EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. SOLICITUD DE INFORMACIÓN (RFI) PARA EL SERVICIO DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE SOFTWARE EMPRESARIAL

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1 EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. SOLICITUD DE INFORMACIÓN (RFI) PARA EL SERVICIO DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE SOFTWARE EMPRESARIAL MAYO 2014

2 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO Y ALCANCE OBJETIVO ALCANCE CONDICIONES GENERALES PARA EL RFI GLOSARIO INSCRIPCIÓN FECHA DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA POR EPM CONTACTOS DE EPM PARA ENVIAR LA INFORMACIÓN O HACER CONSULTAS CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN IDIOMA DE LA RESPUESTA AL RFI INFORMACION GENERAL DE AMBIENTACION ACERCA DE EPM INFORMACIÓN GENERAL CONTEXTO DE NEGOCIO INFORMACION SOLICITADA POR EPM INFORMACION GENERAL ACERCA DE LA EMPRESA INFORMACION GENERAL RELACIONADA CON EL SERVICIO IMPARCIALIDAD RECURSOS EXPERIENCIA METODOLOGÍA INFORMACION SOBRE CONTRATACIONES: INFORMACION SOBRE PRECIOS DE LISTA: SERVICIOS DE PERSONAL CLIENTES DE LA FIRMA INFORMACION DE LA PERSONA QUE RESPONDE EL RFI:... 20

3 INTRODUCCIÓN El presente documento, Request for Information (RFI) forma parte de la investigación de mercado que Empresas Públicas de Medellín E.S.P. EPM está llevando a cabo para seleccionar un proveedor que apoye el proceso de evaluación y selección del sistema ERP y sus soluciones extendidas complementarias para satisfacer las necesidades de negocio del Grupo EPM. Con la información recopilada acerca de los proveedores potenciales, se pretende conocer las condiciones comerciales y económicas del entorno, que permitan disminuir los riesgos de una futura negociación, lo cual servirá de insumo para refinar el Pliego de Condiciones que enmarcará el proceso final de contratación. La información que se desea recolectar en la presente solicitud tiene como objeto conocer: Proveedores potenciales del servicio. Tipos de servicios y esquemas de prestación de los mismos. Condiciones operativas y técnicas que aseguren la calidad del servicio. Experiencias de las firmas en la prestación del servicio. Metodologías apropiadas para la prestación del servicio Roles funcionales y técnicos requeridos para la prestación del servicio Esquemas de facturación, licenciamiento y costo del servicio, entre otros. Este RFI está dirigido a empresas de consultoría en servicios con experiencia y metodología en asesoramiento, evaluación y selección de software empresarial. 1 OBJETIVO Y ALCANCE 1.1 OBJETIVO La investigación de mercado es un proceso mediante el cual se pretende conocer algunas condiciones comerciales, contractuales y económicas del mercado, que permitan disminuir los riesgos de una negociación. El objetivo de esta Inteligencia investigación de mercados es recopilar información acerca de las encontrar empresas que podrían ofrecer servicios de consultoría para la evaluación y selección de software empresarial tipo ERP y sus productos asociados, denominados soluciones extendidas del sistema ERP. RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 3 de 20

4 1.2 ALCANCE Este RFI tiene como alcance para EPM conocer los potenciales proveedores con experiencia, capacidad e idoneidad en la prestación de servicios de evaluación y selección de software empresarial, y para ello se solicita a quienes estén interesados, suministrar información que nos permita cubrir los siguientes tópicos: Conocer sobre la capacidad operativa de los proveedores para prestar servicios consultivos para la evaluación y selección de software empresarial tipo ERP. Obtener información sobre los conocimientos, metodologías, tecnologías, experiencias, certificaciones y alianzas establecidas con proveedores de software empresarial. Obtener información sobre los roles, niveles de conocimiento, experiencia y certificaciones requeridos para conformar equipos de trabajo que lleven a cabo las labores requeridas. Conocer la experiencia de posibles proveedores en la planeación, dirección, ejecución y control de proyectos relacionados con el objeto del RFI. Obtener insumos para disminuir riesgos en una negociación y refinar el pliego de condiciones o términos de referencia que enmarcarán el proceso contractual para los servicios requeridos. 2 CONDICIONES GENERALES PARA EL RFI 2.1 Glosario Soluciones extendidas: Son módulos o componentes de software integrados al ERP y acompañan la familia de productos del proveedor. Las soluciones extendidas especializan capacidades de TI para soportar necesidades específicas (diferenciación e innovación) de ciertos dominios de negocio del Grupo tales como: Gestión del Talento Humano, Gestión Integral de Activos, Gestión Cadena de Suministro, Gestión de Proyectos, Gestión financiera. ERP: Enterprise Resources Planning HCM: Human Capital Management EAM: Gestión de Activos Empresariales SRM: Gestión Relaciones con Proveedores PPM: Gestión del Portafolio de Proyectos RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 4 de 20

