Facturación Capítulo 4 CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACIÓN DacEasy Contabilidad Versión 11

Transcripción

1 Facturación Capítulo 4 CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACIÓN DacEasy Contabilidad Versión 11 Este capítulo explica como crear una factura por productos y servicios usando el módulo de Facturación. Si tiene clientes con múltiples sucursales, agradecerá que DacEasy le provea una búsqueda de dirección alternativa en la pantalla de Factura. Este capítulo explica como usar esta función. Otra función útil de la pantalla de Factura es el Ensamble en el aire. Economizar tiempo valioso al ensamblar un producto terminado directamente desde la pantalla de Factura sin tener que salir del proceso entrado. Los pasos son descritos en este capítulo. En adición, puede encontrar como entrar una devolución en ventas cuando un cliente devuelva un producto o quiera un crédito por servicios. La información de abajo muestra como DacEasy controla los productos pendientes, imprime las facturas y también, las cubiertas de listas de empaques. Después de completar este capítulo, sabrá como: Entrar una factura por un producto o servicio. Ensamblar un producto desde la pantalla de Factura. Enviar productos a una dirección alterna. Imprimir una factura. Imprimir una lista de empaque. Entrar una devolución en ventas. Controlar pendientes de productos. 4-1

2 FACTURACIÓN Términos importantes Los siguientes términos se refieren a los tipos de transacciones que puede entrar usando la opción de Facturación. Tome unos minutos para revisar estas definiciones. Facturas Use las facturas para incrementar el balance en la cuenta del cliente y afectar los ingresos, el inventario y el costo de ventas. Estas facturas aparecerán en el reporte de Antigüedad y los estados de cuentas de los clientes. Por ejemplo, entrar una factura normal por la venta de un juego de habitación a un cliente. Devolución en Ventas Use las devoluciones para poner la mercancía devuelta al inventario y disminuir el balance en la cuenta del cliente. Las devoluciones aparecerán en el reporte por Antigüedad y en los estados de cuentas como un monto negativo. Una razón típica para una devolución en ventas es el envío de una mercancía incorrecta a un cliente. 4-2

3 Aprendiendo acerca de las facturas Use la opción de Transacción/Facturación para facturar a los clientes por productos y servicios, imprimir las facturas, seguir mercancías pendientes y crear la información de análisis de ventas. Puede crear diferentes tipos de transacciones usando la opción Transacción/Facturación. Estas transacciones incluyen Facturas, Facturas de Servicios, Devoluciones en Ventas y Facturas Recurrentes basadas en los códigos de clientes o grupo de facturas. Crear facturas para productos o servicios. Cuando este listo para facturar un cliente, use la opción Transacción/Facturación para crear la factura y registrar la venta de productos y/o servicios. Las facturas pueden incluir detallada la descripción de los productos y servicios vendidos y mensajes notificando a los clientes de los eventos por venir. Las facturas creadas usando la opción de Facturación actualiza el reporte por Antigüedad de Cuentas por Cobrar, también los archivos de productos y/o servicios. Cuando asiente las facturas, DacEasy genera una entrada en el Libro Mayor para reducir el monto del inventario en almacén, configurar las cuentas por cobrar de sus clientes y reorganizar sus ingresos, y los gastos asociados con una venta. Registrar una devolución en ventas. También, puede usar la opción de Transacción/Facturación para entrar las devoluciones en ventas cuando los clientes devuelvan mercancías. DacEasy coloca los productos devuelta al almacén y disminuye la cuenta del cliente por el monto de los productos. Seguir y llenar pendientes. Use la opción de Transacción/Facturación para seguir y llenar pendientes. DacEasy coloca los productos no actualmente en almacén como pendiente al tiempo que son facturadas. Use la rutina de llenar Pendientes para crear una nueva factura cuando reciba mercancía al almacén. 4-3

