CONSEJOS ASESORES DE LAS OFICINAS DE MERCADOTECNIA EN EL EXTERIOR REGLAS DE OPERACIÓN

Transcripción

1 Vigencia: 31 de diciembre de 2003

2 CONTENIDO 1. DESCRIPCIÓN 2. OBJETIVOS 3. INTEGRACIÓN DEL CONSEJO ASESOR 3.1 Por la Oficina de Mercadotecnia en el Exterior 3.2 Por otras Oficinas Gubernamentales 3.3 Por la Industria 4. FUNCIONES DEL CONSEJO ASESOR 4.1 De la Presidencia 4.2 Del Secretario Técnico 4.3 De los Vocales 5. SESIONES DE LOS CONSEJOS ASESORES 5.1 De las Sesiones Ordinarias 5.2 De las Sesiones Extraordinarias 5.3 De las Recomendaciones 5.4 De las Minutas de las Sesiones 6. REPORTES 6.1 Reportes de Actualización 6.2 Reportes de Sesiones Formato CA_1: Directorio del Consejo Asesor Formato CA_2: Calendario de Sesiones del Consejo Asesor Instructivo para el llenado de los formatos 1

3 Las presentes Reglas de Operación definen las actividades, funciones y responsabilidades de los Consejos Asesores de las Oficinas del Consejo de Promoción Turística de México en el Exterior (OMEs). 1. DESCRIPCIÓN Los Consejos Asesores son órganos consultivos de las OMEs en materia de promoción turística, conformados por socios comerciales, especialistas y directivos, agrupaciones profesionales y prestadores de servicios turísticos en los mercados emisores estratégicos, que se integran en foros de discusión para fomentar el intercambio de ideas, realizar propuestas y brindar consulta, apoyo y asesoría. Cada Consejo trabajará en forma especifica y autónoma en concordancia con el mercado o región adscrita, pero en apego a los lineamientos generales establecidos por el CPTM. Cada Consejo Asesor podrá instalar los Comités Especializados de Apoyo o grupos de trabajo que considere pertinentes, de acuerdo con las características de los mercados de adscripción y los requerimientos de los segmentos objetivo. 2. OBJETIVOS 2.1 Coadyuvar en el diseño de estrategias y acciones de promoción para mejorar el posicionamiento de los destinos turísticos de México y la comercialización de sus productos en los mercados objetivo. 2.2 Emitir recomendaciones estratégicas y de mejora continua para las campañas de promoción y comercialización, incluyendo programas cooperativos. 3. INTEGRACIÓN DEL CONSEJO ASESOR 3.1 POR LA OFICINA DE MERCADOTECNIA EN EL EXTERIOR El Director de la OME, quien fungirá como Presidente del Consejo con voz y voto El Director Adjunto de la OME, quien fungirá como Presidente Suplente con voz, pero con voto sólo en ausencia del Presidente Un Secretario Técnico del Consejo, función a ser cubierta por el Director Adjunto o Asistente Técnico Administrativo de la OME, sólo con voz El Presidente Suplente, así como el Secretario Técnico, serán nombrados por el Presidente del Consejo (Director de la OME) 2

4 3.2 POR OTRAS OFICINAS GUBERNAMENTALES Podrán participar como Vocales, con voz y voto, representantes diplomáticos y/o consulares y de otras oficinas gubernamentales de México en el exterior. 3.3 POR LA INDUSTRIA Vocales con derecho de voz y voto cuyo perfil se detalla a continuación Profesionales activos de la industria turística expertos en materia de promoción turística en el mercado de origen Socios no turísticos, profesionales activos en empresas, cuyas actividades tienen considerable influencia sobre la imagen y promoción turística de México. 4. FUNCIONES DEL CONSEJO ASESOR 4.1. DE LA PRESIDENCIA Convocar y coordinar las sesiones del Consejo Recibir los planteamientos y recomendaciones de los Vocales Promover la realización de las acciones encaminadas a la atención de las recomendaciones Reportar la operación, seguimiento de recomendaciones y acuerdos emanados de los Consejos instalados, de acuerdo con los términos de forma y plazo dispuestos por Oficinas Centrales del CPTM, así como dar seguimiento a los acuerdos celebrados en las reuniones del Consejo Asesor. 4.2 DEL SECRETARIO TÉCNICO Preparar las convocatorias, así como el orden del día para cada sesión en el que se especificará temas a tratar, fecha, hora y lugar de la sesión, y enviarlas a los vocales con 5 días hábiles con anterioridad a la celebración de la sesión Integrar la carpeta informativa de la sesión Elaborar la minuta de la sesión. 3

