MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

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1 INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE MÚZQUIZ TECNOLOGÍA, ECOLOGÍA Y CIENCIA PARA UN MÉXICO MEJOR MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS El presente documento es un instrumento de gestión institucional que nos permite describir las funciones principales a nivel genérico; así como la determinación de cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones específicas competente, además de precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas.

2 INDICE. PAGINA I Introducción. 3 II Objetivo. 4 III Alcance. 4 IV Antecedentes Del ITSMZ. 4 V Misión y Visión 5 VI Estructura Orgánica. 6 VII Organigrama 7 VIII Funciones De Áreas Del Instituto. 8 1 Funciones De Dirección General. 8 2 Funciones De Subdirección Administrativos Funciones De Subdirección Académica Funciones De División Académica Funciones De División De Planeación Y 13 Vinculación. 6 Funciones De Departamento De Recursos 14 Financieros. 7 Funciones De Departamento De Gestión 16 Tecnológica Y Vinculación. 8 Funciones De Departamento De Servicios 17 Escolares. 9 Funciones De Departamento De Desarrollo 18 Académico. 10 Funciones De Departamento De Recursos 19 Humanos. 11 Funciones De Departamento De Servicios 20 Generales. 12 Funciones De Bibliotecario Funciones De Programador Funciones De Departamento De Comunicación Y Difusión Funciones De Departamento De Servicios De Cómputo Funciones De Capturista Funciones De Jefe De Oficina De Compras Funciones De Técnico En Mantenimiento Funciones De Chofer Funciones De Vigilante Funciones De Medico Escolar Funciones De Secretaria De Dirección Funciones De Psicólogo Funciones De Auxiliar Administrativo Y/O Secretaria. 25 Funciones de Docente Funciones de Encargado de Actividades Extraescolares 27 Funciones de Encargado de laboratorios Funciones de Prefecto Funciones de Intendente

3 I. INTRODUCCIÓN. Siendo una Institución orientada a lograr una mejor calidad en el cumplimiento de sus objetivos, es vital, que el personal adscrito al ITSMZ mantenga un conocimiento preciso, de sus actividades y responsabilidades. Este manual es un documento de consulta para todo el personal directivo y administrativo, que labora en el ITSMZ, a fin de dar a conocer las funciones de operación y estructura de cada una de las áreas que conforman la dirección y administración de la misma. El cumplimiento y superación de lo que aquí se plantea, dará como resultado una mejora continua en nuestra institución. Las ventajas de contar con un manual de organización permite: Presentar una visión de conjunto de la Institución y de las Unidades Administrativas que la integran. Precisa las funciones generales y específicas encomendadas a cada Unidad Administrativa, evitando la duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades. Ayuda en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su desarrollo. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices. Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas. Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las unidades responsables. Su contenido quedará sujeto a cambios o modificaciones en la estructura orgánica o reasignación de funciones a efecto de que se actualice y continúe siendo un instrumento adecuado a las necesidades de la organización interna del Instituto Tecnológico Superior de Múzquiz. 3

4 II. OBJETIVO. Establecer los lineamientos y criterios generales, referente a la Funcionalidad y organización del Instituto Tecnológico Superior de Múzquiz, a fin de que cada uno de los que conforman la administración de la Institución, conozca las funciones que le corresponden de acuerdo a su Área. III. ALCANCE. El siguiente manual abarca todas las áreas que conforman la administración del Instituto Tecnológico Superior de Múzquiz. IV. ANTECEDENTES DEL ITSMZ. El Instituto tiene como objeto impartir e impulsar la educación superior tecnológica, así como realizar investigación científica y tecnológica, propiciando la calidad académica y la vinculación con las necesidades del desarrollo regional, estatal y nación. Para el cumplimiento de su objeto el Instituto tendrá las atribuciones de: a. Promover e implementar programas de intercambio docente y administrativo y administrativo a nivel local, nacional e internacional. b. Adquirir bienes, equipo e instalaciones necesarias para el adecuado cumplimiento de su fin. c. Establecer programas de vinculación con el sector productivo para fortalecer el aprendizaje de los alumnos y fomentar el intercambio de conocimientos y experiencias d. Diseñar y operar un sistema de becas para facilitar el ingreso de jóvenes con alto rendimiento académico. e. Celebrar con autoridades federales, estatales y municipales, con organismos públicos, privados y sociales, así como con particulares, toda clase de convenios y contratos que sean necesarios para el cumplimiento de su objeto y f. En general, realizar toda clase de actos y acciones necesarios para lograr el cumplimiento eficaz de su objeto, así como aquellos que le encomienden las leyes y demás disposiciones aplicables. El instituto Tecnológico Superior de Múzquiz nace mediante el decreto publicado en el Periódico Oficial Nº 21 del Gobierno del Estado de Coahuila del día 12 de Marzo de 2010 como organismo público descentralizado de la Administración Pública del Estado, con personalidad jurídica y patrimonio propio. El día 5 de Octubre de 2009 inicia actividades con las carreras de Ingeniería en Gestión Empresarias, Ingeniería en Tecnologías de Información y Comunicaciones, Ingeniería Ambiental. 4

5 V. MISIÓN Y VISIÓN. MISIÓN Contribuir a la formación de profesionistas competentes, emprendedores e innovadores de la tecnología que favorezcan a la conformación de una sociedad más justa, humana y con amplia cultura científica y tecnológica, con acciones permanentes hacia el progreso y la excelencia académica. VISIÓN Constituirnos como una institución sobresaliente con una educación diversificada e incluyente, que por su calidad sea el eje fundamental del desarrollo ambiental, científico, económico, tecnológico y social de una región y por consiguiente de la nación. 5

