Rúa das Hedras, nº 2, 2ºA Pol. Ind. NovoMilladoiro Milladoiro-Ames (A Coruña) Tlf:

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1 Rúa das Hedras, nº 2, 2ºA Pol. Ind. NovoMilladoiro Milladoiro-Ames (A Coruña) Tlf:

2 Sistema Operativo Servidor: Sistema Operativo Windows 2003 Server o 2008 Server ejecutando SQL Server 2000 (nunca 2005). Nunca Windows Vista. Sistema Operativo Puesto: Sistema Operativo Windows XP o Windows En instalaciones monopuesto, el servidor de datos puede ser el mismo puesto de trabajo; sin embargo, cuando hay más de un puesto, se recomienda que el servidor de datos no se utilice porque si hay un problema en dicho puesto afectaría a todos los que dependan de él. (En este caso el Servidor debe ser dedicado). Tanto para el servidor como para el puesto: IMPORTANTE No utilizar sistemas operativos con versiones Home, tampoco instalar Windows Vista ni Windows Server 200x SBS (Small business server). En los servidores: NUNCA INSTALAR CONTROLADORES DE DOMINIO, SIEMPRE GRUPOS DE TRABAJO. VERSIONES VÁLIDAS DEL SERVIDOR SQL: SQL Server Desktop Engine Hasta un máximo de cinco, (utiliza un sólo procesador en el servidor y está limitado a 2Gb por base de datos). SQL Server 2008 R2 Express Edition de 32 y 64 bits. Para sistemas operativos Windows 7 o Server 2008 (capacidad de 4 GB.) CARACTERÍSTICAS RECOMENDADAS: PROCESADOR: Dual Core, Core 2 o Quad Core. RAM: Puestos 1 GB, servidores 2 GB (cuanta más mejor en los dos casos). DISCO DURO: 1 Disco Duro rápido o mejor 2 Discos Duros físicos (no particiones) en el Servidor, de modo que el 2º sea exclusivamente para el Programa y las Copias de Seguridad; si falla el Disco de Datos, las copias seguirían a salvo. CD ROM: Necesario para la instalación. MEJOR DVD. DISPOSITIVO COPIA DE SEGURIDAD: Grabadora de CD o DVD, disco duro extraíble, pen-drive,... SISTEMA DE RED: HUB Y TARJETA de 100 o 1000Mbit/s. ACCESO A INTERNET: Para actualizaciones y mantenimiento remoto, líneas tipo ADSL. CONTENIDO DE LA APLICACIÓN Verial Restaurantes, es un programa que evoluciona y se adapta a las nuevas tecnologías. Presentaremos el programa a través del contenido del módulo base, estructurado a modo de guía, para no omitir ninguna función importante. La puesta en marcha de la aplicación estará precedida de una serie de pantallas de configuración para adaptar al máximo el programa al restaurante. En la mayoría de establecimientos de restauración, la estructura básica de la empresa es similar, o sea: almacén de compras, centro de elaboración y zona de venta y servicio. Es decir, almacén, cocina, comedor, barra, terraza, etc. Estas zonas, en el programa se pueden diferenciar mediante áreas de venta. MÓDULO TPV Empresa: Datos, personal y bancos de la empresa. Áreas de venta, series, perfiles. Clientes: facturas, albaranes, facturas emitidas y rectificativas, TPV táctil, cobros y cierres de facturas simplificadas. Artículos: gestión de stock, composición, inventario simple, cambios masivos de artículos. Informes múltiples e Incidencias. Cajas: Operaciones de cajas, arqueos. Métodos de pago y periodicidades. Copias de seguridad programadas y manuales. Restaurante base Carta Mesas Reservas MÓDULO BASE Módulo TPV Artículos: Lotes de artículos y códigos de barras alternativos. Impresoras de cocina Happy Hour Televenta MÓDULO PROFESIONAL Módulo BASE + Proveedores y Fabricantes: facturas, albaranes, presupuestos, pedidos, devoluciones, pagos, confirmación rápida de múltiples pagos. PDA comandas