4 FACTURACIÓN Entrar una Factura Cuando este listo para crear una factura, escoja Transacción/Facturación desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Entonces, escoja Facturas desde el submenú. La pantalla de Factura se desplegará. Figura 4-1: La pantalla de factura es usada para facturar a los clientes por productos. También, puede entrar servicios y códigos de facturas en esta pantalla. Esta pantalla es principalmente usada para crear una factura para un producto. Sin embargo, puede entrar servicios y códigos de facturas, también, en esta pantalla. Como puede ver, la pantalla está dividida dentro de tres áreas: Encabezado, Detalle, y Pié de Página. Las siguientes informaciones explican cada área. Campos en la pantalla de factura Área de Encabezado. Esta área identifica el cliente, también los términos de pagos. Muchas de estas informaciones aparecerán automáticamente cuando entre el código del cliente. 4-4

5 Número Factura Presione Enter en este campo si quiere que DacEasy asigne el próximo número disponible a la transacción. Si asigna sus propios números, entre el número en este campo. Más acerca de los números de facturas. Cada factura que entre debe tener un único Número. Puede asignar su propio número o dejar que DacEasy numere cada factura por usted. Escoja Edit/Setup/Formularios para escoger como quiere entrar los números de las facturas. Seleccione Facturas y designe su preferencia en el campo Asignar Número manual. Código del Cliente Entre el código del cliente. La información acerca del cliente se desplegará en los campos apropiados. Si no sabe el código, presione para accesar la búsqueda y escoger el cliente. Fecha Presione Enter en el campo Fecha para aceptar la fecha del sistema o entre una fecha diferente. Esta es la fecha que usa DacEasy para asentar la transacción. Embarque Impuesto Seleccione Envío A en este campo si el cliente requiere que la factura sea enviada a una dirección y los productos embarcados a otra diferente. Si el cliente tiene una dirección por omisión para Envío A, este campo tendrá la dirección por omisión de Envío A, y la dirección por omisión aparecerá cuando acceses a este campo. Haga doble-click en Envío A para editar la dirección de envío. Si no necesita introducir una dirección por separado, puede dar instrucciones especiales en esta área. Para poner instrucciones especiales que aparezcan en la factura, haga doble click en Notas y DacEasy mostrara una pantalla de introducción. Seleccione Ninguno si quiere dejar esta área de la factura en blanco. El código de impuesto configurado para el cliente se desplegará. Configure los impuestos usando la opción Edición/ Tabla / Impuestos. 4-5

6 FACTURACIÓN Términos los términos configurados para el cliente se desplegarán. Puede configurar los términos de pago para sus clientes usando la opcion Edición/Tablas/Términos. Los campos Fecha de Vencimiento y Fecha de Descuentos dependen de los términos que asignó al cliente y la fecha de la factura. Puede editar estos campos si necesita alterar todos o parte de los términos a la factura. Cambios permanentes en los términos. Si quiere cambiar permanentemente los términos, accese la Tabla de Términos y edite los términos. También puede editar los términos desde la pantalla de factura presione F8 y aparecerá la pantalla de Editar códigos de términos digite el código y haga los cambios que considere de lugar y luego presione para grabarlos. Fecha de Descuento La fecha de descuento es el último día que el cliente puede recibir un descuento por pronto pago. Muchos negocios ofrecen como un incentivo por pronto pago. Fecha de Vencimiento OC#, Ref Vía, FOB La fecha de vencimiento es la fecha de pago en que se vence la factura. Esta es la última fecha en que un cliente puede dar el pago antes de poder aplicarle un cargo fínanciero. Todos los pagos recibidos después de esta fecha están considerados tardíos y pueden ser sujetos a cargos por pagos tardíos. Use estos campos para entrar información de referencia. Por ejemplo, use el campo OC# para entrar el número de orden de compra del cliente y en el campo Ref. para entrar referencia interna. Puede dejar estos campos opcionales en blanco. Entre la información de envío en estos campos. Por ejemplo, si envía todas las mercancías por UPS, entre UPS en el campo Vía. Puede dejar estos campos opcionales en blanco. El FOB es una abreviatura de Free On Board (Libre a Bordo). Este es el punto en el cual la responsabilidad de la mercancía enviada termina. 4-6

