POLÍTICA EDITORIAL Y DE ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS COMUNICACIONES Y SITIO WEB.

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1 POLÍTICA EDITORIAL Y DE ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS COMUNICACIONES Y SITIO WEB

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN 2. ESTRATEGIA TRANSVERSAL DE COMUNICACIÓN 3. MANUAL DE IDENTIDAD VISUAL 4. PUBLICOS OBJETIVOS 5. ESTANDARES PARA LAS ACTUALIZACIONES 6. COMITÉ EDITORAL 7. ADMINISTRACION DEL PORTAL 8. PROCESO DE PUBLICACION DE CONTENIDOS 9. CONTENIDOS Y SU CLASIFICACION 10. OTROS MEDIOS DE COMUNICACIÓN 11. METODOLOGIA PARA SOLICITUDES AL COMITÉ EDITORIAL

3 1. INTRODUCCIÓN La Política editorial y de actualización del sitio web de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), se desarrolló con el objetivo de establecer los lineamientos de comunicación y divulgación, de actualización (inclusión, eliminación, modificación) de contenidos así como la forma de entregar la información tanto al cliente interno como externo, con el fin de responder acertadamente a sus necesidades. Internet se ha convertido en un medio de comunicación y conexión masiva, que maximiza la inmediatez y facilidad de acceso a la información. Por ello con el ánimo de acercar los afiliados, pensionados, empleadores y ahorradores a Colpensiones, facilitar los trámites y optimizar el acceso a la información, se diseñó el portal web, sitio web que con contenidos claros, simplificados y veraces y basado en los lineamientos de Gobierno en Línea y en plataformas tecnológicas de punta permite estar a la vanguardia de las dinámicas de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). La Política editorial también busca garantizar que los lineamientos establecidos en el Manual de Gobierno en Línea en materia de comunicaciones (Documento elaborado por la Presidencia de la República y de obligatorio cumplimiento para las entidades del Estado en Colombia - Para el año 2012 Manual G.E.L 3.0-) se cumplan, apoyando así el objetivo fundamental de la construcción de un estado más eficiente, transparente y participativo. De igual forma, guarda coherencia con los elementos del Manual de Imagen y la estrategia de comunicación transversal, que consiste en Informar y capacitar a la población en general en temas relacionados con el sistema de seguridad social, el Sistema General de Pensiones y el Régimen de Prima Media - RPM. Así como dar a conocer a Colpensiones y sus actividades a los diferentes grupos objetivos a fin de fortalecer el Régimen de Prima Media y la relación con cada uno de sus actores.

4 2. ESTRATEGIA TRANSVERSAL DE COMUNICACIÓN El ingreso de Colpensiones al mercado previsional Colombiano, supone acciones estructurales que logren el posicionamiento de la empresa. Esto requiere el fortalecimiento de líneas de comunicación definidas no solo para cada segmento sino para la línea transversal donde se edificará el mensaje que se quiere hacer llegar a la comunidad. En virtud de la comunicación individualizada y el nivel de recordación de la marca se debe hacer un enfoque de las líneas de comunicación teniendo como base las siguientes variables: Tecnología Oportunidad Servicio al Cliente Calidad Educación Deseamos lograr con las acciones a desarrollar, promover en la comunidad, el compromiso de COLPENSIONES con la capacitación en temas de Seguridad Social, Sistema General de Pensiones de cara al Régimen de Prima Media y las nuevas tecnologías que facilitaran todos los procesos; reconocer que el corazón de todo nuestro actuar es el servicio al cliente en términos de calidad y oportunidad. Las acciones nos harán más visibles en el mercado y fortalecerá los vínculos con afiliados, pensionados, aportantes y contribuyentes. Se propone realizar un planteamiento estratégico y coherente en el desarrollo para lograr los objetivos que nos hemos trazado:

