Empresa Virtual MANUAL DEL USUARIO. MANUAL del USUARIO

Transcripción

1 MANUAL del USUARIO 1

2 1. INTRODUCCION 3 Audiencia 3 Alcance y aspectos fundamentales de la Solución Agro-ERP Ganadería 3 Conceptos Básicos y Definiciones 3 Filosofía y Concepción de Diseño del Sistema 5 2. INICIO 6 Conexión (ingreso) al Sistema 6 Cambio de Contraseña 9 Usuarios del Sistema 9 3. CARPETA DE HACIENDA 10 Pantalla de Hacienda 10 Menú Opciones de Hacienda 12 Consulta de Actividades 12 Actividades predefinidas del Rodeo 13 Ingreso de Actividades 14 Reportes de Hacienda 18 Descripción de actividades predefinidas CARPETA DE TIERRAS 25 Opciones de Tierras 25 Ingreso de Actividades de Potrero 25 Reportes de Tierras 26 Consulta de Actividades de un Potrero 26 Ficha de un Potrero 28 Padrones, Padrones CONEAT y Potreros CARPETA DE CONTABILIDAD 31 Opciones de Contabilidad 31 Ingreso de Asientos AGENDA ADMINISTRACIÓN 38 Carpeta Administrador 38 Actualización Maestros 38 Ingreso Masivo al Predio Mediante Planilla 40 Actualización de Parámetros 41 Procesos REPORTES INTERACTIVOS 43 Generalidades 43 Buscar y filtrar elementos 45 Herramientas 46 2

3 1. INTRODUCCION Audiencia Este manual ha sido diseñado como guía del usuario para cualquier persona que vaya a utilizar la solución Agro-ERP Ganadería en cualquiera de sus ediciones. No se requiere conocimiento previo especial para ello, solamente estar familiarizado con el uso de un Navegador de Internet como por ejemplo Internet Explorer y seguir los pasos solicitados en forma intuitiva. Alcance y aspectos fundamentales de la Solución Agro-ERP Ganadería La solución basada en un Servicio de Software sobre Internet, permite administrar uno o varios establecimientos ganaderos, los cuales pueden pertenecer o no a la misma empresa. La solución no sólo almacena todos los datos principales de cada animal con que cuenta el establecimiento, sino que también lleva un registro de todas las actividades de cada uno desde el momento de su ingreso al predio o nacimiento hasta la salida del predio, permitiendo obtener la trazabilidad completa de cada animal. Por otra parte presenta la característica de ser multiusuario, es decir distintos usuarios podrán acceder a los datos del mismo establecimiento para su revisión o edición, en forma completa o restrictiva según políticas de acceso y seguridad. En ese sentido, un usuario A podrá tener acceso al ingreso de animales y sus actividades, otro usuario B podrá tener acceso a la edición de la parte contable solamente, y un usuario C podrá tener acceso a todos los aspectos del programa. Como característica fundamental cada usuario podrá tener acceso a la base de datos del establecimiento desde su ordenador personal a través de Internet desde cualquier sitio. La base de datos del establecimiento permanece siempre en un solo servidor, al cual tienen acceso los distintos usuarios por los medios descriptos anteriormente. La solución opera en tiempo real pudiendo ser accedida desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet sea este un Computador Personal, un PDA o un Teléfono Celular y los datos son actualizados en forma inmediata. Conceptos Básicos y Definiciones Cada establecimiento posee Hacienda (rodeo de animales o ganado) y Tierras (potreros). Los animales son los elementos individuales de la hacienda y conforman el rodeo. Los animales se diferencian por especie: Bovinos, Ovinos, Suinos y Equinos. A su vez cada especie comprende diferentes razas. Por otra parte, para cada especie de animal existen diversas categorías, como por ejemplo novillos, terneros o vaquillonas, independientes de la raza. Cada categoría de ganado puede incluir uno o ambos sexos. A su vez cada animal individualmente posee determinadas propiedades o características propias. Hacienda: es el conjunto de todos los animales de distintas especies, conjunto de animales de todos los rodeos. Rodeo: es el conjunto de animales de una misma especie. Animales: son los elementos básicos del sistema sobre los cuales se realizan actividades. Es necesario que cada animal del establecimiento esté identificado con un código único o caravana. Caravana: código único numérico de identificación de un animal; es el número de la caravana o tatuaje del animal. Actividades: son el conjunto de hechos que se realizan u ocurren sobre cada animal del rodeo y de los potreros. Existen actividades para los animales y para los potreros. El sistema lleva un registro detallado de todas las actividades que se realizan sobre cada animal y/o potrero. Tipos de Actividades para Animales: el sistema cuenta con un cierto número de actividades típicas o estándar para los animales, las cuales se clasifican en cuatro clases básicas o tipos: Sanidad: Dosificación, Revisación Bichera, Revisada Veterinaria entre otras. Manejo: Certificación, Consumo, Destete, Ingreso al predio, Muerte, Marcación, entre otras. Reproducción: Aborto, Comienzo Servicio, Detección del Celo, Inseminación, Nacimiento, entre otras. General: Actividades de tipo general 3

