ACTA DE LA CUARTA SESiÓN ORDINARIA DEL COMITÉ DE INFORMACiÓN DE LA SECRETARíA DE LA CONTRALORíA

Transcripción

1 ., Gobierno del Estado de México. ~.. Secretaría de la Contraloría ACTA DE LA CUARTA SESiÓN ORDINARIA DEL COMITÉ DE INFORMACiÓN DE LA SECRETARíA DE LA CONTRALORíA En la Ciudad de Toluca, México, siendo las diez horas del día 15 de marzo del año dos mil cinco, en las oficinas que ocupa la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México, sito en Robert Bosh número 1731 esquina con Av. Primero de Mayo, Zona Industrial Toluca, 'se reunieron los C.C. Lic. Luis Octavio Alvarado Contreras, Subsecretario de Control y Evaluación; Lic. Leoncio Mata Carrillo, Titular de la Unidad de Planeación y Evaluación Institucional yel Lic. Rodolfo López Olivera, Contralor Interno de la Secretaría de la Contraloría; miembros del Comité de Información; teniendo como invitados a la sesión al Lic. Marco Antonio Cardoso Taboada, Titular de la Unidad de Normatividad y Apoyo Jurídico y el Lic. Víctor Manuel Cervantes Ortiz, Director General de Control y Evaluación en Sistemas de Información; con el objeto de llevar a cabo la cuarta sesión ordinaria del Comité de información, al tenor del siguiente orden del día: Lista de asistencia y declaratoria de quórum. 2. Seguimiento de acuerdos. 3. Presentación y aprobación de los Lineamientos de la SECOGEM en la recepción, procesamiento y trámite de las solicitudes de acceso a la información pública (incluye flujograma). 4. Presentación y aprobación de los Formatos de identificación de información reservada o confidencial por asuntos temáticos. 5. Presentación del Sistema de Registro de Documentos en Archivo. A efecto de desahogar los puntos señalados en el orden del día, el Lic. Luis Octavio Alvarado Contreras, Subsecretario de Control y Evaluación, en uso de la palabra pasó lista de asistencia a los miembros del Comité, habiendo quórum para sesionar, y a continuación procedió a presentar cada uno de los temas, coordinar la mesa de discusión e indicar el registro del seguimiento de acuerdos de la sesión anterior, que se detalla en el anexo de esta acta Asimismo, se establecieron los siguientes acuerdos, previo consenso de este Comité, mismos que se señal an a co nti nuaci ón: Acuerdo CI-02-01/2005 Se aprueban los Lineamientos de la Secretaría de la Contraloría en la recepción, procesamiento y trámite de las solicitudes de acceso a la información pública, mismos que se anexan y forman parte de esta acta Acuerdo CI-02-02l2005 Se aprueban los Formatos de identificación de información reservada o confidencial por asuntos temáticos, mismos que se anexan y forman parte de esta acta /6

2 Gobierno Secretaría del Estado de México de la Contraloría Acuerdo CI-02-03/2005 Todas las Unidades Administrativas a nivel de Dirección, efectuarán pruebas piloto para conocer la operación del Sistema de Registro de Documentos en Archivo, el cual ha sido presentado en esta sesión por la Dirección General de Control y Evaluación de Sistemas de Información. Asimismo, como resultado de la prueba piloto, las unidades administrativas propondrán los temas y subtemas en los que se agruparán los archivos y que servirán para auxiliar su clasificación y facilitarán con post erioridad su loca Iizaci ón Los resultados de la prueba y correcciones al sistema se llevarán a cabo antes del cierre del mes de abril No habiendo otro asunto que tratar, se cierra la presente acta, siendo las once horas con treinta minutos de la fecha en que se actúa, firmando al margen y al calce los que en ella intervinieron, para los efectos legales a que haya lugar REPRESENTANTE PERMAN\NTE DEL PRESIDENTE SECRET ARIO TÉCNICO Y RESP BLE DE LA UNIDAD DE INFORMACiÓN LIC. L~, TITULAR DE UNIDAD DE PLANEACION y EV _";J IÓN INSTITUCIONAL 2/6

3 del Estado de México. [}{].. Secretaría de la Contraloría \IrGobierno ACT A DE LA CUARTA SESiÓN ORDINARIA DEL COMITÉ DE INFORMACiÓN DE LA SECRETARíA DE LA CONTRALORíA INVITADOS J' ~ LIC. MARCO ANTONIO CARDOSO TABOADA TITULAR DE LA UNIDAD DE NORMATIVIDAD y APOYO JURíDICO 3/6

