Microsoft Excel 2007 Básico Material de Apoyo

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1 Microsoft Excel 2007 Básico Material de Apoyo Coordinación de Servicios de Cómputo UAM C Enero de 2008

2 Contenido 1. Introducción a Excel Microsoft Office Excel. Conceptos La ventana de trabajo de Excel Formato a la información de la hoja de cálculo Introducir, cambiar y eliminar información en la hoja de trabajo Insertar y eliminar una columna o una fila Modificar el ancho de columna y alto de la fila Añadir bordes y color a un rango Renombrar, insertar y eliminar hojas Fórmulas Crear fórmulas con operadores básicos Precedencia de operadores Copiar fórmulas Autorelleno Seleccionar rangos Nombres Referencias absolutas, relativas y mixtas Funciones Ejecutar la suma de un rango de números Ejecutar el promedio de un rango de números Encontrar el valor más alto de un rango Encontrar el valor más bajo de un rango Función condicional SI Corrigiendo errores frecuentes Evaluar una fórmula anidada paso a paso Gráficos Creación de un gráfico Moviendo gráficos... 58

3 5.3 Cambiar el tipo de gráfico Títulos Cambiar el diseño o estilo de un gráfico Impresión Vista preliminar Vista diseño de página Encabezado y pie de página Área de impresión Salto de página Imprimir Tablas Crear o eliminar una tabla de Excel Ordenar y filtrar Aplicar formato a los datos de la tabla Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla Mostrar y calcular totales de datos de una tabla

4 1 1. Introducción a Excel 2007 Microsoft Office 2007 se caracteriza por una nueva visualización en toda la suite. Cuando abra Excel verá la hoja de cálculo que le es familiar, pero también notará que hay nuevos elementos en la parte superior de la ventana. Los menús y los botones anteriores de Excel han sido reemplazados por esta nueva banda de opciones, con fichas en las que hacer clic para llegar a los comandos. En este capítulo conocerá el nuevo aspecto de Excel 2007, así como la forma de realizar las tareas más comunes dentro del nuevo entorno. Además se revisarán las principales diferencias entre Excel 2007 y sus predecesores. Objetivos: Conocer el nuevo aspecto de Excel. Buscar comandos habituales en la cinta de opciones: Cortar, Copiar, Pegar, etc. Guardar libros con los nuevos formatos de archivo de Excel. Subtemas: Microsoft Excel Conceptos. La ventana de trabajo de Excel

5 2 1.1 Microsoft Office Excel. Conceptos Microsoft Office Excel, es una hoja de cálculo desarrollada y distribuida por Microsoft, utilizado normalmente en tareas financieras. Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. Libros y hojas de cálculo Cuando se inicia Excel, se abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas, como las páginas de un documento. Dentro de las hojas se pueden especificar datos. Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventana del libro: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Para ver una hoja de cálculo, se tiene que hacer clic en la ficha correspondiente.

6 3 Se recomienda cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar más fácilmente la información contenida en cada una. Por ejemplo, puede tener fichas denominadas Enero, Febrero y Marzo para presupuestos o trabajos realizados en esos meses. Se puede agregar hojas de cálculo si se necesitan más de tres. O bien, se pueden eliminar. Columnas, filas y celdas Las hojas de cálculo se dividen en columnas, filas y celdas. Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de cálculo, es decir, verticalmente. Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de cálculo, es decir, horizontalmente. Las celdas son el espacio donde se encuentran columnas y filas. Cada columna tiene un título alfabético en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen las letras A a Z. Cada hoja de cálculo contiene columnas en total, por lo que, a continuación de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ.

7 4 A continuación de AZ, las parejas de letras comienzan de nuevo con las columnas BA a BZ, y así sucesivamente hasta hacer que las columnas tengan su correspondiente título alfabético, finalizando en XFD. Cada una de las filas también tiene un título. Los títulos de las filas son números, de 1 a Los títulos alfabéticos de las columnas junto con los títulos numéricos de las filas indican en qué celda de la hoja de cálculo está situado cuando hace clic en una de ellas. Los títulos se combinan para formar la dirección de celda, también denominada referencia de celda. 1.2 La ventana de trabajo de Excel En la nueva versión de Excel hay nuevos elementos en la parte superior de la ventana. Los menús y los botones anteriores de Excel han sido reemplazados por la banda o cinta de opciones. La cinta de opciones Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones: 1. Fichas Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel. 2. Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí.

8 5 3. Comandos Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú. Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha Inicio. Estos comandos son los que identificó Microsoft como los más empleados para llevar a cabo tareas básicas en hojas de cálculo. Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes aparecen después, dentro del grupo Fuente. Los comandos que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda están en el grupo Alineación y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojas de cálculo se encuentran en el grupo Celdas. Los grupos reúnen todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo. Más comandos En lugar de mostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que se realizan. Por ejemplo, si no hay una imagen en una hoja de cálculo, los comandos que se usan para trabajar con imágenes no son necesarios. Pero una vez insertada, aparecen las Herramientas de imagen con la ficha Formato. En dicha ficha están los comandos que se requieren para trabajar con una imagen.

9 6 Más opciones La flecha (denominada iniciador de cuadros de diálogo) en la esquina inferior derecha de un grupo, significa que hay más opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrará un cuadro de diálogo o panel de tareas. Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los comandos que más se utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio de fuente, cambio del tamaño de fuente y formato de negrita, cursiva o subrayado. Si desea más opciones, por ejemplo, superíndice, haga clic en la flecha de la derecha de Fuente y aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, con ésta y otras opciones relativas a las fuentes.

10 7 El botón de Microsoft Office En Excel 2007, el menú Archivo se ha reemplazado por el botón de Microsoft Office. Haga clic en él, situado en la esquina superior izquierda de la ventana, para ver los mismos comandos básicos de las versiones anteriores para abrir, guardar e imprimir documentos. En versiones anteriores de Excel, podía definir opciones en el cuadro de diálogo Opciones, que se abría en el menú Herramientas. En esta versión, muchas de esas opciones están disponibles a través del botón de Microsoft Office, donde están más visibles y más cerca para trabajar con archivos viejos o nuevos. La barra de herramientas Se pueden agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra sobre la cinta de opciones. En dicha barra, los comandos están siempre visibles y cercanos.

11 8 Por ejemplo, si utiliza frecuentemente el comando Abrir Archivo y prefiere evitar hacer clic en el botón Office para tener acceso al comando Abrir Archivo cada vez, puede agregar Abrir Archivo a la barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office y con el botón secundario del mouse en Abrir Archivo haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con el botón secundario del mouse y después haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. Métodos abreviados de teclado El diseño de la cinta de opciones trae consigo nuevos métodos abreviados. Los nuevos métodos abreviados o Sugerencias de teclas aparecen al presionar ALT. Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rápido y el botón de Microsoft Office tienen sugerencias de teclas. Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. Utilice la tecla correspondiente al botón que desea. Los antiguos métodos de teclado que comienzan con CTRL se mantienen intactos y se pueden seguir utilizando como antes. Por ejemplo, la combinación CTRL+C aún copia algo en el portapapeles y la combinación CTRL+V pega algo del portapapeles. La vista Diseño de página La vista Diseño de página también es una novedad de Excel Haga clic en Vista Diseño de página, en la barra de herramientas Ver en la parte inferior derecha de la

12 9 pantalla. O haga clic en la ficha Vista de la cinta de opciones y después en Vista Diseño de página, en el grupo Vistas de libro. En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior, lateral e inferior de la hoja de cálculo, además de un espacio azul entre las hojas. La regla lateral y superior ayudan a ajustar los márgenes. Es posible mostrar y ocultar las reglas según convenga (haga clic en Regla, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Vista). Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de cálculo antes de imprimirla. Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las peculiaridades de la hoja. Simplemente seleccione una vista en la barra de herramientas Ver o en el grupo Vistas de libro en la ficha Vista de cada hoja de cálculo. La vista Normal y la vista previa de salto de página se encuentran ahí. Abrir el archivo Para abrir un libro creado en una versión anterior de Excel: Hacer clic en el botón de Microsoft Office en la esquina superior izquierda de la ventana. Hacer clic en Abrir, seleccione el libro que desee y después hacer clic en Abrir. En Excel 2007 puede abrir archivos creados en versiones anteriores de Excel, de Excel 95 a Excel Nuevo libro Cuando hace clic en el botón de Microsoft Office y después en Nuevo, se abre la ventana Nuevo libro. En la parte superior de la ventana, puede seleccionar desde un libro en blanco hasta plantillas en línea de Excel.