7 Mi # LAB Use este campo para introducir números internos para su referencia. LAB son las siglas de Libre A Bordo. Use este campo para indicar el punto en donde termina la responsabilidad de envío de el fabricante. El valor que introduzca aquí se imprimirá en la sección de LAB en la forma impresa. Vendedor Nota: Este campo no esta disponible en la caja de diálogo Facturación de Servicios. Use este campo para seguir las comisiones y las ventas de sus vendedores. Nota: Si entra un código de vendedor en el campo Vendedor cuando configure el cliente, el código del vendedor se desplegará aquí. Si no sigue historial de ventas o no quiere asociar esta venta con un vendedor particular, puede dejar este campo en blanco. Área del Cuerpo. El cuerpo de la pantalla le permite entrar la información detallada acerca de los productos o servicios comprados. Cada compra es entrada en esta área. También, puede entrar códigos de facturas. Número Articulo Entre el producto, servicio o código de factura que quiera asignar a esta transacción. La descripción de los artículos aparecerán en el campo adjunto. Encontrar un código. Si no sabe el código, presione para accesar la búsqueda. Seleccione productos, servicios, mensajes o códigos y presione Enter. Escoja el código que necesita y presione otra vez Enter. Usar un código de factura. Para entrar un código de factura, escriba una C, seguida por un espacio, entonces el código de factura. La letra C designa el artículo como un código de factura. Si no usa la letra C cuando entre un código de factura, DacEasy atenderá a encontrar un producto con este código. Si el producto con este código no existe, un mensaje de error se desplegará. Usar un código de mensaje. Para entrar un mensaje en la factura, escriba una M seguido de un espacio en la factura entonces el código de mensaje. 4-7

8 FACTURACIÓN Descripción Ordenado Embarcado Producto de Ensamblado. Si el producto entrado está especificado como Kit ensamblado en la pantalla de Producto, se desplega la descripción y la cantidad de los componentes. La descripción del Item Número se desplegará. DacEasy provee tres campos de cantidad en el área del cuerpo. El primero, campo Ordenado, le dice cuantas unidades del producto o servicio quiere ordenar el cliente. Este campo solo es aplicado cuando entre productos o servicios. Entre la cantidad que está ordenando el cliente basado en las fracciones de ventas del producto o servicio. Números seriales. Si escoge seguir número serial para el producto, está inducido a entrar el número serial. Entre el serial número del producto o presione F5 para seleccionar el número de la lista. Después de entrar el número de unidades ordenadas en el campo Ordenado, DacEasy inserta el mismo número en el campo Enviado si tiene suficientes unidades disponible. Si no tiene suficientes unidades disponibles y los artículos usan el seguimiento de inventario normal, DacEasy insertará el número disponible en el campo Enviado y coloca lo restante en el campo Pendiente. Entendiendo el campo embarcado. DacEasy basa el campo Enviado en el número de unidades ordenadas, el número de unidades disponibles y el método de que este usando para seguir el inventario. Por ejemplo, si entra un producto con seguimiento de inventario normal y entra más productos que los que tiene disponible en el campo Ordenado, el monto que actualmente tenga disponible se desplegará en el campo Enviado. Lo restante se desplegará en el campo Pendiente. Si entra un producto con seguimiento de inventario negativo o entra un servicio en la factura, el número ordenado también es el número enviado. Puede editar el Número en el campo Enviado si es necesario. 4-8

9 Pendiente El campo Pendiente depende de las cantidades ordenadas, el monto que tiene disponible y el monto en el campo Enviado. Si está entrando un producto usando el seguimiento de inventario normal y entra un monto en el campo Ordenado que es mayor que el número total de unidades disponibles, el número de unidades disponibles aparecerán en el campo Enviado y los restantes se desplegarán en el campo Pendiente. Nota: El campo Pendiente se aplica solamente si entra un producto que usa seguimiento de inventario normal. Si entra un servicio o un producto usando seguimiento de inventario negativo, DacEasy no usa este campo. No puede editar este campo. Para eliminar un pendiente, reduzca el número de unidades ordenadas o incrementar las unidades disponibles recibiendo mercancías por el módulo de Compras. Precio Entre el monto por artículo en el campo Precio o presione Enter para aceptar el monto que aparece. Cambie este monto para cargar un precio diferente para este artículo en esta factura. Los Cambios hecho aquí, aplican solamente a esta factura. Precio unitario. DacEasy inserta el precio por unidad de todos los productos y servicios con el monto de venta configurado en la pantalla apropiada de Productos o Servicios. Si los precios de estos artículos están sujetos a cambios, podría dejar el monto de la venta en blanco. DacEasy le permite editar este campo en la pantalla. Puede cambiar el precio por unidad para la factura que está entrando y DacEasy calcula el valor basado en este nuevo precio unitario. Los cambios hechos aquí son aplicados solamente a la factura actual. Para hacer cambios permanentes, accese la pantalla de Productos o la de Servicios, haga los cambios y presione. El nuevo monto aparecerá la próxima vez que use este código. Descuento Use el campo Descuento para darle a una línea de artículos descuentos, en adición a todos los descuentos que podría dar por pronto pago. Por ejemplo, para darle a un cliente un descuento adicional del 25% a un artículo particular, escriba en el campo Descuento. DacEasy reduce el monto en el campo Valor por 25%. 4-9

