PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE SDA

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1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE SDA 31 DE AGOSTO DE 2015

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN. ALCANCE DEL PGD.2 PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO 3 CONCEPTUALIZACIÓN DEL PGD...4 Normograma.4.1 Requerimientos económicos Requerimientos administrativos.4.3 Requerimientos tecnológicos..4.4 Gestión del Cambio.4.5 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.5 Planeación Estratégica de la Gestión Documental 5.1 Producción Documental Gestión y Trámite Documental.5.3 Organización Documental.5.4 Transferencia Documental 5.5 Disposición de Documentos.5.6 Preservación a Largo Plazo..5.7 Valoración Documental..5.8 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD..6 Fase de elaboración 6.1 Aprobación 6.2 Difusión..6.3 Implementación 6.4 Gestión del Cambio Plan de Capacitación Programas Específicos Optimización.6.5 PLANES ESPECIFICOS.7 ARTICULACIÓN CON LA PLANEACIÓN DE LA ENTIDAD..8 2

3 Misión de la Entidad 8.1 Visión de la Entidad.8.2 Política del Sistema Integrado de Gestión.8.3 Objetivos Estratégicos 8.4 Objetivos ambientales específicos..8.5 Articulación del PGD con el Direccionamiento Estratégico de la Entidad Relación de los Procedimientos de Gestión documental Que Responden al Direccionamiento Estratégico de la SDA ANEXOS.9 GLOSARIO 10 BIBLIOGRAFIA 11 3

4 INTRODUCCIÓN El Programa de Gestión Documental PGD 1 en la Secretaria Distrital de Ambiente-SDA 2 es un instrumento de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida, por las diferentes dependencias desde su origen hasta su disposición final, acorde con lo establecido en la Ley 594 de Ley General de Archivos-, que enmarca los lineamientos de las actividades para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de la entidad. Estos procesos son: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, Disposición de los documentos, preservación a largo plazo y valoración. En cumplimiento de lo anterior, el Programa de Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa, se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del PGD, involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas y con el fin de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del programa. Para desarrollar la gestión documental y con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2609 de 2012, la SDA ha elaborado el presente Programa de Gestión Documental PGD, para el desarrollo de las actividades aquí registradas, realizando el seguimiento oportuno a los planes y programas específicos que lo integran, por lo que se ha previsto desarrollar para el periodo 2016 al 2019 un PGD, considerando el análisis de las necesidades que tiene en gestión documental la entidad, el PINAR, el Diagnóstico Integral de Archivos elaborado en el 2012, la matriz DOFA y el mapa de riesgos. Con el PGD se pretende orientar a la SDA en su implementación, resaltando la importancia de los documentos y archivos, que constituyen la memoria institucional de ella, teniendo en cuenta su evolución, logros y mejora en calidad de información pública, bajo las variadas alternativas de participación ciudadana, y ubicando como centro de su desarrollo ambiental al ciudadano, con el fin de enfrentar retos, en lo que hace la administración distrital. La adopción del PGD, comprende a su vez, unas etapas o actividades como son su: Formulación; Aprobación por el Comité Archivo de la Secretaria Distrital de Ambiente; Armonización del PGD de los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos; Divulgación por parte de la alta dirección y la Publicación en la página Web de la entidad. Este documento se elaboró durante el Segundo semestre del año 2015, con el concurso de profesionales de la Dirección Gestión Corporativa en donde se estableció en primer lugar un proyecto que buscó la recolección de los datos, su análisis e interpretación para su presentación ante el Comité de Archivo, revisión y aprobación; contó con el concurso de los siguientes profesionales Henry Rodríguez Sosa; Economista, Carlos A Bula; Ingeniero Industrial, Gustavo Forero Carrillo; Historiador, Carmen Rosa Romero Amaya; Abogada, Leidy León; Abogada, Doris Faride Paredes; Bibliotecóloga y bajo la coordinación del Doctor Ángel Flórez Venegas Director de Gestión Corporativa y la Doctora Mariela Álvarez Rodríguez Magister en Gestión Documental y Administración de Archivos. 1 La abreviatura PGD corresponde al Programa de Gestión Documental 22 La abreviatura SDA corresponde a la Secretaría Distrital de Ambiente 4

5 2. ALCANCE DEL PGD El Programa de Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Ambiente estará estructurado de forma coherente con el Plan Institucional de Archivos (PINAR) en cuanto a su carácter estratégico, razón por la cual se articularán y no interferirán de ninguna forma el uno con el otro. En cuanto al carácter económico y de su financiación, estará articulado con el Plan Estratégico Institucional en donde se garantizarán los recursos necesarios para su operación. El Programa de Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Ambiente está pensado para desarrollarse con metas a corto, mediano y largo plazo, y en este sentido se entiende por Corto Plazo el año 2016, por mediano plazo los años 2017 y 2018 y por largo plazo el año Las áreas responsables de que todo esto se haga realidad serán la Dirección de Gestión Corporativa, quien además posee la función de la administración de la gestión documental desde la estructura organizacional, y la Subsecretaría General, quien es la responsable del Sistema Interno de Gestión, estructura que alberga al Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA), el cual es transversal para la organización. Todo esto, teniendo en cuenta que la Secretaría Distrital de Ambiente, posee en el interior de sus documentos, información administrativa y de carácter misional, única y poderosamente valiosa, para la ciudad y el país en materia de medio ambiente, la cual se encuentra en diferentes formatos análogos, digitales y electrónicos. Para enfrentar este reto, la Secretaría tendrá en cuenta el marco legal de la Gestión Documental en el País, así como las normas técnicas distritales, nacionales e internacionales en esta materia. La gestión documental de la Secretaría, es una responsabilidad de todos los servidores y servidoras que en ella laboran, pero su capacitación y liderazgo vendrán desde la Dirección de Gestión Corporativa quien tendrá un grupo interdisciplinario encargado de formular políticas, planes, programas y estructurará herramientas para facilitar a todos los usuarios internos y externos de la documentación y de la información que en ella está contenida, su uso, su cuidado y su preservación a largo plazo, siempre con el respaldo de las demás dependencias, tanto administrativas como misionales, encabezadas por la Subsecretaría General. 5

6 3. PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO Este Programa va dirigido para los funcionarios y contratistas - servidores de la Secretaría Distrital de Ambiente, para cumplimiento del mismo. Así mismo va dirigido a la ciudadanía para su conocimiento y consulta. 6

7 4. CONCEPTUALIZACIÓN DEL PGD 4.1 Normograma Norma (número y fecha) Ley 23 de 1984 Congreso de Colombia Ley 44 de 1993 Congreso de Colombia Descripción Sobre derechos de autor Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944.Derechos de Autor. Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones - Articulo 6 al 13 Ley 594 de 2000 Congreso de Colombia Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. artículo 21 Ley 1273 de 2009 Congreso de Colombia Ley 1474 de 2011 Congreso de Colombia Ley 1437 de 2011 Congreso de Colombia Ley 1581 de Congreso de Colombia Ley 1712 de 2014 Congreso de Colombia Decreto 460 de 1995 Presidencia de la Republica Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones. "por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública." Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículo 53 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Por el cual se reglamenta el Registro Nacional del Derecho de Autor y se regula el Depósito Legal Decreto 1474 de 2002 Presidencia de la "Por el cual se promulga el "Tratado de la Republica OMPI, Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, sobre Derechos de Autor (WCT)", adoptado en Ginebra, el veinte (20) de diciembre de mil novecientos noventa y seis (1996)". Decreto 109 de 2009 Alcalde Mayor de "Por el cual se modifica la estructura de la 7

8 Bogotá D.C Decreto 175 de 2009 Alcalde Mayor de Bogotá D.C Decreto 2578 de Presidente de la República de Colombia Decreto 2482 de Presidente de la República de Colombia Decreto 019 de Presidente de la República de Colombia Decreto 2609 de 2012 Presidente de la República de Colombia. Decreto 2693 de 2012 Presidente de la República de Colombia Decreto 1081 de Presidente de la República de Colombia. Directiva Presidencial 04 de 2012 Presidente de la República Resolución 880 de 2013 Secretaria Distrital de Ambiente Norma Técnica Colombiana NTC-ISO de 2010 Secretaría Distrital de Ambiente y se dictan otras disposiciones" "Por el cual se modifica el Decreto 109 de Marzo 16 de 2009" Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado". artículo 1, 3,8 y 9 "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, Y se dictan otras disposiciones" "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República" artículo Eficiencia administrativa y lineamientos de la política Cero Papel en la administración pública. Por la cual se crea el Comité Interno de Archivo y Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Ambiente y se dictan otras disposiciones Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1. Generalidades 4.2 Requerimientos económicos El Programa de Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Ambiente ha sido desarrollado con recursos propios de la entidad. La adopción de estrategias orientadas a una gestión documental eficiente a partir del uso de las TIC s y la construcción de indicadores como elementos de medición, monitoreo y seguimiento, tendrán en cuenta algunos ejes para ser abordados, como los siguientes: 8