13 10 Guardar el archivo Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel Libro de Excel (*.xlsx) Guarde libros que no contengan macros ni código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) como libros de Excel. Si intenta guardar como Libro de Excel un libro que contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel le notificará que se eliminará la macro o el código VBA. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) Guarde un libro con este formato de archivo cuando contenga macros o código VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o VBA como Libro de Excel, Excel le advertirá para que no elija esta opción. Plantilla de Excel (*.xltx) Guarde el libro como este tipo cuando necesite una plantilla. Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) Guarde un libro como este tipo de archivo cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA. Libro binario de Excel (*.xlsb) Guarde el libro como este tipo de archivo cuando tenga un libro especialmente grande; este tipo de archivo se abrirá antes que un libro de Excel grande. Este formato mantiene las nuevas características de Excel salvo XML. Libro de Excel (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores del programa y no cuenta con el Paquete de compatibilidad de Microsoft para Office Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayor parte de las características de Excel 2007 no estarán disponibles.

14 11 2. Formato a la información de la hoja de cálculo Excel 2007 es una poderosa herramienta que permite manipular gran cantidad de datos de diferentes formatos. Supongamos que le han pedido que escriba unos datos en Excel 2007 pero no ha trabajado nunca con Excel. Por dónde debe empezar? En este capítulo se verá cómo se llevan a cabo algunas de las tareas básicas, por ejemplo, cómo se escriben diferentes tipos de datos, cómo se modifican o cómo se agregan y eliminan columnas y filas que sobran. Objetivos: Crear un nuevo libro. Escribir texto y números. Editar texto y números. Insertar y eliminar filas y columnas. Subtemas: Introducir, cambiar y eliminar información en la hoja de trabajo. Insertar y eliminar una columna o una fila. Modificar el ancho de columna y alto de la fila. Añadir bordes y color a un rango. Renombrar, insertar y eliminar hojas.

15 Introducir, cambiar y eliminar información en la hoja de trabajo Escribir datos Presione TAB para desplazar el punto de inserción una celda a la derecha en la misma fila. Presione ENTRAR para desplazar el punto de inserción una celda hacia abajo en la misma columna. Para escribir fechas: o Use una barra diagonal o un guión para separar las partes de una fecha. Por ejemplo, 15/7/2009 o 16-julio Para escribir la fecha actual, presione CTRL+; (punto y coma). Para escribir una hora: o Escriba un espacio y, después, una "a" o una "p" a continuación de la hora. Por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel especifica la hora como a.m. Para escribir la hora actual, presione CTRL+MAYÚS+: (dos puntos). Para escribir números: o Los números negativos escritos entre paréntesis (100) se mostrarán con un signo menos: o Para escribir fracciones, deje un espacio entre el número entero y la fracción. Por ejemplo 11/8. o Para escribir sólo una fracción, escriba un cero delante. Por ejemplo, 01/4. TAB ENTER

16 13 Nota Puede aplicar formato a las celdas antes de escribir, de modo que no sea necesario escribir un cero delante. Puede realizar esta acción si tiene que escribir muchas fracciones y no desea tener que escribir un cero todas las veces. En la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo Número, haga clic en este signo situado en el lado derecho para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. En la ficha Número, seleccione Fracción y, en Tipo, dependiendo del tipo de fracción que desee, seleccione un formato. Seleccionar celdas Para hacer modificaciones, referencias y demás operaciones se necesitan seleccionar las celdas, las columnas y las filas. El apuntador del ratón de cruz, nos indica que podemos hacer una selección. Para seleccionar con el ratón, basta con dar clic sosteniendo sobre el área deseada hasta que está sombreada. Se pueden seleccionar columnas enteras, dando clic sobre los encabezados de las columnas y extendiendo el ratón hasta seleccionar cuantas columnas se deseen. De la misma forma se pueden seleccionar filas completas desde el encabezado de las filas. Para seleccionar filas, columnas o celdas que no están contiguas, se utiliza la tecla <Ctrl> y se usan los mismos métodos descritos anteriormente.

17 14 Finalmente para seleccionar toda la hoja se puede hacer con el botón que se encuentra a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba de la fila 1. Autorrellenar y autocompletar Autorrellenar Use el controlador de relleno para escribir los meses del año, los días de la semana, fechas consecutivas o una serie de números. Sólo tiene que escribir una o más entradas y utilizar a continuación el controlador de relleno para rellenar el resto. Autocompletar Si los primeros caracteres que escribe en una celda coinciden con los de una entrada que ya ha realizado en la misma columna, Excel escribirá automáticamente los caracteres restantes. Sólo tiene que presionar ENTRAR. Esto funciona para texto o para entradas con texto y números. No funciona sólo para números, ni para fechas u horas.

18 15 Copiar, cortar, pegar y mover información Para copiar o cortar y pegar se realiza lo siguiente: o Seleccionar la(s) celda(s) o Hacer clic en el botón Copiar, o en cortar, según sea el caso. o Después hacer clic en la(s) celda(s) y en el grupo Portapapeles de nuevo hacer clic en el botón Pegar. Para mover algún texto u objeto primero se selecciona, después se coloca el ratón sobre el borde del área seleccionada. El ratón cambia a forma de flecha. Con un clic sostenido se mueve la selección al lugar deseado. Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla <Ctrl>. Excel reemplaza los datos existentes en el área de pegado cuando se mueven las celdas. Modificar y dar formato a datos Para modificar realice uno de los procedimientos siguientes: o o o o o o Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea editar. Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar y en cualquier punto de la barra de fórmulas. Para eliminar caracteres, presione RETROCESO o selecciónelos y, a continuación, presione SUPR. Para insertar caracteres, haga clic en el lugar donde desea insertarlos y, a continuación, escríbalos. Para sobrescribir caracteres, selecciónelos y, a continuación, escriba los nuevos caracteres. Para especificar los cambios realizados, presione ENTRAR o TAB. Por ejemplo para dar formato a los títulos de columna. Seleccione la fila de los títulos y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita.

19 16 Con los títulos aún seleccionados, decide cambiarles de color y de tamaño, para que resalten aún más. En el grupo Fuente, haga clic en la flecha de Color de fuente y aparecerán muchos más colores entre los que elegir. Podrá ver qué aspecto tendrán los títulos con distintos colores si señala cualquier color y espera un momento. Con esta visualización previa, ya no es necesario hacer una selección para ver el color y después deshacerla si no es lo que se buscaba. Cuando vea un color que le guste, haga clic en él. Para cambiar el tamaño de fuente, puede hacer clic en el botón Aumentar tamaño de fuente o puede hacer clic en la flecha situada junto al cuadro Tamaño de fuente para ver los tamaños (este método también ofrece la presentación previa). Teniendo los títulos seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo Alineación, hace clic en el botón Centrar y listo. Limpiar, eliminar y borrar información Para limpiar una celda seleccione la celda y de clic a la tecla SUPR o BACKSPACE. Para borrar, elija en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha situada al lado de Borrar y seleccione todo, formato, etc. Para eliminar un rango de celdas seleccionadas, elija Eliminar del grupo celdas. Quitar el formato de los datos Para eliminar el formato de una celda, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha situada al lado de Borrar y, a continuación, en Borrar formatos. O haga clic en Borrar todo si desea eliminar los datos y el formato de una vez. 2.2 Insertar y eliminar una columna o una fila Para insertar o eliminar columnas: o Para insertar, haga clic en una celda situada inmediatamente a la derecha del lugar donde desea insertar una nueva columna. En la ficha Inicio de la cinta de opciones, en

20 17 o el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar y, luego, en Insertar columnas de hoja. Para eliminar, haga clic en una celda de la columna. En la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Eliminar. A continuación, haga clic en Eliminar columnas de hoja. Para insertar o eliminar otra columna después de haber insertado o eliminado una, presione F4. Para insertar o eliminar filas: o o Para insertar, haga clic en una celda situada inmediatamente debajo del lugar donde desea insertar la nueva fila. Después, en la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar. A continuación, haga clic en Insertar filas de hoja. Para eliminar, haga clic en una celda de la fila. En la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Eliminar. A continuación, haga clic en Eliminar filas de hoja. Para insertar o eliminar otra fila después de haber insertado o eliminado una, presione F Modificar el ancho de columna y alto de la fila En una hoja de cálculo, puede especificar un ancho de columna comprendido entre 0 (cero) y 255. Este valor representa el número de caracteres que se pueden mostrar en una celda con formato de fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres. Si el ancho de columna se establece como 0, la columna se oculta. Puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 (cero) y 409. Este valor representa la medida en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 1/72 pulgadas). El alto de fila predeterminado es de 12,75 puntos. Si el alto de fila se establece como 0, la fila se oculta. Establecer un ancho específico para una columna 1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna.