10 FACTURACIÓN Total El valor es el total del precio de una línea. Por productos y servicios, este monto es el número de artículos enviados (basado en la fracción de venta) multiplicado por el precio de ventas. Si entra códigos de factura, el valor viene desde el monto configurado en la pantalla de Códigos de Facturas. Puede editar este monto para un código de factura, pero los cambios hechos aquí solamente afectarán la factura actual. Presione para que los datos del encabezado se graben. Área de Pié de Página. DacEasy calcula y despliega el monto total asociado con la factura. Si un cliente hace un pago en el momento de la venta, entre el pago en el campo Avance. Subtotal DacEasy calcula y despliega el precio total de la venta de todos los artículos ordenados. El impuesto no está incluido en este monto. Impuesto DacEasy despliega el impuesto para la factura. Este monto está basado en el código de itbis configurado para el cliente y si o no los productos y servicios son configurados con itbis. Presione Shift+F9 aquí para editar el mensaje de pié de página que aparecerá en la factura impresa. Por ejemplo, use el mensaje de pié de página para agradecerle a los clientes por sus negocios. DacEasy le permite configurar un mensaje por defecto en la opción de Editar Tablas. Este mensaje aparecerá en todas las facturas impresas por el módulo de Facturación. Figura 4-2: Pantalla para editar los mensajes al pie de la factura. Presione F7 en el campo Impuesto para imprimir la factura desde la pantalla de entrada. 4-10

11 Total Pago DacEasy calcula y despliega el total de la factura. Este es el campo Subtotal más el campo Itbis. Presione Enter y DacEasy avanzara el cursor al campo Pago. Entre el monto recibido como un avance. Cuando asiente las facturas, DacEasy actualiza la cuenta de Banco configurada en la pantalla de Cuenta de Interface. Presione F9 para editar la cuenta de banco. Referencia Neto a Pagar Figura 4-3: Pantalla para editar la cuenta de banco desde la pantalla de facturación. Use este campo para documentar como el cliente hizo el pago. Por ejemplo, si un cliente paga en efectivo, entre Efectivo en este campo. Puede dejar este campo opcional en blanco. Use este campo para determinar el monto a deber en la factura. Si no entra un avance de pago, este campo es igual al campo Total. Si entra un avance de pago, el neto a pagar refleja el pago. Presione para salvar la transacción. 4-11

12 FACTURACIÓN Editando la transacción Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción entrada. Si solo necesita editar algunos campos de la factura, solo debe digitar el numero de factura o presione F5 para acceder la búsqueda, muévase con Enter por lo diferentes campos de la factura y modifique lo que necesite cambiar. Para borrar una línea, coloque el cursor en esa línea y presione Shift+F6. Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy inserta una línea arriba del cursor. 4-12