9 El impacto que tendrá dentro de la SDA, la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública. El impacto que tendrá dentro de la SDA, la estrategia de Gobierno en Línea - GEL. Construcción de indicadores que señalen el impacto generado por las medidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos y trámites los cuales se desarrollan en papel, por trámites y procedimientos desarrollados en medios electrónicos. Igualmente, para la elaboración de este Programa se tiene en cuenta los requerimientos económicos del PGD de la SDA, los cuales están determinados por el monto de los bienes y servicios destinados directamente por cada vigencia fiscal a la gestión documental de la SDA, el que a su vez, responde y apunta al Plan Estratégico, por ello se hace fundamental alinear el PGD con los planes de la entidad. Dado el carácter transversal de algunas actividades, que se señalan en el PGD y que pueden coincidir con las formuladas con otras referidas en otros planes, como el Plan de Acción, el GEL o Cero Papel, la cuantificación de los recursos se irá consolidando. 4.3 Requerimientos administrativos En cumplimiento del Artículo 4 del Decreto 2609 de 2012 del Archivo General de la Nación, dentro de las estructuras de las entidades debe existir una Coordinación encargada de la Gestión Documental, figura que no existe de manera formal dentro de la SDA en la actualidad, sin embargo, al interior de la Dirección de Gestión Corporativa existe un Grupo de Archivo responsable de la Gestión Documental, que para los efectos se denominará Área de Archivo y Gestión Documental. 3 Dentro de los ejes administrativos del PGD, se deberán tener en cuenta las siguientes situaciones Sistema de Administración de Archivos Este requerimiento de tipo administrativo, se contemplará en el Programa de Archivos Descentralizados, que se planteará en el futuro. Coordinación de la Gestión Documental con otras áreas. Por el carácter transversal del Proceso de Gestión Documental, la Dirección de Gestión Corporativa, será la responsable en la SDA de liderar y coordinar lo relacionado a los diferentes aspectos y componentes, demandando de las diferentes dependencias la participación pertinente. Este requerimiento administrativo, de trabajo con el concurso de las demás dependencias, busca hacer realidad y materializar, algunos de los principios del proceso de Gestión Documental, definidos en el Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes: Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no 3 En la actualidad se está tramitando ante el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital el proceso de reestructuración administrativa y funcional para la Entidad, en donde se ha contemplado la creación de la Subdirección de Gestión Documental. 9

10 duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. Modernización. La alta gerencia de la SDA, junto con las demás dependencias de la Entidad propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. Gestión del Talento Humano destinado a la gestión documental Este requisito de tipo requerimiento administrativo, está destinado a la gestión del talento humano, con destinación permanente y exclusiva a ejecutar funciones de gestión documental dentro de la SDA. Este responde a lo planteado en el Artículo 16, de la Ley 594 de 2.005; y teniendo en cuenta lo señalado el Artículo 4, del Decreto 2609; (Ver anexo No 02) 4.4. Requerimientos tecnológicos En la SDA se utiliza el aplicativo FOREST, para registrar, radicar y apoyar el seguimiento y control del proceso de gestión documental por medio de reportes que permiten analizar dicho proceso; actualmente y en aras de mejorar el proceso. Medios de generación. Las líneas de acción del PGD, estarán orientadas a incluir, verificar y validar que el componente tecnológico, permita una gestión documental eficiente dentro de la SDA, teniendo en cuenta, los diversos tipos de información que se generan en diversos medios y formatos, y que está alojada en los diversos sistemas de información de la SDA, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Universalidad. Tendrá en cuenta la totalidad de las formas de generación de documentos institucionales generados en la SDA por diferentes medios y sistemas, desde los generados en medios físico (análogos), hasta los que se generan electrónicamente a través de los diversos sistemas de información. De los documentos institucionales, reflejará los sistemas de organización y conservación de los mismos. Dotación de unidades de información (Hardware y Software). Incorporan las condiciones de uso y consulta de los documentos, independientemente de los formatos o condiciones en las que se generaron. 4.5 Gestión del Cambio Las siguientes actividades tienen como propósito facilitar la implementación del PGD en la Secretaría Distrital de Ambiente y asegurar su articulación con los demás planes y programas de la Entidad. Etapa I: Determinar razones para el cambio organizacional de acuerdo al objetivo y propósito del PGD. 10

11 Objetivo: Conocer por qué la SDA tiene necesidad de cambiar el modo de actuar de acuerdo a las necesidades del PGD Etapa II: Caracterización de la SDA, identificando los procesos presentes en la Entidad. Objetivo: Adquirir la información necesaria del PGD y de los procesos que en él se llevan a cabo, caracterizando la manera en que se desarrollan actualmente, lo cual constituye la base para realizar un diagnóstico. Etapa III: Diagnóstico del entorno y de los procesos. Objetivo: Identificar los problemas existentes en las relaciones de la Entidad con su entorno y de cada uno de sus procesos. Etapa IV: Proyección de las soluciones Objetivo: Listar todas las deficiencias detectadas por procesos y definir las posibles soluciones. Etapa V: Diseño y / o actualización de los procesos que tengan relación con el PGD Objetivo: Establecer las tareas a desarrollar para diseñar y actualizar los procesos y realizar su implementación y ajuste. 11

12 5. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL En este capítulo, acorde con lo dispuesto en el artículo 9 del decreto 2609 se presentan las estrategias de formulación e implementación por cada proceso. Los procesos contemplados son: 1. Planeación Estratégica de la Gestión Documental 2. Producción Documental 3. Gestión y Trámite Documental 4. Organización Documental 5. Transferencia Documental 6. Disposición de Documentos 7. Preservación a Largo Plazo 8. Valoración Documental En la estructura para cada proceso se contempla el objetivo, el alcance y dos cuadros resumen: El primero sintetiza las actividades, subactividades y responsables de la acción, y el segundo ubicado en el anexo No 03 señala el estado actual de la actividad, el tipo de requerimiento y la planeación temporal de las metas respectivas en términos de corto, mediano y largo plazo. Se entiende por Corto Plazo el año 2016, por mediano plazo los años 2017 y 2018 y por largo plazo el año Planeación estratégica documental. Objetivo: Estructurar los documentos estratégicos necesarios para el desarrollo e implementación de la gestión documental y la administración de archivos administrativos. Los documentos se elaboran acorde con un enfoque integral, sistémico que contemple en su conjunto, la totalidad de acciones requeridas y siempre acorde con el Plan Estratégico Institucional de la Secretaría de Ambiente. Alcance: El procedimiento inicia con la formulación y aprobación de los documentos estratégicos, continúa con la difusión, el seguimiento a la implementación de los mismos y finaliza con el proceso de actualización. 4 El modelo guía utilizado es el desarrollado por el Archivo General de la Nación en su Programa de Gestión Documental. Bogotá. Diciembre de

13 ASPECTO CRITÍCO Administració n documental ACTIVIDAD A DESARRROLLAR PLANEACIÓN Contextualizar la gestión documental de acuerdo con las disposiciones que regulan la entidad, la estructura orgánico-funcional, los procesos estratégicos, misionales y de apoyo la plataforma estratégica, las obligaciones y compromisos de la entidad Crear y mantener actualizado el Registro de Activos de Información SUBACTIVIDADES RESPONSABLE Elaboración del Documento Área de Archivo 5 Inclusión Manual de Funciones por Dependencia Inventario de Activos de Información Subsecretaria General y de Control Disciplinario - SGCD 6 ( Calidad) Adoptar y difundir de manera amplia el esquema de publicación Identificar los instrumentos archivísticos existentes en la entidad como Cuadro de Clasificación Documental (CCD), la Tabla de Retención Documental (TRD), Inventarios documentales, mapa de procesos, flujos documentales y la descripción las funciones de las unidades administrativas de la entidad y elabore o actualice los que sean requeridos para gestionar adecuadamente los documentos Establecer el sistema integrado de conservación, conformado por el plan de conservación documental (documentos análogos) y el plan de preservación digital a largo plazo (documentos digitales) de la entidad. Formular las directrices de la transferencia del documentos que deben ser preservados a largo plazo Elaboracion del cuadro a publicar Subsecretaria y Área de Archivo Publicación a través de la Página WEB Oficina Asesora de Comunicaciones TRD, TVD, CCD Area de Archivo DGC 7 Inventarios Documentales. Archivo Central Inventario Documental Archivo de Gestión. Proceso de Gestión Documental Flujos Documentales Plan de Conservación Documental Área de Archivo - DGC Unidades de la Secretaria Área de Archivo DGC ( Calidad) Área de Archivo Direción de Gestión Corporativa Plan de Presevación Digital Dirección de Planeación y Sistemas de Información Ambiental DPSIA 8 Grupo de Archivo 5 Área de archivo se refiere al grupo de trabajo Gestión Documental Archivo Central Dirección de Gestión Corporativa 6 SGCD significa Subsecretaria General y de Control Disciplinario - 7 DGC significa Dirección de Gestión Corporativa 8 DPSIA significa Dirección de Planeación y Sistemas de Información Ambiental 13

