DacEasy Contabilidad V11 Manual de Entrenamiento MAYOR GENERAL Y ACTIVOS FIJOS

Transcripción

1 DacEasy Contabilidad V11 Manual de Entrenamiento MAYOR GENERAL Y ACTIVOS FIJOS DACFLEX, S. A. 11 Cub Scouts, Ens. Naco Edif. DAC Santo Domingo, Rep. Dom. Tel:(809) , Fax(809) Internet Web Site: INFO@DACFLEX.COM Soporte Técnico Garantizado Febrero 2002

2 DacEasy Contabilidad Versión 11 Manual de Entrenamiento. MAYOR GENERAL Y ACTIVOS FIJOS El Software descrito en este Manual está desarrollado bajo contrato de licencia y podrá ser usado, solamente, de acuerdo con los términos del contrato. Copyright Copyright 2002 DACFLEX, Inscrito en el Registro de Propiedad Intelectual. Todos los Derechos Reservados a Nivel Mundial, Ley Marcas Registradas Ninguna parte de esta publicación podrá copiarse sin la expresa autorización por escrito de DACFLEX, Cub Scout #11, (809) Santo Domingo, Rep. Dom. DacEasy es una marca registrada de Best, Inc. DacEasy Accounting, DacEasy Payroll, DacEasy Point of Sale, DacEasy Job Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating, DacEasy Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versión 4 y DacEasy EIS son marcas registradas de Best, Inc. Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft Corporation. Otros nombres de productos mencionado en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías y se reconoce por la presente. Algunos de los artes en este manual son modificaciones de ilustraciones suplidas por Corel Corporation Aclaración DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad de sus materiales publicados; sin embargo, ninguna garantía, expresada o implícita, se proporciona. Todo los datos ejemplos se intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas reales o compañías es pura coincidencia. Impreso en América. ISBN: DESP10GLAC

3 INTRODUCCIÓN Antes de Empezar Introducción LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11 Bienvenidos a la serie de seminarios de DacEasy. El libro de trabajo del seminario de DacEasy Contabilidad le ayudará a tener un entendimiento básico de como usar el programa. Si eres un nuevo usuario del programa encontrarás la información y los ejercicios, como una forma más práctica para comenzar a usar el programa. Con un poco de práctica, te puedes convertir en un experto usuario de DacEasy Contabilidad. Este libro de trabajo, Libro Mayor y Activos Fijos, es el segundo de una serie del libro de trabajo. Este contiene información acerca de como entrar las transacciones del Libro Mayor, como consolidar el Libro Mayor con múltiples empresas, entrar los activos fijos y generar la depreciación de los activos fijos. Para obtener el mayor provecho a este libro de trabajo debe de tener algún conocimiento básico de computadoras, un entendimiento general de los conceptos básicos financieros y por lo menos, un conocimiento limitado de los comandos del Windows. En adición, debe de ser capaz de identificar las partes de su computadora y saber como usar las funciones del teclado. Para ordenar este libro de trabajo o cualquier otro de la serie del seminario, llame a DACFLEX, S.A. al departamento de ventas al (809) I-1

4 ANTES DE EMPEZAR Organización del Libro de Trabajo Este libro de trabajo está diseñado para usted usarlo en su propio curso de estudio o en lo relacionado con un curso de entrenamiento. Llámenos y estaremos dispuesto a ayudarle a instalar su nuevo software y entrenar a su personal. Para obtener información y calendario de curso sólo tiene que llamar al (809) Dpto de Ventas de DACFLEX, S.A. Cada capítulo en este libro de trabajo contiene una unidad y la explicación de como usar una función específica en DacEasy Contabilidad. Para reforzar cada concepto, encontrará las secciones de Time Out en la mayoría de los capítulos para reforzar cada concepto. Los Time Out instruyen a completar los ejercicios prácticos encontrados en los capítulos de Aventuras. Estos ejercicios de práctica usan datos ejemplos de una Cía. llamada Furniture Factory. Nosotros le recomendamos completar cada capítulo en el orden presentado para garantizar que puede completar correctamente cada ejercicio de práctica. Para obtener mejor provecho del curso de estudio, le sugerimos usar este libro de trabajo en relación con la Guía del Usuario de esta Versión. La Guía del Usuario contiene la información detallada de cómo ejecutar cada paso. Como un compañero de la Guía del Usuario, este libro de trabajos está enfocado en ayudarle a entender un proceso y mostrarle como podría aplicar el proceso en un negocio. Cada Libro en la serie de trabajo comparte un mismo formato, por eso puede identificar fácilmente el área que quiere estudiar. Su libro de trabajo está organizado como se describe debajo. Capítulos encontrados en cada Libro de Trabajo Introducción Trabajando Con Explica cuáles temas son cubiertos en el libro de trabajo, que conocimiento es un prerrequisito y convenciones de uso estándar. El capítulo de Introducción es seguido por uno o más capítulos de trabajando con. Estos capítulos explican los conocimientos básicos de una función y los procedimientos envueltos con cada concepto. I-2

5 INTRODUCCIÓN Con cada capítulo de Trabajando con está seguido de una página de Notas. Esta página está incluida para que escriba la información que podría usar para ayudarle a recordar como aplicar esta función en el día a día de los negocios. También, el libro de Trabajando Con está estructurado con un ancho en márgenes en cada página. Siéntase libre de usar este espacio para hacer notas rápidas acerca de como podría aplicar un proceso o procedimiento en sus negocios. Conocimientos Contables Explican la contabilidad que procure detrás de escena cuando se entran transacciones y se asientan en DacEasy Contabilidad. Lista de Chequeos Aventuras: Una hoja de referencia rápida listando las actividades que necesita recordar cuando procesa datos contables. También, incluye referencias de la Guía del Usuario donde podrá encontrar paso a paso los procedimientos asociados con cada tema. Ejercicios estructurados que le ayudan a entender cómo usar una función. Quiz: Pruebines diseñados para reforzar la información presentada en el libro de trabajo. I-3

6 ANTES DE EMPEZAR Estándares Varias convenciones son usadas en todo el libro de trabajo para ayudarle a localizar rápidamente una información importante. Estas convenciones son coherentes con las usadas en la Guía del Usuario. Las palabras escritas en negritas indican las teclas o botones que debes presionar, tal como F10. Los comandos del menú que tiene que seleccionar aparecerán en escritas en negritas. Los comandos están separados del menú por un slash(/). Por ejemplo, Archivo/Abrir indicando que es seleccionado el menú Archivo y seleccionado el comando Abrir. Para abrir un menú, use el mouse para cliquear en el encabezado del menú designado o presione la tecla Alt conjuntamente con la letra sobresaliente en el encabezado del menú. Para seleccionar un comando desde un menú abierto, use las teclas direccionales para mover la barra de selección hacia el comando que desee abrir y presione Enter. Los pasos usados para ejecutar un procedimiento aparecerán en una lista numerada. Una línea pesada encima del título de cada paso le ayudará a identificar fácilmente estas secciones. Subrayar dentro del texto que está escribiendo, representa los espacios. Por ejemplo, podría ser instruido para escribir el siguiente comando : COPY_A:. Para hacerlo, usted digitará la palabra COPY, presiona la barra espaciadora, digite la letra A, y dos puntos (Ej: A:). Un signo de más (+) entre dos teclas indica que presiona la primera dejándola presionada mientras presiona la segunda. Por ejemplo, podría ser instruido para usar Shift+F2 para accesar la calculadora del sistema. Para hacerlo, debe presionar la tecla Shift dejándola presionada mientras presiona la tecla F2. I-4

7 INTRODUCCIÓN Fundamentos del Programa DacEasy Contabilidad Versión 11 está organizado por tareas. Las opciones en la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad representan tareas para ser ejecutadas. Por ejemplo, cuando quiera entrar una transacción, debe de accesar a la opción listada en el menú Transacción. Opciones del Menú y comandos de la pantalla principal Archivo Accese esta opción desde el menú cuando quiera hacer backup o ejecutar otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes comandos están disponibles: Edición Accese los comandos de este menú cuando quiera configurar o modificar registros individuales dentro de un módulo. Los siguientes comandos están disponibles: I-5

8 ANTES DE EMPEZAR Transacciones. Accese a este menú cuando quiera entrar transacciones relativa a cualquiera de las siguientes: Diarios Accese este menú cuando quiera imprimir sus diarios. El diario muestra todas las transacciones de cada mayor. Los siguientes comandos están disponibles: Asentar Accese a este menú cuando este listo para asentar las transacciones. I-6

9 INTRODUCCIÓN Reportes Accese a este menú cuando quiera correr reportes. Los siguientes comandos están disponibles: DacAccess. Accese a este menú cuando quiera crear sus propios reportes. Los siguientes comandos están disponibles: Períodos Accese a este menú cuando quiera que DacEasy ejecute operaciones necesitadas periódicamente. Los siguientes comandos están disponibles: Módulos Accese este menú cuando quiera accesar a otros módulos de DacEasy que estén interfaceados con DacEasy Contabilidad. Los siguientes comandos están disponibles: I-7

10 ANTES DE EMPEZAR Teclas De Funciones Las teclas de funciones son usadas para rápidamente accesar a las actividades específicas. Las siguientes teclas de funciones pueden ser usadas en cualquier punto en el programa. F1--Presione en cualquier campo para desplegar una pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle. Shift+F1 Esta combinación desplegará el Índice de Ayuda. Siga el índice de contenido para seleccionar un tópico particular, entonces presione Enter para ver más información sobre éste tópico. F2--Utilice esta tecla de función para visualizar la lista de otras teclas de función activadas. Algunas pantallas ofrecen únicas funciones que no son visualizadas en la barra de función. La lista que se desplega cuando presiona F2 muestra las funciones adicionales en la pantalla que esté. Shift+F2--Presione para desplegar en la pantalla la calculadora. F4-Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo capaz de cambiar rápidamente la fecha por defecto que ayudaría cuando esté introduciendo una serie de transacciones. F5--Presione para desplegar el campo de la búsqueda. La Búsqueda desplegará todas las entradas válidas para el campo seleccionado. Puede seleccionar y pasar artículos de la Búsqueda directamente dentro del campo activo. F6 Presione s la tecla universal para borrar en DacEasy. En todas las áreas donde esté disponible borrar los registros y transacciones, F6 está activado. Shift+F6--Use esta combinación de teclas para borrar líneas individuales en la transacción. F7 Presione F7 cuando esté mirando un reporte en pantalla y desee imprimirlo. También puede usar esta función para archivar y recuperar los datos desde la pantalla de asiento. F8--Utilice para adherir datos desde los campos a lo largo de DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una factura para un nuevo cliente presione, presione F8 desde el campo código de clientes en la pantalla de Facturas ( o desde el la búsqueda del Cliente) para adherir el nuevo registro. I-8