6 VI. ESTRUCTURA ORGANICA. H. Junta Directiva Dirección General - Secretaria de Dirección - Chofer de Dirección Subdirección Académica -Jefe de División Académica -Jefe de Departamento de Desarrollo Académico -Jefe de Departamento de Servicios Escolares -Médico General -Psicólogo -Laboratoristas - Secretaria de Subdirección - Secretaria de Jefe de Departamento Subdirección Administrativa -Jefe de División Planeación y Vinculación -Jefe de Departamento de Recursos Financieros -Jefe de Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación -Jefe de Departamento de Servicios Generales -Jefe de Departamento de Recursos Humanos -Ingeniero en Sistemas -Técnicos Especializado -Analista Especializado -Programador -Jefe de Oficina de Compras -Analistas Técnicos -Técnicos en Mantenimiento -Capturistas -Almacenista -Bibliotecario -Intendentes -Vigilantes 6

7 VII. ORGANIGRAMA ORGANIGRAMA H. JUNTA DIRECTIVA DIRECCIÓN GENERAL SECRETARIA DE DIRECCIÓN GENERAL CHOFER DE DIRECTOR SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA SECRETARIA SECRETARIA JEFE DE DIVISIÓN PLANEACION Y VINCULACIÓN JEFE DE DIVISIÓN ACADÉMICA SECRETARIA SECRETARIA J. DEPTO. DE GESTIÓN TECNOLÓGICA Y VINCULACIÓN SECRETARIA J. RECURSOS HUMANOS J. RECURSOS FINANCIEROS SERVICIOS DE COMPUTO (ING. EN SISTEMAS) J. SERVICIOS GENERALES J. DESARROLLO ACADEMICO J. SERVICIOS ESCOLARES SECRETARIA MEDICO GENERAL SECRETARIA TÉCNICOS ESPECIALIZADOS ANALISTAS ESPECIALIZADOS PSICOLOGO PROGRAMADOR OFICINA DE COMPRAS ANALISTA TÉCNICO LABORATORISTAS TÉCNICOS EN MANTENIMIENTOS CAPTURISTA ALMACENISTA BIBLIOTECARIO INTENDENTES VIGILANTES 7

8 VIII. FUNCIONES DE ÁREAS DEL INSTITUTO. 1. FUNCIONES DE DIRECCIÓN GENERAL. DIRECTOR GENERAL DIRECTOR GENERAL DE INSTITUTOS TECNOLOGICOS DESCENTRALIZADOS Propósito del puesto: Administrar la prestación de los servicios educativos que ofrece el instituto tecnológico, conforme a los objetivos de la educación tecnológica superior y de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Dirección General de Educación Superior Tecnológica y la Secretaria de Educación del Estado. 1. Dirigir la elaboración del anteproyecto del programa operativo anual del instituto tecnológico con bases en los lineamientos establecidos para tal fin y proponerlos a la DGITD y la Secretaria de Finanzas del Estado de Coahuila para su autorización. 2. Planear, dirigir, controlar y evaluar las actividades de planeación, vinculación, académicas y administrativas del instituto tecnológico de conformidad con los objetivos, políticas y lineamientos establecidos por la Dirección General de Educación Superior Tecnológica y de la Dirección General de Institutos Tecnológicos Descentralizados. 3. Proponer a la Junta Directiva, la organización del instituto, así como modificaciones a los sistemas y procedimientos que coadyuven al cumplimiento de los objetivos del mismo. 4. Autorizar con su firma las asignaciones, licencias y autorizaciones en materia administrativa, en el ámbito de su competencia; 5. Publicar en el órgano informativo del Instituto, o cuando así sea procedente, remitir a la Secretaría de Gobernación para su publicación en el Periódico Oficial del Estado de Coahuila, los reglamentos, lineamientos, acuerdos u otros documentos de observancia general que expida la Junta Directiva; 6. Resolver en el ámbito de su competencia, con fines administrativos, las dudas que se susciten con motivo de la aplicación de este Documento, así como los aspectos no previstos en el mismo y en las disposiciones que resulten aplicables; 7. Integrar la Comisión Dictaminadora Interna, para el ingreso y promoción del personal del Instituto; 8. Presidir la Comisión Académica del Instituto; 9. Establecer los métodos que permitan el óptimo aprovechamiento de los bienes muebles e inmuebles del Instituto; 10. Tomar las medidas pertinentes a fin de que las funciones del Instituto se realicen de manera articulada, congruente y eficaz; 11. Establecer los procedimientos para controlar la cantidad de suministros y programas de recepción que aseguren la continuidad en la fabricación, distribución o prestación de un servicio; 8

