Asentando las Cuentas por Cobrar Capítulo 2 CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACIÓN DacEasy Contabilidad Versión 11

Transcripción

1 CAPÍTULO 2 Asentando las Cuentas por Cobrar Capítulo 2 CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACIÓN DacEasy Contabilidad Versión 11 Después de registrar sus entradas de Cuentas por Cobrar, necesitará asentarlas para actualizar el Libro Mayor. Este capítulo explica este proceso. Después de completar este capítulo, sabrá como: Imprimir el Diario de Cuentas por Cobrar para verificar los registros. Asentar las entradas de Cuentas por Cobrar. 2-1

2 ASENTANDO LAS CUENTAS POR COBRAR Verificando las Entradas de Cuentas por Cobrar Después de registrar sus transacciones de Cuentas por Cobrar, imprima el Diario del Mayor de Cuentas por Cobrar para verificar la exactitud de sus transacciones. El diario le permite ver sus transacciones y corregir cualquier error encontrado antes de asentar. Para asentar una transacción de cuentas por cobrar, primero la transacción debe ser impresa en el diario (a menos que, de otra manera lo especifique en la pantalla del Preferencias del Sistema) o DacEasy desplegará un mensaje de error cuando intente asentar. El diario es su rastro de auditoría antes de asentar las transacciones de cuentas por cobrar. Primero, imprimiendo el diario podría ver el tiempo consumido, pero el tiempo consumido corrigiendo errores antes del asiento es mucho menor que el tiempo consumido corrigiendo errores después del asiento. Para imprimir el diario, escoja Diario/Mayor Cuentas por Cobrar desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. La pantalla del Diario del Mayor de Cuentas por Cobrarse desplegará. Figura 2-1: Pantalla del diario de Cuentas por Cobrar Esta pantalla tiene tres áreas principales: Encabezado, Fecha del Diario, y Opción de Listado. Cada área es descrita debajo. 2-2

3 CAPÍTULO 2 Campos en la pantalla del diario de Cuentas por Cobrar El siguiente campo está en el Encabezado. Tipo de Reporte. Escoja Diario en el campo Tipo de Reporte. El diario imprime las transacciones en orden al período seleccionado. Sólo las transaccciones de Cuentas por Cobrar no asentadas aparecerán en el diario. Compare el diario con las transacciones registradas para verificar su exactitud. Si escoje Listado, las transacciones asentadas y no asentadas se imprimirán. Nota: Sólo el Diario satisface los requerimientos de impresión. Los siguientes campos están en el área Fecha del Diario. Esta área es sólo accesible si el Reporte es de Tipo Diario. Fecha/Período. Entre la fecha que corresponda al período para el cual está imprimiendo. El período asociado con esta fecha se desplegará debajo de la fecha. Los siguientes campos están en el área de Opción de Listado. Esta área sólo es accesible si el Reporte es de Tipo Listado. Selección/Desde, Hasta. Escoja los tipos de entradas que quiera ver desde la Columna de Búsquedas. Selección/Desde, Hasta. Escoja los tipos de entradas que quiera ver desde la Columna de Búsquedas. En Conclusión Empezando a imprimir el diario. Cuando complete esta pantalla, presione y la pantalla de Disposición se desplegará. Esta pantalla le da la opción de imprimir el diario en papel, en la pantalla o a un archivo. Si no quiere mantener un registro de sus diarios, use la opción Pantalla. Esta satisface los requerimientos de impresión pero no deja rastros de auditoría de sus transacciones antes de asentar. Seleccione la opción de impresión y presione F

4 ASENTANDO LAS CUENTAS POR COBRAR Asentando las Cuentas por Cobrar El asiento actualiza el balance de las cuentas en el Libro Mayor y le permite imprimir los Estados Financieros, tales como: Balance de Comprobación y Estado de Ganancias o Pérdidas. Seleccione el período que quiera asentar basado en el período en que corrió el diario. Puede editar o borrar cualquier transacción de Cuentas por Cobrar hasta que esté asentada. Para corregir un error después de asentar, debe restaurar el respaldo o hacer una entrada de corrección o de reversión. Una vez impreso el diario y verificadas las transacciones, es importante que haga el respaldo a sus datos. Para su conveniencia, las opciones de Respaldo y Archivo están disponibles desde la pantalla de Asiento. Para más información de estas dos opciones, refiérase al capítulo Antes de empezar, en el libro de trabajo Empezando. Para asentar las transacciones, escoja Asentar/Cuentas por Cobrar desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. La pantalla de Asiento del Mayor de Cuentas por Cobrarse desplegará. Figura 2-2: Pantalla de asiento del Mayor de Cuentas por Cobrar Simplemente escoja la fecha que quiera asentar. La fecha debe corresponder a la fecha que corrió el último reporte de diario. DacEasy despliega el número del período para la fecha que entre. 2-4

5 CAPÍTULO 2 En el campo Purgar Transacciones Después del asentar, márquelo para borrar las transacciones después del asiento. Si selecciona limpiar las transacciones desde el archivo de transacciones de Cuentas por Cobrar, la única forma de ver estas otra vez es restaurando el respaldo. No escoja si quiere mantener una lista de todas las transacciones asentadas al Libro Mayor. Esto le ayuda a mantener un registro histórico de sus transacciones. Este campo tiene por defecto lo que le configure en las de Opciones del Libro Mayor en la pantalla de Preferencia de sistema. Presione para empezar el proceso de asiento. Si DacEasy detecta un error durante el asiento, debe restaurar su respaldo, corregir el error y asentar otra vez. 2-5

6 ASENTANDO LAS CUENTAS POR COBRAR Notas 2-6