11 INTRODUCCIÓN F9--Presione para cualquier pantalla asentada para dar un backup a los datos antes del asiento. También la puede usar para editar datos desde la búsqueda. Por ejemplo, si desplega una búsqueda desde el campo Código del Cliente, puede seleccionar un cliente y presione F9 para editar este registro. Shift+F9--Use esta combinación de teclas o presione para desviar el orden de la lista en la búsqueda. Por ejemplo, para cambiar el orden de la lista en la búsqueda de Clientes desde el código de clientes a nombre del cliente, presione Shift+F9. F10-- F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del programa. Cuando introduzca información (de un recibo, una factura o un cliente nuevo) y está listo para salvar, presione F10. Shift+F10--Presione para desplegar por pantalla la versión del DacEasy. Esto es una forma rápida para determinar que compañía está abierta y que cantidad de memoria está disponible. Esc- Presione para cancelar una acción desde cualquier pantalla. Evaluación del Curso Después de completar el libro de trabajo, por favor tome unos minutos para llenar la hoja de evaluación del curso localizada en el Apéndice B. Su comentario nos ayudaran a continuar mejorando nuestros productos. I-9

12 ANTES DE EMPEZAR Instalar Los Datos Ejemplos Una compañía ejemplo con clientes, proveedores e información contable ejemplo es incluida con el software de DacEasy Contabilidad. El libro de trabajo y esta compañía ejemplo están diseñados como una guía interactiva de aprendizaje. Cada capítulo le instruye por lo menos un ejercicio práctico, llamado una aventura, para darle la oportunidad de practicar y aplicar los conceptos presentados. Datos Ejemplos. Muchas aventuras en el libro de trabajo cuentan con los datos ejemplos para una compañía ficticia llamada La Furniture Factory. Usando estos ejercicios y aplicando lo principal que aprenda en cada capítulo, puede practicar usando su nuevo software simulando las situaciones del negocio sin afectar sus datos. Cuando instale el software por primera vez, proponga que le instale los datos ejemplos. Si no escoge que se le instalen los datos ejemplos; también, puede reinstalar el programa y escoger Si para instalar los datos ejemplo. Reinstalando el programa no afectará ningún dato que ya entró a DacEasy. Después de instalar los datos ejemplos, debe de añadir la compañía ejemplo al directorio de la compañía. Use la ruta C:\DEA4\SAMPDATA si acepta la ruta por defecto durante la rutina de instalación. Si instaló el software dentro de un directorio diferente, sustituya el directorio por DEA4. Para más información de agregar los datos ejemplos, refiérase al capítulo Empezando a familiarizarse con DacEasy en la Guía del Usuario. Pasos Rápidos para Configurar Datos Ejemplos 1. Escoja Archivo/Abrir del menú principal. 2. Presione para agregar la nueva compañia. Se desplegará la Pantalla del Sistema de Preferencias. I-10

13 INTRODUCCIÓN Figura 1-1: Agregar nueva compañía desde la pantalla de Preferencias de Sistemas Campos de la Pantalla para la Identificación del Sistema. Nombre de identificación. Entre una descripción para configurar los datos (e.g. Datos Ejemplos de la Furniture Factory) Nombre /Ruta del Directorio. Escriba la ruta de los datos ejemplos. Por defecto, los datos están copiados en el directorio llamado : C:/DEA4/SAMPDATA. Si lo instala para un directorio diferente de DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, Si instaló el programa en un directorio llamado ACCOUNT, deberá usar la ruta, C:/ACCOUNT/SAMPDATA. 3. Presione para procesar/salvar la identificación del sistema. Si el archivo existe, el programa le preguntará si quiere anexar el archivo a los al archivo de la compañía. Conteste Si a esta sugerencia. DacEasy anexa los datos ejemplos al archivo abierto. Para accesar los datos ejemplos, sombree la compañía ejemplo y presione Enter. Le recomendamos hacer un backup de los datos ejemplos entes de comenzar a usarlos. Si necesita ayuda acerca de como hacer un backup, refiérase al capítulo titulado, Mantenimiento de Archivos Para más información sobre como hacer backup a sus datos, refiérase a la Guía del Usuario o al capítulo Empezando del libro de trabajo. I-11

14 ANTES DE EMPEZAR Protegiendo Sus Datos Hacer un backup a sus datos es una parte importante y necesaria de su rutina diaria. Debe hacer backup de sus datos frecuentemente y debe tener diferentes juegos de diskettes de backup los cuales alterne. Este procedimiento diario le asegura que no perderá sus datos totalmente en caso de un desastre. Además, deberá reemplazar periódicamente los diskettes que use para almacenar sus backup. Esta práctica es necesaria desde que los diskettes comiencen a cansarse por el tiempo de uso, haciendo más difícil o imposible recuperar la información. Como hacer Respaldar a sus datos contables Las siguientes instrucciones explican como hacer Respaldar y restaurar sus datos de contabilidad. Puede hacer ahora Respaldar a los datos ejemplos para practicar estos pasos. Pasos rápidos para hacer Respaldar a los datos 1. Coloque el diskette en el drive apropiado. Usualmente, el drive A acepta el diskette de 3 ½ pulgadas. Sin embargo, su sistema puede estar configurado diferente. 2. Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy Contabilidad, escoja Archivo /Respaldar/ Restaurar. La pantalla Respaldar/restaurar datos se desplegará: 3. Coloque el cursor en el Campo Operación y seleccione Respaldar. Presione Enter. 4. Coloque el cursor en el campo Archivo Fuente y seleccione Contabilidad presione Enter. I-12

15 INTRODUCCIÓN 5. Asegúrese de que la ruta donde está y el directorio son correctos en el campo Fuente. Si no, escriba la ruta y el nombre correcto del directorio. Presione Enter. A menos que especifique de otra manera, los datos son copiados desde el directorio fuente llamado C:\DEA4\SAMPDATA. Si instala un directorio diferente a DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, si instala el programa a un directorio llamado ACCOUNT, use la ruta C:\ACCOUNT\SAMPDATA. 6. Coloque el cursor en el campo Fuente y seleccione el drive al cual quiere hacer el Respaldar de sus datos. Por ejemplo, si coloca el diskette en el drive A, entre A:\ en este campo. Presione Enter. 7. Presione para comenzar la operación. Un mensaje aparecerá preguntándole que verifique si quiere hacer un Respaldar a sus datos. Presione Enter para continuar la operación. DacEasy ahora copia los datos en el sistema al drive designado, reemplazando cualquier información existente en el diskette. Cambie los diskettes tan pronto como se lo solicite y presione Enter para continuar con Respaldar. Pasos rápidos para restaurar los datos 1. Cuando use la rutina de Restaurar para escribir en sus archivos de datos, perderá todos los datos que haya introducido desde que se hizo el último Respaldo de sus datos. 2. Siga los pasos descritos arriba, y seleccione Restaurar en vez de Respaldar en el campo Operación. La fuente y la ruta serán lo opuesto (por ejemplo, la fuente será A:\; la ruta será C:\DEA4\SAMPDATA). 3. Cuando presione, DacEasy ahora copia los datos de su diskette al disco duro, reemplazando cualquier información existente en el archivo de su disco duro. I-13

16 ANTES DE EMPEZAR Integridad de los Datos La integridad de los datos se refiere a la exactitud de sus datos y archivos. DacEasy le provee herramientas que puede usar para chequear y mantener la exactitud de sus datos. Debe usar estas herramientas periódicamente para asegurarse de que sus datos estén en óptimas condiciones de trabajo. En DacEasy, estas herramientas están referidas como Utilitario de Archivos. Debe utilizar estos utilitarios por la menos, una vez por mes para optimizar la medida de sus archivos y prevenir mensajes de errores a ocurrir. Para accesar estas opciones presione Archivo/Utilidades. Los siguientes utilitarios son disponibles: Borrar indice-durante algunas operaciones, tales como cálculos, DacEasy coloca los archivos de datos en indices suplementarios. Estos indices son como archivos de almacenajes temporáneos que protegen sus datos originales mientras que DacEasy ejecuta los mantenimientos necesarios. Si ningún problema es encontrado durante una rutina, DacEasy remueve estos indices cuando la operación es completada. Puede escoger el usar esta operación cuando quiera o antes de correr la operación de Recobrar. Recobrar-Seleccione esta opción para reconstruir y optimizar un archivo en cualquier momento. Las funciones de Recobrar, borra registros corruptos de sus archivos de información e incrementa el espacio en el disco. Esta operación le permite reconstruir y optimizar el tamaño de un archivo cuando desee. Con la operación de Recobrar, puede reconstruir un archivo especifico mientras mantiene el resto de sus archivos de datos intactos. Podrá usar esta operación como un mantenimiento periodíco del utilitario para asegurarse de que sus datos están cuidados. I-14

17 INTRODUCCIÓN Verificar-Solo puede correr esta operación en la transacción de los archivos de encabezados y archivos de facturas abiertas. Verificar chequea los registros de encabezados contra los registros de detalles. Si existe una discrepancia entre los registros, la rutina justifica la situación borrando cualquiera de los registros de encabezados o de detalles. Después de correr Verificar, se imprimirá un reporte listando los cambios hechos a los archivos, si los hay. Ver transacción-puede ver las transacciones de información del encabezado viendo el archivo de encabezados o ver las lineas de los detalles de la transacción. Puede borrar la linea de un articulo, seleccionando la linea y presionando. (Sólo necesitará borrar artículos en el caso de corrupción de datos). Aviso: Sólo borre items asentados desde Ver transacción. Puede causar que las transacciones estén fuera de balance si borra la linea desde una transacción no asentada, borre el item desde el módulo respectivo. Nota: Si borra un registro de encabezado, el detalle correspondiente es automáticamente borrado. Borrar indices y recobrar datos. Las siguientes instrucciones explican como usar el drop indices y la rutina de recobrar. Si necesitas más información acerca de estos pasos, refiérase a la Guia de Usuario. Rápidos Pasos para usar el utilitarios de archivos 1. Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy, escoja Archivo/Utilidades. La pantalla de utilitarios de archivos se desplegará. 2. Puede escoger correr un utilitario en todos los archivos o solo seleccionar los archivos. La rutina de mantenimiento de los archivos deben ser corrida en todos los datos periódicamente. Si quiere correr un utilitario en todos los archivos presione y escoja la opción Todos los archivos. 3. Si encuentra un error en un archivo especifico, puede correr el utilitario en este archivo. Para correr el utilitario sobre un archivo seleccionado, entre el número de dato del archivo que quiera usar. Si no sabe el número, presione para acceder la búsqueda de los archivos. Una lista despliega todos los archivos de datos disponibles. Seleccione de la lista el archivo que quiera usar y presione Enter. I-15

18 ANTES DE EMPEZAR 4. Escoja el utilitario que quiera correr en el campo Operación. Presione para empezar el proceso. I-16

19 INTRODUCCIÓN Notas I-17

20 CAPÍTULO 1 Libro Mayor Capítulo 1 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11 El Libro Mayor es el corazón de su sistema de Contabilidad. Toda la información contable debe pasar por el Libro Mayor. El Libro Mayor es normalmente actualizado en una de dos formas: por asentar un módulo o por entrar las transacciones directamente dentro del Libro Mayor. Puede entrar todas las informaciones contables directamente dentro del Libro Mayor, sin embargo, la mayoría de los usuarios de DacEasy escogen entrar sus entradas por el módulo que correspondan y usan el Libro Mayor para determinadas entradas como se describen después en este capítulo. Después de completar este capítulo, sabrá como: Determinar cuáles entradas necesitan ser hechas directamente en el Libro Mayor. Entrar diferentes tipos de transacciones por el Libro Mayor. 1-1

