COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRATACIÓN DE DOCUMENTOS.

Transcripción

1 COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRATACIÓN DE DOCUMENTOS. Hoy viernesveinticinco de enerode dos mil trece, siendo las doce treinta horas, reunidos los Integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal (COTECIAD), en el Salón de Plenos ubicado en el octavo Piso del Edificio con el número 825 de la Avenida de los Insurgentes Sur, Colonia Nápoles, Delegación Benito Juárez, Código Postal 03810, en esta Ciudad de México, Distrito Federal, según la primera convocatoria ordinaria de este Comité y que señala el siguiente orden del día: 1. Lista de asistencia Aprobación del Orden del Día Revisión y análisis para su aprobación del Informe, Programa y Calendario de Ejecución anuales: a) Informe de Actividades del COTECIAD (2012) b) Informe Anual del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (2012) c) Programa Anual del COTECIAD (2013) d) Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (2013) e) Calendario de reuniones ordinarias del COTECIAD Integración a la Tabla de Determinantes de Oficina, la clave CI para designar a la Contraloría Interna y la clave SN para la Subdirección de Normatividad que tiene bajo su responsabilidad. 5. Asuntos Generales De acuerdo a esta primera convocatoria ordinaria, el Contador Público José Miguel Méndez Herrera, Presidente delcoteciad de este Tribunal, da inicio a la sesión conforme a la indicada orden del día: 1. Lista de Asistencia. Del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD, se encuentran presentes el Contador Público José Miguel Méndez Herrera, los licenciados Ofelia Paola Herrar Beltrán,Felipe Uribe Rosaldo, José Alejandro Canto López, Iyadalid Martínez Domínguez y la Maestra Nicandra Castro Escarpulli, quienes comparecen con derecho a voz y voto con su respectivo cargo de Presidente, Representante Jurídico, Vocal, Secretario Técnico, Secretaria Ejecutiva y Representante del Órgano de Control Interno También está presente en su carácter de invitado permanente a esta sesión el Licenciado Andrés Ángel Aguilera Martínezquien sólo tiene derecho a voz yno a voto A continuación, elcontador Público José Miguel Méndez Herrera, Presidente delcoteciad de este Tribunal, hace constar que se cuenta con el quórum legal para sesionar Lectura del Orden del Día ElContador Público José Miguel Méndez Herrera Presidente delcoteciad somete a consideración para su aprobación, en su caso, de los integrantes del Comité el Orden del Día, quienes lo aprueban por unanimidad de votos en los siguientes términos, Secretario Técnico.- Lic. José Alejandro Canto López,

2 Secretaria Ejecutiva.- Lic. Iyadalid Martínez Domínguez 3. Revisión y análisis para su aprobación del Informe, Programa y Calendario de Ejecución anuales: a) Informe de Actividades del COTECIAD (2012) b) Informe Anual del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (2012) c) Programa Anual del COTECIAD (2013) d) Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (2013) e) Calendario de reuniones ordinarias del COTECIAD ACUERDO: No. 01/2013, cuyo texto es del tenor literal siguiente: Este Comité entrega a los integrantes de este Comité Técnico Interno de Administración de Documentos para que revisen y aprueben los siguientes instrumentos: Informe Anual del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (2012), Informe de Actividades del COTECIAD (2012), Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (2013), Programa Anual del COTECIAD (2013)y Calendario de reuniones ordinarias del COTECIAD La Maestra Nicandra CastroEscarpulli en su carácter de representante del Órgano de Control Interno, recomendó en lo referente al Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (2013) apegarse al Art. 37 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, De los documentos electrónicos, en lo referente al Proyecto de Digitalización del Archivo General. De igual forma recomendó se replantee el mismo, para que se convierta en un proceso integral que abarque tanto los documentos jurisdiccionales como los administrativos; y apegarse a las normas y lineamientos que manda la Oficina de Información Pública Del mismo modo, hizo la observación acerca de la falta de protección al archivo físico, ya que se cuentan con las medidas de seguridad para el personal, pero no para la protección del archivo que se encuentra en el área, instó al Comité a apegarse a las medidas de Protección Civil tanto para la seguridad del personal, como la seguridad de los archivos La Licenciada Iyadalid Martínez Domínguez, en su carácter de Secretaria Ejecutiva del COTECIAD propone mejorar las áreas asignadas a los Archivos Administrativos, que no cuentan con un control adecuado y definir cada una de las áreas y sus debidas responsabilidades. Propuso tener una solución adecuada para plantear y revisar en la Segunda Reunión Ordinaria del Comité programada para el cuatro de abril del dos mil trece Planteadas las precisiones del Acuerdo No. 01/2013, transcrito, y comentados sus efectos, se somete a votación de los integrantes del Comité; realizado el cómputo se tiene el siguiente resultado:

3 Secretario Técnico.- Lic. José Alejandro Canto López, 4. Integración a la Tabla de Determinantes de Oficina, la clave CI para designar a la Contraloría Internay la clave SN para la Subdirección de Normatividad que tiene bajo su responsabilidad. ACUERDO: No. 02/2013, cuyo texto es del tenor literal siguiente: Este Comité entrega a los integrantes de este Comité Técnico Interno de Administración de Documentos para que revisen y aprueben la actualización de la Tabla de Determinantes de Oficina del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal: El Licenciado Felipe Uribe Rosaldo en su calidad de Vocal del COTECIAD hace la recomendación para que el Licenciado José Alejandro Canto López en su carácter de Secretario Técnico del COTECIAD realice un estudio de las nuevas áreas y sus claves para actualizar de manera más concreta la Tabla de Determinantes de Oficina del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal El Licenciado Andrés Aguilera Martínez en su carácter de invitado permanente, recomienda difundir la normatividad aprobada y en el futuro la actualización propuesta para todas las áreas administrativas, y tengan conocimiento de la misma Fue propuesta la solicitud hacia el InfoDF por parte de la Licenciada Iyadalid Martínez Domínguez de un curso para difundir la Ley de Archivos del Distrito Federal para las áreas administrativas, su difusión de manera directa hacia las mismas Planteadas las precisiones del Acuerdo No. 02/2013, transcrito, y comentados sus efectos, se somete a votación de los integrantes del Comité; realizado el cómputo se tiene el siguiente resultado: Secretario Técnico.- Lic. José Alejandro Canto López,