21 18 4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee. Cambiar el ancho de columna para ajustarlo al contenido 1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Ajustar ancho de columna. Para ajustar rápidamente todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columnas. Hacer coincidir el ancho de columna con otra columna 1. Seleccione una celda de la columna. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar y, a continuación, seleccione la columna de destino. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar y, a continuación, en Pegado especial. 4. En Pegar, seleccione Ancho de las columnas. Cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de cálculo o un libro El valor predeterminado para el ancho de columna indica el número medio de caracteres de la fuente estándar que pueden caber en una celda. Puede especificar un número diferente para el ancho predeterminado de columna de una hoja de cálculo o de un libro. 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para cambiar el ancho predeterminado de columna de una hoja de cálculo, haga clic en su ficha de hoja.

22 19 Para cambiar el ancho predeterminado de columna de todo el libro, haga clic con el botón secundario en una ficha de hoja y, a continuación, haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho predeterminado. 4. En el cuadro Ancho de columna predeterminado, escriba una medida nueva. Si desea definir el ancho predeterminado de columna de todos los libros y hoja de cálculo nuevos, puede crear una plantilla de libro o una plantilla de hoja de cálculo y basar los libros u hojas de cálculo nuevos en dichas plantillas. Cambiar el ancho de las columnas utilizando el mouse (ratón) Siga uno de los procedimientos siguientes: o Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que desea. o Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar y, a continuación, arrastre un borde hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado. o Para cambiar el ancho de columnas para ajustarlo al contenido, seleccione la columna o columnas que desea cambiar las columnas y, a continuación, haga doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionado. o Para cambiar el ancho de todas las todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, arrastre el borde de cualquier encabezado de columna. Establecer un alto específico para una fila

23 20 1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila. 4. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee. Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido 1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar alto de fila. Para autoajustar rápidamente todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, haga doble clic en el borde inferior de uno de los encabezados de fila. Cambiar el alto de las filas utilizando el mouse Siga uno de los procedimientos siguientes: o Para cambiar el alto de fila de una fila, arrastre el borde inferior del encabezado de fila hasta que la fila tenga el alto que desea. o Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar y, a continuación, arrastre el borde inferior de uno de los encabezados de fila seleccionado.

24 21 o Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier encabezado de fila. o Para cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido, haga doble clic en el borde inferior del encabezado de fila. 2.4 Añadir bordes y color a un rango Para aplicar varios formatos en un solo paso y garantizar que las celdas presentan un formato coherente, se puede utilizar un estilo de celda. Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de características de formato, como fuentes (fuente: diseño gráfico aplicado a todos los números, símbolos y caracteres alfabéticos. También se denomina tipo de letra. Arial y Courier New son ejemplos de fuentes. Las fuentes suelen venir en diferentes tamaños, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita.) y tamaños de fuente, formatos de número, bordes de celda y sombreado de celda. Para evitar que otras personas puedan realizar cambios en celdas específicas, también se puede utilizar un estilo de celda que bloquee las celdas. Microsoft Office Excel ofrece varios estilos de celda integrados que se pueden aplicar o modificar. Asimismo, se puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear uno propio personalizado. Aplicar un estilo de celda Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Estilos de celda. 2. Haga clic en el estilo de celda que desea aplicar. 3. Haga clic en el estilo de celda que desea aplicar. Quitar un estilo de celda 1. Para quitar un estilo de celda de las celdas seleccionadas sin eliminar el estilo de celda, seleccione las celdas que poseen el formato de dicho estilo de celda. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Estilos de celda.

25 22 3. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para quitar el estilo de celda de las celdas seleccionadas sin eliminar el estilo de celda, bajo Bueno, malo y neutral, haga clic en Normal. Para eliminar el estilo de celda y quitarlo de todas las celdas que poseen ese formato, haga clic con el botón secundario del mouse en el estilo de celda y, a continuación, haga clic en Eliminar. Nota El estilo de celda Normal no se puede eliminar. 2.5 Renombrar, insertar y eliminar hojas Para cambiar el nombre de las fichas de las hojas: 1. Inicie Microsoft Office Excel Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una ficha de la hoja de cálculo en la parte inferior izquierda de la ventana y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre. O bien, en la ficha Inicio de la cinta de opciones situada en la parte superior de la pantalla, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Formato y, a continuación, haga clic en Cambiar el nombre de la hoja. 2. Escriba el nuevo nombre y, a continuación, presione ENTRAR. Para agregar color a las fichas de las hojas: o Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de la hoja de cálculo situada en la parte inferior izquierda de la ventana, elija Color de etiqueta y, a continuación, seleccione el color que desee. O bien, en la ficha Inicio de la cinta de opciones situada en la parte superior de la pantalla, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Formato, elija Color de etiqueta y seleccione el color que desee. Para insertar una hoja de cálculo o Haga clic con el botón secundario del mouse en una ficha de la hoja de cálculo. Haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo (a la derecha de las fichas de la hoja). O bien, en la ficha Inicio de la cinta de opciones situada en la parte superior de la pantalla, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar y, a continuación, en Insertar hoja.

26 23 Para eliminar una hoja de cálculo: o Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de la hoja que desea eliminar. Haga clic en Eliminar. O bien, en la ficha Inicio de la cinta de opciones situada en la parte superior de la pantalla, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Eliminar y, a continuación, en Eliminar hoja. Si desea tener más de tres hojas de cálculo en cada libro, o menos, puede cambiar el número. Haga clic en el Botón de Office en la parte superior izquierda. A continuación, haga clic en Opciones de Excel en la parte superior derecha. Haga clic en Popular. En Al crear nuevos libros, en el cuadro Incluir este número de hojas, escriba o seleccione el número de hojas de cálculo que desea tener en los nuevos libros.

27 24 3. Fórmulas Excel 2007 es una herramienta eficaz para trabajar con números y para realizar operaciones matemáticas. En ocasiones, para ello es necesario insertar fórmulas. En esta sección, aprenderá a sumar, dividir, multiplicar y restar escribiendo fórmulas en hojas de cálculo de Excel. También va a aprender a utilizar fórmulas sencillas que actualizan automáticamente los resultados cuando cambian los valores. Objetivos: Realizar cálculos matemáticos mediante fórmulas sencillas para sumar, dividir, multiplicar y restar. Utilizar referencias de celdas en fórmulas para que Excel pueda actualizar automáticamente los resultados cuando cambien los valores o al copiar fórmulas. Aprender a seleccionar y nombrar rangos. Subtemas: Crear fórmulas con operadores básicos La precedencia de operadores Copiar fórmulas Autorelleno Seleccionar rangos Nombres Referencias relativas, absolutas y mixtas

28 Crear fórmulas con operadores básicos Si desea ingresar una fórmula en Excel, lo primero que debe hacer es colocar el signo de IGUAL (=), de esta forma Excel asume que lo que está a punto de escribir va a ser una fórmula. Una fórmula simple no es más que una serie de valores o referencias de celdas que contienen valores separados por uno o más de los siguientes operadores matemáticos: + (Signo de más) para la suma - (Signo de menos o guión) para la resta * (Asterisco) para la multiplicación / (Diagonal) para la división ^ (Circunflejo) para elevar un número a una potencia Por ejemplo, supongamos que tenemos que tenemos que hacer un resumen de los gastos que hicimos en ocio durante los meses de enero y febrero. La celda C5 que corresponde a los gastos en CD s del mes de febrero está vacía, lo que indica que aún falta por calcularse. Supongamos que compramos dos CD s en el mes de febrero los cuales costaron $ y $ respectivamente. Para realizar esto necesitamos ingresar una fórmula en la celda C5. Esta fórmula quedaría como sigue: = Para introducir esta fórmula en la celda C5, siga los siguientes pasos: 1) Seleccione la celda C5.

