EPS-PR-009 DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN. Bizagi Modeler

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1 EPS-PR-009 DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN Bizagi Modeler

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3 Tabla de Contenidos EPS-PR-009 DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN...1 BIZAGI MODELER EPS-PR-009, DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN EPS-PR-009, DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN Elementos del proceso Solicitar información y registro fotográfico de los proyectos Remitir el registro, descripción e información detallada de los Proyectos Diseño, Diagramación e Impresión del material de Divulgación Distribuir materiales de Divulgación Postear en el Blog el contenido textual desarrollado Registros Inicio Gateway Fin Profesional de Marketing y Publicidad Gestor del Proyecto Profesional de Publicidad Director del IDEXUD Solicitud y Remisión de Información Producción del Material de Divulgación Actualización del Blog DISEÑO, DIAGRAMACIÓN E IMPRESIÓN DEL MATERIAL DE DIVULGACIÓN DISEÑO, DIAGRAMACIÓN E IMPRESIÓN DEL BROCHURE Elementos del proceso Desarrollar el contenido textual Revisar los registros fotográficos /10/2016 3

4 Realizar la conceptualización creativa, el montaje gráfico y la diagramación Realizar el primer boceto físico Solicitar la impresión del boceto físico del material de divulgación Revisar el boceto físico de impresión Corregir el boceto físico Enviar a las diferentes dependencias de la Universidad la versión final digital del brochure Enviar versión digital del Material a la Sección de Publicaciones Corregir versión digital del Material Realizar el machote de impresión en litografía del material Enviar al proveedor de impresión el machote Recibir Material impreso Registros Machote de Impresión /10/2016 4

5 1 EPS-PR-009, DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN. 04/10/2016 5

6 Versión: 1.0 Autor: Mariel 1.1 EPS-PR-009, DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN. CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN Segunda Versión, cumpliendo con nuestra política de calidad y el mejoramiento continuo de nuestros procedimientos se lleva a 04/04/2016 cabo la actualización del procedimiento de divulgación de la 02 función de extensión, frente al tiempo de los productos entregados, además de la creación de los Formatos FR-022-FR- 023-FR-024y el cambio de versión del FR /04/ Segunda Versión, cumpliendo con nuestra política de calidad y el mejoramiento continuo de nuestros procedimientos se lleva a cabo la actualización del procedimiento de divulgación de la función de extensión, frente al tiempo de los productos entregados, además de la creación de los Formatos FR-022-FR- 023-FR-024y el cambio de versión del FR /27/ La tercera versión, se lleva a cabo ya que en el procedimiento se elimina Brouchore y se anexa el paso a paso de la Hoja de Vida de Extensión que será el nuevo producto que reemplazara el Brochoure, se cambia la palabra de gestores por Coordinadores y/o supervisores, además se ajustan versiones en el procedimiento actualizados OBJETIVO Impulsar y dar a conocer los proyectos, actividades y resultados tangibles derivados de la función de extensión, desarrollada por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, a través del Instituto de Extensión y Educación para el Trabajo - IDEXUD, para posicionarla a nivel nacional como generadora de importantes dinámicas y procesos de impacto social. ALCANCE Este procedimiento inicia con la compilación de la información, el acercamiento o abordaje con las fuentes de información internas y externas, del registro, cubrimiento y descripción detallada de los proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados, cuyo insumo es traducido a diferentes piezas comunicativas, para la posterior divulgación de la información relacionada con el Instituto. El alcance finaliza con la emisión de la información relacionada en el 04/10/2016 6

