MANUAL ADMINISTRATIVO

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA LA OPERACIÓN Y CONTROL DE COBRO DEL SISTEMA DE PEAJE

2 AUTORIZACIONES DEL PROCEDIMIENTO AREA: ADSCRIPCIÓN: GERENCIA DE PEAJE COORDINACIÓN DE OPERACIÓN ELABORÓ REVISÓ DR. JORGE LÓPEZ PÉREZ GERENTE DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN ING. JORGE JULIÁN MARTINEZ PADILLA GERENTE DE PEAJE VISTO BUENO APROBÓ AUTORIZÓ LIC. MARIO MORENO CABALLERO COORDINADOR DE OPERACIÓN ING. RAYMUNDO GÓMEZ ORTA COORDINADOR DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO LIC. LUIS FERNANDO ISLAS RICO ADMINISTRADOR GENERAL FECHA: ABRIL 25, SUBGERENCIA DE INGENIERÍA ADMINISTRATIVA

3 I N D I C E PAGINA AUTORIZACIONES INTRODUCCIÓN MARCO JURÍDICO PRESENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: OBJETIVO NORMAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO FORMAS

4 I N T R O D U C C I Ó N

5 I N T R O D U C C I Ó N En el marco del Plan de Trabajo de la Administración General y conforme a las necesidades reales de las Áreas que integran al Fideicomiso Central de Abasto, se contempla la elaboración e implementación de documentos que normen y dirijan la operatividad de la Central de Abasto. Por tal motivo, el presente Manual tiene la finalidad de proporcionar los lineamientos necesarios para que los supervisores y cobradores de caseta desarrollen las actividades asignadas de una manera eficiente y oportuna para el bienestar de los Participantes y usuarios que acuden diariamente a este centro de acopio, logrando con ello alcanzar los objetivos establecidos por la Administración General. En virtud de lo anterior, dicha operación la deberán considerar: el Jefe del Departamento de Peaje, Coordinador de Apoyo Administrativo en Servicios, Coordinador Operativo, Jefes de Turno, Supervisores y Cobradores de Caseta. Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Peaje actualizar como mínimo una vez al año el presente Procedimiento.

6 MARCO JURÍDICO

7 MARCO JURÍDICO El marco normativo vigente aplicable a la Institución, su organización y su funcionamiento se sujeta a: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículos 25,28, 89 Fracción I y 115 Estatuto de Gobierno del Distrito Federal LEYES Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Ley de Entidades Paraestatales Ley de Planeación Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal Ley General de Bienes Nacionales Ley de Adquisiciones y Obras Públicas Ley Federal del Trabajo Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Ley Federal del Procedimiento Administrativo Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos Ley del ISSSTE Ley del Seguro Social Ley del Tribunal Contencioso Administrativo del Distrito Federal Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal Ley de Desarrollo Urbano del Distrito Federal Ley de Protección Civil para el Distrito Federal Ley de Amparo Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público del Distrito Federal Ley para el Funcionamiento de Establecimientos Mercantiles en el Distrito Federal Ley de Ingresos del Distrito Federal Ley de Participación Ciudadana del Distrito Federal Ley del I.V.A. Ley del I.S.R.

8 CÓDIGOS Código Civil para el Distrito Federal Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal Código Federal de Procedimientos Civiles Código Penal para el Distrito Federal Código de Procedimientos Penales para el Distrito Federal Código de Comercio Código Financiero del Distrito Federal Código Fiscal de la Federación Condiciones Generales de Trabajo del Gobierno del Distrito Federal REGLAMENTOS Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales Reglamento de la Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Reglamento de la Ley de Obras Públicas Reglamento de la Ley de Adquisiciones Reglamento del Registro Público de la Propiedad Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal Reglamento Interior del Tribunal de lo Contencioso Administrativo Reglamento de Zonificación para el Distrito Federal Reglamento de Anuncios para el Distrito Federal Reglamento de Tránsito en el Distrito Federal Reglamento de Mercados Reglamento de Funcionalidad de Establecimientos Mercantiles y Celebración de Espectáculos Públicos en el Distrito Federal Reglamento de la Ley de Protección Civil para el D.F. Reglamento Interior de la Central de Abasto del D.F. ACUERDOS Y DECRETOS Decreto que declara de utilidad pública la construcción y establecimiento de una Central de Abasto para la Ciudad de México. D.O. 21-IV-70 y D.O. 24-IV-70