3 Módulo WEB: tienda o catálogo en Internet con noticias. Fidelización de clientes: sistema de puntos. Mensajería mediante telefonía móvil (SMS). Importación de datos (sistemas homologados). Depósitos de Proveedor liquidación. Contabilidad base y cartera. Puestos de red adicionales. OTROS MÓDULOS También se entregan las herramientas del programa que realizan las copias de seguridad de forma automática en uno o varios puestos, así como herramientas de chequeo y reparación de bases de datos. El programa puede gestionar múltiples empresas y múltiples almacenes. Distintos departamentos o filiales o áreas de venta en red local o remota bajo línea ADSL o equivalentes. Desplegaremos a continuación cada menú para que puedan ver de forma genérica su contenido. MENÚ DEL PROGRAMA Ficheros Desde este menú inicial, definiremos los conceptos básicos de trabajo: datos de nuestra empresa, nuestros bancos, cómo permitiremos que se gestionen los cobros y los pagos (asientos automáticos en contabilidad), definiremos el tipo de vencimientos o periodicidades de los anteriores, etc. También, desde el menú de Configuración y Auxiliar tendremos acceso a funciones de configuración de los equipos informáticos y a la definición de condiciones de trabajo y acceso a los lugares del programa para cada usuario, pudiendo asignar claves de control y limitar las funciones de cada operador. Además, este control se ve reforzado por un registro de incidencias donde se guardan todas las variaciones y modificaciones de documentos, precios, etc. con el día, hora, puesto y usuario que lo realizó. Informes Cada uno de estos apartados contiene gran variedad de contenido con la posibilidad de combinar los campos de información entre sí y además combinar con otras bases de datos. Cualquier informe se puede exportar a Excel, Access o en formato PDF, para gestionarlo a través de Internet o enviarlo por correo electrónico. Todos los informes o pantallas de impresión de documentos permiten la creación de modelos personalizados: Verial ha desarrollado un editor de informes, para no depender de herramientas externas. Este editor será accesible desde todas las pantallas de impresión y con todas los campos disponibles de cada base de datos que gestiona el informe. Cualquier informe o documento se puede imprimir o ver por pantalla. Desplegando cada uno de los campos superiores encontraremos diferentes tipos de listados y diferentes modelos de los mismo. Cualquiera de los campos que se muestran permite filtrar el contenido para limitar o concretar los listados o las búsquedas. Ejemplo de pantalla de informe o también de búsqueda, en este caso, clientes:

4 Artículos Este menú da acceso a la ficha del artículo y a la definición de comportamiento y clasificación del mismo. No todos los artículos tienen el mismo comportamiento y características. Por tanto, para poder diferenciar las necesidades de cada uno de ellos ofrecemos la ficha de Perfiles que definirá el comportamiento en compras y ventas, en relación al stock, al número de decimales a gestionar. Las categorías o familias, clasificarán el artículo para disponer de una información clara y bien estructurada. Permite generar en forma de árbol tantas subdivisiones como necesitemos para un conjunto de artículos o conceptos. Las categorías serán de gran utilidad a la hora de extraer informes, aplicar tarifas o asignar comisiones. Las categorías, tal como están concebidas, dan al programa una gran flexibilidad a la hora de elaborar un plan de trabajo, de manera diferenciada para su facturación y posterior análisis. Las tarifas de artículos: La ficha de tarifas es independiente de las 3 tarifas que se muestran en la ficha del artículo. Permiten definir para cada categoría, cada grupo de clientes, fabricantes o artículos individuales precios personalizados para períodos concretos o sin límite. Ficha de artículos 1.General En primer plano se muestran las opciones más inmediatas para la gestión del artículo, permitiendo especificar desde los datos imprescindibles: código, perfil, cuenta contable, impuesto, nombre y categoría; hasta un amplio abanico de posibilidades según precise cada producto. Los tres primeros campos se pueden automatizar en el panel de configuración. Esta pantalla dispone de seis campos auxiliares de libre denominación, los cuales se utilizarán para filtrar en informes. Esto permitirá tener mayor precisión en la selección de datos en los artículos que se diferencien por las características de los campos auxiliares. El usuario puede determinar cómo utilizar el precio de compra: último precio de coste, precio ponderado o totalmente manual. A partir de uno de estos valores se calculará el precio de venta al público con márgenes sobre coste o venta. También se puede determinar un precio de venta al público con impuestos incluidos. Otros campos permitirán estimar valores de stock máximos y mínimos, ubicación en almacén, disponibilidad, etc.

