SERVICIO DE ASESORÍA TÉCNICA Y CONSULTORÍA PROFESIONAL

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1 SERVICIO DE ASESORÍA TÉCNICA Y CONSULTORÍA PROFESIONAL SOCIEDAD COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN PESQUERA EL CHIVERO S. C. L. DE C. V. ING. ESTUARDO GONZÁLEZ ARÉVALO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORA PARA LA EMPRESA FECHA DE TRABAJO 30 de junio de de julio de 2009

2 Índice temático Introducción I. Selección de soluciones Identificación de soluciones Evaluación de soluciones Construcción y análisis de escenarios II. Indicadores de control Construcción de indicadores Establecimiento de metas III. Formulación del plan de acción Definición de acciones Estructura del plan de acción IV. Evaluación financiera del Plan Costos y distribución de gastos Relación Costo-Beneficio V. Seguimiento de acciones Esquemas de registro Instrumento de control Seguimiento y control de indicadores VI. Sistematización del proceso Evaluación del proceso Informe de cierre

3 INTRODUCCIÓN Al Inicio de la consultoría se determinó que el objetivo de esta será, fortalecimiento del proyecto de engorda de pejelagarto (A. tropicus) para que se inicie y se logre en su totalidad, mediante la capacitación de los integrantes de la cooperativa en el uso de herramientas que los lleven a lograr los objetivos de este proyecto y capacitación en el manejo de la especie, logrando con esto la función de un nuevo proyecto. En esta parte de la consultoría se inicia la fase de planificación con la búsqueda de posibles soluciones a los factores restrictivos detectados durante el diagnóstico y la evaluación considerando su efectividad y factibilidad. La mayor parte de los problemas en las empresas tienen más de una solución, el objetivo consiste en descubrir todas las soluciones interesantes y factibles, en ocasiones las experiencias anteriores no pueden brindar opciones satisfactorias, por lo que es necesario adoptar una actitud creativa que fomente las ideas y posibles soluciones entre los integrantes de la organización. I. SELECCIÓN DE SOLUCIONES 1.1 Identificación de soluciones. La principal restricción encontrada fue, que los estanques se encuentran azolvados y se localizan en una zona baja propensa a inundaciones en épocas de lluvias intensas. Mediante una reunión realizada con los integrantes de la sociedad cooperativa, se fomento la participación de los integrantes y se identificaron posibles soluciones, para rehabilitar los estanques de la organización, tarea fundamental para lograr el objetivo de la consultoría: Realizar el desazolve de los estanques con una draga chica. Realizar el desazolve de los estanques de manera rustica (con palas) con la participación de todos los integrantes. Cercar cada estanque con mallas para asegurar la producción, si ocurrieran inundaciones. Levantar un bordo perimetral en las zonas bajas que cierren el paso de posibles inundaciones. 1.2 Evaluación de soluciones Para la evaluación de las posibles soluciones se tomaron los criterios de efectividad, factibilidad y riesgos. Utilizando los siguientes indicadores como referencia para realizar la evaluación: 1

4 Efectividad de la decisión No soluciona Solución parcial inmediata Solución de corto y mediano plazos Solución de corto y largo plazos Recursos y factibilidad de operación No es posible Posible con nuevos recursos externos Posible con nuevos recursos internos Posible sin nuevos recursos Riesgo de implementación Alto riesgo Riesgo medio Riesgo bajo Sin riesgo Restricción 1: Estanques azolvados Soluciones Planteadas Efectividad Factibilidad Riesgo Suma Realizar el desazolve de los estanques con una draga chica. Realizar el desazolve de los estanques de manera rustica. Restricción 2: Zona baja Soluciones Planteadas Efectividad Factibilidad Riesgo Suma Cercar cada estanque con mallas Levantar un bordo perimetral Analizadas las soluciones se llegó a la conclusión de que la mejor solución sería realizar el desazolve de manera rustica, aunque ello implique más participación y trabajo por parte de los integrantes de la organización y cercar los estanques con malla, ya que es fácil y se cuenta con los recursos, para realizarlo. 1.3 Construcción y análisis de escenarios. Uno de los factores que más afecta la toma de decisiones, la definición de estrategias y los planes de acción en cualquier organización es la incertidumbre: Para tratar de disminuir el riesgo, es que se plantean diferentes escenarios posibles, tomando en cuenta los factores del entorno más sobresaliente que pueden interactuar e influir sobre la organización. 2