5 4.3. DE LOS VOCALES Realizar recomendaciones estratégicas en materia de mercadotecnia y promoción de México para orientar el diseño, direccionamiento y evaluación de los programas del CPTM Generar recomendaciones de mejora continua y asesoramiento para los programas de promoción y comercialización en los mercados estratégicos Asesorar en el análisis sobre las tendencias de los diferentes mercados para apoyar la definición adecuada de estrategias de mercadotecnia y promoción del área de circunscripción de la OME Apoyar con sus conocimientos técnicos y de mercado las acciones de promoción a cargo de la OME. 5. SESIONES DE LOS CONSEJOS ASESORES 5.1 DE LAS SESIONES ORDINARIAS Se realizarán al menos dos Reuniones Ordinarias al año. 5.2 DE LAS SESIONES EXTRAORDINARIAS Se celebrarán Reuniones Extraordinarias a petición escrita de las OME s, de la mayoría de los miembros del Consejo ó de Oficinas Centrales. 5.3 DE LAS RECOMENDACIONES Los Vocales emitirán recomendaciones en los términos establecidos en el punto 4.3, mismas que: Se consignarán en la minuta de la sesión Se integrarán en el formato CA_3 para efectos de seguimiento por parte del Secretario Técnico Las recomendaciones serán emitidas por consenso o mayoría simple de los asistentes con derecho a voto, teniendo, en caso de empate, voto de calidad el Presidente del Consejo Asesor. 4

6 5.5 DE LAS MINUTAS DE LAS SESIONES En la minuta de la sesión se indicará únicamente lo siguiente: a) El Orden del Día; b) La Relación de Asistentes; c) Seguimiento de Recomendaciones anteriores d) Las Recomendaciones que se hayan emitido en el curso de la sesión; e) Los Acuerdos que se hayan tomado en el curso de la sesión; y 6. REPORTES Las OMEs son responsables de reportar cuando sea requerido por las Oficinas Centrales, en los términos establecidos en el apartado 6, la operación de los Consejos Asesores instalados en los mercados de adscripción. Los reportes que deberán remitir a Oficinas Centrales mediante medios electrónicos (preferentemente correo electrónico o, cuando se requiera disco compacto), serán los siguientes: 6.1 REPORTES DE ACTUALIZACIÓN Dentro de los primeros 10 días hábiles de cada año calendario, las OMEs deberán remitir a las Oficinas Centrales: Directorio actualizado de los miembros del Consejo Asesor Calendario anual de Sesiones Ordinarias 6.2 REPORTES DE SESIONES En los siguientes 20 días hábiles posteriores a cada Sesión Ordinaria o Extraordinaria las OMEs deberán enviar a Oficinas Centrales el reporte o informe o minuta de la Sesión que consta de: Minuta de la sesión, de conformidad con lo indicado en el capítulo 5.5 de estas Reglas. en la que se indiquen las Recomendaciones emitidas Seguimiento de Recomendaciones. 5