5 Construcción de una imagen corporativa sólida basada en pilares como: rentabilidad social, transparencia, calidad y orientación al cliente. Educación permanente a la comunidad sobre qué es y en qué consiste el RPM, deberes y derechos de los afiliados, beneficios del RPM de acuerdo a los diferentes segmentos de la población. Garantizar respuestas oportunas a las solicitudes de los clientes en todos y cada uno de los canales de comunicación y distribución que haya definido Colpensiones. Crear relaciones de alianza, confiables y duraderas con los afiliados, aportantes y contribuyentes. Desarrollar una nueva imagen del portal, homogénea, sencilla, de fácil acceso a todos los grupos poblacionales con sub-sitios dedicados a la atención de ciertos segmentos como por ejemplo los aportantes. Fortalecer los procesos investigativos a fin de detectar nuevas y mejores prácticas que permitan un conocimiento más preciso sobre los diferentes grupos de clientes para orientar mejor las soluciones, productos y servicios que desarrolle Colpensiones. Diseñar, implementar y mantener Programas de fidelización orientados a captar, mantener y retener afiliados y aportantes para la generación de flujos constantes de aportes y afiliados. Desarrollar nuevos mecanismos de capacitación y educación interna y externa a través del programa de edu-pensión. Programa de relacionamiento con los medios de comunicación manteniendo una imagen positiva, remitiendo información suficiente y oportuna para tener informada a la ciudadanía de los procesos que Colpensiones adelanta en beneficios de sus afiliados, pensionados y aportantes. Para controlar que la estrategia de comunicación no se desvíe y pueda generar inconvenientes, los anteriores puntos se concentran en las líneas fundamentales de actuación:

6 La descripción específica de cada línea de actuación se explica en la Estrategia Transversal de Comunicación de Colpensiones. 3. MANUAL DE IDENTIDAD VISUAL Colpensiones, reconoce la importancia de la identidad visual, que genera una marca de identidad frente a sus clientes y usuarios, por lo que cuenta con un Manual de Identidad Visual. Un sistema de identidad visual es un lenguaje gráfico y, como todo lenguaje, está compuesto por letras (ELEMENTOS) y gramática (REGLAS DEL SISTEMA) que al combinarse garantizan una clara identificación de Colpensiones en todas sus manifestaciones visuales. El manual suministra una serie de pautas para la aplicación del sistema de identidad y está diseñado para ser utilizadas de manera constante. Está dirigido a aquellas personas que de alguna forma estén involucradas en la creación y producción de piezas gráficas para Colpensiones. 3.1 EL SIMBOLO El símbolo que representa a Colpensiones es un árbol que ha sido ilustrado con las letras C y P (Colpensiones). En este árbol hay un fruto rojo. Esta imagen representa la seguridad, solidez y protección que transmite un árbol, y a la vez, el fruto representa el fruto del trabajo, símbolo perfecto para representar las pensiones. Es una imagen clara y universal que proyecta la razón de ser de Colpensiones.

7 3.2 MODULO TIPOGRAFICO El módulo tipográfico es sencillamente la palabra Colpensiones. Col está en tipografía ITC Quorum Black y pensiones en tipografía ITC Quorum Medium. La tipografía ITC Quorum sólo debe ser utilizada para el logosímbolo. Para otros textos se debe utilizar la tipografía institucional (Pg. 9 del Anexo No. 1 -Manual de Imagen). 3.3 LOGOSIMBOLO El logosímbolo está compuesto por el símbolo y por el módulo tipográfico. En la versión horizontal, el símbolo se ubica a la izquierda del módulo tipográfico, que encaja entre la serifa del tronco y la barriga de la P. En la versión vertical, el símbolo está ubicado arriba del módulo tipográfico y el tronco queda arriba de las letras sion de Colpensiones. Se utiliza una u otra versión del logotipo según la pieza y espacio gráfico disponible para su ubicación.

8 VERSION HORIZONTAL VERSION VERTICAL 3.4 EL SISTEMA DE COLOR El sistema de color cuenta con 5 colores, 4 de ellos derivados del logosímbolo: tres tonos de verde, azul y rojo. El color gris es un color complementario a la identidad que combina armónicamente con los demás colores. El color primario en el sistema es el azul, seguido de los verdes como colores secundarios. El rojo y el gris son colores terciarios. Esto quiere decir que el color dominante en las aplicaciones y piezas gráficas es el azul, seguido por

9 los verdes y luego rojo y gris. Además de ser los colores del logosímbolo, estos colores deben ser utilizados para textos o elementos de diseño en piezas gráficas. 3.5 TIPOGRAFIA En el logosímbolo se utiliza la familia ITC Quorum, pero esta tipografía sólo se debe utilizar en el logosímbolo. Para otros textos se debe utilizar la tipografía institucional: Calibri. En casos EXTREMOS donde no esté disponible la fuente Calibri, se debe utilizar la tipografía Helvética para reemplazarla. Los planos técnicos, versiones y reglas, se pueden consultar en el Manual de Identidad Visual de Colpensiones (Anexo No. 1).

