Manual de usuario Archive

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1 Manual de usuario Archive Servicio horizontal de Archivo definitivo de documentación electrónica Documento de Integración Sistemas Desarrollo Versión 002 Fecha de revisión 23/11/2015 Realizado por Servicio de Firma y Gestión Documental Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 1

2 ÍNDICE 1 Control de modificaciones Encuesta y Protocolo de adhesión Descripción general Archive Generación de paqueles SIP, AIP, DIP... 8 Paquetes SIP... 8 Paquetes AIP y DIP Funcionalidades Archive Administración de Archivo Menú de Aplicaciones Alta de Aplicaciones Campos del formulario de Aplicación Datos de la aplicación: Notificaciones: Contacto: Modificación de Aplicaciones Baja de Aplicaciones Menú de Centros de Archivo Alta de Centros de Archivo Datos Generales: Metadatos: Transferencia entre archivos: Modificación de Centros de Archivo Baja de Centros de Archivo Bloqueo de Centros de Archivo Menú de Usuarios y Roles Alta de Usuarios y sus Roles Modificación de Usuarios y sus Roles Baja de Usuarios Gestión de Archivo Menú de Gestión de Archivo Obtención de información en PDF del Archivo Documental Configuración del Archivo Documental Datos de archivo: Unidades: Clasificación: Alta de Series Documentales Modificación de series documentales: Borrado de series documentales: Bloqueo de series documentales: Ver información de serie documental en PDF: Niveles de Jerarquía Nuevo nivel: Gestión de Expedientes Menú de Gestión de Expedientes Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 2

3 Buscador de expedientes Importar expediente Menú lateral de Gestión de Expedientes Prearchivo: Archivo: Pendientes de Transferencia y transferencia entre Archivos Abrir expediente Exportar SIP: Exportar AIP: Exportar ENI: Ver Acta de Ingreso: Descargar copia CSV del Expediente: Descargar XML: Ver documento: Exportar a PDF: Menú superior de Archive Generación de un paquete SIP G-Inside Generación expediente ENI Generación documento ENI Archive Expediente ENI Documento ENI Descarga de SIP Descarga de AIP Importación del fichero SIP Nomenclatura técnica Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 3

4 1 Control de modificaciones Revisión: 002 Fecha: 23/11/2015 Autor: Servicio de Firma y Gestión Documental Descripción: Corrección de errores. Actualización de apartados con nuevas funcionalidades Creación apartado 3.1 Revisión Anterior: 001 Fecha: 09/07/2015 Autor: Servicio de Firma y Gestión Documental Descripción: Versión inicial del documento. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 4

5 2 Encuesta y Protocolo de adhesión Para la puesta en marcha de Archive es necesario seguir las instrucciones del Protocolo de Adhesión, junto con sus anexos para recopilación de datos iniciales para la creación de un Centro de Archivo, series documentales, etc. Además, previo a la puesta en marcha del piloto de Archive, resultaría de gran utilidad que cada área tecnológica rellenara la encuesta tipo que se adjunta en la documentación ( Encuesta previsiones.xls ) y la devolviera cumplimentada, con el fin de que se puede realizar un dimensionamiento de los servicios de Archive, lo más cercana posible al escenario real. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 5

6 3 Descripción general Archive Archive es una aplicación web de archivo definitivo, que dispone de operaciones para trabajar con expedientes y documentos electrónicos. Los expedientes y documentos serán importados y clasificados dentro de Archivos y series documentales, y pasarán por diversos estados (tanto de forma automática, como manual), en función de la política de conservación asignada. Archive proporciona también, mecanismos de notificación de los cambios de estados acaecidos en los expedientes, así como distintos módulos de gestión (usuarios y roles, archivos documentales, clasificación SIA y/o funcional). Por otro lado, dispone de una serie de operaciones accesibles a través de servicios web, tales como enviar un paquete SIP, buscar expedientes u obtener actas de ingreso. Se trata de una solución basado en el modelo OAIS (Open Archive Information System), que es un modelo de referencia para la implantación de un sistema de repositorio digital desarrollado por el CCSDS y estandarizado a través de la ISO 14721:2003. Este modelo se ha concebido como un marco de referencia frente al que evaluar los sistemas de preservación de la información digital. Su orientación hacia la preservación a largo plazo lo distingue de otros modelos y, en la actualidad, es la referencia a la hora de abordar el diseño de un sistemas para el archivo prolongado de información digital. OAIS no especifica una implantación tecnológica del modelo, ni menciona sistemas o tecnologías particulares. El modelo divide el sistema de Archivo Electrónico en un conjunto de módulos funcionales que abarcan el conjunto de servicios provistos por este tipo de sistemas. Para cada uno de estos módulos se definen unos requisitos funcionales así como la forma en que interactúan con otros módulos. A continuación se describen los distintos módulos de una manera muy concisa. Módulo de ingreso (Ingest) Habilita los procesos para la admisión de los objetos digitales procedentes de los productores. Módulo de almacenamiento (Storage) Establece mecanismos para la conservación de los objetos digitales en el repositorio. Módulo de gestión de datos (Data management) Mantiene y gestiona un registro de metadatos descriptivos de los objetos digitales almacenados. Módulo de consulta y recuperación (Access) Proporciona servicios a los usuarios para la realización de búsquedas en el repositorio y la visualización y obtención de copias de la información. Módulo de administración y configuración (Administration) Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 6