5 2.2 Inscripción Los proveedores interesados en presentar la información solicitada en este documento, deben informarlo a la Dirección Estrategia y Arquitectura de TI, enviando un correo electrónico a las direcciones enunciadas en el párrafo Contactos de EPM, manifestando su intención en participar. 2.3 Fecha de entrega de la información solicitada por EPM. La fecha límite para la entrega de la información solicitada en el RFI, es el día 28 de Mayo de 2014 a las 10AM, no obstante la información puede ser entregada antes de esta fecha, vía correo electrónico o en medio físico. 2.4 Contactos de EPM para enviar la información o hacer consultas. La información podrá ser enviada en documento físico dirigida a la Dirección Estrategia y Arquitectura de la Gerencia de TI en la siguiente dirección: Carrera 58 No , Edificio Empresas Públicas de Medellín, Sótano 2, Oficina de recepción de correspondencia; o por correo electrónico dirigido a la cuenta indicada en el siguiente párrafo. Nombre: Olga Luz Cadavid Uribe Cargo: Profesional Informático Empresa: Empresas Públicas de Medellín E.S.P. Dirección: Carrera 58 No , Medellín Colombia Teléfono: (574) olga.cadavid@epm.com.co 2.5 Confidencialidad de la información Toda la información entregada por EPM y la suministrada por los proveedores es Confidencial y no podrá ser utilizada por terceros. Los proveedores deberán mantener la confidencialidad sobre toda la información de EPM suministrada en el presente RFI, y no la utilizarán para la presentación de su producto en otras organizaciones. Igualmente no utilizarán la Información Confidencial de EPM para cualquier otro fin distinto a esta solicitud de información. El Contratista se compromete a mantener en secreto la Información Confidencial de EPM y a adoptar todas las medidas razonablemente necesarias para garantizar que la Información Confidencial no sea revelada o divulgada por sus empleados o agentes en incumplimiento de este proceso. 2.6 Idioma de la respuesta al RFI Las respuestas al RFI y toda la correspondencia o documentos relativos a este deben redactarse en español. La información técnica podrá estar en español o en inglés. RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 5 de 20

6 Este documento no obliga contractualmente a ninguna de las partes con la información suministrada, dado que corresponde a un proceso de investigación de mercado. Se ratifica que el único compromiso es que se mantendrá la confidencialidad de la información. 3 INFORMACION GENERAL DE AMBIENTACION ACERCA DE EPM 3.1 Información General Con el ánimo de dar a conocer el ámbito de influencia para la prestación de los servicios, tanto geográfico como normativo, se da la información detallada de Las Empresas. Empresas Públicas de Medellín E.S.P. es una empresa de servicios públicos domiciliarios cuyo objeto es proveer los servicios de agua, saneamiento básico, generación, transmisión y distribución de energía eléctrica, y gas por red, además del manejo del medio ambiente en lo que hace relación con la prestación de estos servicios en la ciudad de Medellín y en otros municipios. Hasta 1997 Empresas Públicas de Medellín fue una entidad descentralizada del orden municipal, creada en 1955 por el Consejo Administrativo de Medellín. Desde enero de 1998, y en virtud de lo previsto en el Acuerdo 69 de 1997 expedido por el Consejo de Medellín y en aplicación de las previsiones de la Ley 142 de 1994, Las Empresas Públicas de Medellín E.S.P. fueron transformadas en una Empresa Industrial y Comercial del Estado. Por su naturaleza de Empresa Industrial y Comercial del Estado se encuentra sometida a las disposiciones de la ley comercial para el desarrollo de sus actividades, lo cual la sitúa, en principio, en igualdad de condiciones con las demás empresas de servicios públicos domiciliarios. Por el objeto al cual se encuentra dedicada, está sujeta a las disposiciones de la Ley 142 de Régimen de los Servicios Públicos Domiciliarios- y debe desenvolverse en el ambiente de competencia entre los diferentes prestadores de los servicios, según lo previsto en el mencionado régimen. Su sede es la ciudad de Medellín, capital del departamento de Antioquia, República de Colombia, con una población de de habitantes. Con sus servicios atiende clientes en los departamentos de Antioquia, Chocó, Caldas, Quindío, Santander, Norte de Santander y Atlántico en Colombia, adicionalmente, tiene participación en Empresas de distribución de energía eléctrica, saneamiento básico y generación de energía eólica en los siguientes países: Guatemala, Salvador, Panamá, México y Chile. La aplicación de rigurosos criterios de eficiencia administrativa y el empleo de sistemas tecnológicos adecuados, la han consolidado como una de Las Empresas de servicios públicos modelo en Latinoamérica y como la primera en Colombia. RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 6 de 20