5 Con ayuda de los socios de la organización se plantearon y analizaron 3 escenarios: Escenario I.- Que el recurso con el que cuentan no alcance para la rehabilitación de los estanques. Escenario II.- Que llueva en exceso y provoque inundaciones y desbordamientos de estanques. Escenario III.- Que el producto sea sobre explotado y aumente la oferta, ocasionando caída de precios. VARIABLES Escenario I Escenario II Escenario III Elemento restrictivo Dinero de apoyo limitado. Lluvias intensas. Sobreexplotación de la especie. Efecto del Elemento restrictivo Rehabilitación incompleta. Estanques inutilizables. Aumento de oferta y caída de precios. Solución identificada Costo de la solución Tiempo de aplicación Ventajas de aplicar la solución Desventajas de aplicar la solución Inyección de dinero de la sociedad cooperativa. Uso de dragas para desazolvar estanques. Costos no calculados. Costos altos. $2,500 pesos/día aprox. 2 meses Máximo 20 días Mayor interés por parte de los socios. Descapitalización de la organización. Optimización de la producción para igualar precios y competir. $ 50,000 pesos. 3-4 meses. aproximadamente. Más rápido y Cartera de eficiente, menos clientes, capital humano, experiencia en la menos tiempos de producción, inactividad de las cercanía al instalaciones. mercado en comparación con los pescadores. Costos altos. Necesidad de capacitación, las producciones no son constantes, necesidad de financiamiento, riesgo de no igualar precios. 3

6 II. INDICADORES DE CONTROL 2.1 Construcción de indicadores Una vez seleccionadas las soluciones se construyeron los indicadores de control representativos de la actividad de la empresa y que permiten alcanzar el objetivo de la consultoría: 1.- Rehabilitación Porcentaje desazolvado del estanque Numero de estanques desazolvado Porcentaje cercado del estanque Número de estanques cercados con mallas 2.- Capacitación de socios Numero de socios capacitados % de socios ausentes a las capacitaciones % de socios aprobados en las evaluaciones 3.- Producción Número de estanques sembrados Densidad de organismos sembrados % de mortalidad Crecimiento en peso de los organismos Producción por estanque Cantidad de alimento utilizado 4.- Organización y manejo de recursos Grupos formados Avance de los grupos en sus tareas Días trabajados por grupo de trabajo Tasa de accidentes Ausentismo Avance del proyecto en su totalidad 2.2 Establecimiento de metas Las metas que la organización se estableció fueron las siguientes: 1.- Desazolvar los 10 estanques con que cuenta la infraestructura acuícola de la sociedad cooperativa. 2.- Capacitar a los integrantes de la sociedad cooperativa en la engorda de pejelagarto, en contabilidad y administración básica para acuicultores, así como aplicación de recursos y trabajo en equipo. 3.- Tener un enfoque de producción de pejelagarto. 4.- Desarrollar e implementar un plan de prevención en contra de las inundaciones. 4

7 III. FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN 3.1 Definición de acciones Enlista las soluciones seleccionadas por la empresa, se definieron cuáles son las acciones fundamentales a realizar. 1.- Desazolve de estanquería. 2.- Cercar los estanques con mallas para protegerlos de posibles inundaciones. 3.- Capacitación de los socios de la cooperativa en el cultivo de pejelagarto y en cuestiones administrativas que favorezcan el trabajo en equipo y la aplicación ordenada de los recursos. 3.2 Estructura del plan de acción Resultados que la organización alcanzará con la implementación del plan. Resultado 1: Resultado 2: Resultado 3: Resultado 4: Dos meses después de iniciado el proyecto se habrán restaurado y rediseñado 10 estanques de 20m x 20m, se habrán levantado 1600m 2 de bordo en los estanques Dos meses después de iniciado el proyecto, 31 personas estarán debidamente actualizadas y capacitadas en la engorda de pejelagarto Doce meses después de iniciado el proyecto se habrá cambiado el enfoque de producción de tilapia a producción de pejelagarto. Produciendo al termino de este tiempo 10 toneladas de pejelagarto de 700 g. Al finalizar el proyecto la sociedad coopera L. de C. V. habrá desarrollado e implementado un plan de prevención de contra inundaciones o deslaves 5

