DESCRIPCION PROCESOS DE COBRANZA

Transcripción

1 DESCRIPCION PROCESOS DE COBRANZA GLOSARIO NORMALIZACION: Alternativa mediante la cual el beneficiario cancela la totalidad del saldo vencido en un plazo hasta de (n) meses, se puede ofrecer descuento de intereses corrientes, moratorios y otros conceptos, que depende de la altura de mora. EXTINCION: Alternativa mediante la cual el beneficiario cancela el saldo total en un plazo hasta de (n) meses, se puede ofrecer descuento de intereses corrientes, moratorios y otros conceptos, que depende de la altura de mora. REFINANCIACIÓN: Mecanismo mediante el cual se modifica el plazo y el valor de la cuota inicialmente pactado a fin de normalizar la totalidad de la obligación en un (n) plazo con descuento de intereses corrientes, moratorios y otros conceptos hasta el 100%. ACUERDO DE PAGO VIGENTE: Es aquel suscrito entre el deudor y el proponente seleccionado, el cual se ha venido cumpliendo por cuanto el deudor se encuentra cumpliendo con los pagos pactados. APROBACIÓN: Las palabras aprobación, aceptación y otras de modificación análoga se refieren a una constancia escrita y firmada por el ICETEX y/o supervisor sobre la entrega satisfactoria de los bienes, y sí cumple con los requisitos exigidos. COBRO PRE JURÍDICO: Aquellas acciones necesarias para el cobro y recaudo de la cartera sin mediación judicial. COBRO JURÍDICO: Aquellas acciones necesarias para el cobro en donde interviene una autoridad judicial. CERTIFICAR: Dar una cosa por segura, afirmar. Hacer cierta una cosa por medio de un documento. DESCARTAR: Desechar, no tener en cuenta. DÍAS: Donde quiera que se mencione la palabra días se entenderá que se trata de días hábiles, a menos que se indique cosa diferente. ERROR FATAL: corresponde a aquellas fallas del servicio del gestor de forma personal, telefónica o por cualquier medio, en el contacto con el beneficiario de crédito de ICETEX, que afecte directamente el objetivo de la gestión de cobro, por ejemplo: ofrecer financiaciones incorrectas, acuerdos de pago no autorizados, errores en la liquidación de los créditos, entre otros. ERROR NO FATAL: corresponde a aquellas fallas del servicio del gestor de forma personal, telefónica o por cualquier medio dentro de los protocolos de contacto que no afectan el cobro pero que afectan la prestación del servicio al beneficiario de crédito de ICETEX, por ejemplo: tono de voz de los asesores dentro de la gestión de cobro, expresiones verbales.

2 MOROSO: Deudor que no ha cancelado los valores correspondientes a las obligaciones contraídas con el ICETEX, en razón del crédito asignado por dicha entidad, en la forma, condiciones y términos contemplados por el reglamento de crédito educativo del ICETEX. PRODUCTOS Y SERVICIOS Políticas de Normalización de cartera (Acuerdo 022) : Adoptar políticas de normalización de cartera de ICETEX aplicada a los créditos educativos de ICETEX y fondos en administración pertenecientes al portafolio de servicios del ICETEX, como mecanismo para recuperar la cartera, evitar el deterioro de la estructura financiera y presupuestal del ICETEX y propender por la defensa, rentabilidad y recuperación del patrimonio. Retencion Salarial: Según lo establecido en la Resolución Decreto 3155 de 1968, la cual faculta al ICETEX para aplicar la Retención Salarial. Brigadas de Normalización de Cartera. DESCRIPCION DEL PROCESO ACTUAL COBRANZA PREJURIDICA

