DacEasy Contabilidad V11

Transcripción

1 DacEasy Contabilidad V11 Manual de Entrenamiento Cuentas por Pagar y Compras DAC, S. A. 11 Cub Scouts, Ens. Naco Edif. DAC Santo Domingo, Rep. Dom. Tel:(809) , Fax(809) Internet Web Site: INFO@DACFLEX.COM Soporte Técnico Garantizado Mayo 2002

2 DacEasy Contabilidad Versión 11 Manual de Entrenamiento. Cuentas por Pagar y Compras El Software descrito en este Manual está desarrollado bajo contrato de licencia y podrá ser usado, solamente, de acuerdo con los términos del contrato. Copyright Copyright 2002 DacFlex, Inscrito en el Registro de Propiedad Intelectual. Todos los Derechos Reservados a Nivel Mundial, Ley Marcas Registradas Ninguna parte de esta publicación podrá copiarse sin la expresa autorización por escrito de DAC, S.A., Cub Scout #11, (809) Santo Domingo, Rep. Dom. DacEasy es una marca registrada de Best, Inc. DacEasy Accounting, DacEasy Payroll, DacEasy Point of Sale, DacEasy Job Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating, DacEasy Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versión 4 y DacEasy EIS son marcas registradas de Best, Inc. Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft Corporation. Otros nombres de productos mencionado en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías y se reconoce por la presente. Algunos de los artes en este manual son modificaciones de ilustraciones suplidas por Corel Corporation Aclaración DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad de sus materiales publicados; sin embargo, ninguna garantía, expresada o implícita, se proporciona. Todo los datos ejemplos se intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas reales o compañías son puras coincidencias. Impreso en América. ISBN: DESP90APAC

3 INTRODUCCIÓN Antes de Empezar Introducción CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11 Bienvenidos a la serie de seminarios de DacEasy. El libro de trabajo del seminario de DacEasy Contabilidad le ayudará a tener un entendimiento básico de como usar el programa. Si eres un nuevo usuario del programa encontrarás la información y los ejercicios, como una forma más práctica para comenzar a usar el programa. Con un poco de práctica, te puedes convertir en un experto usuario de DacEasy Contabilidad. Este libro de trabajo, Cuentas por Pagar y Compras, es el tercero de una serie del libro de trabajo. Este contiene información asociada con la entrada de las transacciones de Cuentas por Pagar y Compras. Para sacarle el mayor provecho a este libro de trabajo debe de tener algún conocimiento básico de computadoras, un entendimiento general de los conceptos básicos financieros y por lo menos un conocimiento limitado de los comandos del DOS. En adición, debe de ser capaz de identificar las partes de su computadora y saber como usar las funciones del teclado. Este libro de trabajo asume que tiene un entendimiento de la información básica de configuración, tales como clientes y productos, cubiertos en la primera serie del libro de trabajo, Empezando con Contabilidad. Si necesita más información acerca de la configuración de la información básica, refiérase a la Guía del Usuario o al Libro de trabajo Empezando. Para ordenar este libro de trabajo o cualquier otro de la serie del seminario, llame a DACFLEX al departamento de ventas al (809) I-1

4 ANTES DE EMPEZAR Organización del Libro de Trabajo Este libro de trabajo está diseñado para usted usarlo en su propio curso de estudio o en lo relacionado con un curso de entrenamiento. Más de 100 consultores certificados de DacEasy alrededor del Mundo están dispuestos a ayudarle a instalar tu nuevo software y entrenar a su personal. Si está interesado en conseguir uno de estos consultores sólo tienes que llamar al (809) DACFLEX. Cada capítulo en este libro de trabajo contiene una unidad y la explicación de como usar una función específica en DacEasy Contabilidad. Para reforzar cada concepto, encontrará las secciones de Time Out en la mayoría de los capítulos para reforzar cada concepto. Los Time Out instruyen a completar los ejercicios prácticos encontrados en los capítulos de Aventuras. Estos ejercicios de práctica usan datos ejemplos de una Cía. llamada Furniture Factory. Nosotros le recomendamos completar cada capítulo en el orden presentado para garantizar que puede completar correctamente cada ejercicio de práctica. Para obtener mejor provecho del curso de estudio, le sugerimos usar este libro de trabajo en relación con la Guía del Usuario de esta Versión. La Guía del Usuario contiene la información detallada de cómo ejecutar cada paso. Como un compañero de la Guía del Usuario, este libro de trabajos está enfocado en ayudarle a entender un proceso y mostrarle como podría aplicar el proceso en un negocio. Cada Libro en la serie de trabajo comparte un mismo formato, por eso puede identificar fácilmente el área que quiere estudiar. Su libro de trabajo está organizado como se describe debajo. Capítulos encontrados en cada Libro de Trabajo Introducción. Explica cuáles temas son cubiertos en el libro de trabajo, que conocimiento es un prerequisito y convensionales usos estándares. Trabajando Con. El capítulo de Introducción es seguido por uno o más capítulos de trabajando Con. Estos capítulos explican los conocimientos básicos de una función y los procedimientos envueltos con cada concepto. I-2

5 INTRODUCCIÓN Con cada capítulo de Trabajando Con está seguido de una página de Notas. Esta página es proporcionada para que escriba la información que podría usar para ayudarle a recordar como aplicar esta función en el día a día de los negocios. También, el libro de Trabajando Con está estructurado con un ancho en márgenes en cada página. Sientase libre de usar este espacio para hacer notas rápidas acerca de como podría aplicar un proceso o procedimiento en sus negocios. Conocimientos Contables. Explican la contabilidad que procude detrás de escena cuando se entran transacciones y se asientan el DacEasy Contabilidad. Lista de Chequeos. Aventuras. Una hoja de referencia rápida listando las actividades que necesita recordar cuando procesa datos contables. También, incluye referencias de la Guía del Usuario donde podrá encontrar paso a paso los procedimientos asociados con cada tema. Ejercicios estructurados que le ayudan a entender a cómo usar una función. Quiz Pruebines diseñados para reforzar la información presentada en el libro de trabajo. I-3