7 Facilita la gestión operativa del sistema. Módulo de preservación (Preservation Planning) Monitoriza y hace un seguimiento de la evolución tecnológica para definir políticas de conservación de la información almacenada. El modelo OAIS ha servido de referencia a la hora de definir la funcionalidad de Archive, sin embargo, no hay que olvidar que OAIS aborda el diseño de repositorios digitales genéricos, por lo que la aplicación de Archive está abierta a la modificación de la definición funcional para adecuarla a los requerimientos propios. Este modelo, y por tanto Archive, basa su funcionamiento en un paquete de información que puede ser de tres tipos: SIP - Submission Information Package AIP - Archival Information Package DIP - Dissemination Information Package Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 7

8 Ilustración 1 - Tipos de paquetes Archive 3.1 Generación de paqueles SIP, AIP, DIP Paquetes SIP Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 8

9 Paso 1: Generar Expediente ENI En este paso, el usuario productor deberá convertir, si no tuviera ya, el expediente al formato interoperable ENI. Para ello se podrá utilizar la operación ConvertirExpedienteAEni o ConvertirExpedienteAEniConMAdicionales, publicado en la URL: Paso 2: Generar SIP El usuario Productor generará un paquete SIP a partir de un expediente en formato ENI. Para ello, utilizará la operación GenerarSIP, publicada en la URL: Paso 3: Enviar SIP Finalmente, el usuario productor enviará el paquete SIP a ARCHIVE utilizando para ello la operación Enviar SIP, publicada en la URL: Paquetes AIP y DIP Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 9

10 El Productor envía paquetes SIP a ARCHIVE mediante la operación Enviar SIP del servicio web publicado en la siguiente URL: Durante la gestión interna dentro de ARCHIVE se generará el AIP inicial y a medida que vayan ocurriendo eventos sobre el expediente se irá modificando. Finalmente, a petición de un usuario consumidor se generará un paquete DIP para difusión. El usuario consumidor utilizará la operación Consultar SIP del servicio web publicado en la URL indicada más arriba. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 10

11 4 Funcionalidades Archive La URL para poder acceder a Archive es la siguiente: La aplicación está optimizada para ejecutarla con el navegador Firefox. Ilustración 2 Acceso a la Aplicación Lo primero que habrá que tener en cuenta, es que si tenemos instalada una Máquina Virtual de Java (JVM) que el navegador considera desactualizada, nos aparecerá una advertencia en la parte superior del navegador de este tipo: Pulsaremos el botón Permitir para poder continuar con la ejecución de la aplicación. A continuación, nos aparece una alerta de este tipo: Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 11

12 Debemos darle permiso de ejecución mediante el botón Permitir y recordar. Una vez realizada esta acción, debemos pinchar en el botón Continuar de la siguiente Advertencia de Seguridad. Y por último, en la siguiente Advertencia de Seguridad, que nos indica si deseamos ejecutar el applet de firma, habrá que marcar la casilla Acepto los riesgos y deseo ejecutar esta aplicación y pinchar el botón Ejecutar Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 12

13 Una vez realizadas la acciones anteriores, se vuelve a tener disponible la pantalla de acceso a la aplicación de Archive, tal y como se muestra en la Ilustración 3. A continuación se solicitan los datos de usuario y contraseña para poder acceder: Usuario Contraseña Las operaciones que se pueden realizar en la aplicación se dividen a grandes rasgos en: Administración de un Archivo. Gestión del Archivo. Gestión de Expedientes y transferencia entre Archivos. Manejo de distintos Centros de Archivo según el Rol del usuario. 4.1 Administración de Archivo Menú de Aplicaciones Archive da la posibilidad de dar de alta, baja o modificar Aplicaciones. Dichas Aplicaciones son las que se van a encargar de consumir los recursos que proporciona Archive. Se llega al menú de Aplicaciones pulsando en Administración Aplicaciones, tal y como muestra la figura siguiente: Ilustración 2 - Menú de Aplicaciones Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 13

14 Alta de Aplicaciones Archive permite dar de alta una nueva Aplicación, pulsando en el botón Nueva Aplicación. Así mismo, como se verá más adelante, una Aplicación puede ser configurada para el envío de notificaciones de los cambios de estado de sus Expedientes. A través del formulario se configuran una serie de datos a tener en cuenta, y mediante el icono Guardar se almacenarán en el sistema: Ilustración 3 - Formulario de Alta de Aplicaciones Campos del formulario de Aplicación Datos de la aplicación: - ID Aplicación: Identificador con el que vamos a identificar la Aplicación. - Descripción: Descripción de la Aplicación consumidora. - Contraseña: Contraseña de la Aplicación. - Estado: Estado actual en el que se encuentra la Aplicación ( Activo, Inactivo ) - Listado de unidades del DIR3: Listado de unidades orgánicas asociadas a la Aplicación. Se trata de un campo autocompletable que desplegará un menú con distintas opciones de Unidades, dependiendo de la descripción que se introduzca de la misma. Por ejemplo si se teclea la palabra HACIENDA, el resultado es una lista de Unidades integrantes del Ministerio de Hacienda, de las que se deberá seleccionar la que corresponda. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 14

