Los principales resultados de la revisión y del análisis realizado, fueron los siguientes:

Transcripción

1 Principales Acciones y Logros en el Campo de la Planificación Institucional. De conformidad con la Ley N 4760, Ley de Creación del IMAS, y con el Decreto Ejecutivo N MP-MTSS-MBSF, Reglamento Orgánico del IMAS, y en el marco de una política general del Estado establecida en el Plan Nacional de Desarrollo , así como de los acuerdos tomados por el Consejo Directivo como máxima autoridad institucional, le corresponde a la Presidencia Ejecutiva, como el ente de mayor jerarquía institucional, asegurar una efectiva organización, planificación, ejecución, supervisión y evaluación del accionar institucional, para el cumplimiento de las políticas y los objetivos institucionales, para lo que se detallan las siguientes labores desarrolladas durante la gestión. 1. Reorganización de la Estructura Institucional. Para el período , como resultado del planteamiento estratégico del IMAS, se diseñó la estructura orgánica institucional y se puso en práctica a partir del 2010, proceso que reveló la necesidad de revisar y modificar dicha estructura organizativa debido a las debilidades que se evidenciaron y que afectaban la gestión institucional y el logro de los objetivos. Esta modificación se conoció en el Consejo Directivo en donde se tomaron los acuerdos N y N en los que se solicita la revisión y la eventual modificación parcial de la estructura institucional. Para estas labores, el Consejo Directivo acordó conformar la Comisión Ad Hoc quien contó con el apoyo Comisión Técnica. Los principales resultados de la revisión y del análisis realizado, fueron los siguientes: - Existencia de vacíos en cuanto al alcance de competencias en unidades que brindan servicios fundamentales a la población objetivo de la institución. - Funciones que le fueron encomendadas a dos o más unidades a la vez. - Debilidades administrativas para la dirección y conducción del trabajo hacia los resultados propuestos. - Generación de ajustes de acuerdo a las políticas y la legislación nacional, como lo es por ejemplo, la creación de la Red Nacional de Cuido y la creación de la oficina que trabaja el tema de género en la institución.

2 De ahí surge, la Propuesta de Reorganización Administrativa Parcial de la Estructura Organizacional del Instituto Mixto de Ayuda Social, la cual inicialmente es aprobada parcialmente por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica MIDEPLAN con oficio DM en la cual se aprueba lo siguiente: - Reubicar a la Contraloría de Servicios para que dependa funcionalmente del Consejo Directivo, ello en cuanto a planes de trabajo, informes, resoluciones, entre otros; y que administrativamente de la Presidencia Ejecutiva, en el área de presupuestos, vacaciones, licencias, entre otros, pero siendo una dependencia directa del Consejo Directivo. - Crear la Secretaría Técnica de Red Nacional de Cuido y Desarrollo Infantil como una instancia técnica especializada, esto es como una unidad técnico-asesora con dependencia directa de la Presidencia Ejecutiva. En un segundo momento la Propuesta de Reorganización Administrativa Parcial es ajustada según los requerimientos del MIDEPLAN, así como de otros ajustes que la institución consideró necesarios y por Acuerdo CD es nuevamente presentada al MIDEPLAN, e incluye los ajustes en las siguientes unidades: Auditoría Interna, Secretaría de Actas, Planificación Institucional, la Secretaría del Sistema Nacional de Información Social (SINAIS), la creación de una Unidad de Equidad e Igualdad de Género, la Subgerencia de Desarrollo Social, el Área de Captación de Recursos con la creación de la unidad de Donaciones y el Área de Empresas Comerciales con la creación de la unidad de desconcentración geográfica de Tiendas Libres. Al respecto, MIDEPLAN indica mediante oficio DM , que: De acuerdo con el análisis técnico realizado por funcionarios del Área de Modernización del Estado de este Ministerio, se concluye que los cambios aprobados son coherentes con las funciones y objetivos institucionales del Instituto Mixto de Ayuda Social, cumpliendo por lo tanto con lo establecido en los Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas y la normativa Vigente.

