PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO PAC Abog. Carlos Ireijo UNIDAD. Paso 1.- Ver videoconferencia. Paso 2.- Lea el texto de esta unidad

Transcripción

1 Programación y Preparación de las Contrataciones UNIDAD 2 PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO PAC Abog. Carlos Ireijo Paso 1.- Ver videoconferencia Paso 2.- Lea el texto de esta unidad Paso 3.- Realice actividad 21

2 Escuela de Negocios y Gobierno UTRIVIUM Abog. Carlos Ireijo Mitsuta Socio de la firma IMB ASOCIADOS SAC. Abogado por la Pontificia Universidad Católica del Perú. Especialista en contrataciones públicas por la Universidad de Lima. Estudios de Master en Derecho de la Contratación en la Universidad Castilla de la Mancha. Fue abogado de la Oficina de Asesoría Jurídica y Jefe del Área de Procesos Públicos de la Unidad de Abastecimiento del Ministerio de Educación, así como asesor de la Unidad de Administración de la Oficina de Gestión de Proyectos del mismo Ministerio. 22

3 Programación y Preparación de las Contrataciones LOGROS DE APRENDIZAJE - Identifica la importancia que otorga la actual normativa a la planificación y programación de las contrataciones del Estado, sus responsables y procedimientos a seguir. - Elabora correctamente el Plan Anual de Contrataciones. - Reconoce las disposiciones legales de la Ley de Contrataciones del Estado relacionadas con el Plan Anual de Contrataciones. 23

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5 Programación y Preparación de las Contrataciones MAPA DE LA UNIDAD 1. Introducción 2. Plan anual de contrataciones del Estado- PAC 3. Elaboración del plan anual de contrataciones del Estado. 4. Seguimiento del plan anual de contrataciones del Estado. 5. Aprobación y modificación del plan anual 25

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7 Programación y Preparación de las Contrataciones PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO PAC 1. Introducción La programación, preparación y planificación de las contrataciones del Estado es el primer paso para lograr una contratación eficiente. Esto se debe a que es necesario saber qué es lo que la Entidad quiere, para cuándo lo quiere, cuánto quiere y cuánto va a demorar el procedimiento para lograr adquirir lo que la Entidad necesita. Si estos puntos están claramente establecidos el procedimiento de la contratación se dará de manera efectiva. Imaginemos que un padre quiere celebrar el quinceañero de su hija en una fecha determinada. Para planificar la fiesta debe responder varias preguntas antes de empezar: qué es lo que quiere su hija (la usuaria)? qué es lo que necesita para conseguirlo? Cuándo es el cumpleaños? cuánto tiempo va a demorar en contratar todo lo necesario para la fiesta? Debe elegir al proveedor del vestido, de la comida, del local, de la música, del maquillaje. Todo es necesario planificarlo con anticipación porque el día del cumpleaños tiene que estar todo lo necesario. Después de la fiesta ya no interesa. En el caso de una entidad es importante que sepa qué es lo que necesita, cuánto y para cuando lo necesita y cuánto se va a demorar en tener lo que requiere para poder lograr una adecuada contratación. También tiene que saber cuánto va a costar porque el presupuesto es limitado al igual que lo es en una familia. Este panorama de las contrataciones tiene que ver fundamentalmente con la planificación y programación. Es fundamental que el funcionario sepa cuáles son los instrumentos que la normativa actual brinda. Es necesario que el funcionario sepa cuál es procedimiento para elaborarlo y cuál es el contenido que la normativa exige. Si se planifica y programa adecuadamente las probabilidades que la contratación sea realizada de manera exitosa están garantizadas. De nada sirve realizar un buen procedimiento de selección, sin cuestionamientos por parte de los ofertantes y sin apelaciones si el área usuaria que requirió el bien o servicio ya no lo necesita simplemente porque el bien o servicio llegó tarde. Para evitar que esto suceda es que es necesario estudiar a profundidad la planificación y la programación. 27