3 COBRANZA JURIDICA

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5 GESTION, APROBACION Y EJECUCION CASTIGO DE CARTERA 1. OBJETIVO: Efectuar la depuración contable, financiera y de la cartera de créditos, una vez se adelante la gestión y análisis de las obligaciones a castigar, para lo cual se requiere aprobación de la Junta Directiva del ICETEX, cumpliendo con la norma establecida. 2. ALCANCE: Inicia con él envió de la Base de Datos de obligaciones susceptibles de castigo de cartera a las firmas de Cobranza Externa, hasta realizar el registro de castigo en el sistema de cartera, de las obligaciones de crédito han sido aprobadas por la aprobadas por la Junta Directiva. 3. DEFINICIONES: CASTIGO: hace alusión a una operación ante todo del orden contable, consistente en dar tratamiento de perdida a una cantidad originalmente registrada como activo, medida que razonablemente puede tomar un establecimiento de crédito al cerciorarse de la irrecuperabilidad de una obligación dineraria determinada. Sin embargo, una decisión de esa índole de ninguna manera libera a la entidad acreedora del deber de continuar con el cobro de las sumas comprometidas, ni tampoco tiene la virtud de relevar al responsable del crédito de su condición de deudor moroso. PROVISION DE CARTERA: Es el valor que la institución, según análisis del comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar y por tanto se debe provisionar. Siempre que una institución ofrezca créditos, corre con el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para esta en una perdida. De acuerdo con la normatividad, según el nivel de riesgo de los créditos se constituye una perdida para la empresa que debe reconocerse en el resultado del ejercicio como un gasto. FIRMA DE COBRANZA EXTERNA: Outsourcing encargado de realizar para el ICETEX, las gestiones de Cobranza de las obligaciones que componen su cartera.

6 4. CONDICIONES GENERALES La vicepresidencia de crédito y cobranza, es el área que determinara las obligaciones que son susceptibles de castigo. El castigo de cartera del ICETEX, deberá cumplir con las siguientes condiciones: - Obligaciones calificadas en categoría de riesgo E IRRECUPERABLES. - Deudores cuyas obligaciones presenten una mora igual o superior a 360 días, excepto las obligaciones del Fondo de Garantías del que trata el acuerdo N 017 del 20 de mayo 2015 de la Junta Directiva del ICETEX las cuales serán castigadas con una mora igual o superior a 180 días. - Deudores cuyas obligaciones estén provisionadas al cien por ciento (100%). El castigo de las obligaciones debe ser aprobada por la Junta Directiva del ICETEX. El valor total de las obligaciones castigadas deberá ser contabilizado contra provisión, previamente constituida por las mismas obligaciones y registrarse en cuentas de orden o como se determine en las normas de contabilidad vigentes. La Coordinación de Cartera será la encargada de aplicar contablemente el castigo, en coordinación con la Dirección de Contabilidad, una vez efectuada la conciliación de castigo de cartera. Las obligaciones que son objeto de castigo de cartera generaran los siguientes efectos para los deudores: - Reportes en las bases de datos de Centrales de riesgo definidas por el ICETEX, como clientes con referencias inhibitorias. Cartera Castigada. - Reporte en el Boletín Deudores Morosos del Estado- BDME La entidad continuara realizando la gestión de cobro de las obligaciones castigadas y aprobadas por la Junta Directiva de la entidad, a través de las firmas de cobranza externa. Los documentos necesarios para soportar el castigo de la cartera serán los siguientes: - Certificación de la obligación con riesgo E IRRECUPERABLE, expedido por el Coordinador del Grupo de Administración de la Cartera de la Entidad. - Informe de gestión de Cobranza sobre las obligaciones a castigar suscrita por la Vicepresidencia de crédito y Cobranza y/o el Director de cobranza. - Certificado de la provisión de las obligaciones al 100% emitido por la Dirección de Contabilidad. - Certificado de la Revisoría Fiscal, validando la in formación y los soportes presentados para el castigo de cartera. - Base de datos de las obligaciones susceptibles de castigo de cartera remitido por las Firmas de cobranza, donde incluyen la calificación y record de gestión. 5. DESCRIPCION 5.1 Diagramas de flujo 5.2 ACTIVIDADES Debe ejecutarse el procedimiento cierre de cartera para que se lleven a cabo las operaciones que se describen a continuación: En el sistema C&CTEX se genera archivo Detalle_provi del mes que acaba de cerrar Coloca archivo en carpeta compartida cierre_mensual Comunica que la información correspondiente al mes se encuentra disponible Recibe información, toma archivos de la carpeta compartida y filtra obligaciones que cumplan las condiciones para el castigo de cartera Envía base de datos a las firmas de Cobranza Externa, solicitando confirmen cuales obligaciones serán efectivamente susceptibles de castigo, a través de correo electrónico Recibe Base de Datos con las obligaciones susceptibles a castigar, otorga calificación con causal de incobrabilidad Envía archivo a través de correo electrónico a la Dirección de Cobranza del ICETEX Descarga el archivo sobre las obligaciones de la información suministrada por la firma de Cobranza Externa y valida información mediante una muestra aleatoria.