4 Usuarios Por seguridad existen tres tipos de usuarios: Administrador Accede a todas las opciones del sistema Operador Accede a todas las opciones del sistema menos Administración Contabilidad Accede sólo a la Contabilidad Empresa de Pastoreo: define la relación de pastoreo entre un animal y el campo donde se encuentra asignado (pastoreando). Un animal puede encontrarse en un predio propio o ajeno, identificado por un número de DICOSE, y a su vez los animales que se encuentran en un predio pueden ser propios o ajenos. Se rige por las mismas regulaciones que exige el MGAP para las presentaciones de las declaraciones juradas. Ejercicio: existen dos tipos de ejercicios: el ejercicio contable a los efectos de la contabilidad y el ejercicio ganadero correspondiente al fijado por el MGAP a los efectos de la presentación de las planillas requeridas. Ambos pueden coincidir o no de acuerdo a lo que fije cada empresa para su ejercicio contable. Por defecto el ejercicio ganadero se fija de acuerdo a lo establecido por el MGAP del 1 de julio al 30 de junio del año siguiente. Al arrancar el programa el ejercicio para la empresa por defecto corresponde al periodo anterior al ejercicio en curso, de esta forma es posible ingresar en el ejercicio anterior los animales que corresponden al stock inicial del ejercicio en curso. Una vez que se ingresaron todos los animales se debe realizar el cierre de ejercicio a efectos que el Reporte del Stock del Ejercicio coincida con la última declaración jurada presentada al MGAP. En todos los casos solo se pueden ingresar actividades con cualquier fecha pero correspondientes al periodo del ejercicio en curso. Opciones comunes a todas las pantallas Cancelar: Sempre vuelve a la pantalla correspondiente al menú anterior Elemento Subrayado (Link): Haciendo clic sobre cualquier elemento subrayado en una tabla se muestra el detalle que lo compone (drill down). Tablas: Haciendo clic en el título de una columna que se encuentra subrayado se ordena la tabla según los elementos de esa columna (aparece una manito al posicionarse en él); aparece una flecha al lado del titulo para indicar si el orden es ascendente o descendente. Campos Obligatorios: Están marcados con un asterisco *. Edición y Eliminación: Haciendo un clic en Editar se permite editar el registro o eliminarlo. Ingreso de Fechas: Para ingresar una fecha haga clic en el icono de calendario, seleccione el año de la lista, seleccione el mes, seleccione el día y esa fecha se ingresa automáticamente el campo correspondiente. Exportación a Excel: En la mayoría de los cuadros es posible exportar los mismos a una planilla en formato Excel. La opción aparece debajo de cada cuadro. Haga clic en la opción, se exporta el cuadro a Excel. Abra la planilla en Excel y trabaje con ella agregando o quitando información según su requerimiento. Transacciones: Al realizar cualquier operación en cualquier pantalla aparece un recuadro con letras verdes indicando el resultado de dicha transacción, en particular si resultó exitosa o en su defectos los errores encontrados. 4

5 Filosofía y Concepción de Diseño del Sistema La filosofía de diseño de Agro-ERP Ganadería está basada en cuatro premisas a saber: Identificación Individual. Facilidad de Uso. Información precisa y en Tiempo Real para la mejora de la Gestión de su Establecimiento. Ingreso de Datos sencillo Unitario y Grupal. Identificación Individual Es la clave que permite asociar a cada animal información de sanidad, ubicación, crecimiento, manejo y reproducción entre otras, a efectos de poder consultarla en cualquier momento para la adecuada toma de decisión. Facilidad de Uso Es la clave que permite utilizar el sistema a productores, veterinarios, agrónomos, administrativos y operarios en cualquier medio y situación y elemento básico para el éxito de la solución. Información precisa y en Tiempo Real para la mejora de la Gestión de su Establecimiento Es la clave que permite mejorar la toma de decisiones basadas en información precisa y oportuna. Ingreso de Datos sencillo Unitario y Grupal Es la clave que permite asociar diferentes Actividades a los Animales en relación 1-1 o 1 muchos, siendo este el único ingreso de datos. Ingreso unitario de Actividades: se utiliza en cualquier caso que se requiera asociar un hecho ocurrido en el establecimiento con un único animal, ejemplo parición, detección de celo, pesaje, etc. Ingreso grupal de Actividades: se presentan dos opciones; el ingreso de actividades por potrero y el ingreso de actividades por categoría que permiten asociar un hecho ocurrido con todos los animales de un potrero o todos los animales de una misma categoría. A partir de estas actividades grupales el sistema genera automáticamente las actividades individuales. Ingreso de Actividades dentro del periodo: el sistema administra las actividades por periodo o ejercicio, por lo cual todas las actividades que se ingresen deben estar comprendidas dentro del periodo ganadero y contable. Esto evita modificaciones con actividades fuera del periodo. Una vez concluido el ejercicio se cierra el mismo, momento en que el sistema realiza el cierre, y se establece y habilita el periodo siguiente. Navegación Sencilla La navegación es muy sencilla e intuitiva en toda la solución. 5