9 12. Recabar información y elementos estadísticos que reflejen el estado de las funciones del Instituto, para así poder mejorar la gestión de la misma; 13. Establecer los sistemas de control necesarios para alcanzar las metas u objetivos propuestos; 14. Presentar periódicamente a la Junta Directiva, el informe del desempeño de las actividades del Instituto, incluido el ejercicio de los presupuestos de ingresos y egresos y los estados financieros correspondientes, en dicho informe y en los documentos de apoyo se cotejarán las metas propuestas y los compromisos asumidos por la Dirección, con las realizaciones alcanzadas; 15. Establecer los mecanismos de evaluación que destaquen la eficiencia y eficacia con que se desempeñe el Instituto y presentar a la Junta Directiva, por lo menos dos veces al año, la evaluación de gestión con el detalle que previamente se acuerde con la misma; 16. Ejecutar los acuerdos de la Junta Directiva; 17. Elaborar y proponer a la Junta Directiva para su aprobación, el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto y, 18. Dirigir y controlar la integración y administración de los recursos humanos, financieros y materiales del instituto tecnológico, de conformidad con la normatividad vigente. 19. Dirigir y controlar la aplicación de los planes y programas de estudio, apoyos didácticos y técnicas e instrumentos para la evaluación del aprendizaje en el instituto tecnológico conforme a los lineamientos técnicos y metodológicos establecidos por la DGEST y DGITD. 20. Dirigir y controlar el desarrollo de los proyectos de investigación científica y tecnológica en el instituto de acuerdo a los lineamientos técnicos y metodológicos establecidos por la DGEST y DGITD. 21. Promover y dirigir el desarrollo de las actividades de vinculación del instituto tecnológico con el sector productivo de bienes y servicios de la región. 22. Promover y dirigir el desarrollo de las actividades cívicas, sociales, culturales, deportivas y recreativas del instituto tecnológico, así como las de vinculación y orientación educativa. 23. Dirigir y supervisar el sistema de control escolar del instituto tecnológico, conforme a las normas y procedimientos establecidos. 24. Dirigir y controlar la prestación de los servicios asistenciales del instituto tecnológico de acuerdo con los lineamientos establecidos. 25. Promover la difusión de las normas y lineamientos que regulen el funcionamiento del instituto tecnológico en las áreas del mismo y vigilar su aplicación. 26. Gestionar los recursos necesarios para adaptación de la infraestructura, construcción y equipamiento del Instituto con las dependencias correspondientes. 27. Las demás que le confiera la Junta Directiva, el Decreto de Creación, el Reglamento Interior, así como la demás normatividad aplicable. Función genérica: Conducir y coordinar de manera general las actividades de planeación, académicas, vinculación y administrativas del instituto, así como, de representar legalmente a este con todas las facultades generales y particulares que se requieran. 9

10 Dirección General de Educación Superior Tecnológica, Dirección General de Institutos Tecnológicos descentralizados, Junta Directiva y demás dependencias oficiales. Subdirección Académica Subdirección Administrativa 2. FUNCIONES DE SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. DIRECTOR GENERAL Propósito del puesto: Planear, Organizar, Dirigir, controlar y evaluar la administración de los recursos humanos, financieros, materiales y servicios generales de Instituto Tecnológico conforme a las normas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Educación Pública. 1. Planear, Organizar, Dirigir, controlar y evaluar la prestación de servicios de cómputo, mantenimiento de equipo y pago de remuneraciones al personal, de conformidad con las normas y lineamientos establecidos. 2. Elaborar el programa operativo anual y en anteproyecto del presupuesto de la Subdirección y presentarlos a la Dirección del Instituto Tecnológico para lo procedente. 3. Aplicar la estructura orgánica autorizada para la Subdirección y verificar el cumplimiento de los procedimientos para la Administración de recursos humanos, financieros, materiales, servicios generales y de cómputo, pago de remuneraciones y mantenimiento de equipo. 4. Dirigir y controlar la selección, contratación, desarrollo y pago de remuneraciones del personal del Instituto Tecnológico. 5. Dirigir y controlar el ejercicio del presupuesto, registros contables, tesorería, fiscalización y administración de los ingresos propios del Instituto Tecnológico. 6. Dirigir y controlar las adquisiciones, control de bienes muebles, almacenes y servicios generales del Instituto Tecnológico. 7. Participar con la División de Planeación y Vinculación en las evaluaciones del ejercicio del presupuesto asignado al Instituto Tecnológico. 8. Coordinar las actividades de la Subdirección con las demás áreas para el cumplimiento de los objetivos del Instituto Tecnológico 9. Informar del funcionamiento de la Subdirección a la Dirección del Instituto Tecnológico en los términos y plazos establecidos. 10. Representar a la Dirección del Instituto Tecnológico en los actos y comisiones oficiales que ésta le encomiende. Dirección General y demás organismos que lo soliciten. División de Planeación y Vinculación, Servicios de Computo, Técnicos especializados, Programador. 10

11 3. FUNCIONES DE SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA. SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN GENERAL Propósito del puesto: El titular tendrá como funciones planear, dirigir y administrar las actividades académicas y de investigación del Instituto Tecnológico, con el propósito de ofrecer servicios educativos de calidad. 1. Proponer a la Dirección General la normatividad escolar, difundirla y vigilar su cumplimiento. 2. Convocar a los docentes e investigadores del Tecnológico a reuniones de academia para diseñar o proponer modificaciones a los planes y programas de estudio. 3. Diseñar y proponer a la Dirección General los perfiles del personal académico y de investigación para su contratación. 4. Proponer a la Dirección General los programas de actualización y superación académica, vigilando su cumplimiento. 5. Apoyar la celebración de convenios que permitan desarrollar las carreras y programas de estudio del Instituto Tecnológico. 6. Participar en las reuniones a que convoque la Dirección General para discutir, revisar, analizar y tratar planes y actividades relacionadas con los estudios profesionales, la investigación y la docencia. 7. Presentar a la Dirección General propuestas de ampliación y mejoramiento de espacios físicos y de los servicios educativos del Instituto Tecnológico, en función del crecimiento de la demanda. 8. Mantener mecanismos de coordinación con el Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación, para la implementación de los programas de educación continua. 9. Fomentar con el apoyo de las Unidades Administrativas a su cargo, la titulación de los egresados. 10. Orientar el proceso de selección de alumnos de nuevo ingreso, con el apoyo de la División de Desarrollo Académico, el Departamento de Servicios Escolares y la División Académica, en coordinación con el Departamento de Psicología. 11. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia que le confieren las disposiciones legales aplicables y aquellas que le encomiende la Dirección General. 12. Representar a la Dirección del Instituto Tecnológico en los actos y comisiones oficiales que ésta le encomiende. FUNCIÓN GENÉRICA: Apoyar a la Dirección General en el proceso administrativo y establecer mecanismos de coordinación con las áreas académicas, a fin de dar seguimiento y evaluar el desarrollo de las carreras que se imparten en el Instituto. Dirección General y demás organismos que lo soliciten. División Académica. 11