3 De tal forma los cambios aprobados en la nueva estructura organizativa del IMAS fueron los siguientes: En el Consejo Directivo: Se reubica a la Secretaría de Actas como una dependencia administrativa del Consejo Directivo y se delimita como una Unidad de Línea y no como una unidad asesora. En la Presidencia Ejecutiva: Se crea y ubica la Secretaría Técnica de Sistemas de Información Social. Se crea y ubica la Unidad Asesora denominada: Equidad e Igualdad de Género. En Planificación Institucional: Se trasladan a la Unidad de Planificación Institucional, las funciones de la Unidad de Evaluación y Seguimiento de Programas y de la Unidad de Formulación de Programas, ubicados anteriormente en la Subgerencia de Desarrollo Social. En la Subgerencia De Desarrollo Social: Se crean tres Áreas especializadas de nivel central denominados: 1. Bienestar Familiar 2. Desarrollo Socio productivo y Comunal 3. Desarrollo Socioeducativo En la Subgerencia de Gestión de Recursos: Área de Captación de Recursos: - Se crea la Unidad de Donaciones con rango de Unidad en Línea, como una dependencia del Área de Captación de Recursos. En las Empresas Comerciales: - Se crean las Unidades Desconcentradas denominadas Tiendas Libres, como dependencia de la Unidad de Mercadeo y Ventas.

4 De acuerdo a lo anteriormente indicado, la estructura organizativa del Instituto Mixto de Ayuda Social queda de la siguiente forma: Ilustración 1. Organigrama Institucional 2. Orientación del marco político y estratégico institucional y el desarrollo de los planes institucionales para la atención a la pobreza. En esta área la Presidencia Ejecutiva ha impulsado las siguientes acciones: 1) Orientación del proceso de formulación y ejecución de los Planes Operativos Institucionales para los períodos 2011, 2012, 2013 y ) Orientación de la elaboración y de la ejecución del Plan Estratégico Institucional ) Reformulación del proceso de planificación institucional hacia una Gestión Orientada a los Resultados. 4) Desarrollo de un Sistema de Evaluación de la Gestión Institucional.

5 1) Formulación de Planes Operativos y Políticas Institucionales Durante esta administración se continúa con las políticas institucionales que venían de periodos anteriores, no obstante se impulsan nuevas políticas incorporadas en los respectivos Planes Operativos comprendidos entre el año 2011 y el año 2014, que marcan una orientación especial en la gestión. Dentro de dichas políticas se encuentran: - Atención integral de la familia A pesar de que es una acción incorporada en procesos anterior, durante mi administración se formula una estrategia e instrumentos para el impulso de procesos de atención integral de la familia como una modalidad de lucha contra la pobreza, misma que se encuentra alineada con el Plan Nacional de Desarrollo. Está basada en la ejecución de planes de intervención y acompañamiento a la familia que privilegian la promoción y el desarrollo sobre la asistencia social y la participación interinstitucional como estrategia de abordaje de la pobreza, riesgo y vulnerabilidad social. - La participación activa del IMAS en los programas de cuido y atención integral de los niños, las niñas y las personas adultas mayores Se constituye en una política alineada con las metas del Plan Nacional de Desarrollo, con la cual se busca el apoyo necesario a los programas de cuido y atención integral de los niños, las niñas y las personas adultas mayores, dentro del concepto de Red Nacional de Cuido y Desarrollo Infantil y la Red Nacional de Cuido de las Personas Adultas Mayores. - Énfasis de la acción del IMAS en las comunidades más pobres y vulnerables Con esta política se oriento el desarrollo de acciones y esfuerzos concentrados en las comunidades más pobres del país, tomando como base aquellas definidas en el Plan Nacional de Desarrollo, sin descuidar las restantes del territorio nacional. Los recursos institucionales se potenciarán mediante alianzas estratégicas con municipalidades, otras instituciones públicas, organizaciones de la comunidad y aquellos actores sociales que estén presentes en el ámbito local.

6 - Desarrollo de las capacidades para generar emprendimientos socio productivo por parte de las personas, familias y organizaciones apoyadas por el IMAS1. Esta política fue especialmente desarrollada con la participación de miembros del Consejo Directivo, a través de la conformación de una Comisión ad-hoc, así como de una Comisión Técnica, con el propósito de ordenar la oferta institucional en materia de fomento de la empresariedad de las familias en condiciones de pobreza y de riesgo y vulnerabilidad se busca promover el desarrollo de las capacidades socio productivas para generar emprendimientos por parte de las personas, las familias y de las organizaciones que se atiende, con acciones articuladas en las que participarán diversos actores; atendiendo las prioridades regionales, bajo un esquema integrador de capacitación, financiamiento de ideas productivas, desarrollo de economías de escala, fideicomisos y mediante transferencias reembolsables y no reembolsables, entre otros mecanismos de apoyo. - Participación en el Sistema Nacional de Información Social (SINAIS) En atención a las disposiciones de la Contraloría General de la República (Informe DFOE-SOC-0942) y al Plan Nacional de Desarrollo la Institución participa en el proceso de creación y operación del Sistema; en aras de fortalecer la acción estatal en materia de programas sociales, aunar esfuerzos interinstitucionales, evitar duplicidades y altos costos de inversión para el Estado en la identificación y selección de los beneficiarios. Para tal efecto y dados los avances tecnológicos institucionales, se pone al servicio del SINAIS los sistema SIPO y el SABEN, cuya efectividad ha sido suficientemente probada. - Soluciones de vivienda a familias en situación de excepción Con esta política se busca brindar el beneficio de lote con servicio o de solución integral de vivienda, a personas adultas mayores, personas con discapacidad y familias afectadas por situaciones críticas de emergencias de cualquier naturaleza, que se encuentren en condición de pobreza. Estas situaciones de excepción serán resueltas por el Consejo Directivo, previo criterio profesional. 1 Forma parte de las políticas 7 y 8, el documento denominado Estrategia para el Desarrollo Socioeconómico y Empresarial en la Población Objetivo del IMAS. Aprobado mediante acuerdo CD Nº , del 7 de mayo del 2012.