6 2. INICIO Conexión (ingreso) al Sistema La conexión al sistema se realiza digitando el nombre de usuario y contraseña y presionando luego el botón de Login en la pantalla correspondiente: El sistema no diferencia entre mayúsculas y minúsculas para el nombre del usuario, pero si para la contraseña. Ver el Documento de Preguntas Frecuentes para ingresar por primera vez al vez al sistema. De esta forma se ingresa en el sistema en la carpeta de Inicio, como se ve en la figura más abajo. Se observan dos carpetas más: Administración (sólo visible para Administradores) Salir También se observa el menú o cuadro de diálogo Opciones Generales del Sistema: Tareas de Administración del Sistema (sólo visible para Administradores) Cambio de Contraseña Para ingresar a la empresa en la que se va a trabajar, el sistema solicita que se seleccione la empresa deseada (apretando en el icono) y confirmar en la siguiente pantalla: 6

7 Seleccionada la empresa con la cual se va a trabajar, se habilitan en forma inmediata las cinco carpetas o secciones que componen la solución que explicaremos en detalle en éste manual, ellas son Hacienda Tierras Contabilidad Agenda Administración Como puede apreciarse existen dos carpetas adicionales, ellas son Inicio y Salir: ambas son auto explicativas. A su vez en la carpeta se muestra un cuadro resumen con los datos de la empresa y el menú Opciones Generales del Sistema. Estas mismas opciones se presentan en el Menú Opciones Generales del Sistema, además de la opción de Cambio de Contraseña. 7

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9 Cambio de Contraseña La Contraseña puede ser cambiada seleccionando la opción de cambio y siguiendo las instrucciones en la pantalla siguiente: Usuarios del Sistema Por seguridad, se manejan tres tipos de usuarios - Operador: puede dar altas, bajas y modificaciones a los parámetros del sistema así como también actualizar los archivos maestros y realizar los procesos de cierre de ejercicio y de cierre contable. - Contabilidad: puede realizar todas las tareas relativas a la carpeta contable. - Administrador: acceso completo a todas las funciones del sistema, incluidas las anteriores. En la pantalla arriba se ha ingresado con un usuario Administrador y por ello se encuentra habilitada dicha carpeta. 9

10 3. CARPETA DE HACIENDA Pantalla de Hacienda Al presionar la carpeta de Hacienda o seleccionar Información de la Hacienda en el cuadro de diálogo correspondiente (es indistinto) se despliega la pantalla siguiente: - Un cuadro resumen, Totales por Especie, de la cantidad de animales por especie y el total de UG Unidades Ganaderas del establecimiento. En la pantalla del ejemplo se muestra un establecimiento que dispone 77 Bovinos equivalentes a 61,40 UG o Unidades Ganaderas. - Opción para seleccionar especie con lo cual se visualizan y realizan todos los cambios relativos a la especie. El sistema maneja cuatro especies a saber: BV Bovinos EQ Equinos OV Ovinos SU Suinos Para cada especie existen varias categorías. El programa cuenta con todas las categorías requeridas preestablecidas,. Cada categoría cuenta con determinadas propiedades, como ser kilos y dólares por cabeza, unidades ganaderas, sexo. 10

11 En lo que sigue haremos de cuenta que el operador selecciona la opción Bovinos. El sistema se comporta de la misma forma para cada Especie por lo cual se detallará la opción Bovinos, que al seleccionarla despliega la siguiente pantalla con: Cuadro Totales Especie por Categoría con el siguiente detalle: Total de animales por Categoría Total kilos estimado por Categoría Total dólares USA estimado por Categoría Total de Unidades Ganaderas por Categoría Total General del Rodeo Los kilos, dólares y unidades ganaderas están basados en las propiedades fijadas para cada categoría. El operador puede navegar hacia un detalle de los animales que componen una categoría haciendo clic en la cantidad de animales de una categoría. Por ejemplo haciendo clic en la cantidad 5 toros el sistema despliega: 11

12 Es decir un detalle de los 5 toros y la posibilidad de exportar a una planilla excel esa información para trabajo posterior. Menú Opciones de Hacienda Aparece al seleccionar la carpeta Hacienda y luego de confirmar la especie animal. Presenta las siguientes opciones: Consulta de Actividades: permite consultar por las actividades realizadas u ocurridas Ingreso Unitario de Actividades Ingreso de Actividades por Potrero Ingreso de Actividades por Categoría Ingreso Masivo de Parición e Ingreso al Predio Transferencia entre Pastoreos: realiza trasferencias entre pastoreos Reportes: accede a los distintos tipos de reportes disponibles El primero de ellos permite realizar consultas; los siguientes permiten realizar ingresos ya sea en forma individual o en grupos por actividad, por potrero o en forma masiva; el ultimo accede a los distintos tipos de reportes. Consulta de Actividades El sistema lleva un registro de todas las actividades que se realizan en el o los establecimientos. Estas se pueden ver en Administración Actividades como se vio en el párrafo respectivo. Se debe seleccionar: - tipo de actividad: la lista desplegable muestra solo las actividades que han sido registradas, y da la opción de elegir todas o solo una de ellas - las fechas entre las cuales se desea consular 12

