Cuadernillo de Apuntes. Taller de Informática II.

Transcripción

1 GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO Tecnológico de Estudios Superiores del Oriente del Estado de México. División de Licenciatura de Contaduría. Cuadernillo de Apuntes Taller de Informática II. Elaboró: Mtro. José Manuel Ramírez Martínez.

2 I N D I C E Introducción... 3 Unidad 1 BASES DE DATOS Introducción a las bases de datos Creación de tablas Manejo de Tablas Elaboración de Formularios, Informes y Estadística a partir de las bases de datos Importación y exportación de datos con otras aplicaciones Vinculación de datos Impresión ACTIVIDADES UNIDAD 2 PROGRAMAS DE APLICACIÓN ESTADISTICA Procesamiento de datos Medidas de tendencia central de dispersión Tablas de resultados Importación y exportación de datos con otras aplicaciones Vinculación de datos Graficación ACTIVIDADES UNIDAD 3 SISTEMAS DE INFORMACION Seguridad informática Auditoria de la información Auditoria en la organización Auditoria de las bases de datos Seguridad de redes y sistemas distribuidos ACTIVIDADES BIBLIOGRAFIA... 70

3 Introducción El empleo de las computadoras en el hogar y la oficina ha desplazado algunos instrumentos que se utilizaban paras diferentes tareas. El desarrollo de software de aplicación es uno de los objetivos principales de los programadores. Una de las funciones importantes de la computadora es el almacenamiento de datos en diversos dispositivos para que estos puedan utilizarse posteriormente. En la actualidad se han creado programas que permiten organizar, manejar y operar datos numéricos y alfanuméricos. El principal propósito de este cuadernillo es introducir al alumno en el tratamiento automático de la información. Con este cuadernillo el alumno podrá adquirir conocimientos y habilidades que le permitan emplear con eficiencia los diversos programas informáticos ayudando a desarrollar el pensamiento lógico para la resolución de problemas.

4 Unidad 1 BASES DE DATOS Objetivo Educacional: El estudiante implementara, manejara y administrará sistemas de Bases de Datos. 1.1 Introducción a las bases de datos. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo.accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo.mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access ). Con Access, puede: Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario. Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento. Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo. Organizar y ver los datos de distintas formas. Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos también realizar consultas tales como qué artículo se ha vendido más este mes? Qué clientes compran un determinado artículo? Cuál es la ganancia total del mes? etc. Microsoft Access es una aplicación que nos permite gestionar este tipo base de datos relaciónales. Ejemplos típicos de bases de datos son la información referente a los clientes de

5 una empresa, los libros de una biblioteca, los socios de un club, etc. Access permite crear, modificar y consultar bases de datos de manera rápida y eficiente. Para poder manipular los elementos que componen la ventana de aplicación. Es necesario conocer: Barra de títulos: Aparece remarcada en la parte superior de la pantalla con la leyenda Microsoft Access y el nombre de la tabla o elemento en que se esté trabajando. En ella encontramos los botones de Cerrar, Restaurar o Maximizar y Minimizar. Barra de menús: Mediante los cuales se tiene acceso a distintas opciones y comandos que ofrece el programa. Son dinámicos, es decir, cambiaran dependiendo de lo que se esté haciendo en cada momento. Barra de herramientas: Esta compuesta de diferentes botones que permiten realizar tareas sin necesidad de acceder a los menús. Para obtener pistas de para qué sirven cada uno de ellos solo hay que posicionarse encima y esperar hasta que nos aparezca un pequeño mensaje con su función. Ventana de Access: Permite crear una nueva base de datos en blanco, a través del asistente o abrir una base de datos creada con anterioridad. Barra de estado: Esta situada en la parte inferior de la pantalla. Muestra mensajes de las tareas que se están realizando. Tanto la barra de herramientas como la barra de menús se pueden mover, con esto podemos conseguir cambiar su posición o incluso hacerlas flotantes en la pantalla. Para mover una barra de herramientas basta con pulsar en una pequeña barra vertical que se encuentra al principio de todas las barras de herramientas y arrastrarla hasta la posición deseada para ello el cursor tomara forma de cruz. Si la barra de herramientas se encuentra flotante, haremos el mismo proceso pero arrastrando de la barra de titulo azul. Estando la barra flotante, tendremos también la posibilidad de redimensionarla. Para redimensionar una barra de herramientas nos situaremos sobre sus bordes y cuando el cursor tome forma de flecha con dos puntas arrastraremos hasta obtener la forma deseada. Ahora, se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access típica. Tablas: Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización. Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro

6 consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo. Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catálogo de fichas tradicional de una biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. Cada información contenida en una ficha (autor, título, etc.) corresponde a un campo de la base de datos. Formularios: Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas. Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente. Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos. Informes: Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como " Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o " En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico. Consultas: Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes. Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable,

7 recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta. Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe. Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos. Macros: Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo. Módulos: Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft. Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos específicos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el panel de exploración, pero los módulos de clase no. 1.2 Creación de tablas. Antes de introducirnos de lleno en la creación de bases de datos habría que dejar claros los conceptos generales. A pesar de que ya hemos definido los elementos que componen una base de datos en el capitulo anterior, no está de más que le volvamos a echar un ojo a alguno de ellos. Base de Datos: Conjunto finito de información organizada en tablas, que están relacionadas entre si. Tablas: Una tabla de una base de datos relacional es un conjunto de datos organizado en una matriz bidimensional. Cada fila de esta matriz, es un registro, este registro contiene información sobre una unidad de la tabla. Cada columna contiene los diferentes campos de ese registro, los valores que contienen cada columna deben ser homogéneos y tener las mismas propiedades y formatos.

8 Clave: Este es un concepto nuevo pero que como veremos en el transcurso de la creación de nuestra base de datos, es uno de los ejes de la estructura de una base de datos relacional. Se conoce como clave de una tabla, a la columna o columnas cuyos valores no pueden repetirse en dos o más filas de la tabla. Cada fila contiene valores únicos en los campos que forman la clave. Dentro de las claves podemos encontrar 2 subgrupos: Clave Primaria o principal: Es la que se va a utilizar como identificador principal de la tabla y solo puede existir una clave primaria y esta no puede contener valores nulos. Clave Ajena: La clave ajena, la pueden formar una o más columnas de una tabla que hacen referencia a la clave principal de otra tabla con la que esta relacionada. Integridad Referencial: Es una característica que exige que cualquier clave ajena se corresponda con una clave principal o sea nula. Esto quiere decir que si relacionamos una tabla principal con una secundaria los elementos de la tabla secundaria tienen que encontrarse en la tabla principal o ser datos en blanco. Access incluye varias mejoras gracias a las cuales la creación de una base de datos resulta más fácil que nunca. Los usuarios que hayan creado bases de datos en versiones anteriores de Access percibirán cómo estas nuevas y mejores características aceleran el proceso de creación. Cuando inicie Access, la primera pantalla que aparece es la página Introducción a Microsoft Office Access, es el punto de partida a partir del cual se puede crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente o ver contenido destacado de Microsoft Office Online. Desde el principio, Access se ha diseñado pensando en la facilidad de uso y la comodidad. Las características y los comandos, claramente visibles y presentados funcionalmente, siguen la lógica del trabajo para mejorar la productividad, Cuando inicia Access, ve la nueva Página de introducción. En ella encontrará que esta versión de Access ya ha realizado una cantidad enorme de trabajo por usted. Unas plantillas clasificadas por categorías le permitirán iniciar su trabajo en cuanto lo desee. Las plantillas son bases de datos predefinidas y pensadas para la realización de tareas que puede descargar para utilizarlas inmediatamente.

9 Cuando crea o abre una base de datos de Access 2007, he aquí lo que ve. La cinta de opciones. La barra de herramientas de acceso rápido. El Botón de Office. El Panel de exploración. El Panel de exploración muestra sólo lo que hay en la base de datos que está utilizando. Tablas, formularios, informes, consultas; todos estos elementos se pueden ver y están a su disposición mientras trabaja. Para realizar su trabajo utilizará la cinta de opciones. La cinta de opciones ofrece mucho más que una nueva apariencia; es el producto de años de investigación basada en la experiencia del usuario. Diseñada teniendo en cuenta su trabajo, dirige la fuerza de Access al lugar donde se puede ver de forma inmediata, sin tener que buscarla a través del programa. Además, mejora notablemente el rendimiento de su trabajo. La cinta de opciones está organizada en torno a las actividades habituales. Cada una de sus fichas contiene los comandos que necesita para dichas actividades, reunidos en grupos lógicos. Aquí puede ver los grupos de Tablas y de Formularios en la ficha Crear. Los comandos son fáciles de encontrar y de utilizar. La cinta de opciones es el centro de comandos para trabajar en Access.

10 La barra de herramientas que usted rellena como mejor le convenga. La barra de herramientas de acceso rápido básica, Una barra de herramientas de acceso rápido personalizada, Todo el mundo tiene comandos favoritos. Coloque los suyos en la barra de herramientas de acceso rápido y siempre los tendrá a mano. Sólo tiene que hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Con independencia de la ficha en que se encuentre, estos comandos permanecen a su alcance. Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas. Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Excel, un documento de Word, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.

