Pontificia Universidad Católica de Chile

Transcripción

1 Fondos a Rendir Fecha : Nº: Vigencia: Reemplaza: Aprueba: 05 de Oct. de de Oct. de 2002 Anterior Hernán Vidal A. I Propósito En general existen dos grandes grupos, personal con Fondo Fijo renovable y personal que en cada ocasión solicita un anticipo para rendirlo posteriormente, o bien recuperar un desembolso financiado por el mismo. El objeto de la presente instrucción es definir los procedimientos administrativos a seguir y las pautas sobre lo que es aceptable dentro de las políticas de la Universidad. II Alcance Todo el personal de la Universidad que tenga asignados fondos o realice gastos por cuenta de ellos. Estos fondos están destinados a financiar gastos menores y se entregan solamente a funcionarios de la Universidad. Podrá considerarse como situación especial al presidente del centro de alumnos, él que deberá asumir la responsabilidad de rendir los fondos entregados. En caso de no rendir será la responsabilidad final de la autoridad Académica o Administrativa que autorizó dicho fondo. III Ámbito de Aplicación Todas las unidades de la Universidad. IV Formulario a Usar Rendición Fondos a Rendir / Fondos Fijos Su uso es exclusivo para rendiciones de gastos generales incurridos a nivel nacional y no debe ser usado para otros propósitos. Su llenado es como sigue: El casillero número, ubicado en la parte superior derecha es de exclusivo uso del área de Servicio Financiero, allí se indica el correlativo asignado por el sistema para el control de las rendiciones. El casillero fecha, ubicado en la parte superior derecha indicará el día, mes y año en el cual se está efectuando la rendición.

2 En el detalle comprobante, se registrarán los números de las boletas, facturas u otro documento que respalde los gastos. Se indicará la fecha de dichos documentos y el concepto involucrado. Asociado a cada documento deberá indicarse el valor pagado para lo cual se ocupará la columna total pagado. Terminada la rendición se sumarán los valores individuales y se anotará dicha suma en la línea Totales. Se indicará a través de una X si la rendición corresponde a un Fondo por Rendir o a un Fondo Fijo. Se especificará como resumen el valor del Fondo asignado, el total gastado y el saldo. Por último en la línea de autorizaciones deberá venir el nombre y firma del responsable del fondo y el nombre y firma de la persona que autoriza la rendición. El formulario deberá extenderse en original y dos copias: El original más los respaldos se archivarán en el área de Información Financiera La primera copia se adjuntará al anticipo en caso de existir éste o bien se archivará junto al original. La segunda copia será respaldo para la Unidad respectiva. V. Procedimiento A. Fondos Fijos Renovables Caja Chica Existirán Fondos Fijos en las distintas Unidades de la Universidad para solventar gastos menores y evitar emitir cheques por valores pequeños. La autoridad Académica o Administrativa de la Unidad determina que personas son responsables para la autorización de gastos por concepto de Caja Chica. Los receptores del Fondo Fijo deberán llenar y firmar el formato adjunto, que mantendrá en custodia el área de Información Financiera.

3 Será responsabilidad de la autoridad Académica o Administrativa del área informar todo cambio que ocurra en relación a las personas receptoras de los Fondos. La Unidad solicitará fondos para la apertura de la Caja Chica a la Dirección de Finanzas. La Dirección de Finanzas a través de la Subdirección de Operaciones Financieras proporcionará los fondos requeridos para la constitución de la Caja Chica. Una vez creada la Caja Chica, la persona responsable corroborará toda vez que soliciten dinero, que el destino de los fondos solicitados no corresponda a aquellos gastos que no pueden ser cancelados por Caja Chica. La persona encargada del Fondo registrará en el Cuaderno de Caja Chica la siguiente información: Fecha Nombre de la persona que retira los fondos Motivo del gasto Monto entregado al solicitante Si está todo conforme la persona responsable de la Caja Chica entrega el dinero al solicitante, quien firma en el espacio indicado para tal efecto. Efectuado el gasto quien solicitó el dinero, rinde cuenta en base a boletas, facturas u otros documentos. En caso de que no exista comprobante, dado el tipo de gasto efectuado quien solicitó dinero, entrega un detalle del gasto efectuado y firma un Vale de Gasto junto con el responsable de la Caja Chica. La persona responsable de la Caja Chica verifica monto entregado al solicitante, el cual esta registrado en el cuaderno de Caja Chica. De acuerdo a la documentación sustentatoria, el responsable de la Caja determina el valor definitivo del gasto el que registra en la columna del Cuaderno de Caja Chica: Monto del Gasto. El encargado de la Caja Chica, en base a la comparación del Monto Entregado al solicitante y el gasto real efectuado, determina la diferencia a favor o en contra del solicitante, la cual la registra en la columna del Cuaderno: Diferencia a Favor o Diferencia en Contra de Caja Chica, según corresponda. Para efectos de chequeo, la comparación entre el monto asignado y la diferencia, deberá coincidir con el monto del Gasto. La persona responsable de la Caja Chica reembolsará al solicitante la diferencia a su favor o reintegrará a la Caja la diferencia a favor de ésta.

