Unidad 9. Gestión de tesorería

Transcripción

1 Unidad 9. Gestión de tesorería 0. ÍNDICE. 1. INTRODUCCIÓN. 2. CONCEPTO DE TESORERÍA Y DE FLUJOS DE CAJA La tesorería Los flujos de caja. 3. LA GESTIÓN DE TESORERÍA La gestión de caja La gestión de las cuentas bancarias. 4. EL PRESUPUESTO DE TESORERÍA ACTIVIDADES FINALES. 198

2 1. INTRODUCCIÓN. En el desarrollo de su actividad económica, la empresa realiza operaciones de distinta naturaleza que generan una corriente de cobros y de pagos. Éstos, pueden efectuarse en metálico, con cheques, mediante domiciliaciones bancarias, transferencias bancarias, tarjetas de crédito o de débito, etc. (si los cobros o pagos se realizan al contado o de forma anticipada), o a través de letras de cambio, pagarés, recibos, etc. (en el caso de cobros o pagos con aplazamiento). En cualquier caso, es muy importante realizar un adecuado seguimiento y previsión de los cobros y de los pagos, con el objeto de detectar con la suficiente antelación, situaciones de déficit o superávit de tesorería. 2. CONCEPTO DE TESORERÍA Y DE FLUJOS DE CAJA La tesorería. La tesorería representa el conjunto de dinero del que la empresa puede disponer inmediatamente: el dinero de la caja y el depositado en el banco, que sea de libre e inmediata disposición por parte de la empresa. La tesorería de una empresa se puede estudiar desde dos perspectivas diferentes: a) Estáticamente: el estudio se centra en la cantidad de tesorería en un momento concreto del tiempo. Se calcula sumando los saldos de las cuentas de tesorería (caja y bancos) b) Dinámicamente: el análisis se centra en la variación de la tesorería durante un período determinado de tiempo 2.2. Los flujos de caja. Asociado a esta visión dinámica de la tesorería, se encuentra el concepto de flujo de tesorería o flujo de caja, que se puede definir como el resultado de comparar el conjunto de cobros y de pagos que se producen en un período de tiempo determinado. Los flujos de caja pueden proceder de: a) Operaciones ordinarias: se trata de los cobros y de los pagos realizados por la empresa en el ejercicio de su actividad principal y de ciertas actividades complementarias a la misma, y que se caracterizan por su periodicidad. 199

3 b) Operaciones de financiación: se trata de los cobros y de los pagos, que se producen como consecuencia de un aumento o de una disminución de los recursos financieros de la empresa, propios o ajenos, a largo o a corto plazo, siempre que tales recursos no se encuentren vinculados con las operaciones ordinarias. c) Operaciones de inversión: se trata de las entradas y de las salidas de dinero que se producen en una empresa, como consecuencia de las operaciones que ésta realiza en relación con su activo no corriente, o en relación con otras inversiones a corto plazo. 3. LA GESTIÓN DE TESORERÍA La gestión de tesorería es el conjunto de actuaciones que la empresa lleva a cabo, para organizar sus cobros y pagos de tal modo, que siempre pueda hacer frente a sus obligaciones, y rentabilice al máximo sus excedentes. Para ello, la empresa intentará mantener un saldo óptimo de tesorería, que responderá a los siguientes motivos: a) Motivo de transacción: para hacer frente al pago de las operaciones que constituyan su actividad. b) Motivo precaución: pues la empresa debe mantener un nivel de tesorería superior al necesitado para las transacciones, con objeto de hacer frente a eventuales problemas de liquidez motivados por imprevistos. c) Motivo especulación: para aprovechar ciertas inversiones que pueden surgir, no propias de su actividad principal, pero con elevada rentabilidad. En cualquier caso, una buena gestión de tesorería exige un minucioso análisis de la misma, desde un punto de vista estático y dinámico. Dentro de la gestión de tesorería, podemos diferenciar la gestión de caja y la gestión de las cuentas bancarias La gestión de caja. En la gestión de caja, es muy importante la llevanza de un libro registro voluntario, donde se anoten diariamente todas las entradas y salidas de dinero en efectivo, así 200