15 Automáticamente la aplicación le asignará el código DIR3 único asociado a dicha Unidad. Notificaciones: - Deseo recibir notificaciones: En el caso de seleccionar esta opción, Archive proporciona mecanismos de notificación a través de una determinada URL, Usuario y Contraseña. - URL: URL a la que enviar las notificaciones de cambio de estado. Cada aplicación deberá implementar su propia operación de notificación, acorde a sus necesidades. - Usuario: Usuario de la URL para la notificación - Contraseña: Contraseña de la URL para la notificación Contacto: - Nombre: Nombre del responsable de la Aplicación. - Teléfono: Teléfono del responsable de la Aplicación del responsable de la Aplicación. - Otros datos de contacto: Otros datos del responsable de la Aplicación. Modificación de Aplicaciones Archive permite modificar una Aplicación existente, pulsando en el icono resaltado en la imagen siguiente: Ilustración 4 - Modificación de Aplicaciones Al pulsarlo nos aparecerá el formulario con los datos de la Aplicación rellenos, y al pulsar Guardar se almacenarán en el sistema: Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 15

16 Ilustración 5 - Formulario de modificación de Aplicaciones Baja de Aplicaciones Archive permite dar de baja Aplicaciones ya existentes, mediante el icono resaltado en la imagen siguiente: Ilustración 6 - Baja de Aplicaciones En el que, una vez pulsado, Archive nos hace una pregunta de seguridad, antes del borrado: Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 16

17 Ilustración 7 - Pregunta de seguridad antes del borrado Si confirmamos el borrado, el estado de la aplicación pasará a Inactivo. Menú de Centros de Archivo Archive da la posibilidad de dar de alta, baja o modificar Centros de Archivo (Archivos Documentales). Los expedientes se asignarán a Archivos Documentales a través de las Series Documentales que dicho archivo contenga. Se llega al menú de Centros de Archivo pulsando en Administración Centros de Archivo, tal y como muestra la figura siguiente: Ilustración 8 - Menú de Centros de Archivo Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 17

18 Alta de Centros de Archivo Archive permite dar de alta Centros de Archivo (Archivos Documentales), pulsando en el botón Nuevo centro de Archivo. A través del formulario se configuran una serie de datos a tener en cuenta, tanto de Datos Generales, como de Metadatos. Datos Generales: En la pestaña Datos Generales se proporciona información general sobre el archivo documental, y al pulsar Guardar se almacenará en el sistema. Por lo que respecta a los campos Organismo y Unidad Responsable del Archivo, se trata de campos autocompletables. Como se aprecia en la siguiente Ilustración, dependiendo de la descripción parcial que se vaya introduciendo en el campo Organismo, va apareciendo un menú desplegable con todos los Organismos del DIR3 que cumplen dicha descripción. Cuando se selecciona la correcta, automáticamente se rellena por parte de la aplicación, la Unidad responsable de dicha Entidad. Por ejemplo si se teclea la palabra HACIENDA, el resultado es una lista de Unidades integrantes del Ministerio de Hacienda, de las que se deberá seleccionar la que corresponda. Automáticamente la aplicación le asignará el su código DIR3 único asociado a dicha Unidad. Ilustración 4 - Formulario de Alta de Centros de Archivo Por lo que respecta al campo de tipo check Limitar unidades, el cometido que desempeña si está seleccionado, es el de restringir posteriormente la lista de Unidades que van a consumir dicho Archivo, únicamente a las que dependen jerárquicamente de la que hayamos definido como Unidad responsable del archivo, y que se administran, tal y como se muestra en la siguiente Ilustración, en el menú Gestión de Archivo, en la pestaña de Unidades. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 18

19 Ilustración 5 - Formulario de Alta de Centros de Archivo Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 19

20 Ilustración 6 - Formulario de Alta de Centros de Archivo Metadatos: En la pestaña Metadatos se dan de alta, modifican y dan de baja los metadatos asociados al Centro de Archivo, y al pulsar Guardar se almacenará en el sistema. Por defecto vendrán cargados los metadatos mínimos necesarios para que un Centro de Archivo sea válido, por lo que no será necesario en principio realizar acción alguna sobre esta pantalla. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 20

21 Ilustración 10 - Formulario de Alta de Metadatos de Centro de Archivo Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 21

22 Transferencia entre archivos: Cuando en el Archivo se esté trabajando con Expedientes clasificados bajo la política de conservación 'Conservación Permanente', podrán ser remitidos a otro Archivo destino. En la pestaña Transferencia entre archivos es donde se va a configurar dicho Archivo. En el campo Aplicación Destino se debe completar el nombre de la Aplicación integrada en el Archivo destino que va a recibir dichos Expedientes. Habrá que introducir también la contraseña de dicha Aplicación y por lo que respecta al Archivo destino, la URL de su Servicio Web que va a recibir los Expedientes y el Nombre de dicho Archivo. Todos estos datos deberán ser facilitados previamente por el Organismo responsable del Archivo destino. Ilustración 7- Transferencia entre archivos Modificación de Centros de Archivo Archive permite modificar centros de Archivo, pulsando en el icono resaltado en la imagen siguiente: Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 22

23 Ilustración 11 - Modificación de Centros de Archivo Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 23

24 Al pulsarlo nos aparecerá el formulario con los datos de rellenos, y al pulsar Guardar se almacenarán en el sistema: Ilustración 12 Formulario de Modificación de Centros de Archivo Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 24