8 Escuela de Negocios y Gobierno UTRIVIUM 2. Plan Anual de Contrataciones PAC El primer instrumente que se trata en la contratación pública es el plan anual. Pero, qué es el plan anual. - Siempre se ha señalado que el plan anual es un instrumento de gestión que sirve para programar todos los procesos de selección. Esto no ha cambiado en la normativa actual. El PAC sigue siendo un instrumento logístico para prever todas las contrataciones que la Entidad requiera durante el siguiente año. - El PAC integra todas las contrataciones de la Entidad cubiertas por el Presupuesto Institucional de Apertura - PIA en un solo documento sin importar la fuente de financiamiento, sin importar la regulación legal aplicable con la finalidad de saber qué cosa es lo que la Entidad necesita. - Es un documento de naturaleza formal y pública. Es formal porque tiene procedimientos establecidos, (cómo se debe hacer, cuándo se debe hacer) y es público porque se publica en el SEACE y se aplica el criterio de transparencia se aplica a toda la programación. - Permite evaluar las metas institucionales a través del presupuesto. Pero téngase en cuenta que: la función de una Entidad no es simplemente ejecutar presupuesto sino el cumplimiento de las metas. Uno va de la mano con el otro. La consecuencia de la meta lograda es la ejecución de un presupuesto, pero la idea al momento de programar, la idea al momento de ejecutar una meta es que la Entidad necesita adquirir un bien o servicio para que el administrado tenga bienestar. Cuando la Entidad hace este tipo de contrataciones y logra una meta institucional, por ende ejecuta su presupuesto. La premisa, entonces, no debe ser ejecutar el presupuesto porque si no al final se tendrán distorsiones como en las que al final del año la Entidad no tiene ninguna meta cumplida pero si se tiene ejecutado el presupuesto con la consecuencia de los conocidos devengados preventivos que en este momento no se van a tratar ni mencionar si están bien o mal. Lo que resulta incorrecto es que si ejecutar el presupuesto fuese la premisa el funcionario estaría tentado de hacer cualquier cosa para ejecutar el presupuesto aun cuando no se haya alcanzado la meta. Esto es lo que se tiene que evitar. Se debe cambiar la manera de pensar. En este sentido, la norma lo que hace es cambiar la manera de pensar instalada en la mente del funcionario. Las cosas deben de hacerse en la etapa que corresponde, en el tiempo que corresponde. 28

9 Programación y Preparación de las Contrataciones 3. Elaboración del PAC La norma actual ha cambiado radicalmente los procedimientos establecidos para elaborar el PAC. La programación del PAC se debe realizar el primer semestre del año para las contrataciones que se van a realizar el año siguiente. Ejemplo: la Entidad debe programar a inicios del 2015 todo lo que necesita para el Lo que programe a inicios del 2016 es para cubrir lo que necesite en el 2017 y en el primer semestre del 2017 se programará todo lo que necesite en el Lo que a primera vista aparenta ser exagerado, no lo es. Lo que ocurre es que es un cambio de idea, de paradigma. Antes lo que se hacía era esperar al último trimestre del año para programar lo que se requería para el siguiente año. Lo que la norma ha hecho es equiparar el momento de la formulación presupuestal con la formulación y elaboración del PAC. Evidentemente esto está basado en el Plan Operativo y en el PIA Presupuesto Institucional de Apertura. Lo que la norma ha hecho en última instancia es obligar a la Entidad a que realice su cuadro de necesidades (requerimientos) y establezca sus especificaciones técnicas, términos de referencia o descripciones generales de los proyectos. Todo esto lo debe valorizar y con esta valorización la Entidad debe estimar cuánto es lo que necesita contratar el siguiente año. RECAPITULANDO. Al momento de formular (en el primer semestre) la primera etapa es hacer el cuadro de necesidades. El cuadro de necesidades tiene determinados requerimientos, los requerimientos deben ir acompañados de especificaciones técnicas, con términos de referencia o descripción general si se trata de un proyecto de inversión para empezar a valorizar y proyectar cuánto va a costar lo que requiere el próximo año. Es una proyección. QUÉ DEBE HACER LOGÍSTICA? Logística, también conocida como el órgano encargado de las contrataciones - OEC consolida y valoriza todos los requerimientos. Todo lo que está en el cuadro de necesidades lo junta, lo consolida y lo valoriza. En un segundo momento, antes de aprobar el presupuesto institucional, los usuarios deben ajustarlo en coordinación con el OEC verificando de no exceder el monto 29