21 LIBRO MAYOR Trabajando Con El Libro Mayor Usando el Libro Mayor. DacEasy está designado para encajar a sus necesidades. Si necesita un sistema de completas características contables, DacEasy tiene varios módulos donde entrar la información detallada de las transacciones. Esta información se actualiza en el Libro Mayor cuando el módulo es asentado. Otra opción es entrar todas las transacciones directamente dentro del Libro Mayor. Este método le provee los reportes financieros que son el centro de todo Sistema Contable, sin tener que agregar detalle que vienen con las transacciones entradas generadas por los diferentes módulos. Si usa los módulos para entrar sus transacciones, usará el Libro Mayor para entrar las transacciones que no pueden ser entradas dentro de los módulos. Un ejemplo de una transacción es las transferencias de las ganancias/pérdidas desde los ingresos del período a ganancias retenidas. Otro ejemplo es la transferencia de los montos de seguros pagados por adelantado a gastos de seguro. 1-2

22 CAPÍTULO 1 Entrando Transacciones Libro Mayor Entendiendo los tipos de transacciones. Escoja la opción de Transacción/Libro Mayor cuando necesite entrar cualquiera de los siguientes tipos de transacciones. Transacciones Normales Las entradas hechas dentro del Libro Mayor cuando no está usando los módulos o está usando los módulos y las entradas no pueden ser entradas dentro de ninguno de los módulos. Use Libro Mayor para el registro de todas las transacciones contables, entre su trabajo de día a día como una transacción normal del Libro Mayor. Por ejemplo, una transacción normal podría ser entrar la depreciación, recibos de efectivo o pagos y los registros de ventas del día. Si está usando los módulos, un ejemplo de una transacción normal del Libro Mayor es el movimiento de los balances de las ganancias del período a ganancias retenidas. Entradas de Reversión Podemos usar esta entrada de reversión para reversar automáticamente transacciones al comienzo del próximo período. La razón más común para usar una entrada de reversa es entrar los gastos de nómina al final del período contable. Cuando use una entrada de reversión, DacEasy reversa la entrada original en el próximo período cuando asiente. 1-3

23 LIBRO MAYOR Entrar una Transacción en el Libro Mayor Cuando necesite entrar una transacción, escoja Transacción/ Libro Mayor desde la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal. La pantalla de Transacción al Libro Mayor se desplegará. Figura 1-1: Use la pantalla de Transacción al Libro Mayor para entrar transacciones dentro del Libro Mayor. Esta pantalla tiene cuatro áreas principales: Encabezado, Información de la Transacción, Detalle, y Pié. Las siguientes informaciones explican los campos encontrados en está pantalla. Campos en la Pantalla de Transacción Libro Mayor Los siguientes campos están en el Encabezado. Código Diario El código que escoja debe ser corto, pero que describa fácilmente el tipo de transacción que está entrando. Numerosos códigos de diarios están reservados y protegidos en DacEasy. No se permite usar estos códigos porque otros módulos en DacEasy (por ejemplo: Banco, Facturas o Compras) usan estos para actualizar el Libro Mayor. Estos códigos son AP, AR, AS, BI, CH, IN, PO, FA, JC y PY. DacEasy crea una transacción en el Libro Mayor usando estos códigos siempre que asiente desde otro módulo. 1-4

24 CAPÍTULO 1 Debe escoger un único código que identifique que representa la transacción. Por ejemplo, si está entrando un ajuste, use el código AJ. Cada código puede ser hasta de seis caracteres alfanuméricos. Asentado/No Asentado DacEasy desplega el estatus asentado/no asentado de las entradas. Los siguientes campos están en el área Información de la Transacción. Número Presione Enter y DacEasy númera consecutivamente todas las entradas del diario por usted, empezando con para cada Código Diario. Si quiere editar una entrada existente, presione desde el campo Código Diario y seleccione el código del diario que quiere editar. Entonces, presione para entrar un número con el cual quiere que DacEasy empiece a usar. Referencia Nota: El número entrado debe ser mayor o menor que el último número usado para ese código diario. La referencia es un campo alfanumérico opcional. Use este campo para entrar una corta descripción para identificar una transacción. Revertir Use la opción Revertir principalmente para reversar gastos incrementados como la nómina al final del período contable. Generalmente, estas entradas les son dadas por su contador. DacEasy revierte la entrada de reversión con la fecha del primer día del próximo período. DacEasy tiene por defecto No en éste campo. Fecha Entre la fecha de esta entrada. DacEasy automáticamente desplega la fecha del sistema. Los siguientes campos están en el área de Detalle. Cuenta Entre el número de la cuenta que quiera incluir en esta transacción. Por ejemplo, si esta entrada es para registrar gastos de intereses, entre el número de la cuenta para los gastos de intereses. Esta cuenta debe de ser una cuenta de detalle. 1-5

25 LIBRO MAYOR Nota: DacEasy le permite entrar múltiples cuentas en la misma transacción, de cualquier manera, el total de débitos y el total de créditos deben ser iguales para poder salvar una transacción del Libro Mayor. Nota: Presione para agregar una cuenta que no existe. Nombre DacEasy automáticamente desplega el nombre de la cuenta que entre. Descripción Escriba una corta descripción de la entrada o transacción para el ítem en la línea. Debito Entre el monto débito a asentar para esta cuenta si está debitando el balance de la cuenta. Credito Entre el monto crédito a asentar para esta cuenta si está acreditando el balance de la cuenta. El siguiente campo está en el área de Pie de la pantalla. Totales DacEasy automáticamente desplega los totales para las columnas débito y crédito. Estos números deben ser iguales antes de procesar la información. Procedimientos para entrar una transacción dentro del Libro Mayor. Los siguientes procedimientos muestran los pasos que debe tomar para entrar una transacción directamente dentro del Libro Mayor. Los pasos rápidos para entrar una transacción de reversión, también son incluidos. Pasos rápidos para entrar transacciones normales del Libro Mayor 1. Escoja Transacción/ Libro Mayor. Se desplegará la pantalla de Transacción del Libro Mayor. 2. En el campo Código Diario, asigne a la transacción un código de diario 3. Presione Enter y DacEasy asigna un número a la transacción. Nota: Use este número de transacción y el código del diario que asigne para llamar la transacción en una fecha posterior. 1-6

26 CAPÍTULO 1 4. Use el campo Referencia para entrar una corta descripción de la transacción. 5. Seleccione No para la opción Reversa cuando entre una entrada normal de transacción en el Libro Mayor. 6. Presione Enter en el campo Fecha para aceptar la fecha actual del sistema. DacEasy usa esta fecha para asentar la transacción. 7. Entre el número de la cuenta que quiera usar en el campo Cuenta. Si no sabe el número, presione para accesar la búsqueda y seleccionarla. 8. Entre hasta 24 caracteres para describir la transacción. 9. Entre un monto débito y crédito para cada cuenta en la transacción. Antes de salvar la transacción, asegúrese que los débitos sean iguales a los créditos. Si no, DacEasy desplegará un mensaje de advertencia. Nota: Puede presionar F7 en la última línea para automáticamente balancear la transacción. 10. Presione para salvar la transacción. Pasos rápidos para entrar transacciones de reversión automática en el Libro Mayor 1. Escoja Transacción/ Libro Mayor. 2. Asigne a la transacción un código específico de diario. 3. Presione Enter y DacEasy asigna un número a la transacción. 4. Use el campo Referencia para entrar una corta descripción de la transacción. 5. Use la opción reversa para asignar Si en el campo Revertir. 6. Presione Enter en el campo Fecha para accesar la fecha actual del sistema. DacEasy usa esta fecha para asentar la transacción. 1-7

27 LIBRO MAYOR 7. Entre el número de la cuenta que quiera usar en el campo Cuenta. Si no sabe el número, presione para accesar a la búsqueda y selecciónela desde allí. 8. Entre hasta 24 caracteres para describir la transacción. 9. Entre los montos de débitos y créditos de la entrada de reversa. Antes de salvar la transacción, asegúrese que los débitos y créditos sean iguales. Si no, DacEasy desplega un mensaje de advertencia. 10.Presione para salvar la transacción. Editando una Transacción en el Libro General Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción entrada. Para borrar solo una línea, posicione el cursor en esa línea y presione Shift+F6. Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy inserta la línea arriba del cursor. Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurase que usa los datos ejemplos. Entonces, complete la : Aventura 1: Entrando una transacción al Libro Mayor. 1-8

28 CAPÍTULO 1 Notas 1-9

29 CAPÍTULO 2 Entradas Recurrentes del Libro Mayor Capítulo 2 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11 Uno de los beneficios de automatizar su sistema de proceso contable es la economía de tiempo. Una función de economizar tiempo son las entradas recurrentes del Libro Mayor. Es común entrar ciertas transacciones regularmente Use la pantalla de Entrada de Transacción Recurrente para entrar estas transacciones. Una vez hecha esta transacción, puede usar la misma entrada para generar una nueva transacción sin que reentre cada vez la misma transacción. Después de completar este capítulo, sabrá como: Entrar transacciones recurrentes de Libro Mayor por montos fijos. Entrar transacciones de Libro Mayor por porcentajes. Generar transacciones recurrentes del Libro Mayor. 2-1

30 ENTRADAS RECURRENTES LIBRO MAYOR Entrando transacciones recurrentes al Libro Mayor Existen dos métodos para entrar las transacciones recurrentes al libro mayor: fijo o porcentaje. Si el monto mantiene constancia de mes a mes, debe de entrar una transacción tipo fijo. Si el monto fluctúa cada mes basado en un balance de cuenta particular, debe entrar un tipo de transacción de porcentaje. Importante: Si está usando los módulos, solamente use la opción de entradas recurrente del Libro Mayor por las entradas que debe entrar directamente dentro del Libro Mayor. DacEasy tiene una función recurrente en los módulos de Banco y Facturación. Entrar Una Transacción Recurrente al Libro Mayor Cuando necesite entrar una transacción recurrente en el Libro Mayor, escoja Transacciones/Recurrente Entrada/Libro Mayor desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal. La pantalla de Entrada de Transacción Recurrente del Libro Mayor se desplegará. Figura 2-1: Use la pantalla de Transacción Recurrente del Libro Mayor para economizar el tiempo de entrar datos, solamente entrando las transacciones repetidas una vez. 2-2

