PERMITA QUE LA INFORMACIÓN SEA SU GUIA. La manera en que la generación de informes y análisis precisos pueden mejorar el rendimiento de su empresa

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1 PERMITA QUE LA INFORMACIÓN SEA SU GUIA La manera en que la generación de informes y análisis precisos pueden mejorar el rendimiento de su empresa

2 Introducción : La manera en que la generación de informes y análisis precisos pueden mejorar el rendimiento de su firma. Con un saludo de Microsoft Todos hemos estado en esa situación. Está sentado frente al PC, escribe una o más palabras clave para comenzar una búsqueda en Internet para algún análisis que está realizando, y en un instante aparecen sitios. Analiza las primeras páginas de sitios, entrando por aquí y por allá. Despues echa un vistazo a su reloj. Han pasado 30 minutos y no está ni cerca de comprender el problema que tiene en sus manos. Esto es igual en un sin número de situaciones para dueños y socios de negocios de organizaciones de servicios profesionales (PSO) pequeñas y medianas que tratan de obtener visibilidad sobre el rendimiento operativo y financiero de las compañías. La información no es el problema - hay una gran cantidad de datos. Sin embargo Qué datos ofrecerán la información que necesitan? Y cómo puede llegar a ella? Cuánto tiempo debe invertir desarrollando informes desde cero? Y, casi igual de frustrante Cuánto tiempo invertirá leyendo pedacitos de los informes actuales de administración de la compañía para llegar a lo que es más importante para usted? 2

3 El reto Desarrollar un sistema universalmente comprendido y aceptado que proporcione la información precisa en la manera adecuada para ayudar a la gente de toda la empresa a tomar buenas decisiones. Se ha realizado una gran cantidad de trabajo durante la última década para resolver esta insuficiencia de crucial importancia en la generación de informes de administración. Estos tipos de sistemas han sido denominados con muchos nombres por diferentes personas. Para los fines de este documento utilizaremos el término inteligencia de negocios (BI, por sus siglas en inglés) para describir el arte y la ciencia de capturar datos para ofrecer una ventaja de negocios a la compañía. Pero, Qué es exactamente y como funciona? Por qué las organizaciones de servicios profesionales se deben interesar y cuáles son las mejores prácticas entorno a la implementación y el uso de BI? En este documento responderemos estas preguntas equipándolo con los conocimientos para comprender lo que es la inteligencia de negocios y para que deje de desperdiciar su valioso tiempo en búsqueda de datos que respalden sus decisiones. Cuánto tiempo invierte en llegar a la información que es más importante para la organización? 3

4 CONTENIDO / ÍNDICE Por qué no he escuchado de BI... 5 BI: Ciencia y arte... 6 En qué beneficia la informática a las PSOs?... 8 Por qué debe invertir en BI? Generación de informes de línea base... 13

5 Por qué no he escuchado de BI? El término inteligencia de negocios (BI) fue acuñado a principios de los noventa. Sin embargo, el término ha sido limitado su uso, en la mayor parte, a la comunidad de proveedores y aquells que siguen el lado técnico de la administración de datos. No obstante, la necesidad de BI ha sido parte del panorama de negocios durante años, desarrollado a la par con la proliferación de datos generados de una manera tan sencilla como se hace en estos días. Por lo tanto, tal vez debemos comenzar con una definición sencilla. BI es una manera integral de capturar datos para respaldar la tima de decisiones en toda la organización. Un sistema de BI correctamente diseñado e integrado puede ofrecer las herramientas necesarias para facilitar el análisis y la toma de decisiones a todos los niveles de la organización y en todas las funciones. En este sentido, no es una herramienta tecnológica por si misma, sino que esta diseñado para la gente que no cuenta con conocimientos técnicos dentro de la empresa para aprovechar los datos de tal manera que le sirvan Análisis de cubos para Informes empresariales tomar Entrega de informes y alertas decisiones La Figura 1 muestra conceptualmente la forma en que BI toma los datos que se generaron de manera dispersa en toda la organización y los coloca en una estructura de informes que agrega valor. Esta estructura de informes va desde informes empresariales generales, de alto nivel hasta análisis estadísticos muy detallados1. Desde un punto de vista funcional, BI abarca toda la organización desde las finanzas hasta los recursos humanos, desde el gerente de línea hasta el especialista de productos. Por lo tanto, un sistema BI concebido y desarrollado de manera adecuada proporciona una gran flexibilidad a sus usuarios. Mayor número y rango de usuarios Fuente: Kennedy Information, Inc. y Microstrategy 5