12 4. FUNCIONES DE DIVISIÓN ACADEMICA. DIVISIÓN ACADÉMICA SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA Propósito del puesto: 1. Difundir entre las áreas a su cargo, los lineamientos a que deben de sujetarse las actividades de docencia, investigación y vinculación 2. Difundir entre las Unidades administrativas a su cargo los lineamientos a que deben sujetarse las actividades de docencia e investigación. 3. Promover ante el Director General, el otorgamiento de estímulos al personal académico y de investigación con desempeño sobresaliente o con aportaciones académicas importantes, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal 4. Supervisar el establecimiento, desarrollo y aplicación de los procedimientos del sistema de gestión de calidad del área académica 5. Promover el otorgamiento de estímulos al personal académico y de investigación con desempeño sobresaliente o con aportaciones académicas importantes. 6. Coordinar con el Departamento de Desarrollo Académico y el Departamento de Servicios Escolares el proceso de selección de alumnos de nuevo ingreso 7. Proponer objetivos, metas y actividades para la integración del programa operativo anual aplicables a la División Académica 8. Supervisar y evaluar la aplicación de los planes y programas de estudio de las carreras que se imparte en el Instituto, así como de los apoyos didácticos técnicas e instrumentos para la evaluación del aprendizaje de los alumnos de acuerdo con las normas y lineamientos establecidos 9. Supervisar y evaluar las actividades para el apoyo a la titulación desarrollo curricular y atención a alumnos de acuerdo con las normas y lineamientos establecidos 10. Proponer y evaluar en coordinación con el departamento de Desarrollo Académico los programas de superación y actualización del personal docente que se realicen en el Instituto de acuerdo a los lineamientos establecidos 11. Supervisar las acciones relativas a la evaluación docente 12. Supervisar el debido cumplimiento de las actividades académicas programadas para cada ciclo escolar 13. Proponer al Director General, la adquisición de equipo y material bibliográfico necesario para el desarrollo de prácticas en los laboratorios, como resultado de las propuestas hechas por el docente 14. Supervisar la elaboración el informe de las áreas adscritas a su cargo 15. Participar en la definición de los perfiles y la selección del personal del área de su competencia 16. Detectar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal administrativo a su cargo y presentarlas al área correspondiente para su atención 17. Administrar los recursos humano y materiales a su cargo y supervisar el adecuado desempeño de sus funciones 12

13 18. Coordinar el funcionamiento del centro de información de conformidad con los normas y lineamientos establecidos 19. Asignar en coordinación con el departamento académico correspondiente, los integrantes para el jurado de titulación 20. Integración y participación de las academias de los docentes del Instituto Tecnológico de acuerdo a los lineamientos establecidos 21. Elaborar e integrar, en su caso propuestas de planes y programas de estudios relacionados con las carreras que se imparte en el Instituto Tecnológico y difundir los aprobados 22. Optimizar el uso de espacios educativos de conformidad con las normas y lineamientos establecidos 23. Elaborar los horarios de los docentes de las carreras vigentes en el Instituto y fechas de exámenes en sus diferentes modalidades con el apoyo del departamento escolar a fin de hacerlos del conocimiento oportuno de los docentes y alumnos 24. Elaborar calendario y horarios de actividades académicas de las carreras que se imparte en el Instituto Tecnológico, en coordinación con los departamentos académicos FUNCIÓN GENÉRICA: Subdirector Académico Jefe de Desarrollo Académico, Jefe de Servicios Escolares, Psicólogo, Médico General, Laboratoristas, Docentes, Secretaria. 5. FUNCIONES DE DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y VINCULACIÓN. DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y VINCULACIÓN SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Propósito del puesto: Coordinar las actividades de Planeación, Programación y Presupuestación; de Gestión Tecnológica y Vinculación; Comunicación y Difusión; Servicios Extraescolares y de Bibliotecas del Instituto Tecnológico. 1. Planear, Organizar, Dirigir, controlar y evaluar las actividades de Planeación, Programación, Evaluación Presupuestal, de conformidad con la normatividad vigente. 2. Difundir y vigilar la aplicación de la normativa para la elaboración, integración y aprobación del Plan de Trabajo a cargo del Tecnológico. 3. Establecer mecanismos para el seguimiento, evaluación y control de los programas de trabajo a realizar por el Tecnológico. 4. Establecer los programas que requieran la dirección General para dar cumplimiento a sus atribuciones y cuidar que estos se apeguen al plan estatal de desarrollo. 5. Establecer un sistema estadístico que permita la toma de decisiones del personal directivo. 13

14 6. Elaborar el programa operativo anual y el anteproyecto del presupuesto de la División y presentarlos a la Subdirección Administrativa. 7. Aplicar la estructura orgánica autorizada para la División y verificar el cumplimiento de los procedimientos para la Planeación, Programación, evaluación presupuestal, extensión y vinculación con el sector productivo. 8. Integrar el programa operativo anual y el anteproyecto del presupuesto del Instituto Tecnológico y presentarlos a la Dirección para su aprobación. 9. Coordinar y supervisar la elaboración de planes de desarrollo Institucional y de las estrategias a seguir para su ejecución. 10. Integrar las propuestas de modificaciones orgánico - funcionales y presentarlas a la dirección del Instituto Tecnológico para su aprobación. 11. Difundir las estructuras orgánicas y los manuales administrativos autorizados y verificar su cumplimiento. 12. Coordinar las actividades de extensión educativa, gestión Tecnológica y vinculación con el sector productivo. 13. Coordinar las acciones de Comunicación y difusión del Instituto Tecnológico de acuerdo a los procedimientos establecidos. 14. Programar de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Dirección General de Institutos Tecnológicos las reuniones de Planeación y Vinculación del Instituto. 15. Organizar y coordinar las reuniones de planeación y evaluación del Instituto Tecnológico. 16. Supervisar y evaluar el funcionamiento de las áreas de la División y con base a los resultados proponer a la Subdirección Administrativa las medidas que mejoren el servicio. 17. Coordinar las actividades de la División con las demás áreas para el cumplimiento de los objetivos del Instituto Tecnológico 18. Informar del funcionamiento de la División a la Subdirección Administrativa del Instituto Tecnológico en los términos y plazos establecidos. FUNCIÓN GENÉRICA: Planear, establecer, dirigir y administrar las acciones de planeación, vinculación y de extensión académica del organismo con los sectores social, público y privado para mejorar las funciones académicas institucionales. Subdirección Administrativa. Jefatura de Gestión Tecnológica y Vinculación, Jefatura de Recursos Humanos, Jefatura de Recursos Financieros, Jefatura de Servicios General, Biblioteca, Comunicación Social, Actividades Extraescolares, Analistas Técnicos, Analistas Especializados, Capturistas, Secretaria. 6. FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS. DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 14

