Universidad Autónoma de San Luis Potosí. Metodología para la determinación de los Momentos Contables de los Ingresos

Transcripción

1 Universidad Autónoma de San Luis Potosí Metodología para la determinación de los Momentos Contables de los Ingresos San Luis Potosí, S.L.P., Octubre de 2012

2 Directorio Arq. Manuel Fermín Villar Rubio Rector de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí MBA. Ma. del Carmen Sonia Hernández Luna Secretaria de Finanzas M.C. Luz María Nieto Caraveo Secretaria Académica M.A. Magdalena Miranda Herrera Secretaria Administrativa Colaboraron en la formulación de este manual y del sistema: C.P. Juan Felipe Urbina Díaz de León Jefe del Departamento de Contabilidad C.P.C. Y M.I. José Juan Huerta Díaz Jefe del Departamento de Presupuestos Ing. Alma Delia Acosta Rodríguez Jefa del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos C.P. Ma. Del Socorro González Aranda Jefa del Departamento de Nómina C.P. Juan Cardozo Pérez Jefe del Departamento de Planeación Financiera 2

3 El presente documento describe los momentos contables de los ingresos conforme a las transacciones que realiza la UASLP con la finalidad de que la información contable mantenga una congruencia con la información presupuestal. 1. MARCO JURÍDICO 2. MOMENTOS CONTABLES DEL INGRESO 2.1 Momentos Contables del Ingreso y su definición. 2.2 Tipos de Ingreso de la UASLP. 2.3 Definición de conceptos de ingreso. 2.4 Descripción de los momentos contables por tipo de ingreso de la UASLP. 2.5 Clasificador por rubro de ingreso y cuentas presupuestales de ingreso de la UASLP. 2.6 Ejemplos de los Asientos contables. 3. DISPOSICIONES GENERALES 3.1 Ventas a unidades o subunidades organizacionales 4. OTRAS DISPOSICIONES 5. ANEXOS 3

4 1.- MARCO JURÍDICO. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 3 fracción VII (autonomía universitaria). Constitución Política del estado de San Luis Potosí. Artículo 11 (autonomía universitaria). Decreto 106 expedido por la XXVII Legislatura del Congreso Constitucional del Estado de San Luis Potosí. Decreto 53 de la XXXIX Legislatura al Congreso del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí. (Ley Orgánica del artículo 100 de la Constitución Política del Estado de San Luis Potosí, actualmente artículo 11). Estatuto Orgánico de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí. Acuerdos universitarios. 4

5 2.1. MOMENTOS CONTABLES DEL INGRESO Y SU DEFINICIÓN. Estimado Modificado Devengado o realizado Recaudado Es el ingreso aprobado por el H. Consejo Directivo Universitario. Son las cantidades que se aumentan o disminuyen con base a las modificaciones al presupuesto y que son autorizadas por el H. Consejo Directivo Universitario y /o la Comisión de Hacienda al final del ejercicio y/o dentro de los 2 meses siguientes al cierre del ejercicio El ingreso se realiza cuando existe jurídicamente el derecho de cobro de los bienes y servicios que se prestan en el ente. En el caso de subsidios conforme al convenio establecido. El ingreso recaudado es el momento contable que refleja el cobro en efectivo o cualquier otro medio de pago de la venta de bienes y servicios, además de participaciones, aportaciones, recursos convenidos, y otros ingresos incluyendo los donativos por parte de la UASLP 5

6 2.2 TIPOS DE INGRESOS U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e S a n L u i s P o t o s í Subsidios. Federales. Estatales. Ordinarios. Extraordinarios. Ordinarios. Extraordinarios. Municipales. Ordinario. Extraordinarios Ingresos. Propios. Por servicios académicos y educacionales. Prestación de servicios profesionales a terceros. Productos financieros. Enajenación de bienes. Otros ingresos. Donativos. 6

7 2.3 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS DE INGRESO. SUBSIDIOS.- Son las aportaciones que hacen la Federación, Estado o Municipios a la Universidad Autónoma de San Luis Potosí, pueden ser de carácter ordinario o extraordinario. SUBSIDIO ORDINARIO.- Son los recursos que aporta la Federación y el Gobierno del Estado de San Luis Potosí derivados del convenio SEP, en el que se conceden recursos para gasto de operación en los rubros señalados en el citado convenio. En su caso se incluyen las ampliaciones o modificaciones al convenio mencionado. SUBSIDIOS EXTRAORDINARIOS.- Corresponden a ingresos adicionales al convenio SEP- FEDERACIÓN- ESTADO, incluye todos los convenios que los gobiernos Federal, Estatal o Municipal celebran con la UASLP, dichos recursos pueden ser para un fin específico que se establece en los propios convenios. INGRESOS PROPIOS.- Son los ingresos que genera la UASLP, derivado de las diferentes actividades que realiza. DONATIVOS.- Son los ingresos que percibe la UASLP por entes públicos, privados e independientes, por los cuales se extienden un recibo específico por tal fin. 7