13 Al confirmar se muestra la planilla con las actividades seleccionadas para cada animal. Aparece también la opción para una nueva consulta seleccionando otra actividad y otro conjunto de fechas. El número de caravana aparece subrayado: haciendo clic amplía los datos del animal. Al final de ambas planillas se muestra la opción de exportar a Excel Al salir de esta pantalla se ingresa en las opciones de los distintos menús de Reportes. Actividades predefinidas del Rodeo Como se explicó anteriormente el sistema incluye un conjunto de actividades predefinidas para el rodeo, que comprenden la mayoría de las actividades que se ejecutan normalmente. Muchas de ellas son auto-explicativas. Baja: se refiere al momento en que se da de baja un animal Cambio de Categoría: cuando un animal pasa de una categoría a otra, se debe indicar la nueva categoría. Cambio de Potrero: se debe seleccionar el nuevo potrero de la lista desplegable. Certificación: se refiere a cuando se obtiene el certificado de la raza por el organismo competente; se selecciona la certificación posible de la lista desplegable. Comienzo del Servicio: de reproducción con un toro determinado; se selecciona el toro de los animales disponibles. Control de Peso: permite hacer un seguimiento del peso del animal el cual se observa luego en el reporte correspondiente; se puede indicar un peso real medido o estimado. Control de Preñez: establece si está preñada, el tamaño de ovario, y la edad de gestación estimada. Destete: se ingresa además el peso, real o estimado. Evaluación Reproductiva: similar en los datos a Control de Preñez. Ingreso al Predio: identifica el momento en que el animal ingresa al predio del establecimiento y se establecen las principales características del mismo. En los dos cuadros a completar se indican los datos obligatorios. Si no se sabe con exactitud la fecha de nacimientos se ingresará una fecha estimada Se debe seleccionar el numero de DICOSE correspondiente al establecimiento al cual pertenece el animal. Nacimiento: se refiere al animal que nace, se deben ingresar todos los datos del ternero. Parición: se refiere a vaca o vaquillona que pare un ternero y en ese caso en el Rodeo pasa de preñada a vacía. Re-identificación con caravana: Permite cambiar el número de la caravana o corregir un ingreso erróneo del mismo. Tatuaje: se refiere al tatuaje en una oreja (izquierda o derecha). 13

14 Ingreso de Actividades Se pueden realizar de dos formas: Ingreso unitario de Actividades: se ingresa la actividad por animal. Se selecciona la actividad y se pasa a la pantalla siguiente donde se piden los datos necesarios, la cual está en función de la actividad seleccionada. Al confirmar el ingreso permite la opción de una nueva pantalla con datos iguales a fin de simplificar ingresos similares. Ingreso grupal de Actividades: permite ingresar actividades para un grupo de animales dado: para todos los animales de un determinado potrero, o para todos los animales de una determinada categoría. En este último caso se puede limitar el grupo de animales por la fecha de nacimiento. Ingreso de Actividades por Potrero Se debe seleccionar el potrero de la lista despegable donde aparecen los potreros previamente definidos, la actividad a ingresar, y la propiedad: si incluye a todos los animales del potreros, solo a los animales propios o a los ajenos. 14

15 Ingreso de Actividades por Categoría Se debe seleccionar la fecha máxima de nacimiento, con lo cual la actividad se limita solo a los animales nacidos hasta dicha fecha, por defecto aparece la fecha del día, con lo cual sería para todos los animales. De la misma forma se selecciona la categoría del animal, la actividad y el código de propiedad similar al caso anterior. 15

16 Ingreso Masivo al Predio y Pariciones: permite ingresar varios animales al predio o pariciones a la misma vez. 16

17 Se describen a continuación las opciones que difieren de las anteriores. Código Actividad: solamente aparecen Ingreso Al Predio y Parición Codigo Propiedad: Puede ser Propio o Ajeno; según lo que se seleccione, cambian las opciones para el DICOSE del propietario. Se debe tener ingresado un DICOSE para los animales ajenos. Establecimiento: Puede ser dentro del propio establecimiento o fuera de él, según la opción elegida cambia las opciones de Número DICOSE Ubicación. Luego se rellenan todas las filas necesarias con los datos, los cuales se pueden obtener directamente de las listas desplegables Transferencia entre Pastoreos: Permite registrar las entradas o salidas de animales en régimen de pastoreo, ya sean propios o ajenos, de dentro o fuera del predio. Aparece la siguiente pantalla: Código de Propiedad de los animales, si son propios o ajenos Establecimiento: si se encuentran dentro o fuera del establecimiento. Al seleccionar estos, se determinan las posibilidades para DICOSSE Propietario: de los animales Pastoreo Ubicación Origen: DICOSSE del predio donde se encuentran los animales. Si se da Consultar aparecen en Transferencia los posibles animales a transferir. Al seleccionar el Establecimiento Destino, hacia donde se transfieren los animales, se determinan las posibilidades listadas en Pastoreo Ubicación Destino, predio hacia donde se transfieren los animales. Transferencia permite seleccionar los animales que se transfieren, pasando de un lado a otro haciendo clic en >> para transferir todos o > para transferir solo los seleccionados. Para seleccionar marcar los animales deseados manteniendo apretado la tecla Control. NOTA: Verifique bien los datos de la actividad que ingresa, ya que una vez confirmada e ingresada, por seguridad y a efectos de mantener la historia de todos los hechos, ésta no se puede editar. 17