14 Directrices para la creación y diseño de documentos Sistema de Gestión de Documentos Electronicos de Archivo - SGDEA Mecanismos de autenticación Asignación de metadatos Aplicar las políticas de seguridad de la información de la entidad y defina las tablas de control de acceso (perfiles) requeridos para los procesos y actividades de la gestión documental. Identificar los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad con el fin de ejercer el control de producción y elaboración de los documentos en forma fiable y autentica en el formato, que mejor responda a su disponibilidad, acceso y preservación. Precisar los tipos de información de la entidad para determinar cómo gestionar cada uno de ellos Realizar un análisis orientado a determinar las necesidad de optimizar y automatizar los procesos de la gestión documental e implantar el sistema de de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA Normalizar los procedimientos de digitalización acorde a los lineamientos dados por el AGN y los estándares de buenas practicas Establecer los criterios relacionados con la autorización y uso de firmas electrónicas en la entidad, teniendo como referente el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos Definir los metadatos mínimos de los documentos de archivo (contenido, estructura y contexto) que deben ser vinculados durante todo el ciclo vital, acorde con la naturaleza de los tipos de información de la entidad Definición de los accesos Área de archivo y Archivo General de la Nación - AGN 9 Si es correcto entra a Oficina Asesora de públicación Comunicaciones Si no elaborar el acceso Dirección Legal Ambiental- Área de Archivo Calidad Calidad Definición, descripción y clasificación. Área de Archivo DGC Análisis Área de Archivo y DPSIA Implementación Área de Archivos y DPSIA Área de Archivos y DPSIA Elaborar un documento de Dirección de Gestión definición de política Corporativa y Dirección de Planeación y Sistemas de Información Ambiental Capacitación Dirección de Planeación y Sistemas y Área de Archivo Implementación DPSIA y Todas las Dependencias Documento Activos Grupo de Archivista 10 Documentos Inactivos Grupo de Archivistica 9 AGN, significa Archivo General de la Nación 10 Grupo de Profesionales del Área de Archivo Dirección de Gestión Corporativa 14

15 5.2 Producción documental. Objetivo: Realizar el conjunto de actividades concernientes a la forma de producción y/o ingreso de los documentos así como a la estructura del acceso del documento. Alcance: Todos los documentos de archivo que ingresen a la Secretaría Distrital de Ambiente. ASPECTO CRITÍCO Estructura de los documentos Forma de producción o ingreso Áreas competentes para el trámite ACTIVIDADES A DESARROLLAR PRODUCCIÓN Definir la estructura, las condiciones diplomáticas (internas y externas), el formato de preservación, el soporte, el medio, las técnicas de impresión, el tipo de tintas, calidad del papel y demás condiciones que se requieran para elaborar los documentos de archivo. Para documentos a declarar en el SGDEA deben cumplir con los requisitos y características mínimas de un documento de archivo, establecidas en el Decreto 2609 de 2012 Describir las instrucciones para el diligenciamiento de formas, formatos y formularios de la entidad Determinar los mecanismos de control de versiones y aprobación de documentos para facilitar el trabajo colaborativo y el mantenimiento de la trazabilidad desde su creación hasta el momento de su aprobación y firma Hacer uso adecuado de la reproducción de documentos con el fin de reducir los costos derivados de su producción Definir los lineamientos para uso de formatos abiertos en la producción de documentos electrónico. Diseñar los mecanismos (planillas, registros, entre otros) para la recepción de los documentos físicos o electrónicos producidos por los ciudadanos para que sean incorporados a la sede electrónica o al sistema implantado por la entidad para tal efecto. SUBACTIVIDADES Documentos Análogos ( Elaboración Protocolos) Documentos Electrónicos ( Elaboración Protocolos) Elaboración de Instructivos Revisión y Ajuste Protocolo Actual Política cero papel Directriz de Política Documentos análogos ( Ajuste) Documentos Electrónicos Definición de la política Implementación RESPONSABLE Área de Archivo DGC y Calidad Área de Archivo DGC, DPSIA Y Calidad Área de Archivo DGC y Calidad Área de Archivo y Calidad PIGA ( Subdirección de Políticas y Planes Ambientales) y Área de Archivo y Calidad DPSIA y Calidad Área de Archivo, SGCD y DPSIA DPSIA y Calidad Área de Archivo y Calidad DPSIA 15

16 Garantizar el control unificado del registro y radicación de los documentos tramitados por la entidad independientemente de los medios y canales disponibles y de acuerdo con los tipos de información definidos Señalar directrices encaminadas a lograr la simplificación de trámites de la entidad y facilitar su automatización. Disponer de los dispositivos tecnológicos destinados al área de archivo para la digitalización de los documentos y poder integrarlos al SGDEA Fortalecer el sistema Unificado electrónico de Registro Fortalecimiento de Gobierno en Línea Plan de Infraestructura Tecnológica ( Equipos) Calidad, DPSIA y Área de Archivo- DGC Subsecretaria General y de Control Disciplinario Secretaría General y de control Disciplinario y DGC 16

17 5.3 Gestión y trámite documental. Objetivo: Realizar el conjunto de actividades necesarias para el registro, vinculación a un trámite, seguimiento, incluido disponibilidad y acceso para consulta, hasta la resolución de la solicitud. Alcance: Comprende desde el registro hasta la resolución de la solicitud, por parte de la Secretaria de Ambiente. GESTIÓN Y TRÁMITE ASPECTO CRITÍCO ACTIVIDADES A DESARROLLAR SUBACTIVIDADES RESPONSABLE Registro documentos Distribución Acceso consulta de y Implementar mecanismos para la entrega de los documentos a los respectivos usuarios internos y externos, previamente caracterizados Hacer entrega de los documentos a las instancias internas y externas destinatarios siguiendo el procedimiento dispuesto para tal fin. Estructurar servicios de archivo y haga uso de los medios tecnológicos para facilitar la interacción con los usuarios Establecer las tablas de control de acceso y los formatos de préstamo de los documentos, así como los mecanismos de consulta disponibles para los usuarios. Promover el intercambio de información con otras instituciones haciendo uso del banco terminológico de tipos, series y sub-series documentales de la entidad con el fin de facilitar la interoperabilidad entre los sistemas de información y garantizar la adecuada atención a los usuarios Actualizar el registro de documentos Fortalecer el sistema de control actual Sistematizar con alertas el monitoreo Actualizar el procedimiento existente Mecanismos para Archivo Central ( Documentos Análogos) Mecanismos para Archivo de Gestión Mecanismos Documentos Electrónicos para Subsecretaria General y de Control Disciplinario y Área de archivo Planeación y Área de Archivo Planeación y Subsecretaria Subsecretaria DPSIA Área de Archivo - DGC Área de archivo Todas las dependencias y área de Archivo DPSIA, Calidad y Área de Archivo. Control seguimiento y Implementar el mapa de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad, indicando los periodos de vigencia que tienen los funcionarios para dar respuesta Revisar los mapas de procesos Elaborar los flujos documentales Establecimiento e implementación controles Área de Archivo - DGC Área de archivo - DGC Subsecretaria General y de Control Disciplinario y Oficina de Control Interno 17

18 Implementar controles para verificar la trazabilidad de los trámites y sus responsables. En entornos electrónicos esto se hace a través de metadatos para la trazabilidad del documento. Implementar controles para asegurar que los trámites que surten los documentos se cumplan hasta la resolución de los asuntos de manera oportuna. Calidad y Oficina de Control Interno 18

19 5.4 Organización documental. Objetivo: Realizar el conjunto de actividades necesarias para la definición, clasificación, ordenación de cada documento y ubicación tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Central de la Secretaría de Ambiente. Alcance: Comprende la clasificación, ordenación, descripción u ubicación de los documentos análogos y electrónicos en los archivos respectivos. ASPECTO CRITICO Clasificación Ordenación ACTIVIDADES A DESARROLLAR ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Identificar y asignar cada uno de los documentos de la entidad en su respectivo expediente acorde con los CCD y las TRD, manteniendo en todo momento su vínculo con el trámite y el proceso que le dio origen. Para los expediente electrónicos establezca las relaciones a través metadatos (requisito SGDEA). Ubicar cada uno de los documentos que componen un expediente, respetando el orden en que se produjeron y realizando la foliación respectiva. Para los expedientes electrónicos garantizar su integridad mediante la producción y actualización del índice electrónico. (Requisito SGDEA). SUBACTIVIDADES Para análogos Documentos Para Documentos Electrónicos Para documentos análogos Elaboración del índice RESPONSABLE Todas Las Dependencias y Área de Archivo. Sistemas, Calidad y Área de archivo Área de Archivo DPSIA, Calidad y todas las dependencias Descripción Especificar los parámetros que permitan desarrollar actividades de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de archivo. Determinar los sistemas de ordenación para asegurar la secuencia numérica, alfabética o alfanumérica en cada agrupación documental, acorde con las necesidades y requerimientos de la entidad. Implementar el programa de descripción documental mediante la utilización de normas, estándares y principios universales y sistemas informáticos basados en las normas de descripción adoptadas por el Consejo Internacional de Archivo (CIA) de manera que la estructura de los datos y la información sea compatible con los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación y demás archivos generales territoriales. Implementación del Todas las Índice Dependencias Implementación Área de Archivo y Dependencias Implementación Área de Archivo y Dependencias Elaborar el Programa de Descripción Documental Área de Archivo - DGC 19