10 4. PUBLICOS OBJETIVOS De acuerdo con la Estrategia Transversal de Comunicación, el público objetivo de Colpensiones se divide en tres grupos: 1. Población, que abarca afiliados, prepensionados, pensionados, aportantes, contribuyentes y ahorradores. 2. Institucional, Gobierno Nacional, medios de comunicación, redes sociales y entidades públicas y privadas. 3. Funcionarios, que comprende los funcionarios de la Oficina Central, de las Oficinas Regionales PAC, fuerza comercial y corresponsales. Para satisfacer las necesidades de comunicación del público objetivo, la estrategia definió los lineamientos para cada uno:

11 Población Afiliados Qué se quiere comunicar 1. El dueño de su historia. 2. El aliado. 3. Calidad y servicio al cliente. 4. Tecnología a su servicio. 5. Construcción de Respuesta a sus necesidades. Tono, Modo y Manera Tono Servicial y empático. Manera expositiva y Modo coloquial. Pre- Pensionados 1. Seguridad. 2. Aliado. 3. Duaño de su Historia 4. Servicio oportuno y ágil. 5. Orientación a las necesidades del cliente. 6. Reconocimiento Tono Individual y servicial. Manera sugerente. Modo coloquial

12 5. ESTÁNDARES PARA LAS ACTUALIZACIONES 5.1 CARACTERISTICAS DE LOS CONTENIDOS PARA WEB Y MEDIOS DE COMUNICACION Los contenidos deben ser entendibles, agradables y de fácil uso Los contenidos deben ser claros, precisos y de lenguaje sencillo. No debe dejar dudas sobre el mensaje que se desea transmitir. Se debe tener en cuenta que serán utilizados por personas de diferentes niveles de educación y de diferentes regiones del país. No se deben usar abreviaturas. Si se necesita utilizar abreviaturas, éstas deben ir referenciadas después de que son utilizadas por primera vez, entre paréntesis, inmediatamente después del texto al que hacen referencia. No se deben usar siglas sin que al pie se especifique qué significan.

13 No se deben usar tecnicismos. Si es estrictamente necesario utilizarlos, se debe explicar el significado del mismo inmediatamente después de que es utilizado por primera vez, incluyendo la explicación dentro de paréntesis. No se deben utilizar términos en idiomas extranjeros. Cuando se hace necesario su uso, estos términos deben presentarse de forma que se diferencien del resto escribiendo el término en caracteres itálicos y deben ser explicados inmediatamente después de la primera vez que son utilizados. En las fechas, no se deben utilizar abreviaturas para el nombre del mes. Se deben seguir las reglas sintácticas, gramáticas y ortográficas del idioma español, de acuerdo con la Real Academia Española. En la web resulta especialmente útil mantener los contenidos como unidades más pequeñas de información, bajo la estructura de pirámide invertida. La sugerencia clave a la hora de adoptar esta técnica de escritura es simple: Comience el texto con la información más importante Los contenidos deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos Los contenidos por medios electrónicos y medios convencionales de comunicación, deben ser vigentes, relevantes, verificables, completos, que genere algún beneficio para los clientes y que no dé lugar a interpretaciones erradas. De igual forma, se debe evitar cualquier tipo de distorsión o interpretación tendenciosa de la información que va a ser publicada en medios electrónicos. Se debe ofrecer sólo aquellos contenidos que sean de nuestra competencia y sobre los cuales se tenga completa seguridad en términos de veracidad de los mismos. En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad, se debe incluir la fuente de donde fueron tomados. Cuando se publique información en forma de artículos, la información debe provenir de fuentes totalmente confiables. Si la fuente no es totalmente confiable o si no se tiene certeza de la fuente de donde proviene, la información debe ser corroborada al menos con dos (2) fuentes adicionales, identificando las fuentes al final del artículo. En el caso de las cifras deben provenir de fuentes oficiales y se debe citar la fecha de corte.

