Metodología para la determinación de los momentos contables de los egresos.

Transcripción

1 Universidad Autónoma de San Luis Potosí Metodología para la determinación de los momentos contables de los egresos. San Luis Potosí, S.L.P., Enero

2 Directorio Arq. Manuel Fermín Villar Rubio Rector de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí MBA. Ma. del Carmen Sonia Hernández Luna Secretaria de Finanzas M.C. Luz María Nieto Caraveo Secretaria Académica M.A. Magdalena Miranda Herrera Secretaria Administrativa Colaboraron en la formulación de este manual y del sistema: C.P. Juan Felipe Urbina Díaz de León Jefe del Departamento de Contabilidad C.P.C. Y M.I. José Juan Huerta Díaz Jefe del Departamento de Presupuestos Ing. Alma Delia Acosta Rodríguez Jefa del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos C.P. Ma. Del Socorro González Aranda Jefa del Departamento de Nómina C.P. Juan Cardozo Pérez Jefe del Departamento de Planeación Financiera 2

3 Contenido U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e S a n L u i s P o t o s í Metodología para la determinación de los momentos contables de los egresos El presente documento describe los momentos contables de los egresos conforme a las transacciones que realiza la UASLP con la finalidad de que la información contable mantenga una congruencia con la información presupuestal. 1. MARCO JURÍDICO 5 2. MOMENTOS CONTABLES DEL EGRESO Momentos Contables del egreso y su definición. 2.2 Tipos de Egresos de la UASLP. 2.3 Descripción de los momentos contables por tipo de egreso de la UASLP. a) Remuneraciones al personal. b) Adquisición de bienes y servicios. c) Viáticos y otros gastos 3. EJEMPLOS DE ASIENTOS CONTABLES DE LOS MOMENTOS CONTABLES Presupuesto autorizado. 3.2 Presupuesto modificado. 3.3 Contabilización de las erogaciones por nómina conforme a los momentos contables del egreso tratándose de remuneraciones al personal. a) Presupuesto comprometido b) Presupuesto devengado c) Presupuesto ejercido d) Presupuesto pagado 3.4 Contabilización de las erogaciones relativas a adquisiciones de bienes y servicios aplicando el reglamento correspondiente conforme a los momentos contables del egreso. a) Presupuesto comprometido b) Presupuesto devengado 3

4 c) Presupuesto ejercido d) Presupuesto pagado 3.5 Movimientos presupuestales derivado de reembolsos de viáticos y otros gastos de comprobación de gastos como reembolsos de caja. 4. DISPOSICIONES GENERALES Pago de nómina 4.2 Licitaciones públicas 4.3 Anticipos a) De gastos de viaje b) De gastos por comprobar de cualquier naturaleza c) A proveedores 5. OTRAS DISPOSICIONES ANEXOS

5 1.- MARCO JURÍDICO. Constitución Política De Los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 3 Fracción VII (Autonomía Universitaria). Constitución Política Del Estado De San Luis Potosí. Artículo 11 (Autonomía Universitaria). Decreto 106 expedido por la XXVII Legislatura del Congreso Constitucional del Estado De San Luis Potosí. Decreto 53 de la XXXIX Legislatura al Congreso del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí. (Ley Orgánica del Articulo 100 de la Constitución Política del Estado De San Luis Potosí, actualmente Artículo 11). Estatuto Orgánico de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí. H. Consejo Directivo Universitario 5

6 2. MOMENTOS CONTABLES DEL EGRESO. 6

7 2.1 MOMENTOS CONTABLES DEL EGRESO Y SU DEFINICIÓN. Presupuesto autorizado.- Es el que refleja las asignaciones presupuestarias anuales comprometidas en el presupuesto de egresos, autorizado por el H. Consejo Directivo Universitario Presupuesto modificado.- Es el momento contable que refleja la asignación presupuestaria que resulta de incorporar, en su caso, las adecuaciones presupuestarias al presupuesto aprobado. Presupuesto comprometido.- Es el momento contable que refleja la aprobación por parte de la dependencia o Secretaría Administrativa, de un acto administrativo, u otro instrumento jurídico que formaliza una relación jurídica con terceros para la adquisición de bienes y servicios. Presupuesto devengado.- Es el momento contable que refleja el reconocimiento de una obligación de pago a favor de terceros por la recepción de conformidad de bienes y servicios oportunamente contratados. Presupuesto ejercido.- Es el momento contable que refleja la emisión de una cuenta por pagar a favor de un tercero, al gestionar el pago con la documentación comprobatoria de haber entregado los bienes o servicios. Presupuesto pagado.- Es el momento contable que refleja la cancelación total o parcial de las obligaciones de pago, que se concreta mediante el desembolso de efectivo o cualquier otro medio de pago. Presupuesto por ejercer.- No representa momento o movimiento contable, es un reporte que nos indica desde el punto de vista presupuestal los recursos que puede gastar la dependencia de la UASLP de que se trate. Presupuesto calendarizado.- No representa un momento o movimiento contable, únicamente se establece para control, considerando los montos disponibles por cada dependencia en cada uno de los meses del año, sirve para hacer una planeación financiera durante el año de calendario que se está presupuestado. Presupuesto disponible.- No representa momento contable, es un reporte que se utiliza de consulta para monitorear el gasto que se puede hacer en lo que faltan del año a partir del presupuesto por ejercer y el ejercido. 7