31 CAPÍTULO 2 Esta pantalla tiene cinco áreas principales: Encabezado, Información de la Transacción, Información Recurrente, Detalle, y Pié de Página. Las siguientes informaciones explican los campos encontrados en esta pantalla. Campos en la pantalla de entrada de transacción recurrente Los siguientes campos están en el Encabezado. Grupo Entre un código que describa el tipo de transacción que está entrando. Puede entrar un único número para cada transacción o el mismo código para agrupar múltiples transacciones. Por ejemplo, si genera ciertas transacciones el último día del mes, entre EDM como el código. Este código representa la transacción de fin de mes Fin de Mes. Cuando genere entradas recurrentes por el grupo EDM, todas las entradas recurrentes con este código serán generadas al mismo tiempo. Los siguientes campos están en el área Información de la Transacción. Número Entre un único número a la transacción. Presione para ver una lista de los números actualmente usados para el grupo. Código de Diario Entre el código de diario que usara para identificar esta transacción. Presione para ver una lista de los códigos de diarios existentes. Nota: No puede usar uno de los códigos de diarios protegidos. para ver una lista de códigos de diarios protegidos, refierase a la guía de usuario o al capítulo del Libro Mayor de este libro de trabajo. Tipo Seleccione el tipo de transacción a crear. Fijo Seleccione este tipo cuando el monto es el mismo cada vez que la transacción sea generada. Porcentaje Seleccione este tipo cuando el monto fluctúa basado en un porciento del balance de la cuenta. Nota: Seleccione Fijo como el tipo cuando el balance fluctua cada mes, pero no está basado en el balance de otra cuenta. Puede entrar 0.00 para los montos débitos y créditos. Puede editar este valor después de generar la transacción. 2-3

32 ENTRADAS RECURRENTES LIBRO MAYOR Cuenta Si selecciona Porcentaje como el tipo, puede entrar la cuenta sobre la cual se basa el porcentaje. Puede presionar para seleccionar la cuenta. Los siguientes campos están en el área de Información Recurrente. Tipo Indica el método usado para determinar hasta que punto quiere generar la transacción. Tiempo Seleccione este tipo cuando la transacción será generada a un número de tiempo fijo. Fecha Seleccione este tipo cuando la transacción será generada hasta una fecha específica. Veces a generarse Si escoge Tiempo como el tipo de terminación, entre el número máximo de veces que quiera generar la transacción. Veces Generadas DacEasy muestra el número de veces que la transacción ha sido generada. Fecha de Terminación Si escoge Fecha como el tipo de terminación, entre la última fecha en que quiere generar la transacción. La transacción puede ser generada en la fecha entrada pero no después de la fecha. Última Fecha de Generación En este campo se despliega la última fecha de la generación de la transacción. Los siguientes campos están en el área de Detalle. Cuenta Entre el número de la cuenta que quiere incluir en esta transacción. Esta cuenta debe de ser una cuenta de detalle. Nota: DacEasy le permite entrar múltiples cuentas en la misma transacción, de cualquier manera, el total de débitos y el total de créditos deben ser iguales para poder grabar una transacción del Libro Mayor. Nota: Presione para agregar una cuenta que no existe. Nombre DacEasy automáticamente despliega el nombre de la cuenta que entre. 2-4

33 CAPÍTULO 2 Descripción Escriba una corta descripción de la transacción en la línea. Debito Entre el monto débito a asentar para esta cuenta si debita el balance de la cuenta transacción. Si escoge Porcentaje como el tipo, entre el monto del porcentaje a tomar de la cuenta base. Credito Entre el monto crédito a asentar para esta cuenta si está acreditando el balance de la cuenta. Si escoge Porcentaje como el tipo, entre el monto de porciento que tomará de la cuenta base. El siguiente campo está en el área de Pié de página. Totales DacEasy automáticamente despliega los totales para las columnas débito y crédito. Estos números deben ser iguales antes de procesar la transacción. 2-5

34 ENTRADAS RECURRENTES LIBRO MAYOR Crear Entrada Recurrente Libro Mayor Los siguientes pasos muestran como entrar entradas recurrentes del Libro Mayor. Use estos pasos como una referencia cuando entre entradas recurrentes del Libro Mayor para sus negocios. Pasos rápidos para entrar transacciones recurrentes fijas del Libro Mayor 1. Escoja Transacción/ Recurrente Entrada/ Libro Mayor. 2. Use el campo Grupo para asignar un único código a una transacción o grupo de transacciones. 3. Entre el número de la transacción que quiera asignar a la transacción recurrente. Debe de entrar un número diferente a cada transacción dentro de un grupo. 4. Asigne a la transacción un código de diario específico. 5. Escoja Fijo en el campo Tipo de transacción. Use entradas recurrentes fijas del Libro Mayor cuando quiera asignar un monto o no a todas las transacciones. Por ejemplo, si está usando entradas recurrentes del Libro Mayor para generar su gasto de nómina cada semana, use una entrada recurrente fija con un monto no asignado. Después que genere la transacción, vuelva y entre sólo el monto que corresponde semanalmente. 6. Entre el tipo de terminación para la transacción. El tipo de terminación puede ser para cierto tiempo o una fecha específica. Si escoge Tiempo, seleccione cierto número de tiempo para generar la transacción. Por ejemplo, si tiene un seguro pagado por anticipado para el año, puede entrar 12 y DacEasy le permitirá generar esta entrada hasta 12 veces. 2-6

35 CAPÍTULO 2 Si escoge Fecha, DacEasy le permite escoger cierta fecha después de la cual no puede generar esta entrada. Más hasta esta fecha, puede generar la transacción tantas veces como necesite. Por ejemplo, si entra 31 de Diciembre, 1998 como la fecha de terminación, no puede generar esta transacción después de esta fecha. 7. Entre el número de veces que generará la transacción, si escoge Tiempo como el tipo de terminación. Si escoge Fecha, entre la fecha final. 8. Entre un número de cuenta en el campo Cuenta. DacEasy automáticamente actualiza la cuenta cuando genere esta entrada. Nota: Si no sabe el número, presione búsqueda y selecciónela desde allí. para accesar la 9. Entre hasta 24 caracteres para describir la transacción. 10.Use las columnas débito y crédito para asignar el monto de la transacción de entrada recurrente fija. Antes de poder grabar la transacción, los débitos deben ser igual a los créditos. Si no, DacEasy desplegará un mensaje de advertencia. Si no sabe contra que cuenta cuadra la transacción presione F7 sobre la última línea para automáticamente balancear la transacción. 11.Presione para grabar la transacción. Pasos rápidos para entrar transacciones de porcientos recurrentes del Libro Mayor 1. Escoja Transacción/ Recurrente Entrada/ Libro Mayor. 2. Use el campo Grupo para asignar un código a una transacción o grupo de transacciones. Cada grupo individual debe tener su propio código (por ejemplo, use 15 para las transacciones generadas los días 15 de cada mes). 2-7

36 ENTRADAS RECURRENTES LIBRO MAYOR 3. Asigne un único número a la transacción recurrente. 4. Asigne a la transacción un código de diario específico. 5. Escoja Porcentaje en el campo transacción Tipo. Esta selección genera una transacción basada en el balance actual en una cuenta seleccionada. Por ejemplo, si necesita generar una transacción cada mes para registrar un 10% de cargos financieros en un préstamo, use una transacción de porcentaje recurrente. 6. Seleccione la cuenta base para calcular el porcentaje. Por ejemplo, asuma que esta entrando la transacción para un cargo financiero. Entre la cuenta de préstamos desde el catálogo de cuentas. Tip: Si no sabe el número de la cuenta, presione para accesar la búsqueda y seleccione el número desde allí. 7. Entre el tipo de terminación para la transacción que está entrando. Si escoge Tiempo, seleccione cierto número de tiempo para generar la transacción. Por ejemplo, si tiene un seguro pagado por anticipado para el año, puede entrar 12 y puede generar esta entrada hasta 12 veces. Si escoge Fecha entre la fecha después de la cual no puede generar más esta entrada. Hasta esta fecha, puede generar la transacción tantas veces como necesite. Por ejemplo, si entra 31 de Diciembre, 1998 como la fecha de terminación, no puede generar esta transacción después de esta fecha. 8. Entre el número de veces para generar la transacción, si escoge Tiempo como el tipo de terminación. Si escoge Fecha, entre la fecha final. 9. Entre un número de cuenta en el campo Cuenta. DacEasy automáticamente actualiza la cuenta cuando genere esta entrada. 2-8

37 CAPÍTULO 2 Nota: Si no sabe el número, presione búsqueda y selecciónela desde allí. para accesar la 10.Entre hasta 24 caracteres para describir la transacción. 11.Use las columnas débito y crédito para asignar el monto de porcentaje a la transacción. Antes de poder grabar la transacción, los débitos deben ser iguales a los créditos. Si no, DacEasy desplegará un mensaje de advertencia. Puede presionar F7 en la última línea para automáticamente balancear la transacción. Editando una Transacción Recurrente del Libro Mayor Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción entrada. Para borrar solo una línea, posicione el cursor en esa línea y presione Shift+F6. Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy inserta la línea arriba del cursor. 2-9

38 ENTRADAS RECURRENTES LIBRO MAYOR Generación de Transacciones Recurrentes del Libro Mayor Después de entrar sus entradas recurrentes, la transacción no esta actualmente entrada en el libro mayor hasta que corra la rutina de generación. Después de generar las transacciones, imprima el diario del Libro Mayor y asiente. Pasos rápidos para generar transacciones recurrentes del Libro Mayor 1. Escoja Transacciones/Recurrente Generación/Libro Mayor del menú principal. 2. Se desplegará la pantalla de Generación de transacciones recurrentes para el libro mayor. Figura 2-2: Pantalla para generar transacciones recurrentes del libro mayor 3. Entre la fecha de la transacción. 4. Entre el rango de los grupos a ser generados en los campos Desde y Hasta. 5. Seleccione el campo Asiento en línea si quiere asentar las transacciones del libro mayor generadas. 6. Presione para generar la transacción Para generar solo un grupo, entre el mismo valor en ambos campos. Presione Enter en ambos campos para generar todas las entradas recurrentes. 2-10

39 CAPÍTULO 2 Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurase que usa los datos ejemplos. Entonces, complete la Aventura 2: Entrando una entrada recurrente mensual por impuesto a la propiedad. 2-11

40 ENTRADAS RECURRENTES LIBRO MAYOR Notas 2-12

41 CAPÍTULO 3 Activos Fijos Capítulo 3 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11 Use el módulo de Activos Fijos para tener un seguimiento de la depreciación acumulada y el gasto de depreciación para sus activos fijos individuales. Por ejemplo, si tiene una Van usada para enviar la mercancía, entre la Van como un activo fijo y deprécielo sobre la vida útil de la van. Sin el módulo de Activos Fijos, deberá entrar todas la entradas de depreciación manualmente cada período. DacEasy le permite entrar convenientemente todos sus activos fijos, los datos de la empresa tales como: cual departamento esta usando el activo y generar mensualmente el gasto de depreciación rápida y fácilmente. Cuando genera la depreciación usando la opción Transacciones/Recurrente Generación/Activos Fijos, DacEasy crea una transacción no asentada al Libro Mayor. Puede editar o borrar esta transacción no asentada. Después de completar este capítulo, sabrá como: Entrar un Activo Fijo. Depreciar un Activo Fijo. 3-1

42 ACTIVOS FIJOS Entrando un Activo Fijo Configurar un activo fijo. Escoja Edición/ Activos Fijo desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Editar Activos Fijos. Figura 3-1: Use la pantalla de Editar Activos Fijos para describir el activo. Esta pantalla contiene diferentes áreas, las cuales veremos a continuación. Campos en la pantalla de editar activos fijos Código Entre un código para describir el activo fijo. El código debe identificar el tipo de activo fijo. Descripción Entre hasta 30 caracteres para describir el activo fijo. Estado Escoja una de las tres opciones para identificar el estado del activo fijo: Abierto, retirado, no-depreciable. Abierto indica que este activo fijo está todavía en uso. Puede depreciar un activo fijo abierto sobre la vida del activo. Retirado significa que este activo fijo no está siendo depreciado. DacEasy asigna el estado de Retirado a un activo cuando este esta completamente depreciado. Puede entrar activos fijos que están totalmente depreciados. Esto le permite mantener el activo en el reporte de activos fijos. 3-2