4 como los cheques entregados por deudores de la empresa, que permanezcan provisionalmente en la caja hasta su ingreso en las cuentas bancarias. Las anotaciones que se efectúen en el libro registro de caja, se trasladarán al libro Diario, y posteriormente al libro Mayor. Un modelo de libro registro de caja podría ser el siguiente: Fecha Conceptooperación LIBRO REGISTRO DE CAJA Cobros Pagos Saldo Una eficiente gestión de caja implica, entre otras cosas: a) Designar a un responsable de las operaciones de caja, y a un sustituto del mismo, debiendo anotar éstos las operaciones de forma diligente. b) Prever, con tiempo suficiente, los pagos y los cobros en efectivo que se van a efectuar cada día. c) Procurar que todos los cobros y pagos se encuentren justificados documentalmente a través de recibos. d) Efectuar diariamente, al término de la jornada, un recuento y un arqueo de caja. El recuento de caja consiste en inventariar el dinero existente en la caja física, contando los billetes, monedas y cheques, y obteniendo la suma total. Por su parte, el arqueo de caja consiste en comprobar que la suma total que arroja el recuento, coincide con el saldo del libro registro de caja y con el saldo resultante de los justificantes de cobros y pagos. Las equivocaciones al cobrar o al pagar, los errores en la redacción de los recibos o del libro registro de caja y los extravíos u omisiones de los propios recibos, son algunas de las causas que pueden provocar que no se produzca tal coincidencia. En el caso de no poder subsanar los errores, hay que realizar una anotación en el libro registro de caja que corrija la diferencia de saldos. 201

5 Ejemplo 1. Efectuar el recuento de caja y el arqueo de caja del día 5 de mayo de una tienda de muebles, a partir de los siguientes datos. Cheques, monedas y billetes al final del día: Cheque recibido (de Julián Hernández Navarro por n/f 23/xx): billetes de billetes de billetes de billetes de billetes de monedas de 2 60 monedas de 1 LIBRO REGISTRO DE CAJA Fecha Concepto-operación Cobros Pagos Saldo Saldo anterior Cheque recibido J.H.N. n/f 23/xx Pago Seur s/f 2554/xx Cheque recibido A.L.B. n/f 25/xx Ingreso de cheque A.L.B. en c/c Pago a SERA S.A. s/f 45/xx Cobro n/f 24/xx Todos los cobros y pagos registrados en el libro de caja, se encuentran justificados documentalmente. Al efectuar el recuendo de caja (5.350 euros), observamos que nos faltan 50 euros, pues el saldo del libro registro de caja es de euros. Dado que las anotaciones efectuadas en el libro registro de caja se encuentran justificadas documentalmente, parece evidente que se ha producido un error en el cobro o en el pago de alguna de las facturas. Deberemos efectuar una anotación en el libro de caja para adecuar su saldo a la situación real de la tesorería: LIBRO REGISTRO DE CAJA Fecha Concepto-operación Cobros Pagos Saldo. Cobro n/f 24/xx Ajuste

6 3.2. La gestión de las cuentas bancarias. Las empresas suelen depositar parte de su dinero en entidades bancarias. De ese dinero, solamente tiene la consideración de tesorería, el que se encuentra materializado en cuentas corrientes y en cuentas de ahorro, ya que éstas se caracterizan por su disponibilidad inmediata. Es práctica habitual en las empresas, llevar un libro registro voluntario por cada cuenta bancaria, donde se irán anotando los distintos movimientos (domiciliaciones, transferencias, cheques, etc.) que se refieran a la misma. Un modelo de libro registro de cuenta bancaria podría ser el siguiente: Entidad bancaria: Domicilio: Tipo de cuenta: Número cuenta contable: Código Cuenta Cliente (CCC): Fecha Conceptooperación Entradas (Debe) Salidas (Haber) Saldo La gestión de las cuentas corrientes (que son las más utilizadas por las empresas) requiere, entre otras cosas: a) Cumplir las recomendaciones de las entidades bancarias, a la hora de usar los cheques. b) Comprobar que todos los cheques emitidos se reflejan en la hoja de control del talonario e inmediatamente se anotan en el libro de bancos. 203

7 c) Registrar en el libro de bancos, por medio de los extractos bancarios, cualquier otra operación hecha a través de cuenta corriente: domiciliaciones, transferencias, letras, etc. d) Archivar los extractos bancarios por orden cronológico. e) Efectuar conciliaciones bancarias periódicas. f) Prever, con la suficiente antelación, los posibles descubiertos que se puedan producir en la cuenta corriente, para tomar las medidas necesarias. Conciliar una cuenta bancaria consiste en comprobar que los movimientos y los saldos anotados en el libro de bancos, coinciden con los que aparecen en los extractos que, periódicamente envían las entidades bancarias. Cuando haya diferencias, habrá que buscar sus causas. Aquéllas se pueden deber a: a) cheques emitidos por la empresa y anotados en el libro correspondiente, pero que aún no han sido cobrados; b) transferencias o domiciliaciones, no anotadas en el libro de bancos, al no tener la empresa constancia de las mismas; etc. Ejemplo 2. Anotar en el libro registro de bancos, los siguientes movimientos en la cuenta corriente de la empresa RARA S.A. 01-abr Saldo anterior 2.000,00 14-abr Abono en c/c 4.000,00 18-abr Recibo domiciliado seguro 4/xx 3.600,00 02-may Transferencia pago factura 44/xx 1.300,00 05-may Cheque a compensar, factura 2/xx 6.000,00 14-may Compra de valores 3.000,00 15-jun Descuento de efectos ,00 15-jun Gastos de negociación 130,00 29-jun Efectos devueltos 6.000,00 21-jun Dividendo a cobrar valores 150,00 21-jun Retención dividendo 28,50 26-jun Reintegro, cheque nº ,00 Consultado el saldo de la cuenta corriente a través de internet, éste refleja un importe de ,50. A qué crees que obedece esta diferencia?. 204

8 Ejemplo 2. (continuación) Entidad bancaria: CAJAVID Domicilio: C/ ANCHA 33 Tipo de cuenta: Corriente Número cuenta contable: Código Cuenta Cliente (CCC):xxxxx Fecha Concepto-operación Entradas (Debe) Salidas (Haber) Saldo 01-abr Saldo anterior 2.000,00 14-abr Abono en c/c 4.000, ,00 18-abr Recibo domiciliado seguro 4/xx 3.600, ,00 02-may Transferencia a n/favor 1.300, ,00 05-may Cheque a compensar, factura 2/xx 6.000, ,00 14-may Compra de valores 3.000, ,00 15-jun Descuento de efectos , ,00 15-jun Gastos de negociación 130, ,00 29-jun Efectos devueltos ,00 21-jun Dividendo a cobrar valores ,00 21-jun Retención dividendo 28, ,50 26-jun Reintegro, cheque nº , ,50 La diferencia (1.420,00 ) entre el saldo que arroja el libro registro de la cuenta corriente (16.671,50 ) y el saldo real de la misma (18.901,50 ) se debe a la última anotación. Es decir, hemos registrado en el libro como cobrado un cheque de 1.420, cuando en realidad, el tomador del mismo todavía no lo ha hecho efectivo. 4. EL PRESUPUESTO DE TESORERÍA El libro de caja y el libro de bancos permiten efectuar un seguimiento y control periódico del saldo de tesorería de la empresa. Además, una buena gestión de tesorería debe incluir una previsión de los cobros y de los pagos que se van a producir durante un cierto período de tiempo. Se trata, en definitiva, de analizar la probable evolución de la tesorería a lo largo de dicho período de tiempo, basándose para ello, en la estimación de ventas para el período en cuestión, en el plan de inversiones de la empresa, en cierta información suministrada por la contabilidad (cuentas representativas de efectos a cobrar, de préstamos a devolver,...), etc. Estas previsiones relativas a los flujos de caja que probablemente se irán generando, se recogen en un estado financiero, denominado presupuesto de tesorería, que suele 205

9 realizarse para períodos que abarcan un ejercicio económico, y que normalmente se descompone en meses, quincenas o semanas. Al elaborar el presupuesto de tesorería, suele resultar útil agrupar los cobros y los pagos, en función del tipo de operación que los genera: operaciones ordinarias, operaciones de financiación y operaciones de inversión. En definitiva, el presupuesto de tesorería tiene como finalidad detectar con la suficiente antelación, situaciones de déficit o superávit de tesorería. Cuando se prevea que, en un determinado momento o período, no será posible atender los compromisos de pago por falta de fondos disponibles (déficit de tesorería), la empresa deberá adoptar alguna de las siguientes medidas: solicitar un aplazamiento de pago a los proveedores, descontar efectos, abrir una cuenta de crédito, solicitar un préstamo, acudir al factoring, etc. Por el contrario, si se estima que, en un momento o período concreto, los fondos disponibles serán excesivos para hacer frente a los pagos, con un cierto grado de seguridad (superávit de tesorería), la empresa deberá estudiar dónde colocar esos excedentes, para obtener cierta rentabilidad. Un modelo de presupuesto de tesorería podría ser el siguiente: CONCEPTO Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ventas y prestaciones de servicios del mes (contado) Derechos de cobro a 30 días de períodos anteriores (clientes, efectos a cobrar,...) Derechos de cobro a 60 días de períodos anteriores (clientes, efectos a cobrar,...) Derechos de cobro a 90 días de períodos anteriores (clientes, efectos a cobrar,...) H.P. deudor por IVA H.P. deudor por devolución de impuestos Subvenciones de explotación Otros cobros TOTAL COBROS POR OPERACIONES ORDINARIAS Compras de existencias del mes (contado) Obligaciones de pago a 30 días de períodos anteriores (proveedores, proveed. Ef a pagar..) Obligaciones de pago a 60 días de períodos anteriores (proveedores, proveed. Ef a pagar..) Obligaciones de pago a 90 días de períodos anteriores (proveedores, proveed. Ef a pagar..) 206

10 Trabajos realizados por otras empresas del mes (contado) Obligaciones de pago a 30 días de períodos anteriores (proveedores, proveed. Ef a pagar..) Obligaciones de pago a 60 días de períodos anteriores (proveedores, proveed. Ef a pagar..) Obligaciones de pago a 90 días de períodos anteriores (proveedores, proveed. Ef a pagar..) Servicios exteriores del mes (contado) Obligaciones de pago a 30 días de períodos anteriores (acreedores, acreed. Ef a pagar..) Obligaciones de pago a 60 días de períodos anteriores (acreedores, acreed. Ef a pagar..) Obligaciones de pago a 90 días de períodos anteriores (acreedores, acreed. Ef a pagar..) H.P. acreedor por IVA Sueldos y salarios Seguridad Social acreedora Pago retenciones IRPF trabajadores, alquiler y servicios de profesionales independientes Pagos fraccionados I.S. Impuesto sobre beneficios Otros pagos (otros tributos,.) TOTAL PAGOS POR OPERACIONES ORDINARIAS SUPERÁVIT/DÉFICIT EN OPERACIONES ORDINARIAS Aportaciones de los socios Créditos o préstamos recibidos Descuento de efectos Empréstitos Otros cobros TOTAL COBROS POR OPERACIONES DE FINANCIACIÓN Créditos o préstamos devueltos (incluidas amortizaciones anticipadas) Empréstitos devueltos Pagos por operaciones de arrendamiento financiero Pagos de dividendos a los socios Pagos de intereses de préstamos Otros pagos 207

11 TOTAL PAGOS POR OPERACIONES DE FINANCIACIÓN SUPERÁVIT/DÉFICIT EN OPERACIONES DE FINANCIACIÓN Ventas de inmovilizado material e inmaterial Ventas de inversiones financieras (acciones, obligaciones,...) Cobros de dividendos e intereses derivados de las operaciones de inversión Subvenciones de capital Otros cobros TOTAL COBROS POR OPERACIONES DE INVERSIÓN Compras de inmovilizado material e inmaterial del mes (contado) Obligaciones de pago a 30 días de períodos anteriores (proveedores de inm. c/p, efectos a pagar c/p) Obligaciones de pago a 60 días de períodos anteriores (proveedores de inm. c/p, efectos a pagar c/p) Obligaciones de pago a 90 días de períodos anteriores (proveedores de inm. c/p, efectos a pagar c/p) Realización de inversiones financieras (acciones, obligaciones,...) Otros pagos TOTAL PAGOS POR OPERACIONES DE INVERSIÓN SUPERÁVIT/DÉFICIT EN OPERACIONES DE INVERSIÓN SUPERÁVIT/DÉFICIT MENSUAL SALDO ANTERIOR SALDO ACUMULADO

