Instituto Santa Cecilia - Sistemas de Información Contable 4 año A y C RECUPERACIÓN DE APRENDIZAJE PRIMER TRIMESTRE

Transcripción

1 Instituto Santa Cecilia - Sistemas de Información Contable 4 año A y C RECUPERACIÓN DE APRENDIZAJE PRIMER TRIMESTRE ORGANIZACIÓN DOCUMENTOS COMERCIALES: Leer detenidamente, subrayar ideas principales y efectuar cuadros sinópticos de cada uno de los temas, tal lo cursado en clase. Concepto de organización: Conjunto de personas que, actuando según un orden establecido, se juntan porque poseen un mismo objetivo que lograr. Para alcanzarlo necesitan recursos (humanos, materiales, etc.) que se integran, actuando con coherencia, eficacia y coordinación. Las organizaciones deben cumplir con los objetivos propuestos, para ello es necesaria una buena administración de la misma. Toda persona que administra una empresa, lo hará correctamente en tanto tenga en cuenta las tres funciones básicas de la administración: - Planificar: ver qué es lo que se va a hacer - Gestionar: hacer lo que se planificó - Controlar: verificar que se haya gestionado según lo planificado. Tipos de organizaciones: Con fines de lucro: Su propósito es ganar dinero, para repartírselo entre los socios. Ejemplos: empresas, bancos, etc. Sin fines de lucro: utilizan al dinero como un medio (no como un fin) para lograr su objetivo final, que no tiene que ver con fines económicos. Ejemplos: hospitales, Green Peace, Cruz Roja, clubes, etc. TODA EMPRESA ENTONCES, ES UNA ORGANIZACIÓN PERO NO TODA ORGANIZACIÓN ES UNA EMPRESA, YA QUE EN UNA EMPRESA ESTÁ PRESENTE EL PROPÓSITO DE LUCRO, REQUISITO QUE NO SIEMPRE MUEVE A UNA ORGANIZACIÓN. Concepto de empresa: Es una organización con fines de lucro que desarrolla actividades económicas, consistentes en la producción o venta de bienes o servicios al mercado. Esto le permite obtener beneficios y cumplir un rol social como generadoras de empleos. Clasificaciones de empresas: 1. Según su localización: - Locales: actúan dentro de una sola localidad. - Regionales: su zona de influencia abarca a una región - Nacionales: actúan dentro de un país - Multinacionales: actúan en más de un país. 2. Según su tamaño: - Grandes empresas: gran volumen de operaciones, alto nivel de tecnología, capital y personal ocupado. - Medianas empresas: nivel medio

2 - Pequeñas empresas: generalmente empresas familiares o unipersonales. - PyMES: sigla que significa Pequeñas y Medianas Empresas, creadas por Ley de 1995, cuyo objetivo es impulsar este tipo de organizaciones otorgándoles ventajas de índole laboral, financiero, comercial, impositivo, etc. 3. Según sea la propiedad de su capital: - Públicas: propiedad del Estado - Privadas: propiedad de particulares - Mixtas: pertenecen al Estado y a particulares 4. Según sea la nacionalidad de su capital: - Nacionales - Extranjeras 5. Según sea su actividad: - Extracción de recursos naturales (primaria): minería, agricultura, ganadería, etc. - Industriales (secundaria): fabrican los productos y luego los venden al por mayor o al por menor. - Comerciales (terciaria): compran productos ya elaborados para su reventa. - De servicios (terciaria): realizan alguna actividad para sus clientes (ejemplos: gimnasio, tintorería, peluquería, etc.). 6. Según sea su tipo legal: - Unipersonales: el dueño es una persona física. - Sociedades: la propiedad no es de una sola persona y puede adoptar cualquiera de los tipos previstos en la Ley de Sociedades Comerciales (19550) (sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, etc.) Sistema: Un sistema es un conjunto organizado de elementos que trabajan coordinadamente para cumplir un objetivo común, y que funcionan de manera interdependiente, ya que si uno falla, todo el sistema se altera. Todo sistema consta de tres etapas: 1. Entrada o inputs: datos y/o elementos con los que opera. 2. Proceso: transformación de datos 3. Salida o outputs: resultados obtenidos Sistema de información: Es una unidad compleja formadaza por elementos humanos, materiales y tecnológicos, que se interrelacionan para compilar datos, ordenarlos y transformarlos en información útil. Esta información será analizada oportunamente por la organización, cuando necesite tomar una correcta decisión. Los sistemas de información utilizan datos que provienen: a) Del exterior: encuestas, entrevistas, estadísticas, noticias, relaciones con instituciones gubernamentales, bancarias, etc.; b) Del interior: básicamente están integrados por los sistemas de información contable (documentos comerciales, libros de comercio, etc.) A medida que las organizaciones crecen, se convierten en sistemas más complejos que a su vez se descomponen en subsistemas.