8 2.2 TIPOS DE EGRESOS DE LA UASLP. Remuneraciones al personal Adquisiciones de bienes Contratación de servicios Ordenes de compras Viáticos y otros gastos 8

9 Remuneraciones fijas Personal de tiempo completo y medios tiempos Licenciatura Honorarios asimilables. Sueldos Remuneraciones al personal Personal de horas clase fijas de conformidad con los programas académicos Posgrados Diplomados y educación continua. Honorarios asimilables Compensaciones Honorarios asimilables Sueldos Compensaciones Remuneraciones temporales Pagos a personal de carácter eventual para cubrir vacantes temporales como consecuencias de ausencias de trabajadores permanentes. Pagos a becarios Extensión universitaria Sueldos Compensaciones Honorarios asimilables Pagos para cubrir trabajos especiales por periodos de tiempo determinados por trabajos especiales. 9

10 Adjudicaciones directas Comparación de ofertas Tipos de compras y contrataciones Invitación restringida Licitación pública Viáticos y otros gastos 10

11 2.3 a) MOMENTOS CONTABLES DE LOS TIPOS DE EGRESOS REMUNERACIONES AL PERSONAL. Remuneraciones al personal.- Son las percepciones ordinarias, extraordinaria, en numerario o en especie que el personal universitario recibe por la prestación de servicios a la institución, con excepción de los apoyos y gastos sujetos a comprobación que sean propios del desarrollo del trabajo y los gastos de viaje en actividades oficiales. Se incluyen también las remuneraciones relativas a contratos de prestación de servicios profesionales bajo la modalidad de honorarios asimilables a salarios. Remuneraciones fijas o de carácter permanente.- Son las percepciones ordinarias, extraordinaria, en numerario o en especie que el personal universitario recibe por la prestación de servicios a la institución, con excepción de los apoyos y gastos sujetos a comprobación que sean propios del desarrollo del trabajo y los gastos de viaje en actividades oficiales. Se incluyen también las remuneraciones relativas a contratos de prestación de servicios profesionales bajo la modalidad de honorarios asimilables a salarios, y cuya relación laboral se desprende de un contrato o nombramiento permanente. Remuneraciones temporales.- Son las percepciones ordinarias, extraordinaria, en numerario o en especie que el personal universitario recibe por la prestación de servicios a la institución, con excepción de los apoyos y gastos sujetos a comprobación que sean propios del desarrollo del trabajo y los gastos de viaje en actividades oficiales. Se incluyen también las remuneraciones relativas a contratos de prestación de servicios profesionales bajo la modalidad de honorarios asimilables a salarios. Cuyo contrato se desprende de una relación temporal. Este renglón incluye los pagos de becarios y pagos a personal adicional para cubrir incapacidades de puestos permanentes, permisos y licencias temporales 11