8 SERVICIO DE ASESORÍA TÉCNICA Y CONSULTORÍA PROFESIONAL Actividades necesarias para alcanzar los resultados. Resultados Actividad Descripción 1.- Desazolve de estanquería (rehabilitación) 2.- Capacitación de 31 personas 3.- Producción de pejelagarto 1 Desmalezado y limpieza del área y accesos del proyecto 2 Rediseño de estanques 3 Desazolve de estanquería y levantamiento de bordos 1 Capacitación en la engorda de pejelagarto Formación de grupos de trabajo y distribución de recursos para 2 llevar a cabo la implementación. 1 Construcción de una bodega 2 Adquisición de juveniles de pejelagarto 3 Compra de alimento 4 Mano de obra para la alimentación 5 Mano de obra para la separación de tallas 6 Vigilancia 7 Limpieza de los estanques 8 Cosecha de pejelagartos 4.- Blindaje 1 Colocación de mallas perimetrales en los estanques Calendario de actividades. Resultado Mes Actividad X 2 X 3 X 1 X X 2 X X 1 X 2 X 3 X X X 4 X X X X X X X X X X X 5 X X X X 6 X X X X X X X X X X X 7 X 1 X X IV. EVALUACIÓN FINANCIERA DEL PLAN 6

9 4.1 Costos y distribución de gastos. RUBRO Financiamiento por parte del PPD del FMAM Aportación El chivero S. C. L. de C. V. Aportación Gubernamental Total Transportación y viáticos $ $ Equipo e infraestructura $20, $52, $20, $94, Insumos y materiales $126, $126, $252, Asistencia técnica y capacitación $17, $13, $40, Comunicaciones $2, $2, Mano de obra $84, $5, $89, Blindaje $12, $12, $24, Total $178, $136, $177, $492, Relación Costo-Beneficio Actualmente las instalaciones acuícolas con las que cuenta la organización, no generan ningún ingreso a la sociedad cooperativa. En el cuadro anterior se puede observar que el costo total de este proyecto es de $502, pesos, de los cuales únicamente la sociedad aportará en efectivo la cantidad de $492, pesos, más mano de obra que está valuada en $84, aprox. Con la puesta en marcha de este proyecto se pueden producir la cantidad de 10 ton/año aproximadamente, que puestas en el mercado local actual ascienden a una cantidad de $400, pesos anuales aproximadamente. 7

10 V. SEGUIMIENTO DE ACCIONES 5.1 Esquemas de registro Si bien la implementación del plan de acción corresponde realizarlo a la organización, es necesario que cuenten con un instrumento de apoyo que les permita dar seguimiento a las acciones planeadas. A continuación se muestran algunos esquemas de registro que se utilizaron: Empresa: Ubicación: Fecha: Actividades Responsable Recursos Fecha Inicio Término Producto Presidente Secretario Tesorero Presidente comité de vigilancia 8

11 5.2 Instrumento de control Fecha prevista Resultados (Escriba para alcanzarlo cada uno de los (DD/MM/AA) resultados tal y como están en la propuesta aprobada por el CND) Porcentaje de alcance previsto para la fecha del reporte Porcentaje alcanzado a la fecha del reporte Justificación Explique las razones por las que fue posible o imposible alcanzar el resultado 1.- Dos meses después de iniciado el proyecto se habrán restaurado y rediseñado 10 estanques de 20 x 20m, se habrán levantado 16,000 m 2 de bordo en los estanques. 2.- Dos meses después de iniciado el proyecto, 31 personas estarán debidamente actualizadas y capacitadas en la engorda de pejelagarto. 3.- Doce meses después de iniciado el proyecto se habrá cambiado el enfoque de producción de tilapia a producción de pejelagarto. 9