6 ANTES DE EMPEZAR Estándares Varias convenciones son usadas en todo el libro de trabajo para ayudarte a rápidamente localizar una información importante. Estas convenciones son coherentes con las usadas la Guía del Usuario. Las palabras escritas en negritas indican las teclas o botones que debes presionar, tal como F10. Los comandos del menú que tiene que seleccionar aparecerán escritas en negritas. Los comandos están separados del menú por un slash(/). Por ejemplo, Archivo/Abrir indicando que es seleccionado el menú Archivo y seleccionado el comando Abrir. Para abrir un menú, use el mouse para cliquear en el encabezado del menú designado o presione la tecla Alt conjuntamente con la letra sobresaliente en el encabezado del menú. Para seleccionar un comando desde un menú abierto, use las teclas direccionales para mover la barra de selección hacia el comando que desee abrir y presione Enter. Los pasos usados para ejecutar un procedimiento aparecerán en una lista numerada. Una línea pesada encima del título de cada paso le ayudará a identificar fácilmente estas secciones. Texto subrayado, representa los espacios. Por ejemplo, podría ser instruido para escribir el siguiente comando : COPY_A:. Para hacerlo, usted digitará la palabra COPY, presiona la barra espaciadora, digite la letra A, y dos puntos (Ej: A:). Un signo de más(+) entre dos teclas indica que presiona la primera dejándola presionada mientras presiona la segunda. Por ejemplo, podría ser instruido para usar Shift+F2 para utilizar la calculadora del sistema. Para hacerlo, debe presionar la tecla Shift dejándola presionada mientras pesionará la tecla F2. I-4

7 INTRODUCCIÓN Fundamentos del programa DacEasy Contabilidad está organizado por tareas. Las opciones en la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad representan tareas para ser ejecutadas. Por ejemplo, cuando quiera entrar una transacción, debe de accesar a la opción listada en el menú Transacción. Opciones del Menú y comandos de la pantalla principal Archivo Accese esta opción desde el menú cuando quiera hacer backup o ejecutar otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes comandos están disponibles: Edición Accese los comandos de este menú cuando quiera configurar o modificar registros individuales dentro de un módulo. Los siguientes comandos están disponibles: I-5

8 ANTES DE EMPEZAR Transacción. Accese a este menú cuando quiera entrar transacciones relativas a cualquiera de las siguientes: Diarios Accese este menú cuando quiera imprimir sus diarios. El diario muestra todas las transacciones de cada mayor. Los siguientes comandos están disponibles: Asentar Accese a este menú cuando esté listo para asentar las transacciones. Los siguientes comandos están disponibles: I-6

9 INTRODUCCIÓN Reportes Accese a este menú cuando quiera correr reportes. Los siguientes comandos están disponibles: DacAccess Accese a este menú cuando quiera crear sus propios reportes. Los siguientes comandos están disponibles: Períodicos Accese a este menú cuando quiera que DacEasy ejecute operaciones necesitadas periódicamente. Los siguientes comandos están disponibles: Módulos Accese este menú cuando quiera accesar a otros módulos de DacEasy que estén interfaceados con DacEasy Contabilidad. Los siguientes comandos están disponibles: I-7

10 ANTES DE EMPEZAR I-8

11 INTRODUCCIÓN Teclas De Funciones Las teclas de funciones son usadas para rápidamente accesar a las actividades específicas. Las siguientes teclas de funciones pueden ser usadas en cualquier punto en el programa. F1--Presione en cualquier campo para desplegar una pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle. Shift+F1 Esta combinación desplegará el Índice de Ayuda. Siga el índice de contenido para seleccionar un tópico particular, entonces presione Enter para ver más información sobre éste tópico. F2--Utilice esta tecla de función para visualizar la lista de otras teclas de función activadas. Algunas pantallas ofrecen únicas funciones que no son visualizadas en la barra de función. La lista que se desplega cuando presiona F2 muestra las funciones adicionales en la pantalla que esté. Shift+F2--Presione para desplegar en la pantalla la calculadora. F4-Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo capaz de cambiar rápidamente la fecha por defecto que ayudaría cuando esté introduciendo una serie de transacciones. F5--Presione para desplegar el campo de la búsqueda. La Búsqueda desplegará todas las entradas válidas para el campo seleccionado. Puede seleccionar y pasar artículos de la Búsqueda directamente dentro del campo activo. F6 Presione s la tecla universal para borrar en DacEasy. En todas las áreas donde esté disponible borrar los registros y transacciones, F6 está activado. Shift+F6--Use esta combinación de teclas para borrar líneas individuales en la transacción. F7 Presione F7 cuando esté mirando un reporte en pantalla y desee imprimirlo. También puede usar esta función para archivar y recuperar los datos desde la pantalla de asiento. F8--Utilice para adherir datos desde los campos a lo largo de DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una factura para un nuevo cliente presione, presione F8 desde el campo código de I-9

12 ANTES DE EMPEZAR clientes en la pantalla de Facturas ( o desde el la búsqueda del Cliente) para adherir el nuevo registro. F9--Presione para cualquier pantalla asentada para dar un backup a los datos antes del asiento. También la puede usar para editar datos desde la búsqueda. Por ejemplo, si desplega una búsqueda desde el campo Código del Cliente, puede seleccionar un cliente y presione F9 para editar este registro. Shift+F9--Use esta combinación de teclas o presione para desviar el orden de la lista en la búsqueda. Por ejemplo, para cambiar el orden de la lista en la búsqueda de Clientes desde el código de clientes a nombre del cliente, presione Shift+F9. F10-- F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del programa. Cuando introduzca información (de un recibo, una factura o un cliente nuevo) y está listo para salvar, presione F10. Shift+F10--Presione para desplegar por pantalla la versión del DacEasy. Esto es una forma rápida para determinar que compañía está abierta y que cantidad de memoria está disponible. Esc- Presione para cancelar una acción desde cualquier pantalla. Evaluación del Curso Después de completar el libro de trabajo, por favor tome unos minutos para llenar la hoja de evaluación del curso localizada en el Apéndice B. Su comentario nos ayudarán a continuar mejorando nuestros productos y servicios. I-10