12 2.3 a) MOMENTOS PRESUPUESTALES DE LAS REMUNERACIONES AL PERSONAL. Presupuesto autorizado u original. Se refiere al presupuesto aprobado por el H. Consejo Directivo Universitario en el presupuesto anual en los rubros relativos a remuneraciones al personal. Presupuesto modificado. Se refiere a la parte que se haya aumentado o disminuido del presupuesto original autorizado por el H. Consejo Directivo Universitario, relativo a los rubros de remuneraciones, o bien las modificaciones autorizadas y aprobadas por la Comisión de Hacienda; las modificaciones se proponen en el sistema y son autorizadas o ratificadas por la autoridad en fecha posterior. Presupuesto comprometido. El presupuesto comprometido de remuneraciones, es todo el presupuesto de remuneraciones permanentes y/o fijas que tiene la UASLP en el POA (Programa Operativo Anual) correspondiente al año de que se trate. Al iniciar el año debe formularse la póliza del presupuesto comprometido por concepto de remuneraciones. Se incluye como presupuesto comprometido, la totalidad de los sueldos y prestaciones anuales estimados que derivan de contratos colectivos o contratos individuales de trabajo. Presupuesto devengado. Se considera como presupuesto devengado al momento en que el personal presta el servicio, se debe devengar el recurso por el transcurso del tiempo, al momento de elaborar las nóminas o la orden de pago correspondiente se consideran devengadas las remuneraciones correspondientes. Presupuesto ejercido. Se considera ejercido cuando ya está lista la nómina y se programa el pago, los sueldos y salarios quedan únicamente pendientes de pago, por lo tanto los recursos devengados, se turnan para su pago y en función a la disponibilidad de recursos se realizará el pago correspondiente. Presupuesto pagado. Es el acto mediante el cual se realiza el pago efectivo de la remuneración que se reconoció como devengada, este movimiento presupuestal es cuando se dispone de los recursos para su pago. 12

13 2.3. b) MOMENTOS PRESUPUESTALES DE LAS ADQUISICIONES, BIENES O SERVICIOS CONFORME AL REGLAMENTO DE ADQUISICIONES. Presupuesto autorizado u original. Se refiere al presupuesto aprobado por el H. Consejo Directivo Universitario, relativo a otros bienes y servicios distintos de las remuneraciones al personal. Representa los recursos presupuestales disponibles para adquirir bienes y servicios de la UASLP. Presupuesto modificado. Se refiere a la parte que se haya aumentado o disminuido del presupuesto original autorizado por el H. Consejo Directivo Universitario, o bien las modificaciones autorizadas y aprobadas por la Comisión de Hacienda Presupuesto calendarizado. Es un dato específico no genera movimiento contable, se basa en reportes y representa el detalle de la forma en que se ejercerá el presupuesto en cada uno de los meses del ejercicio, está en función de las necesidades de cada unidad o subunidad organizacional. Presupuesto comprometido. Tratándose de adquisiciones el presupuesto comprometido se da en cualquiera de los siguientes supuestos: A) Adjudicaciones directas: Se compromete el recurso al momento que queda autorizada la orden de compra por la subunidad que está solicitando o realizando la compra correspondiente. B) Comparación de ofertas: Se compromete el recurso en el momento en que se hace la orden de compra correspondiente. C) Invitación restringida: Se compromete el recurso en el momento de hacer y autorizar la orden de compra correspondiente al proveedor elegido. D) Licitación pública (El presupuesto se compromete en el momento de iniciar el proceso de licitación pública, el monto a comprometer es el techo presupuestal que se tiene para adquirir los bienes o servicios objetos de licitación. Al adjudicar el contrato correspondiente, se complementa o se disminuye la afectación presupuestal con los montos definitivos de los contratos. 13

14 2.3. b) MOMENTOS PRESUPUESTALES DE LAS ADQUISICIONES, BIENES O SERVICIOS CONFORME AL REGLAMENTO DE ADQUISICIONES. Presupuesto devengado. Es el presupuesto que se utiliza cuando se reciben las mercancías o servicios conforme a las órdenes de compra previamente liberadas a los proveedores. En este momento representa una obligación de pago a los proveedores de bienes o servicios. Este presupuesto se traspasará en los siguientes momentos: A) Adjudicaciones directas. En el momento que el administrador o persona responsable de realizar la compra, marca como recibidas las mercancías en el sistema de órdenes de compra que se lleva para tal efecto. B) Comparación de ofertas. En el momento que secretaría administrativa ó el usuario responsable marca como recibidas de conformidad las mercancías. C) Invitación restringida. Se considera devengado el recurso en el momento de recibir las mercancías de conformidad, se formularán los traspasos presupuestales en el momento en que la persona autorizada o el usuario responsable marca como recibidas las mercancías en el sistema de órdenes de compra que se lleva para tal efecto. En caso de recibir mercancías de manera parcial, se efectuará el traspaso del valor de las mercancías recibidas de manera satisfactoria. D) Licitación pública. El presupuesto se considera devengado en el momento de recibir los bienes o servicios adquiridos mediante este proceso, el valor es el consignado en la orden de compra o el valor consignado en el contrato correspondiente. 14