15 Propósito del puesto: Planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la administración de los recursos financieros asignados al Instituto Tecnológico conforme a las normas y lineamientos establecidos. 1. Contabilizar el ejercicio del presupuesto asignado al organismo y emitir los estados financieros al día, que contengan en detalle las operaciones efectuadas. 2. Realizar la apertura de cuentas bancarias para el depósito y manejo de los recursos asignados por los Gobiernos Federal y Estatal al Tecnológico. 3. Efectuar las conciliaciones bancarias que permitan llevar un control del manejo de los recursos financieros del Tecnológico 4. Realizar las afectaciones presupuéstales, ampliaciones, transferencias y conciliaciones que sean necesarias para el óptimo manejo de los recursos financieros del Tecnológico, previa autorización de la Subdirección Administrativa y/o Dirección General. 5. Efectuar el ejercicio y comprobación del fondo revolvente asignado a ese departamento y tramitar su registro y reposición 6. Revisar los documentos comprobatorios que presenten las Unidades para amparar las erogaciones realizadas que afecten el presupuesto, cuidando el cumplimiento de las normas, requisitos contables, fiscales y administrativos establecidos por las disposiciones que regulen el manejo de los estados financieros 7. Elaborar y enviar a las diferentes dependencias federales y estatales, los estados financieros del Tecnológico y mantener informada a la Subdirección Administrativa de la situación en que se encuentren los recursos financieros. 8. Registrar los ingresos propios por concepto de servicios brindados por el Tecnológico 9. Elaborar las conciliaciones de los ingresos propios. 10. Efectuar diariamente el corte de caja de las operaciones y hacerlas del conocimiento por escrito de la Subdirección Administrativa 11. Determinar y asignar los viáticos, combustible y pasaje del personal del Tecnológico de acuerdo al presupuesto de egresos, previo autorización de la Subdirección Administrativa y/o Dirección General. 12. Elaborar declaraciones de impuestos mensuales y anuales. 13. Proporcionar informes financieros a la Subdirección Administrativa del Instituto. 14. Desarrollar con toda probidad las demás funciones inherentes al área de su competencia y las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables y aquellas que le encomienden la Dirección General o la Subdirección Administrativa. 15. Elaborar el anteproyecto de presupuesto de su departamento y someterlo a la consideración de la Subdirección Administrativa. FUNCIÓN GENÉRICA Clasificar, registrar y analizar las operaciones económicas que contribuyen a la adecuada toma de decisiones del instituto. División de Planeación y Vinculación y Subdirección Administrativa 15

16 Secretaria y demás que le confiera su jefe inmediato. 7. FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE GESTIÓN TECNOLÓGICA Y VINCULACIÓN. DEPARTAMENTO DE GESTIÓN TECNOLÓGICA Y VINCULACIÓN SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Propósito del puesto: Planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con las prácticas y promoción profesional, servicio social y desarrollo comunitario, así como las relacionadas con la asesoría externa que brinda el Instituto Tecnológico de conformidad con las normas establecidas por la Secretaría de Educación Pública y la Secretaria de Educación y Cultura de Coahuila. 1. Elaborar el programa operativo anual y el anteproyecto de presupuesto del departamento y presentarlos a la División de Planeación y Vinculación para lo conducente. 2. Diseñar, establecer y desarrollar acciones de vinculación y extensión académica del Instituto Tecnológico con los sectores social, público y privado para mejorar las funciones académicas y de investigación institucionales. 3. Promover la participación de empresarios, industriales y profesionales de los sectores sociales y productivo de la región, en las comisiones académicas que se establezcan para la elaboración y actualización de planes y programas d estudio, con el propósito de vincular el desarrollo con los sectores que representan con el proceso de innovación y modernización tecnológica. 4. Establecer y mantener relaciones en coordinación con las áreas académicas correspondientes, con organismos públicos y privados de la región que coadyuven al cumplimiento de las prácticas y promoción profesionales del alumnado, así como del servicio social y desarrollo de la comunidad. 5. Organizar y coordinar la realización de prácticas profesionales y servicio social del alumnado del Instituto Tecnológico, en coordinación con las áreas correspondientes. 6. Proponer acciones para el mejoramiento de la vinculación con el sector productivo y la comunidad. 7. Participar en la elaboración de los proyectos de convenios y contratos relacionados con la gestión tecnológica y vinculación de conformidad con las normas aplicables. 8. Presentar reportes periódicos de las actividades desarrolladas a la División de Planeación y Vinculación. 9. Evaluar permanentemente la efectividad de sus acciones con el fin de elevar la calidad de los servicios profesionales. FUNCIÓN GENÉRICA: Organizar y promover las acciones para vinculación y gestión tecnológica; así como detectar las necesidades de capacitación, actualización y especialización de los diferentes sectores de la región y elaborar los programas correspondientes para su debida atención. División de Planeación y Vinculación y Subdirección Administrativa. 16