13 INTRODUCCIÓN Instalar Los Datos Ejemplos Una compañía ejemplo con clientes, proveedores e información contable ejemplo es incluida con el software de DacEasy Contabilidad. El libro de trabajo y esta compañía ejemplo están diseñados como una guía interactiva de aprendizaje. Cada capítulo le instruye por lo menos un ejercicio práctico, llamado una aventura, para darle la oportunidad de practicar y aplicar los conceptos presentados. Datos Ejemplos. Muchas aventuras en el libro de trabajo cuentan con los datos ejemplos para una compañía ficticia llamada La Furniture Factory. Usando estos ejercicios y aplicando lo principal que aprenda en cada capítulo, puede practicar usando su nuevo software simulando las situaciones del negocio sin afectar sus datos. Cuando instale el software por primera vez, proponga que le instale los datos ejemplos. Si no escoge que se le instalen los datos ejemplos; también, puede reinstalar el programa y escoger Si para instalar los datos ejemplo. Reinstalando el programa no afectará ningún dato que ya entró a DacEasy. Después de instalar los datos ejemplos, debe de añadir la compañía ejemplo al directorio de la compañía. Use la ruta C:\DEA4\SAMPDATA si acepta la ruta por defecto durante la rutina de instalación. Si instaló el software dentro de un directorio diferente, sustituya el directorio por DEA4. Para más información de agregar los datos ejemplos, refiérase al capítulo Empezando a familiarizarse con DacEasy en la Guía del Usuario. Pasos Rápidos para Configurar Datos Ejemplos 1. Escoja Archivo/Abrir del menú principal. 2. Presione para agregar la nueva compañia. Se desplegará la Pantalla del Sistema de Preferencias. I-11

14 ANTES DE EMPEZAR Figura 1-1: Agregar nueva compañía desde la pantalla de Preferencias de Sistemas Campos de la Pantalla para la Identificación del Sistema. Nombre de identificación. Entre una descripción para configurar los datos (e.g. Datos Ejemplos de la Furniture Factory) Nombre /Ruta del Directorio. Escriba la ruta de los datos ejemplos. Por defecto, los datos están copiados en el directorio llamado : C:/DEA4/SAMPDATA. Si lo instala para un directorio diferente de DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, Si instaló el programa en un directorio llamado ACCOUNT, deberá usar la ruta, C:/ACCOUNT/SAMPDATA. 3. Presione para procesar/salvar la identificación del sistema. Si el archivo existe, el programa le preguntará si quiere anexar el archivo a los al archivo de la compañía. Conteste Si a esta sugerencia. DacEasy anexa los datos ejemplos al archivo abierto. Para accesar los datos ejemplos, sombree la compañía ejemplo y presione Enter. Le recomendamos hacer un backup de los datos ejemplos entes de comenzar a usarlos. Si necesita ayuda acerca de como hacer un backup, refiérase al capítulo titulado, Mantenimiento de Archivos Para más información sobre como hacer backup a sus datos, refiérase a la Guía del Usuario o al capítulo Empezando del libro de trabajo. I-12

15 INTRODUCCIÓN Protegiendo Sus Datos Hacer un backup a sus datos es una parte importante y necesaria de su rutina diaria. Debe hacer backup de sus datos frecuentemente y debe tener diferentes juegos de diskettes de backup los cuales alterne. Este procedimiento diario le asegura que no perderá sus datos totalmente en caso de un desastre. Además, deberá reemplazar periódicamente los diskettes que use para almacenar sus backup. Esta práctica es necesaria desde que los diskettes comiencen a cansarse por el tiempo de uso, haciendo más difícil o imposible recuperar la información. Como hacer Respaldar a sus datos contables Las siguientes instrucciones explican como hacer Respaldar y restaurar sus datos de contabilidad. Puede hacer ahora Respaldar a los datos ejemplos para practicar estos pasos. Pasos rápidos para hacer Respaldar a los datos 1. Coloque el diskette en el drive apropiado. Usualmente, el drive A acepta el diskette de 3 ½ pulgadas. Sin embargo, su sistema puede estar configurado diferente. 2. Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy Contabilidad, escoja Archivo /Respaldar/ Restaurar. La pantalla Respaldar/restaurar datos se desplegará: 3. Coloque el cursor en el Campo Operación y seleccione Respaldar. Presione Enter. 4. Coloque el cursor en el campo Archivo Fuente y seleccione Contabilidad presione Enter. I-13

16 ANTES DE EMPEZAR 5. Asegúrese de que la ruta donde está y el directorio son correctos en el campo Fuente. Si no, escriba la ruta y el nombre correcto del directorio. Presione Enter. A menos que especifique de otra manera, los datos son copiados desde el directorio fuente llamado C:\DEA4\SAMPDATA. Si instala un directorio diferente a DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, si instala el programa a un directorio llamado ACCOUNT, use la ruta C:\ACCOUNT\SAMPDATA. 6. Coloque el cursor en el campo Fuente y seleccione el drive al cual quiere hacer el Respaldar de sus datos. Por ejemplo, si coloca el diskette en el drive A, entre A:\ en este campo. Presione Enter. 7. Presione para comenzar la operación. Un mensaje aparecerá preguntándole que verifique si quiere hacer un Respaldar a sus datos. Presione Enter para continuar la operación. DacEasy ahora copia los datos en el sistema al drive designado, reemplazando cualquier información existente en el diskette. Cambie los diskettes tan pronto como se lo solicite y presione Enter para continuar con Respaldar. Pasos rápidos para restaurar los datos 1. Cuando use la rutina de Restaurar para escribir en sus archivos de datos, perderá todos los datos que haya introducido desde que se hizo el último Respaldo de sus datos. 2. Siga los pasos descritos arriba, y seleccione Restaurar en vez de Respaldar en el campo Operación. La fuente y la ruta serán lo opuesto (por ejemplo, la fuente será A:\; la ruta será C:\DEA4\SAMPDATA). 3. Cuando presione, DacEasy ahora copia los datos de su diskette al disco duro, reemplazando cualquier información existente en el archivo de su disco duro. I-14