12 Ejemplo 3. Elaborar el presupuesto de tesorería de una empresa (proponiendo medidas en caso de déficit) para el primer trimestre del año 20XX (año de comienzo de su actividad), a partir de las siguientes estimaciones: * Aportación inicial de los socios: * Obtención de un préstamo bancario en enero, por importe de (interés mensual del 0,5%) que se amortizará mediante mensualidades constantes. Duración 2 años. * Compra al contado en enero de mobiliario, EPI y elementos de transporte: ,44 más IVA. * Compras de mercaderías (sin incluir el IVA del 18%): ENE FEB MAR La mitad de las compras se paga al contado, y el resto a 90 días. * Ventas de mercaderías (sin incluir el IVA del 18%): ENE FEB MAR La mitad de las ventas se cobra al contado, y el resto en 60 días mediante el giro de letras de cambio, que puede descontar a un tanto de descuento comercial anual del 3% y sin comisiones. Año comercial. * Pago del alquiler del local al principio de cada mes: mensuales más IVA (retención del 19%). * Pago del seguro del local y de la camioneta al principio del año: anuales. * Pago del combustible de la camioneta al final de cada mes: 500 mensuales más IVA. * Primer pago bimensual (en febrero) de la luz, del agua y del teléfono, correspondiente a los dos primeros meses: (incluido el IVA). * Sueldos y salarios mensuales: ; S.S. a cargo de la empresa: ; S.S. a cargo de los trabajadores: 600 ; Retenciones IRPF: 400. * Pago cuotas de la Seguridad Social: mes siguiente a su devengo. 209

13 Ejemplo 3 (continuación) CONCEPTO ene-xx feb-xx mar-xx Ventas y prestaciones de servicios del mes (contado) , , ,00 Derechos de cobro a 60 días de períodos anteriores (clientes, efectos a cobrar,...) ,00 TOTAL COBROS POR OPERACIONES ORDINARIAS , , ,00 Compras de existencias del mes (contado) 8.850, , ,00 Servicios exteriores del mes (contado) 4.580, , ,00 Sueldos y salarios 4.000, , ,00 Seguridad Social acreedora 2.100, ,00 TOTAL PAGOS POR OPERACIONES ORDINARIAS , , ,00 SUPERÁVIT/DÉFICIT EN OPERACIONES ORDINARIAS 270, , ,00 Aportaciones de los socios ,00 Créditos o préstamos recibidos 25000,00 TOTAL COBROS POR OPERACIONES DE FINANCIACIÓN , Créditos o préstamos devueltos (incluidas amortizaciones anticipadas) 983,02 987,94 992,87 Pagos de intereses de préstamos 125,00 120,08 115,15 TOTAL PAGOS POR OPERACIONES DE FINANCIACIÓN 1.108, , ,02 SUPERÁVIT/DÉFICIT EN OPERACIONES DE FINANCIACIÓN , , ,02 Compras de inmovilizado material e inmaterial del mes (contado) ,00 TOTAL PAGOS POR OPERACIONES DE INVERSIÓN , SUPERÁVIT/DÉFICIT EN OPERACIONES DE INVERSIÓN , SUPERÁVIT/DÉFICIT MENSUAL , , ,98 SALDO ANTERIOR , ,04 SALDO ACUMULADO , , ,94 La empresa se encuentra con un déficit de tesorería los primeros dos meses de actividad. El descubierto bancario (siempre que la entidad bancaria lo acepte), le supondría unos importantes intereses. Por ese motivo, la empresa tiene que plantearse otras soluciones: Negociar con los proveedores de inmovilizado un pago aplazado (por ejemplo, de 60 días). Con esta medida, conseguiríamos: CONCEPTO ene-xx feb-xx mar-xx SUPERÁVIT/DÉFICIT MENSUAL , , ,02 SALDO ANTERIOR , ,96 SALDO ACUMULADO , , ,94 210