7 boletín, la revista, el brochure, banners, material audiovisual y artículos informativos para medios propios y externos que serán divulgados en los diferentes canales de comunicación y redes sociales. BASE LEGAL Acuerdo 022/2012. "Por el cual se reglamenta la Política Editorial de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y se asumen otras disposiciones". Acuerdo 023/2012. "Por el cual se reglamenta la Política Editorial de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas". DEFINICIONES Manual de imagen corporativa: Guía que permite unificar criterios y normalizar el manejo de la imagen gráfica y corporativa de la misma. Es una guía sencilla que orienta a los miembros de la empresa, colaboradores y proveedores en la forma de hacer un buen uso de los lemas y signos institucionales. El seguimiento de dichas normas o directrices de este Manual suele ser de carácter obligatorio y solo podrán hacer uso de él quienes estén autorizados, ya que dicha coherencia en la imagen visual ayuda al reconocimiento y el posicionamiento de la empresa en el mercado. Postear: Publicar un mensaje al público interno o externo mediante los canales de comunicación y redes sociales en los que se difunde información sobre un foro, bitácora, noticias o cubrimiento en tiempo real de alguna actividad relaciona con la Institución. Banner: Formato publicitario en internet. Esta forma de publicidad online consiste en incluir una pieza publicitaria dentro de una página web; su objetivo es informar, impactar y atraer con un concepto gráfico llamativo a un mayor tráfico de personas de su grupo objetivo. Conceptualización creativa: Desarrollar un concepto al partir de una idea que corresponda con la necesidad de comunicación del área y del Instituto. Montaje gráfico: Es el ejercicio de plasmar en imagen la conceptualización creativa. Consiste en el desarrollo de todo tipo de piezas gráficas y audiovisuales mediante la utilización y desarrollo de imágenes y logos que refuercen el imaginario de marca del Instituto. Diagramación: Proceso mediante el cual se fija la forma gráfica final a la revista y la distribución de imágenes y textos que conforman la publicación en su versión final. Boceto: Esbozo o borrador. Dibujo realizado de forma esquemática y sin preocuparse de los detalles o terminaciones para representar ideas, lugares, personas u objetos. Machote: Prototipo final de las piezas comunicacionales, con los dobleces y cortes finales que contendrá, para que el impresor pueda determinar qué páginas pertenecerán a un mismo pliego de papel, con lo que se agiliza, economiza y se hace más preciso el trabajo de imprenta. Litografía: Técnica de impresión en plano. 04/10/2016 7

8 Montar textos y/o imágenes en una página web: Publicar los textos e imágenes en su versión final, suministrados por el Equipo de Comunicaciones, para alimentar, actualizar la información y captar la atención de los visitantes de la página Copy: Es, una frase publicitaria que conecta al anunciante con su público de forma clara, breve y brillante, en síntesis es todo aquello que el anunciante desea por transmitir en palabras o en un texto DOCUMENTOS Y REGISTROS EPS-PR-009-FR-015 Aprobación Entregables Piezas Audiovisuales, los tiempos EPS-PR-009-FR-022 APROBACIÓN ENTREGABLES PIEZAS AUDIOVISUALES GRAFICAS BRIEF CLIENTES EPS-PR-009-FR-023 FORMATO ENTREVISTA EPS-PR-009-FR-024 FORMATO ENTREGA MATERIAL POP Registro de Proyectos de Extensión. e Información detallada de los Proyectos. Backup Imágenes IDEXUD. Backup Imágenes IDEXUD Artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales). Lo anterior citado en POLÍTICAS DE OPERACION La información detallada de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados se solicita personalmente y vía para que quede soporte de esta solicitud. La información se remite a través de medio físico (CD'S) o via . El registro de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados lo realiza el Profesional Universitario (Asistente de convenios). Las dependencias a las que se les envía la verison final digital del brochure son: Decanaturas, Vicerrectoría Académica, Asesor del Rector, Secretaría General, Control Interno, Vicerrector de Extensión, Centro de Relaciones Interinstitucionales CERI. El envío se realiza via . A que personas, entidades o en que eventos (Feria del Libro, empresas privadas, entidades públicas) se distribuya el brochure es discrecional del Director del Instituto. Antes de que el fotógrafo del IDEXUD genere los registros fotográficos de cada Proyecto de Extensión el profesional de marketing y Diseño y el profesional de publicidad deben darle el concepto de lo que se requiere comunicar para que él desarrolle la propuesta fotográfica. 04/10/2016 8