3 Uno de esos subsistemas es el de información contable, que tiene como función suministrar elementos al sistema de información general de la empresa, a partir de la contabilidad. La contabilidad es la disciplina que, a partir de la documentación, permite el registro de las operaciones comerciales en los libros correspondientes brindando la información necesaria para realizar una correcta gestión, control y evaluación. Cualidades de la información contable: a) Útil: que sirva para lograr los objetivos b) Confiable: veraz c) Íntegra: completa d) Representativa: que se aproxime a la realidad e) Prudente: sensata y medida f) Objetiva: imparcial g) Verificable: comprobable h) Oportuna: a tiempo i) Clara: entendible j) Comparable: que se pueda comparar con otra información similar. Normas legales y profesionales: Existe un marco jurídico que: Obliga a las organizaciones a emitir Estados Contables en forma periódica, debiendo ser expuestos ante los requerimientos de los inversores, los bancos, AFIP, para que conozcan la situación patrimonial, económica y financiera de la empresa. Regula la forma y el contenido de los Estados Contables que los contadores deben presentar. Dicho sistema normativo está formado por: Normas legales: Son las originadas en el Código de Comercio, la Ley de Sociedades Comerciales (ley 19550), normas emitidas por Inspección General de Justicia o Dirección de Personas Jurídicas, Banco Central de la República Argentina, etc. Normas profesionales: Surgen de investigaciones y estudios realizados; son emitidas y aprobadas por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas, la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, etc. Emiten resoluciones técnicas (RT) que son publicadas en el Boletín Oficial. Vocabulario: Subsistemas: sistemas más pequeños en los que se descompone un sistema mayor Estados contables: son informes periódicos de las empresas, que reflejan: o o o Situación Patrimonial: es decir los bienes propios, derechos a cobrar y obligaciones a pagar Situación Económica: si se tuvo pérdidas o ganancias. Situación Financiera: se refiere a los pagos y cobranzas (el líquido de la empresa) Boletín Oficial: diario de publicaciones legales. Proceso del sistema de información contable: Entrada: hechos económicos, comprobantes de compra, venta, pagos y cobros. Proceso: que se puede llevar a cabo en forma manual o computable.

4 Salida: Información (estados contables, informes, etc.). Las operaciones básicas de una empresa que impulsan este circuito son: 1. Compras 2. Ventas 3. Pagos 4. Cobros Estas operaciones son respaldadas por los documentos comerciales, que las detallan y comprueban, y que es el tema que desarrollaremos a continuación. DOCUMENTOS COMERCIALES Concepto: Son las constancias escritas de todas las transacciones u operaciones comerciales que realiza la empresa. Los documentos comerciales: Dan testimonio de dichas transacciones (entendiéndose por transacciones al intercambio de bienes o servicios a cambio de algo). Otorgan respaldo jurídico (medio de prueba) Constituyen la base de la registración contable (fuente de registro) Deben ser conservados por diez años a partir de la fecha de emisión. Ahora veremos los documentos comerciales más importantes: Orden de compra: Es el documento emitido por el comprador al vendedor para encargar un pedido. Se debe hacer en forma clara, especificando cada dato, para evitar confusiones en lo que después nos envíe nuestro proveedor. Generalmente, antes de emitir la OC, se envían solicitudes de cotización a todos nuestros proveedores para comparar precios, calidad y forma de pago. Se elegirá en función de dicha comparación, el proveedor que más nos convenga y ahí se emitirá la OC. Remito: Es un documento que emite el vendedor, está destinado al comprador, y acompaña a las mercaderías vendidas como comprobante de entrega de las mismas. Generalmente se hace por triplicado: uno para el vendedor, otro para el comprador y otro para el transportista. Presenta la particularidad de que es un documento que no contiene valores en pesos, porque lo que importa es la entrega. Factura: Es el documento que el vendedor entrega al comprador, el cual acredita legalmente una operación de compra-venta. Las facturas pueden ser A, B o C, pero para esto es necesario saber los tipos de contribuyentes ante el IVA, según la AFIP:

5 Responsables inscriptos: son aquellos comerciantes que la AFIP considera de una magnitud importante (grandes o medianos), por lo pagan el Impuesto al Valor Agregado por cada operación que realizan (21%). Ellos emiten A o B. Monotributistas: son aquellos comerciantes que la AFIP considera pequeños, por lo que les da la posibilidad de pagar una suma fija de impuesto, que no sólo incluye el IVA, sino también otro impuesto (Ganancias), más jubilación y obra social. Ellos emiten C. Exentos: Son aquellos comerciantes a los que la AFIP libera de pagar el impuesto por una situación especial. Ellos emiten C. Consumidores finales: son los que compran el producto para usarlo y no para volver a venderlo. Obviamente no emiten ninguna factura, porque no venden. Entonces: Un RI: Emite A cuando vende a otro RI, y emite B cuando vende a los monotributistas, exentos o consumidores finales. Recibe A cuando compra a otro RI, y recibe C cuando compra a los monotributistas o exentos. Un monotributista o un exento: Emite siempre C, ya sea que le venda a un RI, a un monotributista, a un exento o a un consumidor final. Recibe B cuando compra a un RI, y recibe C cuando compra a los monotributistas o exentos. Un consumidor final: Nunca emite. Recibe B si le compra a un RI, y recibe C cuando compra a un monotributista o un exento. Ticket: En algunos casos, algunos comercios pueden dar tickets en vez de facturas, pero cumplen exactamente la misma función que ellas, vale decir, darle validez legal a una operación comercial. Deberán ser emitidos por una máquina registradora autorizada por AFIP, que imprima los montos parciales y el total de ventas del día. Nunca se puede dar ticket cuando una operación es por un monto superior a $ Nota de débito: Es el comprobante que emite el vendedor para comunicar fehacientemente al comprador que su deuda ha aumentado por gastos, intereses, fletes, un error en la factura, etc. La ND, para el vendedor, significa que tiene un mayor derecho sobre el comprador (le deben más), y para el comprador significa que su deuda se ha visto incrementada (debe más). Nota de crédito: Es el comprobante que emite el vendedor para comunicar fehacientemente al comprador que su deuda ha disminuido (o bien que tiene un crédito a su favor) por descuentos, devoluciones, errores en la facturación, etc. La NC, para el vendedor, significa que tiene un menor derecho sobre el comprador (le deben menos) o que le debe algo el vendedor al comprador, y para el comprador significa que su deuda se ha visto disminuida (debe menos), o que el vendedor le debe dinero a él. Recibo: Es el documento que emite la persona que cobra y que entrega al que paga, como constancia de haber recibido un determinado valor. Es una constancia de que ya no le deben más. Al pagador le sirve como prueba de que pagó. Al cobrador le sirve como prueba de que la han dado ese dinero determinado. Cheques:

6 Para saber lo que es un cheque, es necesario saber lo que es un Banco, al que sintéticamente podemos definir como una empresa financiera cuya función principal es recibir dinero de sus clientes (a los que les paga un determinado interés) para volver a prestar ese dinero a otros clientes (préstamos), por los que cobra otro interés, generalmente más alto que el anterior interés, lugar donde reside su ganancia. Vale decir: Valeria deja en el Banco $ 100 en un plazo fijo a 30 días, el Banco le paga por esos 30 días $ 5; pero mientras tanto presta esos $ 100 por 30 días a Rodrigo con la condición de que Rodrigo devuelva $ 108. Cuando pasen esos treinta días, Valeria se va a ir del Banco con $ 105, Rodrigo va a devolver $ 108, con lo cual el Banco se va a haber ganado $ 3 por lo que se llama la diferencia entre intereses pasivos y activos. Otra actividad que hacen los bancos es la de prestar servicios tales como: - Guardar dinero en cajas de seguridad - Operar a través de cajeros automáticos - Cobrar impuestos - Comprar y vender moneda extranjera - Otorgar la posibilidad de que la gente haga depósitos en plazo fijo, en cajas de ahorro o en cuenta corriente: cuando las personas tienen una cuenta corriente y dinero en ella, es ahí donde aparece la idea de lo que es un cheque. Un cheque entonces, es una orden de pago pura y simple librada contra un Banco, en el cual el librador tiene fondos depositados en la cuenta corriente, autorización para girar en descubierto en la misma cuenta. Clarifiquemos: Orden de pago: es la orden que da el titular de la cuenta corriente al Banco, para que éste pague el monto estipulado en el cheque a la persona que lo presenta. Librada: emitida Librador: titular de la cuenta corriente, emisor, firmante Giro en descubierto: es una autorización que el gerente del Banco le otorga al cliente para poder emitir cheques por un importe superior a los fondos existentes en su cuenta. Es como si fuera que el Banco le presta plata al titular de la cuenta corriente, para que pueda pagar todos los cheques. Obviamente el Banco cobra un interés por este descubierto. Las personas que intervienen, son: Librador: quien firma el cheque Librado: el banco que debe pagar Beneficiario: el que figura en el cheque, o sea el que lo va a cobrar, salvo que lo endose Tenedor: persona que recibe el cheque por la vía del endoso (transferencia a otra persona del derecho a cobrar el cheque, se realiza mediante la firma del que transfiere el cheque, con fecha y aclaración de la misma. Formas de emisión de cheques: Al portador: es un cheque en donde no está establecido el nombre del beneficiario, por lo que ese espacio queda en blanco o se puede escribir al portador. Lo cobra el que lo porta. A la orden: tiene el nombre del beneficiario, y si no está endosado, lo tiene que cobrar él y sólo él No a la orden: no se puede endosar, por lo que la única alternativa es que lo cobre el beneficiario. Cruzado: Lleva dos líneas paralelas y oblicuas en el ángulo superior izquierdo. Su particularidad es que quien lo tiene, sea el beneficiario o el tenedor, para cobrarlo siempre tendrá que depositarlo en una cuenta corriente o caja de ahorro, según el caso. O sea, no se puede cobrar directamente por ventanilla, siempre hay que depositarlo. Tipos de cheques: Común: debe cobrarse dentro de los treinta días a partir de la fecha de emisión, que es el día en que el beneficiario lo recibe. Diferido: tiene una fecha diferida, vale decir, lo pueden entregar el pero la fecha del cheque es el (diferida), por lo que los 30 días corren a partir del Algunos otros conceptos relacionados con la operatoria bancaria:

7 a) Cuenta corriente: cuenta en la que se deposita dinero, se usa comercialmente para depositar cheques o pagar a los proveedores a través de cheques, la cantidad de extracciones por mes es ilimitada y el Banco no paga interés. Es más, cobra comisión por mantenimiento. b) Caja de ahorro: cuenta en la que se deposita dinero, es más para uso particular que comercial, no se usa para depositar cheques (salvo excepciones), la cantidad de extracciones es limitada o no según el Banco, y el Banco paga un mínimo interés. c) Plazo fijo: dinero que se deja en el Banco por un determinado tiempo a cambio de un interés que es más alto cuanto mayor es ese tiempo. El depositante gana ese interés pero no cuenta con ese dinero hasta que no vence el plazo fijo. d) Nota de débito bancaria: La envía el Banco al cliente para informar los importes deducidos (restados) de su cuenta por comisiones, gastos de mantenimiento, etc. e) Débito automático: Sistema de cobranza de servicios con la intervención del Banco. Se usa para servicios que generalmente tienen una cierta habitualidad. Ayuda porque ahorra tiempo, termina con los olvidos involuntarios y evita el manejo de efectivo. Se paga a través del pago mensual de la tarjeta de crédito. f) Tarjetas de crédito: Es una tarjeta emitida por un banco que autoriza a la persona titular de la tarjeta a efectuar pagos en los negocios adheridos al sistema, mediante la firma y exhibición de dicha tarjeta. Se compra sin pagar en el momento, esto es, diferir el pago para el mes siguiente o para los meses siguientes en caso de que se abone en cuotas. g) Tarjetas de débito: se usa para extraer dinero de los cajeros automáticos o para realizar pagos por compras. En este caso, cuando se compra algo con tarjeta de débito, le sacan al titular de la tarjeta dinero de su cuenta en ese momento (por ende no se difiere el pago) y ese dinero se pasa a la cuenta del comercio. h) Resumen de cuenta bancario (o extracto bancario): Los bancos emiten un resumen mensual en el que informan acerca de los movimientos realizados en la cuenta corriente bancaria o caja de ahorros a cada cliente. Este resumen, con el uso de la banca electrónica, está tendiendo a desaparecer. Resumen de cuenta: Las empresas informan periódicamente a sus clientes sobre las operaciones efectuadas en su cuenta corriente comercial. El vendedor confecciona un ejemplar que envía al comprador para que éste sepa lo que está debiendo. El vendedor se queda con ficha de deudores, de donde proviene la información contenida en el RC, y que consiste dicha ficha- en un registro auxiliar que detalla datos, movimientos e importes que adeuda cada cliente. Pagaré: Es un documento comercial que representa una promesa escrita de pago. Sus características principales son: Tiene fecha de vencimiento o pago Si no paga, puede cobrarse mediante juicio ejecutivo, que es más rápido Pueden endosarse, es decir, transmitirse mediante endoso (concepto similar al visto para cheques) Debe pagarse por ellos el Impuesto a los Sellos (en la provincia de Buenos Aires), para que tenga efectos legales ante terceros. Las personas que pueden intervenir son: Librador o firmante: quien firma el pagaré y se compromete a pagar. Beneficiario: aquel a quien debe efectuársele el pago Fiador o avalista: es quien garantiza el pago del pagaré. Endosante: el beneficiario, si quiere, para transferirlo, lo puede endosar. Tenedor: El que recibe el pagaré por la vía del endoso y se convierte en beneficiario. Aviso de vencimiento: es el documento que el beneficiario puede enviar al librador para recordarle que está por vencer el pagaré.

8 Protesto: El protesto de un pagaré es la denuncia ante escribano público de que un documento no ha sido pagado a su vencimiento, luego de lo cual se puede iniciar el juicio ejecutivo. El juez entonces puede ordenar el remate de los bienes del firmante. Efectuar lectura comprensiva y algún soporte escrito tal como resumen o cuadro sinóptico. EJERCITACIÓN: Para todos los ejercicios que se exponen a continuación, efectuar los cuadros patrimoniales respectivos. EJERCICIO 1 Los hermanos Juan y Pedro Zamora deciden constituir una empresa, llevando a cabo las siguientes operaciones: 1. Cada uno decide hacer un aporte inicial de $ 2.500, en efectivo. 2. Se abre una cuenta corriente en el Banco Nación y se depositan $ Se compran mercaderías para la venta por $ 1.500, siendo abonadas en efectivo. 4. Se compran mercaderías por $ 1.000, de palabra (se le pagará al proveedor en 30 días). 5. Los socios deciden reforzar el capital con otro aporte en efectivo de $ c/u 6. Se compran mercaderías por $ firmando un pagaré a 30 días. 7. Se cancela en efectivo la mitad de la deuda contraída en el punto Se vende en efectivo mercaderías por $ 1.100, las mismas habían sido adquiridas a $ Se cancela el pagaré del punto 6, entregando un cheque del Banco Nación por $ 900 y el resto se abona en efectivo. 10. Se venden mercaderías por $ 400, recibiendo como pago un documento a 30 días. Tales mercaderías habían sido adquiridas en $ Se documenta con un pagaré a 30 días la deuda que había quedado remanente del punto 4. EJERCICIO 2 1. El aporte inicial realizado por los socios corresponde a $ de mercaderías y $ en efectivo. 2. Se depositan en el Banco Se compran mercaderías por $ 700 en cuenta corriente. 4. Se compra una mesa por 100, pagándola con un cheque del Banco, por lo que se gana un descuento de $ Se realiza un nuevo aporte en efectivo de $ Se venden mercaderías en efectivo por $ 1.100, por lo que se otorga un descuento del 10%. El costo había sido de $ Se documenta la mitad de la deuda de cuenta corriente del punto Se venden mercaderías en cuenta corriente por $ El costo había sido de $ Se pagan con cheque los $ 350 al proveedor. 10. Se compran mercaderías por $ 300, firmando un documento a 30 días que incluye $ 10 de intereses. 11. Se venden mercaderías por $1.200 cobrándolas con un documento a 30 días que incluye el 20% de interés. El costo había sido de $ Se paga el documento del punto 10 en efectivo. 13. Se cobra a los deudores por venta del punto 8, mitad en efectivo y mitad recibiendo un pagaré.

