MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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1 Código: CO-COM01 Revisión N : 01 Vigenci: Agosto-08 Págin: 1 de 11 1 OBJETIVO: Estblecer los linemientos que se emplen pr registrr los proveedores en generl y seleccionr, evlur y controlr el desempeño de los proveedores críticos 2 ALCANCE: Se plic todos los proveedores en generl y en prticulr los proveedores de productos y servicios críticos pr l empres Involucr l Unidd de Suministro de l Gerenci de Administrción y l resto de Uniddes de l empres que tienen relción con los mismos 3 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Evlución: Análisis y control de l cpcidd de un proveedor pr stisfcer los requerimientos solicitdos Cpcidd: Aptitud de un orgnizción, sistem o proceso pr relizr un producto o servicio que cumple los requisitos Productos Críticos: Son quellos productos que intervienen directmente en l clidd del proceso Servicios Críticos: Son quellos servicios que intervienen directmente en l clidd del proceso Proveedores Críticos: Son quellos proveedores que proveen productos críticos y servicios críticos Proveedores Activos: Son los proveedores que poseen movimiento comercil durnte los 12 últimos meses 4 REFERENCIAS: CO-COM01 Comprs 5 RESPONSABILIDADES: Gerentes y Jefes de Unidd: Cumplen con los linemientos estblecidos en l presente Instrucción Opertiv Jefe de Unidd de Suministros: Verific que el personl de ls Uniddes involucrdos cumpl con lo estblecido en l presente Instrucción Opertiv

2 Código: CO-COM01 Revisión N : 01 Vigenci: Agosto-08 Págin: 2 de 11 6 DESARROLLO: L evlución de los proveedores críticos se llev cbo siguiendo los siguientes procesos: 61 REGISTRO DE PROVEEDORES: El Jefe de l Unidd de Suministros: 611 Tom dtos del Internet o por referencis de comprs nteriores 612 Tom contcto (teléfono o correo electrónico) y le solicit informción: sobre el giro del negocio, RUC, domicilio fiscl, lguns referencis de vents relizds otros clientes, etc Asi mismo solicit referencis del proveedor otrs empress 613 Recibe l informción y verific en l págin de SUNAT si el proveedor está ctivo y si concuerdn los dtos proporciondos 614 Ingres l informción en el sistem softwre SISA- modulo de comprs 615 D de ALTA l proveedor, signándole el CODIGO respectivo 62 DEFINICIÓN DE proveedores de productos y servicios criticos: 621 El Gerente del sector usurio APRUEBA EL REQUERIMIENTO DE los productos o servicios críticos, prtir de los proveedores DISPONIBLES, informndo l Jefe de Suministros 622 El Jefe de Suministros confeccion el listdo generl de los proveedores de productos o servicios críticos de tod l empres, pr su posterior evlución 63 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES CRÍTICOS: Si el usurio y/o el comprdor considern necesrio, l evlución podrá hcerl un tercero contrtdo Internmente es el Jefe de l Unidd de Suministros el responsble de hcerl, pr ello: 631 Requiere los proveedores identificdos como críticos l presentción de los siguientes dtos: 6311 Rzón Socil, 6312 Domicilio y teléfono de l empres 6313 Informción generl de su ctividd comercil 6314 Antecedentes Comerciles 6315 Autorizción de Autoriddes Ncionles de los productos o servicios ofrecidos, pr productos fisclizdos 6316 Listdo de precios, ctálogos, folletos y hojs técnics 6317 Recursos disponibles: Dotción de personl, equipos, infrestructur 6318 Sistem de Clidd, según norms tecnics peruns 6319

3 Código: CO-COM01 Revisión N : 01 Vigenci: Agosto-08 Págin: 3 de Utiliz, en form prcil ó totl, los siguientes criterios: 6321 Análisis de informción presentd 6322 Auditori de Instlciones y equipmiento 6323 Su sistem de clidd (uditoris, cuestionrios, nots) 6324 Acreditción de certificción de su sistem de clidd 6325 Comunicciones de los Uniddes usuris, etc 633 Puede solicitr l sistenci técnic del usurio del producto o sectores fines con el rubro del proveedor evlur, y/o en conjunto, procede evlur l proveedor utilizndo l Plnill de Evlución del Proveedor (Anexo II) 634 Finlmente confeccion l Fich del Proveedor en el sistem SISA - Modulo Proveedores 64 CALIFICACION DEL PROVEEDOR 641 Consider tres condiciones: 6411 Activo, 6412 Suspendido, y 6413 Bj 642 Activo, cundo obtienen l clificción de Stisfctorio 643 Suspendido, cundo no cumplió con l tención de un orden de compr en el plzo estblecido De cuerdo este resultdo, el Jefe de Suministros o quien él designe inici ls cciones que considere decuds, pudiendo optr por lo siguiente: 6431 Notificr l Proveedor por correo electrónico l nulción de l orden de compr 6432 Someter l proveedor un periodo de prueb Finlizdo el mismo, se cuerd con ls Uniddes usuris su pso Activo, su mntenimiento como Suspendido por un nuevo periodo o su Bj 644 Bj, cundo obtiene l clificción de Instisfctorio, se lo rechz y clific como Bj l no justrse lo requerido En este cso no podrá ser re-evludo nuevmente hst hber trnscurrido un periodo mínimo de seis meses, menos que se solicitdo por el Gte/Jefe del Sector por considerrlo proveedor único o nte l necesidd de un pedido urgente, podrá ser evludo nuevmente ntes de cumplirse el periodo estipuldo precedentemente 7 REGISTROS Y ANEXOS: Anexo l: Fich del proveedor Anexo II: Plnill de Evlución del Proveedor Anexo III: Seguimiento de Proveedores