11 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación. 3. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos Access facilita realmente la creación de una base de datos. Las plantillas proporcionan bases de datos predefinidas y diseñadas para satisfacer sus necesidades. Seleccione una categoría en la Página de introducción y verá que hay una amplia gama de posibilidades. Cuando selecciona una plantilla, Access muestra más información sobre ella en el panel del lado derecho de la Página de introducción. En él puede asignar a la base de datos el nombre que desee, que es lo que verá después de descargarla en su equipo. Este panel también tiene el botón Descargar. Una vez realizada la descarga, puede utilizar el Panel de exploración para ver el contenido de su nueva base de datos.

12 1.3 Manejo de Tablas. Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas. Registro o fila. Campo o columna. La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números, fechas e imágenes. Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente. Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio. Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Access calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de campos. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo

13 de datos en consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre. Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo. 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos. 4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo. Cuando especifique datos en la nueva columna, Access utilizará la información especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Access examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto. En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Access. Tipo de datos Almacena Tamaño Texto Caracteres alfanuméricos Hasta 255 caracteres. Memo Número Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean en cálculos, como Id. de producto. Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecido. Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se utilizaría un campo Memo. Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios). Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda. Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar caracteres en un control. 1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica.

14 Moneda Autonumérico Sí/No Objeto OLE Datos adjuntos Hipervínculo Asistente para búsquedas Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado contiene un componente de fecha y otro de hora. Valores monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes). Valor numérico único que Office Access 2007 inserta automáticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal. Tenga en cuenta que en los campos autonuméricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente. Valores booleanos. Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo. Objetos OLE u otros datos binarios. Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows. Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office. Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario. Hipervínculos. Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos a través de un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). Puede crear también vínculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos. En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para búsquedas. Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores. 8 bytes. 4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica. 1 bit (8 bits = 1 byte). Hasta 1 gigabyte. Para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 k, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar caracteres en un control. Basado en una tabla o consulta: el tamaño de la columna asociada. Basado en un valor: el tamaño del campo Texto utilizado para almacenar el valor. Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número. Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad Tamaño del Campo. Además de determinar el tipo de datos, Access puede definir la propiedad Formato, según los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Access, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos. Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo, Access asigna automáticamente un nombre al

15 campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el menú contextual. Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular. Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o Productos. 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar. 2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual. 3. Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar. 1.4 Elaboración de Formularios, Informes y Estadística a partir de las bases de datos. Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más

16 fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes. Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Access incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos. Se supone que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o varias tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos. Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades. Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario 1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario. Puede crear un formulario dividido, es una característica nueva de Access que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

17 Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones). Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro. Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido 1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos. 2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario dividido. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Vista Presentación: La vista Presentación es la vista más intuitiva que se usa para modificar los formularios. Se puede usar para llevar a cabo casi todos los cambios en Office Access En la vista Presentación, el formulario se está ejecutando, por lo que los datos se pueden ver de manera muy similar a como aparecen en la vista Formulario. Sin embargo, en la vista Presentación, también se pueden realizar cambios en el diseño de formulario. Dado que se ven los datos durante la modificación de los formularios, se trata de una vista muy útil para configurar el tamaño de los controles o llevar a cabo casi todas las tareas que afecten a la apariencia y al uso del formulario. Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentación y que requieren pasar a la vista Diseño. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que hay que cambiar a la vista Diseño para llevar a cabo un cambio determinado.

18 Vista Diseño: La vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de página de un formulario. Cuando se muestra en la vista Diseño, el formulario no se está ejecutando en realidad, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de diseño; sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar más fácilmente en la vista Diseño que en la vista Presentación. Se puede: 1. Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos. 2. Editar los orígenes de los controles de cuadro de texto en los propios cuadros de texto sin usar la hoja de propiedades. 3. Cambiar el tamaño de las secciones de los formularios como, por ejemplo, la sección Encabezado del formulario o la sección de detalle. 4. Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentación (como Vista predeterminada o Permitir vista Formulario). Informes. Puede crear una amplia variedad de informes en Access, desde los más sencillos a los más complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qué tablas o consultas residen. Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que le guía por una serie de preguntas y, a continuación, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.