15 2.3. b) MOMENTOS PRESUPUESTALES DE LAS ADQUISICIONES, BIENES O SERVICIOS CONFORME AL REGLAMENTO DE ADQUISICIONES. Presupuesto ejercido. Es el presupuesto que se utiliza cuando se programa el pago de las mercancías o servicios recibidos, el presupuesto únicamente permanece en esta etapa, durante el periodo de tiempo, en que las facturas que amparan los bienes o servicios se programaron para pago hasta que efectivamente es pagado el bien o servicio de que se trate. En todas las diferentes formas de adquisiciones, la adjudicación directa, comparación de ofertas, invitación restringida y licitación pública se considera ejercido el presupuesto en el momento en que se programe el pago correspondiente y hasta la fecha real de pago. En muchas ocasiones, dependiendo del control interno, el momento contable del egreso devengado y ejercido es el mismo. En la mayoría de la situaciones el momento contable de ejercido se puede usar el mismo que el devengado. 15

16 2.3. b) MOMENTOS PRESUPUESTALES DE LAS ADQUISICIONES, BIENES O SERVICIOS CONFORME AL REGLAMENTO DE ADQUISICIONES. Presupuesto pagado. Es el pago que se hace al proveedor del bien o servicio, representa el momento en que ya se pagó el cheque o se realizó la transferencia bancaria correspondiente a los bienes o servicios adquiridos. En todos los casos, se considera presupuesto pagado, cuando efectivamente se le entrega el cheque o se realiza la transferencia bancaria al proveedor de bienes y servicios, es requisito indispensable que ya se hubiera recibido las mercancías para proceder al pago correspondiente. 16

17 2.3. c) VIÁTICOS Y OTROS GASTOS Los viáticos y otros gastos pasan por los siguientes momentos contables a partir de su contabilización. Pasa de presupuesto por ejercer hasta presupuesto pagado conforme a lo siguiente: Presupuesto comprometido.- Al momento de hacer la solicitud de reembolso. Presupuesto devengado.- Al momento de recibir la documentación comprobatoria correspondiente. Presupuesto ejercido.- Al momento de autorizar la documentación comprobatoria correspondiente. Presupuesto pagado.- Al momento que se cubre la cantidad a reembolsar dándole salida al cheque De esta forma cuando se registra el gastos contable de los gastos que se pagan como reembolsos, se registrarán en todos los momentos contables presupuestales, desde el presupuesto por ejercer hasta el pagado, por lo que en sistemas se generaran los diferentes traspasos en las cuentas presupuestales de manera automática. Presupuestalmente se tendrían que hacer los siguientes ajustes: Ajuste 1 Cargo presupuesto comprometido Ajuste 2 Cargo presupuesto devengado Ajuste 3 Cargo presupuesto ejercido Ajuste 4 Cargo presupuesto pagado Abono presupuesto por ejercer. Abono presupuesto comprometido. Abono presupuesto devengado Abono presupuesto ejercido 17

18 3. CONSIDERANDO LOS DIFERENTES MOMENTOS CONTABLES POR TIPO DE TRANSACCIÓN, SE TIENEN QUE HACER LOS SIGUIENTES ASIENTOS CONTABLES: 3.1 Presupuesto autorizado. Con base al presupuesto de egresos inicial: Las cuentas presupuestales se registran considerando los conceptos del clasificador por objeto del gasto. A partir de la autorización del presupuesto, se inicia la contabilización conforme a lo establecido por la normativa. A partir del primero de enero del año de que se trate se iniciará con el saldo inicial del presupuesto, que previamente autorizó el H. Consejo Directivo Universitario, los asientos contables que deberán de hacerse son los siguientes: 18

19 Se cargará el presupuesto por ejercer cuentas con abono a las cuentas de presupuesto de egresos aprobado, cuentas PRESUPUESTO DE EGRESOS APROBADO PRESUPUESTO DE EGRESOS POR EJERCER. Se carga para hacer el cierre presupuestal al final del año de que se trate. Se abona por todo el monto del presupuesto de egresos autorizado por el H. Consejo Directivo Universitario, abriendo las subcuentas correspondientes conforme a cada código del clasificador por objeto del gasto. Se carga por todos el monto del presupuesto de egresos autorizado por el H. Consejo Directivo Universitario, abriendo las subcuentas correspondientes conforme a cada código del clasificador por objeto del gasto. Se abona por el importe de los recursos comprometidos, en las adquisiciones conforme al reglamento de adquisiciones o conforme al ejercicio del gasto de remuneraciones al personal. Todo el presupuesto de egresos se tiene que contabilizar en cuentas presupuestales el día primero de enero del año de que se trate conforme a las subcuentas de gastos establecidas en el catálogo de clasificación de cuentas por objeto del gasto. 19

