Facturas Recurrentes Capítulo 5 CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACIÓN DacEasy Contabilidad Versión 11

Transcripción

1 Facturas Recurrentes Capítulo 5 CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACIÓN DacEasy Contabilidad Versión 11 Use la función de facturas recurrentes para economizar tiempo cuando necesite registrar la misma factura en un período básico regular. Inmediatamente después de configurar la factura, puede correr una simple rutina para generar la factura por uno o múltiples clientes sin tener que reentrar la información cada vez. Por ejemplo, si es propietario de un apartamento completo con varios grupos de inquilinos que le deben el mismo monto de renta cada mes, use las facturas recurrentes para facturar a todos los clientes una vez, en lugar de individualmente. Esta es una herramienta poderosa y que ahorra tiempo. Este capítulo explica como entrar la factura inicial y generarla para los nuevos clientes basada en la original. Después de completar este capítulo, sabrá como: Crear una factura recurrente. Generar una factura recurrente. Verificar las entradas de facturas recurrentes. 5-1

2 FACTURAS RECURRENTES Usando facturas recurrentes Puede tener la necesidad de crear la misma factura una y otra vez? Si es así, querrá tomar ventaja de la función de Facturas Recurrentes. Esta función le permite crear una factura que es generada automáticamente. Puede generar una factura recurrente para un grupo o para un cliente. El primer paso es crear la factura recurrente. Configurando la factura recurrente Para configurar una factura recurrente, escoja Transacción/Recurrentes entradas desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Después, escoja Facturas desde el submenú. La pantalla de Facturas Recurrentes se desplegará. Figura 5-1: Pantalla de facturas recurrentes Como puede ver, esta pantalla se parece ciertamente a la pantalla de Factura. Las siguientes informaciones explican cada área. 5-2

3 Campos en la pantalla de factura recurrente Área de Encabezado. Esta área identifica el cliente. Número Presione Enter y DacEasy asignará el próximo número disponible a la transacción. Código del Cliente Si quiere generar una factura recurrente para un cliente específico, entre el código del cliente. Si no quiere asignar la factura recurrente a un cliente en particular, deje este campo en blanco y la factura estará disponible para un grupo de clientes. Campos de dirección OC#, Ref Vía, FOB DacEasy despliega la dirección asociada con el código del cliente que entro arriba. Use estos campos para entrar información de referencia. Ambos campos son opcionales, así que puede dejarlos en blanco. Entre información de envío en estos campos. Por ejemplo, si envía todas las mercancías por UPS, entre UPS en el campo Vía. FOB es una abreviatura de Free On Board (Libre a Bordo). Este es el punto en el cual la responsabilidad del envío termina. Ambos campos son opcionales, así que puede dejarlos en blanco. Área del Cuerpo. Esta área provee la información de los productos y/o servicios. Número de articulo Entre el producto, servicio, mensaje o código de factura que quiera asignar a la transacción recurrente. La descripción asociada con el código que entre automáticamente se desplegará en los campos asociados. 5-3

4 FACTURAS RECURRENTES Descripción Ordenado Encontrando el código. Si no se sabe el código, presione F5 para accesar a la búsqueda, seleccione productos, servicios, mensajes, o códigos y presione Enter. Escoja el código que quiera y presione otra vez Enter. Si se sabe el código, escríbalo en el campo Número. DacEasy entrara la descripción en el próximo campo. Entrar un código de factura. Para entrar un código de factura, escriba una C, seguida por un espacio, después el código de factura. La letra C designa el artículo como un código de factura. La descripción del artículo se desplegará. Entre el número de unidades ordenadas en el campo Ordenado. Precio Entre el precio por unidad en este campo o presione Enter para aceptar el monto que aparece. Puede cambiar este monto si necesita cargar un precio diferente para el artículo en la factura. Los cambios hechos en una factura solamente se aplicarán a esta. Para hacer cambios permanentes en el precio de un artículo desde el menú Edición (por ejemplo, Edición/Productos para cambiar el precio de un producto). Descuento Use este campo para darle a una línea el descuento en adición a todos los descuentos que ofrece por pronto pago. Por ejemplo, le da a un cliente un descuento adicional del 25% en un artículo particular, escriba en este campo. DacEasy reduce el monto en el campo Valor por el 25%. Total 5-4 Es el precio total de la línea actual. Por productos y servicios, este monto es el Número de artículos enviados (basado en la fracción de ventas) multiplicado por el precio de ventas. Los artículos listados debajo del campo Pendiente no se aplican cuando calcula el monto en este campo. Si entra un código de factura, el monto en el valor viene desde el monto configurado en la pantalla de Códigos de Facturas. Puede editar este monto, peros los cambios hechos aquí solamente afectarán la factura

5 corriente. Los cambios permanentes en el precio son en la pantalla de Edición /Código de Facturas. Área de Pié de página. Use esta área para ver los totales. Total Use este campo para seguir el monto que carga cada vez que genere la factura recurrente. Presione para grabar la factura. Editar una factura recurrente Puede editar la información que entre dentro de una factura recurrente. Use las siguientes informaciones como una guía cuando necesite ejecutar ciertas funciones de edición. Para borrar una línea, coloque el cursor en esa línea y presione Shift+F6. Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy inserta una línea arriba del cursor. Para volver a empezar, presione F6 y borra la transacción entrada. 5-5

