ANEXO TECNICO No. 1 ALCANCE A LA CONSULTORIA SAP ESPECIALIZADA PARA LA GOBERNACION DE CUNDINAMARCA SECRETARIA DE HACIENDA

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1 ANEXO TECNICO No. 1 ALCANCE A LA CONSULTORIA SAP ESPECIALIZADA PARA LA GOBERNACION DE CUNDINAMARCA SECRETARIA DE HACIENDA OBJETO El objeto del presente alcance es proporcionar los servicios profesionales necesarios para dar soporte especializado SAP e implementación de nuevas funcionalidades para los Aplicativos del CORE SAP de la Gobernación de Cundinamarca- Secretaria de Hacienda, para apoyar y garantizar la continuidad del negocio en la operación, optimización y/o ampliación de funcionalidad respecto de la solución actualmente implementada de los módulos de la Plataforma SAP que incluye el Core de Impuestos y el Core Financiero SGFT por parte de la Secretaria de Hacienda de Cundinamarca SHC_. ACTIVIDADES MINIMAS REQUERIDAS DIAGNOSTICO De conformidad con el Proceso de Diagnóstico que realizó la SHC (Ver Anexo Técnico No.2), después de la salida en vivo del CORE de Impuestos, el Contratista debe utilizar dichos documentos como insumo para evaluar la calidad de aplicaciones y productos de software implantados sin ser limitante de los trabajos a adelantar, toda vez que la Gerencia de Operaciones de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación de Cundinamarca tiene otros aspectos adicionales que atender como complemento del documento entregado producto de la Consultoría de Diagnostico encargada, de tal manera que el Contratista identificar las oportunidades de mejora que permitan programar las próximas actividades a realizar sobre la solución. Plan de Trabajo: Debe presentar un plan de trabajo, a más tardar, 10 días calendario, después de la firma del acta de inicio, que permita: Página 1 de 7

2 Alcance general del Plan de Trabajo: Incrementar la satisfacción de los usuarios a través del planteamiento de las actividades de mejora a implementar Mejorar la calidad y el alcance de las aplicaciones existentes Disminuir el tiempo de materialización de los beneficios de SAP en la entidad Optimizar el uso de los recursos tecnológicos Alcance especifico del Plan de Trabajo: 1) Análisis de estatus/situación técnica (Identificación de componentes habilitados y en servicio) 2) Lectura de BBPs y análisis uno a uno de los objetos de configuración de PSCD, Portal, Netweaver, BI/BO y CRM (los que estén habilitados) 3) Análisis de las Identificación de Oportunidades de Mejora Aspectos mínimos de gestión tributaria en SAP a analizar son los siguientes: Registro Único Tributario (inscripción, actualización, baja y modelo de datos del RUT) Transacciones Documentos de Contabilización Liquidación y Facturación Presentación de Declaraciones Juramentadas (impuestos basados en formas y en objetos) Métodos de Pago Cobranza Esquema de Cálculo de Intereses Planes de financiación Manejo de devoluciones Reglas de compensación Jobs Correspondencia Integración con contabilidad Página 2 de 7

3 Servicios en línea para el contribuyente (portal, ventanillas, call center) Y, aspectos funcionales mínimos para el análisis: Formularios del RUT Formularios de Declaraciones Business BluePrints de SAP Tax and Revenue Management Guías de Configuración (decisiones finales de parametrización) Manuales de Usuario (guías de operación) Estatuto Tributario de la Gob. de Cundinamarca Datos de conexión a los mandantes de Calidad y Productivo; usuario SAP con rol SAP_ALL asignado Relación Impuesto vs Periodicidad vs No. Contribuyentes vs. Criticidad en el recaudo (ver ejemplo) SOPORTE, MANTENIMIENTO Y NUEVAS FUNCIONALIDADES PARA LA CONSULTORIA ESPECIALIZADA SAP Ofrecer el soporte SAP mediante un esquema estructurado de gestión de incidencias a partir de la definición de niveles asi: Soporte de Nivel II: Es el asignado para responder llamadas prioritarias donde el sistema no está caído. El asunto afecta a varios usuarios, o la persona que llama expresa urgencia. Soporte de Nivel III: Es asignado a llamadas de alta prioridad y tiene sentido de urgencia, el sistema está afectado a varios módulos o esta caído, afecta a muchos usuarios finales del sistema y tiene un sentido de urgencia. Soporte Técnico y consultoría especializada Página 3 de 7

4 El soporte técnico y funcional especializado SAP que atienda los requerimientos de nivel II y III tanto del CORE de impuestos como el financiero y coadyuve en la estabilización y el mejoramiento de los módulos SAP, atendiendo los requerimientos de desarrollo necesarios para el mejoramiento de los módulos y puesta en operación de nuevas funcionalidades La contratación incluye: Soporte Técnico Funcional para toda la Plataforma SAP Efectuar los desarrollos necesarios solicitados por la Secretaría de Hacienda para la correcta operación de los módulos SAP. Los desarrollos serán solicitados por la Secretaría de Hacienda a través de la Gerencia de Operaciones y coordinados entre la mesa de ayuda de la Secretaría de Hacienda, el consultor y el ABAP designado. Atender los requerimientos de soporte especializado para los módulos ya implantados o en proceso de implantación. Acompañar a la Secretaría de Hacienda a través de la Gerencia de Operaciones SGFT a las reuniones necesarias que permitan la toma de decisiones acertada para la correcta operación de los módulos y/o implementación de nuevas funcionalidades. Efectuar el análisis y definir los cambios o definiciones nuevas que se requiera para habilitar funcionalidades o mejorar aquellas que se encuentren en uso y que puedan implicar ajustes o cambios de parametrización o configuración SAP, identificando e informando sobre las implicaciones que puede tener para los diferentes módulos facilitando así la conformación de equipos que aseguren el éxito en estas actividades. Apoyar a la entidad en la identificación de causas de error o efectos de error en los diferentes módulos por acción o ejecución de funcionalidades específicas que hayan dado lugar a alguna observación por parte de la mesa de ayuda, usuarios u otras dependencias. Y la consecuente identificación de alternativas de solución y acompañamiento en la implementación de la solución. Para el caso del consultor PSCD, se debe tener en cuenta los horarios de atención al ciudadano, que en el caso de impuesto de registro inician a las 7 a.m. y concluyen a las 6 p.m. de lunes a sábado por lo que se deberá contar con la disponibilidad de los mismos en caso de requerirse. Página 4 de 7

5 Los requerimientos mínimos de consultoría para el soporte funcional se resumen en la siguiente tabla: CONSULTORES SAP CONSULTOR DESIGNACION ACTIVIDADES A DESARROLLAR PSCD Tiempo Completo durante el tiempo de Atender el soporte SAP PSCD de II y III nivel, duración del contrato. generar y gestionar Notas OSS, atender estabilización del core de impuestos y/o FM ABAP GL TR MM PORTALS ochenta días (180). El tiempo podrá ser Tiempo Completo durante el tiempo de duración del contrato tiempo de duración del contrato tiempo de duración del contrato ochenta días (180). El tiempo podrá ser financiero. Atender el soporte SAP FM de II y III nivel, generar y gestionar Notas OSS, atender estabilización del core de impuestos y/o financiero. Atender los requerimientos BAP para el mejoramiento y estabilización del sistema SAP. Atender el soporte SAP GL, AM, y AP de II y III nivel, generar y gestionar Notas OSS, atender estabilización del core financiero y/o de impuestos. Atender el soporte SAP TR, TR-LO y TR-TM de II y III nivel, generar y gestionar Notas OSS, atender estabilización del core financiero y/o de impuestos Atender el soporte SAP MM de II y III nivel, generar y gestionar Notas OSS, atender estabilización del core financiero y/o de impuestos Atender los requerimientos relacionados con desarrollo y/o parametrización en Portals, atender los requerimientos de soporte básico y especializado en dicha funcionalidad. Página 5 de 7

6 CONSULTOR DESIGNACION ACTIVIDADES A DESARROLLAR BI (BO, BW) Tiempo Completo durante el tiempo de duración del contrato TRCM SOLMAN veinte días (120). El tiepo podrá ser tiempo de duración del contrato Atender los requerimientos relacionados con desarrollo y/o parametrización en BI, atender los requerimientos de soporte básico y especializado en dicha funcionalidad Atender los requerimientos relacionados con parametrización de nuevas funcionalidades de la herramienta SOLMAN conforme el direccionamiento de la Secretaría de Hacienda, atender los requerimientos de soporte básico y especializado en dicha funcionalidad Prestar el soporte de ServiceDesk e implementación Solution Monitoring Delivery Of Sap Service Upgrade of Sap Solution RESPONSABILIDADES 1) Apoyo a la migración del Sitio principal (Sede Administrativa) al Datacenter Externo donde residirá el CORE FINANCIETO Y TRIBUTARIO. Verificación, optimización y alineación de Aplicaciones SAP de Aplicaciones, una vez, este instalado por parte del Contratista de Soporte de Tecnología toda la Plataforma SAP para garantizar la continuidad de servicios al Publico en la Liquidación de Impuestos para todos y cada uno de los usuarios SAP del Departamento. 2) Determinar el estado de la configuración, las incidencias de mayor criticidad y las oportunidades de mejora a que habría lugar para el aumento del desempeño y mejor uso y explotación de la solución por parte de los usuarios finales. 3) Mejoras en la configuración que pudieran estar generando problemas para la adecuada gestión de la información financiera de la Gobernación de Cundinamarca Página 6 de 7

7 4) Identificar e implantar desarrollos para abarcar funcionalidades específicas que estén acordes con la realidad operativa de la entidad, las cuales pudieran ser cobijadas con funcionalidad estándar de la solución. 5) Integración de los diferentes roles desempeñado por los consultores especializados SAP, mediante un frente común que permita prestar el soporte integral y hacer una canalización de esfuerzos para optimizar los resultados, a través del gerente de proyecto SAP que realizará el seguimiento y monitoreo de los productos entregables asignados, así como estará a cargo de la planeación, coordinación y control para apoyar la eficiente operación del equipo y alinear las expectativas de la Gobernación de Cundinamarca 6) Así mismo, y para efectos de centralizar la gestión de las incidencias, asegurar la confiabilidad de la solución, garantizar la eficiencia de las operaciones, realizar adaptaciones y mejoramiento continuo, mejorar el desempeño del sistema y, en general, optimizar el manejo y administración de la solución, se utilizará la herramienta Solution Manager (Solman), de manera que pueda darse un tratamiento adecuado a cada una de las ocurrencias que, en diferentes niveles, puedan llegar a presentarse como parte del soporte especializado SAP que FONDECUN estará prestando. 7) Entregar a FONDECUN, un informe técnico mensual de las actividades realizada, uno por cada Consultor especializado SAP y un Resumen ejecutivo que de las actividades desarrolladas, las programadas para el próximo mes y las propuestas para mejora continua. GESTION DE CAMBIO Entregar en el quinto (5) mes de ejecución del contrato, un completo diagnóstico del clima organizacional y de stakeholders de la Operación del CORE Financiero y Tributario de la Secretaria de Hacienda de Cundinamarca, para determinar las acciones de sensibilización, movilización, comunicación e inclusive transferencia de conocimientos para la adecuada ejecución y consolidación de un modelo de gestión estructurado y de alta eficiencia. Página 7 de 7