20 3.2 PRESUPUESTO MODIFICADO. REQUIERE AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO QUE CORRESPONDA CONFORME AL ENTE DE QUE SE TRATE. Para formular el asiento contable, correspondiente al presupuesto modificado, debe cumplirse con el requisito de que el H. Consejo Directivo Universitario, haya aprobado una modificación al presupuesto inicialmente aprobado para el ejercicio de que se trate. Los asientos presupuestales conforme a ese momento contable serán los siguientes: PRESUPUESTO DE EGRESOS POR EJERCER PRESUPUESTO DE EGRESOS MODIFICADO. Se carga por el importe de la ampliación presupuestal. Se carga en rojo por el importe de las reducciones presupuestales aprobadas por el H. Consejo Directivo Universitario. Se carga por el importe de las reducciones presupuestales aprobadas por el H. Consejo Directivo Universitario. Se abona por el importe de la ampliación presupuestal. 20

21 3.3 CONTABILIZACIÓN DE LAS EROGACIONES POR NÓMINA CONFORME A LOS MOMENTOS CONTABLES DEL EGRESO TRATÁNDOSE DE REMUNERACIONES AL PERSONAL. 3.3 a) Presupuesto comprometido. Derivado de remuneraciones y prestaciones al personal: El presupuesto inicial de erogaciones relacionadas con las remuneraciones al personal, queda incluido en el presupuesto de egresos aprobado por el H. Consejo Directivo Universitario, debidamente separado conforme al clasificador por objeto del gasto. Al inicio del año se hace una póliza, considerando el monto de los sueldos y prestaciones por obligaciones contractuales, comprometiendo la totalidad de los recursos destinados a sueldos que deriven de los contratos de trabajadores, y demás prestaciones y acuerdos relativos a tiempo indeterminado. Los asientos contables se muestran a continuación: PRESUPUESTO DE EGRESOS POR EJERCER PRESUPUESTO DEGRESOS COMPROMETIDO. Se abona por la suma de los importes totales estimados de las percepciones ordinarias, extraordinarias, en numerario o en especie que recibe el personal por la prestación de servicios, ya sea de carácter permanente o temporal; con excepción de los apoyos y gastos sujetos a comprobación que sean propios de desarrollo del trabajo y los gastos de viaje en actividades oficiales. Se abona por la suma de las remuneraciones relativas a contratos de prestación de servicios profesionales bajo la modalidad de honorarios asimilables a salarios y cuya relación laboral se desprende de un contrato o nombramiento permanente o temporal. Las remuneraciones temporales incluyen el pago a becarios y pagos a personal adicional para cubrir incapacidades de puestos permanentes, permisos y licencias temporales. Se carga por la suma de los importes totales estimados de las percepciones ordinarias, extraordinarias, en numerario o en especie que recibe el personal por la prestación de servicios, ya sea de carácter permanente o temporal; con excepción de los apoyos y gastos sujetos a comprobación que sean propios de desarrollo del trabajo y los gastos de viaje en actividades oficiales. Se carga por la suma de las remuneraciones relativas a contratos de prestación de servicios profesionales bajo la modalidad de honorarios asimilables a salarios y cuya relación laboral se desprende de un contrato o nombramiento permanente o temporal. 21

22 3.3 b) Presupuesto devengado. Remuneraciones al personal: Tratándose de las remuneraciones al personal se considera devengado, conforme al transcurso del tiempo y al hacer cada nómina, considerando como tiempo transcurrido los periodos establecidos por el departamento de recursos humanos y/o nómina para el pago de cada tipo de nómina, se calcularán las provisiones de las prestaciones y las remuneraciones a que tiene derecho el personal formulando los asientos contables conforme al momento presupuestal correspondiente PRESUPUESTO DE EGRESOS COMPROMETIDO PRESUPUESTO DE EGRESOS DEVENGADO Se abona al momento en que el personal presta el servicio, se devenga el recurso por el transcurso del tiempo, cuando se elaboran las nóminas o la orden de pago correspondiente También se abona por el importe de las nóminas del personal que se paga con los recursos propios o contingentes. Se carga al momento en que el personal presta el servicio, se devenga el recurso por el transcurso del tiempo, cuando se elaboran las nóminas o la orden de pago correspondiente También se abona por el importe de las nóminas del personal que se paga con los recursos propios o contingentes, una vez que las clases ya fueron impartidas o los servicios fueron prestados. 22