18 Reportes de Hacienda La pantalla de Reportes presenta todas las opciones disponibles referidas a los reportes del establecimiento y se llega por dos caminos: A través de Hacienda>Opciones de Hacienda>Reportes o en su defecto, al salir de la pantalla Consulta de Actividades por medio de la tecla Cancelar Se presentan tres cuadros de diálogo de Reportes a saber: - Reportes del Rodeo: corresponde a los reportes del animal o del rodeo. - Reportes interactivos: Son reportes de rodeo y actividades que permiten ser editados para ver la información en la forma que se requiera, así como crear gráficos según las necesidades. - Reporte de actividades: corresponde a los distintos tipos de reportes sobre las actividades. Reportes del Rodeo Stock Mensual: Permite ver la evolución del stock propio y ajeno, y dentro o fuera del establecimiento; debe, mostrando los stocks iniciales y finales del mes elegido por categoría, así como los movimientos de alta y baja, y los cambios de categoría. Todos ellos son mantenidos automáticamente actualizados en Tiempo Real por el sistema y pueden ser utilizados en particular para completar los formularios requeridos por el Ministerio en la Declaración Jurada anual. Se debe seleccionar si se desea el stock de los animales propios dentro o fuera del establecimiento, o los ajenos existentes dentro del establecimiento, y verificar que el número de DICOSE sea el correcto para cada una de estas opciones. Stock del Ejercicio: Similar al anterior pero referido a un ejercicio. RODEO Paramétrico: Permite - seleccionar las columnas a visualizar en el reporte según los parámetros seleccionados - seleccionar las filas de animales según los filtros que se seleccionen 18

19 A su vez haciendo clic en el número de la caravana de un animal se accede al reporte de Ficha de un Animal para el animal seleccionado con las características indicadas previamente, donde se muestran todas las actividades para dicho animal en el período que se selecciones y según el tipo de actividades que se seleccionen. Rodeo por Potrero muestra la ubicación de cada animal en el Establecimiento. Los potreros se listan por nombre, por lo cual es necesario asignarle un nombre a cada potrero al introducirlo, junto con el número que se le asigne. Haciendo clic en la cantidad de animales de cada potrero se obtiene un listado de los animales comprendidos en dicho potrero y sus características principales. Cabaña muestra los datos de Pedigree comúnmente utilizados; permite filtrar las filas de animales a mostrar según alguna de las propiedades. Hijos de Madre Certificada da todos los terneros-ras hijos de determinado tipo de certificación, filtrados también según se desee. Pedigree da la información de padres y abuelos de un animal especificado. Totales Especie por Categoría por Dicose: Reporta la cantidad de animales de cada categoria por DICOSE, ya sea para animales propios o ajenos, o todos, según se seleccione. Reportes de Actividades Consulta de Actividades es el mismo que aparece en la primer pantalla de Hacienda, y detalla todas las actividades realizadas en el establecimiento según la selección realizada, cómo se detalló previamente. Actividades Reproductivas lista los animales de categoría apta para reproducción, y detallan, entre otros, las últimas 3 pariciones de cada vaca de cría y el porcentaje de preñez obtenido tanto con entore como con inseminación artificial. Aparece una opción de Resumen que pasa directamente al siguiente reporte del menu: Resumen de Actividades Reproductivas (o a través de la opción siguiente en el menú Reporte de Actividades). Este muestra 3 cuadros resumen con números totales de actividades y animales. Ficha de un Animal detalla todas las actividades realizadas con un animal en un período determinado; se puede filtrar por período de fechas y por actividad. Actividades de Dosificación Agrupadas: detalla todas las actividades de sanidad realizadas en los animales de la especie. Evolución del Peso por Animal permite hacer un seguimiento del peso de un animal; muestra para el animal que se seleccione una grafica con la evolución del peso entre las fechas seleccionadas. Seguimiento de Potreros por Caravana presenta una planilla con los distintos potreros donde estuvo el animal seleccionado. Se muestran los días de estadía en cada potrero, y en el caso del ultimo potrero, los días desde que entró hasta la fecha final elegida (Fecha hasta) Reportes Interactivos Los reportes interactivos permiten al usuario determinar exactamente el formato y los datos del reporte. Es el usuario que crea su propio reporte. El usuario puede dentro de la propia planilla, filtrar filas, ocultar columnas, resaltar determinadas filas, partir la planilla según determinados criterios, etc., así como crear gráficos. A diferencia de los demás reportes abarca todas las especies de la hacienda. En el capítulo respectivo se da una explicación con mayor profundidad del funcionamiento de este tipo de reportes. Existen 2 tipos de reportes interactivos: uno referido a los animales, su estado actual y características particulares, y otro referente a las actividades ejecutadas. Información detallada se encuentra en Oracle Application Express - Interactive Reports A continuación se muestran las pantallas que detallan los diferentes reportes del sistema: 19