20 5.5 Transferencias documentales. Objetivo: Realizar el conjunto de operaciones técnicas para efectuar la transferencia de los documentos durante las diversas fases de archivo en el sistema de Gestión Documental de la Secretaria Distrital de Ambiente. Alcance: Comprende las transferencias primarias y secundarias, incluyendo actividades de cotejo de inventarios, validación de metadatos, control de las técnicas empleadas tanto para documentos análogos como para documentos electrónicos. ASPECTO CRITÍCO Preparación de la transferencia Validación de la transferencia Migración, refreshing, emulación conversión Metadatos o TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ACTIVIDADES A DESARROLLAR Aplicar las directrices y los procedimientos señalados por el AGN para la realización de las transferencias primarias y secundarias, de conformidad con los tiempos establecidos en las TRD. Tener en cuenta lo establecido por el AGN para la transferencia de documentos electrónicos de archivo, de forma que se asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo Verificar la aplicación de los procesos de clasificación y ordenación de los expedientes, así como las condiciones adecuadas de empaque, embalaje para el traslado y entrega formal de las transferencias documentales mediante el inventario firmado por las personas que intervienen en el proceso Diligenciar los inventarios de las transferencias en el Formato Único de Inventario Documental - FUID, conforme a los criterios establecidos en el Acuerdo 042 de 2002 Formular los métodos y la periodicidad de aplicación de las técnicas de migración, refreshing, emulación o conversión, con el fin de prevenir cualquier degradación o pérdida de información y asegurar el mantenimiento de las características de contenido de los documentos Incluir en la transferencia los metadatos que faciliten la posterior recuperación de los documentos físicos y electrónicos de las series documentales transferidas al archivo central en soporte físico o en soporte electrónico en el SGDEA SUBACTIVIDADES Transferencias primarias Transferencias Secundarias RESPONSABLES Área de Archivo Área de Archivo Área de archivo y DPSIA Área de Archivo Todas dependencias las Formular los métodos Área de Archivo, Calidad y DPSIA Incluir los metadatos DPSIA y Área de Archivo. 20

21 5.6 Disposición de documentos. Objetivo: Realizar la selección de documentos para establecer su preservación temporal, definitiva o su eliminación de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental TRD aprobada por la Secretaría Distrital de Ambiente y Convalidada por el Consejo Distrital de Archivos. Alcance: Comprende desde la selección de documentos de archivo acorde con el período de retención, hasta la aplicación de las técnicas de disposición final aplicable a los documentos análogos y electrónicos. ASPECTO CRITÍCO Directrices generales Conservación total, selección y microfilmación y/o Digitalización Eliminación DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVIDADES A DESARROLLAR Aplicar la decisión resultante de la disposición final, establecida en las TRD, TVD, apoyándose en procedimientos documentados para normalizar y formalizar estas actividades Registrar en el SGDEA los procedimientos de disposición final aplicados y los correspondientes metadatos que vinculen dichos procedimientos. Determinar la metodología, los estándares, las técnicas, los criterios y el plan de trabajo para la aplicación de la conservación total, la selección, la microfilmación y/o la digitalización. Definir un procedimiento que garantice la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos y electrónicos. Formalizar la eliminación de los documentos mediante actas aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial Mantener disponibles las actas de eliminación y el inventario correspondiente para dejar la trazabilidad de las actividades realizadas. Garantizar la publicación de los inventarios de los documentos eliminados en el sitio web de la entidad en cumplimiento del Artículo 25 del Decreto 2578 de 2012 y el Artículo 15 del Acuerdo AGN de 2013 SUBACTIVIDADES En ejecución Elaboración del registro Para documento análogo Conservación total y selección. Para Documento electrónico : Microfilmación y Digitalización Para Documento análogo Para Documento electrónico Elaboración, aprobación y publicación de Actas RESPONSABLE Área de Archivo y Comité Interno de Archivo Área de Archivo y DPSIA Área de Archivo y DPSIA DPSIA y Área de Archivo Área de Archivo DPSIA y Área de Archivo Área de Archivo y Comité Interno de Archivo Área de Archivo Área de Archivo 21

22 5.7 Preservación largo plazo. Objetivo: Aplicar el conjunto de acciones necesarias para garantizar la preservación de los documentos, independientemente de su soporte, medio y forma de registro o almacenamiento. Alcance: Comprende el desarrollo del sistema de conservación (Documentos análogos) y del sistema de preservación (Documentos electrónicos) incluyendo la conservación preventiva y las buenas prácticas de control y manejo de documentos electrónicos. ASPECTO CRITÍCO Sistema integrado de Conservación Seguridad de la Información Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de PRESERVACIÓN LARGO PLAZO ACTIVIDADES A DESARROLLAR Implementar el Plan de Conservación Documental para los documentos análogos, considerando los programas procesos y procedimientos relacionados con la conservación preventiva, conservación documental y restauración documental. Implementar el Plan de Preservación a Largo Plazo para los documentos electrónicos, considerando las estrategias, procesos y procedimientos, garantizando la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Definir los mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos de manipulaciones o alteraciones en la actualización, mantenimiento y consulta o por cualquier falla de funcionamiento del SGDEA Asegurar que el SGDEA mantenga las siguientes características de los documentos: autenticidad, integridad, inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legibilidad (visualización) y conservación Establecer los requisitos para la preservación de los documentos electrónicos de archivo desde el mismo momento de su creación y verifique el cumplimiento de los mismos. SUBACTIVIDADES Elaborar el Plan de Conservación Documental Implementar el Plan de conservación Documental Elaborar el Plan de Preservación a largo Plazo ( electrónico) Implementar el Plan de Preservación Documental RESPONSABLES Área de Archivo - DGC DGC DPSIA, Calidad y Área de archivo Planeación y DGC DPSIA, Calidad y Área de archivo DPSIA, Calidad y Área de archivo DPSIA, Calidad y Área de archivo 22

23 archivo Requisitos para las técnicas de preservación a largo plazo Verificar que el SGDEA implementado en la entidad garantice la preservación de los documentos, de acuerdo con lo dispuesto en las TRD Identifique las necesidades de preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo y determine los criterios y métodos de conversión, refreshing, emulación y migración que permitan prevenir cualquier degradación o pérdida de información y aseguren el mantenimiento de las características de integridad. DPSIA, Calidad y Área de archivo DPSIA, Calidad y Área de archivo 23

24 5.8 Valoración documental. Objetivo: Realizar de manera permanente las acciones necesarias para determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y su destino final. Alcance: Comprende desde la planeación del documento hasta la aplicación de las técnicas de disposición final de los documentos. ASPECTO/CRITERIO Directrices generales VALORACIÓN DOCUMENTAL ACTIVIDADES A DESARROLLAR Evaluar las características de la diplomática documental y las condiciones técnicas de producción de los documentos físicos y electrónicos para decidir su conservación total. Analizar los documentos que informan sobre el desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad para determinar criterios de valoración. Revisar la producción documental de las áreas en términos cuantitativos y cualitativos para identificar los documentos que tienen valores primarios y secundarios. RESPONSABLE Área de Archivo Área de Archivo Área de Archivo Tener en cuenta el contexto funcional, social, cultural y normativo de la entidad para definir los valores primarios y secundarios de los documentos físicos y electrónicos de archivo. Analizar la frecuencia de uso y consulta de los documentos y el impacto que pueda generar en la investigación sobre la historia y genealogía institucional como base para determinar los valores secundarios de los documentos. Área de Archivo Área de Archivo 24