17 INTRODUCCIÓN Integridad de los Datos La integridad de los datos se refiere a la exactitud de sus datos y archivos. DacEasy le provee herramientas que puede usar para chequear y mantener la exactitud de sus datos. Debe usar estas herramientas periódicamente para asegurarse de que sus datos estén en óptimas condiciones de trabajo. En DacEasy, estas herramientas están referidas como Utilitario de Archivos. Debe utilizar estos utilitarios por la menos, una vez por mes para optimizar la medida de sus archivos y prevenir mensajes de errores a ocurrir. Para accesar estas opciones presione Archivo/Utilidades. Los siguientes utilitarios son disponibles: Borrar indice-durante algunas operaciones, tales como cálculos, DacEasy coloca los archivos de datos en indices suplementarios. Estos indices son como archivos de almacenajes temporáneos que protegen sus datos originales mientras que DacEasy ejecuta los mantenimientos necesarios. Si ningún problema es encontrado durante una rutina, DacEasy remueve estos indices cuando la operación es completada. Puede escoger el usar esta operación cuando quiera o antes de correr la operación de Recobrar. Recobrar-Seleccione esta opción para reconstruir y optimizar un archivo en cualquier momento. Las funciones de Recobrar, borra registros corruptos de sus archivos de información e incrementa el espacio en el disco. Esta operación le permite reconstruir y optimizar el tamaño de un archivo cuando desee. Con la operación de Recobrar, puede reconstruir un archivo especifico mientras mantiene el resto de sus archivos de datos intactos. Podrá usar esta operación como un mantenimiento periodíco del utilitario para asegurarse de que sus datos están cuidados. I-15

18 ANTES DE EMPEZAR Verificar-Solo puede correr esta operación en la transacción de los archivos de encabezados y archivos de facturas abiertas. Verificar chequea los registros de encabezados contra los registros de detalles. Si existe una discrepancia entre los registros, la rutina justifica la situación borrando cualquiera de los registros de encabezados o de detalles. Después de correr Verificar, se imprimirá un reporte listando los cambios hechos a los archivos, si los hay. Ver transacción-puede ver las transacciones de información del encabezado viendo el archivo de encabezados o ver las lineas de los detalles de la transacción. Puede borrar la linea de un articulo, seleccionando la linea y presionando. (Sólo necesitará borrar artículos en el caso de corrupción de datos). Aviso: Sólo borre items asentados desde Ver transacción. Puede causar que las transacciones estén fuera de balance si borra la linea desde una transacción no asentada, borre el item desde el módulo respectivo. Nota: Si borra un registro de encabezado, el detalle correspondiente es automáticamente borrado. Borrar indices y recobrar datos. Las siguientes instrucciones explican como usar el drop indices y la rutina de recobrar. Si necesitas más información acerca de estos pasos, refiérase a la Guia de Usuario. I-16

19 INTRODUCCIÓN Rápidos Pasos para usar el utilitarios de archivos 1. Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy, escoja Archivo/Utilidades. La pantalla de utilitarios de archivos se desplegará. 2. Puede escoger correr un utilitario en todos los archivos o solo seleccionar los archivos. La rutina de mantenimiento de los archivos deben ser corrida en todos los datos periódicamente. Si quiere correr un utilitario en todos los archivos presione y escoja la opción Todos los archivos. 3. Si encuentra un error en un archivo especifico, puede correr el utilitario en este archivo. Para correr el utilitario sobre un archivo seleccionado, entre el número de dato del archivo que quiera usar. Si no sabe el número, presione para acceder la búsqueda de los archivos. Una lista despliega todos los archivos de datos disponibles. Seleccione de la lista el archivo que quiera usar y presione Enter. 4. Escoja el utilitario que quiera correr en el campo Operación. Presione para empezar el proceso. I-17

20 ANTES DE EMPEZAR Notas I-18

21 CAPÍTULO 1 Cuentas Por Pagar Capítulo 1 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11 Este capítulo explica como usar la opción Mayor Cuentas por Pagar para entrar transacciones asociadas con sus suplidores. Mantenga en mente el seguimiento de no inventario o de no imprimir facturas que aparecen cuando esté usando la opción del Mayor de Cuentas por Pagar. Si necesita controlar inventarios o imprimir facturas, refiérase a la Guía del Usuario, o a la sección compra de este libro de trabajo. Use la opción Mayor Cuentas por Pagar para comprar productos si no controla su inventario. Puede también usar la opción Mayor Cuentas por Pagar para aplicar un débito o un crédito a una factura entrada previamente y entrar una rebaja del Suplidor. Después de completar este capítulo sabrá como : Entrar diferentes tipos de transacciones usando la opción del Mayor Cuentas por Pagar. 1-1

22 CUENTAS POR PAGAR Términos importantes Los siguientes términos son usados en este capítulo. Tome un momento antes de empezar para revisar estas definiciones. Cuenta por pagar: La cuenta que guarda el monto que su negocio debe a sus suplidores. Transacción: Una transacción es un cambio de bienes y servicios por un pago. Los pagos pueden ser efectivo o a crédito. En DacEasy, entra la transacción en la cuenta apropiada para asegurarse que tiene por escrito los archivos de todos sus negocios tratados con sus suplidores o clientes. Por ejemplo, cuando compra un servicio de un suplidor, entre la transacción (el cambio de dinero por el producto ) dentro del Mayor Cuenta por Pagar. Factura: Un requisito para surtir bienes o servicios. Una factura incrementa las Cuentas por Pagar. Débito: Un lado de la transacción. Un débito incrementa los activos y gastos, y disminuyen los pasivos, el capital y los ingresos. Crédito: Un lado de una transacción. Un crédito disminuye los activos y gastos e incrementa los pasivos, capital y los ingresos. 1-2