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8 Nombre y Apellido del Vocal (I) FORMATO CA_1 DIRECTORIO DEL CONSEJO ASESOR EN (ciudad) FECHA DE ACTUALIZACIÓN DEL DIRECTORIO: DE DE Empresa u organismo que representa (II) Cargo en la empresa (III) Domicilio de trabajo del consejero (IV) Colonia o distrito (V) ((día) (mes) (año) Ciudad, Teléfono estado, país, código postal (VI) (VII) Fax (VIII) Correo electrónico (IX) NOTA: Envíese a Oficinas Centrales dentro de los primeros 10 días hábiles de cada año calendario Agregue tantas filas como sea necesario 7

9 FORMATO CA_2 CALENDARIO DE SESIONES DEL CONSEJO ASESOR EN (ciudad) PARA EL AÑO 2002 Número de la sesión (I) Lugar de la sesión (II) Fecha de la sesión (III) Responsable de la coordinación de la sesión (V) NOTA: Envíese a Oficinas Centrales dentro de los primeros 10 días hábiles de cada año calendario 8

10 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LOS FORMATOS INFORMACIÓN SOBRE LOS CONSEJOS ASESORES DE LAS OFICINAS EN EL EXTERIOR ASPECTOS GENERALES Los formatos están diseñados para fungir como campos para la recepción de información en la base de datos que constituye el sistema de Extranet. De ahí que algunos conceptos se repiten en todos los renglones (por ejemplo: nombre del consejo asesor). Sin embargo, aun cuando parezcan repetitivos, solicitamos que se llenen, ya que lo lógica de la base de datos requiere de esa información para fines de identificación y proceso. Tanto los cuadros-formatos incluidos en los anexos denominados Formatos CA_1, CA_2 y CA_3 y que corresponden a los puntos 1, 2 y 3 de este instructivo, como la agenda u orden del día que se solicita se maneje para las reuniones de consejo asesor (punto 4 del presente instructivo), y la información que solicitamos para integrar la Minuta de las reuniones (en el punto 5) deberán manejarse en Word. La numeración romana de las columnas de los cuadros incluidos en los Anexos Formatos CA_1, CA_2 y CA_3 se corresponden con la numeración de las instrucciones descritas para cada uno de ellos en el presente instructivo. INSTRUCTIVO 1. DIRECTORIO DE LOS CONSEJOS ASESORES (FORMATO CA_1) I. Nombre del Consejo en la carátula del formato: a) Se identifica por el nombre de la ciudad en que está instalado. b) En el caso de que la oficina en el exterior cuente con 2 consejos (por ejemplo, uno en Buenos Aires y otro en Sao Paolo) se relacionarán en orden alfabético (primero Buenos Aires y luego Sao Paolo). c) En caso de que el consejo esté subdividido en varios consejos o comités, se señalará primero la ciudad sede de la oficina en que sesiona el consejo seguido del tema genérico a que se dedica el consejo o comité. Por ejemplo: Houston-Comunidades Hispanas; Houston-Turismo Carretero; etc., repitiéndose tantas veces como consejeros tenga cada consejo o comité en particular d) En caso de no estar en las situaciones de b) o de c), sólo atienda el inciso a). I. Apellido y nombre del Vocal: a) Anote el apellido paterno y el nombre de los miembros del consejo asesor por orden alfabético del apellido. 9