43 CAPÍTULO 3 Fecha de Servicio Localización Departamento No-depreciable indica que este activo no puede ser depreciado. Activos tales como el Terreno y todo tipo de software de computadoras no son elegibles para depreciación pero todavía necesitan ser tomado como activos fijos. Estos tipos de activos deben ser totalmente gastables en lugar de capitalizables y depreciable. Sin embargo, no entre el mismo tipo de balance inicial para un activo no depreciable como lo hace para uno abierto o un activo fijo retirado. Entre la fecha en que empieza a usar el activo en el campo Fecha Servico. La fecha de servicio es usualmente la fecha en que empieza a depreciar el activo. Entre el lugar donde está usando el activo en el campo Lugar. Entre el departamento que está usando el activo en el campo Departamento. Puede luego editar este campo si el activo cambia de departamento. Clase Use el campo Clase para agrupar los activos similares dentro de un grupo. Número Serial Entre el número serial del activo. Los siguientes campos están en el área de Depreciación. Figura 3-2: Pantalla para editar activos fijos con las informaciones de depreciación Tipo Escoja uno de los siguientes métodos de depreciación : línea recta o acelerado. 3-3

44 ACTIVOS FIJOS Porcentaje Nota: Para una completa descripción de los métodos depreciación y como estos trabajan, consulte su contador o CPA. Línea Recta Depreciación sustrayendo el Valor residual del Valor Original y divide esta cifra por la vida útil del activo. Acelerado Depreciación sustrayendo la Depreciación Acumulada del Valor Original y multiplica esta cifra por el porcentaje colocado. Entre el valor de porcentaje mensual si usa la depreciación acelerada. Vida Util Entre la vida útil del activo en el campo vida, de acuerdo a los estandares del ISR. La vida del activo es consumida en términos de mes. Por ejemplo, un carro con cinco años de vida de servicios debería tener una vida útil de 60 (5 X 12 = 60 meses). Fecha Retiro DacEasy calcula la fecha de retiro por agregar el número de meses o vida a la fecha de servicios. Última Generación Despliega la fecha de la última depreciación que fue aplicada. Generación Disponible Despliega el número restante de meses depreciables que deberá ser aplicado. Valor Original, Depreciación Acumulada, Gastos de Depreciación Escoja el número de la cuenta depreciación para el Valor Original, Depreciación Acumulada y Gastos de Depreciación. Si no sabe el número, presione selecciónela desde allí. para accesar a la Búsqueda y Estas cuentas deben corresponder al número de la cuenta usada cuando entre los balances iniciales en el Libro Mayor. 3-4

45 CAPÍTULO 3 Los siguientes campos están en el área Información de Balance. Figura 3-3: Pantalla para editar activos fijos informaciones de balances Valor Original Entre el monto pagado por el activo en el campo Valor Original. Depreciación Acumulada Valor en Libro Entre el monto de todas las depreciación acumulada a la fecha. Este campo es cero si entra un activo nuevo. DacEasy calcula el monto en el campo Valor en Libro sustrayendo la depreciación acumulada del valor original. DacEasy calcula este campo por usted. El valor en libro de un activo es su valor original menos la depreciación acumulada. Valor de deshecho Entre el valor de vida estimada de un activo. Este es el monto que supone recibir de la venta de un activo al final de su vida útil. Presione para grabar las informaciones introducidas. 3-5

46 ACTIVOS FIJOS Entrar Balance Inicial de un Activo Fijo Después de entrar los activos fijos en el módulo de Activos Fijos, necesitará entrar el balance inicial para los activos fijos. Entrará los balances iniciales para cada activo fijo entrando una transacción en el Libro Mayor. El siguiente paso rápido muestra este proceso. Pasos rápidos para entrar los balances iniciales de los activos fijos 1. Escoja Transacción/ Libro Mayor. Después de entrar los balances iniciales, puede empezar a entrar la información de los activos fijos. 2. Entre el código del diario para la transacción. 3. Presione Enter en el campo Número y DacEasy asignará el próximo número disponible a la transacción. 4. Escoja No en el campo Reversa. 5. Presione Enter en el campo Fecha para aceptar la fecha corriente del sistema. Esta es la fecha que usa DacEasy para asentar la transacción. 6. En la primera línea de la sección de detalle, entre el número de la cuenta Valor Original para el activo fijo. Entre un débito por el monto pagado por este activo. 7. En la segunda línea de la sección de detalle, entre el número de la cuenta usada para el costo del activo. Este monto es típicamente un retiro de Banco o un Pasivo de préstamos creado para pagar un préstamo usado para la compra del activo, así que use el número apropiado de la cuenta. Si no sabe el número de la cuenta, presione para accesar la búsqueda y selecciónela desde allí. Entre un monto crédito por el monto pagado por el activo. Sólo use la cuenta número de Bancos si no está usando el módulo de Banco. Si quiere conciliar su cuenta de bancos en DacEasy, debe hacer esta entrada en el módulo de Caja en lugar de el Libro Mayor. 8. Presione para grabar la transacción. Una vez grabada la transacción, asiéntela para actualizar los balances de las cuentas. 3-6

47 CAPÍTULO 3 Nota: Si el Asiento en Línea está fijado como Si en la pantalla de Sistema de Preferencia, la entrada es asentada cuando presione. Editando la Transacción Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción entrada. Para borrar sólo una línea, posicione el cursor en esa línea y presione Shift+F6. Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy inserta la línea arriba del cursor. 3-7

48 ACTIVOS FIJOS Generar Depreciación a los Activos Fijos Después de hacer una entrada para colocar el balance inicial para el activo y la depreciación generada a la fecha en el Libro Mayor, puede empezar a generar la depreciación. Para generar depreciación, escoja Transacción/Recurrente Generación/ Activos Fijos desde la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Generación de Depreciación de Activos Fijos. Figura 3-4: Pantalla de generación de la depreciación de los activos fijos Entre la siguiente información en cada campo. Campos en la pantalla de generación de la depreciación de los activos fijos Fecha de Generación Entre la fecha que quiere asignar a la transacción para la depreciación. DacEasy usa esta fecha para asentar la transacción. Desde Use este campo para decirle a DacEasy desde cual activo fijo quiere empezar la depreciación. Entre el código del activo fijo que quiere depreciar. Si no sabe el código, presione para accesar la búsqueda de Activos Fijos y selecciónelo desde allí. 3-8

49 CAPÍTULO 3 Hasta Use este campo para decirle a DacEasy en cuales activos fijos quiere parar la depreciación. Esto le permite generar la depreciación por un rango de activos al mismo tiempo. Si sólo quiere generar la depreciación por un activo, entre el mismo código en los campos Del y Al. Referencia Entre una corta descripción de la transacción. Esta descripción identifica la transacción en la entrada del Libro Mayor. Revertir Use la opción Revertir para reversar la transacción de depreciación más reciente. Si escoje Si en el campo Revertir, DacEasy crea una entrada de reversa en el Libro Mayor. Los campos fecha de Ultima Generación, Generaciones Disponibles, Depreciación Acumulada y Valor en Libro en la pantalla de Activos Fijos, también son devueltos a lo que eran antes de la generación. Crear Entrada en LM Escoja Si en este campo si quiere que DacEasy coloque una transacción en el Libro Mayor por el gasto de depreciación y la depreciación acumulada. Escoja No, si no quiere que DacEasy actualice el catálogo de cuentas con el gasto de depreciación y la depreciación acumulada. Al escoger No DacEasy sólo actualiza la información en la pantalla de Activos Fijos. Tipo Entre el tipo de transacción del Libro Mayor que quiere que cree DacEasy. Escoja Detalle si quiere una lista de todas las transacciones y descripciones. Escoja Total si solo quiere el monto total asentado del catálogo de cuentas. Presione para generar la depreciación. Si escoge crear una entrada en el Libro Mayor, debe asentar el Libro Mayor para actualizar las cuentas del Libro Mayor. 3-9

50 ACTIVOS FIJOS Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Compañía Ejemplo para asegurarse que usa los datos ejemplos. Entonces, complete la: Aventura 3: Configurando un camión de entrega como un activo fijo, Aventura 4: Entrar un balance inicial para un activo fijo y la Aventura 5: Generando y asentando la depreciación del camión de entrega. 3-10

51 CAPÍTULO 3 Notas 3-11

52 CAPÍTULO 4 Asentando el Libro Mayor Capítulo 4 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11 Asentando las transacciones del Libro Mayor se actualizan los balances en el catálogo de cuentas. Aunque la mayoría de los Estados Financieros en DacEasy le permiten imprimir el reporte con transacciones no asentadas, registros de entradas asentadas así como transacciones permanentes. Imprimir los Estados Financieros sólo para entradas asentadas, asegúrese de que el reporte es final y no cambiará a menos que el backup sea restaurado. Después de completar este capítulo, sabrá como: Imprimir el diario del Libro Mayor para verificar las entradas. Asentar las entradas del Libro Mayor. 4-1

53 ASENTANDO EL LIBRO MAYOR Verificar Sus Transacciones Después de entrar las transacciones en el Libro Mayor, imprima el Diario del Mayor Generar para verificar la exactitud de sus transacciones. El diario le permite visualizar sus transacciones y corregir cualquier error que encuentre antes de asentar. Para asentar una transacción del Libro Mayor, la transacción debe ser primero impresa en el diario ( a menos que de lo contrario sea especificado en la pantalla del Sistema de Preferencias). DacEasy despliega un mensaje de error si trata de asentar sin imprimir el diario. El diario es su rastro de auditoría antes de asentar las transacciones del Libro Mayor. En Principio, imprimiendo el diario notará el tiempo consumido, pero el tiempo consumido corrigiendo errores antes de asentar es menos que el tiempo consumido corrigiendo errores después de asentar. Imprimir el diario del Libro Mayor. Escoja Diario/ Libro Mayor desde la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Se desplegará la pantalla del Diario del Libro Mayor. Figura 4-1: Pantalla del Diario del Libro Mayor Esta pantalla tiene tres áreas: Encabezado, Detalle 1, y Detalle 2. El Detalle 1 es para seleccionar el diario y el Detalle 2 es para seleccionar el Listado. Cada área es descrita debajo. 4-2