13 Ensamblar un producto DacEasy le permite ensamblar productos en-el-aire desde la pantalla de Factura. Esta función es útil porque hace más fácil la facturación. Si necesita ensamblar un producto para completar una orden mientras está creando una factura, puede ensamblar el producto desde la pantalla de Factura sin interrumpir su trabajo. Los siguientes pasos rápidos explican como usar las pantallas de Factura y de Transacción de Ensamble para crear la factura. Pasos rápidos para ensamblar un producto desde la pantalla de factura 1. Accese la pantalla de Factura. 2. Localice el campo No. de Item y entre el código de un producto de ensamble. 3. Presione Shift+F5 para desplegar la pantalla de Transacción de Ensamble y ensamblar el producto. Figura 4-4: Pantalla de Transacción de ensamble 4. El producto en la misma línea de la factura desplegada en el campo Código del Producto. Presione Enter para aceptar el producto o, si es necesario, presione F5 para seleccionar un producto de ensamble diferente. 5. Directamente en la línea debajo del campo Código del Producto, escriba una descripción de la transacción usando hasta diez caracteres. 4-13

14 FACTURACIÓN 6. En el campo Cantidad, escriba la cantidad del producto que quiera ensamblar. 7. Los componentes que integran el producto terminado se desplegarán en el cuerpo de la pantalla. Edite o agregue los componentes cambiando temporalmente la lista. 8. Presione para grabar y asentar la transacción. 4-14

15 Enviando Productos a una Dirección Diferente Cuando entre un código de cliente, el nombre y la dirección del cliente aparecerán automáticamente en el encabezado. Si necesita enviar el producto a una dirección diferente use las siguientes informaciones para configurar la factura apropiadamente. Enviando productos a una dirección diferente 1. Accese la pantalla de Factura y entre el código del cliente. 2. Seleccione el campo Enviar. Seleccione o entre la dirección que desee para el cliente en la pantalla de Información de envío. Figura 4-5: Pantalla para agregar una dirección distinta para el envío de los productos. 3. Entre los productos y servicios comprados por el cliente en el cuerpo de la pantalla de facturación. 4. Presione para salvar la factura. 4-15

16 FACTURACIÓN Imprimir una factura Antes de asentar, está requerido imprimir todas las facturas. Para imprimir todas las facturas a la vez, escoja Transacción/Imprimir facturación/facturas. Presione. Puede imprimir la factura por pantalla o en papel. Cualquiera de las escogidas satisface el requerimiento de impresión. Figura 4-6: Pantalla para imprimir facturas Para imprimir las facturas En-el-Aire al momento de la entrada, presione F7 desde el campo Impuesto en la sección de Pié página de la factura. Imprimir la lista de empaque La lista de empaque es uno de los varios formularios proporcionados en el módulo de Facturación. Use la Lista de empaque para chequear cada artículo enviado a sus clientes. Para imprimir este formulario, escoja Transacción/ Imprimir Facturación/ Facturas. Seleccione el campo Imprimir Lista de Embarques de la pantalla anterior para imprimir facturas y presione. 4-16

17 Facturas de servicios DacEasy provee una pantalla especial de factura para negocios basados en servicios. La pantalla de Factura de Servicios es un poco diferente de la pantalla regular de Facturas. Puede usar las pantallas de entrar productos, códigos de facturas o servicios. Entre la información del cliente en una factura de servicios igual que lo hace cuando usa la pantalla regular de facturas. Para más información sobre una factura por servicios por defecto, lea el capítulo Listos para facturar en este libro de trabajo. Use el campo Descripción para entrar los productos o servicios en una factura de servicios. Entre la cantidad, basado en la fracción de ventas, del producto o servicio con el cual está facturando el cliente. No puede seguir los pendientes desde una factura de servicio. Si la cantidad del producto ordenado no está disponible, un mensaje de advertencia aparecerá y DacEasy resta la cantidad facturable al número de unidades disponibles. Crear una factura por servicios Después de configurar DacEasy para desplegar la pantalla de Factura por Servicio, puede empezar a entrar las facturas basadas en servicios. Hágalo así, escoja Transacción/ Facturación, entonces, Facturas desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Entrada de Facturas por Servicios. Figura 4-7: La pantalla de Factura por Servicios es usada para los negocios basados en servicios. También, puede facturar por productos en esta pantalla. 4-17