23 CAPÍTULO 1 Aprendiendo Sobre Cuentas por Pagar Entre facturas usando la opción Mayor Cuentas por Pagar para registrar una compra sin afectar el inventario. Puede no reentrar facturas originales registradas en compras usando la opción mayor cuenta por pagar, a menos que que necesite hacer un ajuste. Por ejemplo, si un suplidor sobrecarga su cuenta y quiere disminuir (débito) el balance de la cuenta para este suplidor. Puede registrar este tipo de ajuste usando el Mayor Cuentas por Pagar para debitar la factura original. Puede también incrementar el balance de los suplidores por cargos adicionales ( así como cargos) entrando un crédito en el módulo del Mayor Cuentas por Pagar. Tipos de Transacciones en el Mayor Cuentas por Pagar Facturas de suplidores Son normales en las transacciones de Cuentas por Pagar. Use facturas por pagar para incrementar el balance de las cuentas de los suplidores sin afectar el inventario. Las facturas por pagar siempre se acreditan. Transacciones de crédito Use transacciones crédito Cuentas por Pagar para incrementar el balance de la cuenta del suplidor. Las entradas de crédito son similares a las entradas de facturas excepto que se usan generalmente para incrementar el balance de una factura existente. Entrando el crédito a una factura que ya ha sido entrada, puede incrementar el balance de esta factura. Un ejemplo de este tipo de transacción es adicionando cargos por envios aplicado por su suplidor Transacciones de Débito Use transacciones por pagar débito para disminuir el balance de la cuenta del suplidor. Use entradas débito para disminuir el balance de una factura existente o disminuir el balance del suplidor. Un ejemplo de esto es aplicando descuentos a los suplidores por su pronto pago. 1-3

24 CUENTAS POR PAGAR Corrigiendo Entradas Corrigiendo las entradas puede descubrir errores cometidos antes de asentar. Para mantener un rastro de auditoría, una corrección entrada puede reversar la entrada de una transacción incorrecta. Un ejemplo de una corrección de un entrada es si entra accidentalmente el código equivocado del suplidor al hacer una factura. Puede reversar la entrada original para el suplidor equivocaddo y reentrarla usando el codigo correcto del suplidor. Entradas de Ajustes Entre un ajuste de entrada como una transacción débito o crédito. 1-4

25 CAPÍTULO 1 Entrar Transacciones de Cuentas por Pagar Para entrar transacciones en el Mayor de Cuentas por Pagar, escoja Transacción / Cuentas Por Pagar de la barra del menú que está arriba de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Las entradas de transacciones se desplegan en la pantalla. Figure 1-1 Pantalla de las entradas de transacciones del Mayor Cuentas por Pagar Esta pantalla tiene cinco (5) áreas: Encabezado, Información de la transacción, informaciónde la factura, Detalle y pié de página. Cada área se explica como sigue. Campos de la Pantalla de Entrada de Transacción del Mayor Cuentas por Pagar. Número Presione Enter y DacEasy asigna el próximo número disponible. Código del Proveedor. DacEasy lista los códigos de Suplidores alfanuméricamente en la ventana de búsqueda y en los reportes. Si está facturando para una compra de inventario, necesita usar el módulo de Compras 1-5

26 CUENTAS POR PAGAR Nombre del Proveedor. DacEasy despliega el nombre del Suplidor asociado con el código seleccionado en el campo Código del Suplidor. Tipo DacEasy actualiza el saldo del proveedor basado en su selección en este campo. Factura Seleccione este tipo para teclear una nueva factura para el proveedor e incrementar su saldo. Cuentas por Pagar es abonada cuando esta transacción se asienta, La transacción se imprime en los Estados de Cuenta y Reporte de Antigüedad como una factura; sin embargo, no se genera una factura impresa. Cargo Seleccione este tipo para reducir el saldo de una factura existente. Cuentas por Pagar se carga cuando esta transacción se asiente. Utilice estas transacciones para reducir el saldo de un proveedor, por ejemplo, para emitir un crédito por daños durante el embarque. Esta transacción se imprime en los Estados de Cuenta y Reportes de Antigüedad como un Cargo (C). Abono Seleccione este tipo para incrementar el saldo de una factura existente. Cuentas por Pagar se abona cuando esta transacción es procesada. Utilice esta transacción para agregar un cargo adicional a una factura de un proveedor como un cargo por cheque devuelto. Esta transacción se imprime en los Estados de Cuenta y los Reportes de Antigüedad como un Abono (A). Factura Entre los primeros 10 dígitos alfanumérico para el número de esta factura. Este es un campo requerido. El número de la factura que escoja es importante. Si necesita ajustar el balance en una factura existente, entre ese número de la factura en el campo factura. Si no sabe el número exacto de la factura, presione F5 para seleccionar la factura desde la búsqueda. El número que entre debe ser exactamente el mismo (incluyendo el encabezado de ceros) para afectar la factura original. Si no es, DacEasy reconoce el número que entre como un nuevo número. 1-6

27 CAPÍTULO 1 Referencia El número de la factura aparecerá en la pantalla de Pagos, en el Reporte por Antigüedad y en el Estado de Cuenta del Suplidor. Cuando cierre un período de las Cuentas por Pagar, DacEasy limpia todas las facturas pagadas del reporte por Antigüedad y del estado de cuenta tanto como todos los débitos y créditos que tenga la misma factura número. Entre referencia para los 10 digitos alfanumérico solamente para su información. La información para este campo es opcional. Fecha La fecha de la transacción es la fecha que DacEasy usa para asentar las transacciones de Cuentas por Pagar. DacEasy usa la fecha del sistema (F4) por defecto. Si necesita usar una fecha diferente, entre la fecha correcta en el campo Fecha. Area de Información de la Factura. Fecha de pagos y términos. DacEasy le permite configurar los términos de pagos extendidos por sus Suplidores. Los términos constan de numerosos campos incluyendo la fecha en que la factura está vencida y el porcentaje de descuento por pronto pago. Cada uno de estos campos dependen de los términos asignado al suplidor y la fecha original de la factura o crédito entrado. Puede editar todos estos campos si necesita alterar todo o parte de los términos para una transacción. Si necesita hacer cambios permanentes a los términos, debe de editar la tabla de términos. Recuerde, los términos de pagos están sólo disponibles cuando entre Cuentas por Pagar de facturas o créditos. Las transacciones de débito no tiene términos de pagos porque usa estas para reducir la cuenta del suplidor. Tipo Este es un campo opcional. Deje este campo en blanco o entre información para usarla como campo de sortear cuando imprima reportes. Fecha original La fecha original es la fecha de la factura que DacEasy usa por antiguedad. El programa usa la fecha original solo para propósitos de antiguedad y no es afectada en la fecha de asiento. Use este campo para entrar la fecha que el suplidor emite la factura. Esta característica le permite entrar la factura en cualquier momento, pero todavía tiene tiempo usando la fecha correcta. 1-7

