Diseño de un Sistema de Cobranza Virtual. Palacios Dávila, Alex Raúl. de cobranza denominada Cobranza Virtual, la cual permitirá realizar las

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1 CAPÍTULO I: GENERALIDADES 1.1 Objetivos: El objetivo principal es dar a conocer a las empresas una alternativa eficiente de cobranza denominada Cobranza Virtual, la cual permitirá realizar las cobranzas a través de una amplia red de oficinas bancarias sin la necesidad de remitir físicamente estos documentos al Banco, obteniendo mayor eficiencia a un costo menor que los sistemas tradicionales de cobranza, incrementando la participación de la empresa en el mercado con la afiliación de nuevos clientes y minimizando los tiempos en los procesos y en la entrega de informes a la gerencia. Además, este sistema permitirá tener al día los estados de cuenta de los clientes con los pagos, los asientos contables respectivos y eliminar el manejo de efectivo o cheques dentro y fuera de la empresa puesto que lo recaudado diariamente será abonado en su cuenta corriente. 1.2 Antecedentes: En la actualidad muchas empresas tienen parcialmente mecanizado su departamento de Créditos y Cobranzas, en donde su sistema de cobranza es

2 eficiente o ya no lo es debido al crecimiento de las mismas. En ellas es común el uso de letras de cambio u oros documentos físicos para respaldar el pago por las ventas al crédito; pero el manejo de estos documentos es lento y costoso. Para el caso de las letras de cambio por ejemplo, estos deben ser remitidos por cada compra al cliente para ser firmados, luego deben retornar a la empresa para ser enviados al Banco o ser asignados a un cobrador. El Banco informa en documentos denominados dietarios sobre la situación de estas letras, el detalle es que estos documentos dietarios hay que ir a recogerlos o esperar que lleguen, retrasados algunas veces, a las empresas para ser registrados y procesados con lo cual dificultan el análisis oportuno de la deuda de los clientes, demoran la contabilidad y retrasan los informes a la gerencia. La cobranza es vital en una empresa, esta debe ser lo más ágil posible y cumplir con las expectativas de la gerencia. Es por ello el desarrollo del presente trabajo para dar a conocer una alternativa eficiente de cobranza acorde con los cambios tecnológicos que puede ser implementada conjuntamente entre una empresa con uno o más Bancos.

3 1.3 Justificación: Un problema añejo que tienen las empresas es realizar cobranzas con letras físicas de una manera lenta y costosa. Ante esto, este sistema de Cobranza Virtual es la alternativa de trabajar en forma eficiente y a un costo menor con los Bancos con un innovador servicio de recaudación, utilizando el concepto de documentos virtuales en vez de documentos físicos. Este sistema puede ser desarrollado como un aplicativo más, en la plataforma y en el lenguaje estándar que la empresa use y sólo se requiere utilizar el correo electrónico para la comunicación con el Banco al enviar y recibir los archivos. A través de este sistema se tendrá la posibilidad de recibir diariamente del Banco el archivo dietario electrónico y se podrá identificar los movimientos que han tenido los documentos de la empresa, como son: Documentos del día anterior ingresados. Documentos cancelados. Documentos con pago parcial. Documentos devueltos. Al disponer de esta información oportuna se podrá:

4 Actualizar automáticamente el saldo de la deuda de los clientes. Generar automáticamente el asiento contable correspondiente a los documentos pagados y devueltos. Realizar seguimiento y análisis oportuno de los estados de cuenta de los clientes. Conocer y disponer del importe correspondiente a la cobranza del día anterior depositado en la cuenta corriente de la empresa. Identificar los documentos devueltos, asignarlos al respectivo cobrador y gestionar su cobranza. Eliminar el manejo de efectivo o cheques dentro y fuera de la empresa. Eliminar el envío y recepción de documentos físicos de cobranza al utilizar únicamente medios electrónicos. 1.4 Importancia: Desde el punto de vista gerencial el uso de este sistema de cobranza virtual aportará los siguientes beneficios: Permite obtener mayor eficiencia a un costo menor que el sistema tradicional de cobranza que trabaja con letras de cambio. Asi, con la

5 cobranza virtual se tiene un ahorro por documento de S/.5.00 ó US$.2.00 según sea la moneda, esto es: Ahorro por Portes S/ US$ Ahorro por Comisiones S/ US$ Minimizar los tiempos en los procesos y en la entrega de informes a la gerencia, capturando la información en el origen y automatizando el registro de los pagos, los asientos contables y demás análisis. Hacer seguimiento y análisis oportuno de los estados de cuenta de los clientes para la toma de decisiones. Permite a la empresa manejar los plazos e importes de los documentos en cobranza de acuerdo a sus necesidades. Usar un sistema que vaya acorde con los cambios tecnológicos, que soporte el crecimiento de la empresa y brinde una imagen de liderazgo ante los clientes. Buscar incrementar la participación de la empresa en el mercado con la afiliación de nuevos clientes ya que estos gozarán de una especial línea de crédito.