8 2.3 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS DE INGRESO. PROPIOS POR SERVICIOS ACADÉMICOS Y EDUCACIONALES.- Son los ingresos que percibe la UASLP por concepto de los diversos servicios de educación que se relacionan con las actividades que presta la institución. PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES A TERCEROS.- Son los ingresos que percibe la UASLP por concepto de los diversos servicios generales que se relacionan con las actividades que presta la institución. 8

9 2.3 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS DE INGRESO. INGRESOS PROPIOS DE PRODUCTOS FINANCIEROS.- Corresponden a ingresos que se obtienen por rendimientos de las inversiones y excedentes financieros, específicamente corresponden a los intereses bancarios generados a favor. INGRESOS PROPIOS POR ENAJENACIÓN DE BIENES.- Son ingresos que se obtienen de manera ocasional por la enajenación de bienes muebles e inmuebles que son propiedad de la Universidad. INGRESOS PROPIOS DE OTROS INGRESOS.- Se consideran otros ingresos todas las percepciones económicas que, sin tener una reglamentación establecida y definida, proporcionen beneficios económicos a la UASLP y que no quede comprendido en los conceptos anteriores. 9

10 2.4 DESCRIPCIÓN DE LOS MOMENTOS CONTABLES POR TIPO DE INGRESO DE LA UASLP. En general los momentos contables del ingreso se deberán controlar en un sistema de ingresos o bien adaptar el sistema integral financiero para poder registrar los movimientos contables correspondientes. INGRESO ESTIMADO. Es un dato presupuestal, cuyo ingreso estimado se obtiene del presupuesto de Ingresos, aprobado por el H. Consejo Directivo Universitario conjuntamente con el presupuesto de egresos. INGRESO MODIFICADO. Cuando el H. Consejo Directivo Universitario aprueba variaciones en el ingreso estimado por diversas causas de situaciones económicas en el entorno se le llama ingreso modificado y/o el estimado por la H. Comisión de Hacienda de la UASLP para tal fin. 10

11 2.4 DESCRIPCIÓN DE LOS MOMENTOS CONTABLES POR TIPO DE INGRESO DE LA UASLP. INGRESO DEVENGADO O REALIZADO Considerando que el ingreso devengado se realiza cuando existe jurídicamente el derecho de cobro de los bienes y servicios que presta la UASLP dependiendo del tipo de ingreso se considerará devengado conforme a lo siguiente: Ingresos por Subsidios: Estos ingresos se consideraran devengados en las fechas y por los montos que se establece en los convenios respectivos. En el caso específico del convenio SEP, se considerará devengado conforme al anexo del convenio correspondiente. Ingresos Propios por Servicios Académicos y Educacionales.- Estos ingresos se consideran devengados en el momento del cobro efectivo, que debe coincidir con la fecha en la que se elaboran las facturas correspondientes. No obstante que existieran pagos parciales se considerará el ingreso como devengado en el momento de percepción efectiva del recurso. De esta forma existirá el registro simultáneo entre lo devengado y lo recaudado. En inscripciones se considera devengado en el momento que el alumno queda inscrito en el periodo de que se trate. En el caso de posgrados se considera devengado hasta el primer pago que tenga el alumno. Ingresos por la Prestación de Servicios Profesionales a Terceros.- Los ingresos que corresponden a este concepto se devengan en el momento de la prestación del servicio o en el momento que de derecho a cobrar los importes del servicio que se presta conforme a los contratos celebrados con terceros. En el caso de los servicios que se prestan al público en general se devengan en el momento del cobro que debe coincidir con el momento de la prestación del servicio. 11

12 2.4 DESCRIPCIÓN DE LOS MOMENTOS CONTABLES POR TIPO DE INGRESO DE LA UASLP. INGRESO DEVENGADO. Ingresos por productos financieros.- Corresponden a los rendimientos que se generan en las inversiones de bancos, conforme al manejo financiero de los fondos disponibles de la entidad, se consideran devengados en el momento que la institución bancaria o financiera deposita los recursos en la cuenta de la UNIVERSIDAD. Ingresos propios por enajenación de bienes.- Son ingresos que se obtienen por la venta de equipo de transporte, mobiliario así como equipos diversos, propiedad de la Universidad, se considera devengado en el momento que la UNIVERSIDAD recibe la cantidad correspondiente. Otros ingresos.- Los demás ingresos se consideran devengados en el momento de obtención de los recurso y al momento en que se reciban las cantidades correspondientes, o cuando se dé un supuesto de ingreso virtual, dependiendo de la partida de que se trate. Donativos.- Se considerarán devengados en el momento de percepción del ingreso o emisión de la factura correspondiente. 12