19 Si no está interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, puede utilizar la herramienta Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rápida de crear un informe, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. El siguiente procedimiento muestra cómo utilizar la herramienta Informe en blanco: En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe en blanco. Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos: se muestra a la derecha de la ventana de Access. 1. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas que contienen los campos que desea ver en el informe. 2. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo. 3. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números de páginas o la fecha y hora del informe. En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del informe en la vista Diseño. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

20 Encabezado del informe: Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se utiliza para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum (Suma) en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página. Encabezado de página: Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página. Encabezado de grupo: Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por productos, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función Suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultante de la suma corresponde al grupo actual. Detalle: Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe. Pie del grupo: Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir información de resumen para un grupo. Pie de página: Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página. Pie del informe: Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe. En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página. Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseño del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del

21 mismo o crear un nuevo y similar basado en el original. Para guardar el diseño del informe: 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar. 2. También puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. 3. Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar. Por ejemplo, en un formulario o informe, se puede contar el número de elementos incluidos en uno o varios campos de tabla o controles. Se pueden calcular asimismo valores medios y buscar los valores más bajos, más altos, más antiguos y más recientes. Además, Access incluye una nueva característica denominada Fila Total que se puede usar para realizar un recuento de los datos de una hoja de datos sin tener que modificar el diseño de la consulta. 1.5 Importación y exportación de datos con otras aplicaciones. Importación. Supongamos que usa Excel para almacenar información sobre los equipos de la compañía. Al pasar el tiempo, la hoja de cálculo se hizo muy grande y no es cómoda para la administración, tiene que desplazarse por demasiadas columnas y filas para buscar datos, lo que dificulta encontrar respuestas. Si importa esa información en Access, facilitará la extracción de dichas respuestas porque puede escribir consultas, componentes que recuperan y procesan datos de forma rápida. El proceso de importación sigue estos pasos generales: Primero se deben limpiar los datos en Excel. Por ejemplo, debe quitar todas las filas y las columnas en blanco, asegurarse de que cada columna contenga un tipo de datos, como fechas o números, y corregir los errores como #NUM o #DIV. Después, se debe usar el Asistente para importación en Access para importar los datos a una nueva tabla. Finalmente, debe comprobar que los datos importados sean precisos. Antes de comenzar a importar datos, tenga en cuenta estos límites:

22 Solamente se importan hojas de cálculo de Excel individuales, no libros completos. Puede importar 255 columnas de datos a una tabla de Access. Si la hoja de cálculo de origen contiene más columnas y necesita dicha información, puede importarla en otra tabla. No pueden importarse todos los tipos de datos. Por ejemplo, no pueden importarse imágenes. Además, si la hoja de cálculo usa fórmulas, puede importar sus resultados, pero no las fórmulas en sí. Antes de comenzar el proceso de importación, busque problemas en los datos de Excel y corríjalos. En la imagen se muestran algunos problemas típicos: Agregue encabezados a todas las columnas, porque facilitarán el uso de los datos en Access. En un momento verá por qué. Elimine todas las filas o columnas no deseadas o que estén en blanco. No puede saltar ni filtrar filas durante la operación de importación. Corrija todos los valores erróneos, como #NUM o #DIV. Asegúrese de que cada columna contenga un único tipo de datos. La imagen muestra una mezcla de cifras de ventas y fechas. Si importa esta mezcla de números y fechas, Access probablemente convierta los datos en números aparentemente aleatorios, lo que obligará a repetir la importación. Si realiza ciertas tareas en esta etapa, puede contribuir a que el proceso de importación se realice correctamente y dé como resultado datos más ordenados en Access. Si sigue las instrucciones para la preparación de los datos, la importación no debería tener errores. 1. En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel. Se abre el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel. 2. Escriba la ubicación y el nombre del libro de Excel en el cuadro Nombre de archivo. Si no conoce la ubicación, haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivo para ubicar los datos de origen. Si no está seguro, puede seleccionar la hoja de cálculo que desee importar más adelante en otro paso. 3. Asegúrese de seleccionar la primera opción, Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y haga clic en Aceptar. Se abre el Asistente para importación de hojas de cálculo.

23 En la primera pantalla del Asistente para importación, seleccione la hoja de cálculo que desee importar y haga clic en Siguiente. Tenga en cuenta que solamente ve esta pantalla si el archivo de Excel tiene más de una hoja de cálculo. En la segunda pantalla, asegúrese de que la casilla Primera fila contiene encabezados de columna esté activada y haga clic en Siguiente.