23 3.3 c) Presupuesto ejercido. Remuneraciones al personal: Por lo que respecta al ejercicio de las remuneraciones al personal, coincide lo devengado con lo ejercido, tratándose de sueldos, salarios y demás prestaciones que corresponden a los trabajadores que se pagan en forma quincenal. Por lo que respecta a algunas prestaciones, no se consideran ejercidas hasta el momento de programar el pago correspondiente, Asiento contable: PRESUPUESTO DE EGRESOS DEVENGADO PRESUPUESTO DE EGRESOS EJERCIDO Se abona cuando ya está la lista de nómina y se programa el pago. Se abona por el importe de las remuneraciones al personal, cuya fecha de pago no es con cada nómina, la fecha del abono será en el momento que se determine y calcule en nómina o de otra forma la cantidad a pagar. Se carga cuando ya está la lista de nómina y se programa el pago. Se carga por el importe de las remuneraciones al personal, cuya fecha de pago no es con cada nómina, la fecha del abono será en el momento que se determine y calcule en nómina o de otra forma la cantidad a pagar en fecha previa a la fijada para pago. 23

24 3.3 d) Presupuesto pagado. Remuneraciones al personal: Se considera presupuesto pagado.- el momento contable en el que se pagan, mediante cheque o se hace la dispersión a las cuentas individuales de los trabajadores, los sueldos o prestaciones que les corresponden PRESUPUESTO DE EGRESOS EJERCIDO PRESUPUESTO DE EGRESOS PAGADO Se abona por el importe de los sueldos y prestaciones efectivamente pagados, conforme a las fechas establecidas. Se carga por el importe de los sueldos y prestaciones efectivamente pagados, conforme a las fechas establecidas, debe coincidir con la fecha de entrega del cheque o en la fecha que se dispersen los recursos en las cuentas bancarias de los trabajadores. 24

25 3.4 Contabilización de las erogaciones relativas a adquisiciones de bienes y servicios aplicando el reglamento correspondiente conforme a los momentos contables del egreso. 3.4 a) Presupuesto comprometido. Por las adquisiciones realizadas conforme al reglamento de la UASLP: En las adjudicaciones directas.- El presupuesto se considera comprometido en el momento en que se expide la orden de compra correspondiente, ya que es cuando se da el acto administrativo que conlleva a la adquisición correspondiente. Comparación de ofertas e invitación restringida.- En estas formas de adquisición se considera como presupuesto comprometido, en el momento en que se inicia la adquisición de bienes y servicios en el departamento de compras o personal responsable considerando el precio estimado de los bienes a adquirir, es decir al momento que se reciben las cotizaciones para hacer la comparación de ofertas. Licitación pública.- Se considera como presupuesto comprometido, en el momento que se inicia el procedimiento de la licitación pública, considerando como valor el techo presupuestal que se tiene para la adquisición, al emitir la orden de compra correspondiente se ajusta el valor comprometido, aumentando el monto comprometido o disminuyéndolo según sea el caso, conforme al valor de la orden de compra emitida al proveedor que se le adjudicó la licitación. En los cuatro casos de adquisiciones, es recomendable que se comprometa el presupuesto al momento de iniciar la compra, ajustándose la cantidad contabilizada como comprometida, al momento de la emisión de la orden de compra. 25

26 En todos los casos el asiento contable presupuestal que se hace es el siguiente: PRESUPUESTO DE EGRESOS POR EJERCER PRESUPUESTO DE EGRESOS COMPROMETIDO. Se abona por la suma de los importes estimados de órdenes de compra emitidas en los términos del reglamento de adquisiciones de la UASLP. Se abonan en rojo las cancelaciones de las órdenes de compra emitidas. Se abona en rojo las correcciones en los montos de las órdenes de compra. Se abona en rojo por el importe de la diferencia entre el monto abonado al iniciar la licitación y el monto de la orden de compra emitida cuando el valor de la orden de compra sea inferior. Se carga por los importes estimados de órdenes de compra y por la diferencia entre la estimación registrada, como comprometida en base al techo financiero al iniciar el procedimiento de compra, y el monto de la orden de compra emitida, cuando esta última sea mayor. Se carga en rojo por el importe de las cancelaciones de las órdenes de compra emitidas. Se carga en rojo el importe de las correcciones en los montos de las órdenes de compra emitidas previamente. Se carga en rojo por el importe de la diferencia entre el monto abonado al iniciar la licitación y el monto de la orden de compra emitida cuando el valor de la orden de compra sea inferior. 26

