CREACIÓN N DE EQUIPOS DE MEJORA DEL AYUNTAMIENTO DE LAGUNA DE DUERO

Transcripción

1 CREACIÓN N DE EQUIPOS DE MEJORA DEL AYUNTAMIENTO DE LAGUNA DE DUERO -1-

2 Actuaciones a desarrollar dentro del Plan 1. Diseño del Mapa de Procesos del Ayuntamiento. 2. Definición de la Metodología para la creación y funcionamiento de Equipos de Trabajo. 3. Definición de la Misión y Visión del Ayuntamiento. -2-

3 2. Definición n de la Metodología a para la creación n y funcionamiento de Equipos de Trabajo Consolidación de la gestión por procesos del Ayuntamiento e implicación del personal en el desarrollo de los trabajos. Actuaciones futuras a desarrollar en próximas actuaciones/proyectos: Reestructuración del Ayuntamiento y Análisis del Clima Laboral. Creación del equipo de trabajo: Equipo constituido por 4 ó 5 personas. Reunión 1.- Recogida de la información necesaria para la elaboración de los procedimientos. Tormenta de ideas (Brainstorming) para analizar la creación y funcionamiento de los equipos de trabajo. Duración 3 ó 4 horas. Reunión 2.- Definición del Procedimiento de Creación de los Equipos de Trabajo. Duración: 2 ó 3 horas. Reunión 3.- Definición del Procedimiento de Funcionamiento de los Equipos de Trabajo. Duración: 2 ó 3 horas. Fecha: 17 de abril, 30 de mayo y 18 de junio de 2008 Lugar: Casa de las Artes (Laguna de Duero Valladolid) -3-

4 Factores a considerar para Crear los Equipos 1. Conocimiento holístico (integral del Ayuntamiento). 2. Heterogeneidad. 3. Deben crearse grupos no superiores a 6 personas. 4. Equipos formados por varios miembros de cada nivel de mando: conserje-limpiadora, auxiliar, técnico, jefe. 5. Establecer objetivos de cada grupo de trabajo en función de la misión y visión. 6. Equipos para mejorar el funcionamiento Ayuntamiento-Ciudadano. 7. Equipos de trabajo formados por cada uno de los servicios pertenecientes al Ayuntamiento. 8. Transversalidad. 9. Deben ser interdepartamentales e interfuncionales. 10. Organización de análisis por componentes de diferentes grupos. 11. Organización de tratamiento que afecta a varios servicios, jefes de servicio o responsables. 12. Practicidad. 13. Equipos de mejora para temas concretos: Información interna. 14. Equipos de trabajo para el mejor funcionamiento entre los servicios. -4-

5 Factores a considerar para Crear los Equipos 15. Equipo de mejora de los políticos: concejales. 16. Debe crearse un grupo de empleados políticos. 17. Debe crearse un grupo de coordinación. 18. Organización que afecta a la organización global: por materias, responsables de servicios y representación municipal. -5-

6 Crear Equipos de Trabajo en el Ayto. de Laguna de Duero Conocimiento holístico (integral): alguno de los miembros debe tener un conocimiento completo del Ayuntamiento. Heterogeneidad: hace referencia a las personas y se refiere entre otros aspectos a experiencia en el puesto, sexo, nivel jerárquico, etc. En este punto se incorporaron las siguientes ideas: Heterogeneidad. Deben crearse grupos no superiores a 6 personas. Equipos formados por varios miembros de cada nivel de mando: conserje-limpiadora, auxiliar, técnico, jefe. Transversalidad: hace referencia al nivel de conocimiento relacionado con las unidades o áreas del Ayuntamiento. En este punto se incorporaron las siguientes ideas: Transversalidad. Equipos de trabajo formados por cada uno de los servicios pertenecientes al Ayuntamiento. Deben ser interdepartamentales e interfuncionales. Organización de análisis por componentes de diferentes grupos. Organización de tratamiento que afecta a varios servicios, jefes de servicio o responsables. -6-

7 Crear Equipos de Trabajo en el Ayto. de Laguna de Duero Posibles grupos: Practicidad: Finalidad: Equipo de mejora de los políticos: concejales. Debe crearse un grupo de empleados políticos. Debe crearse un grupo de coordinación. Organización que afecta a la organización global: por materias, responsables de servicios y representación municipal. Practicidad. Equipos de mejora para temas concretos: Información interna. Equipos de trabajo para el mejor funcionamiento entre los servicios. Establecer objetivos de cada grupo de trabajo en función de la misión y visión. Equipos para mejorar el funcionamiento Ayuntamiento-Ciudadano. -7-