9 Decreto que desincorpora del dominio público, unos terrenos ubicados en la Delegación Iztapalapa, D.F., facultándose al propio Departamento para enajenarlos fuera de remate con la condición y limitación de dominio de que se destinen exclusiva y precisamente a la construcción de la Central de Abasto. D.O. 17-IX-70 Decreto que destina la Central de Abasto del Distrito Federal al Servicio Público de Maniobras de Carga y Descarga, conservación en frío y demás operaciones relativas a la compra-venta al mayoreo y medio mayoreo. D.O. 4-VIII-83. Decreto por el que se crea el Comité Mixto de Apoyo a la Comercialización de la Central de Abasto del D.F. D.O. 20-II-87 Acuerdo relativo a los juzgados calificadores de las Delegaciones. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el funcionamiento de los juzgados calificadores a cada una de las Delegaciones del Distrito Federal. CONTRATO Y CONVENIO Contrato de Fideicomiso Irrevocable celebrado entre el Departamento del Distrito Federal y Banco Mexicano Somex, S.A., actualmente Banco Santander Mexicano, S.A. (7-VIII-81). Convenio de Adhesión al Contrato de Fideicomiso Instructivo de Operación para la Central de Abasto del Distrito Federal. D.O. 22-XI-82

10 PRESENTACION DEL PROCEDIMIENTO

11 OBJETIVO Servir como instrumento de consulta para llevar a cabo la supervisión de la operación y funcionamiento adecuado en el manejo, control y registro de los ingresos que por concepto de peaje se recauden. NORMAS DE OPERACIÓN Será responsabilidad del Coordinador Operativo entregar para su control los siguientes formatos: PJ 1 Reporte Diario de Entrega y Recepción del Ingreso y Boletaje Cobrado por Sistema Computarizado y Boletaje de Cobro de Emergencia Manual PJ 2 Reporte de Cobrador de caseta de Vehículos Exentos y Cuotas Eludidas PJ 3 Reporte Concentrado de Vehículos Exentos y Cuotas Eludidas PJ 4 Reporte de Desglose de Exentos por Línea PJ 5 Reporte de Lámparas Detectoras de Billetes Falsos (luz ultravioleta) PJ 6 Reporte de Desglose por Línea de Entrega de Rollos para la Impresión de Tickets PJ 7 Reporte de Aforos e Ingresos de Pick Ups Cargados y de Vehículos Exentos en Líneas de Autos PJ 8 Reportes de Líneas de Carga PJ 9 Reporte de Falla y Solicitud de Servicio y Mantenimiento PJ 10 Reporte del Personal que participa en el Operativo de Horario Restringido PJ 11 Reporte de Resguardo de Camioneta Pick Up placas 987-PCA PJ 12 Reporte de Desglose de Liquidación por Ingreso PJ 13 Recibo de Rollos para Impresión de Tickets del Sistema Automatizado de Peaje PJ 14 Formato para la Realización de Arqueo de Efectivo Los reportes mencionados en el párrafo anterior deberán ser llenados en su totalidad por los involucrados (Coordinador Operativo, Jefe de Turno, Supervisor y Cobrador de Caseta), permitiendo con ello un mejor control de la operación de peaje. La documentación generada por los Cobradores de Caseta y los Supervisores en la operación, se elaborará en original y copia, quedando el original en los archivos del Departamento de Peaje y la copia al interesado, para aclaraciones. Será responsabilidad del Supervisor asignar con base en el rol de personal, la ubicación de cobradores a las casetas.