12 4.- Al finalizar el proyecto la sociedad cooperativa de producción C. V. habrá desarrollado e implementado un plan de prevención en contra de las inundaciones. 5.3 Seguimiento y control de indicadores La ejecución del plan de acción consume recursos que deben ser cuantificados y replanteados con base al costo beneficio que la empresa tiene, ningún plan de mejora será eficiente si no genera utilidades a la empresa. Los progresos que genere la empresa se pueden medir a través de los indicadores de control, quedará una clara idea de este avance. A continuación se muestran algunos indicadores de control a utilizar: Densidad de siembra=total de org. sembrados Área de estanque Biomasa= peso promedio x total de organismos. Mortalidad= Siembra inicial (No de organismos) Cosecha (No de organismos) X 100 Siembra inicial (No de organismos) Factor de Conversión Alimenticia (FCA)=Producción total en Kg. Kg. Alimento utilizado Factor de condición= Rehabilitación de estanques e implementación de protección a la fecha % de % de cercado Estanque Desazolve con mallas 1 10

13 Capacitación en la Soc. Cooperativa El Chivero Fecha No. De socios presentes Justificaciones Calificación Global Este formato será respaldado por listas de asistencias en cada una de las evaluaciones, así como las evaluaciones personales. "REHABILITACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA ACUÍCOLA Y SU CONVERSIÓN PARA LA PRODUCCIÓN CON ESPECIES NATIVAS" SOCIEDAD COOPERATIVA "EL CHIVERO" S. C. L. DE C. V. NOMBRE FECHA FECHA FECHA FECHA ORLANDO SÁNCHEZ GÓMEZ SANTOS SÁNCHEZ CHABLE RAÚL CRUZ CANO ABEL CRUZ CÓRDOVA RAUL CRUZ CORDOVA RIGOBERTO CRUZ CORDOVA WILLIAM CRUZ CORDOVA DEMETRIO CHABLE CRUZ CRISANTO CHABLE JOSE MANUEL CHABLE JOSE MARIA CHABLE CHABLE MISAEL CHABLE CHABLE DILIO CHABLE DIAZ DAMIAN CHABLE GOMEZ GASPAR CHABLE GONZALEZ MIGUEL CHABLE MADRIGAL MIGUEL CHABLE PEREZ 11

14 JAVIER CHABLE RAMIREZ BOLIVAR DIAZ ALCUDIA PABLO DIAZ CORDOVA MARCO DIAZ CHABLE ELIAZER DIAZ MONTIEL TELEFÓRO DOMINGUEZ MONTIEL JOSE ANTONIO GOMEZ DOMINGUEZ JOEL PEREZ MAGAÑA QUIRINO PEREZ RAMIREZ ERNESTO RAMIREZ DIAZ CRISTOBAL RAMIREZ HERNANDEZ MELESIO RODRIGUEZ PEREZ IVAN PEREZ RODRIGUEZ Certificado por: Pascual Montiel Córdova. Representante de la ONG Local INDICADORES DE PRODUCCIÓN AL FINAL DE LA PRODUCCIÓN ESTANQUE SIEMBRA INICIAL SIEMBRA FINAL % DE MORTALIDAD % DE SOBREVIVENCIA PRODUCCIÓN FECHA FORMATO DE CONTROL DIARIO DE ALIMENTACIÓN ESTANQUE 1 CANTIDAD DE MORTALIDAD OBSERVACIONES ALIMENTO 12

15 FECHA ESTANQUE Formato para realizar biometrías M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 P T P T P T P T P T P T P T P T P T 13