4 Gobierno del Estado de México Secretaría de la Contralaría ACTA DE LA CUARTA SESiÓN ORDINARIA DEL COMITÉ DE INFORMACiÓN DE LA SECRETARíA DE LA CONTRALORíA '::ACUERPQ::::::( Acuerdo CI-02-01/2004 Los lineamientos y procedimiento para la atención de solicitudes de acceso a la información, y el Programa Anual de Sistematización y Actualización de la Información 2005 de la Secretaría de la Contraloría, serán analizados por las unidades administrativas, a efecto de que emitan su opinión y comentarios, previo a su establecimiento oficial. Para ello, se distribuyeron ejemplares de dichos documentos a los titulares de las áreas administrativas invitadas. Acuerdo CI-02-02l2004 La Dirección. General de Control y Evaluación de Sistemas de Información reestructurará la página electrónica de la Secretaría de la Contraloría, con la finalidad de alinear su contenido a lo señalado en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México, procurando que la información que ahí se presente sea la que más frecuentemente requiera el ciudadano. Para ello, en la próxima sesión dicha Dirección General presentará el modelo de la página y la estructura de sus contenidos. Acuerdo CI-02-03/2004 La Unidad de Normatividad y Apoyo Jurídico, difundirá entre las unidades administrativas los lineamientos de clasificación y ordenamiento de archivos emitidos por la Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración, a efecto de que todas las áreas de la Secretaría cumplan con éstos. Esta tarea permitirá cumplir con la primera etapa del programa de trabajo resentado. Acuerdo CI-01-01l2005 Se aprueba el Programa Anual de Sistematización y Actualización de la Información 2005 de la Secretaría de la Contraloría, presentado por la Unidad de Normatividad y Apoyo Jurídico y la Unidad de Planeación y Evaluación Institucional, mismo ue Los lineamientos y procedimiento para la atención de solicitudes de acceso a la información y el Programa Anual de Sistematización y Actualización de la Información 2005, han sido aprobados por el Comité de Información, y éstos se apegan a los criterios emitidos por el Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México. Concluido Se presentó el modelo de la página electrónica de la Secretaría de la Contraloría y la estructura de sus contenidos, alineada a la información señalada en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México, con la finalidad de que los titulares de la Unidades Administrativas de la Secretaría de la Contraloría, lo conozcan y contribuyan con la información que se requiera para actualizar y dejar listo el sitio electrónico para consulta de los ciudadanos. En proceso Se difundieron los lineamientos de clasificación y ordenamiento de archivos emitidos por la Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración, entre las Unidades Administrativas y Contralorías Internas de las Dependencias y Organismos Auxiliares (en reunión del 11 de febrero 2005). Concluido El Programa fue enviado en tiempo y forma aiitaipem, asimismo se le está dando cumplimiento al Programa Anual de Sistematización y Actualización de la Información 2005, conforme a las fechas establecidas. En proceso 4/6

5 .,. Gobierno del Estado de México Secretaría de la Contraloría ~ ~~~~~~~~~~:~::::~::::::::::::: ::::::::::::::::::: ~~~~~~~~~~~~~~ACQeRQQt~ ~~~~~~~~~~~~~ ~~~ ~:~:i::jii:i:i:i:i:i:i:i~i:~: será enviado por el Secretario de la Contraloría al Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México, para dar cumplimiento a lo señalado en la le en la materia. Acuerdo CI-01-02/2005 A efecto de continuar con la revisión e La Unidad de Normatividad y Apoyo Jurídico recibió las integración del archivo de la Secretaría relaciones de expedientes turnados al Archivo General de la Contraloría, las Unidades para su concentración y análisis. Administrativas enviarán la relación de Asimismo, ha brindado apoyo y asesoría para la expedientes turnados al Archivo conformación de archivos y su apego a las disposiciones General al Lic. Gregario Lozano, administrativas emitidas por la Secretaría de Finanzas, adscrito a la Unidad de Normatividad y Planeación y Administración. Apoyo Jurídico, quien requiere dicha Concluido información para coordinar los trabajos que han de llevar a cabo las unidades responsables y se proceda a hacer una revisión tanto de estos expedientes como de los que se encuentran en curso en las unidades administrativas. La revisión de archivos, se basará en las disposiciones administrativas que al efecto ha emitido la Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración. Acuerdo CI-01-03/2005 La Dirección General de Control y Se ha presentado el Sistema de Registro de Evaluación de Sistemas de Documentos en Archivo, mismo que se encuentra en Información, diseñará una base de etapa de prueba por parte de las unidades datos que integre la relación de administrativas de la Secretaría. archivos y sus contenidos para su fácil En proceso localización. Asimismo los titulares de las Unidades Administrativas deberán revisar la página electrónica que se encuentra en proceso de adecuación por parte de esa Dirección General, a efecto de adicionar y actualizar los datos ue se re uieran. Acuerdo CI-01-04/2005 Llevar a cabo una reunión de trabajo Se llevó a cabo reunión de trabajo el día 11 de febrero con los contralores internos de las de dependencias y organismos auxiliares, Concluido a efecto de resaltar su papel en la integración de los comités de información de su entidad y la responsabilidad funcional que tienen ante la Secretaría de la Contraloría. De igual manera, para comunicarles las actividades que deberán llevar a cabo en materia de ordenamiento y clasificación de archivos. L L-- 5/6

6 del Estado de México. ~.. Secretaría de la Contraloría \IrGobierno AOUeRPQ«< Acuerdo CI-01-05/2005 A efecto de dar cumplimiento a lo Se hizo del conocimiento de los Directores Generales el señalado en el Capítulo 111de la Ley de acuerdo. Transparencia y Acceso a la Concluido. Información Pública del Estado de México, se designa como servidores públicos habilitados a los Directores Generales y titulares de las Unidades Administrativas de la Secretaría de la Contraloría, quienes se sumarán a los servidores señalados en la fracción Novena del Acta de Instalación del Comité de Información de la Secretaría de la Contraloría 6/6