20 20 Empresa Virtual MANUAL DEL USUARIO

21 21 Empresa Virtual MANUAL DEL USUARIO

22 22 Empresa Virtual MANUAL DEL USUARIO

23 23 Empresa Virtual MANUAL DEL USUARIO

24 Descripción de actividades predefinidas Vacunación de AFTOSA La vacunación de AFTOSA se ingresa al sistema mediante la Actividad de DOSIFICACION. Se ha dotado de una facilidad especial para esta actividad al incluir la información de Fecha de Nacimiento Hasta que deberá ser la fecha de nacimiento máxima de los terneros-ras según informa el Ministerio en cada vacunación. El sistema pues registra la vacunación de todos los terneros-ras nacidos hasta la fecha indicada en Fecha de Nacimiento Hasta. Esta facilidad puede ser utilizada para cualquier actividad en que es solicitada, el sistema asume la fecha del día en caso que no se suministre información específica. Actividad de DOSIFICACIÓN Es una actividad sanitaria donde se suministra a los animales un producto sanitario o remedio dosificado. Se detallan los siguientes campos: Tipo Sanidad: por ejemplos si es una vacuna, antibiótico, antiparasitario; se puede seleccionar de la lista o agregar una nueva, al principio aparece vacía y se van creando a medida que se ingresan. Dosis: cantidad de la dosis. Unidad de la dosis: unidad en que se expresa la dosis indicada anteriormente: mm3, cm, mm, spray, polvo cutáneo, etc.; se puede seleccionar de la lista o agregar una nueva, al principio aparece vacía y se van creando a medida que se ingresan. Motivo de la dosificación: se puede seleccionar de la lista o agregar una nueva, al principio aparece vacía y se van creando a medida que se ingresan. 24

25 4. CARPETA DE TIERRAS Presenta dos menú: Opciones de Tierras: permite el ingreso de las distintas actividades que se realizan en los potreros. Reportes de Tierras: se muestran los distintos tipos de reportes de las Tierras, Padrones y Potreros. Opciones de Tierras Ingreso de Actividades de Potrero Permite ingresar las actividades llevadas a cabo en cada Potrero. Código de Potrero: debe seleccionarse de la lista el potrero en el cual se va a ingresar la actividad. Actividad: debe seleccionarse de la lista la actividad a ingresar. Fecha de la Actividad: debe ingresarse la fecha de la actividad a ingresar. Descripción: en formato libre ampliar la actividad desarrollada. 25

26 Reportes de Tierras Consulta de Actividades de un Potrero Se pueden seleccionar: Rango de Fechas Actividad de Potrero específica o Todos Cantidad de Líneas por Pantallas 26

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28 Ficha de un Potrero Se pueden seleccionar: Potrero Rango de Fechas Cantidad de Líneas por Pantallas 28

29 Padrones, Padrones CONEAT y Potreros Son tres reportes que dan información detallada de los padrones que constituyen el predio, la información de los suelos y un detalle de los potreros con todas sus características físicas. A continuación se presentan los tres reportes por pantalla: 29

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31 5. CARPETA DE CONTABILIDAD Presenta dos menú: Opciones de Contabilidad: permite ingresos y edición de asientos y creación de cuentas Reportes de Contabilidad: se muestran los distintos tipos de reportes contables Opciones de Contabilidad Ingreso de Asientos Permite ingresar los asientos Fecha: debe estar dentro del periodo contable Moneda: si la moneda es distinta a la fijada en Administración edición Empresas, se habilita el ingreso del Tipo de Cambio necesario para efectuar el asiento. Seleccione el tipo de cuenta en ambas filas. Si es necesario Agregar agregar una fila más al asiento. Actualizar: actualiza y calcula el asiento Borrar: borra la fila seleccionada en el casillero de la columna Borrar Asientos Tipos: permite seleccionar un asiento tipo de la lista desplegable; los asientos tipos son creados en el Menú correspondiente Confirmar: confirma el asiento en el balance, y limpia las filas para el ingreso de un nuevo asiento. 31

32 32 Empresa Virtual MANUAL DEL USUARIO

33 33 Empresa Virtual MANUAL DEL USUARIO

34 6. AGENDA El sistema cuenta con una agenda agregada como ayuda para los usuarios que permite registrar o agendar hechos, reuniones, recordatorios, actividades, etc. Posee tres vistas: Mensual, Semanal y Diario. Al ingresar a la carpeta Agenda se muestra una de estas vistas según cual fue la quedó en la última visita a esta carpeta. 34

35 35 Empresa Virtual MANUAL DEL USUARIO

36 Haciendo clic en Previo, Hoy o Siguiente, se pasa a las correspondientes vistas previas, correspondiente al día de hoy o siguiente. Posicionándose en cualquiera de las casillas de día u hora, aparece la manito y haciendo clic se pasa a la pantalla de Detalle de Agenda donde se da ingreso a las actividades. Si no existen entradas, esto se indica en la pantalla, tal como muestra la figura anterior. Hacer clic en Agregar para mostrar una línea de ingreso de notas, seleccionar hora, detallar la nota, marcar la casilla de verificación y dar Confirmar. Para agregar otra nota o actividad, dar clic en Agregar y repetir el procedimiento. Asegurarse siempre de que la casilla de verificación esté marcada antes de dar Confirmar. Para eliminar una nota, marcar la casilla de verificación de dicha entrada y dar Eliminar. 36