11 b) En caso de tener consejos asesores en mas de una ciudad o tener varios consejos o comités especializados, anote el apellido paterno y el nombre de los Vocales en orden alfabético del apellido al interior de cada uno de consejo o comité. II Empresa u organismo al que representa: El consejero siempre representa a una empresa u organismo (instituto, universidad, etc.), lo cual es importante indicar para identificar la mezcla de organizaciones representadas. III. Cargo en la empresa: El cargo que ocupa el consejero en la empresa u organismo que representa. IV. Domicilio de trabajo del consejero: Anotar la Calle y Número. V. Colonia o distrito, etc.: Anotar según se acostumbre en cada país. VI. Ciudad, estado, país y código postal: Anotar los datos. VII. Teléfono: Del trabajo. VIII. Fax: Del trabajo. IX. Correo Electrónico ( ): Del trabajo. 2. CALENDARIO DE REUNIONES DEL CONSEJO ASESOR (FORMATO CA_2) Nombre del Consejo en la carátula del formato: a) Se identifica por el nombre de la ciudad en que está instalado el Consejo Asesor. b) En el caso de que la oficina en el exterior cuente con 2 consejos (por ejemplo, uno en Buenos Aires y otro en Sao Paolo) se relacionarán en orden alfabético (primero Buenos Aires y luego Sao Paolo). c) En caso de que el consejo esté subdividido en varios consejos o comités, se señalará primero la ciudad sede de la oficina en que sesiona el consejo seguido del tema genérico a que se dedica el consejo o comité. Por ejemplo: Houston-Comunidades Hispanas; Houston-Turismo Carretero; etc., repitiéndose tantas veces como reuniones tenga cada consejo o comité en particular. d) En caso de no estar en las situaciones de b) o de c), sólo atienda al inciso a I. Número de la sesión: a) Anote el número de la sesión del consejo asesor seguida del año. Por ejemplo: la sesión 01/2001 corresponde a la primera sesión del año 2001; la 02/2001 corresponde a la segunda reunión del año 2001, etc. b) En caso de tener consejos asesores en mas de una ciudad o tener varios consejos o comités especializados, anote un calendario para cada uno de ellos. 10

12 II. Lugar de la sesión: Anote el sitio en que se realizará la sesión. Por ejemplo, Oficina de Mercadotecnia en París; Restaurante del Hotel Meliá-Centro en Madrid, etc. III. Fecha de la sesión: Día, mes y año IV. Responsable de la coordinación de la sesión: Persona de la oficina del exterior encargada de coordinar la sesión. 3. AGENDA U ORDEN DEL DÍA DE LAS SESIONES DE LOS CONSEJOS ASESORES Para este caso no se requiere formato, debiéndose integrar un documento en Word con el siguiente contenido: Nombre del Consejo Asesor (Ejemplo: Consejo Asesor de Los Ángeles) Número de la Sesión (Ejemplo: Segunda Sesión Ordinaria de 2002 Num. 02/2002) Fecha de la Sesión (Ejemplo: 31 de mayo de 2002) Lugar de la Sesión (Ejemplo: Oficina de Mercadotecnia en Los Ángeles, EUA) Orden del Día o Agenda de asuntos a tratar Ejemplo: Orden del Día I. Lista de Asistencia II. Lectura y Aprobación de la Minuta de la sesión anterior III. Seguimiento de Recomendaciones anteriores a la sesión (de acuerdo con el formato CA_3 y sus requerimientos) IV. Presentación de Asuntos a tratar (desagregar asuntos) a) b).. n) V. Propuesta de Recomendaciones (desagregar Recomendaciones propuestas) a) b)... n) VI. Propuesta de Acuerdos (desagregar Acuerdos propuestos) a) b) 11

13 ... n) VII. Asuntos Generales 5. MINUTA DE LAS SESIONES DEL CONSEJO ASESOR Para este caso tampoco se requiere formato, sino únicamente la relación de los elementos que debe contener y su desarrollo en Word: a) Carátula con datos generales de la sesión a que se refiere la Minuta: Nombre del Consejo Asesor (Ejemplo: Consejo Asesor de Los Ángeles) Número de la Sesión (Ejemplo: Segunda Sesión Ordinaria de 2002 Num. 02/2002) Fecha de la Sesión (Ejemplo: 31 de mayo de 2002) Lugar de la Sesión (Ejemplo: Oficina de Mercadotecnia en Los Ángeles, EUA) b) Lista de asistencia c) Agenda u Orden del Día (de acuerdo con el punto anterior) d) Relación de Recomendaciones emitidas e) Relación de Acuerdos tomados 12