24 Los encabezados de columna facilitan el uso de la base de datos. En la tercera pantalla del asistente le brinda varias opciones, que se muestran en la siguiente imagen: 1. Si necesita cambiar el nombre de alguna columna, haga clic en ella y escriba el nuevo nombre en el cuadro Nombre de campo. 2. Si realiza búsquedas en una columna con frecuencia y dicha columna contiene muchos datos, haga clic en ella y desde la lista Indizado, seleccione Sí. La indización de una columna puede facilitar y acelerar la búsqueda de datos. 3. También puede establecer un tipo de datos para cada campo, aunque Access lo hará automáticamente. En Access, los tipos de datos controlan lo que se puede escribir en un campo. Por ejemplo, no puede escribir texto en un campo configurado para contener números, y eso ayuda a mantener la precisión de los datos. Y finalmente Si desea quitar una columna de una operación de importación, active la casilla No importar el campo (Saltar). Después de realizar los cambios, haga clic en Siguiente. En el paso 4 del asistente, asegúrese de hacer clic en Permitir a Access agregar la clave principal y después haga clic en Siguiente. Las claves principales son importantes porque hacen que cada columna de la tabla sea única, y esto ayuda a garantizar la precisión de los datos, dado que no puede duplicar la información. Tenga en cuenta que, si está familiarizado con las bases de datos, no tiene por qué dejar que Access cree la clave principal automáticamente. La imagen muestra que puede crear su propia clave principal usando otras columnas de la tabla, o bien puede omitirla por completo. De todos modos, no se preocupe por esos pasos hasta que tenga cierto grado de experiencia.

25 Los últimos pasos del proceso de importación le brindan algunas opciones. Puede finalizar la importación y comenzar a usar la nueva tabla, o puede guardar los pasos de importación para volver a usarlos. Generalmente, se vuelven a usar cuando se necesita actualizar los datos con regularidad. Por ejemplo, el departamento de marketing le entrega todos los viernes por la tarde un archivo de Excel con información actualizada. Puede volver a ejecutar la importación y rápidamente sobrescribir los datos anteriores. Además, puede ahorrar más tiempo todavía si crea una tarea en Outlook cuando guarda los pasos de la importación. La tarea le recordará que debe realizar la importación y le proporcionará un botón que le permita hacerlo con tan un único clic. 1. En el paso 5 del asistente, escriba un nombre para la nueva tabla en el cuadro Importar a la tabla y haga clic en Finalizar. Se vuelve a abrir el cuadro de diálogo Obtener datos externos. Si desea detener la tarea en este momento, basta con hacer clic en Cerrar pero, si desea guardar los pasos de la importación, no debe hacerlo. 2. Active la casilla Guardar pasos de importación. Se abre un grupo de controles adicional. 3. Escriba un nombre para los pasos en el cuadro Guardar como, una descripción opcional para los pasos en el cuadro Descripción y, si no desea crear

26 una tarea en Outlook para la importación, haga clic en Guardar importación. Pero Si quiere crear una tarea en Outlook, una vez terminado el paso 3, active la casilla Crear tarea de Outlook y haga clic en Guardar importación. Si decide crear una tarea, en breve aparece una pantalla para la tarea. Puede guardar y cerrar la tarea o puede configurar opciones para ella, como la frecuencia con la que le recuerda importar los datos. Como último paso, abra la nueva tabla en Access y compruebe los datos. Tienen errores? Están completos? Tienen las fechas y las horas el formato correcto? Ahora es un buen momento para solucionar esos tipos de errores. Exportación. Access y Excel pueden compartir datos de muchas formas. Se puede copiar datos desde una hoja de cálculo abierta y pegarlos en una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo en una base de datos de Access o, simplemente, cargar en Excel una hoja de datos de Access utilizando el comando Analizar con Excel. Con frecuencia, se producirán situaciones en las que los datos estén almacenados en Access, pero no es necesario moverlos o copiarlos a Excel. Por ejemplo, podría desear distribuir el informe a un grupo de usuarios que prefieren verlos en Excel. O bien, quizás desee analizar sus datos de Access aprovechando las características de Excel. En esos campos, exporte el contenido de la base de datos de Access a una hoja de cálculo de Excel. A Excel se pueden exportar los siguientes elementos: Los datos contenidos en una tabla, consulta, formulario o informe. La ilustración siguiente muestra el aspecto que tendrá el informe Catálogo de la base de datos de ejemplo Neptuno después de exportarlo a Excel:

27 Todas o algunas de las filas y columnas de una vista de hoja de datos. La ilustración siguiente muestra el aspecto que tendrá una parte de la tabla Empleados en la vista de hoja de datos después de haberla exportado a Excel: Nota: En una única operación de exportación no se puede exportar varios objetos. Sin embargo, se pueden combinar los datos contenidos en distintas hojas de cálculo después de finalizar las operaciones de importación individuales. Los objetos se pueden exportar desde la ventana Base de datos o cuando la base de datos está abierta en una vista. La tabla siguiente explica cómo influye la vista utilizada en lo que se exporta. Los datos no se pueden exportar desde la vista Diseño ni desde la vista SQL.