PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO CONSEJO DE LA JUDICATURA

Transcripción

1 PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL ARCHIVO GENERAL DEL PODER JUDICIAL

2 PÁG. 2 DE ÍNDICE SEC TEMA PÁGINA 1.- ÍNDICE INTRODUCCIÓN MARCO LEGAL MISIÓN VISIÓN VALORES ORGANIGRAMA ATRIBUCIONES OBJETIVO Y FUNCIONES POR PUESTO... 9 JEFE DEL ARCHIVO GENERAL... 9 CAPTURISTA ESPECIALIZADO ARCHIVISTA EXPEDICIÓN... 15

3 PÁG. 3 DE INTRODUCCIÓN Este manual tiene como propósito primordial dar a conocer las funciones y atribuciones del Archivo General Guillermo Medina Galván, área creada para archivar, custodiar y administrar la documentación generada por la Primera y Segunda Instancias del Poder Judicial Estatal y demás áreas productoras, le proporcionará una visión sobre el Archivo General del Poder Judicial en donde se establece el marco jurídico, la misión, visión, valores, marco legal, atribuciones, la estructura orgánica y sus funciones; con la finalidad de proporcionar al personal que la integra, una herramienta de trabajo que le sea de utilidad para cumplir con los objetivos propuestos. También funge como un medio de orientación e integración al personal, debido a la información que contiene. Este manual es de gran utilidad, ya que se puede utilizar como instrumento de capacitación de personal para facilitar su incorporación al área de trabajo así como ser un instrumento para la orientación e información al público en General, razón por la cual debe actualizarse, realizando las adecuaciones que sean necesarias en el momento oportuno. Por otra parte se da cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 7 fracciones I y IX de la Ley Estatal de Acceso a la Información Gubernamental en el Estado de Querétaro. En este sentido, se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo. Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización y mejora, mediante la simplificación de las funciones que permitan el desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas.

4 PÁG. 4 DE MARCO LEGAL 1. Ley Orgánica del Poder Judicial, artículos 52, fracción IV y VIII, articulo 70 fracción VIII, articulo 75 fracción XI, artículo 82, fracción V y artículo 101 fracción XXVIII. 2. Reglamento Interior del Tribunal Superior de Justicia. 3. Reglamento del del Poder Judicial del Estado de Querétaro, Titulo octavo, artículos 70 al 80.

5 PÁG. 5 DE MISIÓN Somos un área de servicio creada para resguardar y custodiar los expedientes fruto de la actividad jurisdiccional del Poder Judicial del Estado y hacer entrega de los mismos a autoridad competente, apegándonos al principio de organización documental que atienda a las necesidades de consulta de la Institución. 5.- VISIÓN Ser reconocido como un Archivo que asegura a las dos instancias del Poder Judicial que los expedientes y documentos recibidos son resguardados con seguridad y orden, en espacios adecuados que permiten la localización inmediata de los mismos, brindando la confianza de que al ser solicitados su entrega se realice atendiendo a los principios de oportunidad y eficiencia. 6.- VALORES Orden Eficiencia Compromiso Respeto Oportunidad Discreción Limpieza. Confidencialidad

6 PÁG. 6 DE ORGANIGRAMA PLENO PRESIDENTE DEL PLENO DEL TSJ Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA (1) SECRETARIO DE ACUERDOS DEL PLENO, DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA Y DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA (1) JEFE DEL ARCHIVO GENERAL (1) CAPTURITA ESPECIALIZADO (2) ARCHIVISTA (3)

7 PÁG. 7 DE ATRIBUCIONES Reglamento del del Poder Judicial del Estado de Querétaro TÍTULO OCTAVO DE LOS ARCHIVOS DEL PODER JUDICIAL Artículo 70. Para efectos del presente Reglamento se entiende por documento, cualquier expediente, legajo, mamotreto, recopilación, minuta, protocolo, apéndice, libro, libro de registro, periódico, impreso, memoria, informe, plano, fotografía, material videográfico, fonográfico, electrónico, informático, holográfico u otro derivado de la innovación tecnológica, y lo que en su conjunto conlleve documentación seriada, en paquete, epistolar, registral, legal, contable, administrativa, circunstancial y/o de prolongación del soporte original que haya sido recibida o generada de cualquier forma por los servidores públicos del Poder Judicial. Artículo 71. Atendiendo a su estado de resolución, los documentos pueden ser vigentes o concluidos. Artículo 72. Atendiendo a la antigüedad de los documentos administrativos y jurisdiccionales del Poder Judicial, éstos pueden ser de registro reciente, de registro medio o históricos. Artículo 73. La guarda de los documentos vigentes, se realizará en la oficina del responsable de su seguimiento. La guarda de documentos de registro reciente y medio, que hayan sido concluidos se realizará en la sección del del Archivo General del Poder Judicial. Artículo 74. Los documentos de registro reciente son aquellos que tienen una antigüedad máxima de cinco años, contados a partir del momento en que están en posesión de los servidores públicos del Poder Judicial. Artículo 75. Los documentos de registro medio, son los que tienen una antigüedad superior de cinco años e inferior de cincuenta años contados a partir del momento en que están en posesión de servidores públicos del Poder Judicial. Artículo 76. Atendiendo a la antigüedad de los documentos que lo integran, el Archivo Histórico esta conformado por aquéllos que tengan una data mayor de cincuenta años, o que por su naturaleza, características, importancia o significado en el desarrollo del Poder Judicial, por acuerdo del pleno del Tribunal o del Consejo, ingresen a este Archivo con el carácter de históricos. El Archivo Histórico es una Unidad Administrativa del Poder Judicial que depende del Consejo y es Coordinada por el Secretario de Acuerdos conforme a los lineamientos dictados por aquél.