8 Crear Equipos de Trabajo en el Ayto. de Laguna de Duero Los criterios a seguir para crear los equipos de trabajo en el Ayuntamiento de Laguna son, una vez identificado el problema, los siguientes: Heterogeneidad: procurar buscar un número de personas no superior a 6 y que pueda ser representativo del problema a abordar o de la mejora a estudiar. Conocimiento holístico (integral): las personas que participen en el equipo deben tener un conocimiento del funcionamiento del Ayuntamiento, aunque en determinadas circunstancias se podrían buscar expertos en áreas concretas. Transversalidad: siempre y cuando el equipo de trabajo lo requiera, se procura buscar personas de diferentes áreas para poder conocer todos los puntos de vista del problema o mejora. Practicidad: se debe buscar la aplicación práctica del trabajo de los grupos, para lo cual se procurará trabajar sobre temas concretos y que sirvan para mejorar el funcionamiento de los servicios. Finalidad: se debe buscar una orientación al ciudadano y al cumplimiento de la misión y visión del Ayuntamiento. Posibles grupos: se debe crear un grupo de coordinación cuando existan varios grupos de trabajo funcionando, así como uno de políticos y otro de empleados y políticos. -8-

9 Factores a considerar para definir las Reglas de Funcionamiento de los Equipos de Trabajo Los factores establecidos para definir las reglas de funcionamiento de los Equipos de Trabajo del Ayuntamiento son: 1. Determinar los canales de comunicación interna y externa. 2. Crear un foro abierto donde puedan opinar otras personas. 3. Apertura: volcado de información. 4. Recepción de información: ciudadano, sugerencia de otras Administraciones. 5. Comunicación del resultado para la toma de decisiones: Seguimiento. 6. Conclusiones provisionales, participación, evaluación conclusiones finales. 7. Proponer o defender mejoras que sean de fácil implantación. 8. Rápidas respuestas: internas y externas. 9. Evitar posibles diferencias de criterios entre los diversos equipos. 10. Interconexión. 11. Realidad / Objetividad. 12. Fluidez / Dinamismo. 13. Dirigido siempre al ciudadano o a la misión del Ayuntamiento. 14. Incluirlo como una parte más del trabajo. 15. Misma prioridad que otras tareas. 16. Motivación. 17. Voluntario. -9-

10 Factores a considerar para definir las Reglas de Funcionamiento de los Equipos de Trabajo 18. Permanencia. 19. Participativo. 20. Con proyección a largo plazo, aunque utópicas, si son buenas para la organización. 21. Temporalidad: organización elástica. 22. Reuniones quincenales. 23. Reuniones periódicas: quincenales, una al mes Reuniones de coordinación de una hora. 25. Reuniones a primera hora. 26. De 8:30 a Cumplir con los horarios que se establezcan para las reuniones. 28. Secretario rotatorio. 29. Organización Interna: Coordinación, enlace intergrupos y enlace con los ciudadanos. 30. Designar un coordinador de grupo. 31. Compromiso de búsqueda de otros puntos de vista dentro de su entorno. 32. Determinar un orden del día concreto para no dispersarse. 33. Propuesta de asuntos al coordinador con 48 horas de antelación a la reunión. 34. Establecer un calendario de trabajo posible, corto donde se aborden las cuestiones para dedicar un tiempo breve y no dilatar en el tiempo esta labor. -10-

11 Reglas de Funcionamiento de los Equipos de Trabajo Comunicación: Determinar los canales de comunicación interna y externa. Crear un foro abierto donde puedan opinar otras personas. Apertura: volcado de información. Recepción de información: ciudadano, sugerencia de otras Administraciones. Comunicación del resultado para la toma de decisiones: Seguimiento. Conclusiones provisionales, participación, evaluación conclusiones finales. Pautas: Proponer o defender mejoras que sean de fácil implantación. Rápidas respuestas: internas y externas. Evitar posibles diferencias de criterios entre los diversos equipos. Interconexión. Realidad / Objetividad. Fluidez / Dinamismo. Dirigido siempre al ciudadano o a la misión del Ayuntamiento. -11-

12 Reglas de Funcionamiento de los Equipos de Trabajo Perfil del grupo: Incluirlo como una parte más del trabajo. Misma prioridad que otras tareas. Motivación. Voluntario. Permanencia. Participativo. Proyección a largo plazo: Con proyección a largo plazo, aunque utópicas, si son buenas para la organización. Periodicidad: Temporalidad: organización elástica. Reuniones quincenales. Reuniones periódicas: quincenales, una al mes... Reuniones de coordinación de una hora. Duración: Reuniones a primera hora. De 8:30 a 10. Cumplir con los horarios que se establezcan para las reuniones. -12-