7 La seriedad de su gestión, sus niveles de calidad y cobertura y el estricto cumplimiento de sus compromisos financieros le han valido el respaldo de los organismos crediticios nacionales e internacionales. La máxima autoridad de Las Empresas es la Junta Directiva, conformada por representantes de la Alcaldía de Medellín, el Concejo y las entidades cívicas o de usuarios de los servicios, con presidencia del Alcalde Metropolitano. La representación legal y la administración están a cargo del Gerente General, nombrado por el Alcalde. Para mayor información acerca de Las Empresas, visite la página web: Contexto de Negocio En el 2011 EPM refinó su visión y MEGA pretendiendo para el 2022 posicionarse entre las 50 primeras multilatinas por ingresos, con énfasis en Colombia, Centroamérica, Brasil, Chile, Perú y México, alcanzando unos ingresos de US$ millones, con un EBITDA de al menos US$5.500 millones con rentabilidad socio-económica y financiera. EPM inició en el año 2011 el proyecto EPM Sin Fronteras que busca la consolidación como Grupo Empresarial y definición de capacidades organizacionales claves para desarrollar en los años venideros con el fin de materializar su estrategia empresarial. Por lo cual, entre otros retos, TI debe propender por reducir el número de aplicaciones con el fin de mejorar la interacción entre las diferentes empresas del Grupo EPM, reducir la complejidad de aplicaciones y homologarlas de manera vertical y transversal a las unidades de negocio y por ende los costos de soporte, mantenimiento y evolución de los sistemas actuales que poseen en sus diferentes filiales. Dentro de las oportunidades precisadas en el Programa EPM Sin Fronteras para TI se identificó la oportunidad de Racionalización y Estandarización de la arquitectura de TI. La racionalización de aplicaciones busca concentrar en plataformas de solución la gran cantidad y diversidad de soluciones que existen actualmente en el Grupo. 4 INFORMACION SOLICITADA POR EPM 4.1 INFORMACION GENERAL ACERCA DE LA EMPRESA Datos Solicitados Respuesta INFORMACIÓN COMERCIAL Nombre de la empresa RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 7 de 20

8 Datos Solicitados Respuesta Dirección Ciudad País Teléfonos Nombre del representante legal Cargo del Representante legal Nombre persona contacto Líneas de negocio en las que está enmarcada su compañía, que apliquen al objeto del presente RFI. De las líneas de negocio enumeradas, cuál es su principal enfoque en la actualidad? Qué característica(s) relacionadas con el objeto del RFI tiene su empresa que la diferencie de sus competidores? Años de la compañía especializada en prestar servicios para la evaluación y selección de software empresarial? Distribuidor de soluciones Implementador de soluciones Consultor de servicios de TI Otros Cuáles RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 8 de 20

9 Indique y describa BREVEMENTE la metodología utilizada por su empresa para realizar la prestación de los servicios indicados en los términos del presente RFI. Indique y describa detallamente los principales entregables generados al aplicar su metodología de evaluación y selección de software empresarial. Nota: En un anexo, entregar el detalle que ayude a entender los entregables. Indique si su empresa está certificada ISO 9001:2000, y en cuáles procesos y vigencias. Sí: No: Proceso(s): Vigencia(s): Certificaciones - ISO - Norma ISO 9001 versión 2008 RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 9 de 20