4 Código: CO-COM01 Revisión N : 01 Vigenci: Agosto-08 Págin: 4 de 11 Anexo IV: Notificción de Incidenci 8 ARCHIVOS: Nombre Responsble Lugr Durción Legjo proveedor del Jefe de Abstecimiento Sector Comprs 2 ños Legjo del Proveedor: Fich del Proveedor (Anexo I), Plnill de Evlución de Proveedores (Anexo II), Informe de Desempeño (Anexo III) y Notificción de Incidenci (Anexo IV), como sí tmbién tod otr documentción que constituy un evidenci objetiv de evlución 9 LISTA DE DISTRIBUCION: Este documento es utilizdo por: Gerente de Administrción Jefe de Comprs Personl de comprs Gerentes y Jefes usurios

5 Código: CO-COM01 Revisión N : 01 Vigenci: Agosto-08 Págin: 5 de 11 Anexo I: Fich del Proveedor FICHA DEL PROVEEDOR Proveedor : Representnte Legl : Domicilio Administrtivo : Domicilio de Fbric y/o Tller : Codigo Postl : Telefonos : E Mil : Contcto : Agente de Retención del IGV : Tumbes, de del 200

6 Código: CO-COM01 Revisión N : 01 Vigenci: Agosto-08 Págin: 6 de 11 Anexo II Plnill de Evlución del Proveedor PLANILLA DE EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR Nombre del Proveedor : Fech de Evlución : Productos y/o Servicios : Evlución Nº : Importnci Quien Conceptos Evlución Evlu Bueno Regulr Mlo Númeric Mquins/equipos/herrmients/vehiculos Cumplimiento norms de seguridd e higiene Cumplimiento en los plzos de entreg cumplimiento de especificciones tecnics b Precios competitivos Responsble tecnico cpcitdo Presentción de producto: emblge - bultos - envses entreg l documentción correct envio de protocolos de nlisis clificción de l mno de obr Evlución del Sistem de Clidd Cuent con personl que efectue exclusivmente control de clidd El personl est cpcitdo Utilizn procedimientos documentdos Se reliz uditori intern (no conformiddes, cciones preventivs y correctivs se utilizn plnes de inspección se registrn los resultdos de ls inspecciones se segregn y/o identificn los rticulos en no conformidd se utilizn criterios de ceptción se contrstn, clibrn los equipos, instrumentos de medición y ensyo Puntje Mximo (1+2+3) = 0 Resultdo % = Puntje Totl Quien evlu : usurio b comprdor Clificción Finl Observciones: Evludores: Nombres y Apellidos Sector

7 Código: CO-COM01 Revisión N : 01 Vigenci: Agosto-08 Págin: 7 de 11 ANEXO II: PROCEDIMIENTO PLANILLA DE EVALUACION DE PROVEEDORES Se define el grdo de importnci de cd concepto evlur, signándole un vlor de 1 3, scendente según su significnci (si corresponde) L sum totl de estos números definirán el Puntje máximo que se podrá obtener en l clificción Luego se sign el vlor de incidenci: B (Bueno) R (Regulr) M (Mlo) 1 punto 0 punto -1 punto Multiplicndo el vlor de importnci por el fctor de incidenci se obtiene l Evlución Numéric, que sumndo todos los prámetros vludos se tiene el Puntje Totl L relción entre el Puntje Totl y el Puntje máximo posible drá l clificción finl: Porcentjes Clificción Resultdo - hst el 40% Instisfctorio Bj - 40 l 60% Regulr Condicionl (se somete un periodo de prueb) - 60 l 100% Stisfctorio Aprobdo L clificción se complet con ls observciones (si están expresds) relizds por el/los evludores En cso que lgún prámetro no se plicble l evlución de proveedor, se coloc en el csillero correspondiente ls iniciles NA (No plicble) Pr l Evlución del Sistem de Clidd se procede de l siguiente mner: A) PROVEEDOR NO CERTIFICADO: el Sector Comprs enví un cuestionrio l proveedor, que es utilizdo por el comprdor y el usurio en form conjunt pr evlurlo

8 Código: CO-COM01 Revisión N : 01 Vigenci: Agosto-08 Págin: 8 de 11 B) PROVEEDOR CERTIFICADO: el Sector Comprs solicit l proveedor un copi del Certificdo de Clidd, lo que lo hbilit en su totlidd respecto l "Evlución del Sistem de Clidd"

9 Código: CO-COM01 Revisión N : 01 Vigenci: Agosto-08 Págin: 9 de 11 Anexo III INFORME DE DESEMPEÑO Nivel de desempeño del Proveedor PROVEEDOR: NOTA DE PEDIDO Nº SERVICIO: FECHA DE FINALIZACION: // (*) CUMPLIO: SI NO CALIFICACION : (*) BUENO REGULAR MALO COMENTARIOS: (Opcionl) OBSERVACIONES: (Opcionl) Jefe o Supervisor del Servicio Apellido y Nombre: Sector Fech // Firm (*) Colocr un X donde corresponde

10 Código: CO-COM01 Revisión N : 01 Vigenci: Agosto-08 Págin: 10 de 11 Anexo IV Notificción de Incidencis NOTIFICACIÓN DE INCIDENCIAS Fech: // Solicitud de Compr N Proveedor: Sector: Inconveniente observdo: Firm Responsble: Aclrción: Decisión: Motivo: - Utilizr/Compensr - Seleccionr - Rehcer COSTO ASOCIADO - Devolver $ Respuest del Proveedor: Acción Inmedit:

11 Código: CO-COM01 Revisión N : 01 Vigenci: Agosto-08 Págin: 11 de 11 Acción Correctiv Futuro: Aprobción Acciones del Proveedor: Fech: // Sector: Firm Responsble: Aclrción: