Presupueste las actividades

Transcripción

1 Gestión de Proyectos C U R S O I N T E R N A C I O N A L Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto Quinta regla Presupueste las actividades

2 RECURSOS Y COSTOS

3 Programación de Recursos y Costos Pasos 1. Asignación de recursos 2.Costo de los recursos 3.Otros Costos (Fijos) 4.Costo total del proyecto 5. Nivelación de recursos 6. Optimización del proyecto

4 Concepto de RECURSO (según PM*, MsProject) Factor productivo necesario para realizar una actividad No se consume con su uso, ni se incorpora al producto resultante de la actividad Al término de la actividad, queda disponible para ser asignado a otra actividad o proyecto Son recursos: Mano de obra Equipos y herramientas No son recursos: Materiales, combustibles, servicios * PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos

5 Pasos para programación de recursos y costos 1. Asignación de recursos Ejemplo: Parque Comunal RECURSOS Humanos Mecanicos ACTIVIDAD Trabajadora Maestro Obrero Jardinero Equipo Herramienta Social Elaborar el Plan MÓDULOS Y JUEGOS Adquirir dotación Hacer drenajes Realizar obras Instalar juegos Realizar acabados FLORA Y JARDINES Conseguir plantas 1 Hacer hoyos y eras Plantar 1 1 EDUCACIÓN COMUNITARIA Realizar promoción 1 Capacitar 1

6 Pasos para programación de recursos y costos 2, 3 y 4. Los costos del proyecto COSTOS TOTALES COSTOS DE LAS ACTIVIDADES COSTOS GENERALES DEL PROYECTO COSTOS DE LOS RECURSOS OTROS COSTOS (Fijos*) COSTOS DE GERENCIA + EQUIPO INSUMOS RECURSO HUMANO HUMANO SERVICIOS** GASTOS ADMINISTRATIVOS * Se llaman fijos porque no varían con la duración de la actividad. ** Cómo se trata el costo de una actividad o de un componente cuando se contrata completamente o a todo costo? + Sugerencia: asignarlos a una actividad global denominada Gerencia, que dura lo mismo que el proyecto.

7 Ejemplos de programación de costos (1) Una actividad dura 60 días y utiliza: Un capataz (RH1), a $300 por día Tres obreros (RH2), a $200 por día Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por día $ en materiales. X = + = Actividad RH1 Número de Recurso asignado RH2 EQ Tasa de costo del Recurso (por día) RH1 RH2 EQ Costo Diario de recursos Duración (días) Costo total de recursos Costos fijos Costo Total por actividad Actividad , ,000 30, ,000» 1 x 300 = 300» 3 x 200 = 600» 2 x 500 = 1.000» Suma 1.900

8 Ejemplos de programación de costos (2) Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días. Actividad Número de Recurso asignado RH1 Tasa de costo del Recurso (por día) RH1 Costo diariode recursos Duración (días) Costo total de recursos Costos fijos Costo Total por actividad Actividad , ,000 Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se asigna como costo fijo.

9 Ejemplos de programación de costos (3) Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días. Para apoyar su ejecución y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un consultor (RH1)con honorarios de $200 por día. X = + = Actividad Número de Recurso asignado RH1 Tasa de costo del Recurso (por día) RH1 Costo diariode recursos Duración (días) Costo total de recursos Costos fijos Costo Total por actividad Actividad , , ,000

10 Programación de Costos El parque comunal Costo / día de Recursos por Actividad Otros Costos ACTIVIDAD Humanos Mecanicos Costo Total costo TOTAL COSTO t Trabajadora Actividad recursos Insumos Servicios ACTIVIDAD Maestro Obrero Jardinero Equipo Herramienta Social $/día # $/día $ $/día $/día $/día $/día $/día Días $ $ $ $ Elaborar el Plan MÓDULOS Y JUEGOS Adquirir dotación Hacer drenajes Realizar obras Instalar juegos Realizar acabados FLORA Y JARDINES Conseguir plantas Hacer hoyos y eras Plantar EDUCACIÓN COMUNITARIA Realizar promoción Capacitar TOTAL ACTIVIDADES Gerente Secretaria Costos Administración GERENCIA TOTAL PROYECTO

11 Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto Quinta regla Presupueste las actividades Ejercicio Trabajo en Grupos Parte I