5 Restaurante Carta Aquí introduciremos los artículos que van a aparecer en la carta o cartas que vamos a tener en los diferentes departamentos del TPV (Restaurante, barra, terraza, etc.), diferenciándolos en grupos. Lógicamente como requisito imprescindible para crear las cartas será haber creado previamente los artículos. A través de esta pantalla podremos asignarle una tarifa, indicarle por que impresora debe imprimir, ordenar los grupos y los artículos en dichos grupos, incluso añadir una imagen a cada artículo. Reservas A través de esta pantalla podremos realizar, modificar o borrar las reservas del restaurante. A simple vista veremos las reservas que hay para cada día, en el calendario situado en la parte derecha, nos lo indicaría de tal

6 manera que el número de reservas aparecería en rojo, el número de mesas en verde y el número de comensales en morado. La parte izquierda de la pantalla nos muestra la información de las reservas del día que tenemos señalado en la parte derecha de la ficha marcado con un recuadro y que por defecto sería el día de hoy. Esta parte nos mostrará el cliente que hace la reserva, en que turno y a que hora, e incluso las mesas y comensales para cada reserva. T.P.V. (T.P.V. táctil para restaurante ) Dependiendo de la configuración del área de venta, podemos manejar hasta tres áreas de venta, también podemos configurar la identificación del usuario (camarero), indicar los comensales y las mesas. La pantalla del TPV se divide en varias partes: La parte superior izquierda de la pantalla nos muestra las áreas de venta que podemos manejar desde el TPV, la que está marcada en otro color es la que estamos usando en este momento. También nos indica el número de mesa ocupada, el usuario que lleva la comanda (camarero), el número de comensales, la descripción para identificar las mesas, la hora de reserva, el importe de la factura simplificada o factura, y el estado de la mesa que distinguiremos a través de los siguientes colores: Amarillo (Abierta): Mesa abierta. Rojo (Impresa): Factura impresa pendiente de cobro. Verde (Reemitida): Factura impresa pendiente de cobro, pero que se le ha añadido algún artículo y está pendiente de reimprimir. Gris: Mesa libre. Azul clarito: Mesa bloqueada (Ver: Bloquear mesas) En la parte inferior izquierda aparecerá en Total el importe total de las facturas de las mesas que hay en ese momento abiertas, es decir, de las que se muestran anteriormente. El botón con las flechas azul y roja nos permitirá avanzar o retroceder página siempre y cuando el apartado de control de mesas ocupe más de una pantalla y no podamos ver el contenido completo de una vez. Justo debajo tenemos una serie de botones con distintas opciones para trabajar con el TPV. La parte derecha nos da la opción de elegir la mesa que vamos a reservar, una vez elegida pasemos a la siguiente pantalla de venta:

7 Según configuración por área de venta podemos separar los platos por 1º, 2º, 3º, 4º, como vemos en la anterior pantalla nos lo marcará según los colores, los cuales marcarán el orden de salida del plato, sabiendo a primera vista a que plato corresponde cada artículo. El número dentro del cuadrado indica las unidades de ese artículo. Para cambiar de plato bastaría con pulsar en el número del plato correspondiente, es decir, si estamos en el primero y queremos pasar al segundo pulsaremos sobre el botón 2º y así sucesivamente. En la parte superior derecha de la pantalla de ventas tenemos dos botones con las flechas azul y roja que nos permitirá avanzar o retroceder página siempre y cuando el apartado de grupos o artículos ocupe más de una pantalla y no podamos ver el contenido completo de una vez. Clientes Estas fichas permiten la creación, modificación y búsqueda de los datos de nuestros clientes. También permite definir comisionistas y transportistas y sus zonas. Aunque la venta en superficie no requiere de muchas de estas opciones, el programa permite ampliar de forma modular estas aplicaciones si se desea extrapolar la venta a través de INTERNET o a domicilio.

8 Ficha de clientes Los datos comerciales: tarifa, agentes, rutas y otras clasificaciones permanecen en segundo plano. Los campos de esta ficha permiten una clasificación amplia y bajo diferentes criterios determinando los datos fiscales, comerciales y contables. Documentos de hostelería facturados Todos los documentos que se hagan desde el TPV de restaurante los podremos encontrar aquí, lo mismo facturas, albaranes o facturas simplificadas, además si nuestro restaurante es a su vez hotel, se podrán traspasar cargos de un área de venta a otra. Cobros: El programa tiene una pantalla específica para poder realizar directamente múltiples cobros de las facturas pendientes, permitiendo filtran por cliente, fechas... (Exactamente lo mismo ocurre con los pagos a proveedores) Cierres diarios de facturas simplificadas Este proceso generará un documento por día a fin de resumir los datos generados del TPV, es decir, las facturas simplificadas de cada día se agruparán en un solo documento llamado cierre diario de facturas simplificadas que tendrá valor contable. Este proceso es independiente del arqueo, el cual solo sirve para contar la caja y no tiene valor contable. Proveedores La ficha de proveedores y acreedores es de contenido similar a la de clientes pudiéndose, además, predeterminar una cuenta de gastos y un IVA por defecto para automatizar la contabilidad de las facturas recibidas.

9 Los documentos de gestión permiten realizar todas las opciones de compra: formular pedidos, control de presupuestos de proveedor, precios pactados, albaranes de recepción de mercancía con control de partidas, lotes, caducidad y números de serie (según módulos y definición de perfiles), facturas directas con mercancía. Generan automáticamente la contabilidad y la cartera. Regulan el almacén a nivel de stock y de precios (se puede elegir entre últimos precios de coste o precios ponderados). Almacén Mediante estos documentos podremos mover el stock de los artículos sin necesidad de generar documentos contables de compra o de venta. Se permite cambiar productos de almacén, realizar entradas, salidas o bajas por diversos motivos: consumo interno, perecederos, roturas, etc. También se puede realizar un inventario con PDA on line o por transmisión de ficheros. Además permiten generar varios tipos de inventario, uno de ellos más avanzado que nos permitirá ponerlo en vigor a partir de una fecha concreta, e incluso, sin cerrar el establecimiento, inventariar nuestros almacenes. Cajas Este menú permite la definición de cajones y las operaciones de arqueo diarias. También la configuración y otros parámetros del TPV externo

10 Arqueos de Caja Esta pantalla recogerá todas las operaciones de cobro y pago realizadas desde el último arqueo de cada cajón definido, especificando cada método de cobro empleado. También tendremos información detallada de cada operación por puestos, usuarios, operaciones, pudiendo imprimir dicha información. El arqueo NO tiene ningún valor contable, simplemente sirve para contar el dinero que ha entrado en caja. Auxiliar Ofrece importantes herramientas con diversas funciones, desde acceder a bases de datos hasta optimizar y reparar daños en la información, que aunque improbables no son imposibles. Esto evitará al usuario una dependencia total de los desarrolladores pudiendo saber en cualquier momento el estado de la información que el programa contiene.