10 Escuela de Negocios y Gobierno UTRIVIUM proyectado (valorizado) y analizar si es necesario sacrificar una meta o algún proceso de selección. En un tercer momento, para elaborar el proyecto de PAC, el OEC (logística) debe determinar el valor estimado. La valorización inicial va a ser profundizada con indagaciones. Se debe determinar el valor estimado para bienes y servicios y el costo programado para ejecución y consultoría de obras. Hasta este punto no se habla aún de valor referencial. Esta normativa ha enlazado todos los documentos de gestión: el Plan Operativo, el Plan Institucional de Apertura y ha incluido el Plan Anual de Contrataciones. Importante PUNTOS IMPORTANTES INCORPORADOS POR LA NUEVA NORMATIVA 1. La programación se hace en el primer semestre del año para programar el año siguiente. 2. Los requerimientos están vinculados al plan operativo. Esto ha sido siempre así o mejor dicho siempre ha debido ser así. 3. Cuando la entidad elabora el cuadro de necesidades debe adjuntar especificaciones. Anteriormente se indicaban los requerimientos previamente a la convocatoria. Con la norma actual las especificaciones técnicas tienen que estar al momento de elaborar el PAC, o sea cuando se elabora el cuadro de necesidades. 4. Logística debe consolidar y adicionalmente debe valorizar. Para esto debe hacer indagaciones, contratar fuentes La normativa enlaza todos los documentos de gestión para que todo sea acorde y coherente. 30

11 Programación y Preparación de las Contrataciones 1 Definición de requerimiento y elaboración de cuadro de necesidades (Se adjunta EETT, TR, descripción de proyectos) 2 Consolidación y valorización en el cuadro de necesidades y elaboración del proyecto PAC 3 Aprobación del PIA y ajuste del proyecto del PAC 4 Plan Anual 5 6 SEACE Incluye documento de aprobación Aprobación Primer momento Segundo momento (15 días hábiles siguientes) Difundir: Dentro de los 5 días hábiles de aprobado 4. Seguimiento del PAC Importante Una cosa es elaborar el PAC y otra diferente es hacerle el seguimiento. Quién es el responsable del seguimiento del PAC? EL TITULAR DE LA ENTIDAD. Qué debe hacer? Tiene que supervisar, tiene que seguir el proceso de planificación, tiene que seguir el proceso de formulación, tiene que seguir el proceso de aprobación y hacer una ejecución oportuna del PAC. Es decir, que la normativa obliga al titular a mirar con ojos más agudos cómo va su entidad porque todos los actos antes señalados son actos de gestión. Los titulares pueden delegar en otras áreas estas funciones pero esto no los exime de su responsabilidad. 31

12 Escuela de Negocios y Gobierno UTRIVIUM El titular tiene la responsabilidad total de su entidad. Entre otras muchas responsabilidades, es el responsable de la gestión de toda su Entidad. Para esto, debe hacer una buena evaluación de sus cuadros administrativos, pero él es el responsable de toda su Entidad. 5. Aprobación del PAC La nueva normativa da un énfasis especial a la programación y establece responsabilidades, plazos, entre otros Quién aprueba el PAC? El titular de la Entidad o funcionario delegado Cuál es el plazo para la aprobación? 15 días hábiles siguientes a la aprobación del PIA Cuándo debe publicarlo en el SEACE? Máximo 5 días hábiles de aprobado La modificación es por inclusión o exclusión de contrataciones, cuando se modifique el tipo de procedimiento, conforme lineamientos que establezca el OSCE Es obligatorio el registro, salvo para la comparación de precios. 32

13 Programación y Preparación de las Contrataciones ACTIVIDAD NO CALIFICADA - OBLIGATORIA N 2 Paso 1: Llena esta actividad a mano con letra legible Paso 2: Escanéala y envíala a través de Mi Buzón (Se recomienda escanear en baja resolución) Paso 3: Espere que su tutor le envíe el solucionario de respuestas OJO: ESTA ACTIVIDAD ES OBLIGATORIA PARA LA ENTREGA DEL CERTIFICADO. 1. Señale cual es el nuevo rol del área usuaria y el órgano encargado de contrataciones en la elaboración del Plan Anual, y a su vez indicar, como se relaciona con el Plan Operativo Institucional, el Plan Estratégico Institucional y el Presupuesto Institucional de Apertura 2. Cómo y en qué momento se registra la primera versión del PAC en el SEACE? Indique con qué documentos debe contar la Entidad para registrar el PAC en el SEACE. 3. Es posible excluir procesos de años anteriores en el SEACE? 33

14 Escuela de Negocios y Gobierno UTRIVIUM EVALUACIÓN ONLINE 2 Luego de visualizar los videos y leer los textos, ingrese con su clave al aula virtual: para desarrollar la actividad calificada asignada en esta unidad. 34