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38 7. ADMINISTRACIÓN Carpeta Administrador La carpeta de Administración presenta los menús que solo el operador Administrador puede operar. En líneas generales abarca operaciones que implican modificación a los parámetros del programa, a los datos principales de la empresa y a los procesos de contabilización que ejecuta el programa. Se entiende que estas operaciones por sus características y consecuencias no pueden ser realizadas por el usuario normal Seleccionada la carpeta de Administrador, se presenta la siguiente pantalla habilitando cuatro cuadros de diálogo para permitir: Actualización Maestros: actualiza los Archivos Maestros Actualización Parámetros: actualiza los Parámetros del Sistema Procesos: realiza los Procesos de Cierre Actualización Maestros Incluye: Empresas Usuarios: Lista las empresas existentes, y permite editarlas y modificarlas. El programa se inicia con una empresa por defecto la cual se debe editar a fin de ajustarla a la empresa propia. (Ver Documento Preguntas Frecuentes por dudas sobre este tópico. 38

39 En el formulario de edición se indican los campos obligatorios. Por defecto también se fija un periodo del ejercicio ganadero anterior al del ejercicio en curso, de modo de ingresar los animales del ejercicio anterior y tener los datos del stock inicial del ejercicio en curso. Este periodo puede modificarse, siempre y cuando no se haya ingresado ninguna actividad animal o de tierras: en el momento que se ingrese una actividad este periodo queda fijo, hasta el cierre del mismo. De la misma forma el periodo del ejercicio contable queda fijo una vez que se ingrese un asiento. 39

40 Rodeo: Lista todos los animales del establecimiento y permite editar la información de cada uno en forma individual. Actualización Rodeo Al hacer clic en el ícono de edición aparece el formulario de edición para el animal elegido. Se pueden modificar todos los campos, a excepción de la caravana y la especie. Existen campos obligatorios señalados expresamente. Ingreso Masivo al Predio Mediante Planilla Para simplificar la carga inicial se provee una planilla excel que permite completar con un detalle de todos los animales a ingresar al sistema tanto propios como ajenos. La siguiente pantalla provee esa facilidad: 40

41 Actualización de Parámetros Permite establecer y editar las especies y razas de animales, las categorías, actividades, padrones y potreros y sus propiedades, etc. Los parámetros son las propiedades y características de cada tipo de animal y potrero, que interesa destacar en el desarrollo de la actividad. Por lo general se establecen y cargan al principio y no requieren mantenimiento, salvo si cambia la orientación del establecimiento y aparecen nuevos rubros de trabajo. Es recomendable que solo una persona experiente y con cabal conocimiento del programa lo realice, ya que puede afectar en forma errónea a todos los registros. Incluye: Empresas Pastoreo Permite definir las empresas o relaciones de pastoreo, dentro y fuera del establecimiento. Codigo de propiedad: si los animales son propios o ajenos Establecimiento: si el pastoreo se realiza dentro o fuera del establecimiento Numero de DICOSE: Es el numero de DICOSE de los animales de pastoreo, ya sean estos ajenos o propios Vigente: Si el contrato se encuentra vigente o no. Nombre Empresa Pastoreo: Padrones Se definen los padrones según su ubicación geográfica, índice coneat y número de potreros. Padrones Coneat Potreros Se definen los potreros luego de haber definido los padrones. Se debe verificar el Departamento y el Padrón Es importante asignarle un nombre además de un número a cada potrero (que podrá ser el mismo número), ya que es el nombre el que identifica a los potreros en los reportes. 41

42 Procesos Permite cerrar o dar de baja los diversos procesos que lleva a cabo el programa, como ser ejercicios, históricos de animales y actividades Cierre de Ejercicio (Stock) Cierra el Ejercicio Ganadero y realiza todos los procesos que ello implica, entre otros: - establece el stock inicial del ejercicio igual al stock final del ejercicio anterior - calcula y determina el stock final del ejercicio - establece el nuevo periodo del ejercicio Cierre de Contabilidad Ídem para el ejercicio contable. Baja Física de Animales Realiza la eliminación física de los animales dados de baja. Eliminación de Histórico de Actividades Permite eliminar las actividades más antiguas que no son más necesarias a fin de ganar espacio de memoria. Eliminación de Histórico de Asientos Ídem de los asientos Asientos Contables. 42

43 8. REPORTES INTERACTIVOS Generalidades Los Reportes Interactivos permiten que el usuario defina el formato del reporte y que figuren los datos en la forma que se desean, además de poder graficar aquellos datos numéricos. Para ello cuenta con diversas herramientas que le permiten crear distintos filtros o formatos de presentación de los reportes. Estos reportes abarcan todas las especies animales que posee el establecimiento, independientemente de la especie seleccionada en el ingreso a la carpeta de Hacienda. Este tipo de reporte permite buscar datos, filtrarlos, graficarlos, etc. El funcionamiento es exactamente igual para Rodeo que para Actividades Cada uno de los tipos de filtros o formatos de reporte que se elaboren, ya sean gráficos o tablas, aparecerán en la parte superior del reporte, como se muestra en la figura siguiente. Cada uno de ellos presenta a la derecha dos casillas: la primera permite activar o desactivar el filtro, la segunda remueve o elimina el filtro creado. La casilla de la derecha permite contraer o mostrar los distintos filtros. Por otra parte haciendo clic en un elemento de la primer columna de la tabla se visualizan todos los datos de las distintas columnas para la fila seleccionada, apareciendo un menú de opciones de visualización en la parte superior, que permite: Pasar a la vista de reporte (<Report View>), pasar a la fila anterior o posterior ( < o > ), excluir los valores nulos de la vista, mostrar solo las columnas que se encuentran desplegadas en la vista reporte. 43