14 Cuando se publique información en archivos para descargar, como formularios, se debe indicar nombre del formulario, responsable, dependencia que lo elabora, usabilidad, visto bueno de la Gerencia de Mercadeo, la fecha de publicación o de su última actualización. Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico que se utilice, deben estar acordes con los textos. Antes de ofrecer contenidos, El Comité Editorial debe validar la vigencia y calidad de los mismos. Los sitios web no debe contener enlaces a páginas externas diferentes a las relacionadas con las competencias de la Entidad. Los contenidos no deben ser ofensivos ni discriminatorios Los contenidos provistos por medios electrónicos por el Estado Colombiano de ninguna forma pueden ser considerados como ofensivos, sexistas, racistas, discriminatorios, obscenos, en la medida que contenidos ofensivos atentan contra derechos fundamentales de los particulares. En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado. Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza, género, religión, origen étnico, localización geográfica, orientación sexual, discapacidad, apariencia física o estrato social. Los contenidos que se provean no deben reflejar los intereses, deseos, gustos ni ningún otro tipo de tendencia de sectores en particular. Igualmente, no deben reflejar posiciones políticas, religiosas, económicas ni de ninguna otra índole, que puedan indicar preferencias con grupos específicos. No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso común en algún lugar del país pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas. No obstante, el modo coloquial así como tutear, se adoptan exclusivamente para campañas y/o publicidad previamente definidas dentro de la Estrategia Digital de Colpensiones, de acuerdo al público objetivo de la campaña que se realice y en determinadas regiones y/o territorios.

15 Los contenidos deben mantener la privacidad No se deben ofrecer contenidos que revelen aspectos confidenciales de las personas o la entidad, que afecten el buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos a las entidades que publiquen la información. Es importante en este punto tener claros conceptos jurídicos tales como indagatorias, llamado a juicio o demás, que de una u otra forma están afectando la condición jurídica de las personas o las instituciones. No se deben ofrecer contenidos de procesos sancionatorios en trámite, en la medida en que los mismos pueden estar reservados conforme a la ley. En el caso de antecedentes penales o disciplinarios, sólo se ofrecerán contenidos cuando se trate de antecedentes definitivos, en los casos en que aplique, se deberán mantener actualizados y se excluirán nombres de las personas cuando los antecedentes dejen de tener vigencia. En los casos en que se solicite información de los particulares, se aclarará que la misma sólo será utilizada para los fines para los cuales se solicita la información y que no será divulgada a terceros sin consentimiento de quien suministra la información, salvo en los casos previstos por la ley colombiana. Los contenidos deben observar el derecho de autor y de propiedad intelectual Las obras protegidas por el derecho de autor que se encuentren dentro de los sitios Web o en los medios de comunicación, hacen parte del patrimonio de la entidad pública y por lo tanto son considerados bienes fiscales, razón por la cual su utilización debe estar expresamente autorizada y así mismo se debe informar claramente al ciudadano qué puede utilizar y qué no, del material alojado. Si se desea hacer uso (reproducción, transformación, o puesta a disposición) de materiales y obras protegidas por el derecho de autor, se debe cerciorar de contar con la debida autorización del titular de los derechos sobre dicho material. La protección del derecho de autor se aplica sobre los textos, imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico, sonoro o visual y los programas informáticos y bases de datos. Cualquier material de este tipo que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser considerado como una cita textual, por lo cual debe ir entre comillas dobles ( ) y se debe incluir la referencia del lugar

16 donde fue tomada la cita, con al menos, los siguientes datos: autor(es), libro u otra fuente del cual fue tomada, fecha de publicación. La protección de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se observarán en lo relativo a marcas, nombres comerciales, logos, enseñas, lemas, nombres de dominio, secretos empresariales, saber-hacer, diseños industriales, patentes, modelos de utilidad y derecho de autor. En caso que se detecten errores, omisiones, malas interpretaciones o cualquier situación en la que el contenido quede en duda, se debe corregir esta información de la manera más diligente. El desconocimiento de las normas vigentes en materia de derechos de autor, derechos de propiedad intelectual y de propiedad industrial puede generar acciones civiles o penales. 6. COMITÉ EDITORIAL Colpensiones cuenta con un Comité Editorial, instancia encargada de la revisión y aprobación de los contenidos a publicar tanto en la página web como en los medios de comunicación internos y externos de la entidad. El comité editorial tendrá otras funciones como: Levantar y mantener actualizado el inventario de información de la entidad con el respectivo análisis de competencia legal. Proponer alternativas que dinamicen los medios de comunicación como estrategias de comunicación, tendencias y nuevas funcionalidades entre otros. Garantizar que el Portal Colpensiones se mantenga actualizado dando cumplimiento a los lineamientos del Manual GEL 3.0 (Anexo No. 2) y a la Normatividad vigente en materia de comunicaciones. Aprobar la publicación de contenidos, imágenes y herramientas digitales en todos sus formatos. Velar por la publicación oportuna en la Web de los reportes a los diferentes organismos de control.

17 El Comité Editorial deberá estar integrado, como mínimo por: El Director de la Oficina de Comunicaciones y Prensa quien lidera el comité. Un Representante de la Presidencia Vicepresidente Comercial o su delegado Vicepresidente de Planeación o su delegado Vicepresidente Jurídico o su delegado Los representantes de cada Dirección y/o Área y/o Programa de la entidad como invitados, de acuerdo con las temáticas a tratar. El community manager (miembro del equipo de Comunicaciones) quien crea, gestiona y dinamiza la comunidad de usuarios de la página web. En los casos que se requiera. 7. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL La Administración del portal estará a cargo del Web Máster, quien será el responsable del mantenimiento y programación del sitio web, actualización de los contenidos del sitio, de la operatibilidad y mantenimiento de la disponibilidad del mismo. El responsable de cada sección y/o contenido es el encargado de velar por las actualizaciones correspondientes y su publicación oportuna.

18 8. PROCESO DE PUBLICACION DE CONTENIDOS Áreas Comunicaciones Comité editorial VP Jurídica Superfinanciera Mercadeo/Agencia Generan contenidos Realizan solicitud de inclusión, eliminación, modificación y Actualización a través del formato respectivo. Recibe a través del buzón del comité editorial las solicitudes y filtra las solicitudes que impacten y requieran ser presentadas al comité editorial. Presenta solicitudes al comité Editorial Revisa y aprueba la publicación de contenidos Realiza revisión Jurídica Solicita ajustes y/o emite visto bueno. Autoriza publicación contenidos comerciales (En los casos que se requiera) Realiza corrección de estilo Cargue y publicación de contenidos Diseño de piezas gráficas 9. CONTENIDOS Y SU CLASIFICACION 9.1 Especializados / Misionales Se relaciona con documentos e información específica emitida por cada vicepresidencia que tienen que ver con el cumplimiento de los objetivos misionales, como: productos, trámites y servicios, documentos, formularios, formatos, normatividad, entre otros que son de consulta obligatoria para los clientes. El generador del documento es el responsable del mismo, contando con el visto bueno de su supervisor inmediato. Los documentos, se deben publicar en formato PDF. Lineamientos: Los textos no deben superar las cinco cuartillas, letra Calibri 12. Toda información a publicar debe tener un título de un solo renglón.

19 El texto se debe soportar con tres (3) a cinco (5) fotos que refuercen lo que dice el texto, puede utilizar recursos como cuadros, tablas y gráficas. Fotografías: deben ser de entre 3 a 5 MB. En lo posible en formato JPG o GIF. 9.2 Campañas Publicitarias educativas Se diseñarán campañas publicitarias con un alto componente educativo, a nivel nacional y por regiones o territorios, con el fin de dar a conocer los productos y servicios de la entidad. Aquí se incluye toda la información del site edu-pensión, MIPENSION, Zona de niños y campañas publicitarias educativas en general. 9.3 Noticiosos Es la información basada en datos y hechos que generan noticia de interés y que es responsabilidad directa de la Dirección de Comunicaciones (boletines de prensa, noticias, crónicas, videos, piezas de radio, convocatorias, etc.), sobre eventos a realizar, talleres, balances, avances, resultados, informe de rendición de cuentas y demás de actualidad. Las noticias, según su emisión, deben estar alojadas en el home en Noticias, actualizándose al menos dos veces a la semana. 9.4 Reportes a entes de Control de carácter obligatorio que se deban publicar en la web. Teniendo en cuenta la matriz /censo elaborado por la VP Jurídica con los reportes que debe rendir COLPENSIONES a las entidades que ejercen control y vigilancia: Superintendencia Financiera, Contraloría General de la República, Contaduría, El Departamento Administrativo de la Función Pública, Ministerio de Trabajo, Ministerio de Hacienda, DIAN, Secretaria Distrital, Presidencia de República, Ministerio del Interior y Justicia, Congreso de la República entre otros, se deben establecer los documentos de obligatoria publicación en la Web así como su periodicidad.