18 FACTURACIÓN Querrá usar esta pantalla si vende principalmente servicios. Como con la pantalla de Facturas, esta pantalla está dividida en tres áreas principales: Encabezado, Detalle y Footer (Pié de página). Las siguientes informaciones describen cada área. Campos en la pantalla de factura por servicios Área del Encabezado. Esta área contiene la información del cliente y término. Los campos en esta área son los mismos campos encontrados en la misma área de la pantalla de Facturas. Refiérase a está sección para una completa explicación de cada campo. Área del Cuerpo. El cuerpo de la pantalla de Factura de Servicios es muy similar a la misma área en la pantalla de Facturas. Los procedimientos para entrar la información son los mismos. Número Artículo Descripción Entre el servicio, el mensaje o el código de factura que quiera asignar a la factura. También, tenga presente que puede entrar productos en esta área. Encontrando un código. Si no sabe el código, presione para accesar a la búsqueda, seleccione productos, servicios, mensajes, o códigos y presione Enter. Escoja el código que quiera y presione otra vez Enter. Si se sabe el código, escríbalo en el campo Número de articulo. DacEasy entra la descripción en el próximo campo. Entrar un código de factura. Para entrar un código de factura, escriba una C, seguida por un espacio, después el código de factura. La letra C designa el artículo como un código de factura. Si olvida usar la letra C cuando entre un código, DacEasy intenta encontrar un producto o servicio con este código. Si un producto o servicio con este código no existe, un mensaje de error es desplegado. Usar un código de mensaje. Para entrar un mensaje en la factura, escriba una M seguida por un espacio, entonces el código del mensaje. La descripción del Número de Item se desplegará. 4-18

19 Facturable Use el campo Facturable para entrar la cantidad que el cliente está ordenando basado en la fracción de ventas. Este campo sólo se aplica cuando entra productos o servicios. Precio Entre el precio por unidad en este campo o presione Enter para aceptar el monto que aparece. Cambie este monto si necesita cargar un precio diferente para el artículo en la factura. Los cambios hechos en una factura solamente se aplicarán a esa factura. Descuento Total Use este campo para darle a una línea el descuento en adición a todos los descuentos que podría dar por pronto pago. Por ejemplo, le da a un cliente un descuento de 25% adicional en un artículo particular, escriba en este campo. DacEasy reduce el monto en el campo Valor por el 25%. DacEasy muestra el total de los campos Proporcionados. No podrá editar este campo. Área de Pié de página. Este provee el total de la información. Los campos en esta área son los mismos encontrados en la pantalla de Facturas Refiérase a esta sección para una completa explicación de cada campo. 4-19

20 FACTURACIÓN Devolución en ventas Use la opción de devolución en ventas para disminuir un balance de cliente y devolver el producto dentro del inventario. Esto es usado principalmente para los artículos que un cliente podría devolver o productos defectuosos. También, puede usar esta opción para corregir una factura. Cuando un cliente devuelva una factura, use la pantalla de Devolución en Ventas. Para accesar a esta pantalla, escoja Transacción/ Facturación desde el menú de barra. Después, escoja Devolución en ventas desde el submenú. Se desplegará la pantalla de devolución en ventas. Figura 4-8: Pantalla de devolución en ventas Esta área está dividida dentro de tres área: Encabezado, Detalle y Pié de página. Los siguientes informaciones explican cada área. 4-20

21 Campos en la pantalla de devoluciones en ventas Área de Encabezado. Use esta área para identificar el cliente. Los campos en esta área son los mismos encontrados en la misma área de las pantallas de Facturas y la de Servicios. Refiérase a la sección de Entrada de Facturas para una completa explicación de cada campo. Nota: Entre el número de la factura original en el campo FT. Esta entrada tendrá como referencia esta devolución para la factura y reflejará un balance cero para la factura en el reporte por Antigüedad. Área del Cuerpo. El cuerpo de la pantalla de devolución en ventas contiene información acerca de los productos y servicios devueltos. Número de articulo Descripción Devuelto Escriba el código de los artículos que el cliente está devolviendo. Si no se sabe el código, presione F5 para accesar la búsqueda. Seleccione el código y presione Enter. La Descripción del artículo se desplegará. Entre el número de unidades devueltas. Use los números positivos para entrar el número de unidades devueltas. DacEasy agrega el número devuelto de cantidades a unidades disponibles cuando asienta las facturas. Precio Entre el precio por unidad en este campo o presione Enter para aceptar el monto que aparece. Puede cambiar este monto si necesita cargar un precio diferente para el artículo cuando originalmente facturo el cliente. Los cambios hechos en una factura solamente se aplicarán a esta devolución en ventas. Descuento Use este campo para darle a una línea el descuento ofrecidos en la factura original. Por ejemplo, le da a un cliente un descuento adicional del 25% en un artículo particular, escriba en este campo. DacEasy reduce el monto en el campo Valor por el 25%. 4-21