13 2.4 DESCRIPCIÓN DE LOS MOMENTOS CONTABLES POR TIPO DE INGRESO DE LA UASLP. INGRESO RECAUDADO. Los ingresos recaudados se consideran como tales en el momento de la percepción del ingreso, que en la mayoría de los casos deberá corresponder la fecha de obtención de los ingresos con la fecha de depósito en las cuentas bancarias de la UASLP. A mayor detalle se describe cuando se considera recaudado cada uno de los rubros de ingresos que tiene la UNIVERSIDAD. Ingresos por Subsidios.- Se consideran recaudados en el momento que se reciben los recursos en las cuentas bancarias de la UASLP hasta el importe efectivamente recibido por este concepto. Ingresos Propios por Servicios Académicos y Educacionales.- Se consideran recaudados en el momento de percepción del ingreso correspondiente, generalmente los depósitos se efectuarán el día siguiente a la fecha en que fueron recaudados. Ingresos por la Prestación de Servicios Profesionales a Terceros.- Los ingresos por servicios profesionales a terceros se consideran recaudados cuando se recibe el efectivo o cheque correspondiente por los servicios prestados. 13

14 2.4 DESCRIPCIÓN DE LOS MOMENTOS CONTABLES POR TIPO DE INGRESO DE LA UASLP. INGRESO RECAUDADO. Productos Financieros.- Se considerarán los ingresos abonados por el banco por los rendimientos financieros. Ingresos propios por enajenación de bienes.- Se considera recaudado cuando se recibe el ingreso correspondiente y es el mismo momento que el ingreso devengado. Otros ingresos.- El importe recaudado corresponde al mismo momento del devengado, incluso cuando son ingresos virtuales que permiten no hacer una erogación y como consecuencia del ahorro en la erogación se refleja como un ingreso virtual. Donativos.- Se considera recaudado cuando se percibe el ingreso correspondiente y es el mismo momento que el ingreso devengado. 14

15 2.5 CLASIFICADOR POR RUBRO DE INGRESO Y CUENTAS PRESUPUESTALES DE INGRESO DE LA UASLP. Clasificador por rubro de ingreso: Los ingresos de la UASLP quedan incluidos en los siguientes rubros y tipos de ingreso. Ingresos propios. Los ingresos que genera la UASLP por los servicios de las funciones sustantivas y las funciones asociadas a dicho fin se clasifican en el Rubro 7 Ingresos por Venta de bienes y servicios. En ese rubro se incluyen los recursos propios que provienen de la actividad de producción y/o comercialización de los ingresos de las actividades propias. El tipo de ingreso que le corresponden es el 71 denominado Ingresos por venta de bienes y servicios de organismos descentralizados. En este tipo de ingresos quedan comprendidos los ingresos por servicios prestados por las actividades sustantivas, así como los ingresos adicionales por venta de bienes y servicios en actividades de extensión universitaria, o de entidades auxiliares de la UASLP. También se incluyen los ingresos llamados Productos que se identifican con el Rubro 5; son los Productos de Tipo Corriente con el Rubro 51, Productos de Capital con el Rubro 52 y Productos no Comprendidos en el presupuesto de Ingresos causadas en ejercicios fiscales anteriores pendientes de liquidación o pago con el Rubro 59. Subsidios y Convenios. Los ingresos por subsidios están comprendidos en el rubro 9 Subsidios y Otras Ayudas. Los ingresos adicionales que otorga el gobierno federal se clasifican en el Rubro 8 Participaciones y Aportaciones. El tipo de ingreso para los subsidios es el 93 denominado Subsidios. Los ingresos derivados de convenios por fondos específicos se incluyen en el tipo de ingresos número 83 Convenios. Donativos. Los ingresos por donativo se clasifican en el rubro 94 denominado Donativo. Ingresos percibidos por entes independientes, sin una obligación específica de su destino. 15