8 PÁG. 8 DE 16 Artículo 77. Para el acceso y consulta de los documentos que obran en los Archivos del Poder Judicial, deberán cubrirse los requisitos señalados en la normatividad aplicable. Artículo 78. Los servidores públicos judiciales son responsables inmediatos y directos, en el ámbito de su competencia, de los documentos que integran los Archivos del Poder Judicial; por lo que deben cuidarlos y mantenerlos en buen estado, dándoles un adecuado uso institucional. Cuando concluya su nombramiento, empleo, cargo o comisión, deberá entregar la documentación que tengan bajo su responsabilidad, a quien corresponda, en el estado que la reciban, salvo el deterioro normal del tiempo, debidamente ordenada, inventariada y clasificada, en acatamiento a las disposiciones previstas en la Ley que Establece las Bases para la Entrega-Recepción Administrativa del Estado de Querétaro. Artículo 79. Los servidores públicos del Poder Judicial deberán conservar la documentación que refiere el artículo 17 de la Ley que establece las Bases para la Entrega-Recepción Administrativa del Estado de Querétaro y sus respectivos soportes de carácter financiero, contable y contractual, según sea el caso, por un período no menor a 5 años contados a partir de la fecha de registro o en su defecto la de su expedición y al término de su nombramiento, empleo, cargo o comisión, deberán entregarla a los servidores públicos entrantes. Los órganos del Poder Judicial a quienes corresponda, conservarán en su poder los libros y registros electrónicos de contabilidad gubernamental e información financiera, así como los documentos justificativos y comprobatorios de la cuenta pública mientras no prescriban las acciones derivadas de las operaciones en ellos consignadas. Artículo 80. El Pleno del Consejo, en el ámbito de su competencia, deberá emitir los lineamientos Generales para la depuración y destrucción de documentación y podrá constituir una comisión que se encargará de realizar el procedimiento correspondiente.

9 PÁG. 9 DE OBJETIVO Y FUNCIONES POR PUESTO PUESTO OBJETIVO: JEFE DEL ARCHIVO GENERAL Supervisar y dirigir las actividades del Archivo General con el propósito de mantener íntegros y controlados los expedientes que están a nuestro cuidado, evitando pérdidas de información que puedan lesionar el desarrollo normal de las actividades de los Juzgados y de los usuarios de los mismos, y coadyuvar con la administración de justicia, de acuerdo con los procedimientos y reglamentos aplicables para hacer más ágil y transparente este servicio a los usuarios. FUNCIONES: 1. Verificar el ingreso de los expedientes por medio de los oficios de envío al Archivo General, para contar con un registro y control exacto de los recibidos para su guarda provisional o definitiva. 2. Supervisar y coadyuvar en la captura de los expedientes recibidos en el Archivo General, para su control e ingreso al sistema de cómputo. 3. Supervisar el estricto orden en el acomodo o Archivo de los expedientes recibidos en el Archivo General realizando pruebas selectivas para verificarlo. 4. Supervisar permanentemente los libros de gobierno del Archivo General, para llevar un control impecable de los mismos y validar que se cumplan con los criterios de trabajo establecidos. 5. Supervisar el correcto funcionamiento del sistema informático de control de expedientes, para solicitar las adecuaciones pertinentes a la Dirección de Informática.

10 PÁG. 10 DE Registrar las salidas diarias de expedientes del Archivo General, realizando la captura de los mismos, para su control. 7. Atender de manera directa las necesidades urgentes de los Juzgados y áreas de la 2ª. Instancia, para la entrega de los expedientes solicitados al Archivo General. 8. Informar a los Juzgados de las discrepancias observadas en los envíos de expedientes al Archivo General a través de oficios, para su conocimiento y control de los mismos. 9. Proporcionar información al usuario del Archivo General, por medio del sistema de cómputo, para enterarlo respecto de los expedientes recibidos. 10. Elaborar el informe mensual de actividades, para mantener enterado al jefe inmediato de lo realizado. 11. Supervisar las condiciones físicas del Archivo y llevar el registro diario de temperatura y humedad del Archivo General, así como vigilar continuamente que las condiciones ambientales no afecten el papel, tales como aparición de roedores y solicitar fumigaciones para garantizar el optimo cuidado de los expedientes. 12. Revisar continuamente que los extintores del Archivo General estén dentro del período de caducidad, para que puedan ser utilizados en caso de un siniestro. 13. Elaborar estadísticas de entradas, salidas, crecimiento en metros lineales, rendimiento percápita, record de captura, de Archivo, estableciendo parámetros laborales, para mantener enterado al Jefe Inmediato del crecimiento necesario centro del Archivo General. 14. Solicitar los recursos materiales y humanos necesarios para el crecimiento y realización de labores del Archivo. 15. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en General de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado.