16 VI. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO 6.1 Evaluación del proceso Datos generales de la empresa. Nombre: Sociedad cooperativa de producción pesquera El chivero S. C. L. de C. V. Lugar: Ranchería Libertad 1ª Sección, Paraíso, Tabasco. Presidente: Pascual Montiel Córdova. No. De Socios: 31 Antecedentes generales de la empresa. La Sociedad Cooperativa de Producción Pesquera El chivero S. C. L. de C. V. esta ubicada en la Ranchería Occidente 3ª Sección, del municipio de Paraíso, del estado de Tabasco. Su representante legal actual se llama Pascual Montiel Córdova, el cual fue uno de sus fundadores desde sus inicios y cuenta con 31 socios. Fue fundada con el fin de brindar una mejor calidad de vida de sus socios, mediante la recepción, acopio y comercialización de los productos resultados de la pesca. La actividad de los socios, es la pesca y cuentan con permiso de captura de jaiba, aunque también realizan pesca de escama y ostión. Actualmente realizan la comercialización de estos productos y producen ostión. Problemática. La organización contaba con estanques azolvados sin uso que no generaban ningún ingreso a los socios. Se contaba con un apoyo para rehabilitar los estanques y ponerlos en marcha para producir pejelagarto, pero la organización no sabía que actividades eran necesarias para lograr esto y existía poca organización al respecto. De igual forma tenían muy poco conocimiento de la actividad. Acciones iniciadas. Fortalecimiento del proyecto de engorda de pejelagarto (A. tropicus) para que se iniciara y se lograra, mediante la capacitación de los integrantes de la cooperativa en el uso de herramientas que los llevaran a lograr los objetivos de este proyecto y capacitación en el manejo de la especie, logrando con esto la función de un nuevo proyecto, lo cual se reflejará en los socios un mejor ingreso en su economía. Para ello se realizó el siguiente proceso: 1. Prediagnostico y propuesta de valor al cliente: Se entabló la relación con el cliente, en la cual se determinó lo que se quería realizar y los logros a obtener. 2. Diagnostico: Se realizó un estudio profundo de la empresa, analizando las operaciones para encontrar los problemas. 3. Definición de factores restrictivos: Se realizó un análisis y se definieron los problemas prioritarios de atención. Buscando resolver la problemática encontrada en la empresa. 14

17 4. Plan de mejora: Se eligieron las alternativas y acciones a realizar para resolver los problemas encontrados, asignando responsables y tiempos de ejecución. 5. Control y seguimiento: Se revisó que las acciones recomendadas se estén realizando en tiempo y forma. 6. Sistematización de la experiencia: Se da por terminada la relación, no si antes haber realizado un repaso de las experiencias buscadas y las obtenidas. Resultados obtenidos. Actualmente los socios están capacitados para realizar la actividad, y cuentan con herramientas básicas para llevar su administración de recursos. Están por terminar de rehabilitar sus estanques y están trabajando en equipo. Las instalaciones acuícolas con las que cuenta la organización, no generaban ningún ingreso a la sociedad cooperativa. En costo total de este proyecto es de $502, pesos, de los cuales únicamente la sociedad aportará en efectivo la cantidad de $52, pesos, más mano de obra que está valuada en $84, aprox. Con la puesta en marcha de este proyecto se pueden producir la cantidad de 10 ton/año aproximadamente, que puestas en el mercado local actual ascienden a una cantidad de $400, pesos anuales aproximadamente. 6.2 Informe de cierre En la localidad de VALIDACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. R/A LIBERTAD 1RA SECCIÓN, municipio de PARAÍSO del Estado de TABASCO, siendo las horas del día del mes de del 2008, se reunieron los integrantes de la sociedad cooperativa de producción pesquera denominada El Chivero SCL de CV, con la finalidad de realizar la Validación de los resultados de las acciones implementadas y la Satisfacción del Cliente de acuerdo al programa de trabajo acordado con el Prestador de Servicios Profesionales de nombre ESTUARDO GONZALEZ AREVALO, en el marco del servicio Asesoría técnica y consultoría profesional desarrollado con el grupo durante el periodo de a. La reunión se desarrolló de acuerdo a la siguiente: ORDEN DEL DÍA I. Presentación de los resultados de la(s) acciones implementadas por parte del Técnico en conjunto con los beneficiarios. II. Validación del servicio y Satisfacción del cliente 15