29 26 2) Escriba la fórmula = en la celda. 3) Presione ENTER. El resultado es $ Como pudo observar, una vez que presionó ENTER sólo el resultado de la fórmula se hace visible. Si más tarde desea saber cómo obtuvo ese resultado, la fórmula estará visible en la barra de fórmulas cada vez que haga clic en la celda C5. Si usted desea hacer algo más que una suma, use otros operadores matemáticos cuando escriba las fórmulas en las celdas de la hoja de cálculo. No olvide empezar la fórmula con el signo IGUAL (=). Ahora vamos a realizar la suma total de los gastos de TV por cable para saber cuánto hemos gastado durante esos dos meses. Para realizarlos necesitamos crear una fórmula en D2 que sume los valores introducidos en las celdas B2 y C2. Esto se logra introduciendo la siguiente fórmula: =B2+C2 en la celda D2. Para hacerlo siga los siguientes pasos. 1) Seleccione la celda D2. 2) Escriba la fórmula =B2+C2 en la celda. 3) Presione ENTER. O también 1) Seleccione la celda D2. 2) Escriba = (el signo igual)

30 27 3) Seleccione la celda B2 en la hoja de cálculo ya sea usando el mouse o el teclado. Esta acción establece una referencia a la celda B2 en la fórmula de la celda actual. 4) Escriba + (el signo de suma) 5) Seleccione la celda C2 en la hoja de cálculo ya sea usando el mouse o el teclado. Esta acción establece una referencia a la celda C2 en la fórmula de la celda actual. 6) Presione ENTER para completar la fórmula. Excel despliega la solución calculada en la celda D2 y la fórmula en la barra de fórmulas.

31 28 El resultado desplegado depende de los valores que actualmente se encuentran en las celdas B2 y C2. Si necesita modificar un valor tras calcular un total, no hay ningún problema. Basta con realizar el cambio y Excel lo actualizará. 3.2 Precedencia de operadores Cuando una fórmula se evalúa, el resultado siempre es un número. No representa mayor problema cuando la fórmula se compone de un solo operador. Sin embargo, cuando aparecen dos o más operadores en la fórmula, surge la pregunta Cuál se realiza primero? Cómo es que se evalúa la fórmula cuando existen varios operadores? Para responder a esto se utiliza la precedencia de operadores. La precedencia de operadores especifica cómo se agrupan las expresiones. Si una expresión compleja tiene múltiples operadores, la precedencia del operador determina el orden en que se realizan las operaciones. Esto es muy importante, ya que el orden de ejecución puede afectar de manera significativa al valor resultante. Por ejemplo, supongamos que vamos a evaluar la siguiente fórmula: =9+1/2. Debemos tener en cuenta que esta expresión es completamente distinta a esta otra: =(9+1)/2. Por ello es importante saber codificar nuestras fórmulas. Para codificar de forma correcta nuestras fórmulas y por lo tanto obtener el resultado deseado, necesitamos seguir unas reglas de evaluación. Dichas reglas son las siguientes: Todas las sub-expresiones entre paréntesis se evalúan primero. Las sub-expresiones entre paréntesis anidados se evalúan de adentro hacia afuera, es decir, que el paréntesis mas interno se evalúa primero. Los operadores con mayor precedencia se evalúan antes que los operadores con menor precedencia. Dentro de una misma expresión o sub-expresión, los operadores se evalúan en el siguiente orden: ^ Exponenciación *, / Multiplicación y división +,- Suma y Resta Algunos operadores tienen igual precedencia. Los operadores en una misma expresión o sub-expresión con igual nivel de prioridad se evalúan de izquierda a derecha. Las fórmulas se deben escribir en formato lineal. Esto obliga al uso frecuente de paréntesis que indiquen el orden de evaluación correcto de las operaciones.

32 29 Veamos todo lo anterior por medio de un ejemplo. Supongamos que deseamos codificar la siguiente fórmula en Excel: b ± b 2 4ac 2a Vamos a escribir el dato solo del valor positivo, la fórmula quedaría como sigue: =(-b+raiz(b*b-4*a*c))/(2*a) Donde a, b, c son números reales. O también, pueden ser referencias a celdas. Aquí cabe mencionar que esta no es la única forma en que se puede representar la fórmula en Excel. Una fórmula puede ser codificada de varias formas, máxime si la fórmula es compleja, como fue en el caso anterior. 3.3 Copiar fórmulas Regresando a nuestro ejemplo original, una vez que hemos visto cuánto fue lo que gastamos en los dos meses únicamente en TV por cable, ahora vamos a hacer lo mismo con el resto, esto es cine, películas y CD s. Para hacer esto tenemos dos opciones: 1) Escribir una fórmula para cada gasto con sus respectivas referencias de celdas tal y como hicimos con la TV por cable. 2) Copiar la fórmula que acabamos de realizar (la de TV por cable) al resto de los gastos. En Excel es posible copiar uno o más valores y pegarlos en un rango en donde ya existan otros datos de tal forma que los segundos puedan sumarse, multiplicarse, dividirse o realizar alguna otra operación con los ya existentes. Para copiar la fórmula siga los siguientes pasos: 1) Seleccione la celda D2 2) Haga clic en el botón Copiar del grupo Portapapeles de la pestaña Inicio. 3) Seleccione la celda D3. 4) Haga clic en el botón Pegar del grupo Portapapeles de la pestaña Inicio. 5) Repita los pasos 3 y 4 hasta que llegue a la celda D5. 6) Cuando llegue a la celda D5 presione ENTER. Con esto hemos copiado la fórmula que teníamos en la celda D2 a las celdas D3, D4 y D5. Si nos colocamos en cada una de estas celdas y observamos la barra de fórmulas, nos daremos

33 30 cuenta de que los valores originales (B2 y C2) se han actualizado a B3 y C3, B4 y C4, B5 y C5 en sus respectivas celdas. Nota: En algunos casos, es posible que no se desee copiar la fórmula en sí, sino que lo deseado es copiar únicamente el RESULTADO de la fórmula. En este caso siga los siguientes pasos: 1) Seleccione la celda en la que se encuentra la fórmula. 2) Haga clic en el botón Copiar del grupo Portapapeles de la pestaña Inicio. 3) Seleccione la celda a la que quiere copiar el resultado de la fórmula. 4) Haga clic en la parte inferior del botón Pegar del Portapapeles de la pestaña Inicio para desplegar las opciones de pegado. 5) Haga clic en Pegado especial 6) Seleccione la opción Valores en el apartado Pegar. 7) Haga clic en Aceptar.

34 31 De esta forma, lo que tenemos en la celda destino no es la copia de la fórmula, sino el valor que arrojó dicha fórmula. 3.4 Autorelleno También podemos utilizar la opción de autorrelleno para copiar una fórmula, para ello hacemos lo siguiente: 1) Seleccione la celda D2 2) Coloque el cursor del mouse en la parte inferior derecha de la celda D2 hasta que adquiera la forma de una cruz de color negro (+) 3) Arrastre la cruz de color negro hasta la celda D5. Esto es haga clic y sin soltar el botón desplácela de la celda D2 a la celda D5. 4) Suelte el asa de relleno. Cuando se suelta el asa de relleno aparece el total de cine, películas y CD s en su respectiva celda. 5) Aparece el botón Opciones de Autorelleno, pero no es necesario hacer nada más. Este botón aparece para ofrecerle algunas opciones de formato. En este caso no haremos nada. El botón desaparece cuando se selecciona otra celda.

35 32 Aquí cabe señalar que el asa de relleno sólo puede arrastrarse a las celdas situadas de manera contigua, tanto en sentido vertical como en sentido horizontal. A esta área que es seleccionada se le conoce como rango. Nosotros podemos copiar y pegar las fórmulas en cualquier celda y/o cualquier rango. 3.5 Seleccionar rangos Además del método de selección con el teclado, se tiene el método de selección con el ratón. El apuntador del ratón de cruz, nos indica que podemos hacer una selección. Para seleccionar con el ratón, basta con dar un clic sostenido sobre el área deseada hasta que esté sombreada. En la barra de fórmulas, aparecen cuantas columnas y/o renglones se están seleccionando. Se pueden seleccionar fácilmente columnas enteras, dando un clic sobre los encabezados de las columnas y extendiendo el ratón hasta seleccionar cuántas columnas se deseen.

36 33 De la misma forma se pueden seleccionar renglones completos desde el encabezado de las filas. De esta forma se han seleccionado columnas, filas o celdas que están en forma contigua. Para seleccionar filas, columnas o celdas que no están contiguas, se utiliza la tecla <Ctrl> y se usan los mismos métodos descritos anteriormente. De esta manera se podría tener una selección como esta:

37 34 Finalmente, para seleccionar toda la hoja se puede hacer con el botón que se encuentra a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba del renglón Nombres Una vez que seleccionemos un rango determinado, es posible que tengamos que hacer referencia a él constantemente. En este caso, el estarlo seleccionando frecuentemente puede resultar un poco tedioso. Dentro de Excel es posible asignar nombres a rangos o celdas con el objetivo de identificar dichas selecciones de manera más rápida. Para asignar nombres a celdas o rangos: 1) Seleccione el rango o la celda que desea nombrar. 2) Haga clic en el botón Administrador de nombres del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas.