54 CAPÍTULO 4 Campos en la Pantalla del Diario Libro Mayor Los siguientes campos están en el área de Encabezado. Tipo Reporte Página Inicial Escoja Diario en el campo Tipo Reporte. El diario imprime en orden de transacciones del período seleccionado. Sólo las entradas no asentadas del Libro Mayor aparecerán en el diario. Compare el diario contra las transacciones que entró para verificar su exactitud. Escoja Listado cuando quiera ver un reporte que incluya todas las transacciones, asentadas y no asentadas. Nota: Sólo el diario satisface los requerimientos de impresión antes de asentar. Entre el número de página en que quiera que empiece a imprimir el diario. Los siguientes campos están en el área Detalle 1. Esta área sólo está disponible si imprime el Diario. Fecha Entre la fecha correspondiente al período en que quiera correr el diario. Período DacEasy desplega el período correspondiente a la fecha que entre en el campo Fecha. Los siguientes campos están en el área Detalle 2. Esta área está sólo disponible si imprime el Listado. Código Diario Inicial Entre el primer código de diario que quiera imprimir. Este por defecto es First. Código Diario Final Fecha Inicial Entre el último código de diario que quiera imprimir. Este por defecto es Last. Entre la primera fecha de la transacción que quiera imprimir. Este es por defecto el primer día de su primer período abierto. 4-3

55 ASENTANDO EL LIBRO MAYOR Fecha Final Entre la última fecha de la transacción que quiera imprimir. Esta es por defecto es la fecha actual del sistema. En Conclusión Después que complete la pantalla, presione para desplegar la pantalla de Disposición del Reporte. Escoja la opción que quiera. Puede escoger imprimir el diario en papel, en la pantalla o a un archivo. Si no quiere mantener un registro de sus diarios, use la opción monitor. Esto satisface el requerimiento de impresión pero no tendrá un papel de rastro de auditoría de sus transacciones antes de asentar. Cuando este listo para imprimir, presione F10. Nota: Si imprime el Diario en la pantalla, todavía puede imprimir una copia del diario antes de asentar. Sin embargo, no puede imprimir el diario después de asentar. 4-4

56 CAPÍTULO 4 Asentando el Libro Mayor Asentar actualiza los balances de las cuentas en el Libro Mayor y le permite imprimir los estados financieros tales como el Balance de Comprobación y el Estado de Ganancias. Seleccione el período que quiera asentar. El período asentado debe ser el mismo para el cual se ha corrido el diario. Puede editar o borrar cualquier transacción del Libro Mayor hasta que la asiente. Si encuentra un error que necesita corregir antes de asentar, debe restaurar un backup o hacer una entrada de reversión o corrección. Una vez impreso el diario y verificada las transacciones, es importante que haga back up de sus archivos. Para su conveniencia, las opciones de Backup y Archivo están disponibles desde la pantalla de Asiento. Asentar las transacciones del Libro Mayor. Escoja Asentar/Libro Mayor desde la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Asentar Libro Mayor. Figura 4-2: Pantalla de asientos del Libro Mayor Entre la fecha que quiera asentar. La fecha debe corresponder a la fecha en que corrió el diario. DacEasy desplega el período después que entre la fecha. Escoja No en la opción Purgar transacciones después de asentar si quiere mantener una lista de todas las transacciones asentadas del Libro Mayor. Responda Si en la opción purgar la transacción después de asentar si no quiere mantener un historial de las transacción asentadas. 4-5

57 ASENTANDO EL LIBRO MAYOR Si quiere borrar la transacción desde los archivos del Libro Mayor, la única forma para volverlos a ver es restaurando un backup. Este campo se coloca por defecto en las Opciones del Mayor en la pantalla de Sistema de Preferencias. Nota: No borre las transacciones del Libro Mayor después de asentar si quiere comparar el reporte de Actividad del Libro Mayor con el Balance General. Presione para empezar el proceso de asiento. Si encuentra un error durante el asiento, restaure el backup, corrija el error y asiente otra vez. Nota: Puede escoger habilitar el proceso de transacción en la pantalla de Sistema de Preferencia. Esta opción revisa los registros de errores cuando asiente. Si DacEasy encuentra un error, salta las transacciones con problemas y continua asentando las entradas libres de error. Un reporte se imprime después de asentar, listando los problemas registrados y sugiriendo soluciones. Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurase de que usa los datos ejemplos. Entonces, complete la Aventura 6: Imprimiendo el diario y asentando el Libro Mayor y la Aventura 7: Corregir una entrada de depreciación usando la rutina de generar depreciación de los Activos Fijos. 4-6

58 CAPÍTULO 4 Notas 4-7

59 CAPÍTULO 5 Reportes del Libro Mayor Capítulo 5 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11 Los estados financieros le dan una visión de la situación financiera de su negocio. Los reportes financieros básicos son Balance General y el Estado de Resultados. Ambos reportes detallan la condición corriente de sus negocios. Otros reportes financieros útiles son el Balance de Comprobación y el Flujo de Efectivo. El Estado de Resultados refleja el total de ingresos menos el total de gastos. Este muestra la ganancia o pérdida de la compañía. El Balance General reporta los activos de la compañía igual a los pasivos más el capital. Este muestra la disponibilidad de la compañía para pagar sus compromisos. El Balance de Comprobación incluye los balances de todas las cuentas en el catálogo de cuentas. Puede revisar los balances para cada cuenta y asegurarse que el total de débitos y créditos sean iguales. El reporte de Flujo de Efectivo indica los movimientos de banco dentro y fuera del negocio. Otro reporte importante es el Reporte Detallado de la Actividad del Libro Mayor. Este reporte es más requerido para el rastro de auditoría. Un rastro de auditoría es útil si el ISR lo audita. Este provee un completo historial de la actividad contable de la compañía. 5-1

60 REPORTES DEL LIBRO MAYOR Imprimir el Estado de Resultados Los resultados son una medida importante del desarrollo de la compañía. Imprima el estado de resultados para ver las ganancias de la compañía. La ganancia es calculada por la sustracción de la suma de todas las cuentas de detalle de gastos de la suma de todas las cuentas de detalle de ingresos. Pasos rápidos para imprimir el Estado de Resultados 1. Seleccione Reportes/Libro Mayor/Estado de Ingresos. La pantalla del Estado de Ingresos se desplegará. Figura 5-1: Use la pantalla de Estado de Ingresos para imprimir un estado de resultado que muestre las ganancias de la compañía. 2. Entre el período para imprimir el estado de resultado. Si entra un período del segundo año, avance al próximo campo y seleccione Si si quiere incluir los balances del primer año. Seleccione No si sólo quiere que el reporte incluya la actividad para el segundo año. 3. Presione Enter en el campo Imprimir Cuenta de Nivel para imprimir todas las cuentas hasta el nivel Presione Enter en el campo Incluye Cuenta General para imprimir sólo las cuentas de detalles en el reporte. Seleccione Si si quiere ver las cuentas generales en adición a las cuentas de detalle. 5-2

61 CAPÍTULO 5 5. Presione Enter en el campo Incluye Cuentas Inactivas para solo imprimir las cuentas con actividad. Seleccione Si si quiere ver todas las cuentas que guardan o no actividad. 6. Presione Enter en el campo Incluye Transacciones no asentadas si quiere que el estado de resultados incluya solamente la información asentada. Seleccione Si si quiere ver el total de transacciones no asentadas incluidas en el reporte. 7. Presione. La pantalla de Disposición del Reporte se desplegará. 8. Presione para enviar el reporte al printer. 5-3

62 REPORTES DEL LIBRO MAYOR Imprimir el Balance General Un reporte e que usan las compañías para mostrar su situación financiera es el Balance General. El Balance General está basado en la ecuación contable: Activos=Pasivos+Capital. Pasos rápidos para imprimir el Balance General 1. Seleccione Reportes/Libro Mayor/Balance General. La pantalla de Balance General se desplegará. Figura 5-2: Use la pantalla del Balance General para imprimir un reporte basado en le ecuación contable. 2. Entre el período para el cual quiere imprimir el Balance General. 3. Presione Enter en el campo Imprimir Cuenta de Nivel para imprimir todas las cuentas hasta nivel Presione Enter en el campo Incluye Cuenta General para imprimir sólo las cuentas de detalles en el reporte. Seleccione Si si quiere ver las cuentas generales en adición a las cuentas de detalle. 5. Presione Enter en el campo Incluye Cuentas Inactivas para sólo imprimir las cuentas con actividad. Seleccione Si si quiere ver todas las cuentas que guardan o no actividad. 6. Presione Enter en el campo Incluye Transacciones no asentadas si quiere que el Balance General incluya solamente la información asentada. Seleccione Si si quiere ver el total de transacciones no asentadas incluidas en el reporte. 7. Presione. La pantalla de Disposición del Reporte se desplegará. 8. Presione F10 para enviar el reporte al printer. 5-4

63 CAPÍTULO 5 Imprimir el Balance de Comprobación DacEasy usa el método de contabilidad de partida doble. Esto significa que por cada débito, hay un crédito. Use el balance de comprobación para verificar que el total de débito es igual al total de crédito. Pasos rápidos para imprimir el balance de comprobación 1. Seleccione Reportes/Libro Mayor/Balanza de Comprobación. La pantalla de Balance de Comprobación se desplegará. Figura 5-3: Use la pantalla de Balance de Comprobación para imprimir una lista de todas las cuentas y sus balances. 2. Presione Enter dos veces para imprimir todas las cuentas o el rango de las cuentas a imprimir en el reporte en los campos Imprime Desde Cuenta y Hasta Cuenta. Nota: El total de los débitos y los créditos serán iguales si imprime el reporte para todas las cuentas. 3. Presione Enter dos veces para imprimir el reporte para el período actual o entre las fechas para imprimir el reporte en los campos Desde fecha y Hasta fecha. 5-5

64 REPORTES DEL LIBRO MAYOR 4. Presione Enter en el campo Incluye Cuentas Generales para imprimir sólo las cuentas de detalle en el reporte. Seleccione Si si quiere ver las cuentas generales en adición a las cuentas de detalles. 5. Presione Enter en el campo Incluye Cuentas Inactivas para imprimir sólo las cuentas con actividad. Seleccione Si si quiere ver todas las cuentas con o sin actividad. 6. Presione Enter en el campo Incluye Transacciones no asentadas si quiere que el balance de comprobación incluya solamente la información asentada. Seleccione Si si quiere ver el total de transacciones no asentadas incluidas en el reporte. 7. Presione Enter en el campo Página Inicial para empezar la página numerada en 1 o entre el número para la primera página. 8. Presione. La pantalla de Disposición del Reporte se desplegará. 9. Presione para enviar el reporte al printer. 5-6

65 CAPÍTULO 5 Imprimir un Estado de Flujo de Efectivo El estado de flujo de Efectivo identifica si un negocio tiene bastante efectivo disponible para enfrentar sus obligaciones. Para imprimir este reporte, el grupo apropiado de flujo de Efectivo deben ser configurados para cada cuenta. Refiérase al capítulo Trabajando con cuentas en la Guía del Usuario para más información. Pasos rápidos para imprimir el estado de Flujo de Efectivo 1. Seleccione Reportes/Libro Mayor/Flujo de efectivo. La pantalla de Disposición de Reporte se desplegará para que decida si desea el reporte en papel, por pantalla o en un archivo. 2. Presione para enviar el reporte para el printer. 5-7