28 CUENTAS POR PAGAR Fecha de Vencimiento La fecha de vencimiento es la fecha en la cual el pago de la factura y la transacción de crédito está actualmente vencida. Esta es la última fecha en que puede pagar la factura antes que el Suplidor la considere tardía. Todo pago hecho después de esta fecha puede ser sujeto a cuotas tardías Fecha de Descuento La fecha de descuento es la última fecha de pagos que puede ser revisada y todavía ser elegible para todo descuento ofrecido por pronto pago. Los pagos recibidos después de esta fecha no son elegidos para el porcentaje. Tasa de descuento La tasa de descuento es el porcentaje de descuento ofrecido por el Suplidor. Este porcentaje, multiplicado por el monto actual de la factura, determina cuanto es el monto descuento recibido Descuento Disponible. DacEasy calcula y despliega el monto del descuento disponible. El descuento disponible es igual al monto de las Cuentas por Pagar entrado en la primera línea de la transacción multiplicado por la tasa de descuento de arriba. Descuide este campo cuando entre transacciones de débito. Area de Detalle. DacEasy inserta la Cuenta por Pagar en la primera línea de la transacción. Cuando entre una factura o una transacción de crédito, debe de acreditar las Cuentas por Pagar. Si necesita debitar esta cuenta, debe de usar una entrada de débito de las Cuentas por Pagar. Si configura una cuenta de gastos por defecto en la pantalla del suplidor, la cuenta por defecto aparecerá en la segunda línea de la transacción. La cuenta de gastos por defecto deberá ser la cuenta más usada cuando entre una transacción usando un Suplidor Si necesita usar otra cuenta que no es la por defecto, posicione el cursor en la línea que muestra la cuenta de gastos por defecto y presione Shift+F6. Esto borrará la línea entrada. Entre la cuenta que quiera usar o presione para accesar a la búsqueda del catálogo de cuentas. 1-8

29 CAPÍTULO 1 Cuenta Escriba o presione para entrar la cuenta que quiera afectar. Nombre Descripción. Debito/Credito. DacEasy despliega el nombre de la cuenta asociado con el número de la cuenta seleccionada. Los 13 primeros caracteres del nombre del suplidor y el número de la factura aparecen en el campo descripción. Puede editar esta información. Esta se imprime en sus reportes. Cargo es el equivalente a débito y abono es el equivalente de crédito. Entre el monto en la columna Débito por la cual quiere afectar esta cuenta. Recuerde, los débitos incrementan los activos y los gastos y disminuyen los pasivos, los ingresos y el capital. Los créditos disminuyen los activos y los gastos, e incrementan los pasivos, los ingresos y el capital. Area Pié de Pantalla. DacEasy calcula y desplega esta cantidad. Total DacEasy desplega el total de las líneas entradas. Puede fácilmente verificar que los débitos y créditos son iguales chequeando esos totales. 1-9

30 CUENTAS POR PAGAR Procedimientos para entrar transacciones en el Mayor de Cuentas por Pagar Las siguientes informaciones muestran el esquema de los pasos que debería seguir para entrar diferentes tipos de transacciones usando la opción del Mayor de Cuentas por Pagar. Podría querer mantener estos pasos a mano cuando esté listo para entrar transacciones de su negocio. Pasos rápidos para entrar transacciones en el Mayor de Cuentas por Pagar 1. Seleccione Transacción/Cuentas por pagar. 2. Presione Enter y DacEasy asigna el próximo número disponible para la transacción. 3. DacEasy inserta el nombre del suplidor en el campo Nombre del suplidor. Entre el código del suplidor para quien quiere hacer la factura por pagar. Si no se sabe el código, presione para accesar a la ventana de búsqueda. Muévase hasta que encuentre el código y presione Enter. El Suplidor que escoja debe de ser un suplidor de tipo Abierto o Acumulado. No puede hacer facturas por pagar a un suplidor Contado. 4. Seleccione Factura Tipo en el campo Tipo. Esto creará una factura normal para el Suplidor. Esto no afecta el inventario, pero aparece en el reporte por antigüedad y el estado de cuenta del suplidor Factura Esto crea una factura normal para el suplidor. Débito Esto crea una entrada débito para el suplidor. Un débito reduce el balance del suplidor. Crédito Esto crea una entrada de crédito para el suplidor. Un crédito hace la misma entrada de contabilidad como una factura. Use un crédito cuando la factura ya exista y necesite incrementar el balance de la factura. 1-10

31 CAPÍTULO 1 5. Escriba el número de la factura que quiera asignar a esta transacción Nota: Si quiere adicionar esta transacción a una factura existente, debe entrar la factura existente incluyendo la lista de ceros. Aviso: Puede presionar que se despliega. y seleccionar la factura desde la lista 6. Use el campo referencia para entrar una descripción corta de la transacción. Presione Enter en el campo fecha para aceptar la fecha actual del sistema. DacEasy usa esta fecha para asentar la transacción. 7. Use el campo tipo debajo de la información de la factura para entrar una corta descripción de la factura. Use este campo para reportes en el Query y Publicar. Puede dejar opciónalmente este campo en blanco 8. Presione Enter en el campo fecha original para aceptar la fecha por defecto. DacEasy usa esta fecha para el vencimiento de la factura. 9. Presione Enter en el campo fecha de vencimiento para aceptar la fecha por defecto. 10. Presione Enter en el campo tasa de descuento para aceptar el descuento de porcentajes por pronto pago. 11. Presione Enter para avanzar a la columna Débito o Crédito, dependiendo del Tipo seleccionado en el área Información de la Transacción. Entre el monto de la factura original de Cuentas por Pagar, si tiene una cuenta de gastos configurada por defecto para su suplidor esta aparece en la segunda línea de la transacción. Continúe entrando el detalle de la transacción, incluyendo los débitos correspondientes y cualquier otra entrada de crédito necesaria para balancear la transacción. Antes de salvar la factura, asegúrese que el total de débitos y créditos son iguales. 1-11