6 FACTURAS RECURRENTES Generar facturas recurrentes por código de cliente o grupo de facturas Puede generar una factura recurrente por clientes o por grupo de facturas. Podrá querer generar una factura recurrente por código de clientes si, por ejemplo, factura el mismo cliente por los mismos productos o servicios en una base regular. Escoja Cliente si quiere facturar el mismo cliente por los mismos productos o servicios en una base regular. Escoja Grupo de facturas si factura un Grupo de clientes Generar por grupo de factura. Cuando genere una factura por grupo de facturas, use la opción Grupo de Facturas. Cuando escoja un grupo de factura, puede o dejar el campo Transacción Número en blanco o entrar el número de la factura que quiera generar. Si deja el campo Transacción Número en blanco, DacEasy genera todas las facturas recurrentes con el código del cliente asignado, donde el código es un miembro del grupo de facturas escogidos para generarse. Por ejemplo, asuma que creó un grupo de facturas llamado GOLD. Puede asignar más de 30 clientes a este grupo. Previamente, entró 20 facturas recurrentes. Estas 20 facturas recurrentes impactan el grupo de facturas como sigue: 10 facturas recurrentes son asignadas a los miembros del grupo de facturas GOLD 5 facturas recurrentes que están asignadas a otros clientes 5 facturas recurrentes no están asignadas a ningún cliente (por ejemplo, el código del cliente está en blanco) Cuando genere facturas por el grupo de facturas GOLD y deja el campo Transacción Número en blanco, DacEasy solamente genera diez facturas hechas fuera de los miembros del grupo GOLD. 5-6

7 Usando el mismo ejemplo, también, DacEasy puede generar una factura seleccionada para el grupo GOLD entero. Para hacer esto, puede identificar una de las cinco facturas que no tienen un código de cliente. Después, ponga el número de la factura seleccionada en el campo Transacción Número. DacEasy genera la factura seleccionada para cada uno de los 30 miembros del grupo GOLD. Generado por clientes. Si quiere generar una factura recurrente para un cliente, escoja la opción Cliente. Cuando use esta opción, puede dejar el campo Transacción Número en blanco o puede poner el Número de la factura que quiera generar. Si deja el campo Número de la transacción en blanco, DacEasy localiza la factura con la que el código del cliente está asignado y genera la factura. Sin embargo, no puede multiplicar las facturas con el mismo código del cliente. Si quiere generar múltiples facturas recurrentes para un cliente, deje el campo código de cliente de la factura en blanco. De otra forma, si pone el número de la factura dentro del campo Transacción Número, puede generar la factura en un cliente por cliente base. 5-7

8 FACTURAS RECURRENTES Generar una factura recurrente Para generarla por código de cliente o código de factura, escoja Transacción/Recurrente generación desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Después, escoja Facturas desde el submenú. La pantalla de Generar Facturas Recurrentes se desplegará. Figura 5-2: Pantalla de generar facturas recurrentes Las siguientes informaciones muestran los pasos que debe seguir cuando quiera crear una entrada recurrente. Generar una factura recurrente para un cliente 1. Seleccione Transacción/Recurrente generación. Después, seleccione Facturas. 2. Entre la fecha que quiera para asentar esta factura. 3. Seleccione Cliente, en caso de que no sepa el código del cliente presione para accesarlo desde la búsqueda. 4. El cursor avanzara al área de Selección de Cliente. Entre el código apropiado en el campo Código del Cliente. Una sola para factura será generada para este cliente. 5-8

9 Si deja el campo Transacción Número en blanco y existe una factura recurrente que tiene un código de cliente asignado, DacEasy generará la factura. 5. Acepte el número de la factura o entre su propio número en el campo Factura Número si quiere asignar sus propios números. 6. Presione para grabar la información. Generar facturas recurrentes para un grupo de clientes 1. Seleccione Transacción/ Recurrente generación. Y, seleccione Facturas. 2. Localice el campo Fecha y entre la fecha a asentar esta factura. 3. Seleccione Grupo de Facturas. 4. El cursor avanzará al área de Selección de Grupo. Entre el código apropiado en el campo Grupo de Factura. Una factura será genera para todos los clientes en este grupo facturas. Si deja el campo Transacción Número en blanco, DacEasy genera todas las facturas recurrentes con el código del cliente que sea un miembro del grupo de factura seleccionado. Si entra un número a la transacción, DacEasy genera la factura recurrente para cada cliente en el grupo de factura. Cuando la genera por grupo de factura, no puede entrar el número de factura recurrente con un código de cliente asignado. 4. Acepte el número de la factura o entre sus propios números en el campo Factura Número. 5. presione para grabar los datos y generar la factura recurrente 5-9

10 FACTURAS RECURRENTES Verificar las facturas recurrentes Imprimir el reporte de Generación de Facturas. Después de generar la factura recurrente, debe imprimir el reporte de Generación de Facturas. Este reporte provee las siguientes informaciones: Número de transacción Número asignado a la factura Cliente si fue asignado Monto de la factura Time out Es tiempo de trabajar en la aventura y aplicar lo que ha aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que usa los datos ejemplos y complete: Aventura 14: Entrando y generando una factura recurrente. 5-10

11 Notas 5-11