66 REPORTES DEL LIBRO MAYOR Imprimir un Reporte Detallado de la Actividad del Libro Mayor El reporte Detallado de la Actividad del Libro Mayor lista cada transacción en el Libro Mayor. Esto incluye las transacciones entradas asentadas y no asentadas directamente en el Libro Mayor y las transacciones asentadas desde otros módulos. Imprima este reporte para ver un completo rastro de auditoría. Nota: Este reporte no estará completo si la rutina de Limpia Transacción del Libro Mayor fue corrida. Pasos rápidos para imprimir el reporte detallado de actividad del Libro Mayor 1. Seleccione Reportes/Libro Mayor/Movimiento de Cuentas. Se desplegará la pantalla de Actividad de la Cuenta. Figure 5-4: Use la pantalla de Actividad de la Cuenta para imprimir el rastro de auditoría. 2. Presione Enter dos veces para imprimir todas las cuentas o el rango de las cuentas a imprimir en el reporte en los campos Imprime Desde Cuenta y Hasta Cuenta. Nota: El total de débitos y créditos serán iguales si imprime el reporte para todas las cuentas. 5-8

67 CAPÍTULO 5 3. Presione Enter dos veces para imprimir el reporte para el período corriente o entre las fechas para imprimir el reporte en los campos Desde fecha y Hasta fecha. 4. Presione Enter en el campo Página Inicial para empezar la página numerada en 1 o entre el número para la primera página. 5. Seleccione Si en el campo Imprimir por Página para imprimir sólo una cuenta por página. 6. Seleccione Fecha si quiere que el detalle de las cuentas sean sorteadas por fecha. Seleccione Diario si quiere que el detalle de las cuentas sean sorteados por el código del diario. 7. Presione Enter en el campo Incluye Cuentas Inactivas para imprimir sólo las cuentas con actividad. Seleccione Si si quiere ver todas las cuentas con o sin actividad. 8. Responda Si si quiere que el total de débitos y créditos se despliegue para cada cuenta. 9. Presione. La pantalla de Disposición del Reporte se desplegará. 10.Presione para enviar el reporte al printer. 5-9

68 REPORTES DEL LIBRO MAYOR Notas 5-10

69 CAPÍTULO 6 Consolidación Capítulo 6 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11 Si tiene múltiples Compañías en DacEasy, puede usar la función de consolidación para combinar el Libro Mayor de cada compañía dentro de otra Compañía. Esto le da una forma de imprimir los Estados Financieros que incluya todos sus negocios. Nota: Esta función solamente puede consolidar el Libro Mayor de múltiples compañías y no puede ser usado para consolidar transacciones, clientes, proveedores, productos, etc. Después de completar este capítulo, sabrá como: Preparar su catalogo de cuentas para consolidar. Exportar balances de cuentas a ser consolidadas. Importar la transacción consolidada al Libro Mayor. 6-1

70 CONSOLIDACIÓN Preparándose Para Usar Consolidación Cuando use la función de consolidación, una transacción del Libro Mayor con los balances de la compañía es exportado a un archivo. Después de correr la rutina de consolidación para cada compañía que este consolidando, debe importar las transacciones del Libro Mayor dentro de la compañía que esta usando para imprimir los estados financieros. Imprima el Diario del Libro Mayor y asiente el Libro Mayor antes de imprimir los Estados Financieros. Tiene la opción de consolidar múltiples compañías dentro de una compañía existente que entre transacciones diariamente o, más comúnmente, dentro de una compañía solamente usada para imprimir Estados Financieros combinados. La compañía en la que está consolidando será referida como compañía madre. Si las compañías que esta consolidando no tienen estructuras de cuentas idénticas, debe identificar la cuenta madre número de la compañía para cada cuenta de detalle. Escoja Edición/Cuentas y entre la cuenta madre número de la compañía dentro del campo cuenta a consolidar. 6-2

71 CAPÍTULO 6 Exportar Una Transacción de Consolidación Cuando genere la transacción del Libro Mayor usando la función de Consolidación, una simple transacción es creada que incluye todos los balances de las cuentas. Los siguientes pasos crean este archivo. Generar la exportación de la consolidación a un archivo 1. Escoja Archivo/Consolidar. La pantalla de Consolidación se desplegará Figura 6-1: Use la pantalla de Consolidación para combinar el Libro Mayor de múltiples compañías. 2. Entre el código diario para la transacción. 3. Entre la fecha para asentar la transacción del Libro Mayor. 4. Entre una referencia a la transacción. 5. Entre la ruta y el nombre del archivo para la transacción. DacEasy crea un archivo ASCII, conteniendo la transacción del Libro Mayor con la ruta y el nombre específico del archivo. Por ejemplo, C:\DEA4\SAMPDATA\0198CONS.TXT debe crear un nombre de archivo 0198CONS.TXT y lo coloca en el directorio SAMPDATA. 6-3

72 CONSOLIDACIÓN 6. Entre el porcentaje del valor de la cuenta a exportar. Este es típicamente 100 pero puede ser cambiado. 7. Escoja Todo si sus compañías comparten la misma estructura de cuentas. Escoja Selección si sus compañías tiene estructura de cuentas diferentes y ha entrado el número de la cuenta a consolidar para cada cuenta de detalle. 8. Escoja Si para exportar cada Balance actual de las cuentas. Use esta opción cuando inicialmente crea la compañía madre. Escoja No para exportar sólo ciertos períodos. Use esta opción cuando configure los balances iniciales de la compañía madre y esta consolidando en una base regular. 9. Si escoge No en el campo Saldo Actual, entre los períodos a exportar en los campos Desde y Hasta periodo. 10.Presione para generar el archivo a exportar. 6-4

73 CAPÍTULO 6 Importar la Transacción del Libro Mayor Después de crear el archivo de consolidación para cada compañía, el próximo paso es importar estas transacciones dentro de la compañía madre. Después de importar las transacciones, la compañía madre tendrá una transacción no asentada del Libro Mayor para cada compañía consolidada. Imprima el diario y asiente para el período específico cuando la transacción fue creada con la rutina de Consolidación. Los pasos rápidos de abajo explican como importar la transacción al Libro Mayor. Importar el Archivo de Consolidación 1. Escoja Archivo/Importar. La pantalla de Importar se desplegará. Figura 6-2: Use la pantalla de Importar para importar el Libro Mayor de otra comapñía. 2. Seleccione Libro Mayor desde la búsqueda. 3. Entre la misma ruta y el mismo nombre del archivo usado cuando el archivo fue creado durante la rutina de Consolidación. 4. Presione. Nota: Después de asentar el Libro Mayor, imprima los Estados Financieros para verificar que la consolidación fue exitosa. 6-5

74 CONSOLIDACIÓN Notas 6-6

75 CAPITULO 7 Funciones Periódicas Capítulo 7 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11 Este capítulo explica las opciones disponibles del Libro Mayor desde el menú Periódico. Estas opciones son descritas debajo: Fin Período: la rutina de fin del período del Libro Mayor cierra el período contable que especifique. Una vez el período es cerrado, no puede entrar transacciones en el período, a menos que restaure un backup hecho antes de cerrar el período. Presupuesto: Después de cerrar el año, puede entrar las cifras del presupuesto para el nuevo año. Esta operación es en el menú Períodicos/Libro Mayor/Presupuestos. Puede entrar el presupuesto para todas las cuentas de detalle. Fin de Año: Este proceso rueda la tabla de períodos hasta el próximo año y los balances históricos en el catálogo de cuentas son movidos al año apropiado. Todas las cuentas de ingresos y gastos son cerradas y la ganancia o pérdida es calculada y entrada dentro de la cuenta de cierre configurada en la tabla de interface. Si una cuenta de cierre no fue entrada, será sugerido por el contador cuando la rutina de fin de año es corrida. Limpiar: Después de imprimir todos los reportes de fin de año y cerrar el año, puede limpiar todos los viejos detalles de informaciones desde sus archivos. Esto limpia el espacio del disco duro y le ayuda a ser más rápidos sus procesos. Cada opción del menú es discutido en este capítulo. Después de completar este capítulo, sabrá como: Cerrar el período para el Libro Mayor. Cerrar el año para el Libro Mayor. Entrar las cifras del presupuesto para sus cuentas. Limpiar las transacciones del Libro Mayor. 7-1

76 FUNCIONES PERIÓDICAS Cerrando el Período del Libro Mayor Al final de cada período, puede cerrar el Libro Mayor. Sin embargo, esto no es un requerimiento hasta que esté listo para cerrar el año. Debe correr la rutina de Fin de Período del Libro Mayor cuando no quiera entrar nuevas transacciones dentro del período. Sólo debe cerrar el período del Libro Mayor cuando termine de entrar transacciones para el período. Cuando cierre el Libro Mayor, DacEasy marca el período como cerrado en la pantalla de Información de la Compañía. Puede cerrar numerosos períodos al entrar la última fecha del período que desee cerrar. Cuando cierre un período que tiene un período anterior abierto, DacEasy cierra el período anterior al mismo tiempo. Pasos rápidos para correr el Fin de Período 1. Seleccione Periódicos/ Libro Mayor/Fin de Período desde el menú principal. Figura 7-1: Pantalla de fin de periodos para el Libro Mayor 2. Entre una fecha dentro del período que quiera cerrar. El período se desplegará para verificarlo. Si entra la última fecha de numerosos períodos abiertos, DacEasy también cierra todos los períodos anteriores abiertos. 3. Presione para cerrar el período. Si esta cerrando un período que tiene cualquier período anterior abierto, DacEasy desplegará un mensaje que deberán ser cerrados más de un período. Seleccione Si para continuar. 7-2

77 CAPITULO 7 Cerrando el Año del Libro Mayor El proceso de Fin de Año del Libro Mayor remueve los balances de todas las cuentas de ingresos y de gastos, y asienta las diferencias para limpiar la cuenta del cierre de la tabla de interface, usualmente la cuenta de utilidades del año. Este monto es lo ganado o lo perdido del año. Puede dejar dos años abiertos en DacEasy. Por esta razón, al final del segundo período, deberá cerrar por lo menos el primer año para empezar a entrar datos dentro del nuevo año.. Nota: Es importante correr las rutinas de fin de año para las Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y el Inventario, antes de correr la rutina de fin de año del Libro Mayor. Si deja de hacer esto causará que sus cifras históricas para los clientes, proveedores y productos sean inexactas. Pasos rápidos para correr el Fin de Año 1. Seleccione Períodicos/Libro Mayor/Fin de Año desde el menú principal. Figura 7-2: Pantalla para el cierre de año para el Libro Mayor 2. Presione Enter para empezar el cierre de año. Si no tiene entrado un número de cuenta ganancia en la pantalla de Cuentas de Interface, DacEasy le propone la cuenta de cierre. Entre una cuenta de detalle, usualmente las ganancias del período o retenidas, para sostener el monto ganado / perdido por el año. Nota: La primera entrada en el nuevo año será la transferencia del balance de la transacción del Libro Mayor por las ganancias del período a ganancias retenidas. 7-3

78 FUNCIONES PERIÓDICAS Entrar las Cifras del Presupuesto Una parte importante de un sistema de contabilidad es la habilidad de comparar el balance de las cuentas presupuestadas con el balance actual de las cuentas. Los siguientes pasos rápidos explican como entrar los números de su presupuestos. Pasos rápidos para entrar el Presupuesto 1. Seleccione Períodicos/Libro Mayor/Presupuestos desde el menú principal. Figura 7-3: Pantalla para escoger la cuenta de presupuesto 2. Seleccione una cuenta de detalle y presione Enter para desplegar la pantalla de Presupuesto de Cuentas. 7-4

