Documentación Modelo jbpm

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1 Procesos de selección y contratación Pontificia Universidad Javeriana Documentación Modelo jbpm Trabajo de grado: Modelado e implementación de un proceso de negocio BPM mediante herramientas SOA de software libre. Caso: Selección y Contratación de profesores de cátedra de la Pontificia Universidad Javeriana Estudiante: Cristian David Romero Melgarejo, [email protected] Directora: Ing. María Consuelo Franky de Toro, [email protected] Bogotá D.C. Segundo semestre del año 2011

2 1. Introducción Este documento contiene las abreviaturas usadas para la realización del diagrama que ilustra los procesos de selección y contratación de profesores de cátedra de la Pontificia Universidad Javeriana a través de la herramienta de diagramación jbpm. Además, encontrará una breve descripción de cada nodo ubicado en el diagrama. Tenga en cuenta que el diagrama no cuenta con signos de ortografía, para evitar conflictos posteriores con la herramienta usada. Si desea conocer más sobre la creación de diagramas de proceso usando jbpm puede consultar la guía: Características y posibilidades con jbpm 3.x [1]. Si desea conocer más sobre los procesos de selección y contratación de profesores de cátedra de la Pontificia Universidad Javeriana puede consultar las guías: Selección de profesores de planta y de hora cátedra (TH-P11-PR09) [2]; Contratación de personal (TH-P11-PR03) [2]. 2 A n e x o G u í a P r á c t i c a. B P M S O A

3 2. Abreviaturas Para la elaboración del diagrama de proceso con notación jbpm se usaron ciertas abreviaturas para la identificación de los roles. El propósito de esta acotación es reducir la cantidad de texto en cada nodo. A continuación encuentra la lista de abreviaturas usadas junto con su rol respectivo: Abreviatura Rol DDI ORL_PC ORL_JO ORL_AN C DA AAP VA AHC SF Director de departamento o instituto Oficina de relaciones laborales: Profesional de compensación Oficina de relaciones laborales: Jefe de la oficina Oficina de relaciones laborales: Analista de nómina Candidato Decano académico Asistente para asuntos profesorales Vicerrector académico Analista de hora cátedra Secretario de facultad En los nodos de correo electrónico (<<Mail Node>>) y algunos nodos tipo nodo (<<Node>>), los roles están asociados por un guión (-). En este caso se quiere indicar de que rol hacia cual surge determinada acción. Por ejemplo, en el nodo: notificación encargado ORL_PC - DDI, se busca dar a entender que el Profesional de compensación de la oficina de relaciones laborales enviará la notificación al Director de departamento o instituto. 3 A n e x o G u í a P r á c t i c a. B P M S O A

4 3. Nodos A continuación se describen cada uno de los nodos presente en el diagrama modelado con la herramienta jbpm que ilustra los procesos de selección y contratación de la Pontificia Universidad Javeriana. Nota: El diagrama adjunto a este documento no cuenta con tildes debido a bugs que se pueden presentar más adelante por estos símbolos. 3.1 Proceso de selección 1. Inicio: Da comienzo a la instancia de proceso. 2. Crear vacante DDI: El director de departamento o instituto crea la vacante en el sistema. 3. Revisión de la vacante ORL_PC: El profesional de compensación revisa la apertura de la vacante. 4. Aprobación de la vacante: Dado el nodo 4, se evalúa si la vacante fue o no aprobada. 5. Notificación encargado ORL_PC - DDI: Dado el nodo 4, si la vacante fue rechazada, el profesional de compensación notifica vía correo electrónico al director de departamento o instituto sobre esta situación. 6. Eliminación de la vacante: Se elimina la vacante creada en el sistema. 7. Requiere publicación: Se evalúa si a la hora de crear la vacante se solicitó su publicación en medios externos. 8. Publicar vacante externo: Se publica la vacante abierta en los medios dispuestos por la Universidad. 9. Publicar vacante sistema: Se publica la vacante en el sistema de la Universidad. 10. Elaboración hoja de vida C: Los candidatos pueden ingresar a llenar su hoja de vida y adjuntar la documentación de soporte. 11. Asociar candidato DDI: El director de departamento o instituto puede asociar los candidatos a las vacantes disponibles. 12. Preselección DDI: El director de departamento o instituto hace una preselección de las hojas de vida, dados los perfiles de los postulantes. 13. Requiere entrevista: Se evalúa si en la preselección se solicitó la realización de una entrevista con el Decano Académico. 14. Realizar entrevista DDI: El director de departamento o instituto realiza la entrevista. 15. Realizar oferta DDI: El director de departamento o instituto prepara la oferta e ingresa el salario sugerido en el ERP e inicia el proceso de aprobación a través del workflow al decano académico. 16. Revisión DA: El decano académico recibe y revisa la solicitud y documentación de soporte sobre la oferta económica. 17. Aprobación decano: Se evalúa si el decano aprobó o no la solicitud. 18. Notificar rechazo DA - DDI: Si la solicitud fue rechazada, el decano académico le notifica al director de departamento o instituto para la realización de los ajustes respectivos. 19. Notificar aprobación DA - AAP: Si la solicitud fue aprobada, se le notifica al asistente para asuntos profesorales. 20. Revisión AAP: El asistente para asuntos profesorales recibe y revisa la solicitud y documentación de soporte sobre la oferta económica. 21. Aprobación asistente: Se evalúa si el asistente para asuntos profesorales aprobó o no la solicitud. 22. Notificar aprobación AAP - VA: Si la solicitud fue aprobada, se le notifica al vicerrector académico. 4 A n e x o G u í a P r á c t i c a. B P M S O A

