Definición de indicadores en Excel

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José Manuel Saavedra Ruiz
hace 8 años
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1 Definición de indicadores en Excel De acuerdo con Graciela González 1, un indicador es una expresión cuantitativa que permite evaluar con que eficiencia, efectividad y eficacia se está desarrollando una tarea. Para el diseño de un indicador es preciso tener en cuenta elementos como: Definición: Es la expresión matemática que cuantifica la característica o el hecho que se quiere controlar. Debe ser expresada de manera específica y exhaustiva, sin incluir las causas y las soluciones relacionadas con el hecho. Debe contemplar sólo la característica o el efecto que se va a observar y medir, expresados en porcentajes, cantidades, etc. Objetivo: El objetivo debe expresar para qué se va a utilizar la información obtenida mediante ese indicador. Niveles de referencia: Es obvio que no disponer de una referencia contra la cual comparar el valor actual de un indicador, es lo mismo que no tener información alguna. La respuesta que brinda el indicador depende de la información de referencia contra la cual se lo compare. Responsabilidad: Es necesario especificar quien o quienes son los responsables de analizar la información que está suministrando el indicador y de actuar en consecuencia. Pero teniendo presente que los indicadores de gestión tienden a identificar responsabilidades de mejora y no a establecer culpables. Medición: La medición que brindan los indicadores debe ser transparente y entendible para quienes la utilicen. Para eso se necesita verificar que sea: pertinente, válido, preciso, específico, sensible (reflejar exactamente los hechos), simple y oportuno, confiable y económico (fácil de calcular). El sistema de procesamiento que calcula el indicador debería ser automático y transformable de acuerdo con los cambios de la información. El indicador debe apoyar la toma de decisiones a todo nivel: operativo, táctico y estratégico. Por ejemplo un indicador puede ser la relación entre ventas facturadas sobre total de ventas que tiene el objetivo de controlar que el valor facturado sea coherente con el valor vendido. Es decir, el indicador va a ser calculado así: 1 Gonzalez Graciela. Diseño de Indicadores de Gestión Institucional. [Artículo en Línea]. UCES Universidad de Ciencias Empresariales y Sociales [Fecha de Consulta: 21 de Noviembre de 2008].

Debe ser expresada de manera específica y exhaustiva, sin incluir las causas y las soluciones relacionadas con el hecho.

2 1. A = Suma del precio de la tabla Factura 2. B = Suma del precio de la tabla Ventas 3. Indicador = A/B Se supone que esta razón debe ser igual a 1 (o 100%), si hay una variación indica algún tipo de problema en la información o alguna falla en el proceso como: 1. Mal registro de la información por parte de las personas que ingresan la información al sistema. 2. Información incompleta. 3. Problemas en los procesos de la empresa. Por ejemplo se está realizando la facturación por un menor o mayor valor frente a lo realmente vendido, lo que realmente es un grave problema para esta porque puede indicar indicios de fraude. El propósito de los indicadores es el de servir de elementos inmediatos de control para la administración de la empresa. Para el ejemplo que se ha venido desarrollando en las prácticas se tienen los siguientes resultados: A B TOTAL POR FACTURACION TOTAL POR VENTAS $ $ INDICADOR 94,70% Como se puede ver, el indicador expresa de manera inmediata un problema en el registro de las ventas. De hecho indica un menor valor facturado, frente a lo vendido. Cuando la administración detecta este problema a través del indicador, se debe proceder a realizar un análisis de las causas, por ejemplo, se debería entrara a analizar factura por factura hasta que se identifiquen las facturas del problema, se verifique el registro físico de la factura, se hable con el cajero, etc. En las prácticas desarrolladas se generó la tabla dinámica de VENTAS X PRODUCTO. Cuyo resultado fue:

Mal registro de la información por parte de las personas que ingresan la información al sistema. 2. Información incompleta. 3. Problemas en los procesos de la empresa.

3 Suma de Precio Código Factura Total $ $ $ $ $ $ $ $ $ Total general $ ,00 Al contrastar este resultado con la tabla de facturas se identifica: Código Factura Ventas Código de Cliente Código de Cajero Fecha de registro Total Venta Total por Ventas Diferencia /11/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/ Como se puede observar la situación se presenta en todas las ventas del cajero con código 11 y un caso para el cajero 10. Hasta aquí, el sistema de información puede aportar en el análisis de la información, esta sería la base para continuar el análisis causal para determinar la causa de la diferencia y tomar acciones para evitar este problema. Ver anexo práctica, indicador La definición de los indicadores es crítica y debe ser realizada teniendo en cuenta las necesidades de control de la empresa. Para lograr el cálculo de los indicadores se deben realizar procesos de consolidación y totalización de los datos del sistema que permitan generar los elementos necesarios para el cálculo del indicador. Gráficamente los indicadores pueden ser representados por medio de un gráfico tipo Pie, así:

650,00 Al contrastar este resultado con la tabla de facturas se identifica: Código Factura Ventas Código de Cliente Código de Cajero 0000000000 1 1 Fecha de registro Total Venta Total por Ventas

4 5% INDICADOR DIFERENCIA 95% Para el ejemplo, este indicador debería estar completamente violeta. El administrador al ver el grado de morado en el indicador sabe que tan mal están los procesos de donde proceden los datos con los que fue calculado. Una práctica usual en la presentación de los indicadores de control es presentar en una sola pantalla un grupo de indicadores relacionados por área o procesos para que el gerente pueda observar de manera general el estado del área o de la empresa. Esta clase de informes se llama tableros de control o dashboard.

5 Figura 4. Ejemplo dashboard 2 Como se indicaba al comienzo del curso, lograr que una empresa obtenga información de sus procesos, requiere que este recurso sea procesado adecuadamente mediante herramientas que permitan almacenar, consolidar, calcular, procesar, e integrar los datos que surgen de los procesos. Con este módulo se espera que a través de las prácticas se haya podido comprender lo que realmente significa el procesamiento de la información, independientemente de la herramienta escogida para las prácticas (Excel) y de todos los procesos que se requieren, desde el levantamiento, el desarrollo del sistema de información, sus consultas, gráficas e indicadores. 2 Fuente: The AdminExchange. Increase Adoption Through Dashboards. [Artículo en Línea]. The AdminExchange. [Fecha de Consulta: 21 de Noviembre de 2008].

permitan almacenar, consolidar, calcular, procesar, e integrar los datos que surgen de los procesos.

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