7 - Política para el fomento de una cultura de la reducción del uso del papel, denominada Cero Papel. Fomentar una cultura de reducción en el uso de papel, maximizando para ello la utilización de la tecnología institucional, los sistemas de información y simplificando los trámites administrativos internos y externos. Para lo cual se crearan los cuerpos normativos que permitan su operativización y las correspondientes acciones debidamente incorporadas en los Planes Operativos Institucionales. 2) Plan Estratégico Institucional Con relación a la planificación estratégica del IMAS a mi llegada en el 2010 la institución ya contaba con el PEI el cual se encontraba en ejecución y próximo a finalizar. No obstante en diciembre del 2010 la Contraloría General de la República de acuerdo a estudio realizado sobre la implementación del PEI en el IMAS (DFOE-SOC-IF ) deja claro la necesidad de realizar ajustes al mismo considerando los siguientes aspectos: En el marco de la flexibilidad y ajuste que todo sistema de planificación debe tener, se hace imprescindible ajustar el PEI con las nuevas orientaciones del Plan Nacional de Desarrollo y las prioridades gubernamentales. Necesidad de revisar el modelo de planificación estratégica del IMAS y los mecanismos para su implementación. El periodo del PEI , está por vencer y su ejecución no alcanza los niveles esperados a la fecha, por lo que se hace visible la necesidad de ajustes. Por lo anterior en respuesta a lo indicado por la Contraloría General de la República y por ser esta una acción sustantiva para la gestión institucional y el cumplimiento de su razón de ser, se emitieron las instrucciones necesarias para iniciar durante los primeros meses del 2011, con la formulación de un nuevo PEI, organizado como un plan cuatrienal alineado con el Plan Nacional de Desarrollo, el cual debía ser elaborado bajo un proceso participativo. De acuerdo con el proceso desarrollado el PEI , presenta la siguiente visión, misión y objetivos estratégicos. La Visión del IMAS Ser la institución líder del país en la superación de la pobreza, que articula para ello, de manera efectiva, los esfuerzos de la sociedad, teniendo como base su conocimiento en el tema y los valores institucionales.

8 La Misión del IMAS Promover condiciones de vida digna y el desarrollo social de las personas, de las familias y de las comunidades en situación de pobreza o riesgo y vulnerabilidad social, con énfasis en pobreza extrema; proporcionándoles oportunidades, servicios y recursos, a partir del conocimiento de las necesidades reales de la población objetivo, con enfoque de derechos, equidad de género y territorialidad; con la participación activa de diferentes actores sociales y con transparencia, espíritu de servicio y solidaridad. Ilustración 2: IMAS-PEI Objetivos estratégicos institucionales, según su relación de enlace. Cabe agregar que como producto de seguimiento del Plan Estratégico, el mismo fue ajustado con acuerdo del Consejo Directivo del IMAS N debido a cambios en las metas del Plan Nacional de Desarrollo, lo anterior por ajustes solicitados por mi persona en calidad de Ministro de Bienestar Social y Familia MIDEPLAN, especialmente en las metas de Atención Integral a las Familias, Red Nacional de Cuido de Adulto Mayor y de la meta de Avancemos, lo cual fue debidamente aprobado y comunicado según oficios DM y DM , del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, y oficio MBSF , del Ministro de Bienestar Social y Familia.