10 Indique las normas y estándares aplicados por su empresa para realizar la prestación de los servicios del tipo indicado en los términos del presente RFI. Describa la estructura organizacional de la casa matriz y de las sedes respectivas. (Anexar organigrama de la empresa) Describa el portafolio de servicios relacionados con la evaluación y selección de software empresarial y sus productos asociados. Indique si la empresa es del orden local (Medellín- Antioquia), nacional (Colombia), regional (Latinoamérica) o Global (Fuera de LA). Indique si la empresa es de carácter gubernamental o privada. Local: Nacional: Internacional: Otro: Gubernamental Privada Mixta Otros: Cuál: Cuáles: RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 10 de 20

11 Indique si su empresa está certificada en procesos relacionados con la prestación de los servicios solicitados y en qué nivel, en caso de que aplique. Cantidad de empleados de su empresa, con vínculo laboral directo. Sí No Nivel(s): Vigencia(s): Entre 1 y 50: Entre 51 y 100: Entre 101 y 200: Entre 201 y 500: Entre 501 y 1000: Más de 1000: 4.2 INFORMACION GENERAL RELACIONADA CON EL SERVICIO IMPARCIALIDAD CARACTERÍSTICAS SI NO DESCRIPCIÓN/JUSTIFICACIÓN Su enfoque de evaluación y selección de software es imparcial e independiente de los proveedores de software? Pueden certificar que actualmente su compañía no tiene alianzas (comercializar e implementar soluciones o integrar) con proveedores de software empresarial? Pueden certificar que el recurso dedicado a apoyar los proyectos evaluación y selección RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 11 de 20

12 de software no tiene preferencias o inhabilidades para realizar la evaluación? La mayoría de las experiencias como firma consultora han estado relacionadas con proyectos de evaluación y selección de software? La principal actividad comercial de su organización consiste en ofrecer servicios de evaluación y selección de software? Cuáles otras? RECURSOS CARACTERÍSTICAS SI NO DESCRIPCIÓN/JUSTIFICACIÓN Disponen de gerentes de proyecto dedicados a apoyar los proyectos de evaluación y selección de software? Tienen analistas de negocio certificados en evaluaciones de categorías de software específico? Tienen acceso a la información del tercero y validada con el proveedor del software? Proveen acceso a plantillas de mejores prácticas sobre funcionalidades y características de las soluciones? RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 12 de 20

13 Disponen de evaluaciones y comparaciones de productos y proveedores a nivel de requisitos? Cuál tipo de soluciones? EXPERIENCIA CARACTERÍSTICAS SI NO DESCRIPCIÓN/JUSTIFICACIÓN Disponen de personal experimentado con experiencias previas en dirección de proyectos relacionados con evaluación y selección de software? Disponen de personal experimentado con la habilidad funcional y conocimiento de los dominios relacionados con el servicio requerido? Podrían referenciar en Fecha experiencia Cliente los últimos 3 años Sector del cliente cuales han sido las Tipo de Solución experiencias más relevantes relacionadas con la evaluación y selección de software? Duración Ingresos aproximados Número empleados Valor aproximado contrato (US$) Fecha experiencia Cliente Sector del cliente Tipo de Solución Duración Ingresos aproximados Número empleados Valor aproximado contrato (US$) Fecha experiencia RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 13 de 20

14 Tienen experiencias en evaluación y selección de software empresarial para empresas del sector de servicios públicos y multi-servicio (Agua, Energía, Gas, Aseo? Tiene experiencia en evaluaciones relacionadas con las versiones más recientes de los sistemas ERP: JD Edwards EnterpriseOne, E- Business, People Soft, Fusion y SAP? Su compañía tiene experiencia en proyectos de evaluación de soluciones de software tales como: Enterprise Asset Management (EAM), PPM (Project Portfolio Management), SRM (Supplier Relationship Management), Human Capital Management (HCM), Customer Information System (CIS)? Disponen de personal Cliente Sector del cliente Tipo de Solución Duración Ingresos aproximados Número empleados Valor aproximado contrato (US$) Cuáles? Cuáles? RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 14 de 20