4 Cuando la persona a cargo de la Caja Chica ve disminuido el monto de su caja a los niveles estipulados para su reposición, procede a efectuar una rendición de Caja Chica. El responsable del Fondo emite la rendición de Caja Chica, adjuntando el respaldo de los gastos incurridos (boletas, facturas u otros documentos pegados en una hoja) y envía al área de Servicios Financieros con una Orden de Pago, por el mismo valor total de la rendición. Servicios Financieros procede a ingresar al sistema la rendición El área de Información Financiera verifica que concuerde la información contenida en la rendición con los documentos que sustentan el gasto. Aclara diferencias con la Unidad. Si está todo conforme, se da visto bueno a la Orden de Pago y se envía documentación a la Subdirección de Operaciones Financieras para que se curse el cheque respectivo. B. Fondos a Rendir Estos fondos están destinados a financiar gastos originados en las distintas Unidades de la Universidad. Puede originarse a través de un anticipo él que no puede exceder los límites establecidos y el que posteriormente debe ser rendido. O bien puede corresponder a una recuperación de un desembolso efectuado por el solicitante. La autoridad Académica o Administrativa del área es responsable por la petición o renovación de los fondos. No se podrán efectuarse reposiciones de gastos si no se cuenta con un Fondo a Rendir previamente autorizado. El tope máximo de los Fondos por Rendir es de UF 100 PROCEDIMIENTO GENERAL Todo gasto debe ser aprobado previo cualquier pago, si es necesario se requerirá un anticipo para gastos, para tramitar el pago según políticas al respecto de la Universidad. Una vez obtenidos los fondos y realizados los gastos, se procederá a emitir la rendición, la que debe ser hecha en un plazo no superior a 30 días desde la emisión del fondo.

5 Sin perjuicio de lo anterior, antes del 31 de diciembre, todos los fondos deberán ser rendidos. Las siguientes son algunas de las normas básicas que deben tenerse presente al hacer la rendición y/o al solicitar el anticipo: 1. El trámite normal de pago de la Universidad en ningún caso es inferior a dos días hábiles. 2. Debe requerirse preferentemente factura a nombre de la Universidad por todo desembolso o en su defecto boleta.( Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT , Dirección Avenida Libertador Bernardo O higgins N º 340.). 3. En caso de extravío de comprobantes, se deberá contactar al área de Información Financiera para obtener instrucciones precisas, en todo caso la rendición deberá hacerse señalando tal condición. 4. El informe debe ser hecho a máquina o con lápiz pasta, en ningún caso debe ser hecho con lápiz grafito. 5. Por ningún motivo deben enmendarse documentos. 6. No podrán cancelarse por Caja Chica o Fondos por Rendir los siguientes gastos: Remuneraciones. Anticipos. Horas Extraordinarias. Cualquier trabajo remunerado (carpintería, pintura, gasfitería, etc.) al personal de planta de la Universidad. Compra de artículos inventariables Reembolso de gastos de bencina Reparaciones de vehículos. Importaciones. Combustible Otros similares 7. Los fondos se deberán rendir siempre cuando: - Se lleve gastado un 50% del Fondo Fijo asignado - Al cierre de cada mes - Al salir de vacaciones - Cuando una persona deba ausentarse por un período determinado - Traslado de la persona a otra Unidad Cada vez que el Fondo Fijo se devuelva por vacaciones, cambio del empleado, etc., se deberá practicar un arqueo de caja con presencia de Auditoría Interna. 8. A una autoridad Académica o Administrativa del área le corresponde solicitar a la Dirección de Finanzas la petición o renovación de fondos si el monto excede de UF 25. En caso contrario (montos menores o iguales a UF 25), la solicitud deberá efectuarse directamente al área de Servicios Financieros. 9. El vale de gastos es justificado para cancelar desembolsos cuyo monto sea inferior a $ y por concepto de pago de movilización y otros similares que no puedan estar respaldados por Factura o Boleta. Esto

6 debe ser debidamente detallado y declarado en lo posible en el día de ocurrido el gasto o de lo contrario el día siguiente; en ningún caso deberán acumularse cobros. Todo gasto que supere la cantidad antes mencionada deberá estar respaldada por Factura o Boleta. VI Ruteo del Formulario La rendición debe ser preparada por el funcionario siguiendo los procedimientos detallados, adjuntando todos los comprobantes que sean sustento de los gastos. Si hubiese saldo a favor de la Universidad, se deberá hacer el ingreso en caja y adjuntar el comprobante de la devolución. La rendición se entregará al Supervisor inmediato para su aprobación y luego será enviada a la unidad de Servicio Financiero para su ingreso al sistema. Servicio Financiero recibirá las rendiciones y colocará timbre de recepción indicando el día y mes. Servicio Financiero entregará al área de Información Financiera para su revisión en un plazo no superior a dos días desde la recepción de la información la respectiva rendición. Información Financiera revisará las imputaciones, los respaldos y las fechas y procederá a aprobar las rendiciones en el sistema. Información Financiera en caso de existir algún error devolverá la rendición a Servicio Financiero o a la Unidad respectiva

7 VII Formatos para Recepción de Fondos Fijos y Otros 1.- Fondo Fijo de caja Chica Santiago, Señor Director de Finanzas Presente Estimado señor: La presente tiene por objeto confirmar a Ud. que tengo en mi poder, en dinero efectivo, la suma de $..( valor en palabras), que se me ha entregado como fondo fijo de caja chica para pagar comprobantes debidamente aprobados según instrucciones vigentes. Dejo constancia de que este fondo fijo de caja chica es de propiedad de la Universidad, que soy depositario del mismo, y que es mi obligación mantenerlo a disposición de la Universidad, en dinero efectivo, para ser presentado contra simple requerimiento de la Dirección, no siéndome permitido disponer de este dinero para ninguna otra finalidad que no sea el estricto pago de comprobantes de caja chica debidamente aprobados. Declaro conocer que la infracción de las disposiciones arriba detalladas constituye falta grave de mis obligaciones laborales. Atentamente.. Firma.. Nombre del firmante