18 DESARROLLO DE LA REUNIÓN. I. PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS. Este apartado tiene como fin determinar el cumplimiento de las acciones realizadas por el Formador de acuerdo a las necesidades de la Empresa Rural atendida y establecidas en el Programa de Trabajo. Las preguntas 1 a 11 serán respondidas por los miembros de la Empresa. El Técnico presentó los resultados de las acciones implementadas y el Evaluador verificó estos resultados con los beneficiarios: 1. Se llevó a cabo una sesión (o sesiones) de manera participativa con los miembros de las unidades de producción Rural para la construcción del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación y Plan de Formación? A) Si B) No 2. Se determinaron y priorizaron las acciones a seguir y estas fueron acordadas y validadas por los participantes de la Empresa? A) Si B) No C) Parcialmente 3. Cuántas personas participaron? (según aplique) Directivos Socios C. Vigilancia 4. En la capacitación que recibieron qué temas se abordaron? Explique Entrevistado 1 Entrevistado 2 Entrevistado 3 Entrevistado 4 Entrevistado 5 5. De lo visto en las sesiones Qué aprendieron? Explique 16

19 Entrevistado 1 Entrevistado 2 Entrevistado 3 Entrevistado 4 Entrevistado 5 6. Qué han aplicado o piensan aplicar de la capacitación recibida? Entrevistado 1 Entrevistado 2 Entrevistado 3 Entrevistado 4 Entrevistado 5 7. Qué temas de capacitación creen les hace falta para mejorar su empresa? Entrevistado 1 Entrevistado 2 Entrevistado 3 Entrevistado 4 Entrevistado 5 8. Para qué les servirá toda la capacitación requerida? Entrevistado 1 17

20 Entrevistado 2 Entrevistado 3 Entrevistado 4 Entrevistado 5 9. Qué fue lo que se logró mejorar en su empresa con las acciones implementadas? 10. Se llevó a cabo al finalizar el proceso una reunión con los miembros de la empresa para determinar los avances logrados de acuerdo al programa? A) Si (fecha ) B) No 11. Se alcanzaron los resultados programados? A) Si B) No por qué? De acuerdo con las respuestas de los beneficiarios el evaluador observa: 12. Nivel de participación de los miembros de las unidades de producción en las acciones implementadas a) Bajo b) Medio c) Alto 13. Nivel de apropiación de los miembros de las unidades de producción en las acciones implementadas a) Bajo b) Medio c) Alto II. VALIDACIÓN DEL SERVICIO Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Una vez concluida la presentación de resultados el grupo concluyen que (seleccione una opción): 18

21 1. El servicio es aceptado sin condiciones 2. El servicio es aceptado con condiciones, especifique cuáles? a) b) c) Fecha en que se compromete el Técnico a incorporar y cubrir con todas las observaciones realizadas por los usuarios: 3. El Servicio del Técnico NO es aceptable debido a lo siguiente: a) b) c) 4. Por lo anterior: a) Existe Satisfacción del Cliente y estamos de acuerdo que SI se realice la validación del finiquito del servicio. POR LOS INTEGRANTES DEL GRUPO. NOMBRE FIRMA O HUELLA DIGITAL 19

22 Ing. Estuardo González Arévalo Prestador de Servicios Profesionales Pascual Montiel Córdova Representante Legal El chivero S. C. L. de C. V. 20

23 Sociedad cooperativa de producción pesquera El chivero S. C. L. de C. V. Paraíso, Tabasco a 31 de julio del Pascual Montiel Córdova Representante legal Por medio de la presente le comunico que la consultoría contratada por el periodo de 2 meses, a partir de junio del Llegó a su fin con la consolidación de las capacitaciones y resultados obtenidos, pactados en la toma de acuerdos del proceso. Hago de su conocimiento que el tiempo que estuve trabajando con ustedes, fue muy grato, ya que siempre prestaron atención a los servicios brindados y siempre estuvieron dispuestos a colaborar con las actividades necesarias para identificar la problemática con la que contaban, así como para encontrar la solución. Si existe alguna inconformidad relacionada con los servicios contratados, no dude en hacérmelo saber, para que platiquemos al respecto. De igual forma quedo a su disposición para cualquier otro servicio de consultoría o capacitación que deseen. Sin más por el momento, me despido deseándoles éxito y continuidad en la actividad acuícola que ejercen. Ing. Estuardo González Arévalo Cel ing_estuardo@yahoo.com.mx 21