doce (12) meses de servicio (Incluye IVA y demás gastos) $ Valor Total Oferta Inicial de Precio (Incluye IVA y demás costos) $ Valor en letras: Certificamos que hemos verificado la descripción, las especificaciones técnicas, las cantidades contenidas en el anexo N 2 (Ficha Técnica) y que las hemos trasladado a este formato de forma exacta a lo requerido en dicho anexo, y que en el evento en que nos sea adjudicado el contrato nos comprometemos a formalizar este formato, con los valores ajustados al valor adjudicado en la subasta; respetaremos y conservaremos las características especificaciones y cantidades requeridas en el presente proceso de selección. Firma y nombre del Representante Legal de la firma Proponente o su delegado: ANEXO 09 SAS Página 8 de 19

9 FORMATO 07A PROPUESTA INICIAL DE PRECIO - Proceso de Selección: SAS NOMBRE DEL PROPONENTE: REPRESENTANTE LEGAL: DIRECCIÓN PARA CORRESPONDENCIA: TELEFONOS: FAX: VALOR TOTAL OFERTADO(PARA DOCE MESES (12) MESES DE SERVICIO (INCLUYE IVA Y DEMÁS COSTOS) ($) Valor en letras: Firma y nombre del Representante Legal de la firma Proponente o su delegado: ANEXO 09 SAS Página 9 de 19

10 FORMATO 13 (Hoja 1/10) Los siguientes requerimientos son exigibles para la correcta prestación del servicio en cada tipo de impresión digital solicitada para el presente proceso. 1. Soporte Técnico y Condiciones de servicio: - Realizar Asistencia técnica a los equipos, accesorios y software. - Contar con Centros de Servicio Autorizados por el fabricante de los equipos ofrecidos, o, con una línea Call Center de soporte técnico del fabricante, con servicio 24 horas, desde donde se realizará el soporte al técnico, en caso de que el técnico en sitio no pueda solucionar el inconveniente presentado. - Prestar el servicio de impresión digital, teniendo en cuenta las siguientes condiciones: o brindará dentro de sus instalaciones un sitio de trabajo durante el tiempo que el personal asignado permanezca allí. El sitio de trabajo contará con un puesto de trabajo, espacio para taller, conexión en red y acceso a extensión telefónica. o Ningún funcionario del contratista está autorizado para informar a los usuarios finales (colaboradores de ), el nombre del usuario y password de administración de los equipos. o El contratista es el único responsable del inventario de componentes, insumos o equipos de contingencia. o El personal técnico del contratista es el único autorizado para realizar mantenimiento correctivo o preventivo a los equipos objeto del contrato. o El personal técnico del contratista deberá prestar sus servicios de lunes a viernes de 7:30 a.m., a 7:00 p.m., y los días sábado de 8:00 a.m., a 1:00 p.m., en caso de requerirse. o El personal técnico del contratista verificará todos los viernes que los equipos cuenten con los insumos necesarios para el adecuado funcionamiento de los mismos durante el fin de semana. o Cada vez que un equipo sea abierto por el personal técnico del contratista para efectos de mantenimiento preventivo o correctivo, se deberá colocar un nuevo sello de garantía, indicando el nombre del técnico que realizó el mantenimiento y la fecha de sellamiento del equipo. o En caso en que necesite equipos o módulos adicionales, el contratista deberá suministrar dichos equipos y mantener el costo unitario por página. o El tiempo de respuesta, es el lapso de tiempo que transcurre entre el momento en que se recibe la solicitud y el momento que se da la solución al incidente, Las prioridades y tiempos de respuesta mínimos, de acuerdo con la criticidad del evento se indica en la siguiente tabla: ANEXO 09 SAS Página 10 de 19

11 FORMATO 13 (CONTINUACION - (Hoja 2/10)) " # (*) Se exceptúan problemas de software comprobados! $ %& '( o El contratista mantendrá un canal de comunicación directo con el funcionario Supervisor del contrato en, para controlar y administrar el desarrollo de los servicios proporcionados. Dentro del seguimiento se deben realizar las siguientes tareas: Reuniones mensuales de avance del contrato, encaminadas a revisar los costos del mes, atender nuevas necesidades y situaciones, enmarcadas en el alcance y objeto del contrato. Revisión mensual conjunta para análisis de los informes estadísticos entregados, detección de situaciones reincidentes y proposición de estrategias para mejorar la prestación de servicios. Control de la logística de los servicios. 2. Atención y solución de incidentes, de acuerdo con el siguiente cuadro: ANEXO 09 SAS Página 11 de 19