7 - si la información no cumple con las condiciones para castigar una obligación continúe con la actividad si la información cumple con las condiciones para castigar una obligación, continúe con la actividad Elabora comunicación para envió vía correo electrónico, devolviendo archivo a la firma de cobranza respectiva, indicando la razón de la devolución y solicitando las aclaraciones correspondientes Revisa inconsistencias en el archivo y ajusta, de acuerdo con las observaciones realizadas por el ICETEX Envía archivo, al funcionario de la Dirección de cobranza a través de correo electrónico, continua con la actividad Como control dual, otro funcionario de la Vicepresidencia de crédito y cobranza efectúa validaciones, teniendo en cuenta los siguientes criterios: - Obligaciones calificadas en categoría de riesgo E IRRECUPERABLES. - Deudores cuyas obligaciones presente una mora igual o superior de 360 días, excepto las obligaciones del Fondo de Garantías del que trata el acuerdo N XXXX de la Junta Directiva del ICETEX las cuales serán castigadas con una mora igual o superior a 180 días. Deudores cuyas obligaciones estén provisionadas al ciento por ciento (100%) Confirma mediante correo electrónico que la base de datos susceptible de castigo cumple con las condiciones establecidas. Envía archivo definitivo de obligaciones susceptibles de castigo, al profesional de llevar a cabo esta actividad Reciba y envía archivo definitivo de obligaciones susceptibles de castigo y solicita a la Revisoría Fiscal la certificación correspondiente, como soporte para realizar el castigo de cartera y continua con la actividad N Solicita certificación a la Dirección de Contabilidad y Grupo de Administración de cartera, suministrándoles el archivo definitivo de obligaciones susceptibles de castigo, de manera que proceda a generar la certificación, continua con la actividad N Y respectivamente Elabora el estudio técnico y presentación para Junta Directiva, envía al Director de Cobranza o Vicepresidente de Crédito y Cobranza para revisión y aprobación. Continúa con la actividad N Recibe solicitud y archivo definitivo de obligaciones susceptibles de castigo de cartera Valida y certifica la información y los soportes presentados para el castigo de cartera E Emite certificación y envía concepto por escrito, al profesional encargado del castigo. Continúe con la actividad Recibe requerimiento y entrega al Coordinador para su trámite Recibe requerimiento y verifica saldo de provisión contable vs valor suministrado por la Dirección de Cobranzas Elabora certificación (certifica que los saldos de cartera se encuentran provisionados al 100%) y entrega para firma del Director de Contabilidad o Vicepresidente Financiero Verifica y firma certificación. Envía la directora de cobranza. Continua la actividad Recibe solicitud y base de datos. Entrega a funcionario encargado para el análisis de la información Genera reporte actualizado del estado de cierre en el Aplicativo de Crédito y Cartera Cruza información obtenida vs la información de las obligaciones suministradas por la Dirección de Cobranza Verifica que las obligaciones estén calificadas en categoría de riesgo E IRRECUPERABLES Elabora certificación, con base a la categoría de riesgo E y remite al coordinador Recibe, verifica consistencia en cifras y porcentajes de acuerdo con los análisis realizados por líneas de crédito y antigüedad. Firma certificación. Continúa procedimiento con la actividad