25 Baja de Centros de Archivo Archive permite dar de baja Centros de Archivo existentes, mediante icono resaltado en la imagen siguiente: Ilustración 13 - Baja de Centros de Archivo En el que, una vez pulsado, Archive nos hace una pregunta de seguridad, antes del borrado: Ilustración 14 - Pregunta de seguridad antes del borrado Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 25

26 Bloqueo de Centros de Archivo Bien sea por tareas de mantenimiento propias del Centro de Archivo o bien sea por cualquier otra circunstancia puntual, la aplicación permite realizar un bloqueo temporal del Centro de Archivo (icono remarcado en amarillo en la siguiente Ilustración), de tal manera que cualquier Expediente que se le envíe desde una Aplicación origen, reciba una respuesta de dicha circunstancia temporal. Menú de Usuarios y Roles Archive da la posibilidad de dar de alta, baja o modificar Usuarios. Los usuarios de Archive podrán acceder con un Rol ( Gestor, Responsable o Lector ) a los Archivos Documentales. Se llega al menú de Usuarios pulsando en Administración Usuarios, tal y como muestra la figura siguiente: Ilustración 15 - Menú de Usuarios Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 26

27 Alta de Usuarios y sus Roles Archive permite dar de alta Usuarios, pulsando en el botón Nuevo usuario. El usuario creado accederá a un determinado Archivo Documental con un Rol Gestor, Responsable o Lector. Dichos roles son inclusivos, es decir, el usuario Gestor puede acceder a lo suyo y a lo de los responsables y lectores, el Responsable puede acceder a lo suyo y a lo del lector, y el Lector solo puede hacer lo suyo. Las funciones habituales de cada Rol son: Gestor: habitualmente importará expedientes. Responsable: habitualmente trasladará los expedientes ya importados. Lector: sólo consulta expedientes. A través del formulario se configuran una serie de datos a tener en cuenta, y al pulsar Guardar se almacenarán en el sistema: Ilustración 16 - Formulario de Alta de Usuarios y Roles Existe además la posibilidad de dar de alta usuarios Administradores, que serán los únicos que tendrán acceso al menú de Administración. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 27

28 Modificación de Usuarios y sus Roles Archive permite modificar Usuarios, pulsando en el icono resaltado en la imagen siguiente: Ilustración 17 - Modificación de Usuarios Al pulsarlo nos aparecerá el formulario con los datos de rellenos, y al pulsar Guardar se almacenarán en el sistema: Ilustración 18 - Modificación de Usuarios y Roles Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 28

29 Baja de Usuarios Archive permite dar de baja Usuarios existentes, mediante icono resaltado en la imagen siguiente: Ilustración 19 - Baja de Usuarios En el que, una vez pulsado, Archive nos hace una pregunta de seguridad, antes del borrado: Ilustración 20 - Pregunta de seguridad antes del borrado Si confirmamos el borrado, el estado del Usuario pasará a Inactivo. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 29

30 4.2 Gestión de Archivo Menú de Gestión de Archivo Mediante este menú se gestiona y configura toda la información relativa a los Archivos Documentales. Se llega al menú de Gestión de Archivo pulsando en la pestaña Gestión de Archivo, tal y como muestra la figura siguiente: Ilustración 21 - Menú de Gestión de Archivo Obtención de información en PDF del Archivo Documental Mediante el icono resaltado en la siguiente Ilustración, se muestra en un fichero PDF toda la información completa del Centro de Archivo que figura a la izquierda del icono. Este fichero informativo se podrá abrir o guardar en el PC. Ilustración 8-Obtener PDF informativo del centro de archivo Configuración del Archivo Documental Se configura y gestiona la información relativa al Archivo Documental, pulsando en el icono resaltado a continuación: Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 30

31 Ilustración 9-Modificación del centro de archivo Datos de archivo: Proporciona información relativa a los datos que se dieron previamente de alta sobre el archivo. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 31

32 Ilustración 22 - Datos de Archivo Unidades: Mediante la caja de texto autocompletable, y el botón Añadir unidad asociamos Unidades al Archivo Documental. Se trata de un campo que desplegará un menú con distintas opciones de Unidades, dependiendo de la descripción que se introduzca de la misma. Por ejemplo si se teclea la palabra HACIENDA, el resultado es una lista de Unidades integrantes del Ministerio de Hacienda, de las que se deberá seleccionar la que corresponda. Automáticamente la aplicación le asignará el código DIR3 único asociado a dicha Unidad. Por otro lado, mediante el icono resaltado en la imagen, se desvincularán del Archivo. Ilustración 23 - Unidades asociadas al Archivo Por lo que respecta al campo de tipo check Limitar unidades, el cometido que desempeña si está seleccionado, es el de restringir posteriormente la lista de Unidades que van a consumir dicho Archivo, únicamente a las que dependen jerárquicamente de la que hayamos definido como Unidad responsable del archivo, y que se administran, tal y como se muestra en la siguiente Ilustración, en el menú Gestión de Archivo, en la pestaña de Unidades. Clasificación: En la pestaña Clasificación se dará de alta, de baja y se modificará tanto las Series Documentales, como los Niveles (carpetas a modo de árbol) en los cuáles las podemos almacenar. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 32

33 Ilustración 24 - Clasificación asociada al Archivo Alta de Series Documentales Mediante el botón Nueva Serie Documental se dará de alta la información necesaria, tanto de los Datos Generales, como de los Metadatos. Los Datos Generales son los mostrados a continuación, y mediante el botón Guardar se almacenan en base de datos. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 33