12 Al inicio y terminación de cada turno, el Supervisor tendrá la responsabilidad de verificar y reportar al Jefe de Turno, el estado en que se encuentra equipo e instalaciones a fin de delimitar responsabilidades. Por ningún motivo el Cobrador de Caseta deberá entregar como comprobante de pago, aquellos boletos que no fueron recibidos por el usuario, por lo tanto esos boletos deberán ser destruidos en el momento en que el usuario no los recoge. Al inicio de cada turno el Jefe de Turno tendrá la responsabilidad de designar de entre los Cobradores de Caseta en cada acceso, a una persona para que al finalizar el turno, reciba y cuente el efectivo recabado y compararlo contra los importes señalados en los reportes, en el supuesto de algún faltante, tanto el Cobrador designado como el Supervisor lo exigirán al Cobrador de Caseta quien deberá reponerlo. Será responsabilidad del Jefe de Turno y del Supervisor, la captura, emisión, firma y entrega al Cobrador de Caseta de los Reportes de Liquidación. En el caso de existir un error en el manejo del sistema de cómputo que origine un cobro indebido, el cobrador de caseta deberá reportarlo al Supervisor y éste decidirá que medida tomar. Los Jefes de Turno y los Supervisores, serán los responsables inmediatos para pronta solución de los problemas técnicos y administrativos que se presenten. El Supervisor tendrá la obligación al finalizar su turno de entregar al Jefe de Turno, un informe general de las incidencias presentadas durante el día. Será responsabilidad del Cobrador de Caseta entregar su Reporte de Liquidación en las cajas de la Subdirección de Tesorería, el mismo día en que se emita, en caso contrario será motivo de un apercibimiento por parte del Jefe de Turno, de reincidir, se levantará acta administrativa. El Jefe de la Unidad Departamental de Peaje en coordinación con el Coordinador Operativo, tendrá la responsabilidad de programar la realización en forma selectiva, de arqueos de caja a cada una de las líneas de cobro, de manera sorpresiva. El Coordinador Operativo deberá instruir o en su caso capacitar a los Supervisores, en la forma en como se desarrolla un arqueo de caja, evitando malos entendidos y pérdida de tiempo.

13 Los arqueos de caja deberán practicarse por lo menos una vez al mes, contando para ello con la participación de personal de la Contraloría Interna.

14 RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 INICIO DEL PROCEDIMIENTO. Coordinador Operativo 2 Emite formatos (ver norma de operación 1er. párrafo) y entrega al Jefe de Turno. Jefe de Turno 3 Recibe formatos, elabora el rol de Cobradores de Caseta y entrega ambos al Supervisor. Supervisor 4 Recibe formatos, reúne a los Cobradores de Caseta, les asigna caseta, anota en la bitácora y entrega: Reporte Diario de Entrega y Recepción del Ingreso y Boletaje Cobrado por Sistema Computarizado y Boletaje de Cobro de Emergencia Manual (PJ I). Reporte de Desglose de Liquidación por Ingreso (PJ 12). Reporte Concentrado de Vehículos Exentos y Cuotas Eludidas (PJ 3). Los demás Reportes (PJ 4,5,6,7,8,9,10,11,13,14 y la bitácora los custodia para su llenado durante el turno). Cobrador de Caseta 5 Recibe reportes y espera a que lo trasladen a su caseta. Jefe de Turno 6 Se traslada junto con los Supervisores y cobradores de caseta a los diferentes accesos, se asegura que cada cobrador abra su sesión de trabajo con su clave y se retira. AL INICIAR SU TURNO Cobrador de Caseta 7 Recibe caseta, verifica las condiciones generales de la misma y del sistema de cómputo, registra en el Reporte Diario de Entrega y Recepción del Ingreso y Boletaje Cobrado por Sistema Computarizado y Boletaje de Cobro de Emergencia Manual (PJ 1) y da inicio a sus labores.