5 23. Notificar rechazo AAP - DA: Si la solicitud fue rechazada, el asistente para asuntos profesorales le notifica al decano académico para la realización de los ajustes respectivos. 24. Realizar ajustes DA: El decano académico realiza ajustes a la oferta económica realizada. 25. Revisión VA: El vicerrector académico recibe y revisa la solicitud y documentación de soporte sobre la oferta económica. 26. Aprobación vicerrector: Se evalúa si el vicerrector aprobó o no la solicitud. 27. Notificar rechazo VA - DA: Si la solicitud fue rechazada, el vicerrector académico le notifica al decano académico y el flujo del proceso vuelve al nodo número Notificar devolución VA - AAP: Si la solicitud fue devuelta, el vicerrector académico le notifica al asistente para asuntos profesorales. 29. Notificación VA - ORL_JO: Si la solicitud fue aceptada, el vicerrector académico le notifica al Jefe de la oficina de relaciones laborales. 30. Revisión devolución AAP: Revisa las razones por las cuales la oferta fue devuelta. 31. Devolución oferta: Se evalúa si el asistente para asuntos profesorales devuelve la oferta al decano académico. 32. Realizar gestión DA: Se realiza la gestión indicada con el decano académico para pasar a revisión directa con el vicerrector académico. 33. Notificar corrección DA - VA: Después de realizada la gestión de corrección, el decano académico le notifica al vicerrector académico. 34. Realización oferta ORL_JO - C: El jefe de la oficina de relaciones laborales le realiza la oferta económica al candidato, con copia al analista de nómina, profesional de inducción y secretario de facultad. 35. Preparación contrato ORL_AN: El analista de nómina de la oficina de relaciones laborales prepara el contrato para el candidato. 36. Vinculación laboral SF: Realiza la vinculación laboral en el ERP, la asociación de la clase y genera el contrato en el Sistema de administración de estudiantes (SAE). 37. Revisión oferta C: El candidato revisa los términos de su contrato y la oferta económica realizada. 38. Aceptación oferta: Se evalúa si el candidato acepto o no la vinculación laboral con la Universidad. 39. Terminación contrato SF - ORL_AN: Si el candidato no acepto, se le solicita al analista de nómina la terminación del contrato por inconsistencia. 40. Contratación cátedra: Si el candidato acepta, se procede a realizar el proceso de contratación. 3.2 Proceso de contratación 1. Revisión estado profesor AHC: Genera interfaz de SAE a ERP para definir si el profesor es nuevo. 2. Profesor nuevo: Se evalúa si el profesor fue definido como nuevo o ya había tenido contrato con la Universidad. 3. Verificación nombramiento AHC: Verifica el nombramiento y realiza la solicitud de una apertura bancaria para el pago de la nómina. 4. Realización examen médico AHC: Se realiza el proceso del examen médico. 5. Carnetización institucional AHC: Se realiza el proceso de la carnetización institucional. 6. Afiliaciones seguridad social AHC: Se solicitan los datos respectivos para los trámites de afiliación a seguridad social 7. Generación cuenta de correo AHC: Se le asigna una cuenta de correo electrónico al profesor. 8. Generación contrato AHC: Se genera el contrato en el sistema ERP con la firma digital del director de recursos humanos y se notifica a la facultad. 9. Notificación firma contrato SF - C: El secretario de facultad le notifica al candidato que debe acercarse a la facultad para firmar el contrato. 5 A n e x o G u í a P r á c t i c a. B P M S O A

6 10. Firma y archivo de contrato: Se firma el contrato y es remitido a la dirección de recursos humanos de la Universidad. Posterior a esto, se archiva con los documentos de soporte del mismo. 11. Fin: Fin de la instancia de proceso. 6 A n e x o G u í a P r á c t i c a. B P M S O A

7 Referencias [1] Romero, Cristian; Arias, Laura. Características y posibilidades con jbpm 3.x. Proyecto especial SOA - BPM dirigido por la ingeniera Maria Consuelo Franky de Toro [2] Macroproceso gestión del talento Humano, Proceso selección. Oficina de organización y métodos. Consultado el día: 24 de Agosto de Disponible en: 7 A n e x o G u í a P r á c t i c a. B P M S O A