20 10. OTROS MEDIOS DE COMUNICACIÓN A continuación se relacionan los medios de comunicación internos y externos con los que cuenta Colpensiones para ejecutar el Plan de Comunicación Institucional EXTERNOS Boletines de prensa (escrita, radial, televisiva, virtual): Se emiten según la necesidad sin límite alguno, sin embargo se debe tener en cuenta el contexto en el que se desarrolla la información. Se envía vía correo electrónico en promedio dos semanales a todos los medios locales, regionales y nacionales, para ello se debe contar con una base de datos actualizada. Dependiendo del tema, se emiten boletines de prensa solamente a periodistas que han requerido a la entidad como fuente, en ocasiones las entrevistas se da mediante llamadas telefónicas, para lo cual la Dirección de Comunicaciones debe propender por la grabación de la llamada. Los boletines de prensa son publicados en la página Web de Colpensiones para consulta de los funcionarios y público en general, de igual forma, los boletines publicados en medios escritos se archivan para consultas necesarias o se reporta en una base de diagnóstico de medios. Espacios institucionales de Colpensiones Corresponden a espacios institucionales contratados por la entidad: radio, prensa, televisión, internet, revistas y exteriores. Los productos son elaborados por la Dirección de Comunicaciones con el apoyo de la Gerencia de Mercadeo. o Prensa Se trata de espacios institucionales regulares según la contratación, que se publican en prensa escrita de circulación diaria a nivel nacional y regional.

21 o Radio Por ser un medio económico, de amplio espectro y difusión, goza de gran credibilidad y audiencia además de cubrimiento. Los espacios se emiten según la disponibilidad de contratación, en emisoras regionales y nacionales. Es un espacio que satisface las necesidades informativas de todos los públicos, allí se da a conocer información general de la entidad, mediante mensajes institucionales o publicidad. o Televisión Colpensiones contempla la producción de audiovisuales corporativos como por ejemplo videos anuales de gestión institucional, campañas educativas, información sobre proyectos y temas puntuales, según la necesidad establecida. o Revistas Son publicaciones periódicas, no diarias, que brindan noticias de actualidad donde varía su inmediatez. Su ventaja es ofrecer información basada en investigaciones sobre temas especializado; en mejor presentación y cantidad. Exteriores La publicidad exterior se ubica en lugares públicos, dirigida a un público especifico, la comprenden vallas, carteles, pasacalles, rótulos luminosos, letreros, etc. Su ventaja, es que el tamaño, diseño, colores y ubicación, permite captar la atención del público, garantizando su lectura y receptividad. Informe de Gestión Anual Contiene el informe de la gestión anual de la entidad. Se divulga en formato de cartilla, aunque también se publica en la página web. Es elaborado por la Vicepresidencia de Planeación y distribuido a las partes interesadas en espacios como las audiencias de rendición de cuentas, entre otros, eventos a cargo de la Dirección de Comunicaciones. También se divulga en los medios de comunicación disponibles.

22 Audiencia de Rendición de Cuentas La rendición de cuentas de es un espacio de interlocución entre los servidores públicos y la ciudadanía; tiene como finalidad generar transparencia, condiciones de confianza entre gobernantes y ciudadanos y garantizar el ejercicio del control social a la administración pública; sirviendo además de insumo para ajustar proyectos y planes de acción para su realización. Presencia Institucional en eventos de interés Colpensiones tendrá presencia institucional en eventos, seminarios, foros, etc. Material POP Este material guarda los lineamientos del Manual de Imagen Visual y contiene información publicitaria de Colpensiones, campañas y su accionar. Este debe ser entregado y estar al alcance del grupo objetivo. Manejo de redes sociales La Dirección de Comunicaciones tiene a cargo el manejo, administración de las redes sociales de Colpensiones. Esta atenderá requerimientos de otras dependencias y/o solicitará la información del caso para su publicación. Así como se encargará de dar la respuesta a las solicitudes de la ciudadanía que por estos medios se haga. Estará a cargo del community manager INTERNOS

23 INTRANET Es el espacio dedicado a la comunidad de funcionarios internos de Colpensiones y está a cargo de la Vicepresidencia de Talento Humano. COLPENSIONES AL DIA Es una pieza de comunicación que circula al interior de Colpensiones de forma mensual para todos los funcionarios de la entidad. Incluye información relevante como el estado de avance de los proyectos, mensajes institucionales, de salud ocupacional, bienestar, entre otros. AFICHES ELECTRONICOS Y PANTALLAS DE TURNOS Las carteleras informativas y las pantallas electrónicas de turnos son exhibidas dentro de la entidad. Existen 71 carteleras y 64 pantallas aproximadamente, una en cada oficina y o Regional con información institucional. Son un importante medio de difusión no sólo para los usuarios externos sino también al interior de Colpensiones. En estas se podrán visualizar información comercial y edictos. 11. METODOLOGIA PARA SOLICITUDES AL COMITÉ EDITORIAL El comité sesionará por lo menos en dos días por mes y analizará las solicitudes enviadas por las Vicepresidencias a través del buzón comiteeditorial@colpensiones.gov.co en el formato establecido. (Anexo No. 3).