34 Ilustración 25 - Alta de los Datos Generales de una nueva Serie Documental Los metadatos a rellenar son los que aparecen en la pestaña Metadatos. Estos deberán ser rellenados en base a las expresiones mostradas en la columna de la derecha Expresión regular. Así mismo también deberán rellenarse como mínimo, aquellos marcados como Obligatorios, o aquellos Condicionales que se conviertan en obligatorios en función de los valores que se han ido aportando a los distintos metadatos. Se tendrá muy en cuenta que existen tres Metadatos de gran importancia y que son los siguientes: eemgde Clasificación - Código Clasificación: va a servir para realizar la clasificación de los Expedientes, de tal forma que un Expediente solo podrá pertenecer a la Serie Documental que tenga su mismo código de clasificación SIA. Para un mismo archivo no se pueden repetir bajo ninguna circunstancia estos códigos SIA de las Series Documentales. eemgde Calificación - Dictamen - Tipo de Dictamen: se trata del tipo de decisión que se aplica a los Expedientes a lo largo de su ciclo de vida y una vez realizada su valoración. eemgde Plazo de Transferencia: nos indica el plazo de tiempo en que se traspasa la custodia de las diferentes fracciones de Series Documentales. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 34

35 Ilustración 26 Alta de los Metadatos de una nueva Serie Documental Modificación de series documentales: Mediante el icono resaltado en la imagen, se accede a la modificación de Series Documentales: Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 35

36 Ilustración 27 - Modificación de Series Documentales Borrado de series documentales: Mediante el icono resaltado en la imagen, se accede al borrado de Series Documentales: Ilustración 28 - Borrado de Series Documentales Bloqueo de series documentales: Mediante el icono resaltado en la imagen, se accede al bloqueo de Series Documentales: Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 36

37 Al igual que en el caso de bloqueo de un Centro de Archivo, cuando sea necesario por tareas de mantenimiento propias o bien sea por cualquier otra circunstancia excepcioneal, la aplicación permite realizar un bloqueo temporal de las Series Documentales (icono remarcado en amarillo en la siguiente Ilustración), de tal manera que cualquier Expediente que se envíe desde una Aplicación origen y cuyo destino sea la Serie en cuestión, reciba una respuesta de dicha circunstancia temporal. Ilustración 10- Bloqueo de serie documental Ver información de serie documental en PDF: Mediante el icono resaltado en la siguiente Ilustración, se muestra en un fichero PDF toda la información completa de la Serie documental en cuestión y que comprende tanto los datos identificativos de la Serie, como los metadatos propios de la misma. Este fichero informativo se podrá abrir o guardar en el PC. Ilustración 11 - Descargar PDF con información de la serie Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 37

38 Ilustración 12 - Contenido PDF de información de serie Niveles de Jerarquía Archive permite la creación de distintos niveles jerárquicos de tal manera que no se pueden repetir dentro de un mismo Archivo. Igualmente, cumplen la función de albergar Series Documentales en su interior. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 38

39 Ilustración 29 Niveles de jerarquía Nuevo nivel: Mediante el botón Nuevo Nivel de la Ilustración anterior, se posibilita la creación de un nuevo Nivel o subcarpeta del Nivel en el que estemos posicionado en ese momento (en el caso de la Ilustración, sería un Nivel por debajo del 1.1). Estos Niveles tienen carácter estrictamente organizativo, sin suponer ninguna consecuencia a nivel funcional en la recepción de los Expedientes. Ilustración 13- Nuevo nivel Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 39

40 4.3 Gestión de Expedientes Menú de Gestión de Expedientes Mediante este menú se gestiona la importación, búsqueda y consulta de expedientes y documentos, así como sus cambios de estados manuales. Se accede a ella mediante la pestaña Gestión de expedientes, tal y como se muestra en la imagen: Ilustración 30 - Menú de gestión de expedientes Esta pantalla consta de un menú lateral, de una tabla con paginación, de un buscador y de algunos iconos en la parte superior que serán explicados a continuación. Sobre los expedientes mostrados en las diferentes bandejas se podrán realizar una serie de acciones dependientes del Estado y bandeja dónde se encuentre, cuyos iconos se indican a continuación y que se explicarán en los siguientes apartados de este punto: Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 40

41 Ilustración 14 - Acciones sobre expedientes en estado Preingreso (Abrir, Ingresar y Rechazar) Ilustración 15 - Acciones sobre expedientes en estado de Ingreso (Abrir, Transferir, Guardar Muestra y Eliminar definitivamente) Buscador de expedientes Existe un buscador básico, por Fecha Desde y Fecha Hasta (fechas de la exportación del expediente), y Serie documental : Ilustración 31 - Buscador básico Y existe otro buscador más completo (pulsando en botón Búsqueda avanzada que permite búsquedas a través de los valores de los metadatos de los expedientes: Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 41