17 Secretaria y demás que le confiera su jefe inmediato. 8. FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA Propósito del puesto. Planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la prestación de los servicios escolares a los alumnos del Instituto Tecnológico, conforme a las normas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Educación Pública y la Secretaria de Educación y Cultura de Coahuila. 1. Elaborar el programa operativo anual y el anteproyecto del presupuesto del departamento y presentarlos a la División de Planeación y Vinculación para lo procedente. 2. Aplicar la estructura orgánica autorizada para el departamento y los procedimientos establecidos. 3. Difundir la normatividad de control escolar que emitan los órganos centrales normativos de la Secretaría de Educación Pública y verificar su cumplimiento. 4. Coordinar la operación de los procesos de inscripción, reinscripción, cambios y traslados de los alumnos del Instituto Tecnológico, conforme a las normas y lineamientos establecidos. 5. Coordinar los procesos derivados de las acciones de regularización, acreditación, certificación, y titulación de los alumnos del Instituto Tecnológico, conforme a las normas y lineamientos establecidos. 6. Coordinar y controlar los trámites de convalidación, revisión y equivalencia de estudios de los alumnos de Instituto Tecnológico, así como la expedición de constancias de estudios conforme a las normas y lineamientos establecidos. 7. Coordinar la realización de investigaciones de nuevos métodos, técnicas y procedimientos relativos a servicios escolares así como de los estudios de factibilidad para su aplicación. 8. Coordinar las actividades del departamento con las demás áreas de la Subdirección Académica. 9. Presentar reportes periódicos de las actividades desarrolladas a la Jefatura de División Académica. 10. Participar en la integración de la estadística básica y los sistemas de información del Instituto Tecnológico. 11. Coordinar el otorgamiento de becas a los estudiantes del Instituto Tecnológico y realizar el seguimiento respectivo. 12. Organizar y controlar la inscripción al régimen facultativo del IMSS. 13. Gestionar ante las instancias correspondientes el titulo, cedula profesional o grado correspondiente. 17

18 14. Verificar el cumplimiento y aplicación del Reglamento Académico en lo que concierne a los alumnos de las distintas carreras que imparte el Instituto Tecnológico. 15. Organizar y controlar la integración de los archivos relativos a los estudiantes y egresados del Instituto Tecnológico. FUNCIÓN GENÉRICA: Llevar a cabo la prestación de los servicios a estudiantes y el control escolar del Instituto Tecnológico. Jefatura de División Académica y Subdirección Académica. Secretaria y demás que le confiera su jefe inmediato. 9. FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ACADÉMICO. DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ACADÉMICO SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA Propósito del puesto: Llevar a cabo las actividades relacionadas con el desarrollo académico del personal docente del Instituto Tecnológico. 1. Planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades que permitan el desarrollo académico del personal docente, de conformidad con las normas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Educación Pública y la Secretaria de Educación Publica de Coahuila. 2. Elaborar el programa operativo anual y el anteproyecto de presupuesto del departamento y presentarlos a la División de Planeación y Vinculación para lo procedente. 3. Elaboración de cursos de actualización docente. 4. Elaboración de folletos informativos de actualización docente. 5. Aplicar la evaluación docente. 6. Coordinar las actividades de los prefectos. 7. Participar en las reuniones de academia a que se le convoque, para formular los programas de actualización y superación académica y/o revisión y ajuste a los programas de estudio. 8. Llevar el control y registro de la planta docente y vigilar el cumplimiento de las horas-clase frente a grupo. 9. Difundir los lineamientos teórico - metodológicos para la planeación, desarrollo y evaluación. 10. Promover y vigilar la disciplina interna de alumnos y docentes en la Institución. 11. Establecer procesos de investigación y desarrollo académico en los ámbitos de formación docente, comunicación y orientación educativa. 18

19 12. Apoyar en la Investigación en la elaboración de propuestas de planes de estudio y programas, según el caso, de conformidad con los lineamientos establecidos en la materia. 13. Coordinar la investigación, diseño y utilización de los materiales y auxiliares didácticos, requeridos para el desarrollo del proceso enseñanza - aprendizaje. 14. Participar en la elaboración de convenios relacionados con la actualización y superación del personal docente del Instituto Tecnológico. 15. Coordinar las actividades del departamento con las demás áreas de la Subdirección Académica. 16. Presentar reportes periódicos de las actividades desarrolladas a la Jefatura de División Académica. FUNCIÓN GENÉRICA: Realizar funciones orientadas al desarrollo académico del Instituto, que faciliten el cumplimiento de los objetivos y atribuciones encomendadas. Jefatura de División Académica y Subdirección Académica. Secretaria y demás que le confiera su jefe inmediato. 10. FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. : DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Propósito del puesto: Planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la administración de personal del Instituto Tecnológico así como el pago de sus remuneraciones, conforme a las normas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Educación Pública y la Secretaria de Educación en Coahuila. 1. Elaborar el Programa Operativo Anual y el anteproyecto de presupuesto del departamento y División de Planeación y Vinculación para lo procedente. 2. Aplicar la estructura orgánica autorizada para el Departamento y los procedimientos establecidos. 3. Determinar las necesidades de recursos humanos del Instituto Tecnológico y presentarlas a la Subdirección Administrativa para lo conducente. 4. Coordinar la operación de los procesos de selección, contratación y desarrollo del personal conforme a las normas y lineamientos establecidos. 5. Coordinar los procesos derivados de las acciones del pago de remuneraciones del personal del Instituto Tecnológico conforme a las normas y lineamientos establecidos. 6. Coordinar la realización de investigaciones de nuevos métodos, técnicas y procedimientos relativos a la administración de personal, así como de los estudios de factibilidad para su aplicación. 19