8 Recibe estudio técnico, presentación, certificaciones, firma el informe y envía la Secretaria General. Continúa con el procedimiento de presentación y Aprobación de Políticas y estudios institucionales Una vez aprobado el Castigo de Cartera, recibe acuerdo de Junta Directiva y lo envía, al analista y/o Profesional de la Dirección de Cobranza encargado del castigo Envía el acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de Castigo de Cartera y la base de datos con las obligaciones a castigar a la Coordinación del grupo de Administración de Cartera y continúa la actividad Envía la base de datos con las obligaciones a castigar a la oficina asesora de planeación y continua con el procedimiento Traslado de recursos fondo de sostenibilidad (M4-3-02). Para poder realizar las actividades que a continuación se indica, es requerido que le procedimiento cierre de cartera (M3-2-03) haya sido ejecutado Concilia Base de Datos obligaciones a castigar vs. Los saldos generados de cada obligación una vez que haya dado el cierre de cartera Elabora memorando con destino a la Dirección de Contabilidad, suministra copia acuerdo aprobada por la Junta Directiva y un CD con base de datos obligaciones a castigar Entrega de información al Técnico Administrativo para ejecutar la operación de castigo. Para poder realizar las actividades que a continuación se indica, es requerido que le procedimiento cierre de cartera (M3-2-03) haya sido ejecutado Marca obligaciones en el sistema C&CTEX En el archivo suministrado obligaciones a castigar incluye la fecha del castigo aprobada por la Junta Directiva y valida que cada obligación posea el indicador de castigo correspondiente Genera el archivo detalle _provi_castigados y guarda en carpeta compartida Elabora memorando para informar a la Dirección de Contabilidad que le proceso ha sido ejecutado Firma y envía memorando a la Dirección de Contabilidad y copia del Acuerdo Aprobado por la Junta para el castigo, informando que las operaciones de ejecución de las obligaciones fue realizado Recibe documentación del proceso y envía a archivo. Continua con el procedimiento Administración archivos de Gestión. GESTION DE COBRO PREJURIDICO 1. OBJETIVO Lograr la normalización de la cartera que se encuentra con vencimientos superiores a 91 días por medio de gestiones de localización de los deudores que conduzcan a la suscripción de acuerdos de pago. 2. ALCANCE Inicia con la información producto del cierre de cartera y termina con la demarcación de las obligaciones de cobro pre jurídico en el C&CTEX que se encuentran normalizadas y el seguimiento y gestión de cobro para las obligaciones que continúan presentado vencimientos. 3. DEFINICIONES ACUERDO DE PAGO: Documento suscrito entre el ICETEX a través de una firma externa y el deudor en el que se consigna información financiera de la obligación vencida, el plan de pagos y el compromiso del deudor para normalizar el crédito. COBRANZA PREJURIDICA: Gestion de cobro que tiene como compromiso normalizar las obligaciones que tiene vencimientos superiores a 91 días, la gestión con estos deudores cobija todas las línea de crédito y fondos que componen la cartera del ICETEX.

9 FIRMA DE COBRANZA EXTERNA: outsoursing encargada de realizar para el ICETEX las gestiones de cobranza pre jurídica, de las obligaciones que componen su cartera. PLAN DE NORMALIZACION DE CARTERA: conjunto de alternativas especiales de pago aprobadas por el ICETEX que tiene como compromiso dejar al día o canceladas aquellas obligaciones que están en mora. 4) CONDICIONES GENERALES A través de la legalización del crédito el deudor acepta de forma clara, incondicional y jurídicamente exigible las condiciones y políticas del ICETEX para el manejo de los créditos, comprometiéndose a cancelar el valor adeudado de acuerdo con las condiciones del crédito otorgado. Por lo tanto se obliga a cancelar la totalidad de su obligación y aunque por alguna razón el instituto no realice el cobro, el deudor no está exonerado del pago de las obligaciones adquiridas y deberá adelantar las gestiones necesarias para mantener su crédito al día. El cobro pre jurídico se realiza a través de terceros para obligaciones que presentan vencimientos superiores a 91 días. Las asignaciones de las obligaciones a las firmas de cobranza externa se deben hacer mensualmente. El Icetex es responsable de actualizar mensualmente los saldos de las obligaciones en esta etapa de cobro a través de la generación y envió de esta información a las firmas de cobranza externa. La asignación de cartera a cada firma de cobranza externa, se realiza por medio de porcentajes definidos contractualmente según los resultados obtenidos por cada una de ellas. Cada una de las firmas de cobranza debe remitir mensualmente a la dirección de cobranza el informe de la gestión en los formatos establecidos. Las firmas de cobranza cuenta con acceso a C&CETEX, para realizar únicamente consultas de saldos, vencimientos y recaudos con el fin de monitorear y retroalimentar su gestión de cobranza. 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO 5.2 ACTIVIDADES Para iniciar este procedimiento debe haber finalizado el procedimiento de cierre de cartera 5.2.1Consulta la base de datos de las obligaciones que se encuentran disponibles en la carpeta compartida Prepara la información de acuerdo a la estructura definida para cada una de las bases de datos que se utilizan en el proceso de asignación 5.2.3Ejecuta la función de cruce de base de datos la asignación de obligaciones a las casa de cobranza, acorde a los parámetros de cobranza pre jurídica Extrae las obligaciones susceptibles a signar y verifica la cantidad de registros procesados, para detectar posibles variaciones conforme el volumen histórico que se ha manejado