42 Ilustración 16 - Búsqueda avanzada El botón Filtrar realiza una búsqueda según los criterios introducidos y el botón Limpiar borra los parámetros de búsqueda del formulario. Importar expediente Mediante el icono de Importar, podemos seleccionar un Expediente (en formato.zip). Mediante esta funcionalidad, el usuario no deberá preocuparse de la Serie Documental destino de dicho Expediente, siempre y cuando haya generado con anterioridad una Serie cuyo código de clasificación SIA coincida con el definido dentro del Expediente. Existe una pantalla de ayuda para generar Expedientes (paquete SIP), que queda perfectamente explicada en el punto 5.3 Generación de fichero SIP de este manual. Ilustración 32 - Importar expedientes Una vez realizada esta acción el expediente se guardará en el sistema en estado PREINGRESO. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 42

43 Menú lateral de Gestión de Expedientes Seleccionando las distintas opciones del menú lateral podremos ver los expedientes en distintos estados. Ilustración 33 - Menú lateral Los posibles estados en los que puede encontrarse un expediente y que serán detallados en los siguientes puntos son: Ilustración 17 - Estados de los expedientes Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 43

44 Prearchivo: Muestra los expedientes que se encuentran en estado PREINGRESO, y en negrita aquellos que nunca han sido visualizados. Ilustración 34 - Prearchivo Se puede ingresar un expediente en estado PREINGRESO y pasarlo a INGRESO mediante el icono Ingresar (habiendo previamente marcado los checks de los expedientes a pasar), o con el icono Ingresar ( ) de la columna de Acciones, tal y como se señala en la siguiente imagen: Ilustración 35 - Ingresar expedientes Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 44

45 Archivo: Muestra los expedientes en estado INGRESO, PENDIENTE DE ELIMINAR, PENDIENTE DE TRANSFERENCIA y ENVIADO. Pendiente Eliminación: Ilustración 36 Archivo Muestra los expedientes en estado PENDIENTE DE ELIMINAR. En esta bandeja pueden existir Expedientes pendientes de eliminación total o parcial. El icono Eliminar definitivamente realiza la funcionalidad de pasar el Expediente a estado ELIMINADO. Ilustración 37 Eliminación Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 45

46 Testigos: Cuando desde la Bandeja de Eliminación se pulsa el icono Guardar Muestra el Expediente pasa a estado TESTIGO, pasando inmediatamente a esta Bandeja, quedando de esta manera en modo de consulta de forma permanente en dicha bandeja. Ilustración 38 - Testigos Eliminados: Cuando desde la Bandeja de Eliminación se pulsa el icono Eliminar definitivamente el Expediente pasa a estado ELIMINADO, pasando inmediatamente a esta Bandeja. Cuando un Expediente ha sido eliminado definitivamente, eliminamos del disco de almacenamiento de red (NAS) el contenido del Expediente, incluidos sus documentos asociados. Sin embargo conservamos sus Metadatos propios en Base de datos, como referencia para futuras labores de rastreo del mismo. Ilustración 39 Eliminados Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 46

47 Transferidos: Cuando desde la Bandeja de Pendientes Transferencia se pulsa el icono Transferir definitivamente el Expediente pasa a estado TRANSFERIDO, pasando inmediatamente a esta Bandeja. Ilustración 18- Transferidos Pendientes de Transferencia y transferencia entre Archivos A pesar de tratarse de una opción inmersa en el Menú lateral de Gestión de Expedientes, se le va a dar un trato específico a esta funcionalidad, al tratarse de una operación de las incluidas en el flujo de estados de un Expediente mucho más compleja que el resto. Esta bandeja muestra los expedientes en estado PENDIENTE DE TRANSFERENCIA y ENVIADO. Únicamente podrán pasar al estado ENVIADO aquellos Expedientes que se encuentren dentro del flujo en estado PENDIENTE DE TRANSFERENCIA. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 47

48 Ilustración 40 Transferencia El icono Transferir realiza la misma funcionalidad que el icono de la flecha ( ) de la columna de Acciones, pasando el o los expedientes seleccionados al estado ENVIADO como se puede apreciar en la siguiente ilustración. Como se explica a continuación, este estado es diferente por completo al estado Transferido, ya que queda pendiente de aceptación del Expediente y consiguiente generación del Acta de transferencia, por parte del Archivo destino. Ilustración 41 - Expediente en estado Enviado' Con la operación anterior, lo que se consigue es el envío de un Expediente a un Archivo destino (Archivo Central 2 en el ejemplo), de manera que entrando en ese Archivo (Ilustración siguiente), podremos corroborar que la transferencia ha resultado satisfactoria. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 48

49 Ilustración 42 - Selección de un Archivo Como se puede apreciar en la siguiente imagen, el Expediente ha quedado grabado en el estado PREINGRESO, que como se ha explicado anteriormente es el primer estado del flujo de vida de un Expediente, en el destino seleccionado. Ilustración 43 - Expediente transferido con éxito Por otro lado, al realizarse el ingreso correcto del Expediente en el Archivo destino ( Aceptación del Expediente por su parte ), pasará a estado TRANSFERIDO en el Archivo origen. En ese mismo instante y de manera automática, el Archivo destino envía el Acta de transferencia al Archivo oriegen. Abrir expediente Mediante el icono Abrir ( ) expediente mostrado en la columna Acciones se visualizan todos los campos del expediente, y de sus documentos. Así mismo, se dispone de las opciones Exportar SIP Exportar AIP, Exportar ENI y Ver acta de Ingreso tal y como se muestra en la siguiente imagen: Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 49

50 Ilustración 44 - Abrir expediente Exportar SIP: Exporta un fichero.zip con el.xml del expediente y de sus documentos, tal y como fueron enviados en su origen a Archive. Ilustración 19-Exportar SIP Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 50