14 Ejemplo 3 (continuación) Descontar las letras de cambio a 60 días. Es decir, en enero descontaríamos la letra de marzo, en febrero descontaríamos la letra de abril y en marzo descontaríamos la letra de mayo. Con esta medida, conseguiríamos: CONCEPTO ene-xx feb-xx mar-xx Descuento de efectos , , ,10 CONCEPTO ene-xx feb-xx mar-xx SUPERÁVIT/DÉFICIT MENSUAL 3.173, , ,08 SALDO ANTERIOR , ,56 SALDO ACUMULADO 3.173, , ,64 211

15 ACTIVIDADES FINALES 1. Efectuar el recuento de caja y el arqueo de caja del día 10 de mayo de una tienda de lámparas, a partir de los siguientes datos. Cheques, monedas y billetes al final del día: 12 billetes de billetes de billetes de billetes de billetes de monedas de 2 80 monedas de 1 LIBRO REGISTRO DE CAJA Fecha Concepto-operación Cobros Pagos Saldo 10/05 Saldo anterior /05 Cobro n/f 66/xx /05 Pago Nacex s/f 234/xx /05 Cobro n/f 67/xx /05 Pago Librería Cervantes s/f 65/xx /05 Cobro n/f 68/xx /05 Cobro n/f 69/xx Todos los cobros y pagos registrados en el libro de caja, se encuentran justificados documentalmente, excepto el recibo correspondiente al pago a Nacex, que se nos ha extraviado. 2. Anotar en el libro registro de bancos, los siguientes movimientos en la cuenta corriente de la empresa COSA S.L: 01-jun Saldo anterior 2.000,00 05-jun Recibo domiciliado agua 6/xx 1.200,00 08-jun Transferencia pago factura 122/xx 300,00 12-jun Transferencia a n/f, cobro factura 41/xx 1.600,00 15-jun Descuento de efectos 4.200,00 15-jun Gastos de negociación 120,00 27-jun Cheque a compensar, nº ,00 30-jun Liquidación intereses a n/f 100,00 212

16 Consultado el saldo de la cuenta corriente a través de internet, éste refleja un importe de A qué crees que obedece esta diferencia?. 3. Elaborar el presupuesto de tesorería de una empresa (proponiendo medidas en caso de déficit) para el primer semestre del año 20XX (año de comienzo de su actividad), a partir de las siguientes estimaciones: * Aportación inicial de los socios: * Obtención de un préstamo bancario en enero, por importe de (interés mensual del 1%) que se amortizará mediante mensualidades constantes. Duración 5 años. * Compra en enero de un local, mobiliario, EPI, aplicaciones informáticas: más IVA. El pago se realizará a 90 días * Ventas de mercaderías (sin incluir el IVA del 18%): ENE FEB MAR ABR MAY JUN El cobro se realizará a 30 días mediante el giro de letras de cambio, que puede descontar a un tanto de descuento comercial anual del 2,5% y sin comisiones. Año comercial. * Compras de mercaderías (sin incluir el IVA del 18%): ENE FEB MAR ABR MAY JUN La mitad de las compras se paga al contado, y el resto a 60 días. * Pago del seguro del local al principio del año: 800 anuales. * Los pagos bimensuales (en febrero, abril y junio) de la luz y del teléfono, han sido repectivamente: 2.300, 1.200, (incluido el IVA). * Sueldos y salarios mensuales: ; S.S. a cargo de la empresa: ; S.S. a cargo de los trabajadores: 700 ; Retenciones IRPF: 500. * Pago cuotas de la Seguridad Social: mes siguiente a su devengo. * Pago retenciones de los trabajadores e IVA (cuando resulte a pagar) de forma trimestral, en los meses de abril, julio, octubre y enero. 213