12 Duración de la actividad vs recursos Duración variable: Depende de la intensidad del recurso asignado: Ej: Pintura de un edificio Duración fija: No depende de la intensidad del recurso asignado Ej: Duración del Curso POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLE EN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO

13 Pasos para programación de recursos y costos 5. Nivelación de recursos Recurso asignado Recurso sobreasignado Límite disponible ( pool ) Actividad A Actividad B Actividad C Cantidad del recurso por unidad de tiempo asignada a cada actividad

14 Estrategias para eliminar sobrecarga Nivelar recursos por desplazamiento de actividades con holguras Programar trabajo extra Reingeniería de procesos Modificar tecnología Contratar recurso adicional

15 Eliminación de sobrecarga de recursos por ampliación del pool Recurso asignado Ampliación del pool de recursos Límite original

16 Nivelación de recursos por desplazamiento de actividades Recurso asignado Sobrecarga eliminada Límite disponible Perfil nivelado Actividad A Actividad B Actividad C Cantidad del recurso por unidad de tiempo asignada a cada actividad

17 Pasos para programación de recursos y costos 6. Optimización del proyecto a) Estrategias para REDUCIR DURACION Revisar interdependencias y maximizar ejecuciones simultáneas Asignar más recursos y/o modificar horario laboral Más días laborables Turnos de trabajo Horas extras Modificar tecnología y redefinir procesos Mejora de procedimientos Cambio de procesos en actividades Cambio en tecnología integral Sistemas de estímulos

18 Pasos para programación de recursos y costos 6. Optimización del proyecto b) Estrategias para REDUCIR COSTOS Reprogramar recursos ociosos Aprovechar capacidad instalada subutilizada en la empresa Modificar tecnología, redefinir procesos y cambiar recursos Vincular recursos comunitarios Sistemas de estímulos Subcontratar la ejecución

19 Qué pasa si la actividad 4 se reduce en: a) 1 día b) 2 días c) 3 días d) 4 días Días 6 4 3

20 Reducción de Por aumento en la asignación de recursos Recursos Recursos en la reducción máxima Aumento de Recurso Recursos de Programación Original posible de reducción límite normal

21 Gráfico de costos Costo Total = Costo Directo + Costo Indirecto Costo Indirecto Costo Directo

22 Costo vs Costo Costo límite Pendiente de costo = Pendiente de costo = Costo límite Costo normal normal límite Costo de reducir una unidad de tiempo Aumento de costo Costo normal posible de reducción límite normal

23 Costo vs Costo Costo límite Pendiente de costo = Pendiente de costo = Costo límite Costo normal normal límite Costo de reducir una unidad de tiempo Aumento de costo Costo normal posible de reducción límite normal

24 Ejemplo de reducción de tiempo - 1 Costo (Aceleración) Costo límite $200 Costo normal $180 límite 20 días normal 30 días

25 Ejemplo de reducción de tiempo - 2 (Aceleración) Costo Pendiente de costo = Costo límite Costo normal normal límite Costo límite $200 Pendiente de costo = $200 - $ días 20 días = $20 10 días Pendiente de costo = $2/día $20 Aumento de costo Costo normal límite 20 días posible de reducción 10 días normal $ días

26 Ejemplo de reducción de tiempo - 1 (Aceleración) Costo Costo límite $200 Si los Costos de Gerencia son de $3/día: Cuál es el Costo Total: a) Sin reducción b) Con reducción al límite Costo normal $180 límite 20 días normal 30 días

27 Estrategias para optimización del proyecto Si el criterio principal es reducir tiempo: 1. En qué actividades se reduce 2. Por dónde empezar 3. Hasta dónde se lleva el proceso Si el criterio principal es reducir costo: 1. En qué actividades se reduce 2. Por dónde empezar 3. Hasta dónde se lleva el proceso

28 Gráfico de costos con premios y multas C O S T O costo total con premios y multas costo total sin premios, ni multas Cm Cm costo indirecto costo directo multas premios to to duración

29 Listos para la EJECUCIÓN DEL PROYECTO 1. PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN Area Dirección Superior Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto EJECUCIÓN 3. TÉRMINO DE PROYECTO 2. SEGUIMIENTO

30 Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto Quinta regla Presupueste las actividades Ejercicio Trabajo en Grupos Parte II