16 2.6 LAS CUENTAS CONTABLES QUE SE UTILIZAN PARA LOS MOMENTOS CONTABLES DE INGRESO SON LAS SIGUIENTES: 1. Por la autorización del presupuesto anual Ingresos Aprobados Ingresos por Ejecutar. Se carga por los ingresos aprobados por el H. Consejo Directivo Universitario. Se abona por los ingresos aprobados por el H. Consejo Directivo Universitario. 2. Por la modificación al presupuesto anual, esta aprobación puede ser derivada de una modificación del presupuesto de ingresos aprobada por el H. Consejo Directivo Universitario o por la Comisión de Hacienda Ingresos por Modificar Ingresos por Ejecutar. Se carga por los ingresos modificados por el H. Consejo Directivo Universitario o por la Comisión de Hacienda. Se abona por los ingresos adicionales aprobados por el H. Consejo Directivo Universitario o por la Comisión de Hacienda. 16

17 3. Ingresos devengados. (Cuando se tiene el derecho real de cobro) Ingresos por Ejecutar. Se carga por los ingresos devengados traspasados a la cuenta Ingresos Devengados. Se abona por los ingresos devengados traspasados a la cuenta conforme a la fecha del derecho real de cobro. 4. Ingreso Recaudado. Se carga por los ingresos cobrados traspasados a la cuenta Ingresos Devengados Ingreso Recaudado. Se abona por los ingresos cobrados traspasados en la fecha de cobro. 17

18 3. DISPOSICIONES GENERALES U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e S a n L u i s P o t o s í 3.1 Ventas a unidades o subunidades organizaciones Tratándose de ventas a unidades o subunidades organizacionales de la misma UASLP, se realizarán conforme a las normas de facturación u órdenes de compra dictadas por Secretaría Académica más IVA, en lo que respecta al inciso 2.4 descripción de los momentos contables por tipo de ingreso de la UASLP, en el caso de los Ingresos por Actividades Auxiliares. 18

19 4. OTRAS DISPOSICIONES U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e S a n L u i s P o t o s í L I N E A M I E N T O S P A R A L A E L A B O R A C I Ó N D E L P R E S U P U E S T O Únicamente se describen los momentos presupuestales relativos en las cuentas y conceptos que actualmente se están utilizando. Además, queda autorizada la Secretaría de Finanzas para incorporar los conceptos de pago utilizando la metodología que más se asemeje a los conceptos pagados y mencionados en el punto 2 de momentos contables del ingreso. 19

20 L I N E A M I E N T O S P A R A L A E L A B O R A C I Ó N D E L P R E S U P U E S T O 5. ANEXOS Criterios de registro generales para el tratamiento de los momentos contables de los ingresos devengado y recaudado. INGRESOS DEVENGADO RECAUDADO Ingresos por Subsidios Se considerarán devengados en las fechas y por los montos que se establece en los convenios respectivos. En el caso específico del convenio SEP, se considerará devengado conforme al anexo del convenio correspondiente. En el momento que se reciben los recursos en las cuentas bancarias de la UASLP hasta el importe efectivamente recibido por este concepto. Ingresos Propios por Servicios Académicos y Educacionales En el momento del cobro efectivo, que debe coincidir con la fecha en la que se elaboran los recibos correspondientes. No obstante que existieran pagos parciales se considerará el ingreso como devengado en el momento de percepción efectiva del recurso. De esta forma existirá el registro simultáneo entre lo devengado y lo recaudado. Ingresos por la Prestación de Servicios Profesionales a Terceros En el momento de la prestación del servicio o en el momento que de derecho a cobrar los importes del servicio que se presta conforme a los contratos o convenios celebrados con terceros. En el caso de los servicios que se prestan al público en general se devengan en el momento del cobro que debe coincidir con el momento que se formularon los movimientos presupuestales en la fecha en que sea reportado el ingreso por las unidades o subunidades organizacionales 20 Cuando se recibe el recurso correspondiente por los servicios prestados. Los servicios que se prestan al público en general coincide la fecha de recaudado con la fecha del devengado.

21 L I N E A M I E N T O S P A R A L A E L A B O R A C I Ó N D E L P R E S U P U E S T O correspondientes, de la prestación del servicio. Ingresos por productos financieros Ingresos propios por enajenación de bienes Se consideran devengados en el momento que la institución bancaria o financiera deposita los recursos en la cuenta de la UASLP. Se considera devengado y recaudado cuando se percibe el ingreso o se emite la factura correspondiente. Se considerarán los ingresos abonados por el banco por los rendimientos financieros, el momento de la recaudación, es simultáneo al devengado. Otros ingresos Donativos Se consideran devengados y recaudados en el momento de obtención de los recurso y al momento en que se reciban las cantidades correspondientes, o cuando se dé un supuesto de ingreso virtual, en el caso del importe recaudado que permiten no hacer una erogación y como consecuencia del ahorro en la erogación, dependiendo de la partida de que se trate. Se considera devengado y recaudado cuando se percibe el ingreso o se emite la factura correspondiente. 21