38 35 3) En el administrador de nombres, dé clic en el botón Nuevo 4) En el cuadro de texto Nombre, escriba el nombre a asignar para el rango seleccionado. Este nombre deberá ser un nombre válido, esto es: a. El nombre debe comenzar con una letra o un carácter de subrayado. b. El nombre no debe contener un espacio u otro carácter no válido ($, %, #, ) c. El nombre no debe ser uno ya integrado en Excel y no debe ser nombre de otro objeto del libro. 5) Dé clic en Aceptar. El nombre para el rango ha sido asignado y ahora aparece en el administrador de Nombres. 6) En el Administrador de nombres, dé clic en Cerrar. A partir de este momento, ese nombre lo podrá utilizar para hacer referencia de impresión, copiado, realización de operaciones, etc.

39 Referencias absolutas, relativas y mixtas Excel tiene tres tipos de referencias: Relativas (A1, B7) Absolutas ($A$1, $B$7) Mixtas (A$1, $B7) Básicamente se asignan los signos de pesos en aquellas celdas en las que desea que no cambie la fila o columna cuando se copia la fórmula. Para comprender mejor cada una de ellas, veámoslo por medio de un ejemplo. Vamos a copiar una fórmula que tenga cada una de las referencias mencionadas anteriormente, para notar las diferencias entre ellas. Referencia relativa. Cambia cuando se copia. En este caso, cuando se copia la fórmula tanto filas como columnas cambian. Es el tipo de referencia más utilizado en Excel. Referencia absoluta. Permanece igual cuando se copia. En este caso, si se coloca el signo de pesos ($) antes de la columna (representada por una letra) y de la fila (representada por un número) la fórmula no cambiará cuando se copie. Este tipo de referencia es muy útil cuando queremos hacer referencia a una celda en una fórmula y que sea inamovible.

40 37 Referencia combinada o mixta. Es una mezcla entre referencias absolutas y relativas. Si deseamos dejar fija la fila, el signo de pesos se coloca entre el la letra y el número. En este caso cuando se copia la fórmula únicamente variará la referencia a la columna. De igual forma se puede hacer para que no varíe la columna. En este caso el signo de pesos se coloca antes de la columna (antes de la letra). Se puede ver mucho mejor con el siguiente ejemplo. El uso de cada uno de los tipos de referencias varía dependiendo de qué es lo que se desee realizar. Además con estos tipos de referencias se puede implementar cualquier tipo de problema en Excel.

41 38 4. Funciones El manejo de fórmulas representa una gran ventaja de Excel. Sin embargo, llega el punto en que el crear fórmulas desde cero, resulta muy tedioso, sobre todo cuando las fórmulas son resultado de una exhausta combinación de operaciones básicas. Para solucionar esto, se recurre al uso de funciones. En este capítulo aprenderá a utilizar funciones (fórmulas ya escritas) para sumar valores, calcular promedios y buscar el valor mayor y menor de un rango de valores. También aprenderá a identificar y solucionar los posibles errores que encontrará dentro del manejo de funciones. Objetivos: Conocer y entender la definición y conceptos generales de las funciones. Aprender a reconocer la sintaxis de las funciones básicas de Excel Utilizar las funciones para sumar valores, calcular promedios y buscar el valor mayor y menor de un rango de valores. Identificar y solucionar los posibles errores que se presentan al utilizar funciones. Subtemas: Ejecutar la suma de un rango de números Ejecutar el promedio de un rango de números Encontrar el valor más alto de un rango Encontrar el valor más bajo de un rango Función condicional SI Corrigiendo errores frecuentes Evaluar una fórmula anidada paso a paso

42 Ejecutar la suma de un rango de números Retomando el ejemplo de la sección de Fórmulas, tenemos lo siguiente: Deseamos ahora calcular el total de gastos de cada mes. En el caso de Enero, una forma de hacerlo sería introducir en la celda B6 la siguiente fórmula: =B2+B3+B4+B5. Sin embargo, esto resulta muy tedioso y no es muy práctico. Por lo tanto en lugar de utilizar esa fórmula, utilizamos una función, que no es más que una fórmula ya escrita. Para este caso existe una función llamada Suma. Para hacerlo siga los siguientes pasos: 1) Seleccione la celda B6. 2) En la ficha Inicio, haga clic en el botón Autosuma del grupo Modificar. 3) Las celdas incluidas en la fórmula se rodean de un contorno de color y en la celda B6 aparece la fórmula.

43 40 4) Presione ENTER para mostrar el resultado en la celda B6. 5) Haga clic en la celda B6 para mostrar la fórmula en la barra de fórmulas. B2:B5 es la información, denominada argumento, que indica a la función SUMA qué se debe sumar. Usando una referencia relativa (B2:B5) en lugar de los valores contenidos en dichas celdas, Excel puede actualizar automáticamente los resultados si cambian los valores más adelante. Los dos puntos (:) de B2:B5 indican que se trata de un rango de celdas de la columna B, las filas 2 a 5. Los paréntesis son obligatorios, para separar el argumento del nombre de la función. Todo lo que tiene que hacer para utilizar una función es sustituir los valores que la función utiliza cuando realiza sus cálculos (argumentos de la función). De la misma forma que las fórmulas simples, usted puede introducir los argumentos de las funciones como un valor numérico (-45 ó 78.2) o, como es más común, como una referencia de celda (B9) o como un rango de celdas (C4:F4). Vamos ahora a sumar únicamente los gastos de cine y CD s del mes de febrero. Para hacerlo, siga los siguientes pasos: 1) Seleccione la celda F2. 2) Escriba el signo IGUAL (=), escriba SUMA y un paréntesis de apertura. 3) Haga clic en la celda C3 y, a continuación, escriba una coma (en la celda F2). 4) Haga clic en la celda C5 y, a continuación, escriba un paréntesis de cierre (en la celda F2).

44 41 5) Presione entrar para mostrar el resultado de la fórmula. Como se pudo apreciar en este ejemplo, la función SUMA no se utiliza únicamente para sumar todos los valores de una columna. La función SUMA también se puede utilizar para sumar sólo algunos valores de una columna, seleccionando las referencias de celdas que desea incluir. En este caso, el rango no se encuentra separado por dos puntos (:) en vez de eso se encuentra separado por una coma (,). A continuación se muestran algunos ejemplos como resumen: Número1, número2, son entre 1 y 255 números cuya suma se desea conocer. Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarán Referencias de celdas Hacen referencia a los valores de A10 la celda de la columna A y la fila 10 A10,A20 la celda A10 y la celda A20 A10:A20 el rango de celdas de la columna A desde la fila 10 a la 20 B15:E15 A10:E20 el rango de celdas de la fila 15 desde la columna B a la E el rango de celdas desde la columna A a la E y desde la fila 10 a la 20 Regresando al ejemplo, en el último caso se deseaba conocer el costo combinado de los gastos en cine y CD s de febrero. No es necesario guardar el total, de modo que puede especificar la fórmula en una celda vacía y eliminarla más tarde. En este ejemplo se utilizó la celda F2. Entonces, la sintaxis queda como: SUMA(número1, número2, )

45 42 los números de esa matriz o referencia. Se ignoran las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia. Aquí cabe mencionar que los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Ejemplos de uso de la función SUMA: SUMA(3,2) es igual a 5 SUMA( 3,2,VERDADERO) es igual a 6. Los valores de texto se traducen a números y el valor lógico VERDADERO se traduce como 1. A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene 3 y B1 contiene VERDADERO, entonces: SUMA(A1,2,B1) es igual a 2. Las referencias a valores no numéricos de las referencias no se traducen. 4.2 Ejecutar el promedio de un rango de números Ahora vamos a ver el promedio de los gastos que efectuamos en los dos meses anteriores. Utilizaremos la función PROMEDIO para realizar el cálculo. Para ello siga los siguientes pasos: 1) Seleccione la celda B8. 2) Haga clic en la flecha que se encuentra al lado derecho del botón Autosuma del grupo Modificar en la ficha Inicio. 3) Haga clic en la función Promedio. 4) Seleccione el rango B6:C6. En este rango se encuentran nuestros datos a promediar. 5) Presione ENTER para que el resultado se muestre en la celda B8.

46 43 6) Seleccione la celda B8 para mostrar la fórmula. La función promedio devuelve la media aritmética de los argumentos. Su sintaxis es la siguiente: PROMEDIO(número1;número2;...) Número1, número2... son de 1 a 255 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener. Estos argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores. Nota: Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, utilice la función PROMEDIOA. Sugerencia: Cuando estemos calculando el promedio de celdas, debemos tener en cuenta la diferencia existente entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero, de manera especial si se ha desactivado la casilla Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero en la sección Mostrar opciones para esta hoja de la categoría Avanzadas en el cuadro de diálogo Opciones de Excel, en el botón de Office. Las celdas vacías no se tienen en cuenta, pero sí los valores cero.