25 6. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD El Programa de Gestión Documental PGD forma parte integral del Plan Institucional de Archivos PINAR que, a su vez se elabora en concordancia con el Plan Estratégico Institucional de la Secretaría Distrital de Ambiente. De esta manera se espera que el PGD se desarrolle de manera armónica y consistente con el conjunto de planes de la Secretaría Distrital de Ambiente, y en especial como parte del Programa de Inversiones de la misma. 6.1 Fase de elaboración: Diagnóstico Esta fase inicia con el establecimiento de la necesidad y la realización de la actividad fundamental para la formulación del PGD, a saber el diagnóstico. La Secretaría de Ambiente ha realizado los siguientes ejercicios de diagnóstico: 1.1 Diagnóstico Integral 2012 (ver anexo No 4) 1.2 Aspectos Críticos del Archivo Secretaría Distrital de Ambiente. Bogotá (ver anexo No 5) 1.3 Matriz DOFA Archivos. Secretaria Distrital de Ambiente: Bogotá (ver anexo No 6) Mesas de Trabajo Durante el mes de Agosto se desarrollaron sendas mesas de trabajo del Grupo de profesionales encargados de la estructuración del PGD de la Secretaría de Ambiente para la definición de subactividades, áreas responsables y cronograma de metas, las cuales quedan representadas en las respectivas actas. (Ver anexo No 7) Redacción del Documento Para la última semana de Agosto se entrega el Documento del PGD. 6.2 Aprobación. El Documento se presenta para discusión y aprobación del Comité Interno de Archivo en la sesión del 31 de agosto de (Ver anexo No 08) Con los correspondientes ajustes y observaciones se colgara en la página web de la secretaría, en la fecha establecida por la norma: Septiembre 5 del año en curso. 6.3 Difusión. Se desarrollarán dos tipos de actividades i) Presentación ante el Comité Directivo de la Secretaría Distrital de Ambiente, por parte de la Dirección Corporativa. ii) En coordinación con el área de comunicaciones, durante el mes de Septiembre se realizará la difusión del Programa dentro de la entidad, y ante la ciudadanía. 25

26 6.4 Implementación. El proceso de implementación del PGD comprende al menos tres niveles de acción que se desarrollan de forma simultánea, pero que focalizan sus esfuerzos en aspectos diferentes: Gestión del Cambio: El primero de ellos se refiere a las pautas de conducta de los individuos y busca modificar la conducta organizacional denominada por la literatura especializada como Resistencia al cambio. Está destinado al conjunto de la organización, en este caso la totalidad de los funcionarios de la Secretaría de Ambiente, pero se focaliza en los funcionarios afectados por cada uno de los procesos modificados en función del PGD, este proceso se ve reflejado y detallado en el Capítulo IV numeral Plan de Capacitación: El plan de capacitación del PGD a su vez hará parte del Plan de Capacitación Institucional, y contemplará una primera fase de sensibilización y conocimiento, que iniciará la implementación del mismo y una segunda fase de capacitación especializada para procesos específicos de documentación, focalizados en determinadas áreas o grupos de trabajo. Este plan se estructurará bajo el principio según el cual todo desarrollo de nuevos procesos debe acompañarse de la respectiva capacitación como única garantía de su implementación Programas Específicos: El PGD se implementa a través de acciones y programas específicos que contemplan productos y/o metas a corto, mediano y largo plazo. Las acciones se han descrito detalladamente en el capítulo anterior y en el capítulo siguiente se presentan los principales programas específicos. Con base en estos insumos, se dimensiona la fase completa de implementación del PGD. 6.5 Optimización La fase de optimización de la implementación contempla el desarrollo de tres actividades. i) una actividad de carácter permanente: el seguimiento. ii) Monitoreo, que permite evaluar la evolución de los programas y iii) Ajustes y Mejoras, que surgen como resultado de la actividad anterior. 26

27 CRONOGRAMA PGD ELABORACIÓN Analisis Información Secundaria Mesas de Trabajo Redacción Primera Versión Ajuste y Correcciones Presentación al Comité APROBACIÓN Aprobación por parte del Comité DIFUSIÓN A los niveles directivos A todos los Funcionarios de la SDA A La Ciudadanía IMPLEMENTACIÓN Activdades Ejecutadas o en Ejecución Corto plazo Mediano Plazo Largo Plazo OPTIMIZACIÓN Seguimiento Evaluación Ajustes y Mejoras 27

28 7. PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD TITULO: Estrategia de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos JUSTIFICACIÓN: La Secretaría de Ambiente requiere homogenizar, acorde con lo dispuesto en el decreto 2609 de 2012 los documentos que ingresan a la entidad y conforman su archivo. ALCANCE: En una primera fase el programa cubrirá los documentos que constituyen el archivo de gestión de la entidad y en una segunda etapa las transferencias documentales. BENEFICIOS: Permitirá a la entidad homogenizar su documentación electrónica, facilitando su ordenación y seguimiento, evitando pérdidas y ahorrando tiempos de respuesta. LINEAMIENTOS: La forma o formulario establecido debe garantizar el contenido estable, la forma documental fija, el vínculo archivístico y el equivalente funcional para cada tipo de documento. RESPONSABLES: Dirección de Gestión Corporativa y el área responsable. TITULO: Estrategia de Capacitación PGD JUSTIFICACION: Gran parte de los problemas generados en la elaboración, recepción, trámite, organización y archivo de los documentos, tiene su origen en el desconocimiento de los funcionarios acerca de los requerimientos técnicos mínimos necesarios para garantizar una adecuada Gestión Documental. Por ello, un plan de capacitación que cubra toda la entidad, que sensibilice a los funcionarios y transfiera las herramientas técnicas adecuadas, según su papel, en los diversos procesos de la Gestión Documental, resulta fundamental en la Secretaria de Ambiente. ALCANCE: El Conjunto de funcionarios de la Secretaria de Ambiente BENEFICIOS: Generar una cultura adecuada del manejo de los documentos tanto físicos como electrónicos significaría un gran avance en términos de productividad, eficiencia y especialmente oportunidad, en el manejo de los diversos temas que se 28

29 ejecutan en la Secretaría Distrital de Ambiente LINEAMIENTOS: En concordancia con las políticas y Planes de formación del Talento Humano de la entidad, el Plan de capacitación del PGD deberá comprender: Sensibilización sobre el valor patrimonial de los documentos físicos y electrónicos, y la necesidad de la conservación y la preservación de los mismos Explicación de las políticas, procesos y procedimientos de la gestión documental Actividades de conocimiento, comprensión y aceptación de los procesos técnicos del PGD tales como Valoración Documental y Aplicación de Tabla de Retención Documental, Organización Física de los Documentos ( Carpetas) En procesos específicos, formación avanzada en Gestión Documental. RESPONSABLES: Dirección de Gestión Corporativa y Subsecretaria General y de Control Disciplinario. TITULO: Estrategia de Documentos Vitales. JUSTIFICACIÓN: La Secretaría Distrital de Ambiente es responsable de la información histórica que en materia ambiental (Aguas, Aire, Ruido, etc.) posee la ciudad. En este sentido es la memoria histórica distrital y por ello debe garantizar la conservación de la información existente. De otra parte, en función de su potestad disciplinaria y sancionatoria requiere conservar con perfecta trazabilidad, información de diversos procesos que adelanta o ha adelantado. Por ello, un programa de Documentos vitales resulta de particular importancia dentro del Programa de Gestión Documental. ALCANCE: Comprende la identificación, evaluación, aseguramiento, disponibilidad y preservación de los documentos considerados esenciales, ya sea para el funcionamiento de la entidad, obligaciones legales o financieras, o de valor intrínseco patrimonial y/o de investigación. BENEFICIOS: Garantiza la continuidad de los aspectos misionales y transversales de la entidad y el soporte de las actuaciones que requieren trazabilidad y conservación a lo largo del tiempo. LINEAMIENTOS: El programa deberá contemplar entre otros aspectos. Medidas de seguridad para restringir el acceso de acuerdo a la naturaleza de los documentos Pautas para la elaboración de copias fidedignas alojadas en lugares adecuados. Controles de eficacia de las medidas de protección instauradas. 29

30 RESPONSABLES: Dirección de Gestión Corporativa y Dirección de Planeación y Sistemas de Información. TITULO: Estrategia de Gestión de Documentos Electrónicos JUSTIFICACIÓN: La introducción permanente de nuevas tecnologías y la obligación legal de orientar los servicios bajo los parámetros de Gobierno en línea así como la gestión electrónica de documentos, requieren que la Secretaría Distrital de Ambiente desarrolle un programa específico que garantice el tratamiento homogéneo, técnicamente consistente y especialmente integrado de toda la documentación producida o recibida. BENEFICIOS: El programa evitaría la duplicación innecesaria de los documentos (acorde con el diagnóstico, se reciben en formato electrónico, o se digitalizan y luego se imprimen) y permitiría un seguimiento y distribución adecuada de los mismos con considerables beneficios en términos de costos y oportunidad. LINEAMIENTOS: El programa debe integrar las técnicas de archivo en los programas electrónicos, para que éstos cumplan con los requerimientos necesarios para garantizar autenticidad, trazabilidad, preservación y transferencia de los mismos. El programa debe contemplar: Elaboración de formatos electrónicos Aplicación de TRD en documentos electrónicos Implementación de firma electrónica Elaboración de Metadatos. RESPONSABLES: Dirección de Planeación y Sistemas de Información TITULO: Estrategia de Conservación a Largo Plazo JUSTIFICACIÓN: La documentación análoga requiere de un tratamiento técnico riguroso como una garantía de su continuidad, disponibilidad y buen estado. Este tratamiento es lo que constituye un programa de conservación documental, que debe ser práctica continua de entidades como la Secretaria Distrital de Ambiente, que conservan y maneja buena parte de su documentación en forma análoga y al mediano plazo mantendrán archivos híbridos es decir constituidos por archivos físicos y archivos electrónicos. ALCANCE: Toda la Documentación física que reposa en la entidad y la que generara en desarrollo de sus objetivos. BENEFICIOS. Garantía de disponibilidad, conservación y manejo ordenado de su documentación disponible en forma análoga. 30

