Dirección de Comunicaciones Sede Principal

Transcripción

1 Dirección de Comunicaciones Sede Principal 1

2 2 Índice Qué es el correo masivo? Cuándo solicitar un envío por correo masivo? Contenidos permitidos y prioridades Quién está autorizado para solicitar un envío? Cómo hacer una solicitud? Verifique la información que desea enviar Haga su solicitud Público de interés Envíe su solicitud Aprobación, rechazo o correcciones Envío del mensaje Tiempos de respuesta Horario y frecuencia Condiciones y restricciones

3 3 Qué es el correo masivo? Para UNIMINUTO el correo masivo es un medio de comunicación a través del cual se envía información pertinente, inminente y útil para sus públicos de interés. Solo se considera correo masivo cuando el número de destinatarios es igual o superior a cien (100). El hecho de que el correo masivo llegue directamente a las bandejas de entrada de los destinatarios exige que la información deba ser regulada para evitar correos no deseados que afecten la credibilidad de este medio y el prestigio de la información oficial e incluso de la Institución. En UNIMINUTO el correo masivo es un medio de comunicación interno administrado por la Dirección de Comunicaciones. Este Manual surge con el fin de potencializar el uso de este medio en la Sede Principal.

4 4 Cuándo solicitar un envío por correo masivo? El correo masivo es uno de los medios de comunicación internos de UNI- MINUTO. Su uso debe estar articulado a los demás medios existentes y justificado de acuerdo al presente Manual. Por lo anterior, solo se enviarán correos masivos cuando la información responda a uno de los siguientes criterios de envío: Inminencia: información que afecte de forma permanente el desarrollo habitual de las actividades cotidianas dentro de la institución o que sean necesarias para proteger la integridad del destinatario. Utilidad: información que le permita al destinatario tomar una decisión, ejecutar una acción relacionada con su rol dentro de la institución o que lo beneficie. Pertinencia: información relevante, institucional y oportuna para el destinatario El correo masivo no es el canal de comunicación acertado para realizar campañas cuya periodicidad de envío sea diaria. Se ha analizado que ser reiterativos en un mensaje o enviar correos diarios con un mismo asunto o remitente disminuye la lectura y así mismo va en contra del criterio de pertinencia. Este canal es una herramienta para fortalecer una campaña, sin embargo, esta debe ser apoyada desde varios canales para asegurar la comprensión y recordación del mensaje.

5 5 Evidencia de la efectividad del correo masivo: En el siguiente mensaje enviado diariamente con un mismo remitente, las cifras denotan que disminuyó el número de visitas del primer al último envío: 1136 Visualizaciones en el primer envio 958 Visualizaciones en el segundo envio 353 Visualizaciones en el tercer envio

6 6 Contenidos permitidos y prioridades Es potestad del Dirección de Comunicaciones determinar la pertinencia, utilidad e inminencia en cada solicitud, además de sugerir otros medios en los cuales se podría divulgar la información. A continuación los contenidos permitidos en orden de prioridad: Anuncios del Rector, Vicerrectores y Directores. Avisos de racionamiento de servicios públicos, cierres temporales o permanentes de áreas o servicios y cualquier novedad que afecte el normal funcionamiento o actividades cotidianas del público de interés. Novedades en procesos, formatos o documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Convocatorias internas dirigidas al público de interés (investigaciones, estímulos, concursos de índole organizacional, capacitaciones generales. No incluye convocatorias de mercadeo). Logros, campañas y certificaciones de interés general. Boletín virtual de noticias. Otros contenidos que no estén en esta lista y que justifiquen inminencia, utilidad y pertinencia.

7 7 Quién está autorizado para solicitar un envío? Con el propósito de garantizar la veracidad de la información enviada, solo se atenderán solicitudes provenientes del correo institucional de los solicitantes autorizados. Cómo registrar a un solicitante autorizado? Para las facultades y unidades los solicitantes autorizados serán los profesionales de medios. En caso de unidades que no cuenten con estos profesionales, deben informar a la Dirección de Comunicaciones a través de un correo a comunicadossp@uniminuto.edu quién será el solicitante autorizado y de esta forma registrarlo. Cómo hacer una solicitud? 1. Verifique la información que desea enviar. 3. Envíe su solicitud. 5. Envío del mensaje. Correo masivo 2. Haga su solicitud. 4. Aprobación, rechazo o correcciones.