20 7. Coordinar las actividades del Departamento con las demás áreas de la Subdirección Administrativa. 8. Presentar reportes periódicos de las actividades desarrolladas a la Subdirección Administrativa. FUNCIÓN GENÉRICA: Llevar acabo la administración de los recursos humanos asignados al Instituto Tecnológico. Jefatura de División de Planeación y Vinculación y Subdirección Administrativa Secretaria y demás que le confiera su jefe inmediato. 11. FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Propósito del puesto: Aplicar las leyes estatales de adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos, mantenimiento y almacenes, así como las disposiciones administrativas complementarias que contribuyan al adecuado manejo y control de los recursos materiales y servicios generales en el Instituto Tecnológico. 1. Elaborar relación de necesidades materiales y servicios requeridos para el logro de objetivos y metas del programa operativo anual de la oficina a su cargo y someterla a la consideración de la Subdirección Administrativa. 2. Efectuar la contratación de servicios menores, no contemplados en el programa anual de contrataciones de servicios del Instituto Tecnológico. 3. Elaborar el programa operativo anual y el anteproyecto de presupuesto de la oficina y someterlo a la División de Planeación y Vinculación. 4. Elaborar el plan anual de contratación de servicios, sometiéndolos a consideración de la Subdirección Administrativa. 5. Diseñar y operar los procedimientos para el suministro adecuado y oportuno de servicios a las diferentes áreas del Instituto Tecnológico. 6. Proporcionar los servicios de reparación, adaptación y conservación de edificios destinados a labores administrativas, docentes y de investigación. 7. Observar los lineamientos establecidos en los manuales administrativos en lo referente al desempeño de su puesto. 8. Solicitar, recibir, registrar y controlar la entrada y salida de herramienta, material y equipo a utilizarse en la realización de las funciones de limpieza y conservación del Instituto Tecnológico. 9. Llevar y mantener actualizado el registro de trabajos de servicios realizados en el Instituto Tecnológico y proporcionar la información a las instancias correspondientes. 20

21 10. Promover la participación del personal de la oficina en programas de capacitación y actualización 11. Distribuir y asignar áreas y cargas de trabajo al personal de la oficina. 12. Supervisar la carga y descarga de muebles, maquinaria, aparatos y demás materiales que se requieran en el Instituto Tecnológico. 13. Establecer y observar bajo la supervisión de la Subdirección Administrativa la aplicación de medidas de protección civil, tendientes a prevenir siniestros dentro de las instalaciones del Instituto Tecnológico. 14. Llevar bajo la supervisión de la Subdirección Administrativa, el control de los vehículos propiedad del Instituto Tecnológico y fijar el procedimiento administrativo para su asignación, reparación, suministro de combustible y lubricante, así como tramitar la documentación necesaria para su circulación. 15. Apoyar a las diversas áreas del Instituto Tecnológico en aquellas actividades relacionadas con el desempeño de su puesto. 16. Ejercer el presupuesto autorizado a la oficina conforme a las normas, lineamientos y procedimientos establecidos. 17. Asumir la responsabilidad de bienes muebles e inmuebles asignados a la oficina a su cargo de conformidad con los procedimientos establecidos. 18. Proporcionar en los términos y plazos requeridos la información y documentación que le sean requeridos por instancias superiores. 19. Realizar todas aquellas actividades que le sean encomendadas por instancias superiores. FUNCIÓN GENÉRICA: Realizar las actividades relacionadas con la prestación de servicios generales y de intendencia del Instituto Tecnológico. Jefatura de División de Planeación y Vinculación y Subdirección Administrativa. Oficina de Compras, Técnicos en Mantenimiento, Almacenistas, Intendentes, Vigilantes y Secretaria y demás que le confiera su jefe inmediato. 12. FUNCIONES DEL BIBLIOTECARIO. BIBLIOTECARIO SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Propósito del puesto: Mantener actualizados y en óptimas condiciones de funcionamiento, los Sistemas de consulta de documentos (Software Bibliotecario y Bases de datos) requeridos por los estudiantes, maestros y público en general; 1. Elaborar el Programa Operativo Anual y el anteproyecto de presupuesto del departamento y presentarlos a la Jefatura de División de Planeación Y Vinculación. 21

22 2. Realizar las suscripciones autorizadas a revistas, sistemas de documentación e información especializados. 3. Identificar los métodos de clasificación, consulta y sistematización de documentos e información más avanzados y proponer su aplicación en el Centro de Información. 4. Mantener actualizado el inventario del patrimonio documental, así como su conservación. 5. Realizar el registro y control de compra y préstamo de libros y documentos o materiales de uso para el Centro de Información. 6. Proporcionar servicios especiales de consulta y utilización del acervo al personal académico docente y alumnado; 7. Desarrollar con toda probidad las demás funciones inherentes al área de su competencia. 8. Lograr el intercambio con instituciones y organismos que generen, difundan información científica y tecnológica. 9. Observar las disposiciones que para el desempeño de su puesto emita el Instituto Tecnológico. 10. Presentar reportes periódicos de las actividades desarrolladas Jefatura de División Académica. FUNCIÓN GENÉRICA: Organizar, controlar y evaluar las actividades de biblioteca. División de Planeación y Vinculación, Subdirección Administrativa. No lo requiere el puesto 13. FUNCIONES DE PROGRAMADOR. : PROGRAMADOR SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1. Procesar los trabajos que le sean asignados efectuando las labores requeridas desde la clasificación de la información hasta la obtención de reportes. 2. Resolver formas simbólicas; preparar diagramas de flujo, lógicos y de bloque; y codificar las ecuaciones que resuelvan los problemas, tomando en cuenta las capacidades y limitaciones de los equipos existentes. 3. Determinar el orden lógico y adecuado de las instrucciones indispensables para que la computadora procese correctamente las indicaciones del operador. 4. Convertir en lenguaje común los diversos lenguajes de la computadora que se utilicen en los servicios de procesamiento electrónico de datos. 5. Elaborar o modificar programas de cómputo. 6. Asesorar a los capturistas de datos y operadores en problemas relacionados con el desarrollo de su trabajo. 22