31 LINEAMIENTOS: Este programa está vinculado orgánicamente con el PINAR y debe contemplar como mínimo: Sub Programa de saneamiento y control de plagas Sub Programa de limpieza de áreas Sub Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales Sub Programa de Conservación en la producción y manejo documental Sub Programa de Prevención y atención de desastres RESPONSABLES: Dirección de Gestión Corporativa y Dirección de Planeación y Sistemas de Información TITULO: Estrategia de Preservación a Largo Plazo JUSTIFICACIÓN: La documentación electrónica requiere de un tratamiento técnico riguroso como garantía de la autenticidad, disponibilidad, trazabilidad y seguridad de los mismos. En su conjunto estas actividades orientadas al mantenimiento en el largo plazo, de manera accesible y en lugares adecuados, seguros y diferentes a la sede de la entidad, constituyen el programa de preservación a Largo Plazo. ALCANCE: Toda la documentación electrónica que ingrese y/o se procese en la entidad. BENEFICIOS. Garantía de disponibilidad, autenticidad, trazabilidad, preservación y manejo ordenado de la documentación electrónica. LINEAMIENTOS: Aplicación de normas técnicas, normas legales y demás documentos. RESPONSABLES: Dirección de Gestión Corporativa y Dirección de Planeación y Sistemas de Información. 31

32 8. ARTICULACIÓN CON LA PLANEACIÓN DE LA ENTIDAD 8.1 Misión de la Entidad La Secretaría Distrital de Ambiente es la autoridad que promueve, orienta y regula la sustentabilidad ambiental de Bogotá, como garantía presente y futura del bienestar de la población; y como requisito indispensable para la conservación y uso de bienes y servicios ecosistémicos y valores de biodiversidad. 8.2 Visión de la Entidad En 2016, la Secretaría Distrital de Ambiente es reconocida por ser: Una entidad que contribuye a que Bogotá se adapte al cambio climático y se ordene alrededor del agua mediante el cumplimiento de su mandato y la integración efectiva del componente ambiental en los programas de la ciudad. Una entidad que avanza en la gobernanza ambiental de la ciudad promoviendo la participación ciudadana y la gestión coordinada con otras entidades públicas y privadas; y Una entidad moderna y efectiva, con mayor capacidad tecnológica y humana para ejecutar sus programas y atender oportunamente a la ciudadanía. 8.3 Política del Sistema Integrado de Gestión La Secretaría Distrital de Ambiente, como autoridad ambiental que promueve, orienta y regula la sustentabilidad ambiental en el Distrito Capital, está comprometida con el cumplimiento de estándares de calidad, requisitos legales y otros requisitos, con el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión, prevención de la contaminación, generación de un ambiente de trabajo adecuado para el efectivo desarrollo de las actividades y protección de la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos de información. Para tal fin preservará la memoria institucional, mantendrá y fortalecerá los sistemas de información y tecnología adecuados, administrará y conservará los documentos de archivo producidos en el ejercicio de su gestión, mantendrá recursos humanos idóneos y competentes, identificará y controlará continuamente sus aspectos ambientales significativos y racionalizará el uso de los recursos naturales en todos los niveles de su organización e identificará y prevendrá las condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y seguridad del personal, clientes y visitantes, respondiendo a la satisfacción de sus clientes y partes interesadas promoviendo un ambiente de responsabilidad social. La Secretaría Distrital de Ambiente definió y documentó su política del sistema integrado de gestión asegurándose que es coherente con la misión, planes de la entidad, y adecuada con las metas organizacionales. La política del sistema integrado de gestión se comunica y difunde a los servidores públicos a través de campañas internas, reuniones y talleres de sensibilización, medios electrónicos e impresos tales como carteleras virtuales, página Web, folletos, entre otros establecidos en los procedimientos de comunicación interna y externa adoptados. 32

33 8.4 Objetivos Estratégicos Contribuir eficazmente a la construcción de una ciudad ambientalmente sustentable que se integre a la región y a la nación en cumplimiento a lo establecido en el plan de desarrollo Mantener los sistemas de información y tecnológicos adecuados que permitan preservar y proteger la memoria institucional Administrar y conservar los documentos de la Secretaría Distrital de Ambiente - SDA de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental TRD, fortaleciendo la preservación de la memoria institucional y la transparencia en el manejo de la información Prevenir y/o mitigar los riesgos y peligros identificados en la Secretaría Distrital de Ambiente SDA, que afecten o puedan afectar la salud y seguridad del personal de la SDA, sus clientes y visitantes Promover la vinculación de la comunidad en procesos ambientalmente sustentables liderados por la Secretaría Distrital de Ambiente SDA Promover el autocontrol y mejora continua de la Secretaría Distrital de Ambiente SDA a través de la verificación y seguimiento de las actividades desarrolladas Mitigar y/o prevenir los aspectos e impactos ambientales negativos identificados en la Secretaría Distrital de Ambiente SDA y que se producen en el desarrollo de sus actividades. 8.5 Los objetivos ambientales específicos están formulados en cada programa que hacen parte integral del PIGA y son: Optimizar el uso del recurso hídrico en las sedes administradas por la Secretaría Distrital de Ambiente Optimizar el uso de energía eléctrica en las sedes administradas por la Secretaría Distrital de Ambiente Establecer actividades que permitan mejorar y fortalecer la gestión integral de los residuos, desde la prevención, hasta su disposición final en las sedes y otros espacios donde se desarrollan actividades de la Secretaría Distrital de Ambiente Definir los criterios ambientales que se adoptarán en la Gestión Contractual con el fin de utilizar de manera eficiente los recursos asignados a la Secretaría Distrital de Ambiente y que permitan realizar una contratación sustentable Implementar acciones que promuevan el uso y mejores prácticas de transporte limpio, aporten al mejoramiento de las condiciones ambientales internas y permitan compensar las afectaciones ocasionadas al ambiente por la Secretaría Distrital de Ambiente. En la determinación de los objetivos estratégicos, se consideró como marco de referencia la misión y la política del Sistema integrado de Gestión que señalan las pretensiones de la Secretaría Distrital de Ambiente, frente a la calidad, el ambiente, la prevención de la contaminación, al cumplimiento de los requisitos legales y de los usuarios y a la mejora continua. 33

34 8.6 Articulación del PGD con el Direccionamiento Estratégico de la Entidad PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS AL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión-SIG Control de Registros Consulta y Préstamo de Documentos Ingreso y Organización de la Documentación al Archivo Central Organización y Transferencia Documental Selección de Documentos del Archivo Central para su Eliminación o Transferencia Control y Trámite de Correspondencia Externa Recibida Control y Trámite de Correspondencia Externa Enviada Circulación y Préstamo de Material del Centro de Documentación OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer las actividades para controlar los documentos del Sistema Integrado de Gestión -SIG, a través del aplicativo ISOLUCION, asegurando su identificación, revisión, aprobación, actualización, distribución, almacenamiento y conservación de forma que los servidores públicos de la Secretaría tenga la información disponible y vigente. Establecer las actividades secuenciales para la identificación, recopilación, acceso, el almacenamiento, el mantenimiento, la protección, la recuperación, el archivo, el tiempo de retención y la disposición de los registros que se generan en los procesos y procedimientos incluidos en el Manual de Procesos y Procedimientos de la Secretaría Distrital de Ambiente. Establecer las actividades para controlar la consulta y préstamo de los documentos del archivo central y contratos de la Secretaria Distrital de Ambiente Establecer las actividades para el ingreso, organización, control y conservación de la documentación en el archivo central Establecer las actividades para organizar los archivos de gestión y transferirlos al archivo central. Establecer las actividades para transferir documentación del archivo central al archivo de Bogotá o su eliminación Establecer las actividades para, orientar, recibir, identificar, ingresar, escanear, asociar, clasificar y entregar al interior de la Secretaría Distrital de Ambiente - SDA los documentos que ingresen, para el trámite respectivo Establecer las actividades para la entrega de la correspondencia a la empresa de correos, enviada por el sistema desde cada una de las dependencias de la entidad. Establecer las actividades para la circulación y préstamo del material bibliográfico del Centro de Documentación, incluyendo la documentación técnica de carácter misional 34

35 generada por los servidores públicos de la SDA. Ingreso y Catalogación del Material Bibliográfico del Centro de Documentación Selección y Depuración del Material Bibliográfico del Centro de Documentación Control de Documentos Externos - Normograma Establecer las actividades para realizar el ingreso y la catalogación del material bibliográfico del Centro de Documentación Establecer las actividades para realizar el proceso de selección y depuración de material bibliográfico en el Centro de Documentación teniendo en cuenta contenidos y uso de los títulos. Establecer las actividades básicas para la identificación, el control y distribución de los documentos de origen externo o normatividad aplicable a la SDA (Normograma), verificando el cumplimiento de las obligaciones que se derivan de los requisitos legales y/o normativos, relacionados con el desarrollo de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión. 8.7 Relación de los Procedimientos de Gestión documental Que Responden al Direccionamiento Estratégico de la SDA MISIÓN DE LA ENTIDAD La Secretaría Distrital de Ambiente es la autoridad que promueve, orienta y regula la sustentabilidad ambiental de Bogotá, como garantía presente y futura del bienestar de la población; y como requisito indispensable para la conservación y uso de bienes y servicios ecosistémicos y valores de biodiversidad. PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUE LA APOYAN Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión-SIG Selección de Documentos del Archivo Central para su Eliminación o Transferencia Ingreso y Catalogación del Material Bibliográfico del Centro de Documentación Selección y Depuración del Material Bibliográfico del Centro de Documentación VISIÓN DE LA ENTIDAD En 2016, la Secretaría Distrital de Ambiente es reconocida por ser: Una entidad que contribuye a que Bogotá se adapte al cambio climático y se ordene alrededor del agua mediante el cumplimiento de su mandato y la integración efectiva del componente ambiental en los programas de la ciudad. Una entidad que avanza en la PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUE LA APOYAN Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión- SIG Selección de Documentos del Archivo Central para su Eliminación o Transferencia Ingreso y Catalogación del Material Bibliográfico del Centro de Documentación Selección y Depuración del Material Bibliográfico del Centro de Documentación 35

36 gobernanza ambiental de la ciudad promoviendo la participación ciudadana y la gestión coordinada con otras entidades públicas y privadas; y Una entidad moderna y efectiva, con mayor capacidad tecnológica y humana para ejecutar sus programas y atender oportunamente a la ciudadanía. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La Secretaría Distrital de Ambiente, como autoridad ambiental que promueve, orienta y regula la sustentabilidad ambiental en el Distrito Capital, está comprometida con el cumplimiento de estándares de calidad, requisitos legales y otros requisitos, con el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión, prevención de la contaminación, generación de un ambiente de trabajo adecuado para el efectivo desarrollo de las actividades y protección de la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos de información. Para tal fin preservará la memoria institucional, mantendrá y fortalecerá los sistemas de información y tecnología adecuados, administrará y conservará los documentos de archivo producidos en el ejercicio de su gestión, mantendrá recursos humanos idóneos y competentes, identificará y controlará continuamente sus aspectos ambientales significativos y racionalizará el uso de los recursos naturales en todos los niveles de su organización e identificará y prevendrá las condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y seguridad del personal, clientes y visitantes, respondiendo a la satisfacción de sus clientes y partes interesadas promoviendo un ambiente de responsabilidad social. La Secretaría Distrital de Ambiente definió y documentó su política del sistema integrado de gestión asegurándose de PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUE LA APOYAN Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión-SIG Control de Registros Consulta y Préstamo de Documentos Ingreso y Organización de la Documentación al Archivo Central Organización y Transferencia Documental Selección de Documentos del Archivo Central para su Eliminación o Transferencia Circulación y Préstamo de Material del Centro de Documentación Ingreso y Catalogación del Material Bibliográfico del Centro de Documentación Selección y Depuración del Material Bibliográfico del Centro de Documentación 36

37 que es coherente con la misión, planes de la entidad, y adecuada con las metas organizacionales. La política del sistema integrado de gestión se comunica y difunde a los servidores públicos a través de campañas internas, reuniones y talleres de sensibilización, medios electrónicos e impresos tales como carteleras virtuales, página Web, folletos, entre otros establecidos en los procedimientos de comunicación interna y externa adoptados. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1. Contribuir eficazmente a la construcción de una ciudad ambientalmente sustentable que se integre a la región y a la nación en cumplimiento a lo establecido en el plan de desarrollo. 2. Mantener los sistemas de información y tecnológicos adecuados que permitan preservar y proteger la memoria institucional. 3. Administrar y conservar los documentos de la Secretaría Distrital de Ambiente - SDA de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Documental TRD, fortaleciendo la preservación de la memoria institucional y la transparencia en el manejo de la información. 4. Prevenir y/o mitigar los riesgos y peligros identificados en la Secretaría Distrital de Ambiente SDA, que afecten o puedan afectar la salud y seguridad del personal de la SDA, sus clientes y visitantes. 5. Promover la vinculación de la comunidad en procesos ambientalmente sustentables liderados por la Secretaría Distrital de Ambiente SDA. 6. Promover el autocontrol y mejora continua de la Secretaría Distrital de Ambiente SDA a través de la verificación y seguimiento de las actividades desarrolladas. 7. Mitigar y/o prevenir los aspectos e PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUE LA APOYAN Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión-SIG Control de Registros Consulta y Préstamo de Documentos Ingreso y Organización de la Documentación al Archivo Central Organización y Transferencia Documental Selección de Documentos del Archivo Central para su Eliminación o Transferencia Circulación y Préstamo de Material del Centro de Documentación Ingreso y Catalogación del Material Bibliográfico del Centro de Documentación Selección y Depuración del Material Bibliográfico del Centro de Documentación 37

38 impactos ambientales negativos identificados en la Secretaría Distrital de Ambiente SDA y que se producen en el desarrollo de sus actividades. 8.7 Relación con los Instrumentos de Gestión de Información Este Programa se encuentra articulado con los instrumentos de gestión de información teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 1081 de 2015, especialmente en el Artículo El cual señala: Articulación y/o integración del Programa de Gestión Documental con los instrumentos de gestión de información. La información incluida en el Registro de Activos de Información, en el Índice de Información Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicación de Información, definidos en el presente decreto, debe ser identificada, gestionada, clasificada, organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoración y tiempos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto obligado. El sujeto obligado debe contar con políticas de eliminación segura y permanente de la información, una vez cumplido el tiempo de conservación establecido en las tablas de retención documental o tablas de valoración documental, el Programa de Gestión Documental y demás normas expedidas por el Archivo General de la Nación. En virtud de lo anterior deberá procederse a la publicación del PGD, en la página Web de la entidad, en formato PDF, con la finalidad de dar a conocer, socializarlo con el personal de la entidad y dar acceso e información a la ciudadanía, en cumplimiento de lo establecido por la Ley 1712 de La secretaría Distrital de Ambiente deberá actualizar los instrumentos de gestión de información cada año ó cuando las circunstancias lo exijan ó cuando en la modificación de funciones se requiera, así mismo deberá actualizar el Programa de Gestión Documental una vez se cumplan los tiempos de articulación del mismo o en los casos anteriormente señalados, siguiendo las instancias de aprobación y publicación 38

39 9. ANEXOS ANEXO No. 1 HISTORIA DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE En 1990 el Concejo de Bogotá aprobó el Acuerdo 9, por el cual se crea el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente, se conceden unas facultades extraordinarias y se dictan otras disposiciones., este acto administrativo no solo crea el Departamento Administrativo del Medio Ambiente, DAMA sino que también otorga al Alcalde Mayor de la Ciudad, facultades extraordinarias y temporales para organizar jurídica, operativa y financieramente al Departamento. El acuerdo 9 estableció que la Gestión Ambiental es el conjunto de acciones y actividades dirigido a mejorar, de manera sostenible, la calidad de vida de los habitantes del Distrito, razón por la cual es una responsabilidad de la Administración Distrital y de los Miembros de la Comunidad. El DAMA tenía entonces, las funciones de desarrollar y vigilar la aplicación del Plan de Gestión Ambiental del Distrito y preparar las medidas que deberían tomarse para su adopción en el territorio del entonces Distrito Especial, previa consulta al Concejo Ambiental de Bogotá. El Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente, fue definido como un ente de carácter eminentemente científico y técnico que respondería por las siguientes funciones primordiales: Elaborar el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Especial, bajo la directa supervisión del Alcalde Mayor de Bogotá, y presentarlo a la consideración de la Junta de Planeación Distrital para su aprobación. Coordinar la ejecución de las directrices y pautas para la gestión ambiental contenidas en el Plan a que se refiere el Artículo 2 de este Acuerdo, que deben cumplir las Secretaría, los Departamentos Administrativos, las Entidades Descentralizadas del Distrito, las demás Entidades Oficiales y particulares; Efectuar el seguimiento y la evaluación de la ejecución de la gestión ambiental; Promover a nivel comunitario, la realización de campañas y actividades formativas y divulgativas que fomenten la conciencia colectiva sobre la necesidad de participar en la preservación ambiental; Fomentar el ejercicio de acciones populares encaminadas a la prevención del Patrimonio Natural y a la defensa de los intereses colectivos del Espacio Público y de las Normas que regulan el Desarrollo Urbano y Regional; Desarrollar conocimientos, habilidades y actividades propias de la Educación y de la Cultura Ambientales; y Promover, impulsar y coordinar la ejecución oportuna de las obras y acciones que se requieran para la prevención, control, corrección y manejo de problemas de degradación y deterioro ambiental. Pocos años después, Ley 99 de 1993 crea el Ministerio del Medio Ambiente y organiza dentro del sector público los encargados de la gestión y conservación del medio ambiente además que organiza el Sistema Nacional Ambiental, y en el marco de dicho ordenamiento estableció un tratamiento especial para los Municipios, Distritos o áreas metropolitanas con población urbana superior a un millón de habitantes, otorgándoles, dentro de su perímetro urbano, funciones y responsabilidades ambientales que trascienden las funciones asignadas 39

40 a los demás municipios del país, por cuanto el artículo 66 dispone que en lo que fuere aplicable a medio ambiente urbano dichos entes ejercerán las mismas funciones atribuidas a las corporaciones autónomas regionales. (WEB) En virtud de lo anterior, el DAMA entonces existente, experimenta un proceso de reestructuración y de asunción de sus funciones de autoridad ambiental dentro del perímetro urbano, el cual se concreta y formaliza mediante la expedición del Decreto 673 de 1995 por parte del Alcalde Mayor. En el año 2001 se expide el Decreto distrital 308 de 2001, por el cual se modifica la estructura organizacional del DAMA y se asignan funciones a sus dependencias, el cual es derogado por el actualmente vigente Decreto 330 de Con la Reforma Administrativa del Distrito Capital, Acuerdo 257 de 2006 se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones. Se crea la Secretaria Distrital de Ambiente, la cual se convierte en la entidad que recoge el espíritu del DAMA con nuevas herramientas y estructura. Con el Decreto 561 de 2006 "Por el cual se establece la estructura organizacional de la Secretaría Distrital de Ambiente, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones". Finalmente el 16 de marzo de 2009, mediante el decreto 109, se modificó la estructura de la Secretaría Distrital de Ambiente y se dictaron otras disposiciones para la modernización de la entidad, derogando el Decreto 561 de Esta estructura permanece vigente hasta el día de hoy. Todo lo anterior, nos permite prever la importancia de la Secretaría Distrital de Ambiente como Entidad de la Administración Distrital y el carácter de su documentación, que contiene información única, que constituye una parte valiosa de la memoria histórica del Distrito Capital. La Secretaría Distrital de Ambiente y la Gestión Documental En el año 2012, el Archivo General de la Nación, proyectó para la firma presidencial los decretos 2578 y 2609 que fueron expedidos en el mes de Diciembre. Ambos decretos cambiaron la Gestión Documental y a la Archivística Colombiana, que hasta ese entonces no había tenido profundas transformaciones. En especial el 2609, "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado", con él se abrieron las puertas a un nuevo grupo de normas que reforzarían a partir de ese momento a la Gestión Documental a nivel nacional, como por ejemplo, el Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación: "Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental"; el Acuerdo 5 de 2013, que: Establece los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos de todas las entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás 40

41 entidades territoriales que se creen por ley así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de El Archivo de Bogotá, también estableció su propio grupo de disposiciones que le permiten a las Entidades del Distrito alinearse con la normatividad nacional y a inicios del año 2013 expidió la circular 1: "Lineamientos para la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD- de las entidades del Distrito Capital"; La circular 2: "Presentación de la Tabla de Valoración Documental -TVD- ante el Consejo Distrital de Archivos para su revisión, evaluación, convalidación y posterior implementación y la circular 3: Aspectos Generales Sobre la Formulación e Implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - Siga-. Entre tanto, el Archivo General de la Nación continuó con la formulación de normatividad, esta vez para potenciar de mejor manera lo dispuesto en los decretos presidenciales sobre Gestión Documental expedidos a finales del 2012, de tal manera el AGN emitió el acuerdo 4 de 2013: "Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental"; el acuerdo 5 que: Establece los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos de todas las entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de El 19 de julio de 2013 se firma el Decreto presidencial 1515: "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones", en este Decreto, además, se incluyen las reglas para la contratación del servicio de custodia de documentos por parte de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, tema que no había sido analizado hasta entonces. En marzo de 2014, se expide la Ley 1712: "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones", Ley que se articula con la normatividad mencionada anteriormente, y le da un papel relevante a la Gestión Documental, como garante de la transparencia en las actuaciones del Estado. También en el 2014, la Presidencia de la República firma el Decreto 1100, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones, que tiene por objeto establecer las condiciones para declarar los bienes muebles de carácter archivístico como Bienes de Interés Cultural. El 2015 ha iniciado para la gestión documental con dos normas trascendentales, pero que tienen como fin, seguir reforzando para el país y los colombianos la correcta gestión documental, el manejo y el cuidado de la información que los documentos guardan, y responsabilizarnos por su cuidado y buen uso. Primero el Decreto 106 de 2105 que reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado 41

42 declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones, en el cual se fortalece el papel del AGN en su función de valar por que las instituciones del estado garanticen el debido cuidado y manejo de la documentación, apegándose a las normas; el segundo, el Decreto 1081, "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República" La Secretaria Distrital de Ambiente como organización se ha impuesto la meta de cumplir de la mejor manera con todos los retos que le impone la normatividad relacionada con la Gestión Documental, para ello, en el mes de junio del año 2014 remitió al Consejo Distrital de Archivos su Tabla de Valoración Documental, herramienta que es estratégicamente vital para cumplir también con la tarea de organizar su Fondo Documental Acumulado. La TVD fue convalidada por el Consejo Distrital de Archivos en el mes de Septiembre de ese mismo año. También en el año 2014, se realizó el proceso de elaboración de las Tablas de Retención Documental según la metodología establecida por el Archivo de Bogotá, es decir basándose en los Procesos del Subsistema Interno de Gestión. La Tabla de Retención fue entregada para su revisión, al Comité Técnico del Consejo Distrital de Archivos, que después de revisarla, la devolvió para que la Secretaría hiciese un conjunto de ajustes necesarios para darle coherencia y soporte a la herramienta. Fue entonces cuando la Dirección de Gestión Corporativa asumió, la elaboración de dichos ajustes, encargando para ello a un equipo interdisciplinario conformado entre otros por abogados, historiadores y archivistas, quienes se encargaron de poner a punto la herramienta que finalmente fue entregada al Consejo Distrital de Archivos a mitad del mes de marzo del año La TRD de la Secretaria Distrital de Ambiente fue convalida oficialmente en la reunión del Consejo Distrital de Archivos del mes de Junio de Pero la labor no se detiene, el equipo de Gestión Documental de la Secretaria Distrital de Ambiente se encuentra elaborando el Plan Institucional de Archivo y el Programa de Gestión Documental, herramientas que fueron reglamentadas por el Archivo General de la Nación a través del Decreto 2609 de Paralelo a ello, la Dirección de Gestión Corporativa por intermedio de su equipo Interdisciplinario de Gestión Documental, organiza la información que debe ser dada a conocer públicamente para dar cumplimiento a la Ley 1712 de 2014, conocida como Ley de Transparencia. Finalmente, la Secretaría Distrital de Ambiente, adelanta otras labores no menos importantes para el beneficio de su Gestión Documental tales como la intervención de su Fondo Documental Acumulado aplicando la Tabla de Valoración Documental convalidada; la estructuración del Cuadro de Caracterización Documental como Listado Maestro de Registros para así cumplir con el Lineamiento 4 del Sistema Integrado de Gestión; la actualización de todos los Procedimientos del Proceso de Gestión Documental; y la capacitación permanente de sus Funcionarios para contar poder con el personal idóneo necesario para afrontar los retos diarios y las actividades permanentes que exige la administración de los archivos tanto de Gestión como Central. 42

43 ANEXO No. 2 PROYECCIÓN DE RECURSO HUMANO PARA EL PERIODO El cuadro proyectado es meramente indicativo y se elaboró teniendo en cuenta valores por honorarios del grupo conformado en la actualidad; su proyección se calculó con un incremento anual del 3.5% acorde con la meta de inflación proyectada por el Gobierno Nacional CARGO PERFIL CANTIDAD ASIGNACIÓN MENSUAL C/U Asignación Mensual Perfiles TOTAL ANUAL C/U COORDINADOR Archivista 1 $ ,00 $ ,00 $ ,00 Historiador 1 $ ,00 $ ,00 $ ,00 Abogado 2 $ ,00 $ ,00 $ ,00 PROFESIONALES Restaurador - Conservador de 1 $ ,00 $ ,00 $ ,00 Bienes Muebles Archivistas 2 $ ,00 $ ,00 $ ,00 TECNICOS Tecnólogos en $ Gestión Documental 8 $ , ,00 (promedio) $ ,00 AUXILIARES Bachilleres 6 $ ,00 $ ,00 $ ,00 Total equipo $ ,00 $ ,00 $ ,00 43

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