6 BI: La ciencia y el arte Armado con datos de alto valor con los cuales tomar decisiones de negocios prácticas, la empresa puede ser tan inteligente como para recordarse, Ten cuidado con lo que deseas, porque se puede hacer realidad. Claramente existen dos lados que abordar de la inteligencia de negocios. Por un lado, la adquisición de datos significativos en un formato de informe que sea fácil de utilizar y sea accesible ampliamente es por mucho un desafío técnico. Existen soluciones tanto de grandes proveedores de software multinacionales como de participantes de nichos más pequeños. Además, es posible que muy pocas PSOs decidan crear un sistema BI diseñadp de manera interna cuya inversión sea proporcional al tamaño de la compañía. Sin embargo, la implementación de un sistema de Inteligencia de negocios no se debe considerar simplemente en el contexto de la tecnología. Requiere altos niveles de compromiso de alta gerencia y un enfoque disciplinado para hacer que funcione. Además, la organizacipon debe invertir tanto en tiempo como en esfuerzo para determinar qué es importante medir y qué tipos de comportamientos desea alentar. BI ayuda a que la gente tome decisiones informadas; la empresa debe tener claros sus objetivos estratégicos para que la toma de decisiones esté alineada con esa estrategia. De qué manera los datos correctos le ayudan a establecer el orden Los socios de negocios que tienen amplios conocimientos en administración están conscientes de que el uso estratégico de los datos es imprescindible para generar un cambio en las PSOs. Los lideres capaces miden todo lo relacionado con el tipo de comportamientos que desean promover. Cómo dice el refrán: Lo que se mide, se hace. Por ejemplo, si desea que los contadores (o abogados o consultores) de su empresa saquen más rápido sus facturas, mida en dinero real lo que cuesta a la compañía el que presten tardes sus facturas. O, si desea reducir las cancelaciones contables, muestre el impacto sobre los ingresos de la empresa de los asuntos que generan un alto rendimiento y aquellos que resultan en constantes cancelaciones contables. Los líderes también deben cuantificar los costos de un mal registro de tiempo, una retroalimentación imprecisa de los asociados y de la insatisfacción de los clientes, entre otras mediciones. De acuerdo con James Durham de Law Film Development Group,2 Suponer es barato, pero suponer mal es muy caro. Si deseas obtener resultados, debe reunir datos, comunicar los hallazgos, crear responsabilidad y desarrollar estructuras de recompensa para respaldar las metas deseadas. 6

7 Por ejemplo, pregunte a 10 socios de negocios su opinión sobre medir ya sea la rentabilidad práctica individual o en grupo y obtendrá una gama de respuestas apasionadas. Algunos dueños consideran que ese tipo de análisis es crucial para el éxito de sus compañías. Otros afirman que en análisis fortalece una mentalidad de competitividad extrema y pone a luchar a los socios de negocios unos contra otros, ya que los grandes generadores de negocios reciben evidencia para fortalecer su posición de poder e influencia dentro de la compañía. Si los valores de la empresa se generan entorno al desempeño total de la compañía, estos análisis de rentabilidad se pueden enfocar demasiado en el rendimiento individual del socio de negocios. 7

8 En qué beneficia la informática a las PSOs? BI suena genial. Sin embargo, quizás se pregunte si requiere una inversión considerable en tiempo y esfuerzo. Más aún, de todas formas su empresa no es tan complicada. Como una PSO, usted mantiene en estrecha vigilancia en la productividad de su gente y en la rentabilidad general de la compañía. Sin embargo, recuerde cómo definimos BI: una manera integral de capturar datos para respaldar la toma de decisiones en toda la organización. Puesto en otras palabras, BI ayuda a todos a tomar decisiones que respalden las iniciativas estratégicas y tácticas de la empresa. Existen fuerzas en el trabajo, que sin duda está sintiendo, que hacen que el armar a todas las personas de la compañía con datos mejorados sobre el rendimiento sea un prospecto bastante atractivo. Considere las tendencias que afectan a la mayoría de las PSOs: - Los compromisos se hacen cada vez más pequeños. Los clientes, en particular aquellos que trabajan con consultores, han sido muy precavidos en cómo gastan su dinero en lo que se podría considerar como actividades de libre albedrio. Los proyectos grandes de informática ahora se están dividiendo en fases, en donde el seguimiento recibe luz verde únicamente después de que las primeras fases muestran los retornos sobre la inversión esperados. Por lo tanto, las PSOs han estado trabajando en más proyectos sólo para conservar su lugar. 8