10 5.2.5Si la información es correcta_ Identifica el monto a asignar a cada firma de cobranza, es decir, totaliza el valor de los saldos vencidos a entregar y multiplica por cada uno de los porcentajes de asignación según la definición contractual Si la información no es correcta_ Realiza el proceso manuela para detectar inconsistencias de acuerdo con los requisitos de asignación y ajusta la base de datos de ser necesario De acuerdo con los porcentajes se realiza la distribución de las obligaciones para cada una de las firmas de cobranza Genera archivo en Excel asignando la cartera susceptible a entregar a cobro pre jurídico a cada firma de cobranza externa se bloquea la página web la opción para generación de facturas para deudores en cobro pre jurídico, para evitar que algún deudor cuya obligación tenga mayor a 91 días pueda imprimir su factura y pagar como lo haría un beneficiario con su obligación al día publica en la página web, las facturas de la cartera asigna a las firma de cobranza externa marca en C&ctex las obligaciones asignadas a corbo pre jurídico genera el exporte de C&cetex la base de datos demográfica de la cartera asignada a Cobro Pre jurídico Elaborando cuadro resumen de la cartera asignada se envía correo electrónico a las firmas de cobranza informando que la base de asignación y los demográficos se encuentran disponibles en el canal definido Por parte de las firmas de cobranza se recibe y se valida la información y documentación de los acuerdos de pago físico y se remiten a la coordinación de cartera para su aplicación Se recibe y se verifica archivo de obligaciones normalizadas se consolidan las obligaciones que se encuentran en el aplicativo C&ctex, que han sido normalizadas y se efectúa un proceso de demarcación de cobro pre jurídico en el sistema Se valida entre los informe mensuales recibidos la base de actualización de datos demográficos reportada por la casa de cobranza y se actualiza la información de manera masiva en C&CTEX Si el sistema procesa la información correctamente finaliza la actividad y simultáneamente valida los informes remitidos por la firma Si el sistema no procesa correctamente la base de datos, solicita a la casa de cobranza efectuar los ajustes necesarios a la base de actualización de datos. 1. OBJETIVO: GESTION DE COBRO ADMINISTRATIVO Lograr el recaudo de cartera por medio de la cobranza administrativa, para las obligaciones que presentan vencimientos entre uno (1) y noventa (90) días, con el fin de evitar el rodamiento a categorías de mayor riesgo. 2. ALCANCE:

11 Inicia con la información producto del cierre mensual de cartera o con el reporte diario de las obligaciones de cobranza y termina con la validación de los informes de gestión y la radicación de orden de pago. 3. DEFINICIONES: COBRANZA ADMINSTRATIVA: Gestion de cobro que tiene como compromiso normalizar las obligaciones que presentan vencimientos entre 1 y 90 días, la gestión con estos deudores cobija todas las líneas de crédito y fondos que componen la cartera del ICETEX. FIRMA DE COBRANZA ADMINSITRATIVA: outsoursing encargada de realizar para el ICETEX las gestiones de cobranza administrativa, de las obligaciones que componen su cartera. FTP: Protocolo de transferencia de archivos, es un protocolo de red para transferencia de archivos, desde un equipo cliente se puede conectar a un servidor para descargar archivos desde el o para enviarle archivos. Independientemente del sistema operativo utilizado en cada equipo. RODAMIENTO DE CARTERA: número y/o valor de los créditos que por su morosidad ruedan a categoría de mayor riesgo afectando las cifras y los indicadores del ICETEX. 4) CONDICIONES GENERALES A través de la legalización del crédito el deudor acepta de forma clara, incondicional y jurídicamente exigible las condiciones y políticas del ICETEX para el manejo de los créditos, comprometiéndose a cancelar el valor adeudado de acuerdo con las condiciones del crédito otorgado. Por lo tanto se obliga a cancelar la totalidad de su obligación y aunque por alguna razón el instituto no realice el cobro, el deudor no está exonerado del pago de las obligaciones adquiridas y deberá adelantar las gestiones necesarias para mantener su crédito al día. El cobro administrativo podrá ser realizado a través de terceros para obligaciones que inician vencimientos entre 1 y 90 días. La firma de cobranza debe enviar mensualmente informes previamente establecidos en el contrato, sobre la gestión realizada. La dirección de cobranza debe realizar el seguimiento al cumplimiento de las metas de la firma de cobranza administrativa establecidas contractualmente. Se debe contar con la información procedente del cierre de cartera y el reporte diario de las obligaciones de cobranza, para mantener la actualización de los saldos y vencimientos, útil tanto para el ICETEX como para la firma de cobranza administrativa. Las asignaciones de las obligaciones a la firma de cobranza administrativa se realizan en forma periódica según se determine contractualmente, al igual que el seguimiento de la gestión y sus resultados La firma de cobranza deberá presentar los informes de gestión establecidos en el contrato, correspondientes a cada corte de cada asignación.

12 La firma de cobranza administrativa cuenta con acceso a C&ctex, mercurio y software de cobranza propio de la entidad, para realizar consultas de saldos, vencimientos, recaudos e incluir gestiones. Es su responsabilidad garantizar el buen uso de esa información. 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO 5.2 ACTIVIDADES Asignación mensual: Para iniciar este procedimiento debe haber finalizado el procedimiento de cierre de cartera descarga Archivo correspondiente al cierre mensual, realiza la validación filtrando las obligaciones y cruzando los pagos que estén entre 1 y 90 días. Asignación semanal: Descarga archivo de reporte diario de obligaciones de cobranza que contiene los nuevos vencimientos, para realizar la asignación semanal Se realiza depuración excluyendo los casos que estén marcados en cobro pre jurídico, retirando las obligaciones que tengan marquilla y obligaciones con mora mayor a 90 días Se realiza depuración excluyendo los créditos que presentan pagos previos a la fecha de entrega, aquellos que se encuentren con saldo capital cero, o, saldo vencido según cuantía mínima definida por la dirección de cobranza Se descarga información sociodemográfica del aplicativo C&ctex Se envía asignación e información sociodemográfica, atreves de canal definido por ICETEX a la firma de cobranza notificando que la asignación fue realizada y que cuentan con la informacio0n disponible para iniciar gestión Descarga del aplicativo financiero archivo diario de recaudo Cruza los pagos cargados en el sistema con cada uno de los créditos y envía a la firma de cobranza administrativa la respectiva conciliación Una vez finalizada la gestión mensual, la firma de cobranza envía a través de medio magnético y físico los informes establecidos Se valida contra la información que maneja la dirección de cobranza, conciliado los recaudos realizados efectivamente por la firma de cobranza administrativa a fin de determinar los porcentajes de cumplimento Se valida la base de actualización de datos demográficos reportada por la casa de cobranza y se actualiza la información de manera masiva en C&CTEX Si el sistema procesa la información correctamente finaliza la actividad y simultáneamente valida los informes y certificaciones remitidos por la firma, estos serán soporte para la aprobación de la orden de pago Si el sistema no procesa correctamente la base de datos, solicita a la casa de cobranza efectuar los ajustes necesarios a la base de actualización de datos.