4 5. Asuntos Generales. El Presidente de este Comité pregunta a sus integrantes si tienen algún otro asunto que tratar Expresa el Licenciado Andrés Aguilera Martínez que solicitó a la Subdirección del área de informática que se le hiciera un cálculo de cuantos expedientes de nulidad y recursos de apelación se podrían digitalizar al año con el equipo que cuenta este Tribunal a razón de 600 hojas por expediente; señalando el Licenciado Andrés Aguilera Martínez que la Subdirección de informática le expresó que únicamente podrían digitalizar 5,400 expedientes al año El licenciado Andrés Aguilera Martínez señala la urgencia de la depuración y baja definitiva de los archivos de las Salas Ordinarias y Sala Superior de los años y la falta de condiciones para la seguridad de los documentos y del personal que labora en las mismas El Contador Público José Miguel Méndez Herrera como presidente del COTECIAD, hace mención del problema en el edificio de Insurgentes Sur 825 toda vez que los archivos de las Salas Ordinarias y Sala Superior existe una gran cantidad de expedientes tanto de Juicios de Nulidad como Recursos de Apelación y que representan un gran problema por que aumentan el peso que debe soportar el edificio, y la necesidad de desahogar documentos y estructurar un plan de acción para los archivos de todas las áreas La Dra. María de la Concepción Téllez López hace mención que las gacetas y Diarios Oficiales que obran en la biblioteca pueden ser vendidas por kilo puesto que se cuentan con las versiones electrónicas La Maestra Nicandra Castro Escarpulli recomienda eliminar las gacetas y Diarios Oficiales del área de la biblioteca en el 5to piso del edificio de Insurgentes Sur 825 que inciden en el problema del peso del edificio, y coincide con la Dra. María de la Concepción Téllez López, suplente del Presidente del COTECIAD en la venta de las mismas como papel por kilo El Presidente del Comité pide a la Licenciada Ofelia Paola Herrera Beltrán, apersonarse a la brevedad en las instalaciones del Archivo General para realizar una perspectiva de los archivos que concentra su área en dichas instalaciones El licenciado Andrés Aguilera Martínez propone tomar medidas en Protección Civil y en la depuración y baja definitiva de los expedientes y plantearlas en la siguiente Junta de Gobierno del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal y pide la opinión de la Maestra Nicandra Castro Escarpulli, la cual se direcciona a llegar a una solución para cada área, tomar acciones inmediatas para disminuir la situación en la que se encuentran los expedientes. Y quiere dar el visto bueno para el proceso de depuración y baja de los expedientes antes mencionados El Licenciado Felipe Uribe Rosaldo en su carácter de vocal de COTECIAD expresó que en el Catálogo de Disposición Documental de éste Tribunal se establece la vigencia operativa tanto de los expedientes administrativos como de los expedientes de Juicio de Nulidad y Recursos de Apelación, toda vez que se prevé el plazo de conservación en la oficina y el plazo de conservación en el Archivo de Concentración. Que por lo que se refiere a los expedientes de Recursos de Apelación, Juicios de Nulidad, Recursos de Reclamación, Instancias de Queja, Cumplimientos de Ejecutoria, Expedientes de Amparo Directo y Expedientes de Revisión Contencioso Administrativo, el plazo de conservación es de 5 años, por lo que se estima que de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental de éste Tribunal también se debe de proceder a realizar el análisis y proceso de selección de todos los expedientes que corresponden al año ACUERDO: No. 03/2013, cuyo texto es del tenor literal siguiente: Este Comité somete a la aprobación de los integrantes de este Comité Técnico Interno de Administración de Documentos para llevar la propuesta del proceso de selección, depuración y baja definitiva de los expedientes a la siguiente Junta de Gobierno de éste H. Tribunal: Planteadas las precisiones del Acuerdo No. 03/2013, transcrito, y comentados sus efectos, se somete a votación de los integrantes del Comité; realizado el cómputo se tiene el siguiente resultado:

5 Secretario Técnico.- Lic. José Alejandro Canto López, Agotados los puntos del orden del día y no habiendo otro asunto que tratar, se levanta la sesión dándose por concluida a las catorce horas de este mismo día, firmando al margen y al calce los integrantes de este Comité que han concurrido con derecho a voz y voto, para constancia y efectos a que haya lugar CON DERECHO A VOZ Y VOTO C.P. JOSÉ MIGUEL MÉNDEZ HERRERA LIC. OFELIA PAOLA HERRERA BELTRÁN LIC. FELIPE URIBE ROSALDO LIC. JOSÉ ALEJANDRO CANTO LÓPEZ LIC. IYADALID MARTÍNEZ DOMÍNGUEZ MTRA. NICANDRA CASTRO ESCARPULLI CON DERECHO A VOZ PERO NO A VOTO LIC. ANDRÉS ÁNGEL AGUILERA MARTÍNEZ