9 En caso de no contar con un proveedor de impresión se realizará la cotización del respectivo servicio y las pruebas de calidad de impresión de litografía para elegir al proveedor que posteriormente deberá ser aprobado por el Director del IDEXUD. RESPONSABILIDADES Director del IDEXUD. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Equipo SIGUD Cargo: N.A Fecha: 04/09/2015 Nombre: Wilman Muñoz Prieto Cargo: Director IDEXUD Fecha: 04/09/2015 Nombre: Giovanny Bermúdez Bohórquez Cargo: Vicerrector Académico Fecha: 04/09/ ELEMENTOS DEL PROCESO Solicitar información y registro fotográfico de los proyectos. Solicitar a los gestores el registro, descripción e información detallada de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados, esta información se solicita personalmente y vía correo electronico para que quede soporte. Los registros fotográficos deben ser solicitados al fotográfo del IDEXUD Remitir el registro, descripción e información detallada de los Proyectos. Remitir el registro, descripción e información detallada de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados. El registro de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados lo realiza el Profesional Universitario (Asistente de convenios). La información se remite a través de medio físico (CD'S) o via . El registro fotográfico lo suministra el fotográfo del IDEXUD. 04/10/2016 9

10 Proceso Diseño, Diagramación e Impresión del material de Divulgación Diseño, Diagramación e Impresión del Material de Divulgación - Diseño, Diagramación e Impresión del Brochure Distribuir materiales de Divulgación A que personas, entidades o en que eventos (Feria del Libro, empresas privadas, entidades públicas) se distribuya el material de divulgación es discrecional del Director del Instituto Postear en el Blog el contenido textual desarrollado. Postear en el blog el contenido textual desarrollado con base en la información suministrada por los gestores de proyectos junto con el correspondiente soporte fotográfico. El blog se nutre según sea el flujo de información que remitan los gestores de proyectos, aproximadamente cada dos días Registros Registro de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados. e información detallada de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados. Fotografías de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados. 04/10/

11 Inicio Gateway Fin Profesional de Marketing y Publicidad Gestor del Proyecto Profesional de Publicidad Director del IDEXUD Solicitud y Remisión de Información Producción del Material de Divulgación Actualización del Blog 04/10/

12 2 DISEÑO, DIAGRAMACIÓN E IMPRESIÓN DEL MATERIAL DE DIVULGACIÓN 04/10/

13 Versión: 1.0 Autor: SPlaneacion 2.1 DISEÑO, DIAGRAMACIÓN E IMPRESIÓN DEL BROCHURE ELEMENTOS DEL PROCESO Desarrollar el contenido textual. Desarrollar el contenido textual del brochure y el blog con base en la información suministrada por los gestores de proyectos Revisar los registros fotográficos. Revisar los registros fotográficos para elegir aquellos que mejor representen el Proyecto de Extensión, para incluirlos en el contenido del brochure y el blog del instituto Realizar la conceptualización creativa, el montaje gráfico y la diagramación Realizar el primer boceto físico Solicitar la impresión del boceto físico del material de divulgación Solicitar la impresión del boceto físico del brochure al proveedor impresión. Implementación Servicio Web Revisar el boceto físico de impresión. 04/10/

14 Corregir el boceto físico Enviar a las diferentes dependencias de la Universidad la versión final digital del brochure. Las dependencias a las que se les envía la verison final digital del brochure son: Decanaturas, Vicerrectoría Académica, Asesor del Rector, Secretaría General, Control Interno, Vicerrector de Extensión, Centro de Relaciones Interinstitucionales CERI. El envio se realiza vía . Implementación Servicio Web Enviar versión digital del Material a la Sección de Publicaciones. Enviar versión digital del material a la Sección de Publicaciones de la Universidad para la corrección de estilo teniendo en cuenta el manual que maneja la Editorial. Implementación Servicio Web Corregir versión digital del Material Realizar el machote de impresión en litografía del material Enviar al proveedor de impresión el machote. Enviar al proveedor de impresión el machote de impresión en litografía del material para su impresión. Implementación Servicio Web 04/10/

15 Recibir Material impreso. Implementación Servicio Web Registros Registro de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados. e información detallada de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados. Fotografías de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados Machote de Impresión 04/10/