23 7. Informar a su jefe inmediato sobre cualquier anomalía que se presente en el funcionamiento del equipo. 8. Realizar las demás actividades que le indique su jefe inmediato, que sean afines a las que anteceden. Subdirección Administrativa. No lo requiere el puesto 14. FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN. DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Propósito del puesto. Planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades de difusión escrita, audiovisual y de aspecto editorial, de conformidad con la normatividad establecida por la Secretaría de Educación Pública y la Secretaria de Educación Pública de Coahuila. 1. Elaborar el programa operativo anual y el anteproyecto de presupuesto del departamento y presentarlo a la División de Planeación y Vinculación para los procedimientos establecidos. 2. Organizar, Controlar y evaluar los programas y actividades tendientes a promover y difundir las políticas, objetivos y productos académicos del Instituto Tecnológico tanto al interior como al exterior del mismo, en coordinación con las áreas académicas correspondientes. 3. Coordinar la atención de visitantes al Instituto Tecnológico. 4. Elaborar y difundir boletines de radio, prensa y televisión, así como circulares y folletos de información relativos a las actividades que realiza el Instituto Tecnológico. 5. Apoyar a las áreas del Instituto Tecnológico en la impresión de periódicos, folletos, boletines, revistas, trabajos científicos, culturales y artísticos que se requieran para el logro de los objetivos del proceso educativo. 6. Difundir los actos sociales, cívicos y culturales entre el personal del Tecnológico y comunidad en general. 7. Coordinar y diseñar la elaboración del periódico mural del Instituto. 8. Elaborar la memoria histórica de cada una de las actividades del Tecnológico. 9. Diseñar, elaborar, actualizar y mantener en operación la pagina Web institucional y el portal de Transparencia y Acceso a la Información. 10. Coordinar las actividades del departamento con la División de Planeación y Vinculación. 11. Presentar reportes periódicos de las actividades desarrolladas a la División de Planeación y Vinculación. 23

24 FUNCIÓN GENÉRICA Seleccionar, diseñar y exponer a la Subdirección Administrativa así como a la División de Planeación y Vinculación la utilización de materiales de expresión gráfica y audiovisual que sirvan como instrumentos de comunicación continua en la realización de actividades académicas, culturales, deportivas, sociales y políticas del Tecnológico. Jefatura de División de Planeación y Vinculación y Subdirección Administrativa. No lo requiere el puesto 15. FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE CÓMPUTO. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE CÓMPUTO (INGENIERO EN SISTEMAS) SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Propósito del puesto: Administrar los recursos informáticos en coordinación con los planes de expansión de tecnología del Instituto así como proporcionar servicios de cómputo a las áreas que integran el Instituto. 1. Coordinar las actividades relativas a préstamo de equipo y asignación de centro de cómputo, soporte técnico e instalación de software. 2. Planear, organizar, dirigir y controlar los servicios de soporte técnico proporcionados al personal docente, administrativo y alumnos. 3. Desarrollar y coordinar proyectos de software que apoyen a las Unidades; 4. Planear los mantenimientos preventivos a los equipos, para su funcionamiento óptimo. 5. Asesorar y apoyar proyectos orientados a la optimización de los recursos informáticos; 6. Llevar un registro de las fallas de equipos para programar los mantenimientos preventivos o correctivos. 7. Mantener y controlar las actualizaciones de software de antivirus, así como la depuración de información, que en un determinado momento afecte el rendimiento de los equipos informáticos. 8. Evaluar aplicaciones de software comerciales que apoyen el desarrollo de las actividades del Tecnológico. 9. Administrar, controlar y actualizar el inventario de equipo de cómputo del Instituto. 10. Desarrollar con toda probidad las demás funciones inherentes al área de su competencia y aquellas que le encomiende la Subdirección Administrativa. 11. Presentar reportes periódicos de las actividades desarrolladas a la Subdirección Administrativa. 12. Elaborar el programa operativo anual y el anteproyecto del presupuesto del departamento y presentarlos a la División de Planeación y Vinculación para lo procedente. 24

25 FUNCIÓN GENÉRICA: Administrar laboratorios y centro de cómputo, servidores, en coordinación con los planes de expansión de Tecnología del Instituto. Subdirección Administrativa No lo requiere el puesto 16. FUNCIONES DE CAPTURISTA. : CAPTURISTA : SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1. Generar reportes impresos. 2. Verificar la información registrada. 3. Recibir solicitudes de captura de información, así como evaluar datos asignados, número de cuenta y registrarlas en la computadora. 4. Actualizar control de captación de la información. 5. Registrar la programación de terminales del día. 6. Asesorar en el control de usuarios. 7. Operar el equipo de cómputo para el registro de datos. 8. Realizar las demás actividades que le indique su jefe inmediato, que sean afines a las que anteceden. Subdirección Administrativa No lo requiere el puesto. 17. FUNCIONES DE JEFE DE OFICINA DE COMPRAS. JEFE DE OFICINA DE COMPRAS SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Propósito del puesto: Aplicar las leyes estatales de adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos, y almacenes, así como las disposiciones administrativas complementarias que contribuyan al adecuado manejo y control de los recursos materiales en el Tecnológico; 1. Elaborar el plan anual de adquisición de bienes, sometiéndolo a consideración de la Subdirección Administrativa; 25