9 14. Se deposita la totalidad del efectivo en el Banco. 15. Se paga la luz por 250 con un cheque. 16. Se venden mercaderías por $ 400 en efectivo. El costo había sido de $ 100. EJERCICIO Los socios Juan y Pedro deciden constituir la empresa Felices Pascuas, aportando: Juan $ en efectivo, y Pedro una computadora valuada en $ Se compran mercaderías por $ en efectivo, por lo que se obtiene un descuento del 15%. 3.- Se compra una moto para reparto por $ en cuenta corriente, a 30 días. 4.- Se decide incrementar el capital aportando $ 500 más cada socio, depositándolos en una cuenta corriente del Banco Nación. 5.- Pasados los 30 días, se documenta la deuda por la compra de la moto firmando un pagaré, que incluye el 5% de intereses. 6.- Se paga tal pagaré utilizando todo el dinero que se encuentra depositado en el Banco, y el resto en efectivo. 7.- Se venden mercaderías por $ en efectivo, concediéndose un descuento de $ 30. El costo de dichas mercaderías fue de $ Se venden más mercaderías por $ 1.500, recibiendo un pagaré que incluye $ 50 de intereses. Costo de las mercaderías: $ Se deposita en el Banco $ Se paga en efectivo el impuesto inmobiliario por $ El Banco se cobra comisiones por uso de la cuenta corriente, de $ 25. EJERCICIO Los socios Juan y Pedro constituyen una empresa para la venta de indumentaria deportiva, aportando $ en efectivo, un inmueble valuado en $ , y mercaderías por $ que se deben en su totalidad al proveedor. 2.- Se compran mercaderías por $ 1.500, pagándose mitad en efectivo (por lo que se obtiene un descuento de $ 75) y mitad en cuenta corriente, por lo que se paga en dicho momento y en efectivo $ 35 en concepto de intereses 3.- Se abre una cuenta corriente en el Banco Provincia y otra en el Banco Nación depositándose $ en cada una de dichas cuentas. 3.- Se alquila un local comercial en la peatonal por $ El proveedor del punto 2 solicita que se le documente la mitad de la deuda con la firma de un pagaré que incluye el 10% de intereses. 5.- Se venden mercaderías por $ 2.000, cobrándose mitad en efectivo (por lo que se otorga un descuento de $ 40) y mitad con la firma de un documento a 30 días que incluye $ 30 de intereses. El costo de las mismas había sido de $ El Banco Provincia informa que descuenta de la cuenta corriente $ 100 en concepto de gastos bancarios. 7.- Se paga el documento del punto 4 con un cheque. 8.- Se compran mercaderías por $ 2.000, pagando un 25% en efectivo (por lo que se obtiene un descuento de $ 20), un 25% en cuenta corriente, y el otro 50 % con la firma de un documento (por lo que se abonan en efectivo $ 25 de intereses en ese momento). 9.- Se venden mercaderías por $ 950 en cuenta corriente. El costo de las mismas había sido de $ Al vencimiento del documento del punto 8, se renueva el mismo, con la firma de otro documento que incluye $ 50 de intereses Se retiran $ 400 de la cuenta corriente del Banco Nación para constituir un plazo fijo a 30 días en el mismo Banco, a una tasa del 10% mensual Vencido el plazo fijo del punto anterior, se deciden retirar del Banco $ 50, depositar en la cuenta corriente $ 60 y por el resto constituir un nuevo plazo fijo esta vez a 60 días con un interés mensual del 11%

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