47 Encontrar el valor más alto de un rango En nuestro ejemplo original, teníamos los gastos hechos en ocio durante los meses de enero y febrero. Si deseamos encontrar en qué nos gastamos la mayor parte de dinero en cada mes, necesitamos usar una función llamada MAX. Para hacerlo, siga los siguientes pasos: 1) Seleccionamos la celda B9 2) En la ficha Inicio, del grupo Modificar, haga clic en la flecha del botón Autosuma. 3) De la lista de opciones, haga clic en Máx. 4) Seleccione el rango B2:B6 5) Presione ENTER para que el resultado se muestre en la celda B9. 6) Seleccione la celda B9 para mostrar la fórmula.

48 45 La función MAX devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Su sintaxis es la siguiente: MAX(número1;número2;...) Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo. Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Cabe mencionar que si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. Además, los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores. Nota: Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, utilice la función MAXA.

49 Encontrar el valor más bajo de un rango De igual forma que en el ejemplo anterior, podemos calcular también el valor mínimo de un rango. Para hacerlo, nos basaremos nuevamente en el ejemplo que hemos venido manejando. Vamos a calcular el menor gasto que hicimos durante enero. Para hacerlo siga los siguientes pasos: 1) Seleccionamos la celda B10 2) En la ficha Inicio, del grupo Modificar, haga clic en la flecha del botón Autosuma. 3) De la lista de opciones, haga clic en Min. 4) Seleccione el rango B2:B6 5) Presione ENTER para que el resultado se muestre en la celda B10. 6) Seleccione la celda B10 para mostrar la fórmula.

50 47 La función MIN devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Su sintaxis es la siguiente: MIN(número1;número2;...) Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo. Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores. Nota: Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, utilice la función MINA.

51 Función condicional SI En algunas ocasiones al momento de implementar un problema en Excel, puede presentarse el caso en el cual queremos que el resultado varíe dependiendo de ciertos parámetros o incluso de los resultados de otras funciones. Es decir, es necesario poder tomar decisiones dentro de la implementación del problema. En este caso veremos la función condicional SI, que es la función más sencilla dentro de las funciones condicionales. La función SI compara dos valores e inserta el texto correspondiente al resultado de la comparación. Por ejemplo, si se utiliza en un documento principal de combinación de correspondencia, el campo IF puede examinar la información de los registros de datos combinados como, por ejemplo, códigos postales o números de cuenta. De esta forma, se puede enviar cartas sólo a los clientes que residan en una ciudad determinada. Su sintaxis es la siguiente: SI(Expresión1 Operador Expresión2,TextoSiVerdadero,TextoSiFalso) Donde Expresión1 y Expresión2 son los valores que se desea comparar. Estas expresiones pueden ser datos de campos de combinación, nombres de marcadores, cadenas de caracteres, números, campos anidados que devuelvan un valor, o fórmulas matemáticas. Si una expresión contiene espacios, escriba la expresión entre comillas. Por ejemplo, Expresión2 debería ir entre comillas para que se compare como una cadena de caracteres. El operador debe ser un operador de comparación. Además se debe insertar un espacio antes y otro después del operador. A continuación se listan los operadores: Operador Descripción = Igual a <> Distinto de > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que Los parámetros TextoSiVerdadero y TextoSiFalso son texto que devuelve el campo si la comparación es verdadera o falsa respectivamente. Si no se especifica TextoSiFalso y la comparación es falsa, el campo SI no tiene ningún resultado. Las cadenas que contienen varias palabras deben ir entre comillas.

52 49 Por ejemplo, deseamos especificar que si el pedido de un cliente es igual o mayor que 100 unidades, en el documento aparezca el texto "Gracias". En caso contrario, si el pedido del cliente es menor que 100 unidades, en el documento aparezca el texto "El pedido mínimo es de 100 unidades". La función condicional quedaría como sigue: =SI(pedido >= 100, "Gracias","El pedido mínimo es de 100 unidades") Donde pedido puede ser una referencia a una celda o el resultado de una operación o función. Debemos tener en cuenta que si el operador es = o <>, Expresión2 puede contener un signo de interrogación (?) para representar cualquier carácter individual, o bien un asterisco (*) para representar cualquier cadena de caracteres. Además, si utiliza un asterisco en Expresión2, la parte de Expresión1 que corresponda al asterisco más el resto de los caracteres de Expresión2 no puede exceder de 128 caracteres. Nota: La función condicional SI se puede utilizar también para realizar cálculos distintos dependiendo del resultado de la comparación, no se limita únicamente a devolver texto. Es más, Expresión1 y Expresión 2 pueden ser operaciones e incluso funciones. Esta es una característica conocida como anidamiento de funciones. Importante: Las funciones hasta aquí descritas serán siempre las mismas siempre y cuando se esté utilizando Microsoft Office 2007 en español. En caso de que se esté utilizando la versión en inglés o en otro idioma tendríamos que buscar sus equivalentes. Por ejemplo, en español la función condicional es SI, sin embargo en inglés se utiliza la función IF. De igual forma se hace con el resto de las funciones. 4.6 Corrigiendo errores frecuentes Es muy frecuente que al estar manejando fórmulas y/o funciones, surja el caso en que en lugar de obtener un resultado numérico, obtengamos un mensaje de error. Estos mensajes de error pueden ser debido a varios factores, que pueden ser desde los más simples hasta los más complejos. A continuación se facilitan algunas herramientas que son de gran ayuda al detectar y analizar las causas y a encontrar soluciones.

53 50 Corrigiendo errores comunes en las fórmulas Asegúrese de que Más información Hace coincidir todos los paréntesis de apertura y de cierre Asegúrese de que hay el mismo número de paréntesis de apertura que de cierre. Cuando crea una fórmula, Microsoft Office Excel muestra paréntesis en color a medida que se escriben. Utiliza dos puntos para indicar un rango Para hacer referencia a un rango de celdas, utilice dos puntos (:) para separar la referencia a la primera celda en el rango de la referencia a la última celda. Escribe todos los argumentos necesarios Algunas funciones tienen argumentos necesarios (los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) Compruebe asimismo que no se hayan especificado demasiados argumentos. Anida como máximo 64 funciones Puede escribir o anidar hasta un máximo de 64 niveles de funciones dentro de una función. Escribe los nombres de otras hojas entre comillas simples Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético, se deberá escribir su nombre entre comillas simples ( ' ). Incluye la ruta de acceso a los libros externos Asegúrese de que cada referencia externa (referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro.) contiene un nombre de libro y la ruta de acceso al libro. Escribe los números sin formato No dé formato a los números a medida que los escribe en las fórmulas. Por ejemplo, aunque el valor que desee especificar sea $1.000, escriba 1000 en la fórmula. Aquí cabe mencionar que los distintos tipos de error nos arrojan un distinto tipo de mensaje. Esto con la finalidad de saber qué tipo de error es y por lo tanto solucionarlo mucho más fácil. A continuación se listan los errores más comunes y sus posibles causas y soluciones (puede

54 51 encontrar una descripción más detallada de cada uno de ellos dentro de la ayuda de Microsoft Excel 2007) # DIV/0! Este error se produce cuando se divide un número por cero (0). Las posibles causas y soluciones son: - Se ha escrito una fórmula que contiene una división explícita por cero (0), por ejemplo, =5/0. Solución: Cambie el divisor por un número que no sea cero. - Se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una celda que contiene un cero como divisor. Si el operando es una celda en blanco, Microsoft Office Excel interpreta el blanco como cero. Soluciones: o Cambie la referencia de celda a otra celda, o Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor, o Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor, que cambiará el resultado de la fórmula a #N/A en lugar de # DIV/0! para indicar que el valor del divisor no está disponible, Nota: Evite que se muestre el valor de error utilizando la función de hoja de cálculo SI. Por ejemplo, si la fórmula que genera el error es =A5/B5, en su lugar utilice =SI(B5=0;"";A5/B5). Las dos comillas representan una cadena de texto vacía. - Se ha ejecutado una macro que utiliza una función o una fórmula que devuelve # DIV/0! Solución: Compruebe que el divisor en la función o en la fórmula no es ni cero ni se ha dejado en blanco. # NOMBRE? Este error se produce cuando Microsoft Office Excel no reconoce el texto de la fórmula. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y, a continuación, haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece. Las posibles causas y soluciones son: - Se ha utilizado un nombre que no existe. Asegúrese de que el nombre existe. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30. En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres y, a continuación, observe si el

55 52 nombre está en la lista. Si no aparece en la lista, agréguelo haciendo clic en Definir nombre. - Error al escribir el nombre. Compruebe la ortografía. Seleccione el nombre en la barra de fórmulas, presione F3, haga clic en el nombre que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar. - Error al escribir el nombre de una función. Corrija el error ortográfico. Inserte el nombre de función correcto en la fórmula haciendo clic en Insertar función del grupo Biblioteca de funciones en la ficha Fórmulas. - Se ha escrito texto en una fórmula sin poner el texto entre comillas. Excel tratará de interpretar la entrada como un nombre, aunque su intención fuese utilizarla como texto. Escriba el texto de la fórmula entre comillas dobles. Por ejemplo, la siguiente fórmula integra la porción de texto "El importe total es " en el valor de la celda B50: ="El importe total es "&B50 - Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango. Asegúrese de que en todas las referencias del rango de celdas de la fórmula se utilizan dos puntos (:) - La referencia a otra hoja no está entre comillas simples. Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético o un espacio, se deberá escribir su nombre entre comillas simples ( ' ). ##### Este error se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. Las posibles causas y soluciones son: - El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido. Siga uno o varios de los procedimientos siguientes: - Las fechas y las horas son números negativos. Si utiliza el sistema de fechas 1900, las fechas y las horas en Excel deben ser valores positivos. Si se restan fechas y horas, o Aumentar el ancho de la columna. o Reducir el contenido para ajustarlo a la columna. o Aplicar un formato de número diferente. En algunos casos, se puede cambiar el formato de número de la celda para ajustarlo al ancho de celda existente. Por ejemplo, puede disminuir el número de posiciones decimales después del separador de decimales.

56 53 asegúrese de que se genera la fórmula correctamente. Si la fórmula es correcta, pero el resultado sigue siendo un valor negativo, se puede mostrar el valor dando a la celda un formato que no sea un formato de fecha o de hora. # NUM! Este error se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o una función. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y, a continuación, haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece. Las posibles causas y soluciones son: - Se ha escrito una fórmula que devuelve un número demasiado grande o demasiado pequeño para que Excel lo represente. Cambie la fórmula de manera que su resultado esté comprendido entre -1*10307 y 1* # NULO! Este error se produce cuando se inserta un espacio (donde debería ir una coma o dos puntos) para separar referencias de celdas que son usadas como argumentos de funciones. 4.7 Evaluar una fórmula anidada paso a paso A veces resulta difícil comprender cómo se calcula una anidada porque hay diversos cálculos intermedios y pruebas lógicas. Sin embargo, mediante el cuadro de diálogo Evaluar fórmula, puede ver las diferentes partes de una fórmula anidada en el orden en que la fórmula se calcula. Por ejemplo, la fórmula =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) es más fácil de entender cuando se pueden ver los siguientes resultados intermedios: Pasos que se muestran en el cuadro de diálogo Descripción =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) Se muestra inicialmente la fórmula anidada. La función PROMEDIO y la función SUMA se anidan dentro de la función SI. =SI(40>50;SUMA(G2:G5);0) El rango de celdas F2:F5 contiene los valores 55, 35, 45 y 25 y, por lo tanto, el resultado de

57 54 la función PROMEDIO(F2:F5) es 40. =SI(Falso;SUMA(G2:G5);0) 40 no es mayor que 50, por tanto, la expresión del primer argumento de la función SI (el argumento prueba_lógica) es falsa. 0 La función SI devuelve el valor del tercer argumento (el argumento valor_si_falso). La función SUMA no se evalúa porque es el segundo argumento de la función SI (argumento valor_si_verdadero) y solamente se devuelve cuando la expresión es verdadera. Ahora vamos a rastrear el error de la siguiente forma: 1. Seleccione la celda que desee evaluar. Sólo se puede evaluar una celda a la vez. 2. Haga clic en la opción Evaluar fórmula del grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas. 3. Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada. El resultado de la evaluación se muestra en cursiva. 4. Si la parte subrayada de la fórmula es una referencia a otra fórmula, haga clic en Paso a paso para entrar para mostrar la otra fórmula en el cuadro Evaluación. Haga clic en Paso a paso para salir para volver a la celda y fórmula anteriores. Nota: El botón Paso a paso para entrar no está disponible para una referencia la segunda vez que ésta aparece en la fórmula, ni si la fórmula hace referencia a una celda de un libro distinto. 5. Continúe hasta que se hayan evaluado todas las partes de la fórmula. 6. Para ver de nuevo la evaluación, haga clic en Reiniciar. 7. Para finalizar la evaluación, haga clic en Cerrar.

58 55 Notas: Algunas de las partes de las fórmulas que utilizan las funciones SI y ELEGIR no se evalúan, y aparece #N/A en el cuadro Evaluación. Si una referencia está en blanco, aparece el valor cero (0) en el cuadro Evaluación. Las siguientes funciones se actualizan cada vez que se cambia la hoja de cálculo y pueden provocar que Evaluar fórmula proporcione resultados distintos a los que aparecen en las celdas: ALEATORIO, AREAS, INDICE, DESREF, CELDA, INDIRECTO, FILAS, COLUMNAS, AHORA, HOY, ALEATORIO.ENTRE.

59 56 5. Gráficos Mostrar los resultados de nuestro trabajo se puede realizar de diversas formas, una de ellas es precisamente mediante un gráfico. El presentar los datos en forma gráfica nos permite compararlos, observar sus cambios, además de verlos en forma conjunta y reducida. Pero sobre todo, los gráficos se pueden adecuar y modificar para crear un mayor impacto en el que los recibe. Objetivos: Comprender la terminología básica de los gráficos. Reconocer la utilidad y uso de cada uno de los tipos de gráficos. Crear gráficos con los datos de una hoja de cálculo. Efectuar cambios en los gráficos una vez creados. Subtemas: Creación de un gráfico Moviendo gráficos Cambiar el tipo de gráfico Títulos Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico

60 Creación de un gráfico Crear un gráfico en Microsoft Office Excel es rápido y sencillo. Excel proporciona una variedad de tipos de gráfico entre los que puede elegir. Más adelante se verán los distintos tipos de gráficos. Para ejemplificar la creación de un gráfico, utilizaremos uno sencillo: el de columnas. En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede representar gráficamente datos que están organizados en filas o columnas en una. Sin embargo, algunos tipos de gráfico, como el gráfico circular o el gráfico de burbujas, requieren una disposición de datos específica. A continuación se presenta una hoja de cálculo que indica cuántas cajas de lápices compró cada departamento de la UAMC en los meses de enero, febrero y marzo. Ahora, necesitamos un gráfico en el que podamos comparar las compras de cada departamento. Para ello necesitamos hacer lo siguiente: 1) Seleccionar los datos que se desea representar, incluidas las etiquetas de las columnas (Enero, Febrero, Marzo) y las etiquetas de las filas (CNI, CSH y CCD) 2) Ahora, haga clic en la ficha Insertar y a continuación en el grupo Gráficos haga clic en botón Columna. Aquí se puede seleccionar cualquier otro tipo de gráfico, por ejemplo Circular, de barras y de línea, entre otros. En este caso escogemos un gráfico de columna. 3) Una vez que hacemos clic en el botón columna, aparecerán varios tipos de gráficos de columnas de donde elegir. Escogemos la primera opción de Columna en 2-D. (Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Todos los tipos de gráfico para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico; por último, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de gráficos disponibles y haga clic en los que desea utilizar)

61 58 Después de hacer lo anterior, nos aparecerá un gráfico como el siguiente: 5.2 Moviendo gráficos Nuestro gráfico está creado. Ahora ya es mucho más fácil interpretar los datos de nuestra hoja de cálculo. Sin embargo, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado. Si se desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, se puede cambiar su ubicación. Para ello haga lo siguiente:

62 59 1. Haga clic en el gráfico incrustado o en la hoja de gráfico para seleccionarlos y mostrar las herramientas de gráfico. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico. 3. En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes: a. Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva. Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva. b. Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, haga clic en Objeto en y, a continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en. Al crear un gráfico, las herramientas de gráfico aparecen disponibles y se muestran las fichas Diseño, Presentación y Formato. Puede utilizar los comandos de estas fichas para modificar el gráfico con el fin de que presente los datos de la forma que desea. Por ejemplo, utilice la ficha Diseño para mostrar las series de datos por filas o por columnas, realizar cambios en el origen de datos del gráfico, cambiar la ubicación del mismo, cambiar el tipo de gráfico, guardarlo como una plantilla o seleccionar opciones de diseño y formato predefinidas. Utilice la ficha Presentación para cambiar la disposición de los elementos del gráfico, como los títulos del gráfico o los s de datos, utilizar herramientas de dibujo o agregar cuadros de texto e imágenes al gráfico. Utilice la ficha Formato para agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o aplicar efectos especiales. 5.3 Cambiar el tipo de gráfico Microsoft Excel admite muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los datos a la audiencia de forma más significativa. Cuando utilice el Asistente para gráficos para crear un gráfico, o el comando Tipo de gráfico para modificar un gráfico existente, puede

63 60 seleccionar con facilidad el tipo de gráfico que desee de una lista de tipos de gráficos estándar o personalizados. Cada tipo de gráfico estándar tiene varios subtipos. Para obtener una vista previa de un gráfico, seleccione cualquier subtipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Presionar para ver muestra. Dentro de los tipos de gráficos estándar se encuentran: Gráficos de columnas Gráficos de barras Gráficos de líneas Gráficos circulares Gráficos XY (Dispersión) Gráficos de áreas Gráficos de anillos Gráficos radiales Gráficos de superficie Gráficos de burbujas Gráficos de cotizaciones Gráficos con marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide. Si una vez que hemos creado un gráfico de un tipo en particular deseamos cambiarlo por uno distinto, siga uno de los siguientes procedimientos: 1) Para cambiar el tipo de gráfico del gráfico entero, haga clic en el área del gráfico para mostrar las herramientas de gráfico. Para cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos únicos, haga clic en la serie de datos. 2) En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.

64 61 3) En el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes: a. Haga clic en un tipo de gráfico en el primer cuadro y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro. b. Si guardó algún tipo de gráfico como plantilla, haga clic en Plantillas y, a continuación, haga clic en la plantilla de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro. Nota: Si con frecuencia utiliza un tipo de gráfico específico cuando crea un gráfico, es una buena idea establecer dicho tipo de gráfico como el predeterminado. Después de seleccionar el tipo y el subtipo de gráfico en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en Establecer como predeterminado. Sin embargo, debemos tener en cuenta que cada uno de los tipos de gráfico necesita una disposición de datos específica. A continuación se presenta la forma en cómo se deben organizar los datos para tipos de gráficos específicos: Para este gráfico Organice los datos Columnas En columnas o filas, de la siguiente manera: Barras Lorem Ipsum Línea Área Superficie O: Radial Lorem 1 3 Ipsum 2 4 Circular Anillos (con una serie) En una columna o fila de datos y una columna o fila de rótulos de datos, de la siguiente manera: A 1 B 2 C 3

65 62 O: A B C Circular Anillos (con más de una serie) En varias columnas o filas de datos y una columna o fila de rótulos de datos, de la siguiente manera: A 1 2 B 3 4 C 5 6 O: A B C XY (dispersión) Burbujas En columnas, con los valores X en la primera columna y los valores Y correspondientes o los valores de tamaño de burbuja en las columnas adyacentes, de la siguiente manera: X Y Tamaño de la burbuja Cotizaciones En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando nombres o fechas como rótulos: valores máximos, valores mínimos y valores de cierre Como: Fecha Máximo Mínimo Cierre 1/1/ , ,063 O: Fecha 1/1/2002 Máximo 46,125 Mínimo 42

66 63 Cierre 44, Títulos Para facilitar la interpretación de un gráfico, se puede agregar un título de gráfico y títulos de eje. Los títulos de eje suelen estar disponibles para todos los ejes que se pueden mostrar en un gráfico, incluidos los ejes de profundidad (de series) de los gráficos 3D. Algunos tipos de gráficos (como los gráficos radiales) tienen ejes, pero no pueden incluir títulos de eje. Los tipos de gráficos que no tienen ejes (como los gráficos circulares y de anillos) tampoco pueden incluir títulos de eje. Puede vincular también los títulos de gráfico y de eje al texto correspondiente de las celdas de la hoja de cálculo creando una referencia a esas celdas. Los títulos vinculados se actualizan automáticamente en el gráfico cuando se modifica el texto correspondiente en la hoja de cálculo. Puede modificar fácilmente el texto de los títulos, y si ya no desea mostrarlos, puede quitarlos del gráfico. Agregar un título de gráfico 1) Haga clic en el gráfico al que desea agregar un título. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2) En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del gráfico. 3) Haga clic en Título superpuesto centrado o Encima del gráfico.

67 64 4) En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee. Notas: Para insertar un salto de línea, haga clic para colocar el cursor en el lugar donde desea interrumpir la línea y, a continuación, presione ENTRAR. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la ficha de la minibarra de herramientas que desee usar. Puede utilizar también los botones de formato de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario del mouse (ratón), hacer clic en Formato del título del gráfico en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee. Agregar títulos de eje 1) Haga clic en el gráfico al que desea agregar títulos de eje. 2) Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 3) En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje. 4) Siga uno de los procedimientos siguientes: a. Para agregar un título a un eje horizontal (categorías) principal, haga clic en Título de eje horizontal primario y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico contiene un eje horizontal secundario, puede hacer clic también en Título de eje horizontal secundario. b. Para agregar un título al eje vertical (valores) principal, haga clic en Título de eje vertical primario o Título de eje vertical secundario y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico contiene un eje

68 65 vertical secundario, puede hacer clic también en Título de eje vertical secundario. c. Para agregar un título a un eje (series) de profundidad, haga clic en Título de eje de profundidad y, a continuación, haga clic en la opción que desee. (Esta opción sólo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, como un gráfico de columnas 3D) 5) En el cuadro de texto Título del eje que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee. Notas: Para insertar un salto de línea, haga clic para colocar el cursor en el lugar donde desea interrumpir la línea y, a continuación, presione ENTRAR. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la ficha de la minibarra de herramientas que desee usar. Puede utilizar también los botones de formato de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario del mouse, hacer clic en Formato del título del eje en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee. Quitar un título de eje o de gráfico 1) Haga clic en el gráfico. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2) Siga uno de los procedimientos siguientes: a. Para quitar un título de gráfico, en la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del gráfico y, a continuación, haga clic en Ninguno.

69 66 b. Para quitar un título de eje, en la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del eje, haga clic en el tipo de título de eje que desea quitar y luego haga clic en Ninguno. c. Para quitar rápidamente un título de gráfico o de eje, haga clic en el título y, a continuación, presione SUPR. También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en el título de gráfico o de eje y, a continuación, hacer clic en Eliminar. d. Para quitar los títulos de gráfico o de eje inmediatamente después de agregarlos, puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido, o puede presionar CTRL+Z. 5.5 Cambiar el diseño o estilo de un gráfico Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el estilo de cada uno de los elementos del gráfico. Para seleccionar un diseño de gráfico predefinido haga lo siguiente: 1) Haga clic en el gráfico al que desea dar formato. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2) En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee utilizar.

70 67 Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los diseños de gráfico estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico. Para ver todos los diseños disponibles, haga clic en Más. Ahora, para seleccionar un estilo de gráfico predefinido es necesario seguir los siguientes pasos: 1) Haga clic en el gráfico al que desea dar formato. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2) En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee utilizar. Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos estarán disponibles en la galería Estilos rápidos de gráfico del grupo Estilos de diseño. Para ver todos los estilos y diseños de gráficos disponibles, haga clic en Más

71 68 6. Impresión En versiones anteriores de Excel, seguramente tenía que pasar varias veces de la vista Diseño de página a la vista Normal para ajustar la hoja de cálculo antes de imprimir. O quizá hacía varios intentos hasta conseguir que las hojas impresas tuviesen el aspecto final esperado. En este capítulo aprenderá a preparar y configurar un libro de trabajo para su impresión. Objetivos: Configurar un libro de trabajo. Configurar encabezados y pies de página. Configurar el Área de impresión. Visualizar el libro antes de imprimir. Subtemas: Vista preliminar. Vista diseño de página. Encabezado y pie de página. Área de impresión Salto de página Imprimir

72 Vista preliminar 1. Haga clic en la hoja de cálculo de la que desea obtener la vista preliminar antes de imprimirla. 2. Haga clic en el Botón Microsoft Office, haga clic en la flecha situada junto a Imprimir y, a continuación, haga clic en Vista preliminar. 3. En la ficha Vista preliminar, siga uno o varios de estos procedimientos: Para obtener la vista preliminar de la página siguiente y de la anterior, en el grupo Vista preliminar, haga clic en Av Pág y Re Pág. Para ver los márgenes de la página, en el grupo Vista preliminar, active la casilla de verificación Mostrar márgenes. En la Vista preliminar se mostrarán los márgenes de las hojas. Para realizar cambios en los márgenes, puede arrastrarlos para ajustarlos con el alto y el