13 Reglas de Funcionamiento de los Equipos de Trabajo Composición: Secretario rotatorio. Organización Interna: Coordinación, enlace intergrupos y enlace con los ciudadanos. Designar un coordinador de grupo. Compromiso de búsqueda de otros puntos de vista dentro de su entorno. Método: Determinar un orden del día concreto para no dispersarse. Propuesta de asuntos al coordinador con 48 horas de antelación a la reunión. Establecer un calendario de trabajo posible, corto donde se aborden las cuestiones para dedicar un tiempo breve y no dilatar en el tiempo esta labor. -13-

14 Reglas de Funcionamiento de los Equipos de Trabajo Las reglas de funcionamiento definidas para los Equipos de Trabajo del Ayuntamiento de Laguna de Duero son: Comunicación: Es importante establecer los canales y medios de comunicación tanto para recibir información como para mostrar los resultados obtenidos. Además, es importante que los grupos comuniquen los logros conseguidos para animar al resto de personas de la organización a participar en los mismos. Pautas: Establecer las normas o las reglas para minimizar las diferencias entre las personas que componen los equipos y entre los diferentes equipos. Proponer acciones de fácil implantación para animar a las personas de la organización. Perfil del grupo: Motivación, Compromiso, Voluntario, Permanencia, Participativo e Igual de importante que el resto de trabajos. Proyección a largo plazo: Con proyección de trabajo a largo plazo y no actuaciones puntuales. Periodicidad: Establecer unos periodos de reuniones para realizar un seguimiento de los logros obtenidos. Se plantea que las reuniones sean quincenales, aunque debe ser confirmado al inicio de las actuaciones. -14-

15 Reglas de Funcionamiento de los Equipos de Trabajo Las reglas de funcionamiento definidas para los Equipos de Trabajo del Ayuntamiento de Laguna de Duero son: Composición: Dentro de los miembros del equipo se nombrará un coordinador de grupo y un secretario. El coordinador será el responsable de aprobar el orden del día y dirigir la reunión. Por su parte, el Secretario es el encargado de elaborar la convocatoria de la reunión a instancias del coordinador, de recoger todos los temas tratados en la reunión y de elaborar el informe de la reunión con las conclusiones. Duración: Las reuniones de los equipos de trabajo deben ser productivas, por lo que se establecerá un orden del día de cada una de las reuniones, así como es establecerá que la duración máxima de estas reuniones será de 1,5 horas. Horario: Para que todos los miembros del equipo puedan organizarse, es importante establecer el horario de las reuniones al comenzar a trabajar cada uno de los equipos de trabajo. Inicialmente, se establecerá como horario de las reuniones entre las 08:30 y las 10:00, aunque este horario podrá modificarse en función de los miembros del equipo. Método: Establecer un calendario de trabajo, definir los asuntos a tratar en las reuniones para no dispersarse. -15-

16 INICIO Etapas para la creación n de los Equipos de Trabajo Personal del Ayuntamiento Decisor (Secretaria, Órgano de Gobierno, Responsable del Área Detectar problema, incidencia o área de mejora RRHH, Jefes de Servicio o Coordinador de Grupos) Parte de incidencias / Hoja de Sugerencias Comunicar problema, incidencia o área de mejora Recibir comunicación del problema, incidencia o mejora Definir el problema, incidencia o área de mejora Analizar el problema, incidencia o área de mejora Hoja de Definición, Análisis y Decisión NO Cumple los criterios definidos? SI Identificar áreas afectadas Listado Participantes / Convocatoria Comunicar al responsable del área Decidir persona/s participante/s FIN Crear EQUIPO Comunicar participante/s al Decisor -16-

17 Etapas para el Funcionamiento de los Equipos de Trabajo Decisor (Secretaria, Órgano de Gobierno, RRHH, Participantes Coordinador Secretario Personal INICIO Jefes de Servicio o Coordinador de Grupos) Comunicación Listado Participantes Asistir a la primera reunión Decidir Coordinador y Secretario Aprobar normas de funcionamiento Definir misión del equipo de trabajo Definir etapas, responsables y calendario Listado Participantes / Convocatoria / Hoja de Definición, Análisis y Decisión Finalizar primera reunión Preparar informe conclusiones Informe Conclusiones Convocatoria Recopilar información de los participante/s Enviar informe a participantes y al decisor Definir Convocatoria 1-17-

18 Etapas para el Funcionamiento de los Equipos de Trabajo Decisor Participantes Coordinador Secretario Personal 2 Elaborar convocatoria Comunicar convocatoria a participantes, coordinador y decisor Informe Conclusiones SI Analizar modificación Incorporar? NO Modificar? NO SI Modificar Convocatoria Elaborar convocatoria definiiva Convocatoria Informes de evaluación y seguimiento Evaluación y Seguimiento Enviar convocatoria definitiva Realizar reunión Implantar actuaciones FIN Comunicación Resultados -18-

19 T // F Gral. Martínez Campos, 41 6ºA Madrid T // F C/ García Morato, Valladolid -19-