12 FORMATO 13 (CONTINUACION - (Hoja 3/10))!" #$# ) * + * " *+*, -. / % 0 &, %& '( % )1 2 3 %.4 2 ' -/ * 1 5 % & 8 4 / 1 2 % 4 % 4 79: 8$, &,. % %& '( % 51 4 / % % Acuerdos de nivel de servicio: El tiempo máximo de respuesta ante reportes de fallo es de treinta (30) minutos. El tiempo de respuesta máximo para reposición de piezas con daños, deberá ser de seis (6) horas, la cual debe realizarse en las instalaciones de. En caso de reposición definitiva, esta debe realizarse en un tiempo máximo de ocho (8) días hábiles después de solicitado el servicio. El tiempo máximo para restaurar los servicios de impresión digital es de dos (2) horas a partir de la hora de fallo. En caso de ausencia temporal o definitiva del personal de soporte, se debe notificar previamente al supervisor del contrato y 24 horas antes debe estar en las Instalaciones de la persona de reemplazo para que reciba la correspondiente capacitación. En caso de enfermedad del personal de soporte, se debe notificar al supervisor del contrato, y el contratista deberá enviar a en un tiempo menor de 4 horas, el personal de respaldo que supla las funciones de la persona, de acuerdo al perfil y los horarios. ANEXO 09 SAS Página 12 de 19

13 FORMATO 13 (CONTINUACION - (Hoja 4/10)) 4. Mantenimientos: Realizar mantenimiento preventivo a los equipos, mínimo tres (3) veces al año y los correctivos que sean necesarios durante el tiempo del contrato, suministrando los materiales, equipos, herramientas e insumos necesarios para tal fin, sin costo adicional para el proyecto: Es potestativo del personal técnico del contratista, reemplazar el equipo o componentes defectuosos o equipos de contingencia; a menos que dicho equipo haya presentado en un lapso de 30 días, tres (3) incidentes de fallo; en este caso, se deberá reemplazar el equipo completo por un equipo de iguales o superiores características. El servicio de mantenimiento preventivo se aplicará sobre todos los equipos instalados para el manejo, administración y control del documento (impresión digital, escáner, servidor (s) en ) El contratista informará con ocho (8) días de anticipación al supervisor del contrato, las fechas exactas en las que se programará mantenimientos preventivos, con el objeto de interferir lo menos posible en la operación normal de. El contratista entregará un informe del mantenimiento realizado y un resumen de las tareas realizadas por cada equipo intervenido. El personal técnico del contratista deberá notificar al supervisor del contrato de de pérdidas o daños graves en los equipos, detectados al momento de realizar el mantenimiento preventivo de los equipos. 5. Tiempo de Empalme: El contratista realizará en máximo un (1) mes, el empalme con el personal designado por, así como la instalación de sus equipo, tiempo que no entra a formar parte del término del contrato. 6. Personal: Garantizar que las actividades de instalación, configuración, soporte, mantenimiento y operación, serán ejecutadas por personal calificado y con la experiencia necesaria para el exitoso desarrollo del objeto contratado. Para ello, el proveedor deberá presentar el grupo de trabajo suficiente e idóneo, entrenado y con experiencia en outsourcing de impresión, manejo documental y de soporte preventivo y correctivo de los equipos puestos a disposición de. Mínimo requiere un Técnico de Soporte que cumpla con las siguientes características: ANEXO 09 SAS Página 13 de 19

14 FORMATO 13 (CONTINUACION - (Hoja 5/10)) " '#"(# ') # -/ ; ,4 4 % 4 5 ; * < 2 < 4 " & = 5 % ;, 2 > > % ;? ; ; + ;? 55 < ;? 5 < ; * Nota 1: Al contratista adjudicatario se le solicitará la hoja de vida correspondiente. Nota 2: En cualquier momento de la ejecución del contrato, el supervisor podrá solicitar cambio de las personas que considere no satisfacen los requerimientos necesarios para desarrollar adecuadamente el trabajo. 7. Requisitos técnicos mínimos e Infraestructura Tecnológica: a. Equipos: Equipos nuevos, sistemas digitales que realicen simultáneamente las tareas de impresión y escáner. Equipos nuevos de última tecnología. Servidor de impresión y equipos de backup que soporten una contingencia. Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos suministrados. El fabricante de los equipos ofertados debe contar con sucursal en Colombia por un periodo de mínimo seis (6) años. b. Insumos: Suministrar todos los insumos originales de los equipos, necesarios para el funcionamiento de los equipos de impresión y escanéo (papel bond extrablanco de 75 grs, tonners, fungibles, consumibles y demás). El papel logotipo es estragado por. ANEXO 09 SAS Página 14 de 19

15 FORMATO 13 (CONTINUACION - (Hoja 6/10)) c. Software: Software de monitoreo y administración que permita manejar alertas de impresoras, estado de los insumos, fecha y hora de impresión, volúmenes de los trabajos, equipo y usuario que imprime, nombre de documentos impresos. Software de monitoreo que genere reportes estadísticos, tales como volúmenes y costos de impresión y escaneo por centro de costos, usuarios que más imprimen, horarios de impresión, tipos de documentos impresos. d. Infraestructura tecnológica: Impresora Tipo 1 Cantidad: 4 unidades: Descripción Desempeño métodos de impresión Velocidad de Impresión Salida de primera pagina en mínimo Procesador Ciclo de impresión (paginas /mes) Calidad de impresión Resolución Programación Fuentes Conectividad Paralelo USB Red Manejo de papel Tamaño máximo del rollo (pulgadas / milímetros) Administración Software de administración Administración remota vía WEB Alertas vía e mail Ayuda en línea Controladores y utilidades Características mínimas requeridas Térmico/transferencia térmica (TLP) 4 /102 mm por segundo 8 segundos 400 Mhz o superior etiquetas o superior 203 puntos por pulgada / 8 puntos por mm Lenguaje de programación ACII EPL2 (modalidad de pagina) Texto y código de barras impresos en 0º, 90º, 180º, 270º Apoyo variable en el campo (hasta 100) Fuentes estándar: 5 de mapas de bits, ampliable 8 veces Paralelo USB No Tubo de 5 /127 mm de d.e. y 1 /25mm o 1.5 /38 mm de d.i. No No No No Windows (Windows 7/XP/Me/2000/Windows server 2003 y 2008), MacOS 8/9/X, Linux ANEXO 09 SAS Página 15 de 19

16 FORMATO 13 (CONTINUACION - (Hoja 7/10)) Impresora Tipo 2 Digital Cantidad: 7 unidades: Descripción Desempeño Tecnología de impresión Velocidad de Impresión Salida de primera pagina en Procesador Ciclo de impresión (páginas/mes) Calidad de impresión Resolución Láser Blanco y Negro 50 páginas por minuto 8.5 segundos o menor 400 Mhz o superior o superior Lenguaje estándar soportado Fuentes Conectividad USB Red Manejo de papel Impresión Dúplex Entrada de papel Capacidad de Papel estándar Salida estándar de Papel Tamaño máximo de papel (pulgadas/mm) 8.5 x 14 / 216 x 356 Administración Software de administración Administración remota vía WEB Alertas vía e mail Ayuda en línea Controladores y utilidades Características mínimas requeridas X dpi a velocidad máxima Adobe PostScrip 3, Emulación de PCL 6 y 5e, Impresión directa PDF. PCL y postscript 1 USB Ethernet 10/100/1000 Base T automática Tres Bandejas o más, 500 hojas cada una hojas 500 hojas si si si si Windows (Windows 7/XP/Me/2000/Windows server 2003 y 2008), MacOS 8/9/X, Linux ANEXO 09 SAS Página 16 de 19

17 FORMATO 13 (CONTINUACION - (Hoja 8/10)) stema Digital Cantidad: 10 unidades: Descripción Características mínimas requeridas Manejo de papel Alimentador a doble cara automático 45 hojas por minuto o superior Capacidad de papel 2 bandejas de 500 hojas Alimentador de alta capacidad Mínimo de hojas Bandeja especial de 50 hojas que soporte papel pesado Mínimo 100 gms Tamaño de papel mínimo 5,5 x 8,5 Tamaño máximo 11 x 17 Beneficios Permite escanear la copia mientras imprime sin interrumpir la impresión Impresión Velocidad Nominal motor 45 páginas por minuto Tiempo de impresión para la primera página 7 segundos o menor Procesador 433 Mhz dedicado o superior Capacidad de procesamiento mientras imprime Controladores de impresión gráficos Capacidad de conexión Ethernet 10/100/1000 Base T Compatibilidad con PDL PCL 5e, PCL 6 Windows (Windows 7/XP/Me/2000/Windows server 2003 y 2008), Controladores y utilidades MacOS 8/9/X, Linux stema multitarea, Procesa mientras imprime Impresión segura Impresión Dúplex, cuadernillo y varias páginas en una Impresión de borrador Creación Marca de agua Posibilidad de anular el trabajo de impresión desde el equipo SI Servidor Web incorporado Manejo de contadores por actividad aparte (Impresión, Escáner) Capacidad de salida y compaginadora 250 Hojas ANEXO 09 SAS Página 17 de 19

18 FORMATO 13 (CONTINUACION - (Hoja 9/10)) Escáner a un correo Escáner al PC por plantillas Entregar formatos Tiff, single y Multi y también PDF Capacidad ciclo Capacidad ciclo normal páginas mes páginas mes o superior páginas mes o superior Servidor de Impresión: Servidor de Impresión que permita la administración de los dispositivos de impresión ofrecidos y otro de backup Licenciamiento del sistema Operativo de los servidores (impresión y backup). Los servidores deben ser de 2U para Rack. Equipos de comunicación Cantidad: 2 unidades: Cant. Equipo Descripción 2 Radios Portátiles Equipos compatibles con Radios XTN portátiles UHF 6 canales mínimo 2 watios mínimo 27 frecuencias itinerantes (uso libre) mínimo 121 códigos de seguridad batería NIMH para uso de mínimo 15 horas capacidad de utilizar manos libres activado por voz alcance mínimo de 6 kms en campo abierto medidor de batería luz en el tablero poder utilizar baterías AA alcalina equipos bajo especificaciones militares capacidad de scrambler con bloqueador para teclado de funciones peso liviano con la batería accesorios: cargador, batería, antena, manual de usuario. ANEXO 09 SAS Página 18 de 19

19 FORMATO 13 (CONTINUACION - (Hoja 10/10)) 8. Localización y cantidad de equipos: # *)# +# # * * + "? 1 + " A? ' "( + " ' " ' " "" ' "C " "D '( + " + " + " + "? '? '? '? ' B.? ' NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO: FIRMA: ANEXO 09 SAS Página 19 de 19