27 3.4 b) Presupuesto devengado. Por las adquisiciones realizadas conforme al reglamento de la UASLP: En todos los casos de adquisiciones de bienes o servicios, el presupuesto devengado se considerará el momento de recepción del servicio o al recibir los bienes. En el sistema se captura la fecha de recepción de las mercancías o servicios, y una vez marcado en el mismo la recepción, se formulará el siguiente asiento contable en las cuentas presupuestales: PRESUPUESTO DE EGRESOS COMPROMETIDO PRESUPUESTO DE EGRESOS DEVENGADO Se abona por los servicios y mercancías recibidos considerando el valor establecido en la orden de compra correspondiente. Se cargan por los servicios y mercancías recibidos considerando el valor establecido en la orden de compra correspondiente. Se carga en rojo por el importe de las devoluciones efectuadas al proveedor. 27

28 3.4 c) Presupuesto ejercido por las adquisiciones realizadas conforme al reglamento de la UASLP: Se considera presupuesto ejercido, en el momento que se expide el contra recibo correspondiente, independientemente de la forma en que se haya asignado la adjudicación o la orden de compra correspondiente. Presupuesto ejercido es el momento en que se solicite el cheque o trasferencia relativo a las adquisiciones de que se trate. Los asientos en las cuentas de orden se anotan a continuación: PRESUPUESTO DE EGRESOS DEVENGADO PRESUPUESTO DE EGRESOS EJERCIDO Se abona por el importe de los contrarecibos recibidos para programar los pagos correspondientes. Se carga por el importe de los contrarecibos emitidos y las órdenes de pago por registrar. 28

29 3.4. d) Presupuesto pagado por las adquisiciones realizadas conforme al reglamento de la UASLP: Este momento contable se incluye cuando efectivamente se han liberado los pagos correspondientes, es cuando se entrega el cheque o se hace la transferencia bancaria para hacer el pago respectivo PRESUPUESTO DE EGRESOS EJERCIDO PRESUPUESTO DE EGRESOS PAGADO Se abona por el importe de los pagos efectuados a los proveedores que hayan contado con una orden de compra debidamente firmada y autorizada. Se carga por el importe de los pagos efectuados a los proveedores que hayan contado con una orden de compra debidamente firmada y autorizada, en general por todos los pagos efectuados a los proveedores de bienes y servicios, ya sea mediante la orden de compra o la orden de pago. 29

30 3.5 Movimientos presupuestales derivado de viáticos y otros gastos tanto de comprobación de gastos como de reembolsos de caja. Tratándose de erogaciones por viáticos y otros gastos, los asientos contables presupuestales, se deben hacer de manera simultánea, en las diferentes etapas del presupuesto, de tal manera que, cuando se reciban y se paguen los reembolsos se formularán los asientos contables presupuestales que a continuación se indican: PRESUPUESTO DE EGRESOS POR EJERCER PRESUPUESTO DE EGRESOS COMPROMETIDO PRESUPUESTO DE EGRESOS DEVENGADO Se abona por el importe de la solicitud de los gastos a reembolsar. Se carga por el importe de la solicitud de los gastos a reembolsar. Se abona por el importe de los gastos a reembolsar cuando se tiene la documentación correspondiente. Se carga por el importe de los gastos a reembolsar cuando se tiene la documentación correspondiente. Se abona por el importe de los gastos a reembolsar cuando se autoriza la documentación comprobatoria. 30

31 8.2.6 PRESUPUESTO DE EGRESOS EJERCIDO PRESUPUESTO DE EGRESOS PAGADO Se carga por el importe de los gastos a reembolsar cuando se autoriza la documentación comprobatoria. Se abona por el importe de los gastos a reembolsar cuando se autoriza el cheque. Se carga por el importe de los gastos reembolsados cuando se realiza el cobro de cheque. 31