15 RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DURANTE EL TRANSCURSO DEL TURNO Usuario 8 Se presenta en los accesos y define. EL ACCESO ES CON TARJETA INTELIGENTE? 9 NO. Entrega al Cobrador de Caseta el importe por acceso y por vehículo. Cobrador de Caseta Usuario Usuario Cobrador de Caseta 10 Recibe efectivo, emite boleto, entrega al usuario y permite el acceso, en caso de negativa de pago indica al usuario se regrese y no permite el acceso. 11 Recibe boleto de acceso e ingresa. 12 SI. Acerca tarjeta al lector y espera a que se levante la barra de acceso. 13 Verifica en el sistema de cómputo la lectura de la tarjeta y determina SE PERMITE EL ACCESO...? 14 SI. Levanta pluma y deja pasar el vehículo. Usuario Cobrador de Caseta Usuario Cobrador de Caseta Usuario 15 Retira tarjeta e ingresa. 16 NO. Indica al usuario el motivo (número de pases agotados, daño, reportada como extraviada, etc.) y solicita el pago. 17 Retira tarjeta inteligente y entrega el importe por acceso y por vehículo. 18 Recibe efectivo, confirma el pago, emite boleto, entrega al usuario y permite el acceso. 19 Recibe boleto de acceso e ingresa.

16 RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Supervisor 20 Efectúa recorridos verificando la atención al público, la destrucción de boletos no recogidos, condiciones de las casetas, de las instalaciones y del equipo de cómputo, realiza anotaciones en la bitácora y continúa con su recorrido en los demás accesos. Nota: en esta actividad se le dará atención inmediata a las necesidades más urgentes. EN FORMA SORPRESIVA SE LLEVA A CABO EL ARQUEO POR LINEA Coordinador Operativo 21 Acude a la línea asignada, cierra turno (en sistema), indica al Cobrador de Caseta separe el fondo fijo, retira efectivo y realiza corte. Nota: durante la ejecución del corte se sigue cobrando el acceso a los usuarios. 22 Lleva a cabo el llenado del formato para la Realización de Arqueo de Efectivo (PJ 14) y entrega al Cobrador de Caseta. Cobrador de Caseta Coordinador Operativo 23 Recibe formato para la Realización de Arqueo de Efectivo (PJ 14), verifica datos, firma de conformidad o aclara dudas (según sea el caso) y devuelve. 24 Recibe formato para la Realización de Arqueo de Efectivo (PJ 14), recaba firma de testigos, retira Reporte Diario de Entrega y Recepción del Ingreso y Boletaje Cobrado por Sistema Computarizado y Boletaje de Cobro de Emergencia Manual (PJ 1) utilizado por el Cobrador de Caseta en un inicio. 25 Extiende un recibo de pago, le entrega un nuevo Reporte Diario de Entrega y Recepción del Ingreso y Boletaje Cobrado por Sistema Computarizado y Boletaje de Cobro de Emergencia Manual (PJ 1) y traslada el efectivo en la bolsa de plástico al cuarto de control para su conteo al finalizar el turno.

17 RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Cobrador de Caseta 26 Recibe Reporte Diario de Entrega y Recepción del Ingreso y Boletaje Cobrado por Sistema Computarizado y Boletaje de Cobro de Emergencia Manual (PJ 1), junto con el comprobante de pago y continúa su labor. AL FINALIZAR SU TURNO Cobrador de Caseta 27 Efectúa corte de caja, registra en el Reporte Diario de Entrega y Recepción del Ingreso y Boletaje Cobrado por Sistema Computarizado y Boletaje de Cobro de Emergencia Manual (PJ 1) y en el Reporte de Desgloce de Liquidación por Ingreso (PJ 12) el monto total recaudado. 28 Entrega al Supervisor o persona designada los reportes PJ 1 y PJ 12 junto con lo recaudado por acceso, notifica al cuarto de control el importe entregado y espera impresión del Reporte de Liquidación por medio del sistema automatizado. Supervisor 29 En cada uno de los accesos recibe los reportes PJ 1 y PJ 12, efectivo, realiza conteo, compara contra las cantidades indicadas en los reportes y define. EL IMPORTE ES CORRECTO...? 30 NO. Indica al cobrador de caseta aclare diferencia y le entregue los reportes del turno. Cobrador de Caseta Supervisor 31 Recibe reportes, de existir faltante repone cantidad, corrige reportes y entrega (pasa a la actividad 29). 32 SI. Firma de recibido en los reportes, captura cantidades, emite Reporte de Liquidación y entrega al cobrador de caseta (posteriormente entrega al Supervisor o persona designada continuando con la actividad 35).