32 CUENTAS POR PAGAR 12. Presione para salvar la transacción. Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la entrada de la transacción. Para borrar sólo una línea, posicione el cursor en esa línea y presione Shift+F6. Insertar una línea dentro del detalle de la transacción presionando Shift+F7. DacEasy inserta una línea encima del cursor. Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que está usando los datos ejemplos. Entonces complete la Aventura 1: Entrando facturas de suplidores, Aventura 2: Adicionando cargos por flete, Aventura 3: Anulando una cuenta de un suplidor, Aventura 4: Imprimiendo Etiquetas para su suplidor, Aventura 6: facturando productos de no inventario Aventura 7: Aplicando la cantidad de compra de un suplidor contra ese suplidor. 1-12

33 CAPÍTULO 1 Notas 1-13

34 CAPÍTULO 2 Asentando Cuentas Por Pagar Capítulo 2 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11 Después de entrar sus cuentas por pagar, necesitará asentarlas para actualizarlas en el Mayor General. Este capítulo explica este proceso. Después de completar este capítulo sabrá como: Imprimir el diario de las cuentas por pagar para verificar las entradas. Asentar las entradas de cuentas por pagar. 2-1

35 ASENTANDO LAS CUENTAS POR PAGAR Verificar las Transacciones de Cuentas por Pagar Después de entrar transacciones; imprima el diario de Cuentas por Pagar para verificar la exactitud de las transacciones. El diario le permite ver todas las transacciones y corregir cualquier error que pueda encontrar antes del asiento. Para asentar transacciones de cuentas por pagar debe de imprimir el diario (a menos que así lo especifique la pantalla del sistema de preferencia) o DacEasy desplegue un mensaje de error cuando asiente. El diario es su rastro de auditoría de transacciones de cuentas por pagar. En principio, imprimir el diario aparenta ser una pérdida de tiempo, pero el tiempo perdido corrigiendo errores antes de asentar es mucho menos que el tiempo perdido corrigiendo errores después de asentar. Tiene dos opciones para verificar el balance de sus transacciones: el diario y el listado. Sólo el diario satisface los requerimientos de imprimir antes de asentar. Pasos rápidos para imprimir el diario de Cuentas por Pagar 1. Escoja Diarios/Cuentas por pagar del menú principal. Figura 2-1:Pantalla de diario Cuentas por Pagar 2. Escoja Diario en el campo Tipo de reporte. El diario imprime la transacción en orden para el período seleccionado. Sólo transacciones por pagar no asentadas aparecen en el diario. Puede comparar el diario con las transacciones entradas para verificar la exactitud. 2-2

36 CAPÍTULO 2 3. Entre la fecha correspondiente al período para el cual está corriendo el diario. El período asociado con esta fecha se visualiza debajo de la fecha. 4. Presione para el reporte. Una vez que presione, se desplega la pantalla disposición de reporte. Esta pantalla le brinda la opción de imprimir el diario en papel, en la pantalla o para un archivo. Si no quiere guardar el registro del diario, use la opción pantalla. Esto satisface los requerimientos de impresión, pero no deja evidencias de auditoría para las transacciones después del asiento. 5. Presione después de seleccionar la opción de impresión. 2-3

37 ASENTANDO LAS CUENTAS POR PAGAR Imprimiendo Reporte Por Antiguedad Pagando Facturas. Cuando entre facturas para suplidores, debe de seguir la fecha de vencimiento de cada factura. DacEasy le brinda la oportunidad de imprimir un reporte por antiguedad de saldos de Cuentas por Pagar que le da importante información del balance de cada suplidor. Puede personalizar el calendario de acuerdo a su necesidad, de manera que pueda ver cuando se vence la factura o cuantos días tiene de vencida. El reporte por antiguedad es la herramienta para ayudar a mantener un plan de pago a sus suplidores. Algunas otras herramientas incluyen Estado de Cuentas y Reporte de pagos que le permite priorizar sus pagos. Estas tres opciones están en el menú Reporte/Cuentas por pagar/antiguedad. Se desplegará la pantalla de reporte por antigüedad para cuentas por pagar. Figura 2-2: Reporte de antiguedad para cuentas por pagar. 2-4

38 CAPÍTULO 2 Asentando Cuentas Por Pagar Asentar actualiza el balance de las cuentas en el Mayor General y le permite imprimir Estados Financieros precisos, asi como Balance de Comprobación y Estado de Resultados, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) Seleccione el período a asentar en base al período actual en el diario. Puede editar o borrar cualquier transacción por pagar antes del asiento. Para corregir un error después de asentar tendrá que restaurar un backup o hacer una entrada de reversión o de corrección. Una vez que imprima el diario y verifique las transacciones, es importante hacer un backup a sus archivos. Para su comodidad, la opción backup está disponible desde la pantalla de asientos. Pasos rápidos para asentar cuentas por pagar 1. Escoger Asentar/ Cuentas por Pagar Figura 2-3: Pantalla de Asiento del Mayor Cuenta por Pagar 2. Escoja la fecha que desee asentar. La fecha debe corresponder a la fecha actual en el diario. DacEasy desplega el período contable después de entrar la fecha. 2-5

39 ASENTANDO LAS CUENTAS POR PAGAR 3. Marque la opción borrar transacciones después de asentar si no quiere mantener un historial de las transacciones asentadas. Si escoje borrar transacciones desde el archivo transacción cuenta por pagar, la única vía para verlas otra vez podría ser restaurar un backup. No escoja si desea mantener una lista de todas las transacciones asentadas en el Mayor General. Este campo está configurado por defecto en la opción Mayor en el sistema de preferencias. 4. Presione para iniciar el proceso de asiento. Si DacEasy detecta un error durante el asiento debe restaurar su backup, corregir el error y tratar de asentar de nuevo. Time out Es tiempo de tomar un receso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que está usando los datos ejemplos. Entonces complete la Aventura 5: verificando sus entradas imprimiendo el diario Cuentas por Pagar 2-6

40 CAPÍTULO 2 Notas 2-7

41 CAPÍTULO 3 Listos Para Usar Compras Capítulo 3 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11 Este capítulo explica el módulo de Compras en DacEasy y muestra como configurar los códigos en compras. El módulo de Compras trabaja similar al módulo de Cuentas por Pagar. Tiene la habilidad de entrar facturas de los suplidores en ambos módulos; sin embargo, el módulo de Compras debe usarse si necesita imprimir las órdenes de compras, imprimir las recibos de mercancías o controlar el inventario. Después de completar este capítulo, será capaz de: Entender la terminología compras. Entrar códigos en compras. 3-1

42 LISTOS PARA USAR COMPRAS Términos Importantes Los siguientes términos se refieren a los tipos de transacciones entradas usando la opción de Compra. Tome unos minutos para revisar estas definiciones. Ordenes de Compras Las Ordenes de Compras se refieren al formulario que usa para formalmente requerir los productos de un suplidor. Mercancía Recibida Este término se refire al proceso de recibir la mercancía dentro del inventario. Puede recibir mercancías ordenadas usando un formulario de compras o puede recibir mercancía sin un formulario de compras.. Devoluciones en Compras En DacEasy, las devoluciones se refieren al proceso de regresarle la mercancía al suplidor. Devolver los productos dañados a un suplidor es una razón típica por la que debe usar este proceso. 3-2

43 CAPÍTULO 3 Aprendiendo Acerca de las Compras Listos para entrar órdenes. Antes de entrar la primera orden de compra, necesita configurar los códigos en compras. Estos códigos consistentemente le permiten aplicar ciertos cargos (que no son productos o servicios) a las órdenes de compras. Uno de los ejemplos más comunes de un código en compra es un cargo por flete. Además, especifica una cuenta del catálogo de cuenta donde quiere que este cargo se asiente. Puede usar un código en compra para añadir cargos de fletes a una mercancía recibida. Cuando asiente los recibos, las cifras del monto actualizan la cuenta especificada, usualmente el gasto de flete. Configurando un Código en Compras Para configurar un código de compra, escoja Edición/Código de Compra desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla de DacEasy Contabilidad. La pantalla de Edit Códigos en Compras se desplegará. Fígura 3-1: Pantalla de editar códigos en Compras Complete esta pantalla para cada código en compra que quiera configurar. Una descripción de cada campo esta a continuación. Después de entrar la información, presione para salvar las entradas. DacEasy limpia la pantalla, lista para entrar un nuevo código en compra. 3-3

44 LISTOS PARA USAR COMPRAS Las siguientes informaciones explican cada campo en la pantalla de Editar Códigos en Compras. Campos en la pantalla de edit códigos en Compras Código Entre hasta cinco caracteres para usarlo como el código, para identificar el código en compra. Descripción. Entre una descripción significante. La descripción se desplega cuando entre el código en una transacción de compra. Cuenta Entre el número de la cuenta para la cual quiere asentar el gasto cuando use este código en compras. Por ejemplo, si este código en compra es por flete, debe entrar el número de la cuenta de Gastos por Fletes. En caso de no saber el numero de cuenta presione para acceder la pantalla de busqueda Gravable Especifique si el código en compras esta sujeto a impuestos por ventas. El impuesto por venta es aplicado cuando cree la orden de compra. Descuento No marque este campo si el código en compras cargado no es elegible de descuentos ofrecidos por el suplidor. Por ejemplo, el cargo por flete es raramente elegible por descuento de pronto pago ofrecido por un suplidor. Valor Entre el monto que carga el suplidor. Si los cargos varían de precio, deje el monto en 0.00 y entre el monto aplicable cuando entra el código en la transacción de compra. 3-4

45 CAPÍTULO 3 Notas 3-5

46 CAPÍTULO 4 Compras Capítulo 4 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11 Este capítulo explica el módulo de Compras el cual consiste de las órdenes de compras, mercancías recibidas y devoluciones en compras. No tiene que entrar las órdenes de compras si usa el módulo de Compras. Las órdenes de compras no tienen valor contable. Este simplemente sirve como un formulario enviado a los suplidores para ordenar mercancías. Use la pantalla de Mercancía Recibida para registrar la transacción envuelta cuando compre inventario a un suplidor. Use la pantalla de Devoluciones en Compras para registrar la transacción cuando devuelva mercancías al suplidor. Después de completar este capítulo, sabrá como: Imprimir un reporte de Alerta de Productos. Entrar una orden de compras. Entrar una mercancía recibida. Entrar una devolución en compras. 4-1

47 COMPRAS Imprimir el Reporte de Alerta de Productos Cuando entre sus productos, tiene la opción de entrar información en el campo mínimo y el campo reorden. Si completa estos campos, use el reporte de Alerta de Productos para ayudarle a determinar cuales artículos ordenar. Para imprimir este reporte, escoja Reportes/Inventario/Reporte de Alerta se desplegará la pantalla de Reporte de alerta de productos y presione para generar el reporte. El reporte le mostrará cuales artículos estan por debajo del mínimo y cuanto debe reordenar. Figura 4-1: Pantalla para imprimir el reporte de alerta de productos. 4-2

48 CAPÍTULO 4 Entrar Una Orden De Compras Use la opción de Órdenes de Compras para ordenar las mercancías de un suplidor. Después de colocar la orden, debe recibir la mercancía para afectar el balance que tiene con un suplidor. Hasta que no reciba la mercancía, las órdenes de compras no tienen valor contable. Las siguientes informaciones explican cada opción disponible cuando ordena productos a un suplidor usando la opción de Orden de Compras. Para crear una orden de compra, escoja Transacción/Compras desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Después, escoja Orden de Compras desde el submenú. Se desplegará la pantalla de Orden de Compras. Fígura 4-2: Pantalla de órdenes de Compras Esta pantalla está dividida dentro de tres áreas: Encabezado, Detalle y Pié de página. Las siguientes informaciones explican cada área. 4-3