51 Exportar AIP: Exporta un fichero.zip con el.xml del expediente y de sus documentos, tal y como fueron enviados en su origen a Archive, completados con los Metadatos heredados de su Serie documental. Ilustración 20- Exportar AIP Exportar ENI: Exporta un fichero.zip con el.xml del expediente y de sus documentos, conservando únicamente sus Metadatos de tipo ENI. Ilustración 21 - Exportar ENI Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 51

52 Ver Acta de Ingreso: Nos da la posibilidad de Ver o Guardar el archivo PDF correspondiente al Acta de ingreso, que como se ha explicado con anterioridad, es el que genera automáticamente el Archivo destino, cuando acepta o ingresa un Expediente transferido desde un Archivo origen. Ilustración 22 - Ver acta de ingreso Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 52

53 Ilustración 23 - Contenido del PDF Acta de Ingreso Descargar copia CSV del Expediente: Muestra el.pdf con el acta de ingreso. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 53

54 Así mismo, para el caso de los documentos se dispone de las opciones de Descargar xml, Ver documento y Exportar a pdf, tal y como se muestra en la siguiente imagen: Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 54

55 Ilustración 45 - Abrir documentos del expediente Descargar XML: Exporta el fichero con el.xml del documento. Ver documento: Muestra en una pantalla los datos del documento. Exportar a PDF: Muestra un.pdf con los datos del documento. 4.4 Menú superior de Archive En la parte superior de la aplicación aparecen el nombre y los apellidos del usuario logado en la aplicación y el Archivo documental en el que nos encontramos. Posicionándonos por encima, aparece una capa con todos los Archivos documentales que el usuario puede manejar (según su Rol). Se puede seleccionar otro Archivo documental pulsando en él. Ilustración 46 Capa de archivos documentales del usuario Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 55

56 Pulsando en Mostrar todos aparecen todos los Archivos documentales, con los que el usuario puede trabajar según su Rol. Se puede seleccionar otro Archivo documental pulsando en él. Ilustración 47 - Archivos documentales del usuario Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 56

57 5 Generación de un paquete SIP Para poder importar expedientes y documentos desde esta aplicación, se hace necesaria la generación de un tipo de fichero denominado SIP, cuyo formato cumple con el esquema de metadatos válidos (e-emgde se adjunta en la documentación) para poder ser consumidos de manera correcta por Archive. A continuación, en los dos apartados siguientes, se especifica a modo de ayuda, cómo generar este tipo de ficheros a través de dos herramientas de generación: G-Inside y Archive. 5.1 G-Inside InSide es un sistema para la gestión de documentos y expedientes electrónicos que cumple los requisitos para que ambos puedan almacenarse y/o obtenerse según el ENI. Supone el paso previo al archivo definitivo de la documentación en un formato interoperable y duradero. Es la puesta a disposición de una batería de servicios Web para validar y generar documentos y expedientes en base al ENI, generación de documentos PDF de visualización del documento y expediente electrónicos. G-Inside no almacena nada, sólo se puede usar como modo de conversión a documentos y expedientes electrónicos para su almacenamiento en otro sistema. Permite el uso de los servicios para la validación sintáctica de los documentos y expedientes electrónicos. G-Inside se encuentra disponible en la siguiente URL: Necesitaremos un certificado digital válido instalado en el navegador. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 57

58 Dependiendo de la configuración de cada navegador tendremos que permitir ejecutar la máquina virtual de java. Deberemos seleccionar uno de los certificados instalados en el navegador Generación expediente ENI Campos a rellenar de carácter obligatorio: Identificador: debe cumplir con el formato ES_<órgano>_EXP_yyyy_<identificador>. Ejemplo: ES_L _2015_EXP_201 Órgano: órgano correspondiente al DIR3. Ejemplo L Ayuntamiento de Berlanas, Las Interesado: Cadena de caracteres, no debe cumplir ningún formato. Ejemplo F Clasificación: código SIA. Ejemplo Estado: valor cerrado. Archive solamente admitirá expedientes en estado cerrado. Fecha de Apertura: fecha de apertura del expediente: Debe cumplir el formato dd-mm-yyyy. Ejemplo: Pulsaremos en Generar XML ENI Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 58

59 Tendremos que añadir al índice del expediente los documentos asociados a este. Se adjunta en la documentación fichero para realizar pruebas. Ejemlo: seleccionamos el fichero ES_L _2015_EXP_201.xml Descargamos el Xml del ENI del expediente Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 59

60 Generación documento ENI Campos a rellenar de carácter obligatorio: Identificador: debe cumplir con el formato ES_<órgano>_DOC_yyyy_<identificador>. Ejemplo: ES_L _2015_DOC_201 Estado elaboración: elegir una opción del menú Órgano: órgano correspondiente al DIR3. Ejemplo L Ayuntamiento de Berlanas, Las Tipo Documental: seleccionar una opción. Origen: seleccionar una opción Fecha de captura: fecha de captura del documento: Debe cumplir el formato dd-mm-yyyy. Ejemplo: Contenido del documento: selección del documento a adjuntar. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 60

61 Pulsar botón Generar XML ENI, en caso de haber seleccionado firmar en cliente, deberemos seleccionar el tipo de certificado de la firma, y al pulsar el botón generar nos saltará una ventana donde tendremos que elegir el certificado (de los instalados en el navegador) para realizar la firma. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 61