18 RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Cobrador de Caseta Supervisor 33 Recibe Reporte de Liquidación, firma, entrega a las cajas de la Subdirección de Tesorería y una vez sellado y firmado de recibido por el cajero entrega al Supervisor. 34 Recibe Reporte de Liquidación sellado y firmado y custodia para su posterior captura. AL MOMENTO DE HACER LA BOLSA Supervisor 35 Clasifica los billetes y monedas por denominación, realiza conteo, elabora ficha de depósito en original y dos copias, introduce en bolsa de plástico junto con el efectivo y deposita en la tómbola para su posterior traslado por parte de la empresa de valores contratada. 36 Culmina con el llenado del Reporte Diario de Entrega y Recepción del Ingreso y Boletaje Cobrado por Sistema Computarizado y Boletaje de Cobro de Emergencia Manual (PJ 1) recibidos por los Cobradores de Caseta y los entrega al Coordinador Operativo. Coordinador Operativo 37 Recibe Reportes Diario de Entrega y Recepción del Ingreso y Boletaje Cobrado por Sistema Computarizado y Boletaje de Cobro de Emergencia Manual (PJ 1), revisa y archiva para posibles aclaraciones. 38 FIN DEL PROCEDIMIENTO

19 FORMA: IDENTIFICACIÓN: REPORTE DIARIO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DEL INGRESO Y BOLETAJE COBRADO POR SISTEMA COMPUTARIZADO Y BOLETAJE DE COBRO DE EMERGENCIA MANUAL (PJ 1) ES DE TAMAÑO CARTA Y CONSTA DE 5 TANTOS (CUANDO SE TRABAJA EN FORMA MANUAL) Y DE 2 TANTOS CUANDO SE TRABAJA NORMAL

20 FORMA: REPORTE DE COBRADOR DE CASETA DE VEHÍCULOS EXENTOS Y CUOTAS ELUDIDAS (PJ 2)

21 FORMA: REPORTE CONCENTRADO DE VEHÍCULOS EXENTOS Y CUOTAS ELUDIDAS (PJ 3)

22 FORMA: REPORTE DE DESGLOSE DE EXENTOS POR LÍNEA (PJ 4)

23 FORMA: REPORTE DE LÁMPARAS DETECTORAS DE BILLETES FALSOS (PJ 5)

24 FORMA: REPORTE DE DESGLOSE POR LÍNEA DE ENTREGA DE ROLLOS PARA LA IMPRESIÓN DE TICKETS (PJ 6)

25 FORMA: REPORTE DE AFOROS E INGRESOS DE PICK UPS CARGADOS Y DE VEHÍCULOS EXENTOS EN LÍNEAS DE AUTOS (PJ 7)

26 FORMA: REPORTES DE LÍNEAS DE CARGA (PJ 8)

27 FORMA: IDENTIFICACIÓN: REPORTE DE FALLA Y SOLICITUD DE SERVICIO Y MANTENIMIENTO (PJ 9) ES DE TAMAÑO CARTA Y CONSTA DE 2 TANTOS

28 FORMA: REPORTE DEL PERSONAL QUE PARTICIPA EN EL OPERATIVO DE HORARIO RESTRINGIDO (PJ 10)

29 FORMA: REPORTE DE RESGUARDO DE CAMIONETA PICK UP PLACAS 987-PCA (PJ 11)

30 FORMA: REPORTE DE DESGLOSE DE LIQUIDACIÓN POR INGRESO (PJ 12)

31 FORMA: RECIBO DE ROLLOS PARA IMPRESIÓN DE TICKETS DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE PEAJE (PJ 13)

32 FORMA: FORMATO PARA LA REALIZACIÓN DE ARQUEO DE EFECTIVO (PJ 14)