9 Aquellos que han logrado generar ingresos superiores lo han hecho al trabajar más rápido que nunca. Esto ha elevado la complejidad en la administración de proyectos, la facturación y cobranza (flujo de efectivo) y la contabilidad financiera. - Como resultado, los ingresos por cuenta se ha reducido, obligando a que la mayoría de las PSOs administren una cartera de cliientes más grande. Las herramientas de administración de relaciones con el cliente (CRM) son una manera eficiente de lidiar con esta complejidad agregada, pero a pesar de que se han convertido en parte de un sistema completo de Inteligencia de negocios, es posible que no se logre el beneficio completo. - Con los retrasos seurgió una competencia intensa de otras PSOs. En la economía suave que se ha experimentado en los últimos años, ha habido menos transacciones impulsadas por fusiones, adquisiciones, propiedad intelectual derivada de la introducción de nuevos productos, etcétera. Mientras que el trabajo parecía que simplemente entraba por la puerta antes del 2000, ahora surge sólo con esfuerzos de marketing, marcas y ventas concertados, Esto ha agregado diversos niveles de actividades no facturables a los calendarios ya de por sí ocupados. El éxito de estos tipos de actividades es muy difícil de medir sin flujos continuos de datos sobre el rendimiento que proporcionen alto valor. - La competencia también ejerce una fuerte presión sobre las tarifas, lo cual afecta directamente a los márgenes. Sin una estrecha administración operativa de los recursos y una administración de costos de los costos fijos y variables de la empresa, lor márgenes, y los pagos de los socios de negocios, se ven afectados. Los dueños y socios de negocios necesitan tener una mejor visibilidad tanto del rendimiento operativo (uso, tasas logradas, etc.) como financiero (ingresos, gastos, flujo de efectivo, etc.) a niveles individual, práctivo y de la empresa para compensar dicha presión sobre las tarifas. 9

10 - Las organizaciones más grandes puueden soportar posiciones diferentes de gastos indirectos dedicadas a las actividades de marketing, de ventas y, en algunos casos, de gestión de la compañía. Sin embargo, en los negocios pequeños y medianos, los profesionales facturables son los que generalmente se encargan de este trabajo. Todos sabemos que cada vez más responsabilidades se acumulan en la semana de los propietarios o de los socios de negocios, mientras que las expectativas de uso se han mantenido estables o se han elevado. No hay tiempo para cazar los datos que le ayuden a tomar las decisiones de negocios correctas. Es necesario que esté disponible en tiempo real y que se presente de una manera que se pueda utilizar de inmediato. - Por último, las organizaciones de servicios (PSO) se han vuelto cada vez más complejas. En respuesta a las preferencias del cliente, muchas PSOs ahora se han dividido en organizaciones que ofrecen servicios en áreas de práctivas especiales. El cambio más prominente ha sido pasar a una organización entorno a industrias cliente. Además, muchas PSOs pequeñas y medianas cuentan con diversas oficinas, algunas veces ubicadas en lugares geográficamente dispersos. La responsabilidad con frecuencia, y correctamente, se deja en las manos de los líderes de la práctica y de los líderes de las oficinas. Por consiguiente, la empresa ya no es considerara como entidad amorfa sino como un conjunto de áreas de responsabilidad clave que se debe administrar e integrar estrechamente. Por estas razones, las PSOs, en particular las pequeñas y medianas, deben analizar la manera en que los sistemas de BI pueden aligerar la carga de la administración de organizaciones cada vez más complejas en un entorno muy competitivo. 10

11 Por qué debe invertir en BI? La eficacia, rentabilidad, planeación estratégica, armonía entre los socioes de negocios y una gama de otros factores se pueden inhibir por la carencia de datos financieros y operativos útiles. Incluso cuando existe esta información (y con frecuencia es así) la incapacidad de acceder a ella, o de verla de una manera que respalde la toma de decisiones genera las mismas limitaciones. De acuerdo con la investigación de BNA, los socios de negocios siguen confiando en que desean recibir información financiera: - De manera oportuna. - De una manera que no sea demasiado resumida, detallada, desordenada o irrelevante para su toma de decisiones. - Expresada en términos de contabilidad comprensibles. - Estructurada entorno al rendimiento real y a las áreas de vulnerabilidad. - Enfocada en resolver los problemas. - Que muestre todos los aumentos o reducciones en los valores de la compañía. En pocas palabras, que la información financiera se presente de una manera que mejore sus conocimientos sobre la administración. Si su sistema de generación de informes no cumple con estas necesidades básicas, debe considerar el impacto que tendrán las inversiones en BI. 11

