Gerencia de Proyectos con Microsoft Project Professional 2013

Transcripción

1 Gerencia de Proyectos con Microsoft Project Professional 2013 GPPRJ30AV Guía del Estudiante El uso de este material para realizar entrenamientos sin autorización escrita de Projectical S.A.S. está prohibido.

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3 Gerencia de Proyectos con Microsoft Project Professional 2013 GPPRJ30AV Guía del Estudiante El uso de este material para realizar entrenamientos sin autorización escrita de Projectical S.A.S. está prohibido. iii

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5 Gerencia de Proyectos con Microsoft Project Professional 2013 Projectical S.A.S. v

6 Projectical S.A.S. Teléfono: Web Site: El logo de Projectical S.A.S. y el nombre Projectical son marcas registradas pertenecientes a Projectical S.A.S. y no pueden ser utilizados total ni parcialmente sin permiso escrito por Projectical S.A.S. Todos los derechos reservados. Impreso en Colombia. Gerencia de Proyectos con Microsoft Project Professional 2013 Curso No. GPPRJ30AV vi

7 Información de Copyright De: Projectical S.A.S. El logo de Projectical S.A.S. y el nombre Projectical son marcas registradas pertenecientes a Projectical Limitada registradas en Colombia. De: Project Management Institute PMI and the PMI logo are service and trademarks registered in the United States and other nations. PMP and the PMP logo are certification marks registered in the United States and other nations. PMBOK, PM Network, and PMI Today are trademarks registered in the United States and other nations. Project Management Journal and Building professionalism in project management. are trademarks of the Project Management Institute, Inc. De: Microsoft Corporation Microsoft and Project are trademarks of the Microsoft group of companies. vii

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9 Gerencia de Proyectos con Microsoft Project Professional 2013 La gerencia de proyectos es considerada, en las mejores empresas del mundo, como una política medular de la organización. Para gerenciar con éxito un proyecto la tecnología juega un papel vital pues facilita las labores del gerente de proyectos y le permite ir más allá en su gestión y sus comunicaciones. La herramienta más utilizada y conocida, aunque no completamente aprovechada, es Microsoft Project : una de las mejores y más asequibles aplicaciones existentes para la gestión de proyectos, con múltiples habilidades y características que permitirán al gerente de proyectos administrar toda la información que requiere. Projectical busca fortalecer la labor del gerente de proyecto presentando un esquema único de entrenamiento en el cual se presenta, a fondo, la manera como Microsoft Project apoya el esquema metodológico del PMI. El esquema metodológico del PMBoK presenta un 50% de concentración de los procesos de gerencia de proyectos en la planeación. Esto significa que la planeación es la labor más Este mismo enfoque, con muy alto énfasis en mejores prácticas de planeación, es el adoptado por este entrenamiento en el que una gran parte de estos procesos se ve en detalle y se apoya, además, en Microsoft Project. Director Académico Ing. Mauricio F. Morales R. PMP, MCP Project 2013 Público Objetivo El entrenamiento está orientado a: Gerentes de proyecto Líderes técnicos y funcionales Miembros de equipos de proyectos Directores de áreas de proyectos Personal comercial involucrado en el desarrollo de propuestas Personal que reporte actividades en PWA Beneficios para los Asistentes ü ü ü ü ü ü ü ü ü Obtener 30 PDUs en Categoría A para mantener la certificación Alineación completa del entrenamiento con el esquema metodológico del PMBoK Guide 5th Edition Temas presentados siguiendo el flujo normal de las labores del gerente de proyecto y no de las KAs del PMBoK Guide Alto enfoque en la Planeación y Control del proyecto, lo que facilita desde el principio obtener el éxito del mismo. Notable incremento de la visibilidad de sus proyectos. Mayor credibilidad y prestigio ante sus clientes y competencia. Optimización de esfuerzos del personal. Disminución del estrés de sus proyectos. Aumento de la capacidad de respuesta de su empresa. ix

10 ü ü Gran mejoramiento de su capacidad y conocimientos para gerenciar proyectos utilizando el esquema metodológico del PMI. Conocimiento de las mejores prácticas de gerencia de proyectos. Versión del Software Base del Entrenamiento El entrenamiento se llevará a cabo utilizando Microsoft Project Office 2013 Professional. Temas del Entrenamiento 1. INICIO DEL PROYECTO La creación del proyecto Aspectos básicos de la creación del proyecto Calendarios y configuraciones empresariales Configuraciones básicas del proyecto Backward pass vs. forward pass 2. MÓDULO MICROSOFT PROJECT EN LA PLANEACIÓN INTRODUCCIÓN A MICROSOFT PROJECT Navegando por Microsoft Project La Cinta de Project La barra de escala de tiempos Entendiendo las Vistas Entendiendo las Tablas Entendiendo los Filtros Entendiendo los Grupos Vistas sencillas Vistas Combinadas Colaboración en Project Server 3. MÓDULO MICROSOFT PROJECT EN LA PLANEACIÓN - DEFINICIÓN DEL PROYECTO La necesidad de un Proceso de Definición de Proyectos Definición de Proyecto en Microsoft Project 2013 Paso 1 Fechas del Proyecto Paso 2 Tareas de Resumen Paso 3 Definiendo calendarios Paso 4 Definición de opciones únicas para el proyecto Crear un calendario base 4. MÓDULO MICROSOFT PROJECT EN LA PLANEACIÓN DEL PROYECTO - TAREAS Uso de Plantillas Crear el WBS Definir Dependencias Definir Restricciones Notas de Tareas para Restricciones Restricciones flexibles e inflexibles Mensajes Relacionados con las Restricciones Conexión con MS Outlook Tareas y actividades administrativas 5. MÓDULO MICROSOFT PROJECT EN LA PLANEACIÓN PLANEACIÓN DEL PROYECTO RECURSOS Definir Recursos del Proyecto Definición y Utilización de Recursos Empresariales Información Básica de Recursos Información Personalizada Productividad y Recursos Página General Página de Utilización Página de Costos Página de Notas Optimización de Recursos Nivelación de Recursos El Team Planner 6. MÓDULO MICROSOFT PROJECT EN LA PLANEACIÓN PLANEACIÓN DEL PROYECTO ASIGNACIONES Asignando Recursos Materiales Usando el Cronograma Dirigido por Esfuerzo Sustitución de Recursos 7. MÓDULO MICROSOFT PROJECT EN LA EJECUCIÓN Definición de la Ejecución del Proyecto Qué es una Línea Base? Ver las Líneas Base Limpiando las Líneas Base Publicación del proyecto Rastreo del Progreso del Proyecto en Project Professional y Project Web Access Ingreso de % Completado Ingreso del Trabajo Real y Restante Hoja de Tiempos Diaria y Trabajo Restante x

11 Mejor Práctica para el Uso de la Hoja de Tiempos Paso 1 Definir la Vista de Uso de Recursos Paso 2 Ingreso del Trabajo Real Paso 3 Ingresar Ceros Cuando no se Hizo Trabajo Paso 4 Ajuste de Estimados de Trabajo Restante 8. CONTROL Y MONITOREO DE PROYECTOS Monitoreo y Control del Proyectos Verificación de Alcance Control de Alcance Control de Cronograma Control de Costos Monitoreo y Control de Riesgos Control Integrado de Cambios Control de Calidad Administración del Equipo Administrar las Adquisiciones Reportar el Desempeño Administración de Expectativas de los Stakeholders 9. MÓDULO MICROSOFT PROJECT EN EL CONTROL - ANÁLISIS DE VARIACIONES Variación Definida Tipos de Variaciones Variación Real y Estimada Variación de Trabajo Variación de Costo Variación de Fechas Qué es una Vista? Crear Vistas con el Método de 4 Pasos Seleccionar o Crear una Tabla Seleccionar o Crear un Filtro Seleccionar o Crear un Grupo Crear una Nueva Vista Personal Utilizando el Organizador 10. MÓDULO MICROSOFT PROJECT EN EL CONTROL GESTIÓN DE VALOR GANADO Definición de Valor Ganado Entendiendo Valor Ganado Valor Ganado en Microsoft Project Combinando Microsoft Project y MS Excel para Controlar EV El Panel de Control de Proyectos 11. MÓDULO MICROSOFT PROJECT EN EL CONTROL REVISIÓN Y SEGUIMIENTO Revisión del Plan Métodos para Revisión del Plan 12. MÓDULO MICROSOFT PROJECT EN LAS COMUNICACIONES Gestión de Comunicaciones del Proyecto Identificando Necesidades de Reporte de los Stakeholders Reportes en Microsoft Project Reportes Basados en Vistas Creando Reportes Personalizados Creando Reportes Tabulares Personalizados Impresión en Microsoft Project 13. MÓDULO MICROSOFT PROJECT EN EL CONTROL CONTROL DE CAMBIOS Definición de Control de Cambios Aspectos de las Líneas Base con Control de Cambios Salvar Línea Base para Tareas Seleccionadas Insertando Nuevas Tareas Entre Tareas Dependientes Cambios en Recursos Cambios en Secuencias Metodología del Curso Sesiones magistrales con amplio y permanente uso de talleres, simulaciones y discusiones sobre casos reales, utilizando proyectos propios de la organización y características avanzadas de la herramienta Microsoft Project Projectical se ha enfocado en técnicas avanzadas de enseñanza, aprovechando al máximo los medios disponibles y los métodos más efectivos. Nuestro esquema de enseñanza se basa en el modelo denominado el Cono del Aprendizaje, desarrollado por Edgar Dale, quien clasifica los métodos de enseñanza en pasivos y activos. xi

12 Projectical se centra en los estilos y métodos que procuran una retención del 90%. Selección de Proyectos de Trabajo Al inicio del entrenamiento, los asistentes, con la guía del conferencista, seleccionarán proyectos reales de la organización, para ser utilizados como casos en las simulaciones, talleres y ejercicios. Discusiones Se fomenta ampliamente la discusión como una de las mejores formas de aprendizaje. Según el Cono del Aprendizaje, desarrollado por Edgar Dale, las discusiones y simulaciones conllevan la mejor experiencia de aprendizaje y retención. Simulaciones y Talleres Se llevan a cabo sobre los temas más importantes, haciendo especial énfasis en la identificación de los puntos de mejora de la situación actual. xii

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