11 PÁG. 11 DE 16 PUESTO CAPTURISTA ESPECIALIZADO OBJETIVO: Capturar los expedientes enviados para su Archivo en el orden cronológico que fueron recibidos para hacer más ágil y transparente este servicio a los usuarios del Archivo General, de acuerdo con los procedimientos y normatividad aplicable. FUNCIONES: 1. Recibir y revisar que los oficios por medio de los cuales se remiten los expedientes al Archivo, cumplan con los criterios de trabajo establecidos, realizando las anotaciones pertinentes y registro en el libro de gobierno correspondiente, para asegurar un eficiente control de los expedientes en el Archivo General. 2. Capturar los expedientes recibidos en el Archivo General, siguiendo el procedimiento en el Sistema de cómputo, para su registro y regresar la copia del oficio sellado por el Archivo General a las áreas productoras. 3. Realizar los registros necesarios en los libros de gobierno del Archivo General, con respecto a las capturas realizadas por los archivistas, así como las fechas de recepción de los expedientes enviados a las áreas solicitantes, considerando los criterios de trabajo y procedimientos establecidos. 4. Archivar los oficios recibidos y entregados por el Archivo General, así como la copia de los vales de expedientes enviados en papel Manila de acuerdo a los criterios de trabajo y procedimientos establecidos, para su resguardo y control.

12 PÁG. 12 DE Elaborar el reporte mensual de actividades del Archivo en conjunto con el Jefe del Archivo, para mantener enterado a quien lo solicite de las actividades realizadas. 6. Atender en forma personal y cordial a las personas que soliciten los servicios del Archivo General. 7. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en General de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado.

13 PÁG. 13 DE 16 PUESTO ARCHIVISTA OBJETIVO: Archivar los expedientes recibidos y capturados en impecable orden numérico progresivo, por juzgado o área emisora de tal forma que sean localizados inmediatamente y hacer más ágil y transparente este servicio, así como realizar entregas a los órganos solicitantes, de los expedientes recibidos para su Archivo, de acuerdo con los procedimientos y normatividad aplicables. FUNCIONES: 1. Archivar en orden numérico progresivo los expedientes que ya han sido capturados en el sistema del Archivo General, de acuerdo a los criterios de trabajo y procedimientos establecidos y mantenerlos en perfecto estado, para un adecuado control e identificación de los mismos. 2. Hacer entrega a los capturistas de los oficios a digitalizar, respetando el orden de entrada al Archivo General y retirar del área de captura los expedientes capturados en el sistema del Archivo General, para su Archivo o entrega, según corresponda. 3. Reportar diariamente al Jefe del Archivo el avance de Archivo por oficio, los expedientes solicitados y cuando sea necesario los requerimientos de equipo, materiales y descomposturas detectadas, para mantenerlo enterado de las actividades realizadas y lo necesario en el área. 4. Atender en forma personal y cordial a las personas que soliciten los servicios del Archivo General. 5. Recoger los tocas de segunda Instancia y solicitar a Servicios Generales apoyo de transporte para que los lleva a la Secretaría de Acuerdos del

14 PÁG. 14 DE 16 Pleno, del y de la Presidencia y los regrese al Archivo General. 6. Registrar en el libro de gobierno correspondiente del Archivo General los expedientes solicitados al Archivo diariamente por las áreas productoras (así como los que no se encontraron) y hacer las anotaciones correspondientes en los vales el motivo por el cual no se enviaron los expedientes solicitados. 7. Entregar los expedientes solicitados, según los criterios de trabajo y procedimientos establecidos. 8. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en General de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado.

15 PÁG. 15 DE EXPEDICIÓN En cumplimiento a lo dispuesto por el articulo 101 fracción XII, 102 fracción II, 103 párrafo cuatro de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Querétaro; artículos 9 fracción I, 50 fracción I, 94 del Reglamento del del Poder Judicial, el Lic. Jorge Herrera Solorio, expide el presente manual de organización para su debida difusión y observancia al interior del Poder Judicial del Estado de Querétaro, siendo las 13:00 trece horas del día 07 siete de Julio del 2010 dos mil diez. El presente documento entrará en vigor al día hábil siguiente de su autorización por el. La Dirección de Contraloría Interna será la dependencia encargada de coordinar los trabajos de elaboración y modificación de los diversos manuales administrativos de las dependencias o unidades administrativas del Poder Judicial, debiendo conservar una copia de los documentos autorizados. ATENTAMENTE LIC. JORGE HERRERA SOLORIO MAGISTRADO PRESIDENTE DEL PLENO DEL T.S.J. Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

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