15 capacitado y las metodologías apropiadas para modelar procesos de negocio, definir requisitos funcionales y técnicos, obtención de propuestas, evaluación de proveedores, negociación de precios? Tienen establecido un tiempo promedio para evaluar cada solución? Indique este tiempo METODOLOGÍA CARACTERÍSTICAS SI NO DESCRIPCIÓN/JUSTIFICACIÓN Disponen de un enfoque y método estructurado y repetible para evaluación y selección de software empresarial? Las fases, actividades, tareas e hitos de su metodología están debidamente documentadas? La metodología es soportaba por una solución tecnológica? Describa tecnológicamente como es soportada su metodología. Los factores metodológicos pueden ser personalizados y definidos en métricas cuantificables? RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 15 de 20

16 La metodología soporta la definición de métricas cualitativas? Su metodología permite realizar análisis de riesgos asociados a la evaluación, selección, implementación del software empresarial que se adquiera? Su metodología permite fomentar la transparencia en la toma de decisiones imparcial? La solución tecnológica que soporta su metodología provee informes, gráficos, tablas para fundamentar la decisión final? Su metodología soporta la definición y control de la estrategia de negociación de precios (TCO, ROI)? Nota: En un anexo, entregar el detalle que su organización considere puede ayudar a entender su metodología. 4.3 INFORMACION SOBRE CONTRATACIONES: Datos Solicitados Respuesta INFORMACIÓN CONTRACTUAL RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 16 de 20

17 Datos Solicitados Respuesta Indique entre que rangos de dólares Americanos (USD), están los valores de los contratos que su empresa ha realizado para la prestación de los servicios del tipo indicado en los términos del presente RFI en los últimos 5 años. Miles de USD Entre 50 y 100 Entre 100 y 200 Entre 200 y 400 Entre 400 y Más de Cantidad de Proyectos Valor Total Indique la(s) moneda(s) en las su empresa hace y/o estaría dispuesta a hacer negocios. Dólar americano Euro Peso Colombiano Otro: Cuál: Indique cuales actividades se realizarían en la sede de su empresa en su país de origen y cuales en Colombia para la prestación de los servicios indicados en los términos del presente RFI. Actividades Sede (Exterior) Colombia (Oficina) RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 17 de 20

18 Datos Solicitados Respuesta De las actividades a realizar en Colombia, indique cuales serían realizadas directamente por la empresa y cuales serían subcontratadas con empresas Colombianas. Actividades a realizar en Colombia Atendidas directamente por la empresa Subcontratadas con empresas colombianas 4.4 INFORMACION SOBRE PRECIOS DE LISTA: Favor diligenciar el siguiente cuadro con las actividades requeridas para la prestación de los servicios de evaluación y selección de software empresarial tipo ERP y sus productos asociados, denominados soluciones especializadas extendidas del sistema ERP: Actividad Tareas a Realizar Duración Costo actividad (USD) Notas: Por favor indicar si las actividades son las mismas para cualquier tipo de solución requeridas en el objeto de este RFI. Adicionalmente, en caso de ser necesario adicione otras actividades. RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 18 de 20

19 4.5 SERVICIOS DE PERSONAL Diligencie la siguiente tabla con los roles con los cuales contaría para la prestación del servicio (Director proyecto, asesoría técnica, analista de producto, capacitación, soporte plataforma de evaluación, etc.). Actividad: Rol Descripción de las tareas del Rol Experiencia (en años) Requiere estar disponible en el sitio (Medellín)? Actividad: Rol Descripción Experiencia (en años) Requiere estar disponible en el sitio (Medellín)? 4.6 CLIENTES DE LA FIRMA Complete los siguientes datos con respecto a los clientes más representativos que ha tenido en la prestación de servicios de evaluación y selección de software empresarial del tipo indicado en los términos del presente RFI. Puede enviar anexos más detallados sobre este tema. Nombre de la empresa cliente Ubicación Vigencia del contrato Valor del contrato (USD Contacto (Nombre, teléfono y ) RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 19 de 20

20 4.7 INFORMACION DE LA PERSONA QUE RESPONDE EL RFI: Datos Solicitados Respuesta Nombre: Cargo: Dirección: Teléfono: Celular: RFI Evaluación y Selección Software Empresarial Página 20 de 20