79 CAPITULO 7 Figura 7-4: Pantalla para la entrada de presupuesto de una cuenta. 3. Entre el balance del período presupuestado y presione Enter para entrar el balance en cada período. 4. Presione para grabar la información de presupuesto de la cuenta. 5. Repita los pasos del 2-5 para cada cuenta de detalle. 7-5

80 FUNCIONES PERIÓDICAS Limpiar las Transacciones del Libro Mayor Limpiando las transacciones se reducen el tamaño de los archivos de datos. Esto otorga más espacios al disco y llena menos disquettes cuando haga backup a sus datos. Para limpiar los archivos del Libro Mayor, seleccione Periodicos/Purgar y seleccione Libro Mayor. Entre el rango de la fecha a limpiar en la pantalla de Purgar archivos y presione. Figura 7-5: Pantalla para limpiar las transacciones del Libro Mayor Aviso: Corra el utilitario Recobrar en los archivos de datos, sólo lo limpia para incrementar el monto del espacio en disco duro necesario para los archivos de datos. Al correr esta rutina, optimiza los archivos limpios y maximiza el monto de espacio libre en el disco duro. Nota: Una vez esté limpio el Libro Mayor, el proceso no puede ser reversado. De cualquier manera, es importante tener un buen backup antes de correr esta rutina. 7-6

81 CAPITULO 7 Notas 7-7

82 CAPÍTULO 08 Conocimientos Contables Capítulo 8 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11 Entradas del Libro Mayor Cuando haga entradas dentro del Libro Mayor, especifique cúal cuenta es para débito y crédito. Antes de asentar estas entradas, DacEasy actualiza sólo los archivos del Libro Mayor. Una vez ejecute la rutina de Asientos, el programa registrará las transacciones como asentadas y actualiza los balances en el catálogo de cuentas los cambios al Libro Mayor. Puede ver las transacciones en el Diario del Libro Mayor. Puede imprimir las transacciones en los reportes del Libro Mayor de Listado y de Actividad antes y después de asentar. Sin embargo, los cambios no están en los reportes financieros hasta que asiente, a menos que escoja incluir las transacciones no asentadas en los reportes financieros. Si está asentando desde otros módulos tales como Facturación o Banco, sólo puede ver las transacciones asentadas en el Libro Mayor. Por otro parte, asentando desde otros módulos solo imprime el Listado del Libro Mayor y el reporte por Antigüedad después de asentar el módulo. No tiene que asentar el Libro Mayor después de asentar un módulo. DacEasy crea una transacción en el Libro Mayor cuando asiente otros módulos. Activos Fijos Cuando genere la depreciación de activos fijos, DacEasy crea una transacción no asentada en el Libro Mayor, debitando la cuenta específica de gastos de depreciación y acreditando la cuenta específica de depreciación acumulada. Debe de asentar el Libro Mayor para actualizar el catálogo de cuentas por la depreciación. 8-1

83 CAPÍTULO 09 Listas de Chequeo Capítulo 9 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11 La siguiente lista de chequeos le ayudará a recordar cada paso cuando ejecute varias operaciones del Libro Mayor. Puede mantener esto disponible para el uso cuando ejecute estas operaciones para sus negocios. Lista de chequeos mensual del libro mayor Entrar las transacciones del Libro Mayor Generar todas las transacciones recurrentes del Libro Mayor (opcional) Generar la depreciación de los activos fijos (opcional) Imprimir el Diario del Libro Mayor Hacer Back up a sus datos Asentar el Libro Mayor para el período Correr el proceso de Fin de Mes del Libro Mayor (opcional) Lista de Chequeos para el fin del período del Libro Mayor Asentar todas las transacciones del período y todos los anteriores, abrir los períodos Hacer todas las entradas de ajustes necesarias y asentarlas Hacer Back up a sus archivos de datos Correr la rutina de Fin del Período para el Libro Mayor 9-1

84 LISTA DE CHEQUEOS Listas de chequeo para el fin de año del Libro Mayor Asentar todas las transacciones para todos los períodos Hacer toda entrada de ajuste necesaria para el año y asiéntelas Cierre los períodos para los módulos de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar Calcular las provisiones para los módulos de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar e Inventarios (opcional) Cerrar el período para el módulo del Libro Mayor Cerrar el año para los módulos de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar e Inventarios Imprimir los reportes de Balance de Comprobación, Estado de Resultado, Balance General y el reporte de Actividad del Libro Mayor Hacer Back up a sus archivos de datos Correr la rutina de Fin de Año del Libro Mayor Entrar las cifras del presupuesto para el nuevo año Transferir los balances de la cuenta utilidad del período a la cuenta utilidades retenidas 9-2

85 CAPÍTULO 10 Aventuras Capítulo 10 Libro Mayor y Activos Fijos DacEasy Contabilidad Versión 10 Este capítulo le provee una forma de aplicar lo que ha aprendido en este libro de trabajo. Las aventuras usan los datos ejemplos incluidos con el programa. Si no instala los datos ejemplos, necesitará reinstalar el programa y seleccionar Yes para instalar los datos ejemplos. Esto no afectará ningún dato que haya entrado. Para más información sobre instalar los datos ejemplos, refiérase al capítulo Empezando a familiarizarse con DacEasy en la Guía del Usuario. Copyright 2001, DAC, S.A. Todos los Derechos Reservados C/Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel:(809) , Fax(809)

86 AVENTURAS-LIBRO MAYOR Aventura 1: Entrar Una Transacción al Libro Mayor Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo Trabajando con cuentas en la Guía del Usuario. 1. Asegúrese de que la compañía ejemplo, Furniture Factory, este abierta. Entonces, escoja Transacción/Libro Mayor. Esto desplegará la pantalla de Transacción de Libro Mayor. 2. Entre PB (Préstamo Bancario) en el campo Código Diario. El código de diario asignado a la transacción debe ser muy descriptivo para permitirle identificar que representa la transacción. Use hasta seis caracteres alfanuméricos como el código de diario. Por ejemplo, para entrar un préstamo a un empleado, podría usar el código del PREST para identificar la transacción. 3. Presione Enter en el campo Número. DacEasy asigna el próximo número a la transacción. Cada vez que entre una transacción, DacEasy incrementa el número de la transacción para el código de diario. Por ejemplo, asuma que esta es la primera vez que usa el código PREST. El número de la transacción que asigne DacEasy deberá ser La próxima vez que use este código, el número avanzará al 00002, y así sucesivamente. 4. Entre EMP-PREST, una descripción de la transacción, en el campo Referencia. Esta entrada es un préstamo, así que entre EMP-PREST en este campo. Esto identifica la transacción en el Diario del Libro Mayor como un préstamo hecho a un empleado. Las referencias son después útiles para identificar por que hizo una entrada Copyright 2001, DAC, S.A. Todos los Derechos Reservados C/Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel:(809) , Fax(809)

87 CAPÍTULO No marque el campo Revertir. DacEasy usa la opción de Revertir para automáticamente crear una entrada de reversión de la transacción entrada. Cuando asiente, DacEasy coloca la entrada de reversa en el Libro Mayor al inicio del próximo período. Use esta opción principalmente para entrar gastos aumentados, tal como la nómina. Nota: Consulte su contador o CPA para una completa explicación de como debe aumentar los gastos en sus negocios. 6. Presione Entre en el campo Fecha. Esta es la fecha de asiento de la transacción. La fecha entrada debe aparecer en la tabla de Períodos. Encontrará esta tabla en la pantalla de Información de la Compañía. Si entra una fecha que no esta en la tabla de Períodos, DacEasy desplega un mensaje de error indicando que entró una fecha inválida. 7. Presione F5 en el campo Cuenta. DacEasy desplega una búsqueda del catálogo de cuentas. Use esta búsqueda para seleccionar la cuenta que quiera usar en la entrada. 8. Escoja la cuenta de la búsqueda. La cuenta de Caja Chica se desplegará en la pantalla de entrada de transacción. 9. Entre Préstamo Empleado en el campo Descripción. El campo Descripción es similar al campo Referencia. Este debe identificar la transacción. Este campo es opcional y puede estar en blanco. 10.Entre en la columna Abono. El monto entrado en este campo es el monto asentado a la cuenta cuando asiente el Libro Mayor. Mantenga presente las diferentes cuentas que tienen diferentes tipos de balances. Por ejemplo, la cuenta de Caja Chica es una cuenta de activo y lleva Balances débitos. Sin embargo, si acredita esta cuenta, disminuirá su Balance. Si debita la cuenta de Caja Chica, incrementa su Balance. 11.Entre en el campo Cuenta de la segunda línea de detalle. La cuenta es la cuenta de Préstamos a Empleados para la Furniture Factory. En este ejemplo, está usando dos cuentas de activos. La cuenta de Caja Chica es la cuenta usada para pagar el préstamo, así que DacEasy la acredita. La cuenta de Préstamo a Empleado actua como una cuenta por cobrar y DacEasy la debita. 12.Entre en el campo Cargo. En este ejemplo, el débito es el monto del préstamo. Note que DacEasy inserta la misma descripción en la segunda línea como en la primera. Si quiere entrar una descripción diferente en la segunda línea, escriba sobre lo que aparece. Copyright 2001, DAC, S.A. Todos los Derechos Reservados C/Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel:(809) , Fax(809)

88 AVENTURAS-LIBRO MAYOR 13.Verifique que la transacción está cuadrada. Para verificar que la transacción está cuadrada, chequee los montos en la sección Total. Los montos deben ser iguales. 14.Después de verificar que la transacción está cuadrada, presione F10 y DacEasy salva la transacción. Nota: Use los mismos pasos para entrar todas las transacciones normales usando el Libro Mayor. Los únicos cambios que necesita hacer son el código del diario y los números de las cuentas. La secuencia de los pasos son los mismo indiferentemente de lo que use en estos campos Copyright 2001, DAC, S.A. Todos los Derechos Reservados C/Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel:(809) , Fax(809)

89 CAPÍTULO 10 Aventura 2: Entrar y Generar una Entrada Recurrente Mensual para el Impuesto de la Propiedad Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo Trabajando con cuentas en la Guía del Usuario. 1. Seleccione Transacción/Recurrente Entrada/Libro Mayor. La pantalla de Transacción Recurrente del Libro Mayor se desplegará. 2. Escriba IMP en el campo Grupo. Use un código específico para identificar cada grupo de transacciones. El grupo es el código que usa para generar la entrada recurrente. 3. Escriba 1 en el campo Número. Esto asigna el número 1 a la transacción. 4. Entre EOM en el campo Código de Diario. El código EOM identifica la transacción como una entrada recurrente al final de cada mes. DacEasy usa el código de diario cuando coloca la transacción en el Libro Mayor. 5. Seleccione Fijo en el campo Tipo. Esto le permite especificar el monto que quiere generar. 6. Escoja Fecha en el campo Tipo. Esto le permite generar la transacción hasta un fecha determinada. Copyright 2001, DAC, S.A. Todos los Derechos Reservados C/Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel:(809) , Fax(809)