44 Existen varias maneras para modificar la forma de ordenar y visualizar los datos. La más sencilla es posicionarse en el título de la columna y dar clic: aparecen varias opciones simbolizadas: - ordenar ascendente o descendente según los valores de la columna. -ocultar la columna - listar solo determinados elementos de dicha columna (Control Break): seleccionarlo de los que aparecen listados; se muestran solo los indicados y una fila al final donde se indica el total de dichos elementos. En la figura siguiente se muestra un listado de las actividades para los TOROS. 44

45 Buscar y filtrar elementos El símbolo con la lupa permite buscar y filtrar elementos característicos. Haciendo clic en el triángulo negro se muestra una lista desplegable con todos las columnas de la planilla. Se selecciona la columna donde se encuentra el dato a buscar, la cual aparece escrita inmediatamente a la izquierda. En la casilla se escribe el texto a buscar en dicha columna, haciendo clic en la casilla Ir se obtiene el o los elementos que contienen el texto indicado en la columna seleccionada. Si no se indica ninguna columna, se obtendrán la o las filas que posea el texto solicitado en alguna de sus columnas. Al filtrar se muestra una fila en la parte inferior donde se indica el total de los elementos mostrados, y una suma de los valores de las columnas numéricas. El tipo de filtro seleccionado se agrega en la parte superior de la planilla: el filtro se activa o desactiva haciendo clic en la casilla de verificación y se elimina haciendo clic en el icono de eliminar (cruzado en rojo). Se pueden crear varios filtros distintos y combinarlos activándolos a la vez. Posicionándose sobre el filtro y haciendo clic sobre el aparece un cuadro para la edición del filtro. 45

46 Seleccionar Cantidad de Filas Se seleccionan de la lista desplegable Rows. Herramientas Select Columns: permite seleccionar las columnas a visualizar: aparecen las listas de columnas que se muestran en el informe (Display In Report) y las que no se muestran (Do Not Display). Posiciónandose en la columna deseada se pasa de una lista a otra con los símbolos > o <, o con los << o >> se cambian todas las columnas. Filter: filtra según las características de los elementos de la columna que se selecciones; es lo mismo que el filtrado descripto en el apartado anterior. Sort: permite ordenar los datos en forma ascendente o descente de acuerdo a los elementos de la columna seleccionada. Permite seleccionar hasta seis columnas para ordenar. En la última columna de opciones (Null Sorting) se permite diferenciar si los valores nulos se colocan en primer lugar o en último. Control Break: realiza listados parciales por cada uno de los distintos elementos de la columna que se elija. Permite seleccionar hasta seis columnas para separar. Por ejemplo si se selecciona la columna de raza y sexo, aparecerán dos listados para cada raza, uno para hembras y otro para machos. 46

47 Highlight: permite colorear ya sea el texto o el fondo de una o varias filas de acuerdo al criterio que se establezca para los elementos de la columna que se selecciona. El menú permite establecer un nombre para el criterio, establecer si se colorea toda la fila o solo la celda del elemento que cumpla el criterio. Name: establece un nombre para el criterio Sequence: Identifica la secuencia en el cual se evalúa el criterio o regla. Enabled: Se activa o no el coloreado Highlight Type: Se colorea solo la celda o la fila entera Background color: color del fondo Text color: color del texto Highlight condition: se establece el criterio para el coloreado Column: Columna donde se encuentra el o los elementos a destacar Operator: Operador de comparación para la selección de los elementos a destacar Expression: Valores de los distintos elementos de la columna que se comparan. 47

48 Compute: permite realizar cálculos aritméticos o lógicos entre los elementos de una o varias columnas, el resultado se muestra en un nueva columna. Computation: permite crear un nuevo cálculo nuevo o editar uno ya existente. Column heading: Título que se agrega en la nueva columna calculada Format mask: Seleccione el tipo de formato para el número calculado. Computation: Son los cálculos a ejecutar entre los valores de las distintas columnas seleccionadas. 48

49 Para ello ir marcando las filas, las teclas de operación o números, y/o las funciones que correspondan. En la figura se muestra el cálculo del promedio mensual de aumento de peso en el primer año. Aggregate: Agrega una fila con el resultado de un cálculo matemático realizado sobre los valores de una columna. El cálculo a realizar se elige de las funciones desplegadas en Function: suma de los valores de columna, promedio, mediana, máximo, mínimo o total de valores en la columna (count). Chart: Grafica los valores de una columna de acuerdo con las opciones que se elijan. Chart Type: Permite seleccionar el tipo de gráfico. Label: Permite seleccionar la columna cuyos valores harán las veces del eje horizontal. Axis title for Label: Indicar el título para el eje horizontal. Value: Permite seleccionar la columna cuyos valores serán las ordenadas del eje vertical. Axis Title for Value: Indicar título para el eje vertical. Function: es opcional y permite elegir una función a aplicar a los valores de la columna Value elegida 49

50 Save: Salva el tipo de reporte creado, bajo el nombre que se indique, para futuros usos. Help: Abre el menú de ayuda Download: Permite guardar el reporte a un archivo de Excel o pdf. Información detallada se encuentra en Oracle Application Express - Interactive Reports 50