8 8 1. Verifique la información que desea enviar. Esta debe: Regirse por los criterios de pertinencia, inminencia y utilidad. Tener excelente ortografía y redacción. Cumplir con el Manual de Imagen de UNIMINUTO y otros manuales que apliquen al caso, para lo cual puede apoyarse en la Dirección de Comunicaciones. 2. Haga su solicitud A través de correo dirigido a la Dirección de Comunicaciones comunicadossp@uniminuto.edu escriba los siguientes datos: Asunto del mensaje (máximo 8 palabras) Nombre de la unidad que solicita el servicio remitente del correo. Cuerpo del mensaje a enviar Imagen o un texto Texto: incluya un saludo, el desarrollo del mensaje y el enlace donde se amplía la información (si aplica), despedida y firma del área, con excelente ortografía y redacción. Se admiten máximo 500 palabras por mensaje. Contenido adicional deberá ser enviado en PDF o JPG y será presentado como enlace. Ejemplo Reciba un cordial saludo, Informamos que el 17 y 18 de agosto se llevará a cabo la jornada de fumigación como parte del programa de saneamiento básico de la Institución. Recomendaciones generales: 1. De ser posible, cubra las pantallas o equipos de cómputo. 2. No deje alimentos o utensilios de cocina expuestos. 3. No deje objetos de valor sobre los escritorios. Agradecemos de antemano la atención y colaboración brindada. Descargue los horarios de fumigación aquí Cordialmente, Dirección Administrativa y Financiera

9 9 Imagen: máximo 750 pixeles de ancho, de alta resolución. Debe cumplir con el Manual de Uso de Imagen de UNIMINUTO. Para imágenes con enlaces Si tiene relacionado más de un enlace, la imagen debe ser enviada en partes, una por cada enlace referido y siempre en números pares, así: Referencia a primer enlace Referencia a segundo enlace Público de interés. Es el grupo de personas hacia quienes está enfocada la información. Elija uno de la siguiente lista: -Rectoría Sede Principal -Bogotá calle 80 (incluye Sede Principal, UVD y Servicios Integrados) -Sistema UNIMINUTO -Estudiantes -Graduados -Rectoría Nuevas Regionales -Otros

10 10 Para aspirantes, estudiantes, graduados y otros públicos de interés externos el solicitante autorizado deberá suministrar la base de datos con las cuentas de correo a las que desea enviar el mensaje, teniendo en cuenta los siguientes requisitos: La base debe tener dos columnas: la primera llamada , con las cuentas de correo de los destinatarios, y la segunda (opcional), Nombre, indicando el nombre del destinatario. Para estudiantes: solo se aceptarán cuentas de correo institucionales. No se enviarán mensajes a cuentas personales. Para aspirantes y público externo: Se aceptarán cuentas personales. En cualquier caso solo se enviarán mensajes a un máximo de destinatarios de cuentas personales por día hábil, límite compartido por todas las solicitudes que estén en trámite en ese momento. 3. Envíe su solicitud. Remita la solicitud a comunicadossp@uniminuto.edu 4. Aprobación, rechazo o correcciones. La Dirección de Comunicaciones le hará saber vía correo electrónico si su mensaje cumple con los requerimientos para ser enviado, si no cumple, si necesita modificaciones o si aplica para otro medio de comunicación. 5. Envío del mensaje. Luego de aprobado el contenido del mensaje, la Dirección de Comunicaciones procederá a realizar el envío del mensaje en los tiempo estipulados en este Manual.

11 11 Tiempos de respuesta Las solicitudes serán atendidas de acuerdo al orden de prioridad señalado en este Manual. En segunda instancia se tendrá en cuenta el orden de llegada de la solicitud. Los mensajes a cuentas de correo institucionales (terminadas en uniminuto.edu) serán enviados tres (3) días hábiles después de recibida la solicitud, siempre y cuando esté debidamente diligenciada y cumpla con el presente Manual. Horario y frecuencia Solo se enviarán correos a cuentas institucionales en los siguientes horarios: Lunes a viernes hábiles a las 9:00 a.m., 11:00 a.m. y 3:00 p.m.

12 12 Condiciones y restricciones No se enviarán contenidos que incumplan con el presente Manual de correo masivo de UNIMINUTO. Solicitudes incompletas o que no cumplan los requisitos no serán atendidas hasta su corrección. En caso de requerir correcciones, el tiempo de respuesta de la solicitud se contará desde la fecha en que las correcciones sean aprobadas por la Dirección de Comunicaciones. No se recibirán solicitudes de envío de personas que no estén registradas como solicitantes autorizados. Un mensaje solo podrá ser enviado de nuevo 15 días calendario después de la fecha del primer envío. Esto con el fin de no incomodar a los destinatarios ni atentar contra la credibilidad de este medio. Las noticias deberán ser enviadas como parte de los boletines virtuales de la Sede o Facultades. No se enviarán noticias por aparte. Para evitar que UNIMINUTO sea clasificado como spam o correo no deseado, en ningún caso se enviará un mensaje a más de cuentas de correo electrónico personales (Yahoo, Hotmail, Gmail y otros) por día.

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