9 3) Sistema de Planificación hacia una Gestión Orientada por Resultados. Con respecto a la forma en que se desarrolla la planificación en el IMAS, a partir del 2013 bajo la conducción del Área de Planificación Institucional se implementó una nueva metodología de planificación basada en la Gestión Orientada por Resultados (GOR), a través de la cual se busca una mejor rendición de cuentas y un alineamiento de todas las unidades de la Institución con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo. Sobre esta base fue formulado el Plan Operativo Institucional Dicha acción está orientada por seis principios incorporados dentro de esta nueva forma de planificación: 1- Debe existir un alineamiento del Plan Operativo Institucional con el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Estratégico Institucional. El POI 2014 formulado bajo esta metodología claramente expresa, contribuye al efectivo desarrollo de las acciones del PND y del PEI, a través de su ejecución. 2- Todas las unidades deben tener claramente definidos sus objetivos y resultados, los cuales serán gerenciados. Esta ha sido una importante labor desarrollada durante el 2013, a partir de la cual todas las unidades institucionales ajustaron sus objetivos y desarrollaron una ramificación de resultados, que finalmente deberán ser gerenciados para el alcance de sus objetivos. 3- Los objetivos y resultados de todas las unidades deben estar debidamente encadenados, de tal forma que la Institución tenga un horizonte común de acción (misión/visión). Ilustración 3. Encadenamiento de Objetivos y Resultados

10 Este encadenamiento en cascada permite visualizar la labor institucional y su apego a los Planes Nacionales de Desarrollo, Estratégicos Institucionales y al Plan Operativo Institucional. 4- La rendición de cuentas en dos niveles: por un lado los objetivos, resultados e indicadores globales y por otro los objetivos, resultados e indicadores de producto y de gestión. Ahora la rendición de cuentas no se basa únicamente en el Plan Operativo Institucional, sino también en el Plan Operativo Gerencial, el cual comprende los indicadores de producto y de gestión para cada una de las unidades. 5- El control Interno articulado a la planificación. A partir de la implementación de este principio, se debe realizar un alineamiento entre los objetivos y resultados de las unidades y los riesgos asociados. Al ligar el control interno a la planificación institucional, se facilita la detección, el análisis y la administración de los riesgos por unidad o proceso, ya que los riesgos se identifican desde la formulación de los planes de trabajo. 6- La planificación con enfoque regional. Con el fin de orientar la inversión social y la atención a personas en situación de pobreza, se inició en el 2013 un proceso de diagnóstico en las regiones periféricas, el cual se culminó para las regiones Brunca, Huetar Norte, Huetar Caribe, Chorotega y Puntarenas. A partir del 2014 se inició el proceso para la elaboración de los otro cinco diagnósticos para las regiones Noreste, Suroeste, Alajuela, Cartago y Heredia. Esta planificación, desde el nivel regional, permitirá hacer una distribución más racional y focalizada de los recursos institucionales, atendiendo así a la población que más requiere de los servicios institucionales y cumpliendo con las disposiciones de la Contraloría General de la República, que indican que la formulación y distribución de los recursos se debe realizar desde el nivel local. 4) Seguimiento y Evaluación del Accionar Institucional El seguimiento y la evaluación se constituyen en acciones fundamentales para garantizar el efectivo cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la adecuada rendición de cuentas. De tal forma durante los cuatro años de mi gestión en coordinación con la Gerencia General, las tres Subgerencias, Planificación Institucional, el Área Administrativa Financiera entre otras unidades, se han preparado los respectivos informes de seguimiento y evaluación, los cuales han sido remitidos de forma trimestral o semestral según corresponda a los diferentes entes

11 fiscalizadores o de financiamiento, tales como la Contraloría General de la República, el Ministerio de Planificación y Política Económica, La Dirección del Fondo de Asignaciones Familiares, el Ministerio de Hacienda, entre otras. Con el objetivo de fortalecer esta labor y hacerla más sencilla, oportuna y eficiente se inicio desde el 2012 con la búsqueda de una herramienta informática que facilite el seguimiento y evaluación de los objetivos, resultados, indicadores y metas programados. Frente a este reto se han identificado posibles herramientas para realizar un seguimiento más efectivo del Plan Estratégico Institucional así como de las acciones de programación contenidas en el POI, para ello se inicio en marzo del 2014 el proceso de contratación de un software que facilite esta labor, cabe agregar que temporalmente se está trabajando con un software libre denominado Red Mine. Otras Acciones Revisión y Criterios Técnicos sobre la normativa institucional Para garantizar que la normativa que se desarrolla en la institución cumpla con los requerimientos técnicos, el Área de Planificación debe emitir, al igual que la Asesoría Legal, el criterio técnico correspondiente sobre la normativa (Reglamentos, Manuales de Procedimientos, otros), buscando que la misma se ajuste a los objetivos, políticas y estrategias institucionales, asimismo que cumpla con los procedimientos establecidos. En este orden de ideas se presenta a continuación la cantidad de normativa que ha sido revisada y cuenta con el criterio técnico, del 2010 al Año 2010 Año 2011 Año 2012 Año 2013 Año 2014 Acción (abril) Normativa Enviada Criterios Técnicos emitidos En el cuadro adjunto se presenta el detalle de la normativa.