62 Tendremos que descargar el documento ENI generado. IMPORTANTE: en el momento de redactar este Manual, se encuentra preparada para su implementación la conversión de documentos ENI a PDF/A con CSV, valiéndose la aplicación de los siguiente Servicios Web que nos presta EEUTIL Archive La propia aplicación de Archive nos ofrece esta funcionalidad generación de expedientes y documentos ENI. La URL para poder acceder a dicha funcionalidad, siempre que no te encuentres logado dentro de la aplicación Archive, es la siguiente: Si se está autenticado en la aplicación, se podrá realizar dicha operación desde este icono: Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 62

63 Expediente ENI En primer lugar deberemos seleccionar el archivo a donde queramos importar nuestro expediente. Ejemplo seleccionamos el archivo Archivo Generador SIP Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 63

64 Deberemos seleccionar nuestro expediente ENI. Se adjunta en la documentación fichero para realizar pruebas. Ejemlo: seleccionamos el fichero ES_L _2015_EXP_201.xml Al seleccionar el expediente se cargarán los metadatos Obligatorios, opcionales y condicionales no heredados para el archivo elegido, los metadatos del ENI se rellenan automáticamente del fichero de expediente. Es necesario rellenar los metadatos de carácter obligatorio Existen metadatos que deben cumplir una expresión regular. Ejemplo Metadato Expresión Regular Valor eemgde4.1 - Fechas - \d{4}-\d{2} T00:00:00 Fecha Inicio \d{2}t\d{2}:\d{2}:\d{2} Existen metadatos que deben ser unos valores específicos. Ejemplo Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 64

65 Metadato Posibles valores Valor ENI Estado E02 E02 Ejemplo: para el archivo Archivo Generador SIP solamente faltaría rellenar el metadato eemgde4.2 - Fechas - Fecha Fin con el valor T00:00:00. Se pueden rellenar los metadatos opcionales que se quieran importar. Documento ENI Tendremos que seleccionar los documentos ENI asociados a nuestro expediente. Se adjunta en la documentación fichero para realizar pruebas. Ejemplo: en nuestro caso seleccionaremos el documento ES_L _2015_DOC_201.xml Al seleccionar el documento se cargarán los metadatos Obligatorios, opcionales y condicionales no heredados para el archivo elegido, los metadatos del ENI se rellenan automáticamente del fichero de documento. Es necesario rellenar los metadatos de carácter obligatorio Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 65

66 Existen metadatos que deben cumplir una expresión regular. Ejemplo Metadato Expresión Regular Valor eemgde4.1 - Fechas - \d{4}-\d{2} T00:00:00 Fecha Inicio \d{2}t\d{2}:\d{2}:\d{2} Existen metadatos que deben ser unos valores específicos. Ejemplo Metadato Posibles valores Valor eemgde20 - EE01,EE02,EE03,EE04,EE99 EE01 EstadoElaboración Ejemplo: para el archivo Archivo Generador SIP solamente faltarían rellenar los metadatos eemgde Características Técnicas - Extensión fichero, eemgde Características Técnicas - Nombre Formato, con alguno de los valores de la lista. Descarga de SIP Una vez completados los metadatos si pulsamos el botón descargar SIP, realizan 2 acciones: Descargar de fichero: se permite la descarga de un fichero zip con los ficheros xml de expediente y de sus documentos adaptados para ser aceptados en Archive. Validación de datos: se realiza una validación de los datos introducidos simulando la importación del fichero descargado. Mostrando en pantalla el resultado de la validación. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 66

67 Con la opción descargar SIP no se añaden metadatos heredados a nivel de serie documental. Descarga de AIP Una vez completados los metadatos si pulsamos el botón descargar AIP, realizan 2 acciones: Descargar de fichero: se permite la descarga de un fichero zip con los ficheros xml de expediente y de sus documentos adaptados para ser aceptados en Archive. Validación de datos: se realiza una validación de los datos introducidos simulando la importación del fichero descargado. Mostrando en pantalla el resultado de la validación. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 67

68 Con la opción descargar AIP se añaden metadatos heredados a nivel de serie documental. La serie documental se asocia de manera automática en función de la clasificación del expediente. 5.3 Importación del fichero SIP Esta opción solamente está disponible si el usuario ha ingresado en el sistema. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 68

69 El archivo se seleccionará de forma automática de los datos de sesión. Al igual que para Descargar SIP o Descargar AIP tendremos que seleccionar el expediente y documentos ENI. En esta opción se realizará la importación del fichero SIP generado sobre el archivo de sesión. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 69

70 6 Nomenclatura técnica SIP Submission Information Package. AIP Archival Information Package. DIP Dissemination Information Package. SIA Servicio de Información Administrativa. ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad. e-emgde Esquema de metadatos para la gestión de documento electrónico. Metadatos Descripción estandarizada de las características de un conjunto de datos, representando Estos datos en el caso de Archive, Expedientes y Documentos. Serie documental Conjunto de documentos gestionados por un Centro de Archivo, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto. Niveles de la Serie documental Clasificación jerárquica de ordenación de Series documentales. OAIS - Open Archive Information System. CCSDS - Consultative Committee for Space Data Systems. Archive Servicio horizontal de archivo electrónico / 70