32 4.- DISPOSICIONES GENERALES 4.1 Pago de nómina Temporalmente los momentos presupuestales que se registren conforme a lo señalado en el punto 2.3 inciso a) (momentos contables de los tipos de egresos remuneraciones al personal). y 3.3, (contabilización de las erogaciones por nómina conforme a los momentos contables del egreso tratándose de remuneraciones al personal) se estará en lo siguiente: En el pago de nóminas se aplicarán los momentos presupuestales de comprometido, devengado y ejercido. Esto aplica a los trabajadores de carácter permanente así como para los temporales. 4.2 Licitaciones públicas Temporalmente al momento en que se inicie el proceso de licitación los recursos se comprometerán cuando se expida la orden de compra correspondiente, en lugar de lo que se menciona en el apartado 2.3 inciso b) (momentos presupuestales de las adquisiciones, bienes o servicios conforme al reglamento de adquisiciones.) respecto de licitaciones públicas. 4.3 Anticipos a) De gastos de viaje, al momento de recepción de la documentación correspondiente se deben comprometer los recursos y en el momento de la autorización de dichos documentos en el proceso de comprobación se hacen los movimientos contables de devengado, ejercido y pagado correspondientes. b) De gastos por comprobar de cualquier naturaleza, en el momento de dar el anticipo se tienen que comprometer los recursos y en el momento de la entrega de los documentos que comprueben el gasto se harán los movimientos contables de devengado, ejercido y pagado correspondientes. c) A proveedores, al momento de hacer entrega del anticipo se comprometerán los recursos, y al momento de la comprobación se realizan los movimientos contables de devengado, ejercido y pagado correspondientes. 32

33 5.- OTRAS DISPOSICIONES Únicamente se describen los momentos presupuestales relativos en las cuentas y conceptos que actualmente se están utilizando. Además, queda autorizada la Secretaría de Finanzas para incorporar los conceptos de pago utilizando la metodología que más se asemeje a los conceptos pagados y mencionados en el punto momentos contables del egreso y que sean sancionados por la H,. Comisión de Hacienda. 33

34 6. ANEXOS Criterios de registro generales para el tratamiento de los momentos contables de los egresos comprometido y devengado TIPO COMPROMETIDO DEVENGADO Remuneraciones al personal Son las percepciones ordinarias, extraordinaria, en numerario o en especie que el personal yun9versatrio recibe por la prestación de servicios a la universidad, con excepción de los apoyos y gastos sujetos a comprobación que sean propios del desarrollo del trabajo y los gastos de viaje en actividades oficiales. Se incluyen también las remuneraciones relativas a contratos de prestación de servicios profesionales bajo la modalidad de honorarios asimilables a salarios. En el momento en que el personal presta los servicios; se debe devengar el recurso por el transcurso del tiempo, al momento de elaborar las nóminas o la orden de pago correspondiente se consideran devengadas las remuneraciones correspondientes. Adquisiciones, bienes o servicios En el caso de adjudicaciones directas se compromete el recurso al momento de que queda autorizada la orden de compra por la subunidad que está solicitando o realizando la compra correspondiente. En la invitación restringida se compromete el recurso en el momento de hacer y autorizar la orden de compra correspondiente al proveedor elegido. Y en lo que respecta a la licitación pública se compromete en el momento de iniciar el proceso de licitación pública, el monto a comprometer es el techo presupuestal que se tiene para adquirir los bienes o servicios objetos de licitación. Se considerará el momento de recepción del servicio o de los bienes. 34

35 Comisiones financieras U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e S a n L u i s P o t o s í En el momento en el que se conoce su aplicación por parte de las instituciones financieras. Reembolsos Al momento de reponer el gasto correspondiente Gastos de viaje y viáticos Al formalizarse mediante la entrega de documentación comprobatoria. En la fecha de la autorización de la documentación comprobatoria presentada por el servidor público. Anticipo de Gastos por comprobar Inmuebles Obra pública y servicios relacionados con las mismas Recursos por aportaciones Apoyos y donativos Se considerará al momento de entregar el anticipo Al formalizarse el contrato de promesa de compra venta o su equivalente. Al formalizarse el contrato por autoridad competente. Al inicio del ejercicio, por el monto total de las aportaciones previstas en el Presupuesto de Egresos o cuando se conoce. A la firma del convenio de donación o acuerdo de autoridad competente por el cual se dispone la asignación de recursos, o cuando se acuerdan los apoyos con los alumnos, maestros o sindicatos. Tratándose de donativos en el momento del acuerdo de voluntades para la donación o en caso de convenio en el momento de la firma o cuando exista el acuerdo de autoridad competente por el que se hace la asignación del recurso. En la fecha de entrega del comprobante. Cuando se traslade la propiedad del bien. En la fecha de aceptación de las estimaciones de avance de obra (contrato de obra a precios unitarios), o en la fecha de recepción de conformidad de la obra (contrato a precio alzado). De conformidad con los calendarios de pago y cumplimiento de las reglas de operación. En el momento en que se hace exigible el pago de conformidad con el convenio o acuerdo firmado o a la fecha en que se autoriza el pago por haber cumplido los requisitos en término de las disposiciones aplicables. 35