22 FACTURACIÓN Total Es el precio total de la línea corriente. Por productos y servicios, este monto es el número de artículos enviados (basado en la fracción de ventas) multiplicado por el precio de ventas. Si entra un código de factura, el monto en el valor viene desde el monto configurado en la pantalla de Códigos de Facturas. Puede editar este monto, peros los cambios hechos aquí solamente afectaran la factura actual. Área de Pié de Página. Esta área desplega el total de la información para la devolución. Subtotal DacEasy calcula y despliega el total de los precios de ventas de todos los artículos ordenados antes del impuesto. Impuesto Presione después de entrar cada artículo devuelto. El cursor avanzara al campo Impuesto. Presione aquí Shift+F9 para editar un mensaje de Pié de página que aparecerá en la factura impresa. Por ejemplo, use los mensajes de pié de página para agradecerle al cliente por sus negocios. DacEasy le permite configurar un mensaje como el de por defecto desde Editar Tablas. Este mensaje aparecerá en todas las facturas impresas desde el módulo de Facturas. Presione F7 desde el campo Itbis para imprimir la devolución desde la pantalla. Total Use el campo Total para ver cuanto le debe un cliente. Presione para grabar la transacción. 4-22

23 Editando una transacción Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción entrada. Si solo necesita editar algunos campos de la devolución de ventas, solo debe digitar el numero de la devolución o presione F5 para acceder la búsqueda, muévase con Enter por lo diferentes campos de la devolución y modifique lo que necesite cambiar. Para borrar una línea, coloque el cursor en esa línea y presione Shift+F6. Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy inserta una línea arriba del cursor. 4-23

24 FACTURACIÓN Llenar pendientes Periódicamente, necesitará correr la rutina de Pendientes para crear facturas que están en pendientes y ahora están en almacén. Escoja Transacción/Facturación/Llenar Pendientes. La pantalla de Pendientes se desplegará. Figura 4-9: Facturar por productos que no están en pendientes desde la pantalla de Pendientes. Complete cada campo como está descrito debajo. Campos en la pantalla de pendientes Área de Encabezado. Use esta área para identificar cuales pendientes llenar basados en los clientes o productos. Proceso por Seleccione Clientes para llenar los pendientes por un cliente particular. Seleccione Productos para llenar los pendientes por un producto particular. Código Entre el código del cliente/producto. Nombre/Descripción La descripción se desplegará. 4-24

25 Fecha La fecha del sistema se desplegará. Este campo puede ser editado. Nota: Presione F4 para editar la fecha del sistema. Los cambios no afectan la factura actual. Número de la factura Entre el número para generarla si está asignando su propio número de factura. Área de Detalle. Use esta área para seleccionar cuales pendientes (para los clientes o productos seleccionados en el área de encabezados) va a llenar. Cada factura con pendientes por el cliente/producto se desplegará. Entre un número en el campo Cantidad para cada pendiente que le gustaría llenar Presione. Un mensaje se desplegará Generando Factura y la factura es creada para cada pendiente llenado. Puede imprimir el Diario de Ventas para ver la(s) nueva(s) factura(s). Asiente las Factura para actualizar el Libro Mayor. 4-25

26 FACTURACIÓN Time out Es tiempo de trabajar en unas aventuras para aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que usa los datos ejemplo y completar las siguientes aventuras: Aventura 7: Entrando una factura Aventura 8: Entrando una devolución en ventas Aventura 10: Asignar una venta a un vendedor y ver el historial de ventas Aventura 11: Aplicar una tabla de precio a una factura Aventura 12: Entrando un ensamble desde la pantalla de factura Aventura 13: Siguiendo números serial Aventura 15: Siguiendo pendientes Aventura 16: Usando la factura de servicios Aventura 17: Imprimiendo la lista de empaque. 4-26

27 Notas 4-27