12 No está seguro sobre cómo proceder para determinar en dónde se encuentran las deficiencias y que hacer con ellas? Siga estos pasos prácticos: Encueste a todos aquellos que reciban informes financieros y operativos sobre qué información y datos creen que son más relevantes. Pregunte que uso hacen ( o les gustaría hacer) de la información, que decisiones consideran que se deben implicar de los datos que se distribuyen, los objetivos de la información, y, en especial, qué áreas de los informes actuales consideran que son oscuras, engañosas, confusas o incompletas. Involucre a los socios de negocios, al presonal administrativo y profesionales externos asociados en cualquier cambio desde el principio hasta el final. Para la mayoría de las PSOs, la mejor manera de hacer esto es formar un comité de usuarios. Recuerde, BI no es para beneficiar al personal de informática; se trata de obtener información adecuada para los socios de negocios, propietarios y otros responsables de tomar decisiones no técnicas de toda la organización. Y recuerde ofrecer actualizaciones completas con frecuencia a todos los involucrados. Considere el valor de crear informes paralelos cuando sea adecuado o sea de ayuda. Se debe cumplir con hacienda, los bancos y otros requisitos externos, pero no permita que otros constituyentes dicten la manera en que debe distribuir la información interna. Por ejemplo, considere rediseñar sus informes internos para ayudar a que los socios de negocios supervisen el efectivo contra los presupuestos, las proyecciones, los periodos previos, etc. El diseño debe hacer que la información relevante se pueda entender rápidamente, sin que se diluya en las generalidades. 12

13 Generación de informes de línea base Una vez que decida que está garantizado un enfoque holístico para la generación de informes, las PSOs deben pensar acerca de qué tipos de resultados deben cubrir los sistemas BI como mínimo3. Se puede y se debe utilizar como: - Una base para evaluar la productividad de los individuos y grupos practicantes por tiempo facturable y no facturable. - Una herramienta de marketing y de toma de decisiones. - Una revision analítica útil sobre el desglose de los ingresos (facturados y cobrados) por cliente, persona, grupo practicante, tipo de asunto (en el caso de los abogados), y similares. - Una instantánea de las cuentas por cobrar por antigüedad de saldos y por tasas de realización por socios de negocio de facturación, departamento, cliente, etc. - Un medio listo para determinar la liquidez y el estado de flujo de la compañía, incluyendo aspectos importantes sobre las necesidades futuras o problemas potenciales, así como la fuente histórica y la aplicación de los fondos. - Una fuente de información sobre los préstamos y deudas de la empresa. - Un indicador de incrementos y reducciones acumulados en valor que no se reflejan en términos financieros realizables, como un valor probable no facturable o trabajo en proceso, facturación de valor, etc. - Una revisión sobre los costos y gastos reales, tendencias destacadas y evaluaciones importantes de las cifras presupuestadas o históricas. - Una vista rápida de los cambios en los índices clave y en los rangos. - Una fuente de datos sobre el estado y las prospecciones de distribución al socio de negocios. - Recurso para la educación y motivación para que todos los socioes de negocios puedan contribuir en mayor medida a la empresa conforme se requiera. 13

14 Conclusión BI es un enfoque poderoso para aprovechar la gran variedad de datos que las organizaciones de servicios profesionales típicas pueden producir. Desarrollar un sistema BI sólido es ahora más fácil con la disponibilidad de software diseñado para este fin y por un cuerpo más grande de experiencia sobre BI en las comunidades de consultores y proveedores. Sin embargo, en lugar de concentrarse únicamente en los desafios tecnológicos de desarrollar BI, las empresas experimentadas comienzan con el fin en mente. Al identificar primero las mediciones financieras y operativas que se alinean de manera más estrecha con la estrategia de la empresa, capturar y acomodar los datos en informes claros y que se pueden aplicar es cada vez más sencillo. Por lo tanto, implementar un sistema de BI es más un arte que una ciencia. Los datos útiles generan decisiones buenas. Los comportamientos que son más deseables pueden ser aquellos que respalde el sistema de BI. Para los pequeños y medianos negocios de servicios profesionales en búsqueda del conseguir una mayor optimización de su tiempo facturable, un sistema de BI adecuadamente diseñado puede servir como una gran inversión hacia conseguir un mayor rendimiento y una mejor rentabilidad. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Quisque lacus nunc, congue elementum tristique eget, tempor quis orci. Phasellus in sollicitudin nisl. Suspendisse egestas rutrum justo pulvinar molestie. Sed convallis fringilla nisi, eget pretium orci laoreet id. Suspendisse potenti. Aliquam erat volutpat. Proin accumsan justo dui, eu posuere sapien dapibus eu. Mauris vestibulum cursus mattis. Integer pretium adipiscing convallis. Sed mollis quis elit sed euismod. Aenean vulputate gravida orci, ac congue ipsum scelerisque vitae. Donec orci leo, euismod ut egestas eu, dictum sit amet mcongue ipsum scelerisque vitae. Donec orci leo, euismod ut egestas eu, dictum sit amet metus. tus. 14

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